Как правильно написать письмо к заказчику
Как написать деловое письмо заказчику
Деловые письма заказчикам пишутся, как правило, в тех случаях, когда невозможно исполнение взятых обязательств по договору со стороны вашей организации, когда он не перечисляет в срок денежные средства за поставленные товары и при необходимости согласования нового ассортимента. Как написать письмо заказчику, отражающее суть сложившихся взаимоотношений?
Как написать деловое письмо заказчику
Начинайте свое письмо обращением к лицу, которое представляет организацию заказчика. В данной части письма уместен оборот вежливости типа "Уважаемый Алексей Петрович", "Господин Бояров" и т.п. Если компания-заказчик не указывает для общения конкретное лицо, с которым поддерживаются отношения, тогда обращайтесь: "Уважаемые Господа".
Далее представьтесь от имени вашей организации и укажите ее наименование. Используйте только установленные деловые обороты, к примеру: "ООО "СтройКомплект" выражает свое почтение и желает дальнейшего процветания вашей фирме". Такое вступление сориентирует вашего заказчика, читая далее ваш основной текст, ему не надо ломать голову, кто является адресантом письма.
Сформулируйте причину, которая явилась поводом для письма. В каждом конкретном случае форма написания должна отражать содержание послания. Наиболее распространенным поводом для писем к заказчику является неоплата им по договору отгруженных товаров либо оказанных услуг. В подобном случае ссылайтесь на соответствующий пункт договора, подчеркните, что обязанностью заказчика является оплата счета в установленные сроки. Если по данной теме это не первое ваше послание, то апеллируйте к возможной ответственности заказчика за неисполнение своих обязательств, прописанных в пункте ХХ договора поставки. В особо серьезных случаях обратите внимание заказчика, что в случае неоплаты счета в срок вы будете вынуждены обратиться в суд.
Обязательно посылайте информацию заказчикам о вашей новой линейке товаров вашей компании, когда партнер не осведомлен об изменении ассортимента. В данном письме желательно указывать, какие бонусы сможет получить заказчик, заключая с вами новые договора поставки как постоянный клиент. В конце письма не забудьте использовать фразы типа: "Благодарим за поддержку и понимание", "Надеемся на сотрудничество в дальнейшем".
Учитывая понимание того, как написать письмо заказчику, поставьте свою подпись в конце письма. И, конечно, укажите контактную информацию -заказчик должен знать, как связаться с вашей организацией.
Письмо клиенту с предложением услуг (образцы)
Уважаемый Виктор Алексеевич,
Наша фирма активно работает на рынке строительных услуг с 2005 года. Нашим главным направлением является полный комплекс ремонтных и строительных работ «под ключ» в объектах как жилого, так и промышленного назначения. За время нашей деятельности мы выполнили ряд крупных заказов над отделкой, ремонтом и благоустройством ресторанов, магазинов, бизнес-центов, фабрик, торговых центов и т.д. Нашими постоянными клиентами являются такие компании как ООО «Богатырь», ТЦ «Автора», концерн «Евро» и многие другие.
Своим постоянным клиентам мы предлагаем множество услуг, среди которых хочется выделить:
- внутренние строительные работы;
- отделка фасада и укладка кровли;
- мелкие ремонтные работы.
Мы всегда прислушиваемся к требованиям клиентов и выполняем работу согласно договору.
Уважаемый Виктор Алексеевич,
Компания «Инфомир» предлагает Вам полный спектр услуг в сфере ІТ-технологий. Сотрудники нашей компании имеют соответствующую квалификацию и большой опыт работы в данной деятельности.
Своим клиентам мы предоставляем:
- разработку, тестирование, сопровождение и круглосуточную поддержку приложений и программного обеспечения;
- создание центров разработки и центров тестирования;
- ІТ-консалдинг с учетом специфики Вашего бизнеса;
- продажа, установка и дальнейшее сопровождение компьютерной техники.
Также мы выполняем любой индивидуальный вид ІТ-услуг. Для получения более подробной информации, обратитесь по телефону, указанному в реквизитах.
Уважаемый Виктор Алексеевич,
Динамично развивающаяся компания «Здравсервис» рада предложить Вам помощь в поставках современного медицинского оборудования.
Мы предлагаем Вам широкий спектр изделий медицинской техники: терапевтическое, диагностическое, акушерское, лабораторное и другое оборудование.
По городу и области доставка осуществляется за наш счет. Доставка в другие регионы производится любым удобным для Вас способом. Мы гарантируем своевременную доставку продукции и соблюдение всех условий транспортировки.
С нашими ценами и ассортиментом вы можете ознакомиться в приложенном прайс-листе. Однако хотим подчеркнуть, что стоимость нашего товара и услуг обговариваются в индивидуальном порядке.
Уважаемый Виктор Алексеевич,
Компания «Лидер» является крупнейшим дистрибьютором кухонной техники в России. Ассортимент нашей компании состоит из более 1000 наименований продукции крупнейших производителей Европы и Америки. Наша компания тщательно следит за качеством продукции и работает только с проверенными производителями.
Мы следуем девизу нашей компании – «Все в угоду клиенту!» и стараемся найти новые способы удовлетворить потребности современного покупателя. Мы всегда идем на уступки нашим покупателям и решаем возникшие вопросы в индивидуальном порядке.
Мы предоставляем кухонную технику крупнейшим организациям всех регионов России. Но, несмотря на огромную востребованность, мы всегда рады новым покупателям и готовы работать как с крупным, так и с мелким оптом.
Компания «Лидер» предлагает ряд следующих услуг:
- прием заказов любым способом;
- обработка заказов и ответы на вопросы не позже, чем через три часа после получения;
- резервирование товаров с сохранением цен, невзирая на рост курса доллара, сроком до 5-ти дней;
- отправка товара удобным клиенту способом;
- бесплатное предоставление рекламных товаров и информационных материалов;
- оперативное оповещение клиентов о поступлении нового ассортимента;
- заказ индивидуальной продукции по требованию клиента;
- бесплатные консультации клиентов об особенностях тех или иных товаров;
- гибкая система скидок;
- возможность рассрочки платежа;
- бесплатный звонок по требованию клиентов;
- широкий ассортимент качественных и востребованных товаров;
- оперативное решение текущих вопросов;
- бесплатный выезд менеджера для заключения договора.
Помимо этого, мы готовы ответит на любые Ваши вопросы, и помочь подобрать интересующий Вас товар.
Желаем Вам успеха, а Вашему бизнесу процветания.
Уважаемый Виктор Алексеевич,
Компания «Эдельвейс» занимается розничной и оптовой продажей бытовой химии из Европы в городе Москва. Наша компания присутствует на рынке более 5-ти лет. За это время мы открыли семь розничных отделов и два оптовых склада, наработали сотни благодарных клиентов и репутацию надежного партнера.
Сотрудники нашей компании оперативно реагируют на вопросы и пожелания покупателей, предоставляя всю необходимую информацию. Поскольку наша продукция состоит только из качественных товаров надежных европейских производителей, Вы без сомнения останетесь довольны покупкой.
Ознакомиться с нашей продукцией Вы можете на складе, либо же на нашем сайте. Для ознакомления Вы можете заказать бесплатный рекламный образец, который мы доставим Вам по указанному адресу.
Купленную продукцию мы доставим Вам любым удобным способом.
Став нашим постоянным клиентом, Вы сможете оплачивать продукцию в рассрочку, либо же резервировать товар сроком до одной недели.
Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:
+7 (812) 309-26-52 (Санкт-Петербург)
Как писать письма клиентам. Часть 1. Шаблоны
Мы много говорим об индивидуальном, нешаблонном подходе к работе с заказчиками. Мы внимательны к каждому, правда?
При этом, иногда использование шаблонов в письмах клиентам не только не снижает градус внимательности, но и помогает заботиться о клиентах, быть оперативными, понятными и профессиональными.
В каких случаях нужны шаблоны?
- Клиент отправил вам запрос, на который вы не можете ответить прямо сейчас. В ы заняты, или для подготовки ответа нужно дополнительное время. В этом случае уместно отправить клиенту быстрое письмо о том, что вы его увидели и услышали, и прямо сейчас занялись его вопросом.
- Клиенты часто задают вам одинаковые вопросы , на которые вы даёте примерно одинаковые ответы. Согласитесь, каждый раз заново печатать одно и то же — утомительно, неинтересно и занимает много времени.
- Вы сами часто задаёте клиентам одни и те же вопросы . Например, после заполнения брифа требуются одни и те же уточнения.
Когда я начинала райтерскую карьеру, у меня и брифа-то не было. И я каждому клиенту набирала с нуля подробное письмо с вопросами, а потом ещё раз — с уточнениями. Когда я сделала бриф, стало легче. Я смогла сэкономить много времени.
А когда я сделала шаблон с дополняющими вопросами и просто стала вставлять в письмо нужные — вот тут я вздохнула свободно! Времени на переписку с клиентами стало уходить гораздо меньше.
Сколько нужно шаблонов?
Столько, сколько бывает стандартных повторяющихся ситуаций в письмах клиентам.
Например, в вашей переписке часто встречаются:
- запрос с сайта с просьбой связаться;
- запрос с просьбой рассчитать заказ;
- письмо от недовольного клиента (надеюсь, таких будет как можно меньше);
- письма с конкретными вопросами (ну, навскидку — о ценах на опт, о сроках, о дополнительных услугах, о возможности работы с определёнными темами, о скидках);
- и так далее.
Ровно столько же писем-шаблонов можно сделать.
Выделите один раз время, напишите письмо для каждого случая, и потом вы много раз будете говорить сами себе спасибо.
А почему просто не поставить автоответчик?
Если запросы приходят на вашу электронную почту, не включайте автоответчик, который будет писать всем и каждому что-то вроде «ваш запрос очень важен для нас». Автоответчик уместен, только если вы, к примеру, уехали в отпуск и в течение какого-то периода не можете зайти в почту.
Если вы онлайн ежедневно, рекомендую пользоваться шаблонами.
Клиенты задают самые разные вопросы. Автоответчик, конечно, лучше, чем по три дня просто не отвечать. Но сухое «спасибо, мы увидели ваше письмо, скоро ответим» — совсем не индивидуально, правда?
Существует и такая практика: проверять почту 1-2 раза в день, а в остальное время подключённый автоответчик сообщает об этом.
У меня нет однозначного ответа на вопрос, хорошо это или плохо. Меня такие автоответчики раздражают. Я не ожидаю, что адресат находится за компьютером круглосуточно и ответит мне мгновенно.
На мой взгляд, чтобы показать свою оперативность, можно заходить в почту чуть чаще и использовать шаблоны. А автоответчик просто отвлекает моё внимание.
Но по этому вопросу могут быть и другие мнения:)
Где хранить письма клиентам?
А как вам удобнее:
- прямо в почте в наборе черновиков;
- в отдельной папке на рабочем столе или другом видном месте;
- в гугл-документах;
- или придумайте свой вариант.
Как не запутаться при использовании шаблонов?
Обязательно ведите строгий учет, чтобы помнить:
- кому что вы отправили,
- кому что ответили,
- кто ждёт от вас каких действий.
Можно вести табличку, где вы будете всё это фиксировать.
Но есть и более простая практика: в скрытую копию добавлять свой дублирующий адрес или просто свой адрес, и настроить автоматически направление писем в отдельную папку. Так вы будете видеть все необработанные заявки и ваши ответы на них.
Наконец, как писать такие письма-шаблоны?
- Обращайтесь по имени. Вам всегда пишет живой человек. И это ведь очень просто — вместо «Здравствуйте, я получила ваш запрос» написать «Сергей, здравствуйте, я получила ваш запрос». Но почему-то это делают очень редко. Вы можете быть исключением и обращаться к вашему клиенту по имени. Это творит чудеса с лояльностью.
- Проговаривайте суть запроса в начале. Вы-то знаете, что вы отправляете шаблонный ответ на стандартный запрос. Но клиент должен видеть, что вы обращаетесь именно к нему. Поэтому обязательно дайте понять, что вы прочитали письмо и увидели, чего именно от вас хотят.
В шаблоне оставьте место на то, чтобы написать, к примеру: “Да, я работаю с темами инвестирования и онлайн-обучения, и у меня действительно есть тот опыт, о котором Вы спрашиваете. В течение рабочего дня я смогу подробнее изучить Ваш сайт и задам вам дополнительные вопросы”.
Кстати. А как писать “ВЫ” — с маленькой буквы или большой? Вообще, мы пишем “Вы” с большой буквы в личных письмах и коммерческих предложениях. Так что в переписке с клиентом уместно писать с большой.
Например, смотрите, какое письмо мне как-то пришло из Яндекса. Если Яндекс считает, что живой язык не испортит его репутацию, то и вам стоит об этом подумать:)
Человеческое письмо от Яндекс
- В конце письма резюмируйте. Особенно если письмо у вас длинное, лучше повторить его суть в одной-двух фразах и подвести некий итог. Например: “Итак, я жду Вашего ответа на эти вопросы, и тогда буду готова назвать цену” . И не забудьте поблагодарить за интерес 🙂
В качестве заключения хочу предложить вам маленькое упражнение. Представьте себе ситуацию: потенциальные клиенты часто присылают вам запрос на стоимость пакета текстов.
Здравствуйте, Анна! Увидел в интернете ваше портфолио, у меня интернет-магазин по продаже детской одежды. Сколько будет стоить написать пакет текстов на сайт?
Напишите шаблон-ответ на такое письмо. Можете разместить его в комментариях. Посмотрим, какие у кого получились варианты.
А в следующей части статьи поговорим о так называемых ситуационных письмах.
Написание правильного претензионного письма
* В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
* Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
* Позвоните на горячую линию: Москва и Область - +7(499)350-80-29 Санкт-Петербург и область - +7(812)627-15-64
Что такое претензионное письмо и для чего оно нужно?
Претензионное письмо представляет собой письменное обращение лица к своему контрагенту, содержащее в себе требование об устранении им нарушения его субъективных пра в. Претензия как бы «предупреждает», что следующим шагом может быть обращение в суд или другую инстанцию.
- ФИО отправителя, либо наименование организации, обратный адрес для связи и телефон;
Претензия пишется от руки, но лучше всего ее напечатать. Каких-либо строгих правил по ее оформлению нет, но нужно помнить, что письмо должно быть написано в официально-деловом стиле, предельно четко и понятно для контрагента. Следует избегать двусмысленных оборотов и жаргонных слов.
Образец претензионного письма к заказчику
Особенности некоторых претензионных писем
Письмо о погашении задолженности
В данном письме должна быть указана конкретная сумма задолженности, срок ее оплаты, а также предусмотренные пени и штрафы. Если договором не предусмотрены проценты, заемщик тем не менее имеет право требовать уплату вознаграждение за пользование его деньгами, согласно ст.395 ГК.
Претензия к поставщику, подрядчику, или заказчику
В ней указывается, какой пункт договора он нарушил. Чаще всего нарушаются сроки выполнения работ по генеральному плану, график сдачи объектов по строительному подряду, а также разного рода задержки в оплате, либо неполное перечисление оплаты заказчиком.
Претензия по поводу качества товара
Это одна из самых востребованных разновидностей претензий.
Претензия в страховую компанию или в банк
Кредитный договор, договор страхования являются договорами присоединения, то есть клиент этих организаций не может согласовать с организацией какой-то пункт договора, он либо соглашается на это, либо нет. Но, подписав договор, в дальнейшем незаконный пункт можно изменить или отменить.
Претензионное письмо транспортной компании
Возможны следующие нарушения со стороны транспортной компании:
- срыв поставок товара или груза;
Ответственность за конкретное нарушение будет зависеть от вида транспорта. Например, если товар доставлялся железнодорожным транспортом, за просрочку установлена пеня в размере 9% за каждый день, но не более стоимости всей услуги. Поэтому в письме нужно ссылаться не на общие нормы Гражданского кодекса, а на договор и пункты специализированных актов — Воздушного кодекса, Устав железнодорожного транспорта и т.д.
Ответ на претензионное письмо: что в нем написать?
Отвечать на претензионные письма нужно всегда, потому что, во-первых, так соблюдается деловой этикет, во-вторых, если претензия останется без ответа, сторона, направившая письмо, может расценить это как руководство к более серьезным мерам. В ответе нужно указать:
- Информацию, когда претензия поступила к лицу и что она принята к рассмотрению;
Всем организациям, а также частным лицам, намеревающимся предъявить претензию, нужно знать, что:
- текст претензии должен быть ясным и понятным для контрагента;
Составить претензию гораздо легче, чем исковое заявление, но это не значит, что к ее написанию нужно отнестись легкомысленно. С помощью грамотного претензионного письма можно в короткие сроки восстановить свое нарушенное право.
Как проектировщику правильно написать письмо заказчику?
Как проектировщику правильно написать письмо заказчику?
Деловая переписка – это одна из важнейших составляющих организации процесса проектирования. Базовые документы, на которые опирается руководитель проекта в своей работе – это контракт, график выполнения работ, задание на проектирование и исходные данные. Однако, процесс разработки проекта столь сложен, что заранее отразить все его нюансы в задании, на стадии заключения договора не представляется возможным. В связи с этим в ходе проектирования появляется необходимость в уточнении информации, согласовании технических решений, подтверждении наиболее важных данных и так далее.
Практика показывает, что любой разговор с заказчиком, имеющий отношение к объекту проектирования, должен сопровождаться официальным письмом, с датой, номером и подписью. Современные коммуникационные технологии вносят в процесс переписки свои коррективы: сегодня отправка бумажного письма почтой – это, скорее, исключение. Однако, чем ближе мы будем придерживаться канонов делопроизводства, результатом которого является солидная папка с собранной в хронологическом порядке перепиской, тем лучше.
Официальное письмо обязательно должно иметь дату и номер. Также всегда указываете тему письма
Основные причины и поводы написать письмо заказчику
Опытные ГИПы и руководители проектов говорят: чем больше бумаги – тем чище ж**а. Звучит не красиво, но отражает суть взаимоотношений с заказчиком правильно. Любое техническое решение, принятое без участия клиента или оговоренное с ним только устно, может обернуться проблемой в будущем.
Во-первых, представитель заказчика может забыть об устном разговоре (или сделать вид, что забыл), а во-вторых, со стороны заказчика может смениться контактное лицо, с которым имелись договоренности. Поэтому, все обсуждения проектных решений, в обязательном порядке должны документироваться. Письма должны иметь дату, номер и подпись, и официально поступать в канцелярию Заказчика (возможно – по электронной почте, но на официальный адрес организации-заказчика).
Основными причинами, по которым следует написать письмо заказчику, являются следующие:
Как правильно написать письмо Заказчику: советы по оформлению
Письмо оформляется на бланке, согласно основным правилам делопроизводства: в качестве адресата указывается предприятие-заказчик, должность, фамилия и инициалы лица, уполномоченного на ведение деловой переписки. Это – официальный документ (который, в том числе, может рассматриваться судом), поэтому, он должен иметь дату, номер и быть заверен подписью уполномоченного лица (директор, главный инженер, главный инженер проекта и т.д.) Письмо, оформленное на бланке предприятия, дополнительной мокрой печати не требует. В письме обязательно должна быть указана тема: «О ходе проектирования», «Об оплате» и так далее.
Начинать письмо следует со стандартного обращения, например – «Уважаемый Игорь Петрович!» Обращение к заказчику по имени и отчеству – это важно. Если вы готовите ответ на письмо, и не располагаете данными лице, к которому обращаетесь, их необходимо выяснить (позвонить в приемную или непосредственному исполнителю письма).
В письме указывается наименование организации и лицо, которому письмо адресуется. Обращаться к адресату следует по имени и отчеству
В конце письма, под подписью обязательно указывается исполнитель и его контактные данные. Например, если материал письма, подписанного ГИПом или главным инженером, приготовлен инженером-конструктором, представитель заказчика должен иметь возможность связаться с ним напрямую, для уточнения технических деталей.
Ниже подписи необходимо указывать контакты исполнителя для возможности уточнения технических деталей
В тело письма не следует вставлять картинки и таблицы: такие материалы оформляются приложениями со своим номером и названием. В конце письма приводится перечень всех приложений с указанием их порядкового номера, названия, количества страниц и количества экземпляров.
Современные средства проверки орфографии (в том числе, встроенные в MS Word) позволяют готовить абсолютно грамотные документы. Любые орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки в деловой переписке не допустимы.
Несколько моментов, на которые следует обратить внимание проектировщику, для того, чтобы правильно написать письмо заказчику
Еще Ямамото Цунетомо в 17 веке, в своем собрании кодексов поведения самураев, сказал, что писать письмо нужно так, чтобы адресат захотел повесить его на стену, как произведение искусства. Даже если текст по большей части технический, насыщенный цифрами и данными, его будет читать живой человек.
Никому, а в особенности заказчику, не понравится, если письмо будет начинаться со слов «Ставим вас в известность…», «В очередной раз уведомляем…», даже если целью письма и является информирование или напоминание. Такие фразы следует по возможности смягчать и переносить во второй-третий абзацы.
Пример расположения смысловых блоков
Начинать письмо, в зависимости от его содержания, можно с таких вступительных фраз:
- Благодарим за приглашение к сотрудничеству…
- Настоящим свидетельствуем Вам свое почтение…
- В продолжение телефонного разговора…
- Согласно договоренности, сообщаю Вам…
- Благодарим Вас за своевременную реакцию на наше письмо №…
Основное тело письма, содержащее вопросы, описание проблем, свое видение их решения,следует излагать в четкой и лаконичной форме, без лишней информации. Желательно, чтобы все письмо вмещалось на одну страницу (это бывает далеко не всегда).
В завершении письма нужно подвести итог и четко обозначить, чего вы ждете от заказчика, обратить внимание на срочность, первостепенность определенных задач.
Последняя фраза перед подписью – также должна быть проявлением уважения: «с уважением…», «с надеждой на взаимопонимание», «с надеждой на дальнейшее сотрудничество…» и т.д.
Источники:
www.astromeridian.ru , bs-life.ru , mamawriter.ru , sb-advice.com , dwgformat.ru ,Следующие статьи:
- Как правильно написать письмо на егэ по английскому
- Как правильно написать письмо на огэ по английскому языку
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
