Как правильно написать запрос в архив приказ
Исполнение запросов в организации архива
В каждом архиве организации необходимо организовать использование хранящихся документов. На практике очень часто требуется на основании архивных документов подготовить информацию – делается архивная справка, другой вариант – архивная выписка, еще один распространенный случай – изготовление архивной копии. Для передачи подготовленных документов заявителю можно составить сопроводительное письмо. На сайте приведены рекомендации по исполнению поступающих запросов в архив конкретной организации с образцами перечисленных документов.
Как привило, в архив организации могут поступать запросы от оформляющих пенсию, для подтверждения какой-либо льготы, поэтому самые распространенные обращения касаются заработной платы, стажа работы, некогда произошедших на работе несчастных случаев, о полученных наградах, об образовании (последнее актуально в учебных заведениях).
В архиве организации обязаны подготовить и бесплатно предоставить информацию по требованию тех организаций и граждан, которых она касается. Чтобы избежать неприятностей в дальнейшем (включая возможные судебные преследования), во время исполнения запроса скрупулезно соблюдаем правило: предоставлять архивные сведения только тем, кого они действительно касаются (например, подтвердить свой стаж), а не просто информация очень необходима (например, чтобы найти друга детства). Так что, при подготовке ответа помним о защите персональных данных – сейчас на этом особенно зациклены.
Сначала получение запроса
Первоначально требуется, чтобы в архив поступил письменный запрос от гражданина (обычно ранее работавшего здесь) или сторонней организации, при этом не имеет значение способ доставки. Сам запрос может быть направлен по почте, а может быть и доставлен лично.
Обращение составляется в произвольной форме (необходимо только привести необходимый минимум сведений) или в организации уже может быть заранее заготовлен образец. В этом случае заявителю только следует переписать его, включив свои личные данные.
Согласно принятому в организации порядку делопроизводства запрос проходит последовательно стадии документооборота – регистрацию документа, рассмотрение руководством и передачу его на исполнение в архив своей организации.
Найти документы в архиве для исполнения запроса
У обратившегося с запросом имеется необходимость подтвердить нужные ему сведения согласно имеющимся в архиве организации документам. Хочу сразу обратить внимание, что документы, составленные самим обращающимся за справкой, совершенно не могут служить основанием для ее подготовки. Имеется в виду, что нельзя использовать для подготовки ответа документы, написанные собственноручно заявителем в период его работы в этой организации. Это может быть, точнее не может быть автобиография, анкета и т.п.
Для работы требуется использовать только официальные документы, в установленном порядке подписанные в свое время руководством организации.
Архивные дела могут быть выданы в структурные подразделения для исполнения запроса. Например, в бухгалтерию или отдел кадров, при этом запрос поступит в это подразделение, а в архив организации направят заявку на выдачу нужного дела.
Как бы то ни было, в зависимости от запрашиваемой информации первоначально определяют перечень документов в архиве, которые потребуются для работы. Как правило, основным справочным аппаратом в архиве используются описи дел постоянного хранения и по личному составу. Поиск нужных дел проводить быстро и удобно, когда описи дублируются в электронном виде.
Таким образом, используя имеющиеся архивные описи, отмечают номера дел, которые потребуются для исполнения запроса, проводят их поиск и собственно отбор нужных дел. Проще говоря, на рабочем столе должны оказаться необходимые для исполнения запроса дела, которые нахватали с различных полок в архиве.
Непосредственное исполнение запроса в архиве
Для подготовки информации о трудовом стаже работы и заработной плате очень даже пригодятся сведения о наименованиях структурных подразделений, в которых работал человек (их переименование или переход из одного в другое на протяжении всего интересующего периода). И самый простейший способ получения этих сведений – заглянуть в трудовую книжку (на самом деле часто – в ее копию).
Поэтому при наличии указанных изменений (переходов, переименований и т.п.) за интересующий период работы будет очень умно запросить данную информацию непосредственно у заявителя (попросить сделать копию трудовой или перечислить все изменения в запросе).
Другой способ – приступить к изучению приказов по личному составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы человека в данной организации. Чтобы не завысить период трудового стажа или сумму заработной платы следует учитывать вероятность наличия нескольких приказов о приеме и увольнении. Ибо ситуации и люди бывают разные, и данный человек мог несколько раз, проработав всего несколько дней (месяцев), увольняться, устраиваться на работу, опять уходить.
Не забываем, что иногда фамилия обратившегося может быть другой в интересующий период, изменяться (чаще всего у женщин при вступлении в брак), поэтому надо поинтересоваться о фамилии на период запроса. Иначе так вообще можно не найти никакой нужной информации.
Изучать документы предпочтительно начинать с последнего года работы заявителя в конкретной организации, поэтому следует уточнить наличия в запросе периода его работы. Все, что помнит человек о времени приема и увольнении с работы (год, месяц, лучше добиться от него даже указания конкретного числа).
Чтобы оформить подтверждение трудового стажа часто достаточно подготовить копии нужных приказов по личному составу. Для подтверждения зарплаты первым делом изучают лицевые счета по заработной плате, если нет таковых, то обращаются к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы.
Если требуют из архива подлинники личных документов
Типичный пример – в личных делах студентов имеются документы об образовании (аттестаты зрелости и др.). Позднее такие документы могут попросить выдать.
Еще один пример запроса подлинников документов – своевременно невостребованные трудовые книжки (например, в связи со смертью). На самом деле речь может идти о различных видах личных документов, не полученным по каким-либо причинам в свое время их владельцами, и поэтому оказавшимся в архиве организации.
С разрешения руководителя по запросу владельца или его родственника выдача из архива организации подлинников личных документов допускается. Требуется только предъявлять документ, удостоверяющий личность, доверенным лицам потребуется еще нотариально заверенная доверенность. Такие документы допускается также отправлять по запросу ценным письмом.
О сроках подготовки ответа (на основании нормативных требований):
- в любом случае после регистрации запроса срок ответа составляет не более 30 дней, он может быть продлен еще на 1-30 дней (заявителя в этом случае уведомляют);
- в общем случае при подготовке информации с использованием только научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) срок не превышает 15 дней с момента регистрации запроса;
- если для исполнения запроса его необходимо переслать в иную организацию (т.е. при отсутствии требующихся архивных документов непосредственно в вашей организации), срок устанавливают не более 5 дней.
В результате организации исполнения запроса в архиве на основании архивных документов будет составлен положительный или отрицательный ответ. Положительный ответ предполагает подготовку документа по определенной форме, который можно вручить (или отправить по почте) заявителю. На данном сайте вы найдете образец архивной справки, архивной выписки, а также узнаете, как сделать архивную копию. Подготовка перечисленных документов является распространенной формой ответа на запрос в архивы.
Исполнение запросов: архивная выписка и архивная копия
Для подготовки ответа на поступившие запросы в архивах предприятий чаще всего применяют архивную справку. На нашем ресурсе вы сможете найти примеры таких справок, а также описание различных тонкостей при их составлении. При необходимости вы всегда можете обратиться к данным материалам. Но следует иметь в виду, что подготовка информации в ответ на запрос может осуществляться в форме архивной выписки. Такую форму также часто используют в различных организациях.
Как оформить архивную выписку
Чтобы оформить архивную выписку, вам понадобится взять официальный бланк организации, на котором следует указать название документа, то есть «Архивная записка». Выписка должна включать текст оригинала документа лишь частично, в той части, которая затрагивает интересующий вопрос. Кроме того, в выписке должен быть указан архивный шифр, а также номера листов единицы хранения, которая стала основанием для составления рассматриваемого документа.
Архивная выписка должна полностью включать реквизиты бланка архивного документа, который послужил основанием для выписки, в том числе его дату и номер.
Предлагаем вашему вниманию образец архивной выписки:
Государственное учреждение «Научный центр «Орбита»
ул. Верхняя, 25, г. Новосибирск, 000000
Телефон: (000) 888-11-23; Факс: (000) 888-11-23; http://site.ru
Администрация Болотненского района
12 сентября 2013 г. № 117-к
О награждении научных сотрудников
в связи с празднованием Дня научного работника
В связи с профессиональным праздником – Дня научного работника, а также за многолетний подвижнический труд
- Наградить Почетной грамотой Администрации Болотненского района Новосибирской области
Селиверстова Антона Сергеевича – ведущего научного сотрудника ГУ «Научный центр «Орбита»
Основание: ф. 172, оп. 6, д. 34, л. 121-123.
Имеется и такой вариант как выписка из архивного документа. От упомянутого примера такой документ будет отличаться лишь оформлением начальной части. При оформлении данного документа вам потребуется добавить слово «выписка», зато нет необходимости указывать реквизиты бланка предприятия. Так, если рассматривать приведенный пример, то вместо названия документа («Приказ») вам нужно будет указать другое название «Выписка из приказа».
Предлагаем вашему вниманию пример выписки из архивного документа
Администрация Волховского района
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
(далее все по тексту аналогично предыдущему примеру)
При наличии преамбулы (обычно она присутствует) в начале оригинального документа (т.е. все слова до слова «приказываю») воспроизводятся целиком.
Следует иметь в виду, что информация должна приводиться только на определенного человека, как и указано в запросе. В выписке не должно содержаться сведений об иных лицах, которые упоминаются в документах архива!
Вынужденные пропуски в тексте можно обозначать при помощи многоточия. Если имеются неточности или отсутствует возможность прочесть текст подлинники, то в архивной выписке должна быть сделана соответствующая отметка. Она может выглядеть как, например: «Так в тексте оригинала».
Реквизит подписи оформляется следующим образом: указывается ФИО лица, подписавшего документ, а также его должность. Разумеется, в архивной выписке не может присутствовать личная подпись.
Готовую архивную выписку требуется заверить, эту процедуру может выполнить сотрудник архива. Более подробно о процедуре заверения документов, в том числе и многостраничных, можно прочитать по указанной ссылке.
Как правило, для того чтобы вручить архивную выписку заявителю, требуется составить сопроводительное письмо.
Как сделать архивную копию
Архивная копия должна дословно, то есть полностью, повторять текст оригинального документа. К примеру, это может быть копия, выполненная при помощи копировального устройства. Такая копия может состоять из нескольких листов, в таком случае их необходимо сшить вместе или же заверить каждый лист по отдельности. Порядок заверения будет аналогичен.
В данной статье нет смысла приводить образец архивной копии. Ведь вам достаточно лишь найти необходимый документ, а затем скопировать его. Следует иметь в виду, что на обороте копии должен быть отмечен архивный шифр, а также номера листов единиц хранения документа из архива.
Чтобы сохранить конфиденциальность, можно сделать архивную копию в тех случаях, если оригинал документа:
- содержит сведения только о том лице, о котором был сделан запрос, например, это может быть копия приказа о награждении того или иного человека;
- имеет отношение к определенной организации, например, если речь идет о копии устава организации.
В других же ситуациях в процессе подготовки информации по тому или иному запросу имеет смысл в составлении архивной справки или архивной выписки.
Запрос о продолжении генеалогических изысканий
на № _____ от «___» __________ 200__ г.
В соответствии с указанной в вашем письме № __ от __._____.____ года возможностью продолжения работ по составлению родословной семьи __________ по материалам хранящихся в ____ ревизских сказок и исповедных ведомостей 1-й половины XIX века, прошу продолжить таковые работы. Также прошу провести исследования относительно семьи __________, приходящегося мне __________ (указан в качестве __________ хозяина в документе ф. ___, оп. ___, д. ___, л. ___ — запись № ___).
В счёт на оплату прошу сразу включать работы по копированию, юридическому оформлению и пересылке документов, найденных в процессе исследования и непосредственно относящихся к истории моей семьи.
Буду сердечно признателен за помощь,
с уважением, _______________.
Запрос в РГАДА по поводу семьи предка
ул. Большая Пироговская, д. 17
на № _____ от «___» __________ 200__ г.
Прошу произвести поиск генеалогической информации о семье моего предка ФАМИЛИЯ Имя Отчество, жившего в селе __________ __________ волости __________ уезда __________ области. Данное село относилось к приходу __________, до 1861 г. владельцами села значатся дворяне __________. В качестве дополнительной информации сообщаю, что по материалам ревизских сказок, хранящихся в Государственном архиве __________ области, у ФАМИЛИЯ Имя Отчество были сыновья и дочери:
- ФАМИЛИЯ Имя Отчество (годы жизни);
- ФАМИЛИЯ Имя Отчество (годы жизни);
- ФАМИЛИЯ Имя Отчество (годы жизни);
- ФАМИЛИЯ Имя Отчество (годы жизни).
Следовательно год рождения ФАМИЛИЯ Имя Отчество можно оценить как "не позже _____".
Оплату работ гарантирую в установленном порядке. В счёт на оплату прошу сразу включать работы по копированию, юридическому оформлению и пересылке документов, найденных в процессе исследования и непосредственно относящихся к истории моей семьи.
Буду сердечно признателен за помощь,
с уважением, _______________.
Запрос о расширении границ поиска
на № _____ от «___» __________ 200__ г.
Благодарю за исполнение ряда моих запросов по восстановлению генеалогической информации моего Рода (фамилии — __________ и __________). После всестороннего изучения и структуризации информации возникли дополнительные вопросы. В связи с этим прошу по возможности дать ответы на следующие вопросы (для более лучшего понимания сути вопросов просьба обратиться к прилагаемой генеалогической схеме):
1. Возможно ли восстановление фамилий крестьян, у которых фамилии не указаны в ревизских сказках и исповедных ведомостях?
2. Возможно ли получение информации для персон Рода __________ от __________ и его прямых предков по жёнам представленных лиц?
3. Возможно ли провести исследования и построить генеалогические схемы (таблицы, росписи) для лиц, указанных на схеме:
Прошу обратить внимание, что сами построения генеалогических схем (таблиц, росписей) по данному запросу проводить не надо — прошу просто обрисовать возможные границы дальнейших поисков, чтобы я смог спланировать работы и расходы по ним.
Если для выполнения данного запроса необходимо дополнительно оплатить работы, прошу выслать счёт на оплату выполнения запроса.
Приложение: генеалогическая схема (1 лист).
Буду сердечно признателен за помощь,
с уважением, _______________.
Запрос в архив относительно вотчины помещика
на № _____ от «___» __________ 200__ г.
Прошу провести поиск сведений относительно сёл, деревень и других населённых пунктов, принадлежавших помещику ФАМИЛИЯ Имя Отчество в __________ губернии в период с _____ по _____ гг.
По результатам поиска прошу подготовить архивную справку с перечнем населённых пунктов с указанием количества душ в них. Оплату выполнения запроса гарантирую в установленном порядке.
Буду сердечно признателен за помощь,
с уважением, _______________.
Запрос о полном копировании ревизской сказки
на № _____ от «___» __________ 200__ г.
В селе __________ __________ уезда __________ губернии проживали и проживают подавляющее большинство моих предков и родственников со стороны отца. В связи с этим прошу разъяснить, можно ли организовать копирование всех листов ревизской сказки X-ой ревизии по селу __________ с последующей пересылкой копий? Сколько будут стоить расходные материалы, работы по поиску и копированию, почтовые и иные расходы? Относится ли это же к материалам IX-ой ревизии? Также прошу, в случае возможности, предложить иные варианты взаимодействия для получения мной генеалогической информации о моих предках.
Буду сердечно признателен за помощь,
с уважением, _______________.
Расширенный запрос на проведение генеалогических исследований
на № _____ от «___» __________ 200__ г.
Прошу провести поиск сведений в ревизских сказках, исповедных ведомостях и/или материалах первой переписи населения Российской Империи и произвести генеалогические исследования о семьях и предках моих прапрабабушек, проживавших в селе __________ __________ района __________ области и переехавших после замужества в село __________ __________ района __________ области. По существу запроса могу сообщить следующее:
Моя прапрабабушка __________ родилась и проживала до замужества в селе __________ __________ района __________ области. Дата рождения неизвестна, предположительно может охватываться ревизской сказкой X ревизии (1858 год). Вышла замуж за __________. Дата смерти неизвестна.
Если указанных сведений достаточно для проведения генеалогических исследований, прошу выслать счёт на оплату. В противном случае прошу сообщить, какие дополнительные данные необходимо сообщить для осуществления успешного поиска.
Буду сердечно признателен за помощь,
с уважением, _______________.
Запрос о хранящихся в архиве материалах, относящихся к генеалогии
на № _____ от «___» __________ 200__ г.
По данным из вашего письма № ___ от __.__.____ г. можно сделать вывод о наличии в фондах __________ документов, относящихся к _____ уезду __________ губернии. В связи с этим в целях увеличения эффективности обращений в ваш архив прошу предоставить мне информацию о хранящихся в вашем архиве фондах, коллекциях и отдельных единицах хранения, относящихся к _____ уезду __________ губернии за XIX — XX вв. (большей частью меня интересуют документы, помогающие в генеалогических исследованиях — метрические книги, ревизские сказки, сданные в архив книги из отделов ЗАГС и т.д.).
Хранение документов в архиве
В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:
- документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
- проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
- технологической и конструкторской документации — 20 лет;
- патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
- научной документации — 15 лет;
- кино- и фотодокументов — 5 лет;
- видео- и фотодокументов — 3 года.
В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Подготовка документов к передаче в архив
В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.
Оформление дел состоит из следующих операций:
- проверка правильности группировки документов в дела;
- брошюровка (подшивка);
- нумерация листов;
- составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
- внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
- составление и оформление описи дела.
Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:
- не проводить систематизацию документов в деле;
- не нумеровать листы дела;
- не составлять заверительные надписи;
- не прошивать (не брошюровать).
Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.
Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел
При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.
Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.
Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела
В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.
При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.
Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.
Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.
Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.
В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении
ученых званий, о выдаче авторских свидетельств и патентов, судебных и следственных делах и ряде других случаев составляются внутренние описи на документы дела.
Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .
Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.
При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.
Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:
- наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
- наименование структурного подразделения;
- делопроизводственный индекс дела;
- заголовок дела;
- срок хранения дела.
При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:
- номер тома, если дело имеет несколько томов;
- крайние даты дела;
- количество листов в деле;
- номера фонда, описи и дела по описи.
Последний реквизит проставляется в архиве.
Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.
При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.
На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.
Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:
- порядковый номер дела (тома) по описи;
- индекс дела (тома);
- заголовок дела (тома);
- даты дела (тома);
- число листов в деле (томе);
- срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
- примечание.
Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.
Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.
При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.
Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи
Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.
В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.
Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения
В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.
Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».
Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.
Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений.
В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.
Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.
На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
как написать запрос в архив для подтверждения стажа работы на предприятии, если трудовая утерена, и подземный стаж.
Я сначала дозвонилась до предприятия, спросила всё: адрес, новое название, Потом написала запрос, где указала, когда работала, уволилась и т. д. У меня было 3 запроса в разные места, и на удивление все очень быстро, без волокиты откликнулись. В запросе укажите, что сведения нужны для оформления пенсии. Отправлять лучше заказным письмом.
как правильно написать запрос в архив для получения справки по оформлению на пенсию
Если Вы из Москвы, то ехайте на Профсоюзную д. 50 м. Калужская (Центральный архив). Там ничего писать ненужно. Они пояснят, если у Вас торговля ул. Народного Ополчения, в искустве м. Смоленская. Всё разъяснят. Но учтите нужна не справка о работе, а справка о зароботке в тот периуд.
как правильно написать запрос в Архив? как правильно написать запрос в архив по поводу пенсии? (образец запроса) В г. Красноярск, интересует СУ 44.
Нет никакого образца. Если вы знаете точный адрес архива, то пишите письмо, в котором указываете, какую справку вам надо (о стаже, о зараб. плате, о переименовании) и за какие периоды. И обязательно, для достоверности и полноты сведений, приложите к письму копию трудовой книжки. Лучше всего выслать заказным письмом с уведомлением.
Куда надо писать запрос о прописке десятилетней давности, если в Архиве ответили, что данных о прописке не поступало?
В прописную контору!
А зачем вам писать такой запрос? Вы забыли где жили?
Как написать запрос в архив Литовской Республики. ..Необходима информация об сроке увольнения моего отца с одного места работы, возможно данная организация не существует!
Надо найти нужный архив на сайте http://www.archyvai.lt/
и почему литовские имена и фамилии так похожи на греческие, всегда интересовался))
как сделать запрос в центральный архив Министерства обороны России?
пишите в Центральный архив Министерства обороны РФ по адресу: 142100, Московская область, г. Подольск, ул. Кирова, 74
как отследить запрос в военный архив. Утеряны военный билет и все документы об увольнении в запас. В районном комиссариате заполнил анкету два года назад. Хожу каждый месяц - отвечают ждите. Вот думаю взяться самому по мере возможности..
пишите заявление в военкомат каждые десять дней ,и требуйте ответ письменно на каждое заявление,когда соберете пакет документов(копии заявлений и ответы военного комиссариата),если вас что то не устроит,а вас не устроит, обратитесь с заявлением в прокуратуру,Я вам предсказываю решение вашего вопроса в течении 20 дней,думаю военкомату что бы выдать вам дубликат военного билета не понадобиться отправлять запросы в архив.
давно б сам заморочился . щас можно и через инет обратьтся
у них и спросите, как вам действовать - может подскажут
Сомневаюсь. что два года ждёте и каждый месяц ходите. Надо ещё раз запросить.Бывает- ответ приходит и через 6 месяцев. Если обратиться в прокуратуру, всё равно военный билет не выдадут без тех документов, что запрашивали в архиве. Если архив на разумном расстоянии от Вашего места жительства,то конечно надо самому обратиться,попросив анкету в военкомате с пометкой \"выдать на руки\".
как сделать запрос в архив города Николаев в Украине
Пишите по этому адресу на имя директора в свободной форме. Государственный архив Николаевской области г. Николаев, ул. Московская, 1 Можете проконсультироваться в своем местном архиве.
Делопроизводство, как правильно написать запрос в архив?
Светлана, Вы не уточнили какой запрос.
Как мене узнать что пишут обо мне в фамильном архиве?
сделать запрос в архив
Подскажите пожалуйста. Как правильно написать запрос в Подольский архив,по поводу информации о предках.?
В свободной форме, указать полные данные всю информацию о предках, но нужно знать в какой именно архив писать и что за информация, так в городских архивах чаще всего документы по работам и др. Я сам два года в архиве работал, но не с обращениями граждан
В Подольске находится Архив министерства обороны. Информацию можно найти на сайте WWW.mil.ru. Проверено, мы нашли там сведения о пропавшем без вести брате бабушки.
Как праильно написать и отправить запрос-письмо в а военный архив Белоруси? См. пояснения. Хочу подтвердить участие в ВОВ моей бабки, которая партизанила в Витебской обл. в 1942-1944г.г., а на какой адрес и какие вложения в конверт делать не згнаю. (((
для начала республика называется Беларусь!! Чтож вы русские такие тупые? В инете поищи адрес архива КГБ, попробуй туда написать
Запросы о подтверждении пребывания в партизанских отрядах, частях и соединениях, действовавших в годы Великой Отечественной войны в составе соединений и отрядов Белорусского штаба партизанского движения направляются в Национальный архив Республики Беларусь (адрес: 220030, г. Минск, ул. Кирова, 43). Правила составления запросов, утверждены Приложением N 1к приказу Минобороны РФ от 4 декабря 2004 г. N 390. В нем имеются формы запросов.
как написать запрос в Центральный архив города
Найти адрес и с четкими конкретными данными запроса отправить заказное письмо с уведомлением, или явиться лично и там подскажут.
На бумаге с шапкой.
Пойдите в сей архив, возьмите бланк заявления и оставьте там. Так будет быстрее. Мы с мужем так и сделали, когда понадобилось уточнить запись в его трудовой.
Жители ПОДОЛЬСКА! Кто может поискать в ЦАМО (центральный архив)?
Напиши к ним официальный запрос - работники ЦАМО сами поищут и тебе дадут ответ. Можно запрос сделать через нотариуса, тогда они точно мухлевать не станут.
Как грамотно написать запрос в архив для подтверждения трудового стажа?
в свободной форме с точным указанием анкетных данных, названия предприятия, времени работы и должности
напишите сроки когда вы работали и на какой должности, а так, в произвольной форме, что вы просите выдать архивную справку о периоде работы в организации для подтверждения трудового стажа
Как правильно написать запрос в архив загс другого города о выдаче свид. о родж. мамы и браке мамы и папы? Это нужно для подтверждения родства и принятия наследства. все справки есть кроме этих.
Обычным письмом, так и пишете, что это умершие родственники, указываете все данные (ФИО по рождению, дата и место рождения) , документы будут высланы в ОЗАГС по местуВашего жительства.
Если мама жива, такие документы она может получить только сама, по запросу от своего имени.
запрос в архив. как правильно написать запрос в архив предоставления справки о з/плате для начисления пенсии
Я, ФИО, с. по. работал в . Прошу предоставить мне справку о заработной плате в данный промежуток времени. Данная справка нужна для предоставления в.
Как грамотно написать запрос на потверждение трудового стажа в архив?
образец должны предоставить, но одним грамотным заявлением не обойтись, нужно будет немного заплатить прямо там, такие у них сейчас порядки.
Как правильно написать письменный запрос на получение документов из архива учебного заведения ? Если можно, желательно ссылочку или скриншот, такого запроса.
В самом ВУЗе, когда будете туда обращаться, напишете самое простое заявление на простом листке бумаги. Если ВУЗ далеко находится, и нужно будет запрос по почте посылать - лучше позвонить в сам ВУЗ и уточнить, на чье имя пишется заявление. Какого-то бланка или законодательно утвержденной формы заявления нет. Почитайте здесь пункт 10: http://www.rg.ru/2012/06/06/diplom-dok.html
Подскажите пожалуйста. Как правильно написать запрос в Подольский архив,по поводу справок о предках.?
Запрос пишется в произвольной форме, главное вы должны максимально указать все сведения о вашем родственнике, ФИО полностью, дата и место рождения, когда и каким военкоматом призывался, в каких частях служил, ну и т.д. все сведения, которые вам известны о нем на данный момент. Ну и конечно внятно сформулировать ваш запрос, т.е. грамотно указать что КОНКРЕТНО вы хотите узнать. И не пишите что хотите узнать о своем родственнике ВСЕ. Вопросы нужно ставить конкретно. А для начала можно попробовать поискать на сайте, который организовало министерство обороны. На их сайте mil.ru есть ссылка на него.
ООО милая ждать устанешь!
Правила составления запросов, утверждены Приложением N 1к приказу Минобороны РФ от 4 декабря 2004 г. N 390. В нем имеются формы запросов.Кроме того в Приложении №2 к указанному приказу, указан Перечень организаций и архивов, исполняющих запросы социально-правового характера, и их адреса.
как написать заявление-запрос в жилищный архив Нужен образец заявление в архив СПБ в получении справки
посмотри здесь [ссылка появится после проверки модератором]
не понятно какую справку ВЫ собираетесь получить ,если архивную ф 9 ,то вы можете взять ее лично или кто то по доверенности при предъявления паспорта .если вы когда то проживали по адресу .если просмотреть историю регистрации по какому то иному адресу ,то официально это не возможно ,только по адвокатскому запросу
Если вам требуется именно архивная справка ф9 по истории квартиры за весь период,то её дают только по запросу суда,адвоката,вам или вашему доверенному лицу дадут инфу только по по той квартире где вы зарегистрированы или собственник и то на период вашего владения или пользования.\\это в Питере
Если справку о ранее проживающих ( зарегистрированных), то в жилкомсервисе (ЖЭК) . выдают по учетной карточке. Но если другое , не совсем понятно. что.
Как получить справку о стаже из Ташкента? Отвечает ли Гос. архив на запросы?
Конечно ответит! Пиши запрос,
здравствуйте как можно достать данные из архива института? мне нужно найти своего отца, нужны данные о нем. но в архиве
попробуйте написать письменно туда запрос . если в вашем свидетельстве о рождении стоит его имя и фамилия приложите его к этому письму. А вообще может есть смысл сделать зщапрос в городской архив. попробуйте по всем направлениям, включая милицию может быть и адресную справку.
При запросе в архив о трудовом стаже, должны написать № комнаты, № стеллажа, № полки и № дела?
В архивной справке указывается только № фонда, № дела и №№ страниц.
у вас есть доступ в архив? как можно узнать эти данные?
Источники:
delo-ved.ru , delo-pro.ru , www.zaporozhskie.ru , www.grandars.ru , jurdiskus.ru ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
