Секретарь как написать заявление

» Недвижимость 16 апреля 2024 года

Жалоба на административного секретаря

Жалоба на административного секретаря — официальный документ, устанавливающий Ваши требования и описывающий суть возникновения таких требований.

Жалоба — просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Реагирование на письменную жалобу является обязательным для официальных органов и организаций.

Куда пожаловаться на административного секретаря

Перед подачей жалобы нужно определиться — кому ее подавать.

Очень внимательно отнеситесь к адресату жалобы. Это может быть и руководитель отдела, и руководитель организации, и контрольный орган. Правильность выбора адресата — залог оперативности рассмотрения жалобы и качества ее рассмотрения.

Не стоит забывать и про принцип «лестницы» — жаловаться по очереди от нижестоящего должностного лица к вышестоящему. Не стоит сразу жаловаться губернатору или президенту. Наиболее эффективней будет писать жалобу в следующей очередности:

непосредственный руководитель (менеджер);
руководитель организации (директор);
надзорный (контрольный) орган или служба;
прокуратура.

Предлагаем наш образец жалобы, в котором мы постарались учесть все типовые ситуации. Вы можете исправлять и дополнять указанный образец — жалоба не имеет обязательной установленной формы.

Информация размещенная в этой статье не распространяется на отношения, связанные с защитой прав потребителей.

Перед написанием и подачей жалобы на административного секретаря рекомендуем Вам:

получить бесплатную юридическую консультацию по правам гражданина, что позволит сэкономить свое время;
ознакомиться со следующими материалами нашего ресурса: как правильно написать жалобу и как правильно подать жалобу.

Образец жалобы на административного секретаря

Руководителю общества с ограниченной ответственностью (адрес)

Министерство (наименование органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации обладающего полномочиями в сфере контроля за соответствующей деятельностью) (адрес)

В прокуратуру (наименование субъекта Российской Федерации) (адрес)

от Фамилия Имя Отчество, адрес проживания

(например: Иванов Иван Иванович, г. Москва, ул. Московская, д. 134, кв. 35)

Жалоба на административного секретаря

Я, Иванов Иван Иванович (укажите Вашу фамилию, имя и отчество — последнее при наличии), 25 января 2018 года (укажите точную дату события) обратился (укажите данные организации или физического лица и адрес) в связи с тем, что мне понадобилась помощь (услуги, консультация и т.п.) административного секретаря.

Вместе с тем, административный секретарь Карпов И.В. (укажите ФИО административного секретаря) предпринял следующие неправомерные действия (бездействия) в отношении меня, а именно (выберете нужное, кроме того добавьте в свою жалобу подробное описание ситуации и приложите доказательства):

мне было отказано в оказании услуг по следующей причине (опишите ситуацию и причину отказа);
мне была оказана некачественная услуга;
помощь была оказана несвоевременно;
мне предоставили недостоверную информацию;
административный секретарь не стал рассматривать мой вопрос;
пришлось понести чрезмерные финансовые затраты;
административный секретарь грубо относился ко мне.

На основании вышеизложенного прошу (выберете нужное):

принять меры в отношении административного секретаря (укажите фамилию, имя и отчество административного секретаря),
возместить мне понесенные расходы,
привлечь к дисциплинарной ответственности;
исправить возникшую ситуацию.

Дата, личная подпись лица, подающего жалобу на административного секретаря

Общая информация по жалобе на административного секретаря

Жалоба признается официальным документом, который влечет за собой возникновение определенных прав и обязанностей. Поэтому при ее составлении следует придерживаться следующих правил делового общения и переписки:

грамотно и без ошибок составляйте свои требования;
недопустимо использование матных и жаргонных слов, а так же оскорблений в чей-либо адрес;
максимально точно, но в тоже время лаконично опишите ситуацию;
не следует использовать слова и выражения с «двойным» смыслом;
все данные должны быть достоверными (даты, числа, номера, адреса и т. д.);

Следите за грамотностью речи, соблюдайте правила синтаксиса и пунктуации. Грамотная речь — одно из наиболее важных условий при ведении деловой переписки.

Правила написания и составления жалобы на административного секретаря

Для того, чтобы правильно написать жалобу достаточно придерживаться следующих простых правил ее написания.

определитесь с правильным адресатом жалобы и посмотрите в интернете его адрес;
укажите В аши фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес, на который вам можно будет направить письменный ответ;
укажите дату, т.е. день, месяц и год, когда вы обратились в соответствующую организацию либо к соответствующему лицу;

Правила подачи жалобы на административного секретаря

При подаче жалобы следует знать основные правила и особенности.

в случае, если Вы подаете жалобу лично или через представителя ее необходимо составить минимум в двух экземплярах

Жалоба обязательно должна составляться в двух экземплярах. Так как второй экземпляр вам понадобится для проставления адресатом «отметки о принятии жалобы» при ее подаче.

Способы подачи жалобы

Жалобу можно подать четырьмя способами: лично, через представителя, через нотариуса, почтовым отправлением.

Если Вы обратились к нотариусу для оформления доверенности на передачу жалобы, советуем Вам включить в эту же доверенность полномочия на представления дел в суде (на случай судебного разбирательства).

При поступлении жалобы уполномоченное лицо обязательно должно зарегистрировать ее в журнале регистрации входящей корреспонденции.

Относится это не только к органам государственной и муниципальной власти, но и к обычным организациям. Соответственно у жалобы должен быть входящий номер, по этому номеру Вы можете отслеживать процесс ее отработки.

Если Вы направляете жалобу в государственный (муниципальный) орган, то срок рассмотрения жалобы регламентирован и составляет по общему правилу 30 дней. При направлении жалобы в обычную организацию, такого срока законом не установлено.

Вы вправе установить разумный срок рассмотрения жалобы в самой жалобе самостоятельно, но только для негосударственных организаций.

Секретарь как написать заявление

Жалоба — документ, составляемый в случае нарушения прав и законных интересов физических или юридических лиц. Жалоба не имеет строго регламентированной формы. От автора требуется последовательное перечисление и описание фактов, событий, а также их документальное подтверждение. Документы оформляются в качестве приложений. Жалобы составляются в двух экземплярах, один из которых остается у автора.

Согласно Закону 59-ФЗ «О работе с обращениями граждан», Жалоба — просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Как правильно написать жалобу на врача?

Как и любой другой бюрократический документ, жалоба должна отвечать определенным пусть и несложным требованиям:

1. В жалобе обязательно должна содержаться следующая информация: На кого Вы жалуетесь (хотя бы место работы, специальность и точное время оказания медпомощи), Кому Вы жалуетесь и Кто Вы — то есть жалоба должна содержать Ваши точные координаты (ФИО, индекс, адрес и желательно мобильный телефон для экстренной связи).

2. Кратко изложите суть проблемы. Помните, что при необходимости все обстоятельства дела вы всегда успеете рассказать при ответных действиях администрации по факту вашей жалобы. Не давайте личную оценку действиям врача, достаточно фраз, типа «Считаю, что были нарушены мои конституционные права», «действия врача противоречат законодательству РФ» и т.п.

3. Не забудьте указать в конце жалобы, чего именно Вы добиваетесь — мер воздействия на врача или восстановления справедливости по отношению к себе (провести повторное обследование, разрешить госпитализацию, дать направление в Москву и т.п.).

4. Не пытайтесь сразу написать в Минздрав РФ или Президенту страны. Письмо обязательно будет переслано ниже «по инстанции» — таков порядок («Порядок рассмотрения обращений граждан РФ»). На это уйдет время, а жалобу все равно будет рассматривать орган, непосредственно руководящей данной больницей, где работает врач. А вот если уже они не удовлетворят Ваши требования — вот тогда Вы получите право жаловаться на них, отправляя Ваше письмо, соответственно, ступенькой повыше.

5. Не злите людей. Помните, что люди, которым Вы пишите, сами не виноваты в действиях врача, поэтому избегайте резких выражений, ругани и уж тем более угроз. По возможности, отпечатайте свое письмо на компьютере — рукописный текст читать тяжело и к вашей жалобе сразу же отнесутся негативно.

Образец жалобы на отказ совершить нотариальное действие скачать тут

Подскажите, кому можно пожаловаться на дей.

Linda2010 27 Фев 2010

Секретарь является должностным лицом. ПисАть, наверное, надо ее непосредственному руководителю, но хочу отправить копию, а вот кому не знаю. прокурору?

Carolus 27 Фев 2010

Можно написать председателю соответствующего участку МС районного суда, но.

ну если честно, даже и слов не хватает (литературных таких нет).

. короче говоря, если литературных нет, то лучше не пишите . он не поймёт.

Сообщение отредактировал Carolus: 27 Февраль 2010 - 19:17

Linda2010 27 Фев 2010

Можно написать председателю соответствующего участку МС районного суда

Я понимаю, что написАть можно кому угодно. Но хотелось бы, чтобы жалобу рассмотрели и ответили.

короче говоря, если литературных нет, то лучше не пишите . он не поймёт.

За короткое время общения с секретарем мирового судьи, мне показалось, что вот как раз литературных слов она и не понимает.

Carolus, спасибо за ответ. Вроде разобралась кому написАть жалобу.

Сообщение отредактировал Linda2010: 27 Февраль 2010 - 21:21

ООН 27 Фев 2010

Секретарь является должностным лицом

он если точнее госслужащий.

ПисАть, наверное, надо ее непосредственному руководителю, но хочу отправить копию, а вот кому не знаю. прокурору?

есть судебный департамент, он отвчает за обеспечение деятельности МС, есть там пан директор можно сказать работодатель для секретарей. Председатель соответствующего районного суда должен контролировать и организовывать работу секретарей. ему и жалобы.

Я понимаю, что написАть можно кому угодно. Но хотелось бы, чтобы жалобу рассмотрели и ответили.

как первый так и второй, должны рассмотреть и ответить на жалобу в теч. месяца, если нет, их бедействие можно обжаловать в суд то же самое и с секретарями если они совершили действия нарушающие, ограничивающие ваши права. пожалте в суд.

Роман c Волги 28 Фев 2010

Столкнулись с таким хамством со стороны секретаря суда .

Возможна ли здесь такая альтернатива: воздействие через КоАП? Если да, то какие нужны доказательства?

Linda2010 28 Фев 2010

У меня был случай нарушения секретарём моего права, это можно было обжаловать по 25-ой главе ГПК, но личного оскорбления не было, а здесь другая ситуация

Где-то нашла Правила поведения работников аппарата суда.

Позволю себе привести введение:

Galov 28 Фев 2010

Из этой же серии норма ст.15 Конституции о том, что граждане должны соблюдать Конституцию и федеральные законы. А они не соблюдают, свидетельством чему - донельзя прегруженные суды.

BRD 28 Фев 2010

И что? Васмногаяодна - опрадвние хамства? Это ж работник аппарата суда - даже не поломойка в советском гастрономе.

Galov 28 Фев 2010

Нет,конечно. Но часто оказывается, что грубость секретаря лишь ответная реакция на грубость гражданина.

Сегодня была последняя капля

Обойдитесь без гипербол. Просто обратитесь к мировому судье и спокойно и последовательно изложите, что именно в работе секретаря Вас не устраивает. Если действительно нарушены Ваши процессуальные права, судья примет меры.

Linda2010 28 Фев 2010

Нет,конечно. Но часто оказывается, что грубость секретаря лишь ответная реакция на грубость гражданина.

К сожалению есть люди, которые просто.. невоспитанны.

И впервые столкнулась именно здесь.

А они не соблюдают, свидетельством чему - донельзя прегруженные суды.

Я вообще законнопослушная гражданка. И весь процесс затеяла, чтобы попробовать привести в чувство телефонную компанию - оператора связи.

Секретарь докладывает суду, что все стороны уведомлены надлежащим образом (п.1 ст.161), и если бы она (секретарь) доложила, что ответчик не уведомлен - судья не потратила бы свое время, отложила слушание и все вопросы, возможно, были бы разрешены в 1-ой инстанции. Или, по крайней мере, просили бы отменить решение МС по нормам материального права, а не процессуального.

Протокол составлен с ошибками, а это подстава судье, ведь она подписывает. Да должна читать, но, думаю, в основном по такой мелочевке не читают.

Поэтому специально сделала представителю доверенность, удостоверенную работодателем ответчика. В довесок сделала справку от работодателя, что доверитель работает в такой-то должности, приложила копию приказа и копию первого и последнего листов трудовой. В справке указала, что справка предъявляется по требованию совместно с доверенностью.

Ну и распечатала п.53 ГПК, на всякий случай, если у секретаря нет ГПК под рукой.

Возможно, теперь кто-то сэкономит на нотариальном заверении доверенностей.

Это ж работник аппарата суда - даже не поломойка в советском гастрономе.

И это бюджетная организация, которая финансируется,за счет доходов бюджета, в том числе поступления налоговых платежей. И если я плачу все налоги, так как мне установило государство, то и от представителей государства хочу получить соблюдение, им же (государством) установленных норм.

Обойдитесь без гипербол. Просто обратитесь к мировому судье

А почему к мировому судье?

Galov 28 Фев 2010

почему к мировому судье?

Я так понял из Вашего вопроса. Если речь идет о секретаре районного суда, обратитесь к судье, в производстве которого находится Ваше дело, или к администратору суда, которому секретарь подчинен по должности.

Сообщение отредактировал Galov: 28 Февраль 2010 - 17:51

Linda2010 28 Фев 2010

Кто-то как-то мне сказал, чтобы жалоба возымела действия, надо отправлять ее непосредственному руководителю, а копию - в адрес вышестоящей, тогда жалобу рассмотрят и дадут ответ.

Н-р, если хотите пожаловаться, ну. н-р на врача, то жалобу отправляете главврачу (руководитель), а копию - министру здравоохранения (сейчас во многих регионах созданы свои министерства).

ООН 01 Мар 2010

Возможна ли здесь такая альтернатива: воздействие через КоАП?

какое воздействие, причем здесь КоАП хотя если секретарь отказывает в ознакомлении с материалами дела, касающихся лично, то здесь есть событие АП предусм. ст. 5.39 КоАП, следовательно сообщение о АП прокурору закинуть не помешает.

Нет,конечно. Но часто оказывается, что грубость секретаря лишь ответная реакция на грубость гражданина.

События ш происходят не на Ростовском рынке,

Из того же материала слеплен чиноввник, а поэтому суды перегружены именно из за несоблюдения Конституции, и прежде всего ИМЕННО чиновником.

BRD 01 Мар 2010

если секретарь отказывает в ознакомлении с материалами дела, касающихся лично, то здесь есть событие АП предусм. ст. 5.39 КоАП, следовательно сообщение о АП прокурору закинуть не помешает

А секретарь прокурору скажет, что она указаний от судьи кого-то с чем-то знакомить не получала. Если прокурор, конечно, спросит.

Linda2010 01 Мар 2010

У меня есть заявление, с отметкой когда оно было подано (10.02).

Где-то на форуме попалось, что она (секретарь) должна сообщить. Причем, она и при подаче сказала, я Вам должна ответить в течении 3-х дней.

Телефоны контактные были указаны, возьму детализацию звонков, что никто не звонил.

Когда мы перзвонили- сказала приезжайте в пятницу (19.02- время для обжалованя ЗР прошло)

Приехал представитель - а там только дежурный, сказал, что все на учебе

Праздники, приехал 24.02.- заставила написать новое заявление на ознакомление. В связи с чем, я могу предположить, что первоначальные заявления она на подпись не относила.

А это нарушение непосредственно именно секретарем своих обязанностей и препятствие .. ну и т.д.

Кроме этого, небрежность в составлении протокола - год указан 2009, вместо 2010, ввод судью в заблуждение - доложила, что ответчица уведомлена надлежащим образом, не имея на это оснований и пр.

Но насколько я знаю (но могу ошибаться) прокурор должен как бы защищать права граждан.

Или это не тот случай?

Сообщение отредактировал Linda2010: 01 Март 2010 - 16:04

BRD 01 Мар 2010

год указан 2009, вместо 2010

Всего лишь описка. Многаработы.

ввод судью в заблуждение - доложила, что ответчица уведомлена надлежащим образом, не имея на это оснований и пр.

Судья сам должен это проверять.

Праздники, приехал 24.02.- заставила написать новое заявление на ознакомление.

А вот это уже дает повод с секретарем торговаться. Нужно только технично подвести секретарю, мол, если Вы так просите, я, кончно же, Вас выручу, только и Вы войдите в мое положение.

А, вообще, проблемы при ознакомлении можно уложить в основания для восстановления срока для подачи заявления об отмене заочки.

ООН 01 Мар 2010

А секретарь прокурору скажет, что она указаний от судьи кого-то с чем-то знакомить не получала

а чем по вашему предусмотрены указания судьи знакомить вы наверное думаете так же как и секретарь? однако если заглянуть в НПА никаких судейских одобрительных подмахоф, там не предусмотрено.

Linda2010 01 Мар 2010

А зачем? Чтобы еще раз посмотреть на секретаря?

Подала апелляцию в РС, пока там (ттт. ) даже по телефону все объясняют все вежливо.

Судья сам должен это проверять.

А зачем тогда ГПК?

Там четко указано :

Секретарь докладывает суду, что все стороны уведомлены надлежащим образом (п.1 ст.161)

Каждый выпоняет свои должностные обязанности (за что и з/пл получает).

Секретарь - за то что уведомила надлежаще и доложила суду

Судья - за ответственность в принятии решений

Но! Судья может принять неверное решение не зная всех обстоятельств дела. ГПК позволяет судье принимать решение без ответчика не просто так, а именно только при его надлежащем уведомлении и если ответчик не сообщил об уважительных причинах своего отсутствия.

Очень хорошо об этом сказано в статье, ссылку на котору дали мне в моей теме "о телефонограмме" (не умею делать ссылку на темы).

А вот это уже дает повод с секретарем торговаться. Нужно только технично подвести секретарю, мол, если Вы так просите, я, кончно же, Вас выручу, только и Вы войдите в мое положение.

BRD. извините, это в корне неверная позиция.

Мое "положение", а вернее мои права закреплены законами, а ее обязанности - должностной инструкцией и правилами документооборота в суде.

Я ведь к ней не домой пришла соли попросить - хочу дам, а не хочу - скажу сегодня нет, приходите завтра.

есть судебный департамент, он отвечает за обеспечение деятельности МС, есть там пан директор можно сказать работодатель для секретарей. Председатель соответствующего районного суда должен контролировать и организовывать работу секретарей. ему и жалобы.

Поэтому закончу составлять, отправлю.

Сообщение отредактировал Linda2010: 01 Март 2010 - 22:04

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

Должностная инструкция секретаря

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

Начальник кадрового отдела

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН

Ведеркина Анна Валерьевна

Секретарь ООО «Поставки оптом»

Паспорт 7685 № 975849

Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь

14.09.2012 код подразделения 123-425

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров.

Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Регистрация входящих документов

Секретарь как написать заявление Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап – регистрация входящих документов.

Зарегистрировать поступивший документ – значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Прежде чем приступить к регистрации документов

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Считается, что с пометкой «Лично» конверт передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт (экземпляр направляют отправителю, другой присоединяется к полученным документам). Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют. Исключения:

адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

Как зарегистрировать входящие документы

Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
копии информационных документов и рекламные материалы,
поздравительные письма,
приглашения,
прейскуранты,
добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству. Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству (по идее такого быть не должно), тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).