Как написать заявление на подотчетные денежные средства
Заявление на выдачу наличных подотчет
Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы. Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.
Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы). Если деньги нужно выдать под отчет самому директору (уполномоченному им лицу), то вместо заявления оформляется распоряжение.
Реквизиты заявления укажите в РКО, оформляемом при выдаче соответствующей суммы подотчетнику.
Что должно быть в заявлении о выдаче наличных под отчет
Необходимый минимум данных в заявлении:
- сумма выдаваемых под отчет наличных;
- на какой срок выдаются наличные;
- подписи подотчетника и директора;
- дата подписания заявления директором.
Подписи главбуха (бухгалтера) и кассира не обязательны.
Можно ли заполнить заявление о подотчете на компьютере
Все поля, включая даты и суммы, при желании можно заполнить на компьютере до распечатки заявления. А потом подотчетник и директор поставят на заявлении свои подписи.
Что будет за подотчет без заявления
Если инспекция при проверке обнаружит, что в предшествующие два месяца была хотя бы одна выдача наличных под отчет без заявления, она попытается оштрафовать организацию и директора по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка хранения свободных наличных или же порядка ведения кассовых операций вообще.
Если деньги под отчет выдаются безналичным путем (например, вы перечисляете их на зарплатную карту работника), то заявление оформлять не обязательно. Оно требуется только для выдачи под отчет наличных из кассы. Соответственно, и оштрафовать за отсутствие заявлений на «безналичный подотчет» нельзя.
Приказ с перечнем подотчетных лиц не заменяет заявления
Оформлять такой приказ необязательно. Но его удобно использовать, если нужно ввести некие ограничения, например: кому, в каких пределах, как часто и на какие нужды в принципе могут выдаваться наличные. Но и тогда заявления на каждую выдаваемую под отчет сумму все равно должны быть.
Как выглядит образец заявления на подотчет в 2018 году
Нужно ли писать заявление о выдаче денег под отчет и чем грозят предприятию различные нарушения процедуры?
Выдача подотчетных средств – уязвимое место многих организаций, так как эта процедура связана с рядом формальностей. Многие бухгалтеры допускают различные ошибки, которые потом дорого обходятся предприятию.
Споры о необходимости такого документа, как заявление, наконец-то прекращены, так как с 2014 года это является обязательным условием.
Но как правильно его составлять и следует ли делать это каждый раз? И как быть, если деньги под отчет собирается взять руководитель?
Ни одна организация не может обойтись без таких расходов, как отправление сотрудников в командировки или траты на хозяйственные нужды.
Особенно, если это большая компания и сотрудников несколько сотен, а то и тысяч. Законодательство РФ часто вносит различные изменения в процедуру выдачи подотчетных средств.
В последний раз они были внесены в 2014 году:
- Теперь можно выдавать деньги не только штатным работникам, но и тем, с кем заключен гражданско-правовой договор.
- Подотчетные средства можно получить безналично.
- Заявление является обязательным условием для получения денег.
После того, как все формальности с заявлением закончены, бухгалтеру остается только выдать кассовый ордер и отдать сотруднику деньги.
Со своей стороны сотрудник обязан потратить деньги по назначению и отчитаться за все траты. Сделать это необходимо не позднее, чем через три дня, осле окончания установленного срока.
Чаще всего для этого используется так называемый авансовый отчет. Все необходимые бланки находятся в широком доступе.
К нему следует приложить все квитанции и чеки. Еще один спорный вопрос, волнующий многих бухгалтеров, это лимит на выдачу и трату денег.
С одной стороны, закон устанавливает ограничение в размере 100 тыс. рублей. Но есть нюансы:
- лимит применяется только в случае расчета подотчетного лица с компанией или частным предпринимателем;
- он не распространяется на безналичные расчеты (п. 1 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).
Другими словами, если работник не должен превышать этот лимит при одноразовой оплате каких-либо услуг от лица компании. Это очень важно знать, так как такие мелочи будут рассчитаны как нарушение.
Если налоговая инспекция обнаружит, что выдача подотчетных средств была произведена с какими-то нарушениями, то к предприятию применяются штрафные санкции.
На организацию накладывается специальный штраф в размере от 40 до 50 тыс. рублей, а на должностное лицо – от 4 тыс. рублей до 5 тыс. рублей.
В случае, когда сотрудник не возвращает остаток выданной ему суммы или не может в должной мере отчитаться за свои траты, организация вправе удержать эти деньги из его заработной платы.
Или решить вопрос в судебном порядке, если работник уже уволился. Закон дает 3 года, в течение которых компания может подать иск.
Подотчетными лицами являются работники организации, которые берут деньги из кассы для осуществления своей профессиональной деятельности.
В какой срок возместить перерасход по авансовому отчету, читайте здесь.
Следует уточнить, что подотчетные средства могут быть выданы также и для других целей. Для получения этих средств следует придерживаться определенных формальностей.
К примеру, писать заявление и сдавать отчеты. Помимо этого, сотрудник не имеет право взять деньги из кассы, если не отчитался за предыдущие траты. Этот факт в обязательном порядке проверяет бухгалтер.
Часто возникает вопрос касательно материальной ответственности. Следует ли заставлять сотрудников подписывать подобный договор при выдаче денег подотчет?
Или это лишь очередной способ для компании перестраховаться в случае каких-либо непредвиденных случаев?
Если обратиться к законодательству РФ, то оказывается, что в заключении подобного договора нет особой необходимости.
Дело в том, что перечень сотрудников, с которыми его следует заключать в обязательном порядке, можно легко найти в приложении к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г.
Чаще всего средства из кассы предприятия выдается для командировочных поездок, представительских расходов и хозяйственных нужд.
В расходы из-за служебных поездок входит оплата билетов, съем жилья и суточные. Деньги могут выделяться на почтовые расходы, передвижение сотрудника, услуги переводчика и т. д.
Кроме того, сотруднику могут понадобиться дополнительные расходы, связанные со встречами деловых партнеров, презентациями и т. д. Эти траты считаются представительскими расходами.
На практике очень сложно убедить налоговые органы в необходимости подобных трат. Их и проверяют особенно тщательно, так как зачастую суммы на это тратятся немаленькие.
Многие недобросовестные руководители стараются «списать» на такие расходы огромные деньги, которые на самом деле тратятся на другие цели.
Поэтому отчитаться за представительские расходы следует полностью, приложив к отчету все подтверждающие квитанции.
Что касается хозяйственных нужд, то ими обычно занимается уполномоченный на это работник. Сюда входит покупка производственных и не только материалов, оргтехники и канцтоваров.
Сотрудникам важно понимать, что отчитываться за подобные расходы следует вовремя. В первую очередь, следует вернуть оставшиеся деньги.
Это касается и отчета. Дело в том, что когда сотрудник не подтверждает свои расходы вовремя, деньги и товары считаются его доходом.
Который, естественно, облагается дополнительными налогами (ст. 210 НК РФ). И доказать обратное можно только в судебном порядке, да и то не всегда.
Следует знать, что все подотчетные средства не выдаются без соответствующего заявления работника. Оно и является основанием для выдачи денежных средств. Законодательство также контролирует процесс выдачи таких средств.
Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм ↑
Согласно Указанию ЦБ от 11 марта 2014 г. № 3210-У заявления о выдаче денег под отчет коснулись некоторые изменения. Например, теперь работник сам может указывать в документе и срок, и сумму.
Директор в случае своего согласия только подписывает бумагу. Кроме того, если раньше можно было обойтись списком с указание подотчетных лиц и суммами, то теперь необходимо каждый раз писать заявление.
Как правильно его составить? Закон не устанавливается единого бланка документа, поэтому форма заявления на подотчет может быть произвольной. Но есть условия, которые обязательно должны быть в нем указаны.
Основные составляющие
Что следует писать в подобном документе? Ведь оно должно быть составлено правильно. В первую очередь, заявление пишется на имя директора или другого руководителя компании.
Далее идут сведения об авторе заявления. Обязательно указывается имя и должность.
Сам документ начинается словами «Прошу выдать подотчет или под отчет..» с уточнением нужд и суммы подотчетных средств. Чаще всего внизу документа сотрудник ставит личную подпись и дату.
Все – теперь осталось получить резолюцию начальника и отправляться в бухгалтерию. Там его также обязан подписать специалист, который занимается выдачей денег, то есть бухгалтер.
Для того чтобы не возникало никаких проблем с написанием заявления, можно воспользоваться таким образцом.
Довольно распространенная ситуация – это когда подотчетным лицом оказывается руководитель предприятия. Необходимо ли директору писать подобные заявления и отчитываться о потраченных деньгах?
Тем более что именно он должен подписывать собственное заявление. Интересно, что в данном случае законодательство не делает исключений. Ведь, по сути, директор является одновременно и работником.
Конечно, непростую ситуацию могло бы разрешить написание приказа о выдаче денег. Но закон четко устанавливает, что основание для получения денег – заявление. Поэтому эту бумагу часто пишет и визирует одно лицо.
В больших компаниях к тому вопросу подошли с другой стороны – руководитель делегирует полномочия о принятии подобных решений, к примеру, финансовому директору.
Что касается составления заявления, то никаких особых отличий от такого же документа рядового работника оно не содержит.
Порядок получения денежных средств через банк ↑
Все больше современных компаний, особенно крупных, перечисляют подотчетные средства на банковскую карту.
Такой расчет через банк имеет как свои преимущества, так и недостатки. К примеру, бухгалтера, выдающего деньги, появляется больше хлопот, чтобы все оформить правильно.
Но в тоже время, этот вид расчетов достаточно удобен. При этом, подотчетные средства выдаются как на корпоративную карту, так и на зарплатную.
На обычную банковскую карту деньги начисляются в основном командировочным работникам (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П).
Сначала необходимо открыть специальный расчетный счет и перевести необходимую сумму. Важно знать, что пока сотрудник не начнет тратить эти деньги, они считаются не выданными (Инструкция к оплате счетов от 31.10.2000 № 94н).
У каждого работника должна быть собственная карта. При заключении договора с банком следует предоставить список всех сотрудников, на которых они будут оформляться (2.1 положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П).
Порядок и образец заполнения авансового отчета, читайте здесь.
Образец заполнения авансового отчета по командировке, смотрите здесь.
Кстати, лимит в 100 тыс. рублей в этом случае можно не соблюдать. Что касается зарплатной карты, то здесь также потребуется правильное оформление всех документов.
Для этого понадобиться бланк, который разрабатывается на каждом предприятии самостоятельно, и заявление сотрудника.
Выдача денег подотчетным лицам – важная часть бухгалтерского учета. Организация обязана контролировать все расходы, связанные с хозяйственными операциями.
Иначе компания начнет нести убытки и платить огромные штрафы. Но переносить всю ответственность исключительно на руководство также не стоит.
Очень хорошо, когда сотрудники сами понимают всю важность правильного заполнения бумаг и вовремя отчитываются за потраченные в командировке средства.
Как происходит выдача денег в подотчёт
Подотчётные средства выдаются сотруднику на расходы, напрямую связаны с работой организации, где он состоит в штате.
Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил. В первую очередь должно быть написано заявление от подотчётного лица о необходимости выделить ему средства на производственные расходы. Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке.
Получать подотчётные средства можно как наличными в кассе предприятия, так и на карту банка. Что касательно срока, на который выдаются деньги, то определяется он руководителем фирмы.
Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам?
Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр.
Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном балансе.
Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:
- выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
- лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
- сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.
Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки.
Главное основание для выдачи подотчётных средств — распоряжение директора предприятия. Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику.
Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.
Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.
Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.
То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.
Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.
Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных сотрудников определяется руководителем организации и им же утверждается.
Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.
Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.
Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их получения.
Образец заявления на выдачу денег под отчет
Основой процедуры выдачи подотчётных средств является составление приказа вышестоящего руководства. Только на его основании бухгалтерия организации вправе списать с основного счёта предприятия оговариваемую сумму на производственные расходы. Бланк приказа можно скачать в интернете либо составить его в свободной форме, пример которой также с лёгкостью найти на просторах интернета.
Распоряжение должно содержать такую информацию:
- перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
- должности сотрудников;
- суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
- срок использования средств;
- дата подачи авансовой отчётности.
Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств.
Также с данными лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправляться в кассу для получения наличности.
Какие документы нужны для оформления подотчётных расходов?
Законодательством РФ о ведении кассовых дел установлен перечень документов, необходимых к предоставлению при выдаче денег под отчёт:
- служебная записка, содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
- приказ, который составляет и заверяет руководитель;
- кассовый расходный ордер.
Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:
- командировочное удостоверение;
- книга регистрации командировочных сотрудников;
- рабочее задание;
- доверенность на оплату расходов от лица компании;
- книга учётов имеющихся доверенностей.
Зачем и основные цели
Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия. Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги.
Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.
Так, назначение платежа может быть следующим:
- оплата служебных поездок (командировка);
- наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
- на приобретение товарно-материальных ценностей;
- представительские расходы;
- оплата работ и услуг, выполненных для организации;
- покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.
Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.
Обязательное условие подотчётных выплат — предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах. Отчётность следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.
Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы. Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт.
Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств. Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.
Практические советы при выдаче денег в подотчёт
Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта.
Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы.
Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой. Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день.
Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:
- при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
- заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
- проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
- не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс. руб.;
- деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.
В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.
Скачивайте форму отчета о финансовых результатах на этой странице.
Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.
Что касательно подачи отчёта, то она осуществляется в письменном виде. Законодательством предусмотрена специальная форма бланка, подлежащего к заполнению, а также перечень обязательных документов, необходимых к предъявлению, чтобы доказать факт произведённых затрат.
Авансовый отчёт сдаётся сотрудником в течение трёх дней со дня окончания командировки либо срока, указанного в заявлении на выдачу.
Требовать от сотрудника отчёт по затратам за полученные средства нужно, только если деньги на расходы он получил заранее. Если же он тратил личные деньги, которые компания потом возместила, выдав подотчётные, то авансовый отчёт он подавать не должен. В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр.
Если сотрудник не предъявит соответствующие документы, то при проверке подотчётные средства будут восприниматься налоговиками, как доходные и на них начислят НДФЛ.
Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:
Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде.
Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.
Расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2
Спорные моменты и проверка
Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.
В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто:
Заявление о выдаче денег в подотчет
Подотчетные лица могут получить от организации денежные средства для произведения расходов в интересах организации — закупка товарных и материальных ценностей, командировочные, представительские расходы и т.д.
Для получения нужной денежной суммы подотчетному лицу нужно предоставить заявление, составленное в свободной форме и содержащее просьбу выдать определенную сумму денег в подотчет.
Отказ в выдаче подотчетных сумм возможен в следующих ситуациях — предъявитель заявления не включен в число подотчетных лиц, установленных приказом руководителя. Подотчетное лицо не сдало отчет по ранее полученным авансовым суммам. Не допускается выдача нового аванса до тех пор, пока работник не предоставит отчет о потраченных средств. Для оформления может использоваться авансовый отчет АО-1.
Если долгов за заявителем нет, и данное лицо включено в список подотчетных лиц, то заявление будет одобрено, а заявитель получит нужную сумму в кассе организации в наличном виде или на счет в безналичном. Данный вопрос оговаривается заранее.
В статье предлагаем скачать образец заявления о выдаче денег под отчет.
Как написать заявления о выдаче денежных средств в подотчет
В целом, заявление стандартно оформляется — в правой верхней части бумажного листа пишется ФИО и должность руководителя, название организации, а также ФИО заявителя и его должность. По центру пишется название бумаги и заголовок.
Далее в текст включается просьба выдать в подотчет определенную денежную сумму — указывается требуемый размер аванса, срок, к которому деньги должны быть выданы, а также цели расходования данных средств.
Потратить полученные подотчетные суммы можно только в интересах организации, не допускает тратить авансовые деньги на свои собственные нужды. Отчитываясь о потраченных средствах, подотчетное лицо предъявляет авансовый отчет, в котором указывает, на что были потрачены деньги.
Заявление подписывается и передается в бухгалтерию.
Следующий этап обработки заявления заключается в проверке бухгалтером долгов за подотчетным лицом. Если долги есть, об этом делается запись внизу заявления и ставится подпись бухгалтера. Если долгов нет, также ставится соответствующая запись.
Далее заявление передается руководителю на утверждение, это действие выполняется в случае, если работник отчитался по ранее выданным в подотчет суммам.
Директор рассматривает заявление и пишет свое решение на бланке заявления — указывает сумму, которая должна быть выдана заявителю.
Заявление о выдаче денег в подотчет образец — скачать.
Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление
В выдаче подотчетных средств изменились некоторые правила. В статье подробно разберемся как выдать сотруднику деньги в подотчет в 2018 году.
Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом.
На что тратить деньги в подотчет
Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:
- Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
- Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
- Представительские расходы.
Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:
- заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
- приказ руководителя о выдаче средств подотчет.
Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.
Кому можно выдавать подотчетные деньги
Выдать деньги подотчет из кассы организации можно только тем работникам, с которыми организация заключила трудовой договор, либо гражданско-правовой договор. Таким образом выдать аванс на будущие расходы можно не только штатному сотруднику, но и своим подрядчикам. К примеру организация наняла работников по гражданско-правовому договору для выполнения определенного объема работ. Для их выполнения потребуется покупка материалов. Соответственно, выдать таким работникам денежные средства для закупки материалов подточит можно (Читайте также статью ⇒ Бухгалтерский счет 71. Учет расчетов с подотчетными лицами).
Как правильно выдать деньги в подотчет
До недавнего времени для получения подотчетных денег сотруднику нужно было написать заявление. Но с 19 августа 2017 года делать это необязательно. Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.
Приказ о выдаче денег в подотчет
Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.
Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:
- ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
- Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
- Срок выдачи денежных средств подотчетнику.
Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств. За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей.
Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.
Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение.
Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П. Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров».
Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.
Прикладываем образец приказа о выдаче подотчетных средств нескольким сотрудникам при отправлении их в командировку.
Заявление о выдаче денег в подотчет
Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.
Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.
Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.
Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.
Деньги в подотчет на карту работнику
Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.
Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.
Выдача подотчетных средств
При выдаче подотчетных денег нужно оформить расходный кассовый ордер (РКО), сами наличные деньги для этого нужно будет снять с расчетного счета, либо выдать из выручки, которая поступила наличными (Читайте также статью ⇒ Форма КО-2. Расходный кассовый ордер 2018).
Деньги в подотчет директору
Если денежные средства выдают директору в подотчет, то также необходимо оформить приказ. В приказе также указывается цель выдачи средств, размер выдачи и срок, за который необходимо купить необходимы компании товары. Заявление при этом писать не стоит, так визировать будет сам подотчетник. Приказ оформляет руководитель на себя. К приказу оформляется расходник, в котором подпись директор поставит и за себя и за подотчетное лицо.
Как отчитаться за деньги в подотчет?
Руководителем организации устанавливается срок, после которого сотрудник должен отчитаться за полученные средства. К примеру, бухгалтеру выдали аванс на покупку канцтоваров, сроком на 5 дней. По истечении этого срока бухгалтер в течение 3-х дней должен предоставить отчет. Если отчет составляется по командировочным расходам, то отчитаться сотрудник должен в срок до 3-х дней с момента возвращения из поездки.
При полученных подотчетных денег сотрудником на карту, отчитаться по ним можно и позднее установленного трехдневного срока. К расчетам по безналу не применяются правила «кассовых» ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель вправе установить самостоятельно. Главное, чтобы это было зафиксировано в Положении о выдаче подотчетных средств компании (Читайте также статью ⇒ Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами в 2018 году).
Источники:
glavkniga.ru , buhonline24.ru , buhuchetpro.ru , kadromir.ru , online-buhuchet.ru ,Следующие статьи:
- Как написать заявление на получение 25 тысяч из материнского капитала
- Как написать заявление на получения материнского
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
