Как правильно написать в ответ на ваше письмо
ОБРАЗЦЫ ВВОДНЫХ ФРАЗ ТЕКСТА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Благодарим за письмо от . В ответ сообщаем .
В дополнение к нашему письму от . с.г. сообщаем, что .
В ответ на Ваше письмо сообщаем, что . В подтвержде-ние нашего телефонного разговора, состоявшегося . с.г., сообщаем, что .
В подтверждение нашей телеграммы от . сообщаем, что .
В связи с Вашим письмом от . сообщаем, что, к нашему сожалению .
Выражаем удовлетворение по поводу быстрого ответа на наш запрос.
К сожалению, мы до сих пор не получили Вашего ответа на наше письмо от . и вынуждены еще раз напомнить Вам (попросить Вас) о .
Доводим до Вашего сведения, что .
Мы благодарим Вас (признательны Вам) за оказанную услугу (помощь, поддержку).
Мы вынуждены уведомить Вас (напомнить Вам) .
Мы крайне удивлены Вашим письмом от . в котором Вы сообщаете, что .
Мы получили Ваше письмо от . с.г., из которого с удовольствием узнали, что .
Мы получили Ваше письмо от . вместе с приложенными к нему документами.
Мы сожалеем (выражаем сожаление) по поводу Вашего отказа (молчания) .
Мы с удивлением узнали из Вашей телеграммы, что .
Настоящим еще раз напоминаем (сообщаем), что .
Настоящим подтверждаем, что нами получено Ваше письмо от . с.г. и сообщаем, что .
Подтверждаем получение Вашего письма от . со всеми приложениями.
По Вашей просьбе направляем Вам .
Пожалуйста, примите наши извинения за .
Принимаем к сведению Ваше письмо от . и сообщаем, что .
Просим извинить нас за задержку с ответом на Ваше письмо .
Ставим Вас в известность . Уведомляем Вас .
Примеры фраз, которые могут составить основу делового письма
Ваш заказ будет выполнен, если Вы .
Ваша просьба (предложение) находится на рассмотрении. По получении результатов рассмотрения сообщим незамедлительно.
Ваше предложение с удовольствием (благодарностью) будет принято, если Вы согласитесь внести изменения .
Ваша просьба о . удовлетворена .
В ответ на Ваше письмо от . сообщаем, что Ваша просьба о поставке . решена положительно.
В ответ на Вашу просьбу (заказ) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что выполнить ее не имеем возможности (не можем) в связи со следующими обстоятельствами.
К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам.
К сожалению, мы вынуждены отклонить Ваше предложение. Нам необходимы дополнительные сведения о .
Настоящим просим сообщить о сроках .
Настоящим сообщаем, что Ваше предложение принято .
Обращаемся к Вам с просьбой выслать .
Просим Вас поставить нас в известность о .
Просим сообщить нам о Вашем решении по вопросу .
Просим сообщить нам о приемлемости для Вас нашего предложения по .
Просим ускорить выполнение принятых Вами обязательств по .
Вам, несомненно (очевидно), известно .
Ввиду перечисленного (вышеизложенного) следует (мы хотим, мы должны, нам необходимо) добавить (заметить, отметить) .
В дополнение к вышеизложенному (высказанному, отмеченному выше) сообщаем .
Во избежание задержки .
В ответ на Ваш упрек хотим сообщить, что .
В первую очередь .
В противном случае мы вынуждены .
В свое оправдание мы хотим сообщить .
В связи с вышеизложенным .
В связи (соответствии) с Вашей просьбой .
В сложившейся обстановке .
В соответствии с Вашей просьбой (прилагаемыми документами) .
Выражаем сожаление (сомнение, недоумение, удовлетворение).
Далее Вы пишете .
Далее мы вынуждены .
Мы выражаем уверенность .
Мы испытываем затруднения с .
Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам .
Мы совершенно уверены .
Мы также купили бы у Вас .
Необходимо (следует, нужно) признать .
Обращаем Ваше внимание .
Подводя итоги (заключая, суммируя, резюмируя) .
По нашему мнению .
Поставки будут производиться (осуществляться) .
Само собой разумеется .
Следует (необходимо, нужно, надо, хочется, считаем необходимым) добавить (отметить, заметить) .
Тем не менее (несмотря на) .
Что касается Вашей просьбы (замечания), обращаем внимание на тот факт, что .
Примеры концовок писем (без приветственного заключения или формулы вежливости)
Благодарим заранее за оказанную услугу.
В надежде на благоприятное (положительное) решение нашего вопроса.
В надежде на плодотворное сотрудничество.
Мы будем признательны за быстрый ответ.
Мы ожидаем Вашего ответа в ближайшие дни.
Надеемся на скорый ответ.
Надеемся получить ответ в ближайшем будущем и заранее благодарим.
Надеемся, что Вы исполните нашу просьбу.
Ожидаем Ваших заказов (Вашего одобрения, согласия, подтверждения).
Просим вас информировать нас о принятых Вами мерах.
Просим Вас подтвердить получение письма.
Просим Вас поставить нас в известность.
Просим Вас подтвердить получение заказа и уделить ему должное внимание. Просим написать нам о Вашем решении по этому вопросу.
Просим обращаться к нам, если Вам потребуется помощь (содействие).
Просим сообщить о Вашем согласии.
Убедительно просим не задерживать с ответом.
Как написать письмо-ответ?
Письмо-ответ является деловым письмом, которое составляется в ответ на официальный запрос либо письмо-просьбу. Такое письмо может содержать как положительное, так и отрицательное решение (в этом случае это письмо-отказ).
Поскольку речь идет о деловой переписке, существует ряд определенных правил, которым необходимо следовать при составлении письма:
В случае получения письма-просьбы или запроса, необходимо как можно быстрее дать официальный ответ. Промедление может, во-первых, выставить вашу организацию в невыигрышном свете и дать вашим компаньонам или клиентам повод считать вас ненадежным партнером. Во-вторых, несвоевременный ответ зачастую приводит к более серьезным последствиям: срыву поставок, нарушению договорных условий и др.
Любое деловое письмо должно оформляться на фирменном бланке организации (если таковой имеется), содержать все требуемые реквизиты обеих сторон и выходные данные документа (полное название организаций, адреса, ОРГН, ИНН, регистрационный номер, дата составления, подпись, указание исполнителя и пр.).
Письмо-ответ является композиционно и тематически зависимым документом по отношению к запросу, непосредственно в ответ на который оно составляется. То есть, в ответе должны содержаться те же термины, формулировки, совпадать основные смысловые аспекты и сохраняться последовательность изложения. Также в обязательном порядке должна быть ссылка на первичный документ.
Как упоминалось выше, письменный ответ может содержать положительное или отрицательное решение. В первом случае ответ должен повторять содержание письма-запроса и включать в себя определенные устойчивые формулировки. К примеру: «В ответ на запрос вашей компании о … сообщаем/ направляем/ предоставляем информацию … и пр.». Далее же следует изложение сведений, которые запрашивались у вас.
Что касается отрицательного ответа, такое письмо строится следующим образом:
- содержание запроса (можно выразить благодарность за обращение в вашу компанию);
- причины отказа предоставления данных или удовлетворения другой просьбы;
- констатация отклонения предложения либо отказа.
При отказе следует использовать вежливые формулировки, чтобы не обидеть отправителя запроса. Возможные варианты: « К нашему глубокому огорчению …», «Вынуждены с сожалением сообщить», «К сожалению, наша компания не имеет возможности воспользоваться вашим предложением …».
Помимо этого, рекомендуется в случае отказа на запрос каких-либо сведений сообщать адресату данные о тех организациях, которые в состоянии предоставить требуемую информацию, когда и при каких условиях они могут это сделать (если вы располагаете соответствующими данными).
Образец документа: Письмо-ответ
Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.
Как правильно составить ответ на письмо
Письмо-ответ входит в число видов деловой документации. Его составление обусловлено необходимостью дать какой-либо ответ на полученное ранее инициативное письмо. При этом выделяют два вида ответов: положительный и отрицательный. Письмо, содержащее отрицательный ответ, иногда называют письмо-отказ.
Как правило, письмо-ответ составляется по аналогии с инициативным письмом, то есть в нем используется та же лексика и похожие речевые обороты. Безусловно, это правило действует исключительно в том случае, если исходник был составлен грамотно, в соответствии с требованиями деловой переписки. В большинстве случаев при создании данного вида письма применяется фирменный бланк организации-составителя.
Наиболее часто в письме-ответе используются такие речевые обороты, как «Благодарим Вас за интересное предложение», «Подтверждаем свою готовность к…», «Выражаем свое согласие на…» или «К сожалению, в настоящее время мы не готовы к…».
Дата и номер инициативного письма в обязательном порядке указываются в регистрационном номере ответа. Это требование обусловлено необходимостью, поскольку позволяет упорядочить входящую и исходящую деловую корреспонденцию. Включать данные сведения непосредственно в текст письма не рекомендуется. Нарушением правил составления письма-ответа будет фраза следующего содержания «В ответ на Ваше письмо номер… от… сообщаем…».
При составлении письма-отказа необходимо указать его причину. Необоснованный отказ является проявлением неуважения к получателю.
В заключении письма-отказа ставится подпись составителя. В большинстве случаев письмо подписывается руководителем или иным уполномоченным лицом. Не лишним будет также указать контактные данные составителя, чтобы, в случае необходимости, получатель мог связаться с данным лицом и получить дополнительные сведения.
Что такое письмо-ответ и как правильно его составить?
В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ.
Классификация деловых бумаг
В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме. Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.
Все деловые письма делятся на две категории:
- Те, что требуют обязательного ответа.
- Те, на которые не нужна такая реакция.
Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией. Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает. Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной.
Подтверждение заявки
Переписка с физическими лицами
Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного. Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком. Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.
Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:
- Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
- Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.
- Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.
- Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер. », «В ответ на Ваш запрос. » или же «Сообщаем Вам. ».
Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение.
Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным. Не стоит также забывать и о грамотности. Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией.
Поделиться в соц. сетях
Совет 1: Как написать деловое письмо-ответ
Для начала внимательно изучите вопросы, изложенные в письме контрагента. Подготовьте краткий вариант ответа по каждому из пунктов, если таковых в нем несколько. Теперь приступите к оформлению письма-ответа на запрос. Для этого возьмите фирменный бланк компании, с нанесенными на нем логотипом и реквизитами фирмы. Если такого не существует, наберите шапку письма, указав в ней необходимые сведения, вручную. Размещение реквизитов в письме очень ценно для вашего бизнес-партнера. Предлагая их в каждом сообщении, вы избавляете его от необходимости каждый раз разыскивать их в стопке бумаг или компьютерных файлах, а также от необходимости делать отдельный запрос по реквизитам при желании составить новый договор или оплатить счет.
В правом верхнем углу напишите реквизиты адресата письма. Здесь укажите наименование организации, должность автора запроса и его ФИО. Напротив, в левом углу выделите строчки для исходящего номера, который будет присвоен документу при регистрации, и даты. Наименование документа в таком случае не пишется. Начните сразу с обращения по имени и отчеству, после слова «Уважаемый». В содержательной части письма первыми словами будет «В ответ на ваше письмо сообщаем» (запрос, требование и т.д.). Далее распишите по пунктам все заготовленные ответы, придерживаясь такой порядковой нумерации, которая была в исходном письме.
В заключительной части выразите просьбу, пожелание или требования, не забывая придерживаться уважительного тона, делового стиля письма и следить за грамотностью. Завершите письмо словами «С уважением» и назовите свои ФИО, а также занимаемую должность. Кроме того, напишите здесь ваш телефон для связи и e-mail, если хотите получить ответное письмо или комментарии по поводу сказанного в письме.
Совет 2: Как написать ответное письмо
Электронная почта прочно вошла в жизнь современного человека. Созданный на любом почтовом ресурсе e-mail позволяет получать письма, отправлять на них ответы, короткие и с добавлением разнообразных файлов.
Написать ответное письмо его отправителю очень легко. Но для этого нужно заглянуть в ваш электронный ящик. Если вы не пользуетесь функцией автосохранения учетных данных, для входа в e-mail сначала необходимо будет ввести в соответствующие поля логин и пароль.
Оказавшись на главной странице почтового ящика, справа найдите ссылку с надписью «Входящие». Откройте окно и выберите в нем письмо, на которое собираетесь отвечать. Нажмите «Прочитать». На следующей странице появится полученное письмо. Ответить на него вы можете, нажав соответствующую функцию на верхней панели вашего электронного ящика. После клика по кнопке «Ответить» напишите в тело сообщения нужный текст и нажмите «Отправить».
Также вы можете выбрать в конце письма пункт «Быстрый ответ». Если к письму необходимо добавить дополнительный файл (документ, музыку, изображение или видео), нажмите кнопку «Прикрепить». Затем укажите место расположения документа, которое нужно включить в письмо, и кликните по надписи «Открыть». Подождите, пока файл прикрепится, после чего отправьте письмо. Также вы можете воспользоваться расширенными возможностями для оформления письма, выбрав для него соответствующую тему, шрифт, цвет и другие параметры.
Кстати, при таком способе ответа на письмо вам не нужно будет дополнительно вводить адрес получателя, так как он автоматически заполнит строку «Кому».
Также можно отправить ответ, создав новое письмо. Для этого выберите на верхней панели опцию «Написать». Затем в строке «Кому» укажите адрес электронной почты получателя или добавьте его e-mail из адресной книги. Также можно набрать первые символы адреса, и система выдаст вам все похожие адреса. Вам останется только выбрать нужного пользователя. В графу «Тема» внесите информацию о письме или, если хотите, оставьте это поле пустым. Затем нажмите «Отправить».
Если вам, по долгу службы, часто приходится писать ответы на однотипные запросы, разработайте и сохраните образец письма, следуя вышеизложенным рекомендациям. Он должен включать в себя ключевые фразы и поля для свободного заполнения, подготовленные для внесения изменяющейся информации.
Как правильно написать в ответ на ваше письмо
BUSINESS LETTERS. TYPICAL PHRASES
лпннетюеулйE рйушнб. фйрпчще жтбъщ.
We have received your letter of.
нЩ РПМХЮЙМЙ чБЫЕ РЙУШНП ПФ.
вМБЗПДБТЙН чБУ ЪБ чБЫЕ РЙУШНП ПФ.
уП УУЩМЛПК ОБ чБЫЕ РЙУШНП ПФ.
ч ПФЧЕФ ОБ чБЫЕ РЙУШНП ПФ. НЩ ТБДЩ УППВЭЙФШ чБН, ЮФП.
уУЩМБСУШ ОБ ОБЫ ФЕМЕЖПООЩК ТБЪЗПЧПТ ПФОПУЙФЕМШОП.
ч УППФЧЕФУЧЙЙ У чБЫЙН ЪБРТПУПН ПФ.
нЩ РПДФЧЕТЦДБЕН ОБЫ ФЕМЕЛУ ПФ. Ч ЛПФПТПН ЗПЧПТЙФУС П.
ч ДПРПМОЕОЙЕ Л ОБЫЕНХ РЙУШНХ ПФ. НЩ.
нЩ ОБДЕЕНУС, ЮФП чЩ ОБРЙЫЕФЕ ОБН ПФОПУЙФЕМШОП ЧБЫЙИ ЙОФЕТЕУПЧ Ч. We hope that you will write to us concerning your interest in.
вХДЕН ТБДЩ, ЕУМЙ чЩ ОБРЙЫЕФЕ ОБН П ФПН, ЮФП ЛБУБЕФУС. We would be pleased to hear from you concerning.
We are informing you that (of, about).
нЩ УППВЭБЕН чБН, ЮФП (П).
тБДЩ УППВЭЙФШ чБН.
тБЪТЕЫЙФЕ ОБРПНОЙФШ чБН.
чЩОХЦДЕОЩ УППВЭЙФШ чБН.
нПЦЕФЕ ВЩФШ ХЧЕТЕОЩ, ЮФП С РТЕДРТЙНХ. You may be assured that I will make.
Would (will) you kindly/please.
нЩ ВЩМЙ ВЩ чБН ПВСЪБОЩ, ЕУМЙ чЩ.
нЩ ВЩМЙ ВЩ ТБДЩ, ЕУМЙ чЩ.
ч УЧСЪЙ УП УТПЮОПУФША НЩ РТПУЙН чБУ.
нЩ ОБДЕЕНУС, ЮФП чЩ.
пЮЕОШ МАВЕЪОП У чБЫЕК УФПТПОЩ. It is very kind of you to.
л УПЦБМЕОЙА. Unfortunately.
We very much regret to say, that.
у ХДПЧПМШУФЧЙЕН. I take pleasure of.
с ПЮЕОШ ПВЕУРПЛПЕО ФЕН, ЮФП чЩ ОЕ УНПЦЕФЕ. I am most disturbed that you will not be able to.
We enclose/are enclosing.
нЩ РТЙМБЗБЕН Л ЬФПНХ РЙУШНХ.
нЩ ПЮЕОШ ТБУУЮЙФЩЧБЕН ОБ чБЫ ПФЧЕФ, We would greatly appreciate your answer.
We are sure (confident) that.
нЩ УПЧЕТЫЕООП ХЧЕТЕОЩ, ЮФП.
пДОПЧТЕНЕООП ИПФЕМЙ ВЩ ОБРПНОЙФШ чБН, ЮФП.
ч РТПФЙЧОПН УМХЮБЕ НЩ ВХДЕН ЧЩОХЦДЕОЩ.
нЩ (ОЕ) ЙУРЩФЩЧБЕН ФТХДОПУФЙ Ч.
оЕПВИПДЙНП РТЙЪОБФШ, ЮФП.
нЩ ОЕ УПЗМБУОЩ У чБЫЕК ФПЮЛПК ЪТЕОЙС РП УМЕДХАЭЙН РТЙЮЙОБН.
ч УМХЮБЕ чБЫЕЗП ПФЛБЪБ.
ч УМХЮБЕ ОЕХРМБФЩ.
ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У РТЙМБЗБЕНЩН.
уЮЙФБЕН ОЕПВИПДЙНЩН (ЧБЦОЩН, ГЕМЕУППВТБЪОЩН) ПФНЕФЙФШ .
In addition to the above .
ч ДПРПМОЕОЙЕ Л ЧЩЫЕХЛБЪБООПНХ.
нЩ ВЩМЙ ВЩ ТБДЩ ЙНЕФШ ЧПЪНПЦОПУФШ.
рПМШЪХСУШ ЧПЪНПЦОПУФША ОБРПНОЙФШ, ЮФП .
уБНП УПВПК ТБЪХНЕЕФУС, ЮФП .
We would like to note that .
пВТБЭБЕН ЧБЫЕ ЧОЙНБОЙЕ ОБ ФПФ ЖБЛФ, ЮФП .
ч УЧСЪЙ У ЧБЫЕК РТПУШВПК .
ч РТПФЙЧОПН УМХЮБЕ НЩ ВХДЕН ЧЩОХЦДЕОЩ .
ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У чБЫЕК РТПУШВПК.
ч УМХЮБЕ ЪБДЕТЦЛЙ Ч РПУФБЧЛБИ (Ч ХРМБФЕ)
нЩ ОЕ ЙУРЩФЩЧБЕН ОЙЛБЛЙИ ФТХДОПУФЕК У .
нЩ ЙУРЩФЩЧБЕН ЪБФТХДОЕОЙС У .
ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У РТЙМБЗБЕНЩН ЛПОФТБЛФПН .
чП ЙЪВЕЦБОЙЕ ЪБДЕТЦЛЙ Ч .
ч чБЫЕН РЙУШНЕ чЩ ЪБСЧМСЕФЕ, ЮФП .
ч РЕТЧХА ПЮЕТЕДШ .
If you have any questions or comments on the above mentioned do not hesitate to contact us.
еУМЙ Х чБУ ЙНЕАФУС ЧПРТПУЩ ЙМЙ ЪБНЕЮБОЙС РП ЧЩЫЕУЛБЪБООПНХ, РПЦБМХКУФБ, ОЕ ЪБНЕДМЙФЕ УЧСЪБФШУС У ОБНЙ.
еУМЙ чБН РПФТЕВХЕФУС ЛБЛБС-ОЙВХДШ ДПРПМОЙФЕМШОБС ЙОЖПТНБГЙС, НЩ ВХДЕН ТБДЩ РТЕДПУФБЧЙФШ чБН ЕЕ РП чБЫЕК РТПУШВЕ.
еУМЙ НЩ УНПЦЕН Ч ДБМШОЕКЫЕН ВЩФШ чБН РПМЕЪОЩ, ОЕ ЪБНЕДМЙФЕ ОБРЙУБФШ ОБН.
у ОБЙМХЮЫЙНЙ РПЦЕМБОЙСНЙ,
у ДТХЦЕУЛЙН РТЙЧЕФПН,
у ОБЙМХЮЫЙНЙ РПЦЕМБОЙСНЙ Й ДТХЦЕУЛЙН РТЙЧЕФПН,
оБЫЙ ОБЙМХЮЫЙЕ РПЦЕМБОЙС З-ОХ <ЙНС>,
нПК УЕТДЕЮОЩК РТЙЧЕФ З-ЦЕ <. >,
цЕМБА чБН ЧУСЮЕУЛЙИ ХУРЕИПЧ, ПУФБАУШ,
рТЙНЙФЕ НПЙ ОБЙМХЮЫЙЕ РПЦЕМБОЙС, .
We take this opportunity of thanking you for your assistance.
рПМШЪХЕНУС ЧПЪНПЦОПУФША РПВМБЗПДБТЙФШ чБУ ЪБ чБЫХ РПНПЭШ.
хЧЕТСЕН чБУ Ч ОБЫЕН РПУФПСООПН ЧОЙНБОЙЙ Ч МАВПЕ ЧТЕНС.
у ОБЙМХЮЫЙНЙ РПЦЕМБОЙСНЙ.
пЦЙДБЕН чБЫЙ ДБМШОЕКЫЙЕ ХЛБЪБОЙС (ТБУРПТСЦЕОЙС).
оБДЕЕНУС РПМХЮЙФШ чБЫ ПФЧЕФ Ч ВМЙЦБКЫЕН ВХДХЭЕН.
у ВМБЗПДБТОПУФША ЪБ чБЫ ЙОФЕТЕУ Л ЬФПНХ ДЕМХ, ПУФБАУШ, With many thanks for your interest in this matter, I remain,
Your early reply will be appreciated.
нЩ ВХДЕН РТЙЪОБФЕМШОЩ ЪБ ВЩУФТЩК ПФЧЕФ.
ъБЧЕТСЕН чБУ, ЮФП НЩ ОЕЪБНЕДМЙФЕМШОП УЧСЦЕНУС У УППФЧЕФУФЧХАЭЙНЙ ПТЗБОЙЪБГЙСНЙ.
пЦЙДБЕН чБЫЕЗП УПЗМБУЙС (ПДПВТЕОЙС, РПДФЧЕТЦДЕОЙС).
ч РЙУШНБИ ЫЙТПЛП РТЙНЕОСАФУС ЖПТНЩ УФТБДБФЕМШОПЗП ЪБМПЗБ. уПЛТБЭЕОЙЕ ЗМБЗПМШОЩИ ЖПТН Ч РЙУШНБИ ДЕМБФШ ОЕ ТЕЛПНЕОДХЕФУС.
фПЮОПЕ ОБЙНЕОПЧБОЙЕ ЖЙТНЩ ХЛБЪЩЧБЕФУС ПВЩЮОП ОБ ЕЕ ФЙРПЗТБЖУЛПН ВМБОЛЕ Й ДПМЦОП ЧПУРТПЙЪЧПДЙФШУС ВЕЪ ЛБЛЙИ-МЙВП ЙЪНЕОЕОЙК.
ъБЛБОЮЙЧБЕФУС РЙУШНП УМПЧБНЙ <йУЛТЕООЕ чБЫ>, ЛПФПТЩЕ ОБ БОЗМЙКУЛЙК СЪЩЛ РЕТЕДБАФУС НОПЦЕУФЧПН ЧБТЙБОФПЧ:
Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
Эта статья – результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты создают хорошее впечатление от делового письма.
Вот бывает же так: получаешь ответ на свое письмо – и сразу внутренне принимаешь решение: с этими ребятами я хочу и буду общаться дальше, а вот с этими — хочется сразу распрощаться. У вас такое бывало? У меня – да. Последняя такая практика у меня случилась совсем недавно: я вела переписку с разными компаниями на предмет подбора языковых курсов.
Ниже – мои суммированные выводы о том, что стоит иметь в виду, если вам важно чтобы ваше деловое письмо производило хорошее впечатление на адресата и вызывало у него желание продолжать с вами деловое взаимодействие.
Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении и деловом взаимодействии с ним.
Совет № 1: Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно – то в течение 3-х часов с момента получения. Если и это невозможно – в течение дня.
Если и этот срок по объективным обстоятельствам затруднителен, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до…..включительно».
При принятии решения о приоритетности ответов обращайте внимание на такие пометки адресата, как Важность/Priority и Тема/Subject. Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является Ваш ответ.
Помните, что задержка с ответом – всегда риск потерять клиента. Кроме того, отсутствие своевременного ответа может затруднить работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.
Как не копить неотвеченные письма?
Проверенный прием: Прочитав письмо адресата, сразу оцените, насколько оно важное и срочное, сколько времени Вы потратите на ответ ему. Если на написание ответа вам понадобится до 5-7 минут – отвечайте сразу. И только более затратные по времени ответы откладывайте «на потом».
Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.
Ситуация: вы записались на курсы иностранных языков и просите сотрудника института выслать вам счет на оплату.
Источники:
kommersant.org.ua , pro-document.ru , kak-delatpravilno.ru , mctpp.chat.ru , www.training-partner.ru ,Следующие статьи:
- Как правильно написать доверенность для налоговой
- Как правильно написать доверенность на получение зарплату
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
