Как правильно написать чтобы ответили на письмо
Как написать письмо, чтобы на него ответили
Что такое эпистолярный жанр, сегодня знают немногие, однако письменные сообщения пишут ежедневно, в том числе и по электронной почте. При этом эффективность переписки оставляет желать лучшего: чтобы ваше письмо открыли, потом чтобы прочли до конца, да еще и ответили, нужно приложить некоторые усилия. К сожалению, писать письма не учат ни в школе, ни в вузе, ни на работе, а пользоваться этим навыком приходится достаточно часто.
Предлагаем десять лайфхаков написания хорошего письма.
1. Тема письма должна объяснять, почему вы его отправили. При этом, если вы отправляете резюме, то в теме письма указывайте свое имя и фамилию, а не пишите «ответ на вакансию», Responding to job post, Application for Apple job или еще что-либо в этом роде. Обычно для такой почты выделяется отдельный адрес, так что эта причина написания письма достаточно очевидна, а вот без имени и фамилии у вашего мейла будет больше шансов потеряться в общем потоке корреспонденции. Кроме того, в тему можно добавить немного саморекламы – так вы сможете выделиться из общего ряда претендентов на внимание HR-специалиста, да и любого адресата.
2. Переходите к цели письма как можно быстрее. В эпоху маленьких и очень маленьких экранов нужно учитывать, что ваше письмо, скорее всего, прочтут сначала со смартфона или с планшета, так что суть обращения, изложенная в первом абзаце, – лучший вариант, если вы хотите, чтобы вас заметили. Например, I’m writing to apply for the Junior Manager, Logistics position, as my 2 years in logistics with Wal-Mart make me a great fit for your company.
3. Списки с цифровой или буквенной нумерацией. Как и в интернет-публикациях, так и в переписке удобная организация информации приветствуется всей читающей публикой. И, конечно, использование списков характеризует вас с самой лучшей стороны, подтверждая, что вы:
- организованный человек,
- цените время собеседника,
- умеете расставлять приоритеты,
- не перегружаете письмо излишней информацией.
4. Будьте предельно точными. Логичное продолжение предыдущих двух пунктов – требование точности в определениях. Пишите только то, в чем уверены и в чем хорошо разбираетесь, и делайте это максимально кратко.
5. Используйте выделение полужирным шрифтом экономно, только чтобы выделить отдельные слова, на которые хотели бы обратить внимание.
6. Осторожнее с вложениями! Стандарт отправки резюме – файл в формате MS Word или PDF, однако мир меняется, и если у вашего адресата суровые настройки почты, то письмо с вложенным файлом может попасть в папку «спам». Хороший вариант – ссылка на резюме в Google Docs, использование облачных хранилищ, например, Dropbox.
7. Выбирайте слова покороче. Два нобелевских лауреата, Уильям Фолкнер и Эрнст Хемингуэй, иронизировали над стилем друг друга. Фолкнер: «Он никогда не использовал слова, которые заставили бы читателя обратиться к словарю». Хемингуэй: «Бедняга Фолкнер. Неужели он думает, что большие эмоции появляются от прочтения длинных слов?» Если вы не планируете карьеру писателя, не стоит соревноваться с классиками.
8. Ваш запрос должен быть ясен. Использование слов и конструкций с неопределенным значением может запутать читателя, намного лучше точно сформулировать, что вам нужно от адресата, сразу определив временные рамки и, если нужно, локацию. Так же четко описывайте свои действия и намерения.
9. Сотрите все лишние слова. После того, как вы закончили письмо, вернитесь, пожалуйста, к его началу и удалите все слова, без которых можно обойтись. Помните: сейчас ни у кого нет времени читать длинные письма. Чем короче будет ваше сообщение, тем больше шансов, что его прочтут.
10. Читайте классиков. Возможно, после всех перечисленных советов это покажется странным, но чтение переписки литературно одаренных людей поможет вам со временем выработать свой узнаваемый стиль. Естественно, читать надо на том языке, на каком вы чаще всего общаетесь по электронной почте.
Для тех, кто хочет более детально разобрать стили деловой переписки в английском языке и научиться писать идеальное письмо соискателя на хорошую должность, на платформе EDUGET есть специальный бесплатный онлайн-курс How to Ace a Job Application Letter.
Как правильно написать чтобы ответили на письмо
Как правильно писать письмо, чтобы на него ответили
Иногда люди вроде просят у меня что-то, но пишут так, как будто я им что-то должна.
(конечно, не берусь гарантировать, что на письмо такого вида ответит, скажем, ВВП, но я отвечу точно)) )
В теме письма не должно быть пусто. Там должна быть кратко указана собственно тема, то, зачем вы пишите вообще. «Резюме», «вопросы к интервью», «Публикация на…», «хочу в ваш журнал», «мои реквизиты».
Если это не еженедельная рассылка не коммерческое предложение, то тут не стоит цель придумать какой-то опупительный заголовок, который заинтересует человека и заставит его открыть письмо. Чаще всего тема нужна, чтобы потом в ворохе писем было проще найти нужное, не открывая все подряд. Ну, и чтобы письмо с пустой темой с незнакомого адреса не слили в спам, не открывая.
Это удивительно, но почему-то мало кто здоровается в письмах. Конечно, если это уже переписка и диалог, то каждое письмо с «привет» начинать необязательно. Но если это ПЕРВОЕ письмо, да ещё незнакомому человеку, да ещё по работе… В общем, вежливость никто не отменял.
А вот «привет» это будет, «добрый вечер» или «здравствуйте», на мой взгляд, уже второстепенно. Тут уж, смотря кому, кто и зачем пишет.
Конечно, в конце письма у многих стоит автоматическая подпись. Однако, если это первое письмо, всё же лучше кратко представиться в самом начале, чтобы у человека сразу появилось к вам личное отношение. В противном случае он ещё долго будет думать, что читает какую-то авторассылку и вообще не понимает, что к чему.
Я, например, подобные письма начинаю с фразы «меня зовут Елена, я представляю журнал об аксессуарах little-thing.ru».
Если человек не публиковал свои контакты в открытом доступе, то лучше сразу ему сообщить, кто его сдал)) Да и упоминание общего знакомого располагает к дружелюбному общению.
«Ваш адрес мне дал Вася Петров», «Нашла вас в инстаграме», «Увидела ваш пост в сообществе…»
Тут уже можно представить себя более конкретно и приложить ссылки на все свои сайты, работы, портфолио и всё то, что может вас положительно охарактеризовать. Нужно ведь, чтобы на письмо ответили, а значит надо показать себя в самом выгодном свете.
Когда вы представились, и всё о себе рассказали, пора переходить к сути и четко написать, что вам нужно.
Хочу фотосессию, хочу у вас учиться, хочу в ваш журнал…
Формулировки, конечно, зависят от того, что и кому вы пишете. Если письмо сильно официальное, то вместо «хочу» уместнее будет написать: «Буду Вам очень благодарна, если вы расскажете, как можно записаться на ваши курсы».
Но если на том конце ваш ровесник и вы точно знаете, что вы на одной добродушно-простой волне, то и писать можно по-человечески. По-человечески, даже лучше.
Часто с этим пунктом отлично справляется автоподпись. Мол, с уважением, Маша Иванова. Но если вам нужно какое-то конкретное действие (чтобы вам перезвонили или ответили до такого-то числа, или ещё что), то об этом обязательно стоит упомянуть.
3. Меня зовут Маргарита Сивакова, я дизайнер украшений.
4. Я искала в интернете статьи про бижутерию и нашла ваш журнал. А в нём ваш адрес и сообщение о том, что вам можно написать!
5. Я делаю украшения в технике суньтуньдай уже 100500 лет. Мои работы можно посмотреть тут тут и тут.
6. Расскажите, пожалуйста, на каких условиях вы публикуете в журнале информацию о дизайнерах?
7. Очень жду ответа! С уважением……
Мне кажется, я идеальный письмописец)) Пишите хорошие письма, друзья!
5 способов быстрее получить ответ на свои письма
Сколько раз в день вы проверяете свой e-mail? Сколько писем вы отправляете каждый день? Сколько из них идут с пометкой «важно»?! И, наконец, сколько из этих писем так и остаются без ответа? Писать «правильные» письма, на которые человек просто не может не ответить, нужно уметь. Оказывается, есть люди, которые проводят на эти темы целые семинары, и они (семинары) пользуются довольно большим спросом.
Хотите быстро получать ответы на важные письма? Есть целых 5 проверенных способа получить желаемое.
Своим опытом делится Джеймс Клиар (James Clear), основатель passivepanda.com.
1. Пишите короткие письма.
Люди любят откладывать не очень важные дела. А если к ним на почту пришло вроде как важное, но очень длинное письмо — это еще один повод отложить ответ. Сложно быстро ответить на длинное письмо. Во-первых, его надо прочесть. Во-вторых, осознать и обдумать то, что там написано. И, наконец, в-третьих, на него нужно написать вразумительный ответ. Более того, такие длинные письма могут часто содержать в себе очень много вопросов и разных тем. А это создает дополнительные трудности с выделением главной темы или вопроса, что в свою очередь снова приводит к откладыванию этого письма в долгий ящик.
На короткий e-mail гораздо проще дать короткий, вразумительный и, что самое главное, быстрый ответ. Одно письмо — одна тема или вопрос!
Если вы отправляете сотруднику много писем, в конце-концов он попросту привыкает к тому, что каждое утром в его почтовом ящике уже ждут два или три ваших письма. Ну не ответит он сейчас — как разница? Чуть позже вы пришлете ему еще одно письмо-напоминание с тем же вопросом.
Не приучайте людей к тому, что вы можете написать сколько угодно писем в любое время. Научите людей ценить ваши письма, присылая их только тогда, когда у вас есть действительно важная и ценная информация.
Всегда просите ответить на ваши письма
Звучит просто, но мы очень часто забываем это делать. Мы можем как угодно расписывать проблему в письме и даже набросать несколько возможных решений, но при этом мы часто забываем четко попросить ответить на этот e-mail. Для нас, как отправителей письма, следующий шаг — ответ на него, очевиден. Но он может быть не очевиден для получателя. Особенно если письмо прислано в разгар рабочего дня или в горячую пору ответов и всевозможных дедлайнов.
Не забывайте в конце письма всегда вежливо просить ответить на него, потому что это важно для вас и для получателя.
Начните с конкретных сроков
Еще одна причина откладывания ответов на письмо — это его не озвученная срочность или дата, до которой нужно дать ответ. Система «горячих сроков» давно прижилась у нас и как бы не затягивали выполнение задания, мы все равно знаем, что до определенного числа мы просто обязаны его выполнить. То же самое касается и писем. Укажите в первых нескольких предложениях сроки, до которых вам кровь из носу нужно получить ответ на это письмо.
Одно письмо — один получатель
Очень соблазнительно написать письмо и указать сразу несколько получателей. Многие так и делают, правда? Не покупайтесь на легкость и быстроту. Потратьте чуть больше и отошлите письмо каждому индивидуально. Вот увидите, вы получите свои ответы гораздо быстрее, чем при коллективной рассылке. Причина? Дело в том, что когда человек видит в адресной строке несколько получателей, сразу срабатывает перекладывание ответственности на кого-то из этого списка. Получатель надеется, что кто-то другой из списка ответит на поставленный вопрос. В итоге вы можете остаться совсем без ответа.
Если же вам все-таки нужно отправить сообщение группе людей, постарайтесь в письме четко задать вопрос или поставить задание каждому из перечисленных в списке. То есть получается общее сообщение с индивидуальными задачами.
Старайтесь быть предельно корректным в любых ситуациях (никто не любит грубиянов) и задавать конкретные вопросы с четкими временными рамками их выполнения.
Как написать деловое письмо ответ
Как правильно написать ответ на официальное письмо, что следует писать в ответе на служебное письмо? Такие вопросы могут возникнуть как у новичков, так и у людей со стажем, когда ответ выходит за рамки привычного.
Я уверена, что написать ответ может каждый, и в большинстве случаев это не вызовет сложностей у исполнителя.
Скорость ответа на письмо – это дань деловому этикету. Считается, что прилично давать ответ на электронное письмо в течение дня с момента получения, а оптимальное время – 2 часа.
Если по каким-то причинам вы не можете дать полноценный своевременный ответ, то отправьте сообщение в течение 2 часов с момента получения письма такого содержания:
«Благодарим Вас за письмо. Мы его получили и ознакомились с ним. Как только разберемся с вашей ситуацией – сразу отправим ответ. Скорее всего это произойдет в течение 48 часов».
Кстати, почтовые программы позволяют настроить отправку такого письма автоматически через определенное время. Так Вы отдадите дань вежливости и выиграете время на ответ.
Обязательного развернутого ответа требуют:
- письма-запросы
- претензии и жалобы
- приглашения и сопроводительные письма.
Письма о сотрудничестве и коммерческие предложения требуют ответа, но холодные предложения, если они не заинтересовали адресата могут так и остаться без ответа. Если же предложение интересно, то следует написать ответ на него
Как написать хороший ответ на письмо?
Возьмем для примера официальное письмо о сотрудничестве.
Алгоритм ответа на любое письмо на примере ответа на официальное письмо о сотрудничестве.
Обратитесь к адресату, используя информацию пришедшего письма.
Здравствуйте, Сергей Сергеевич!
Благодарю Вас за [за интересное предложение о сотрудничестве]. Мы ознакомились с Вашим предложением, но хотели бы уточнить некоторые детали.
Если я правильно понимаю, Вы хотите, чтобы каждый вторник сотрудники нашего фонда приезжали в разные учебные заведения района Бибирево г. Москвы с воспитательными беседами для школьниками.
- Укажите источник, на который ссылаетесь, отвечая на письмо
Согласно плану мероприятий на 2015 год в Московской области наши сотрудники смогут осуществлять беседы только по средам. Однако волонтеры нашего фонда могут делать это в любой день.
Если в письме есть вопрос, то дайте на него ответ
- Напишите свое пожелание или просьбу к адресату, касаемо данного вопроса.
Свяжитесь, пожалуйста, с нашим менеджером по телефону 30 марта по телефону ХХХХХХХ до 12.00, чтобы уточнить детали сотрудничества.
С уважением, Иван Иванович.
Конечно же, каждое письмо индивидуально, и говорить об универсальном алгоритме ответа не стоило бы. Но отвечая на письмо важно помнить, что Ваш ответ должен быть написан так, чтобы у адресата не возникало сомнений, что письмо адресовано ему, а не кому-то другому.
Воздерживайтесь от шаблонных ответов, а если пользуетесь ими, то хотя бы убедитесь в том что шаблон отвечает на вопрос.
Помните, что письмо должно быть исчерпывающим и побуждать к определенным действиям.
Если у Вас возникают сложности при написании ответов, Вы можете задать вопрос консультанту или заказать письмо. Опытный специалист поможет Вам подготовить ответ на любое сложное письмо.
putin_2
Не зависимо от содержания, стиль делового письма должен носить доброжелательный, партнерский характер, в котором бы сочетались природные этические нормы человеческих отношений и интересы дела, не подчеркивались значимость своего собственного служебного положения.
Всю корреспонденцию можно разделить на:
Формальные письма - подготовленные от имени предприятия, фирмы другой фирме и которые носят официальный характер.
Неформальные письма - состоят после официального знакомства, после установления партнерских взаимоотношений рабочими одного уровня (например, менеджером по сбыту одной фирмы аналогичном менеджеру другой фирме) с предложением о личной встрече для обсуждения деловых вопросов, обмена информацией.
Начинать письмо следует из обращения. Проблема выбора обращения является довольно деликатным. Наиболее распространенными являются следующие обращения:
Уважаемый / а (имя и отчество)!
Уважаемый / а господин (госпожа) . !
Уважаемые господа (коллеги)!
Глибокошановний (имя и отчество)!
В современной деловой переписке принято указывать звание адресата или указывать на его профессию.
Высокопоставленный господин министр!
Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!
Достопочтенный господин ректор!
Не следует забывать о том, что в украинском языке обращения употребляют в форме звательном падежа. Отсутствие обращения может быть истолковано как оскорбление адресата и нарушение этикета деловой переписки.
Очень важно тщательно обдумать начальную фразу письма, от которой может многое зависеть, ведь именно он должен убедить адресата в правомерности написания письма. Если это письмо-ответ на запрос, на приглашение, письмо-благодарность, то уже в первом же предложении будет уместным вежливо выразить благодарность.
Выражаем свою искреннюю благодарность за .
Спасибо за письмо с советами и рекомендациями по ..
Прежде всего позвольте поблагодарить Вас за .
Это письмо - проявление нашей благодарности за .
Примите нашу искреннюю (искреннюю) благодарность за .
Мы искренне благодарны Вам за то, что Вы .
Позвольте выразить свою благодарность .
Мы благодарны Вам за приглашение .
Спасибо за предоставленную возможность .
В письмо-подтверждение стоит воспользоваться такими начальными фразами:
С благодарностью подтверждаем получение письма - ответы .
Официально подтверждаем свое согласие на .
В подтверждение нашей предварительной договоренности (телефонного разговора) сообщаем .
Подтверждаем получение Вашей телеграммы .
Мы получили Ваше письмо с уведомлением о . и искренне Вам благодарны.
Распространенными вступительными фразами в деловых письмах есть ссылки на предыдущее письмо, телефонный разговор, событие, встречу:
В ответ на Ваше письмо от (дата) .
Отвечая на Ваш запрос от (дата) .
В соответствии с пунктом заключенного соглашения.
Согласно контракту (договоренности) .
Ссылаясь на объявление в газете (журнале), просим Вас .
К спонсорам, клиентов, партнеров нередко приходится обращаться с просьбами. Для их оформления немало типичных высказываний:
Пожалуйста, сообщите нам о .
Будем благодарны, если Вы подтвердите свое участие в .
Обращаемся к Вам с просьбой о небольшое пожертвование в фонд .
Просим Вас срочно оплатить счета.
Прежде всего просим сообщить .
Мы были бы очень благодарны, если бы Вы могли сообщить о своем решении в ближайшее время.
Извините за дополнительные заботы, но не были бы Вы столь любезны дать подробные письменные объяснения по поводу .
Просим Вас внимательно изучить наши предложения и дать окончательный ответ.
В деловом мире по различным причинам (например, вы на несколько дней задержались с ответом, не смогли вовремя выполнить заказ, поступила жалоба от заказчиков, опоздали на встречу с клиентом) иногда возникают такие ситуации, когда нужно извиниться, попросить прощения за неприятности, которых вы были адресату. В таком случае письмо следует начинать так:
Просим извинения за досадное недоразумение, что случилось .
Искренне просим прощения за задержку с ответом.
Просим извинить нас за невозможности своевременно выполнить Ваш заказ .
Хотим извиниться за причиненные Вам лишние хлопоты.
Извините, нам очень неудобно, что .
Искренне извиняемся Вас за вчерашнее опоздание на встречу.
Просим извинения за созданные Вам не по нашей вине неудобства.
Приносим извинения за лишние волнения по поводу .
В письмах-напоминаниях, принадлежащих к психологически сложных, надо вежливо, тактично, деликатно, ненавязчиво указать на то, что срок оплаты счета истек.
Такие письма следует начать так:
Считаем своим долгом еще раз напомнить Вам о .
Извините, что снова беспокоит вас, но мы не получили никакого ответа на письмо от (дата).
Извините, но мы хотим напомнить Вам о необходимости оплаты счета за . Думаем, что это лишь недоразумение.
Нам очень неудобно, что вынуждены напоминать Вам о .
Вынуждены напомнить Вам, что до сих пор не получили от Вас оплаченного счета.
Считаем необходимым напомнить Вам .
Позвольте напомнить Вам, что .
Иногда деликатность не дает желаемых результатов, тогда следует проявить категоричность и решительность.
Это можно сделать так:
Несмотря на неоднократные напоминания и принятые меры, Ваш долг не погашен, вместо этого он продолжает расти.
Считаем необходимым предупредить Вас о своем намерении разорвать контракт.
В связи с тем, что Вы, несмотря на наше настоятельная просьба погасить задолженность, и до сих пор не прислали оплаченного чека, мы вынуждены приостановить выполнение всех Ваших заказов.
Все наши попытки заставить Вас оплатить долг были напрасными, поэтому мы подаем иск в суд.
К категории сложных писем относятся письма-отказа. Если вы не можете дать положительный ответ, то сказать "нет" следует аргументировано, корректно, доброжелательно. При условии соблюдения этих советов адресат поймет, что у вас не было другого выхода.
Сформулируйте отказ так:
Мы подробно изучили предложенный Вами проект, с сожалением сообщаем, что не имеем ни малейшей возможности .
К сожалению, мы не можем принять Вашего предложения.
Очень жаль, но мы не можем удовлетворить Вашу просьбу по некоторым причинам.
Жаль, но учитывая осложнение ситуации мы не может ¬ мо поддержать Вашего проекта.
Искренне сожалеем, однако сложившаяся ситуация, не позволяет нам .
Извините, но мы не можем согласиться на .
Выбор заключительных предложений является также очень важным и зависит прежде всего от содержания письма. Можно повторить благодарность, высказанную в начале письма, или просто поблагодарить за помощь, поскольку слово "спасибо" - наиболее часто слово каждого порядочного коммерсанта, предпринимателя, банкира, каждого делового человека.
Позвольте еще раз поблагодарить Вас .
Хотим еще раз выразить свою искреннюю признательность.
Спасибо за помощь.
Еще раз благодарим Вас и выражаем надежду, что .
Уместным и полезным конце письма есть заверение адресата как психологическое подкрепление всего высказанного в письме:
Уверяем, что Вы полностью можете рассчитывать на нашу поддержку.
Будем рады сотрудничать с Вами.
Были бы рады сотрудничать с Вами и будем ждать Вашего ответа.
Мы позвоним Вам, чтобы договориться о взаимно удобном времени для встречи.
Довольно распространенной формой конечности в деловых письмах является выражение надежды, ожидания:
Надеемся, что наше предложение заинтересует Вас.
Надеемся, что договоренность будет взаимовыгодным.
Полагаем, что в будущем сможем стать Вам пригодится.
Рассчитываем на тесное и взаимовыгодное сотрудничество.
Надеемся на установление тесных контактов между нашими учреждениями.
Надеемся получить Ваш ответ в ближайшее время.
Завершающим в письме может быть просьба:
Просим Вас внимательно ознакомиться с .
Просим Вас срочно сообщить (позвонить).
Конечно, будет вежливо, если в конце письма вы повторите извинения за беспокойство, задержку с оплатой или опоздание:
Еще раз просим прощения за причиненные неудобства.
Еще раз приносим извинения за эту досадную ошибку.
Искренне извиняемся за .
Не следует забывать о прощальную фразу. Чаще всего в письмах употребляются следующие формы:
С благодарностью и уважением .
С уважением и наилучшими пожеланиями .
Если вы хотите добиться успеха, позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо было и по содержанию, и по форме безупречным. Следует печатать письма на хорошо выполненных бланках, которые являются "визитной карточкой" вашей организации, фирмы. Дизайн и полиграфические качества - это те детали, которые будут способствовать созданию хорошего впечатления о вас и вашу деятельность. Поэтому для изготовления фирменных бланков следует использовать только высококачественную бумагу. Конверт также по дизайну должен отвечать бланковые; по размеру его необходимо подобрать так, чтобы не возникало необходимости составлять письмо больше двух раз.
Деловые письма не должны быть слишком длинными. Излагать свои соображения следует четко, по сути, лаконично.
Важным условием успеха письма есть логичность и последовательность изложения. Логическая последовательность изложения достигается за счет четкого членения текста на абзацы. Выражая мнение, следует подбирать языковые средства, соответствующие нормам литературного языка и понятные для адресата. Надо следить за тем, чтобы в письме все было уместным. Следовательно, на уровень серьезного делового общения нельзя выходить, не усвоив этикета этой сферы.
Помните золотое правило ведения деловой корреспонденции: вежливость, корректность, тактичность, аргументированность.
Источники:
www.eduget.com , delllice.livejournal.com , lifehacker.ru , pismodel-vk.ru , putin-2.livejournal.com ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
