Как правильно написать письмо чтобы получить свое
4 совета о том, как напомнить о себе и получить ответ по электронной почте
Обычно вы отправляете письма-напоминания по двум причинам: вы просто хотите напомнить о себе, либо вам очень срочно нужен ответ на важный вопрос.
Если вы когда-либо проходили собеседование, то вам наверняка знакома первая ситуация. Возможно, вы несколько раз на дню проверяли входящие сообщения, надеясь услышать какие-нибудь новости по поводу работы. Да уж, гробовая тишина в таком случае действует угнетающе.
Второй вариант событий — когда вам срочно нужен ответ по какому-либо вопросу, но вам не пишут — тоже может вывести из себя.
Но хуже всего, когда вам приходится ждать просроченный проект или новости от начальника по крайне важному вопросу. Такие ситуации требуют несколько иного подхода. Дружелюбные напоминания о себе уже не сработают.
Если вам нужно напомнить о себе и срочно получить ответ на вопрос, воспользуйтесь этими четырьмя советами.
«Не хотел бы вас беспокоить». «Извините, что заваливаю вас письмами». «Простите, что снова вас отвлекаю».
Знакомые фразы? Скорее всего, именно с них вы обычно начинаете свое письмо-напоминание. Такое начало отлично подойдет для письма кадровику, но что если вы напоминаете человеку о том, что он обязан ответить на ваш вопрос?
В таком случае, вам уже не нужно извиняться. Вам нужен ответ, чтобы продолжить работу, и тут уже не за что просить прощения. Вы же не делаете ничего плохого.
Так что подавите желание начать письмо с извинений — они вам не нужны.
Если вы пишете письмо-напоминание, значит вы уже связывались с этим человеком. А значит в ваших предыдущих сообщения уже была вся необходимая информация.
Конечно, контекст не помешает — получатель должен понять основную суть дела из одного письма, чтобы ему не пришлось просматривать всю переписку. Но запомните — вам нужно указать лишь основные моменты вопроса.
Если вам очень нужен ответ, постарайтесь составить письмо максимально просто — а значит, откажитесь от лишних слов и переходите сразу к делу.
Не стоит указывать в теме письма стандартное «Напоминание». Лучше напишите там суть вопроса. Старайтесь разбить само письмо на параграфы, используйте короткие предложения и маркированные списки — так его будет легче воспринять.
Что еще? Добавьте в конце точный срок, к которому вам нужно получить ответ — желательно, выделить его жирным шрифтом. Чем проще читается ваше сообщение, тем выше шансы, что на него ответят и вы получите желаемое.
Вот пример короткого письма:
Хочу напомнить, что у меня до сих пор нет ваших графиков для ежемесячного отчета. Пришлите пожалуйста:
- График прироста клиентов
- График производства
Мне нужно их получить не позднее 28 ноября. Заранее спасибо!
Попробуйте другие методы
Кадры из фильма «Гарри Поттер и философский камень»
Все мы обычно полагаемся на электронную почту — и не зря. Это удобный и простой способ связи.
Но порой наша почта бывает настолько завалена, что некоторые письма просто теряются. Человек прочитал ваше сообщение и решил ответить на него позже — вот только «позже» так никогда и не наступает.
Если вы просто надеетесь получить ответ (например, от работодателя), то лучше продолжать полагаться на электронную почту. Но если же вам срочно нужно решить вопрос, лучше встать из-за компьютера и попробовать другие методы достучаться до нужного человека.
Позвоните ему, подойдите к его рабочему месту (если это ваш коллега) или напомните о вашем деле на обеде. Да, возможно, из-за этого вы можете показаться назойливым. Но в минуты отчаяния приходится прибегать к отчаянным методам.
Опишите ваши дальнейшие действия
Если у вас ничего не получается, стоит указать в письме, что вы будете делать, если не получите ответа. Бывает так, что ни один метод не срабатывает, и вам не отвечают. И это не значит, что вам нужно сдаваться. Вам надо приспособиться к сложившейся ситуации и двигаться дальше.
Обычно вы понимаете, что это последнее письмо-напоминание и последний шанс заставить человека вам ответить. Закончите такое сообщение словами о том, что произойдет, если вы не получите желаемого.
Да, звучит немного угрожающе. Но важно донести суть до получателя. Добавьте в конце письма примерно такие строки:
«Если я не получу графики в срок, мне придется закончить отчет без них и сообщить, что я так и не получил(а) их от вас»
Звучит жестче, чем вы привыкли писать? Разумеется. Но это работает.
Гробовая тишина в ответ на ваши письма очень сильно раздражает — но еще больше бесит, когда вам срочно нужен ответ, а его все нет. В таком случае придется отказаться от привычной деликатности.
Воспользуйтесь этими советами, и шансы, что вы получите долгожданный ответ, возрастут. Но что если они не помогли? Что ж, по крайней мере, вы пытались сделать все возможное.
7 правил написать письмо так, чтобы его прочитали
Сегодня расскажу о том, что же писать в рассылке, чтобы и подписчикам было интересно, и можно было совершить повторные продажи.
Представлю это в виде коротких правил. Соблюдайте их и вы сможете успешно использовать такой отличный инструмент продаж как e-mail рассылка.
1. Поставьте себя на место клиента
Перед тем, как начать писать письма клиентам, спросите себя, чего они хотят. Кто как не вы знаете свою целевую аудиторию, их интересы и предпочтения. Знаете о чем им будет интересно читать.
Если у вас магазин одежды, не пишите только о новых коллекциях, акциях и распродажах. Напишите о тенденциях в моде, о том, как правильно выбрать размер, как сочетать разные элементы одежды.
2. Сделайте все, чтобы ваше письмо открыли
Представьте, что ваше письмо лежит во входящих среди других писем. Оно может быть удалено одним кликом мыши. Поэтому, только тема письма может заставить подписчика открыть его. Есть много приемов по написанию заголовков. Здесь отлично работает принцип «Как вы яхту назовете, так она и поплывет». Очень доступно, с уймой примеров, Ден Кеннеди описывает типы заголовков в своей книге «Продающее письмо». Почитайте, там не только о заголовках.
Вот три примера, которые вы сможете успешно использовать:
Кто еще хочет идеальную фигуру
Кому еще нужен дополнительный час каждый день?
Если вы считаете, что не можете себе позволить <товар>, то вы просто не учли <скидку, акцию, предложение>
10 простых способов создать образ для ранней весны
5 способов потерять продажу медленно и мучительно
3. Сделайте все, чтобы ваше письмо прочитали
В этом вам поможет дизайн письма. Он должен быть простым и удобным. Помните — вы обращаетесь к вашим клиентам. Текст письма должен цеплять, заинтересовать читателя. Вы должны завладеть его вниманием, а потом делать это снова и снова. Используйте метафоры. Чем ярче сравнение, тем привлекательнее и понятнее тест.
Так же как и с сайтом — пользователь должен легко найти всю интересующую его информацию — контакты, обратную связь, легко перейти к подробному чтению статьи, немедленно воспользоваться предложением. Не нужно заставлять клиента думать, как ему с вами связаться.
Если вы думаете, что человек прочитав ваше письмо, сразу наберет ваш номер или пойдет добавлять товары в корзину — вы ошибаетесь. Его нужно ненавязчиво подтолкнуть к нужным вам действиям. Для этого используйте призыв к действию.
Он состоит из двух частей: глагол+суть предложения.
Если вы описываете новый товар или услугу легко «толкните» читателя в нужную сторону: «Купите сейчас», «Добавить товар в корзину», Сделать заказ».
Если вы предлагаете акцию, скидку, сезонное предложение — покажите человеку, что он останется ни с чем, если не воспользуется прямо сейчас. «Купите прямо сейчас с 15% скидкой»
Не отпускайте покупателя к вашим конкурентам.
Это может показаться очевидным. Не спешите. Я не раз получал письма от уважаемых компаний, в которых были не только опечатки, но и ошибки. Это дало мне повод усомнится в их компетенции. Если хотите, чтобы вам доверяли — проверяйте, проверяйте и еще раз проверяйте.
Не перегружайте читателей, особенно это касается новостей. Вполне достаточно 2-3 важные новости. Не используйте длинные предложения. Если такое случилось — разбейте на несколько коротких.
Думаю не стоить говорить о том, что слать письма каждый день не стоит. 3-4 раза в месяц вполне достаточно.
Лучшими днями для рассылок являются
Лучшим временем дня считается
День с 15:00-17:00
Вечер с 19:00-22:00
Постарайтесь попасть в одно из этих окон.
Когда пишете письмо, помните, что ваши получатели не серая масса незнакомых людей, а ваши потенциальные клиенты. Пишите не всем, а каждому. Ориентируйтесь на то, что читатель будет придираться к каждой мелочи и строго фильтровать информацию, которую вы хотите ему преподнести.
Как правильно писать письма?
Наверное, каждый человек хотя бы раз в жизни писал письма друзьям, близким, коллегам или партнерам по работе. И наверняка вы замечали, что далеко не каждый тон письма подходит к той или иной ситуации. Так, например, друзья повеселятся, если вы пришлете им сообщение в официально-деловом стиле. А партнеры, скорее всего не оценят игривого тона послания. Чтобы не попасть впросак, стоит узнать о том, как нужно правильно и грамотно писать письма.
Всего существует 3 группы писем.
- Личные письма - адресованные близким людям, друзьям, возлюбленным, членам семьи.
- Полуофициальные письма. Их бытовых ситуациях для написания письма о запросе какой-либо информации, получении товара и т. д.
- Официальные письма или, иначе, деловые. Это формальные сообщения, которыми обмениваются между собой, как правило, организации. Данный вид подразумевает использование официального стиля для придания посланию беспристрастности и однозначности трактовки.
Как научиться правильно писать личные письма?
Это совсем простая задача. Письма близким и любимым людям пишутся в свободном стиле. Используйте обычный разговорный язык, вставляйте шутки, применяйте ласковые слова — в личном письме все можно. Как начать писать личное письмо? Обратитесь к человеку так, как будто он находится рядом.
У личных писем нет строгих рамок. Разве что — не забывайте подписываться в конце, чтобы адресат понял, от кого послания: «С любовью, Маша», «с уважением, Иван Иванович», «твой Киса» и т. д. Правда, отправляя письмо через электронную почту, можно подписи и не ставить или использовать универсальную подпись, которая автоматически будет ставиться в конце любого письма.
Как правильно писать официальные и полуофициальные письма?
Деловая переписка — тема очень широкая, подразумевающая целый перечень официальных и полуофициальных посланий. Опишем наиболее распространенные варианты.
Письма в различные организации составляются таким образом:
- обязательно указывается адрес;
- дата написания письма;
- если вам точно известно имя адресата, то лучше начать так: «Уважаемый (Ф.И.О.)»;
- если вы не знаете имя или имена адресатов, можно обратиться: «Уважаемые господа»;
- справа в углу нужно оставить пробел для номера письма.
Информация, просьбы, жалобы и т. д. пишутся простым и понятным слогом, без перехода на личности. Как правильно писать информационное письмо? Лучше, если информация будет изложена коротко и по сути. После отправки письма в организацию, стоит оставить у себя его копию.
Если вы пишете в организацию с просьбой подтвердить ту или иную информацию, не забудьте оставить свой обратный адрес в правом верхнем углу. Также обязательно пишите дату и ссылайтесь в письме на источник полученной вами информации.
Как правильно написать благодарственное письмо? 
Подобная переписка служит укреплению партнерских отношений между организациями и сотрудниками. Сообщения должны четко отражать главную мысль, быть лаконичными, понятными для восприятия. Не забудьте в тексте упомянуть, за что вы выносите благодарность адресату.
В случае, если вы пишите деловое послание на бумаге, то ставьте дату, имя, инициалы, подпись. В электронных посланиях нередко применяется универсальная подпись, где указывается следующая информация: «С уважением, ФИО» И далее — контакты, по которым можно связаться с человеком.
Как написать Email, на который вам точно ответят
Даже зная, что написание эффективных писем является краеугольным камнем современной коммуникации, никто не спешит обучать молодых специалистов этому важному делу.
Каким бы ни было письмо – это товар, даже если вы ничего не продаете в буквальном смысле. Адресат сообщения может ежедневно получать не один десяток, а то и сотню подобных писем. В таком случае уделять одинаковое время и внимание каждому email – не рационально.
Как и в прямых продажах, получатель имеет свои способы сортировки поступающей информации. Общий поток писем разделяется на два: те, которые заслуживают ответа, и те, которые будут без малейших колебаний отправлены в корзину после беглого прочтения. То, куда будет направлен ваш email, зависит от того, насколько он «зацепит» получателя. Письмо дает возможность составить первое впечатление об отправителе, а куда оно пойдет – в раздел «ответить» или «удалить» – зависит от едва уловимых сигналов.
По каким факторам могут НЕ сойтись отправитель и адресат сообщения:
- ежедневно приходят десятки писем;
- если личность известная, сообщения часто носят характер комплиментов или грубой лести;
- регулярно сталкивается со стандартным набором вопросов о товаре/услуге;
- постоянно не хватает свободного времени;
- в принципе не против помочь, если это не требует много времени или сил.
- затрачивает много времени и усилий на написание «идеального» послания;
- уверен в оригинальности и уникальности собственного запроса;
- уверен, что его случай особенный, ранее никто не просил о подобной услуге;
- не видит гипотетических причин для отказа;
- стремится как можно подробней рассказать собственную историю, раскрыть все нюансы, чтобы оппонент точно уяснил точку зрения.
Ниже будет приведен список нюансов, на которые люди обращают внимание, принимая решение отвечать ли на письмо. Требования могут казаться излишне жесткими, но это не вопрос личной симпатии или антипатии, а то, на что в действительности обращают внимание редакторы периодики, рекрутеры и владельцы солидных компаний. Это то, о чем люди говорят за вашей спиной, и нет смысла скрывать что-либо, пытаясь казаться более милым и интересным.
Примечание: это руководство справедливо только для писем, когда вам что-то нужно от получателя, пусть даже это только ответ. Если email составляется для обмена информацией, выражения признательности, или как часть дружеской переписки, эти правила не так важны.
Руководство по написанию писем – чеклист
1. Уважайте личное время адресата, убедитесь, что email в принципе необходим.
Когда вы пишете письмо, то сообщаете также следующее: «То, что я хочу донести, стоит как минимум несколько минут твоего времени, которое ты бы мог потратить с пользой для себя, своей работы или уделить родным и близким».
Не заставляйте получателя тратить даже секунды на решение вопросов, в которых можно разобраться самостоятельно. Уважайте других и верьте в себя!
2. Начинать нужно с приветствия
Переход к делу без предварительного вступления выглядит слишком грубым.
Лучше использовать «Добрый день/вечер, _____», «Здравствуйте, _____». А вот от фамильярностей типа «Привет ____» по возможности воздержаться, особенно, если у вас не был установлен тесный контакт и история переписки не занимает десятки страниц.
Мне кажется, более заметной тенденцию опускать приветствие делают встроенные формы ответа, используемые на большинстве ресурсов. Помните, что вы вводите текст в форму на сайте, а адресат получает самое обычное письмо.
3. Адресуйте послание тому (или тем), кому пишете
Приложите максимум усилий, чтобы выяснить имя человека, который будет читать письмо. Обращение по имени выглядит куда более личным, чем стандартное «Здравствуйте». Также email становится гораздо более персональным, и уже не выглядит как массовая рассылка или спам. Если интересующий вас вопрос задается сразу двоим, здоровайтесь с ними: «Здравствуйте, Юлия и Сергей!»
4. Следите за правильностью написания имени и фамилии адресата
Странно, не так ли? Ошибка при написании имени сразу обрубает все возможные контакты с человеком ещё до прочтения самого сообщения. Получатель может подумать, что вы не только мало что знаете о нем лично, но и в принципе не склонны обращать внимание на мелкие детали. Если же после неправильно написанного имени следует что-то типа «Я ваш искренний поклонник», то вы однозначно покажетесь неискренним.
5. Связь на уровне эмоций между отправителем и получателем – прежде всего
Адресат будет заранее настроен на диалог и захочет помочь, если создадите эмоциональную связь вначале. Главное правило – полная правдивость и краткость.
Несколько образцов в тему:
6. Сохраняйте краткость и переходите к делу
Время, рабочее или личное, которое адресат потратит на прочтение вашего мейла – бесценно. Письма на десяти листах мелким почерком и подробнейший пересказ автобиографических данных абсолютно не уместны. Быстрый переход к интересующим вопросам, небольшое количество предложений и общая лаконичность помогут заинтересовать адресата сообщения.
7. Четкость без ущерба для лаконичности
Прекрасный образец НЕ очень правильно составленного сообщения:
Я в восторге от вашего ресурса. Мы делаем что-то похожее. Может, объединим усилия и займемся совместным проектом? Есть несколько хороших идей, которые я хотел бы обсудить.
Понятно, что получатель в недоумении – вы возникли из ниоткуда со своим не очень понятным предложением. Это именно ваша задача – обдумать все детали, сформулировать вопрос и обратиться с определенной идеей – четкой, ясной и вразумительной. Ваша обязанность – предоставить адресату информационный «товар», который он купит или нет. Постарайтесь также облегчить работу получателя и не заставлять его тратить много личного времени и сил на ответное письмо.
Чем меньше текста и чем лаконичнее вопрос – тем больше возможность получения определенного ответа.
8. Не пытайтесь дразнить
Пример некорректного обращения:
Ваш сайт хорош, но у меня есть несколько потрясающих идей по его улучшению. Заинтересовались? Напишите мне.
Подобные сообщения подлежат срочному удалению – незачем тратить время на ответ, если сама идея может не заинтересовать.
9. Если есть ссылка – не прячьте ее!
Не нужно голословно упоминать о своем ресурсе. Хотя для получателя поиск упомянутого сайта/портала/ресурса займет несколько секунд, вряд ли кто-то будет это делать для каждого полученного письма. Постарайтесь облегчить труд получателя и заранее устранить очередное препятствие для дела.
10. НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ CAPS LOCK
Использование КАПСЛОКА – не только моветон в интернет-общении, но и сигнал о невменяемости. Такие письма даже не читаются, а их отправителям хочется посоветовать обратиться к хорошим специалистам.
11. только маленькие буквы – тоже плохо
Невозможно серьезно относиться к сообщению человека, не удосужившегося воспользоваться кнопкой shift.
12. Закончили текст послания – проверьте его на ошибки
Первое впечатление о себе невозможно исправить, а грубые орфографические, грамматические и прочие ошибки не могут его не ухудшить. Особенно пристально следить стоит за словами, лежащими в основе вашей идеи или вопроса. В противном случае создастся впечатление, что вы не разбираетесь в теме и не хотите вникать.
Эти универсальные советы помогут при составлении любых писем – боссу, партнерам, клиенту или интересному автору. Ваши шансы на получение полезного ответа и продолжение плодотворного сотрудничества возрастают на порядок. А сейчас посмотрите небольшое видео от автора статьи, который практически на пальцах объясняет, что можно, а что нельзя в хорошем email’е.
eBookva — все, о чем стоит знать каждому
Искусство писать письма: Как правильно писать официальные и личные письма и записки…
Сегодня писать письма должен уметь каждый, к тому же, письменное общение – естественная необходимость каждого образованного человека. Талант сочинять интересные письма дан не каждому, но способности вполне реально развить. Поэтому знать основные правила эпистолярного жанра весьма полезно, они довольно просты. В нашей статье мы рассмотрим, как следует писать официальные и неформальные письма, различные заметки, и как получать максимум удовольствия от личной переписки.
Когда вы принимаетесь за написание письма, у вас есть время, чтобы осмыслить и просто вспомнить многие вещи, которые не приходят вам в голову при непосредственном общении или во время телефонного разговора. В бизнесе правильно и четко написанное письмо может принести доход. Личные же письма – это подарки на память. Некоторые вещи легче высказать на бумаге, а некоторые вообще выразить в форме небольшой записки.
Все письма, независимо от того, шлют ли их обычной почтой, электронной или факсом, делятся на три категории. К каждой из них разный подход. Как писать то или иное письмо зависит от того, зачем вы его пишете.
- Личные письма адресуют членам семьи, любимым, друзьям, как реальным так и по друзьям по переписке.
- Полуофициальные письма используют, как правило, для бытовых случаев, например, для заказа товаров или их возврата, инструкции по доставке, письма- запросы необходимой информации, либо письма-подтверждения о получении товара или сведений.
- Официальные (деловые) письма подразумевают использование определенных правил, придающих письму формальность и беспристрастность.
Некоторых пугает необходимость писать письма или записки, многие просто не знают, как их писать и потому не любят это делать. Вот полезные советы, которые пригодятся для написания писем.
Все мы когда-нибудь писали письма родным, друзьям, любимым. Она всегда рады вашим посланиям, особенно если вы пишете их интересно. Пишите оптимистично. Часто бывает, что от сочинения письма людям становится легче на душе. Обращаясь в письме к близким, постарайтесь использовать теплые слова, которые мы так часто стыдимся употреблять в разговоре. Начинайте письмо, как будто вы в шаге от своего адресата и продолжаете разговор, например: «Господи, да чай уже остыл!… Я как раз собирался рассказать тебе кое-что необыкновенное!».
Насколько откровенным вы можете быть с вашим адресатом, зависит от того, насколько вы близки в живом общении. Даже если у вас есть свободная минута на работе, никогда не пишите там личных писем, не отправляйте их с рабочего электронного адреса или факса; вам будет неловко, если вас за этим застанут, да это и невежливо. Соблюдайте конфиденциальность.
Личные письма писать легче всего. Даже если вы не можете придумать, о чем писать после слова «Привет!», что уже неплохое начало, не стоит откладывать отправку письма до лучших времен. Возьмите любой журнал или откройте новостной ресурс, и тема появится сама собой. Может, вам захочется посплетничать о ком-нибудь, глупо ханжески возмущать при этой мысли – человеку свойственно формировать свое мнение об окружающих людях и делиться им с друзьями. Это тоже можно делать вежливо, вот это-то умеют единицы. Что ж, учитесь. Главное, письмо должно быть интересным.
Сочиняя письмо, вставьте в него пару шуток, анекдотов, интересный стих. Даже нарисованный цветочек или отпечаток помады, изображающий поцелуй, завершающий письмо, порадует адресата. Чтобы придать интимность вашему письму, используйте такие вопрошающие предложения, как «Правда, здорово?» или «Что думаешь по этому поводу?». При общении вы так и говорите, почему бы не использовать это в письме?
Официальные и полуофициальные письма
Не отклоняйтесь от сути, когда пишете письмо, там как письма этих типов, как правило, короткие и призваны поддерживать деловые отношения между фирмами и их сотрудниками, или же клиентами, например, инструкция банку осуществить либо отменить оплату или ответ на объявление или резюме. Иногда они могут быть и длинными, содержащими детальные объяснения, но от этого их не намного труднее писать, особенно если запомнить следующие правила. Совет: всегда храните копию отправляемых вами деловых писем.
Письма, которые вы получаете, например, просьба подтверждения чего-либо.
При ответе на подобные письма указывайте свою контактную информацию в верхнем правом углу письма, адрес получателя в левом верхнем углу; также пишите внизу дату, а в тексте обязательно ссылайтесь на полученное вами письмо.
Обращайтесь к вашему корреспонденту так же, как это сделал он в своем письме к вам: «Уважаемый…», «Добрый день!» и т.д. Далее стоит продолжить словами: «Спасибо за Ваше письмо от …»
Продолжите письмо с абзаца. Будьте кратки, например, «Подтверждаю, что …». Закончите свое письмо так же, как закончено полученное вами.
Письма, отправленные вами в организации: жалобы, запросы информации, обращения.
Обращаясь к организациям, учреждениям, предприятиям, указывайте адрес, дату и ссылку на их координаты, как описано выше. Если знаете имя человека, которому адресуете письмо, то начните «Уважаемый … (Ф.И.О.)». В противном случае следует обращаться к подразделению, которому пишете (редакция, отдел по связям с общественностью, руководитель), в некоторых случаях, когда информации об учреждении недостаточно, «Уважаемые господа!». Оставьте место справа для входящего номера письма, который они должны будут проставить. Пишите простым, но вежливым слогом. Если деловое письмо начато словами «Уважаемый…», то и закончить его следует «С уважением…»
– Письма-жалобы очень важны. Писать такое письмо ни в коем случае нельзя в расстроенном или взвинченном состоянии, лучше остыть – выпить чаю, позвонить друзьям и выпустить первый пар перед ними. Ведь вам нужно, чтобы на ваше письмо ответили, но это маловероятно, если оно будет оскорбительным. Фирмам очень выгодно быть или казаться справедливыми – вы получите удовлетворительный ответ тем вероятнее, чем вежливее и сдержаннее будет ваша жалоба.
Когда пишете письмо-жалобу, скажите сразу, чем вы недовольны, к примеру, «я еще не получил денежного возмещения за …, копия чека об оплате прилагается. Очень надеюсь на Ваш ответ». Прилагайте к письму все возможные подтверждающие документы и чеки (разумеется, копии, оригиналы оставьте себе). Но копию письма сделайте и сберегите.
– Письма, запрашивающие какую-либо информацию, могут быть не строго формальными, но обязательно понятными. Просто попросите предоставить необходимую вам информацию. Если вы не достаточно осведомлены в области, к которой относится запрашиваемая информация, полезно в конце письма добавить просьбу сообщить «… и любые другие подробности, которые Вы сочтете нужными». Это понравится адресату, и вы получите больше информации.
– Письма с просьбами о трудоустройстве или вознаграждении должны иметь более широкие края для примечаний получателя, и оговоренные крайние сроки ответа. Если предлагаете свою кандидатуру на должность, кратко изложите, как вы отвечаете заданным работодателем критериям, укажите, что «готовы к собеседованию» и напишите свое полное имя.
Письма чиновникам, могут быть длинными, обстоятельными; но опять-таки, сложностей в их написании нет.
Может статься, что вам когда-нибудь придется писать опровержения полученных вами официальных писем; или объяснения, уточнения, дополнения документации; или просьба помощи у политического деятеля.
Конечно, любое, а тем более официальное письмо должно быть грамотным. Но запомните, высокая грамотность и хороший литературный слог менее важны, чем проблема, изложенная в письме, и воспитанные люди обратят внимание в первую очередь на нее.
Для написания черновика используйте линованную бумагу, пишите карандашом через строку.
Отдохните от письма; сделайте что-нибудь несвязанное с ним. Пусть вопросы, которые вы будете обсуждать в письме, «переварятся» у вас в голове.
Позже снова возьмитесь за письмо, если вспомните упущенные в плане проблемы, запишите их в пустых строках. Если считаете нужным, перенумеруйте пункты своего письма в логической последовательности. Но не торопитесь браться за написание чистовика. Полезно поспать и взяться за это «назавтра».
Наутро просмотрите проект письма, исправьте по мере необходимости, и напишите окончательный чистовой вариант.
Начните свое письмо заявлением того, чего вам, собственно, хочется, а закончите, вкратце и доходчиво повторив свое желание.
К написанному письму в конце приложите копии касающихся его документов в том порядке, в котором они иллюстрируют пункты вашего письма, если их много, перечислите их.
Как видно, писать письма не сложно, главной трудностью кажется необходимость просто и понятно излагать сложные вещи.
В отличие от писем, записки почти всегда неофициальны, но не менее важны.
Повседневные записки, возможно, не имеют большого значения: «Обед в духовке» для семейства или «Две бутылки, пожалуйста» для молочника.
Записки вежливости. Они могут быть важными. Большинство людей не пишут писем, чтобы сообщить об организации вечеринки или поблагодарить кого-либо. Вместо этого они пишут записки знакомым или незнакомым людям. По ним об авторе складывается определенное впечатление у адресата, как и в случае с письмами.
Выражения соболезнования. Должны быть написаны особенно осторожно. Это могут быть пожелания выздоровления либо выражение соболезнования кому-то в трауре – в таких случаях многие пишут не письмо, а записку.
– Пожелания скорого выздоровления близкому человеку в записке или открытке, либо прилагаемой к письму, либо же отдельно, всегда больше ценится, если вы напишете его собственноручно. Например, если вы пишете другу и это не очень серьезно, скажите: «Поторопись с выздоровлением – мы не доиграли в нарды…»; если же все серьезно, то «надеюсь (или молюсь) на твое скорое выздоровление». Если же адресата вы знаете поверхностно и пишете ему по делу службы (да-да, забота из вежливости – это благородно и современно): «Надеюсь вскоре услышать о вашем выздоровлении».
– В случаях тяжелой утраты никогда не пытайтесь ободрить получателя записки шуткой; даже если вы искренне сопереживаете и «по-доброму» хотите поддержать, для человека в горе любое веселье со стороны выглядит не к месту, если не бесчувственностью вообще. Утешать скорбящих стоит в том случае, если вы знаете, что от вас ждут большего, чем просто слово «Соболезную». Будьте или хотя бы кажитесь искренне опечаленными потерей. Самые подходящие слова для этого: «Очень жаль было узнать о его смерти …», либо «Весьма сожалею о вашей потере…», «Его будет очень не хватать…». Если же вы пишете письмо человеку впервые и по такому грустному поводу, то, если вы не будете пытаться его успокоить, он оценит это выше, нежели россыпи высокопарных слов.
Записки к любимым имеют огромное значение. Несмотря на то, что сумасшедшую популярность приобрели открытки с готовыми поздравлениями, вы просто обязаны добавить что-то от себя. Это – ваше отношение к близкому человеку; было бы приятно вам, если бы перед самым вашим домом купили открытку для вас и просто всучили ее вам, безымянную и сухую? К любым стихам и остроумным пожеланиям добавьте искреннее и по-настоящему «ваше»: «Скучаю», «Люблю», «Целую», «Береги себя» и надписывайте вверху открытки имя адресата крупными буквами с восклицательным знаком, даже если у вас микроскопический почерк. Вы сами почувствуете, что вложили частичку себя в это поздравление, и эмоциональный контакт будет гораздо сильнее.
Личное письмо – это своеобразная форма заботы и выражения любви, все мы привязываемся, влюбляемся, дружим, уважаем, все мы грамотны (так ведь?), а значит, при использовании этих нехитрых правил все мы сумеем написать отличное, долгожданное и запоминающееся письмо.
Источники:
rb.ru , blog.shopium.ua , kak-bog.ru , www.marieclaire.ru , www.ebookva.net ,Следующие статьи:
- Как правильно написать расписку по паспорту
- Как правильно написать служебную записку директору образец
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
