Как написать заявления в архив
Архив:как сделать запрос, связанный с восстановлением родственных связей и созданием родословного древа
Здравствуйте, уважаемые читатели. Поскольку тема поиска своих предков стала в последние годы популярной, многие «загорелись» желанием создать свое родословное древо, написать семейную энциклопедию или книгу жизни своего рода. Сразу скажу, что ресурсов на которых можно найти рекомендации для этой работы много, стоит всего лишь задать поиск в яндексе или гугле, типа » как составить свою родословную», » как создать родословную книгу».
Архивы: как сделать генеалогический запрос
Но сейчас коротко о том, где брать материал для родословной книги. После опроса родственников, и «шуршания» по семейным архивам, пора отправляться в архив. И самое простое дело отправиться государственный архив того областного центра в котором вы проживаете. В архиве, с хорошо отработанным алгоритмом работы с семейными историками,с вами проведут собеседование. Не пугайтесь! Это для того, чтобы определить насколько вы подготовлены к работе в архиве.
Исследователь-поисковик из меня какой? Определим степень своей готовности к работе
Совершенно очевидно, что если вы идете в архив впервые, и у вас всего-то навсего жгучее желание найти информацию о предках,то для работы в архиве подготовлены вы слабо. Кстати, к фондам вас не допустят. Только в читальный зал. Но в руки попадут исторические документы. И работать с ними надо знать как.
Не чувствуете в себе силы самостоятельно работать с архивными делами?
Сделайте генеалогический запрос, и служащие архива сами найдут нужную информацию.
Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.
Запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
На какие запросы архив должен отвечать?
Архив обязан отвечать не на все запросы, а только на такие, при написании которых выполнены определенные правила. Запрос должен содержать:
сведения о том, кто его написал – название организации или фамилию имя и отчество гражданина,
почтовый адрес, чтобы можно было ответить на ваш запрос по почте,
тему — то есть должно быть четко сформулировано, что именно вы хотите узнать, просто пересказывать историю своей семьи и высказывать желание, что вы хотели бы узнать что-нибудь еще, бесполезно, нужен конкретный вопрос,
хронологические рамки запрашиваемой информации — просить найти всех носителей вашей фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо.
На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. На остальные запросы ответить они обязаны, но иногда случаются и странные случаи — один архив, например, не мог отвечать на запросы, потому что вследствие тяжелого материального положения не имел конвертов (это совершенно реальный случай).
Архивисты меня не похвалят, но я все же дам маленький совет
После того как вы отправили запрос, имеет смысл позвонить в архив и узнать, получен ли ваш запрос, а потом звонить еще неоднократно, чтобы узнавать, как дела. Повторю, это из разряда «вредные советы», но это действительно помогает.
Сроки исполнения тематического или генеалогического запроса установят по предварительному согласованию с вами — они зависят от сложности поиска нужной информации.
Запрос пишем на имя директора архива. Строгой формы запроса нет, главное, чтобы все было написано понятно.
Не надо спешить и просить составить вам родословную, двигайтесь постепенно.
Письмо пишете такое:
Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве).
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно).
1) Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: «по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году» и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения.
2)Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого.
3)Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними – обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы.
На сайте Федерального архивного агентства еще ответы на вопросы связанные с запросами по восстановлению родственных связей и создания генеалогического древа. Читайте
Нет времени и уверенности что справитесь, наймите частного генеалога
Как можно обратиться в архив
1. Лично в приемные дни: понедельник с 9:00 до 16-30 (перерыв с 12:00 до 14:00), вторник с 9:00 до 12:00.
Получение информации о третьих лицах возможно только при предъявлении заверенной в установленном порядке доверенности.
Для получения архивных справок социально-правового характера (о стаже, заработной плате и т.д.) при себе необходимо иметь:
- трудовую книжку (или ее копию).
В случае утраты трудовой книжки рекомендуем заранее с максимальной точностью вспомнить название организации, ее подчиненность, адрес, периоды работы. При личном обращении специалист, работающий на приеме, задаст вам уточняющие вопросы, по имеющимся базам данных установит наличие в архиве фонда предприятия, учреждения, организации, интересующих заявителя и оформит запрос, который, предварительно ознакомившись, заявитель должен подписать, а также дать письменное согласие на обработку и хранение его персональных данных. Также специалист Архива сделает копию трудовой книжки по указанному заявителем предприятию с момента его приема до увольнения.
На приеме устанавливается срок исполнения запроса, в соответствии с действующим законодательством, способ получения ответа также оговаривается при приеме и фиксируется в бланке запроса (или в определенный день в Архиве или по почте).
Если документы организации, интересующей заявителя, в Архиве отсутствуют, сотрудник на приеме по имеющимся базам данных попытается установить сведения об этой организации, ее местонахождении. При полном отсутствии сведений на бланке архива оформляется ответ отрицательного характера: «документы данной организации на хранение не поступили и сведениями об их местонахождении Архив не располагает».
2. Написать письмо-заявление в произвольной форме, приложить копию листов трудовой книжки за запрашиваемый период и отправить по почте по адресу: 165302, г. Котлас, ул. Володарского, д. 119, корп. 2. Обращаем ваше внимание на то, что в заявлении необходимо максимально коротко и четко изложить суть запроса:
а) справка какого вида необходима (стаж, зарплата);
б) за какие годы:
в) название предприятия и подразделения, в котором трудился заявитель, название организации, которой подчинялось предприятие;
г) находился ли заявитель в интересующий период в отпуске без содержания;
д) для женщин, имела ли место в интересующий период трудовой деятельности, смена фамилии, нахождение в отпуске по уходу за ребенком..
3. Скачать на сайте бланк заявления, заполнить, приложить копию трудовой книжки за запрашиваемый период и отправить по почте по адресу: 165302, г. Котлас, ул. Володарского, д. 119, корп. 2.
5. Написать письмо-заявление в произвольной форме или на бланке заявления, приложить копию листов трудовой книжки за запрашиваемый период и отправить по электронной почте kotlasarchiv2012@yandex.ru.
6. Для получения архивной справки, копии или выписки тематического характера, написать письмо-заявление в произвольной форме или на бланке заявления, приложить копию титульного листа паспорта. Для архивной информации, не имеющей точных исходящих данный, приложить копии документов, которые могут помочь специалистам в поиске необходимой архивной информации. В ответ на запрос придет письмо с указанием стоимости услуги, или специалисты Архива свяжутся с вами по телефону.
Как правильно написать генеалогический запрос в архив
Как правильно написать генеалогический запрос в архив.
В данное время большинство архивов не проводят генеалогических исследований в связи с загруженностью плановыми заданиями, исполнением запросов социально-правового характера (выдачей справок о стаже, заработной плате, рассмотрением имущественных запросов физических и юридических лиц и т.д.) и большой трудоемкостью генеалогического поиска.
В связи с вышеуказанным можно порекомендовать следующее:
1. При написании запроса четко указывайте вводные данные: ФИО разыскиваемого лица, населенный пункт (место где проводилась регистрация актов о рождении, браке или смерти), максимально точный год рождения (брака или смерти).
2. Не просите много (лучше написать запрос на одного человека, точно указав все вводные данные).
3. Не пишите в запросе лишней информации, только все по существу и коротко.
Основная ошибка при написании запроса состоит в том, что большинство людей пишут следующее: «Прошу провести генеалогическое исследование моего рода по фамилии…, в справке прошу указать чем они занимались, где работали, когда родились, женились умерли, сколько детей у них было, их биографию и т.д. » — это пример запроса на который сразу же будет отрицательный ответ, либо приглашение для самостоятельного поиска в архив.
Ниже приводим пример оформления правильного запроса:
архива ________ области
Почтовый адрес (заявителя)
Прошу выдать мне архивную справку о рождении моего _____ ФИО_______.
Родился в селе ________, _____ района,_____ области в ________ году. Вероисповедание православное.
Справка необходима для семейного архива.
Почтовые и электронные адреса архивов Украины вы можете посмотреть на нашем сайте: http://beket.com.ua/poleznye_ssylki/adresa_arhivov_ukrainy/
Так же хотим обратить ваше внимание что исполнение генеалогических запросов является платной услугой любого архива. Цена за проделанную работу будет на прямую зависеть от объема просмотренного материала и количества найденной информации.
Следует заметить, что обширное генеалогическое исследование потребует серьезных денежных затрат. Не верьте, что за СМС, как показывают в рекламных роликах, возможно получить хоть какую-то стоящую информацию о ваших предках. В лучшем случае вы получите информацию энциклопедического характера о значении вашей фамилии, но не более. Этот род услуг не имеет ни чего общего с генеалогическим исследованием конкретно взятого рода.
Настоящее генеалогическое исследование- это серьезная научная работа по подборке, выявлению документов, проведению поиска нужных сведений, сопоставлению и обобщению полученных данных. Профессиональный генеалог просто обязан владеть такими научными дисциплинами как история, краеведение, антропология, этнография, архивоведение, логика, география, текстология, каллиграфия.
Разновидностей документов по которым может производится поиск в архивах очень много, но существуют общепринятые основные виды документов с которых настойчиво рекомендуем начать ваш поиск. Примеры таких документов вы можете посмотреть на нашем сайте:
Как делать запрос в архив
Обстоятельства, границы, время, деньги и работа, расстояния всегда являются явными причинами, по которым человек не может самостоятельно работать в читальном зале нужного ему архива, поэтому возникает необходимость делать разного рода запросы в эти учреждения. Они могу быть как генеалогического характера, так и для оформления пенсий, пособий и прочее.
Нас, конечно же, интересует прежде всего история семьи, поэтому в статье освещается вопрос о запросах в архив генеалогического характера.
Конечно, нужно сказать, что многие архивные учреждения на своих сайтах предлагают четко установленные бланки, поэтому необходимо поискать сначала в интернете образец запроса по нужному вам региональному, областному и другим архивам. Если же фиксированной формы нет, она может быть следующей:
Пишется обращение в форме типичного заявления и всегда на имя директора учреждения. Его фамилию, имя, отчество можно найти в свободном доступе в интернете. В правом верхнем углу пишем, например,
Директору ГАПО Евневич Т.А.
от ( фаши фамилия, имя, отчество ),
проживающей(его) по адресу ( ваш почтовый адрес )
электронная почта ( ваш адрес )
Далее текст приблизительно такого содержания: «Прошу помочь мне (ваши имя, отчество, фамилия в дательном падеже ) в генеалогическом поиске и выслать мне архивную справку о рождени (смерти, бракосочетании и т. д.) моего (моей) отца (матери, бабушки, деда, тети и так далее) с указанием его ( ее) полного имени, отчества, фамилии.»
Также необходимо сообщить, какого вероисповедания предок, в каком населенном пункте родился и дату рождения указать, сделать ссылку на какой-либо документ. Если же вы не знаете, когда и в каком конкретно населенном пункте родился пращур, то укажите, что по семейной легенде родился приблизительно тогда-то и укажите хотя бы уезд, если не знаете конкретного населенного пункта. Хотя последний факт очень осложнит ваши поиски, архив неохотно возьмется за исполнение данного запроса.
В конце запроса просите прислать вам копии имеющихся документов.
Ниже соответственно ставьте дату письма и свою подпись.
Если ответ окажется положительным, пишите уже запрос про родителей родителей того, о ком вы получили предыдущие сведения. Но учтите, что ждать ответа можно очень долго.
Надеюсь, что информация поможет тем, кто только-только начал свою деятельность на этом нелегком поприще, в свою очередь хочу пожелать всем удачи и побольше отзывчивых архивариусов!
Организуем исполнение запросов в архиве
Все права защищены. Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения статей с сайта разрешается правообладателем только с обязательной ссылкой на печатное СМИ с указанием его названия, номера и года выпуска.
Одна из основных задач каждого архива – организация использования документов, находящихся на архивном хранении. В практической деятельности довольно часто возникает необходимость составить справку на основании хранящихся документов. Сегодня мы рассмотрим организацию работы по исполнению поступающих в архив запросов.
Как правило, в архив организации поступают запросы социально-правового характера. В частности, для урегулирования вопросов пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством у людей может возникнуть необходимость подтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивным документам. Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив организации – запросы о подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастных случаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании (в учебных заведениях).
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается.
Для начала работы в архив должен поступить письменный запрос от гражданина или организации. При этом он может быть как доставлен лично, так и направлен по почте.
Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос на общих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение и наложение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации на исполнение.
Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе: Ф.И.О., адреса для ответа, подписи заявителя, оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержится необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно указать соответствующие сведения.
Если не представляется возможным подготовить запрашиваемую информацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам в архиве отсутствуют необходимые сведения и т.д.), об этом также следует письменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, куда следует обратиться для получения требующихся сведений.
Так, личное дело государственного служащего при смене места работы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результате ликвидации организации документы были переданы на хранение в государственный или муниципальный архив и др.
Поиск архивных документов для исполнения запроса
В зависимости от запрашиваемой информации исполнитель определяет круг архивных документов, которые необходимы для работы. Чаще всего основным научно-справочным аппаратом в архиве организации являются описи дел по личному составу и постоянного хранения. Очень удобно проводить поиск, когда архивные описи дел дублируются в электронном виде.
На основании описей дел исполнитель отмечает номера дел, к которым следует обратиться для исполнения запроса, проводит поиск и отбор нужных ему дел.
В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой конкретной организации архивист может выдать архивные дела для исполнения запроса в структурные подразделения (например, бухгалтерию или кадровую службу – в этом случае сам запрос останется в данном подразделении, а в архив поступит только заявка на выдачу конкретного архивного дела) или приступить к подготовке ответа самостоятельно.
Для подготовки информации по запросам о стаже работы и заработной плате полезно иметь представление о наименованиях структурных подразделений, в которых работал заявитель (переход из одного в другое, их переименование). Простейший способ получить эти сведения – изучить копию трудовой книжки. Поэтому при наличии множества таких изменений за период работы человека имеет смысл запросить данную информацию у заявителя (попросить перечислить в запросе места работы и должности или приложить к нему копию трудовой книжки). Более трудоемкий способ – изучение приказов по личному составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы человека в конкретной организации.
Если фамилия человека менялась (самый распространенный пример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилия была в запрашиваемый период.
Просмотр документов обычно начинают с последнего года работы человека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросе был указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу и увольнения).
Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделать копию (копии) соответствующих приказов по личному составу. Для подтверждения заработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при их отсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы и других выплат.
Обратите внимание! Документы, составленные непосредственно самим заявителем, в т.ч. в период работы в этой организации (например, анкета, автобиография и др.), не могут служить основанием для справки. Для подготовки ответа следует пользоваться только официальными документами организации, в установленном порядке подписанными руководством.
Подготовка информации для запроса
В результате исполнения запроса на основании изучения отобранных архивных документов подготавливают отрицательный или положительный ответ.
При большом количестве запрашиваемых сведений из архива в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном документе допускается перечислить различные ситуации и регламентировать сроки подготовки ответа. Но в любом случае этот срок не должен превышать 30 дней после регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) – не более 15 дней с момента регистрации.
Пересылка запросов по принадлежности в другие организации или архивы – 5 дней (такое часто встречается, особенно в пределах одного ведомства).
Если запрашиваемые сведения можно документально подтвердить на основании имеющихся документов в архиве, то составляют положительный ответ. Информацию подготавливают в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
Архивная справка составляется на бланке организации по установленной форме (Примеры 1, 2). Она содержит информацию о предмете запроса, при этом следует указать архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, на основании которых она составлена (в конце текста справки). Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридической силы.
Архивная справка о стаже работы
УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ КОМПЛЕКТАЦИИ № 2
Источники:
superpraktik.ru , archivkotlas.ru , beket.com.ua , toropceva.com , sekretar-info.ru ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
