Как правильно написать приложение или приложению к письму
2. Перечень объектов для внедрения
При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень на 5 л. В 3 экз.
Слово «Приложение», независимо от количества прилагаемых документов, всегда употребляется в единственном числе.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:
Приложение: брошюра в 1 экз.
При большом количестве приложений их названия, как правило, не перечисляют в самом сопроводительном письме после слова «Приложение». В этом случае удобнее оформить опись приложений на отдельном листе в произвольной форме, например:
Опись приложений к письму от ___________ № ___________
Секретарь Личная подпись И.О. Фамилия
Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:
Если прилагаемый документ тоже имеет приложение, то отметка о наличии приложения делается по форме:
Приложение: письмо ЗАО «Стройдеталь»
и приложение к нему, всего на 3 л.
Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом. Эта отметка ставится в правом верхнем углу документа-приложения и включает: слово «Приложение», при необходимости его номер (со знаком №), наименование, дату и номер основного документа, например:
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки 49 , например:
Приложение № 1 к приказу директора завода от 30.11.2001 № 71
2.4 Реквизиты оформляющей части документа
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, т.е. с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:
Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности 50 . При замене подписи руководителя на подпись другого ответственного должностного лица указывается фактическая должность сотрудника, подписавшего документ, например:
Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки 51 , например:
Реквизит «Гриф согласования документа»
Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля - это процедура, сопровождающая подготовку почти каждого организационно-распорядительного документа. В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений, дополнений, вносимых специалистами в первоначальный вариант документа. Процедура согласования документа — одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.
Круг должностных лиц, привлекаемых к согласованию документов, определяется, как правило, индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Однако при документировании типовых, повторяющихся ситуаций, сопровождающихся подготовкой документов определенных видов, целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов и разновидностей. Эта информация в дальнейшем должна быть внесена в должностные инструкции сотрудников, в раздел «Должностные обязанности».
Согласование осуществляется как с должностными лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).
Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего - оформляется гриф согласования.
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты, например:
При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа.
Распространенной ошибкой в практике работы многих организаций является неверное оформление процедуры согласования документа с профсоюзным органом, когда в грифе согласования проставляется личная подпись председателя профкома. Оформленный таким образом гриф согласования подтверждает факт согласования документа лично с председателем профкома, а не с самим профкомом, как коллегиальным органом. Таким образом, при согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер, например:
Если согласование документа осуществляется посредством издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер, например:
Письмо Госстандарта РФ
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» а если грифов несколько, то на отдельном листе согласования. При этом на документе делается отметка: «Лист согласована прилагается».
Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, рекомендуется осуществлять в следующей очередности 53
с организациями, интересы которых затрагивает документ
с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;
с общественными организациями (при необходимости);
с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.
с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.
Реквизит «Визы согласования документа»
Реквизит «Виза» используют для внутреннего согласования документов.
Виза включает: должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату, например:
При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п., например:
Для документа, подлинник которого остается в организации, низы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования с указанием, к какому документу этот лист относится: наименование документа, его автор, дата и номер. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения 54 .
Внутреннее согласование документа целесообразно проводить в следующей последовательности 55 :
руководитель структурного подразделения, где составлен документ;
заинтересованные должностные лица других подразделений организации;
общественные организации (при необходимости);
руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
руководитель юридической службы или юрисконсульт организации.
Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.
Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату, например:
При необходимости виза ознакомления может включать наименование должности работника, например:
Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись»,
Оттиск печати ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Подпись ответственного лица заверяется печатью на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также на документах, специально предусмотренных правовыми актами. Принято удостоверять печатью следующие виды и разновидности управленческих документов 56 :
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений о производстве работ и т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).
Заключения и отзывы. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).
Исполнительные листы. Командировочные удостоверения. Нормы расхода.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение инвалюты со счетов; перевод валюты, на импорт и т.д.).
Положения об организациях.
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).
Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
Печати делятся на гербовые (имеющие изображение Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ) и простые. В негосударственных организациях используются простые круглые печати.
ГОСТ Р 6.30-97 не содержит прямого указания о том, как правильно расположить оттиск печати па документе. Однако в Методических рекомендациях на основе ГОСТ Р 6.30-97 отмечено, что оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ 57 , например:
Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати» (например: бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.).
Реквизит «Отметка о заверении копии»
Второй и последующие экземпляры документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по установленной форме.
Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:
ГОСТ Р 6.30-97 допускает заверение копий документов печатью, определяемой по усмотрению организации.
В упрощенном виде, без указания должности заверителя и даты заверения, может быть заверена копия исходящего документа, остающаяся в организации.
При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее на руки заверенную копию удостоверяют печатью.
Реквизит «Отметка об исполнителе»
Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составлял текст документа, подписанный в дальнейшем руководителем. Отметка необходима для рациональной организации работы с документом в ходе его исполнения: для запроса дополнительной информации, уточнения отдельных данных, предварительного обсуждения с партнером ответных действий и т.п.
Отметка об исполнителе включает фамилию составителя документа (или фамилию, имя и отчество для удобства последующего обращения к исполнителю) без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.», например:
Емельянов Петр Васильевич 145-22-34
Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена сведениями о сотруднике, оформлявшем документ на пишущей машинке или компьютере (о секретаре, машинистке, операторе ЭВМ и т.п.). В эти сведения включают: начальные буквы имени и фамилии сотрудника, количество изготовленных экземпляров документа, дату распечатки документа, например:
Загадки в оформлении приложений
Во-первых, мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. А во-вторых, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов. Существующие пробелы желательно восполнить в ваших внутренних «инструктивных материалах».
Для начала полностью процитируем пункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003, посвященный оформлению приложений. А потом начнем задавать вопросы, на которые в нем нет ответов. При этом всегда будем помнить, что данный ГОСТ носит рекомендательный характер.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 №02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
к приказу Росархива
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
к приказу Минздрава России
Схема расположения реквизитов и границ зон на листе формата А4 углового бланка документа из ГОСТа Р 6.30-2003
На каких документах следует оформлять реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»?
В пункте 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 сказано, что отметку о наличии приложения оформляют в письме. Понятно, что и в других организационно-распорядительных документах она может быть (в справках, докладных записках и т.п.).
Но при этом практика сложилась такая, что в протоколах и распорядительных документах (таких, как приказы, распоряжения, решения, постановления) данный реквизит отдельно не оформляется, потому что считается достаточным упоминания наличия приложения в тексте самого протокола или распорядительного документа. См. Пример 2.
Письмо с отметкой о наличии одного приложения (выделена оранжевой заливкой)
Приказ с упоминанием наличия приложений в тексте (выделено оранжевой заливкой)
Где располагают отметку о наличии приложения?
Если точно следовать схеме расположения реквизитов (Рисунок 1), то отметку о наличии приложения и подпись мы должны были бы размещать не выше 8 см от нижней границы листа. Но эти зоны примерны, и потому мы ориентируемся не на них, а отступаем от текста 2-3 межстрочных интервала и размещаем здесь следующий реквизит (подпись или отметку о наличии приложений) – при коротком тексте он может оказаться выше, чем зона в 8 см от нижней границы листа. Это делается для того, чтобы после оформления документа в него нельзя было добавить текст.
В схеме расположения реквизитов из ГОСТа Р 6.30-2003 (Рисунок 1) реквизиты 21, 22 и 25 (т.е. отметка о наличии приложения, подпись и печать) располагаются на одном уровне. С подписью и печатью действительно так поступают. Но отметку о наличии приложения размещают ниже текста, отступая от него 2-3 межстрочных интервала, а после этой отметки отступают еще 2-3 межстрочных интервала и уже здесь оформляют подпись (если нужно, заверяют ее печатью), см. Пример 1. Тогда злоумышленники не смогут в уже оформленный документ позже вписать ни дополнительный текст, ни новое приложение – места не хватит.
Теперь следующий вопрос. В п. 3.21 обсуждаемого ГОСТа в нескольких примерах показано, что отметка о наличии приложения располагается с абзацным отступом, а на схеме из Рисунка 1 видно, что реквизиты 21, 22 и 25 размещаются без оного. Причем в п. 3.22 приведено несколько примеров оформления подписи, и там она везде размещается сразу от границы левого поля документа без абзацного отступа. Так вот, на практике так же поступают и с реквизитом 21 «Отметка о наличии приложения» – см. Пример 1.
Зачем всегда писать слово «Приложение» в единственном числе в реквизите 21?
ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует при оформлении отметки о наличии приложений писать слово «Приложение» в единственном числе, даже когда после него перечисляется несколько приложений – см. второй пример в нашей цитате пункта 3.21 из этого ГОСТа.
Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер. Во-вторых, получатели вашего письма, где вы оформите слово «Приложение» в единственном числе и после этого перечислите несколько прилагаемых документов, могут не так хорошо помнить содержание этого ГОСТа и заподозрить вас в элементарной безграмотности.
Поэтому, по нашему мнению, имеет смысл при наличии одного приложения данное слово писать в единственном числе, а при наличии нескольких – во множественном.
Но вы должны сами принять решение, как будете оформлять свои документы, и закрепить его в локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, еще можно разработать их электронные шаблоны). Так следует поступать во всех неоднозначных случаях, о которых мы говорим в этой статье.
С маленькой или большой буквы будем писать слово «приложение» в тексте?
Покажем вам несколько вариантов упоминания наличия приложения в тексте документа (см. оранжевую заливку в Примерах 2, 3, 4, 5 и 6). Как видите, встречаются разные варианты. Главное, чтобы в одном документе все было оформлено единообразно.
Ссылка на наличие приложения в тексте документа
1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО "Арго" (прилагается).
Ссылка на наличие приложения в тексте документа
1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО "Арго" (приложение 1).
Ссылка на наличие приложения в тексте документа
1. Утвердить и ввести в действие с 15 декабря 2012 г. Инструкцию по ведению делопроизводства в ЗАО "Арго" (Приложение 1).
Ссылка на наличие приложения в тексте документа
1. Руководителям структурных подразделений оформить должностные инструкции сотрудников в соответствии с Приложением 1.
От такого многообразия, встречающегося на практике, голова идет кругом. И возникает вопрос: как правильно писать в тексте документа слово «приложение», взятое в скобки (а иногда и без таковых)?
Нормативные документы не дают однозначного ответа на этот вопрос.
Например, в ссылке к п. 2.2.1 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) слово «приложение» напечатано со строчной буквы.
Также в качестве примера можно рассмотреть ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам», в котором слово «Приложение» печатается уже с заглавной буквы. И, что интересно, приложения здесь предлагается не нумеровать, а использовать буквенное обозначение.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988. Сноска к п. 2.2.1.
* В работе по унификации используются действующие нормативно-методические материалы (приложение 2-3).
ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (введен в действие приказом Ростехрегулирования от 22.06.2006 № 117-ст)
4.3.4. Материал, дополняющий текст документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть, например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ, и т.д.
Приложение оформляют как продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде самостоятельного документа.
4.3.6. В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки.
4.3.7. Каждое приложение следует начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного приложения пишут слово «обязательное», а для информационного – «рекомендуемое» или «справочное».
Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.
4.3.8. Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность. Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.
В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.
Если в документе одно приложение, оно обозначается «Приложение А».
4.3.9. Приложения, как правило, выполняют на листах формата А4.
В отсутствие четкой регламентации можно придерживаться любого выбранного вами варианта оформления. Единственное, что хочется отметить: в организационно-распорядительных документах все-таки принято нумеровать приложения, если их более одного к основному документу.
Как на самом приложении отобразить данные основного документа?
Если приказом утверждаются какие-либо документы, то они оформляются в виде приложений к приказу. И тогда на этих приложениях в верхнем правом углу можно было бы оформить:
- гриф утверждения (с реквизитами этого приказа) и
- сделать отметку, что данный документ является приложением к тому же приказу.
Но тогда будет явное, никому не нужное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому обычно оформляют что-то одно. Так что же выбрать?
- Если документ утвержден руководителем или распорядительным документом, то на нем оформляют гриф утверждения (особенно если данное приложение будет потом жить самостоятельной жизнью и может рассылаться без утвердившего его документа). См. Примеры 7 и 8.
- В остальных случаях пишут слово «Приложение» и его номер (Пример 9).
Еще поступают так: на приложениях не размещают гриф утверждения (оформляют «шапку», как в Примере 9), но сшивают их с основным документом и заверяют весь сшив на обороте и подписью руководителя, и печатью с указанием количества прошитых листов (см. Примеры 10 и 11).
Когда мы упоминаем данные документа (приказа в грифе утверждения или основного документа в его приложении), нужно помнить следующее:
- для распорядительных документов обычно достаточно указания вида документа, наименования организации-автора и его даты с номером (как в Примере 8); но иногда данный вид документа может издаваться разными лицами внутри одной крупной организации, тогда следует уточнять автора этого документа (например, «приказ Председателя Правления ЗАО «КБ-Рубль» от 04.02.2013 № 125-12»);
- сначала пишут дату и потом номер документа (а не наоборот).
Гриф утверждения документа руководителем
Гриф утверждения документа другим – распорядительным документом
Указание номера приложения и данных основного документа на 1 листе приложения
Заверение сшива основного документа с его приложениями одним лицом
Заверение сшива несколькими лицами
Если документ с приложениями подписывается одним лицом, то его подписью и печатью заверяют сшив (см. Пример 10). Если же прошитые документы должны быть подписаны несколькими лицами (например, договор и его приложения), то все эти лица должны поставить свои подписи и печати на сшиве (см. Пример 11).
Если заверяющие документ лица занимают равноценные должности, то их подписи лучше расположить на одном уровне.
Заверять ли гриф утверждения печатью? ГОСТ Р 6.30-2003 этого не требует. Но на практике часто печатью все-таки удостоверяют подпись должностного лица в грифе утверждения.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003
Оттиск печати в соответствии с ГОСТом заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.
Нужно ли использовать знак «№» при указании номера приложения?
На практике этот знак то используют при указании номера приложения в тексте основного документа и на самом приложении, то обходятся без него, ставя цифру сразу после слова «приложение» (как в наших Примерах 4, 5 и 6).
ГОСТ Р 6.30-2003 однозначно показывает, что данный знак нужен при оформлении номера приложения на нем самом (см. цитату пункта 3.21 этого документа в начале статьи и наш Пример 9). При этом в п. 3.16 Методических рекомендаций по внедрению данного ГОСТа тоже рекомендуется в правом верхнем углу документа печатать «Приложение №», но в приведенном здесь же примере знак «№» почему-то отсутствует. Из чего можно сделать вывод, что он скорее нужен.
А вот вставлять ли этот знак при упоминании номера приложения в тексте основного документа – неизвестно. Потому на практике поступают по-разному.
Мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. Кроме того, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов.
Чтобы избежать путаницы и упростить жизнь себе и сотрудникам своего предприятия, вы можете все эти аспекты оговорить в своих локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, кроме того, можно разработать электронные шаблоны документов в текстовом редакторе либо заложить их в СЭД).
ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 3 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Отметка размещается через три интервала от левого поля документа. Многострочный текст приложения печатают через один межстрочный интервал, при нескольких приложениях их тексты разделяются пробелом в полтора интервала.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут " Приложение № " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
Допускается выражение " ПРИЛОЖЕНИЕ № " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
к приказу Минздрава России
от 05.06.2003 № 251
Приложения печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Как оформлять приложение?
Приложениями в дипломной работе – называется тот раздел, в который вы включаете наглядные материалы. Наглядность может быть представлена в разном виде - диаграмма, таблица, рисунок, сравнительная таблица и прочее. Эти материалы настолько объемные, что в саму работу их внести не получается. Поэтому придумали приложения. В разных ВУЗах разные требования, но есть общие правила оформления приложений в научных работах. Итак, как оформлять приложние?
Как правильно оформить приложение
Приложения оформляются в конце научной работы, после списка использованной литературы. Вы можете подшить их к работе, а лучше приложите к диплому в отдельной папке. Если подшивать приложения к тексту дипломной работы – отделяйте их от основной части чистым листом.
Нумерация приложений осуществляется в верхнем углу страницы справа. Если приложение занимает 2 листа, то на последнем листе нужно написать «Окончание приложения …». Если же приложение включает три листа или более, на 2 и последующих отметьте «Продолжение приложения …», а на последнем – «Окончание приложения …». Если одно приложение в своем составе имеет по несколько рисунков или таблиц одновременно, то не забываем их пронумеровать. Каждую иллюстрацию нумеруем отдельно.
Давайте своим приложениям такие названия, которые будут связанны с текстом вашей рукописи. В тексте ставим ссылки на эти приложения. «См. приложение …, рис. …» . Чтобы читателю было все понятно, не возникало путаницы и лишние вопросы, оформляйте приложения четко, с расшифровкой всех условных обозначений, которые могут встретиться в таблицах, на рисунках и схемах.
Само приложение укажите в оглавлении вашей работы. Уточните в вашем учебном заведении о том, поставить сквозную нумерацию страниц или создать собственную для приложений. При этом сохраняем номера приложений.
Как оформить приложение к договору
Приложение к договору необходимо правильно оформлять, в противном случае, это чревато тем, что документ не будет иметь юридической силы. Ознакомьтесь для начала с нормативами ГОСТа по оформлению приложений и постарайтесь внимательно соблюсти все нормативы. После того, как вы справитесь с работой, советую отдать документ на проверку специалистам, или сразу обратиться за помощью в специальные компании, которые занимаются подготовкой и оформление документации.
Если же решили все сделать сами, то ориентируйтесь на эту подсказку:
Как правильно написать и оформить деловое письмо.
При составлении делового письма необходимо учесть несколько ОБЩЕПРИНЯТЫХ ПРАВИЛ:
- ПОЛЯ письма должны быть достаточными, чтобы подшить документ и сделать, при необходимости, на полях заметки.
- ШРИФТ письма должен быть стандартным, например, Times New Roman , размером 12пт с одинарным межстрочным интервалом и одинаковым на протяжении всего текста.
- НУМЕРАЦИЯ страниц необходима, если письмо содержит более двух страниц и приложения. Страницы нумеруют в правом нижнем углу листа.
Деловое письмо СОСТОИТ из следующих составляющих:
Юридический адрес: 143350, г. Москва, ул. Ленина, 18
Тел. (495) 660-3734, факс (495) 660-3745
в ОАО «УралСиб» г. Москва
На № 3 от 25.01.2010
• Наименование фирмы или организации
• Юридический или физический адрес
• E-mail и адрес сайта (если имеется)
• Исходящий регистрационный номер
• Входящий номер письма, на которое дается ответ
СПРАВА, на уровне исходящего номера или чуть ниже, размещается обращение к адресату, которое содержит:
В примере приведены два варианта последовательности обращения. Если письмо направляется ДВУМ и более адресатам, то перечисляются, последовательно с интервалом, все адресаты. Не рекомендуется в одном письме обращаться более чем к ЧЕТЫРЕМ адресатам. В этом случае необходимо направить отдельные письма каждому, составив предварительно список рассылки.
С ЛЕВОЙ стороны, ниже обращения формулируется краткий ЗАГОЛОВОК письма, чтобы адресат сразу понял, о чем пойдет речь.
ПО ЦЕНТРУ листа оформляется непосредственно ОБРАЩЕНИЕ, которое может быть выделено жирным шрифтом.
По содержанию и предназначению деловое письмо может быть:
• Письмом приглашением и др.
В любом случае письмо состоит из ДВУХ частей. В ПЕРВОЙ части излагаются мотивы, которые послужили для написания письма. Во ВТОРОЙ части излагается принятое решение, просьба, предложение и тому подобное. Каждая часть начинается с НОВОГО абзаца. Для деловых писем используются унифицированные словосочетания, например:
На ваше предложение от….. сообщаем…
Рассмотрев Вашу претензию от …, УП «Галант» сообщает следующее…
Согласно Вашей просьбе…
В связи с распоряжением…
Ввиду принятых обязательств…
В связи с вышеизложенным…
Просим выслать проект договора поставки оборудования. (вторая часть)
С письмом могут высылаться дополнительные документы, расчеты и так далее.
В этом случае, после основного текста указывается, что имеются приложения и количество листов в приложении. Если приложений несколько, то имеет смысл перечислить приложения.
2. Перечень требуемого оборудования
Любое письмо подписывается должностным лицом, с указанием должности и расшифровкой подписи. Не допускается перед наименованием должности указывать «за» и другие символы. Вполне допустимо добавить «С уважением».
Директор УП «ГАЛАНТ» /подпись/ С. П. Киреев
Заканчивается деловое письмо указанием исполнителя, то есть лица, который занимается данным вопросом. В информации об исполнителе указывается ФИО, желательно полностью, и контактный телефон, можно указать должность. Информация об исполнителе печатается шрифтом на одну или две единицы МЕНЬШЕ основного.
Источники:
studfiles.net , www.classs.ru , doc-style.ru , elhow.ru , forum-profit.ru ,Следующие статьи:
- Как правильно написать работнику заявление на увольнение
- Как правильно написать расписку в получении денег за выполненную работу
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
