Как правильно написать письмо производителю
Некоторые виды писем
Письма-просьбы. Количество ситуаций» дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.
Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу. »), от первого лица множественного числа («Просим. »), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит. », «Администрация просит. », «Совет трудового коллектива просит. » и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:
Наименование организации Почтовый адрес Телефон. Расчетный счет
О заключении договора
Полное товарищество в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций. на сумму около . млн руб.
В настоящее время товарищество не обеспечено сырьем и вынуждено прекратить поставки продукции для. В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из. процентного фонда о выделении товариществу. тонн сырья.
Фамилия исполнителя, номер телефона Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:
Общество с ограниченной ответственностью. убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.
Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки".*" Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле.
Директор Подпись Инициалы, фамилия
Закрытое акционерное общество не внесено в реестр предприятий-
монополистов. При поставке своей продукции фирма увеличила цену в
5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения
Название закона, номер статьи
в навязывании контрагенту невыгодных условий договора, выраженных в повышении цен и нарушении ценообразования.
Прошу рассмотреть вопрос о включении общества в реестр предприятий-монополистов и возбудить дело по признакам нарушения
Подпись Инициалы, фамилия
Анализ социально-экономической ситуации в промышленном комплексе показывает, что осуществление конверсии, структурной перестройки и перепрофилирования производства на предприятиях. сопровождается сокращением объемов выпуска продукции, частичной или полной остановкой подразделений и производств.
В связи с этим ожидается значительное сокращение численности работающих на промышленных предприятиях, Перед руководством. встает задача принятия необходимых мер по обеспечению занятости населения.
Для разработки. программы занятости населения прошу представить сведения об ожидаемом высвобождении численности работающих и возможности их использования на предприятиях в 1993 г.
Товарищество на вере при строительстве пусковых объектов агропро-ма и жилых домов города и области испытывает дефицит в арматурной стали, поставляемой фирмой.
Прошу изыскать возможность для бартерного обмена товариществу на. тонн металла. тыс. штук кирпича.
просит Вас снять налог на прибыль и добавленную стоимость с предприятий, ассоциаций, агентств, занимающихся издательской деятельностью, причислив их продукцию к товарам народного потребления.
Сэкономленные средства будут направлены исключительно на развитие производства.
Открытое акционерное общество. специализируется на выпуске ветроэлектрических агрегатов, предназначенных для преобразования энергии ветра в электрическую, которые могут быть использованы для электропитания установок различного назначения, в том числе: отопления жилых домов; горячее водоснабжение жилых домов.
Просим рассмотреть вопрос использования данных экологически чистых агрегатов в Вашей области.
В адрес. обратилось руководство производственного кооператива. с просьбой оказания помощи в проектировании и изготовлении шахтного оборудования, машин и механизмов угледобывающим предприятиям.
Учитывая важность укрепления связей предприятий. с угледобывающими районами, прошу изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов. (перечень проблем прилагается),
. свои предложения направить. в срок до.
В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания;
«Вас проверить качество изготовления станков» «выслать в наш адрес более подробную информацию по этому вопросу» «включить в план изобретений»
«сообщить данные о сроках поставки. »
«направить нам договор. »
«подтвердить по телефаксу получение документов».
Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая;
1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;
2) обоснование причины-отказа (если письмо отказ)
3) констатация отказа
Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприятия или организации;
Директору концерна ЗАО «Ятрань» Сидорову Г.И.
Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО.
и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение. согласно указа.
отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о пре
кращении деятельности или реорганизации таких предприятий прини
На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.
Фамилия исполнителя, номер телефона
Варианты текстов писем-отказов могут быть такими:
Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.
Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе. нет возможности из-за отсутствия свободных мест.
Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость фирме. рассмотрено дирекцией компании.
В соответствии с законом. Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории. и расширению не подлежит.
Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.
Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.
Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона.
Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.
В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: «Ваше предложение отклонено по следующим причинам. » «Считаем нужным сообщить Вам. » «Предлагаемые Вами сроки проведения. »
«Ваше предложение не получило поддержки».
Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, ког да содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложечным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.
Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.
Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:
Направляем заявку на. необходимых Вашему заводу в 1997 г. для. Высылаем наложенным платежом.
Возвращаем проект. на. стр. со следующими замечаниями. Предоставляю на утверждение проект плана.
Направляем протоколы испытания. Испытание показало следующие результаты.
В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем).
— Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:
Направляем подписанный с нашей стороны договор №. от. Справка о финансировании будет выслана.
Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.
Приложение: договор о. №. на 3 л. в 3 экз.
Варианты текстов договорных писем могут быть, например,
Направляем подписанный с нашей стороны договор. от. Справка о финансировании будет выслана.
Данное письмо считать неотъемлемой мастью договора.
Приложение; договор о. №. на 6 л. в 3 экз.
Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор №. от. а также. которую просим считать его неотъемлемой частью.
Направляем. экземпляра подписанного нами договора №. на поставку.
Просим. и один экземпляр договора № возвратить мам.
Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».
Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.
В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:
Письмом № 207 от 12.02.97 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия МЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 1997 г. кирпича на сумму до. млн рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.
Напоминая об этом, просим в 10-днсвный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.
Должность Подпись Инициалы, фамилия
Приведем еще несколько вариантов писем-напоминаний: .
Напоминаем, что согласно договору № Ваше предприятие должно
было закончить работы по. к 10.05.97.
Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 20.05.97. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск.
Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки составляет. Срок оплаты истекает.
Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от Вас соответствующей заявки.
Срок предоставления заявок истекает.
В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие слово- '] сочетания:
«по проекту совместного строительства Вы должны. » «в соответствии с. Вы должны. »
«Напоминаем Вам, что. »
«Ваша задолженность по оплате. составляет. » «срок предоставления условий договора истекает. »
«Несмотря на неоднократные напоминания,»
«Ваша фирма до сих пор не представила. » «мы до сих пор не получили. »
- Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.
Объем информационного письма может варьировать от размера 'обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности от-' дельных организаций.
Приведем пример текста информационного письма:
О публикации статей
В соответствии с планом изданий в 1997 г. институтом, будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более.
I/ Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться
конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адреса
ту. При официальном приглашении большого количества людей в
настоящее время используются как полностью готовые, напеча
танные типографским способом тексты-приглашения, так и тра
Письмо-приглашение на бланке может быть, например, таким:
Наименование организации Адресат
Глубокоуважаемый Александр Васильевич!
16 апреля с.г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.
Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.
Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу. Приложение: проект линии теплопередачи на 32 л, в 1 экз.
П.Н. Сергеев Л.Д. Сухов
ученого совета академии
Секретарь ученого совета
Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:
Представленные Вами ходатайства и учредительные документы о согласии на регистрацию ассоциации. рассмотрены, Ваше ходатайство отклоняется, так как нарушен порядок создания объединения государственных предприятий, определенный законом. Предлагаем Вам переработать учредительные документы и представить их в.
Администрация Октябрьского района г, Новосибирска рассмотрела учредительные документы. ходатайство о согласии на регистрацию этого предприятия и считает необходимым рекомендовать переработку пунктов 1.5, 1.9. Кроме того, в протоколе общего собрания коллектива нет результатов голосования рассматриваемого вопроса.
На основании вышеизложенного предлагаем Вам в срок до 15 мая с.г. переработать учредительные документы и проинформировать об этом.
- Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы, Приведем примеры текстов писем-разрешений;
[Наименование организации] разрешает вывоз в. строительного леса для. в количестве. в счет обязательных поставок по межобластному обмену.
[Наименование организации] рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации. [Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности.
Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Например:
Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой.
В. поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество.
Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.
Предприятия торговли вправе получить статус самостоятельного государственного предприятия с правами юридического лица.
ОДО. республиканского коммерческого центра рассмотрела письмо директора предприятия. от. и сообщает:
малому предприятию. на 1997 г. выделены два грузовика;
при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Икарус» по договорной цене . рублей.
Объединение. не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.
Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения.
[Наименование организации] рассмотрела Ваше заявление от. №. о незаконном взимании денежных средств железной дорогой за оказание различного рода услуг. Информация принята к сведению. Дело производством не возбуждается, так как нарушения Закона «О конкуренции. » не усматривается. Имеет место недобросовестное отношение к соблюдению устава железных дорог.
Возврат сумм, незаконно полученных железной дорогой. Вы имеете право требовать через арбитражный суд.
В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:
«получение документов на. »
«Ваши условия поставки оборудования. »
«С благодарностью подтверждаем. »
«получение Вашего письма от. » :
«получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению. »
«ПТ «Комкон» подтверждает. » ,,
«свой запрос о строительстве моста. » «условия поставки видеомагнитофонов. »
Письмо-рекламация (письмо-претензия) - это документ, представляющий собой письменную претензию в связи с неудовлетворительным исполнением или нарушением адресатом взятых им деловых обязательств.
Текст письма-рекламации должен во всех случаях опираться на соответствующие документальные свидетельства недобросовестности адресата (преднамеренной или допущенной им по неосторожности). В большинстве случаев таким свидетельством является акт, удостоверенный подписями должностных лиц и печатью организации-отправителя. Такой акт (второй его экземпляр или копию) целесообразно приложить к письму-рекламации (в последнем случае оно будет одновременно выполнять и функцию сопроводительного письма).
Письмо-рекламация должно содержать четкие указания относительно того, каких именно действий и в какие сроки вы ожидаете от адресата.
Обычно рекламации могут быть предъявлены в отношении:
- качества товара, например, в случае несоответствия качеству, указанному в контракте;
- сроков поставки или платежа;
- упаковки и маркировки (недоброкачественная упаковка, ошибки в маркировке);
- других условий контракта.
Рекламация предъявляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон: ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний, нормативный акт).
Конкретными требованиями стороны, предъявляющей претензию, могут быть, например:
- требование замены некачественного товара качественным;
- требование уценки товара, возврата части уплаченной суммы;
- требование допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающее количество товара;
- требование увеличения скидки с общей стоимости товара;
- требование расторжения контракта и возмещения убытков в связи с недовыполнением контракта.
Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.
Письмо-рекламация имеет стандартную стуктуру делового письма. Особенность таких писем составляют формулировки содержательной его части.
Письмо-рекламация может завершаться такими фразами, как:
- Мы надеемся на полное и своевременное удовлетворение наших претензий.
- Мы рассчитываем на Ваше понимание и готовность устранить недостатки, отраженные в рекламации.
- Мы полагаем, что наши доводы, изложенные в рекламации, оказались убедительными.
- Мы исходим из того, что наши требования являются оправданными и справедливыми.
- Мы ожидаем, что наши претензии будут восприняты Вами с пониманием.
- Мы считаем, что достаточно ясно изложили свои претензии относительно.
Эти письма предполагают обязательную реакцию адресата в виде писем-ответов . Поэтому в конце текста письма-рекламации можно в тактичной форме выразить адресату свое пожелание относительно сроков предоставления интересующей вас информации, например:
- Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своем решении.
- С нетерпением ждем Вашего письма
- Просим ответить по возможности скорее
- Просим ответить в двухнедельный срок
- Прошу отослать ответ обратной электронной почтой.
- Настоятельно просим ответить в трехдневный срок.
Составление и оформление писем
Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. Перечень некоторых видов документов приведен в приложении.
Письмо - основное средство связи юридических лиц между собой и с физическими лицами. Письмо - основа управленческих коммуникаций.
Письмо должно быть однопредметным, т.е. затрагивать один вопрос. Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разнородным вопросам, целесообразно составлять отдельное письмо по каждому из них.
Оптимальный объем текста - 1-2 страницы формата А4. При объеме текста более одной страницы рекомендуется использовать второй лист, а не оборотную сторону первого листа.
При составлении и оформлении письма используются следующие реквизиты:
- постоянные реквизиты бланка письма:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- справочные данные (07);
- код ОКПО (04);
- переменные реквизиты бланка письма:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (11) 1 ;
- адресат (14);
- заголовок (17);
- текст (19);
- отметка о наличии приложения (20) 2 ;
- подпись (21);
- отметка об исполнителе (26).
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо информирует адресата о прилагаемых к письму документах. Составлять сопроводительное письмо целесообразно только в тех случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину отправки, разъяснить сложные моменты и т.д. Формуляр (перечень необходимых реквизитов) сопроводительного письма:
- постоянные реквизиты бланка письма:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- справочные данные (07);
- код ОКПО (04);
- переменные реквизиты бланка письма:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 ) 3 ;
- адресат (14);
- заголовок (17);
- текст (19);
- отметка о наличии приложения (20) 4 ;
- подпись (21);
- отметка об исполнителе (2б) 5 .
Заголовок (17) сопроводительного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:
О материалах конференции
Об отзыве на статью
Текст (19) письма начинается с устойчивых языковых формул:
Допускается начинать текст письма фразами типа
В соответствии с предварительной договоренностью направляем (высылаем, возвращаем).
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью направляем (высылаем, возвращаем) .
Далее обязательно следует назвать прилагаемые документы.
Следующий абзац текста должен содержать обоснование причины отправки и перечисление действий, которых отправитель ждет от получателя.
Если одновременно с сопроводительным письмом направляются не текстовые документы, а, например, образцы продукции, отметка о наличии приложения (20) не оформляется. В этом случае в конце текста дается информация о прилагаемых материалах. Например:
Образцы продукции (изделие 1213 в 2 экз. и изделие 1215 в 1 экз.) прилагаются.
Пример оформления сопроводительного письма приведен в приложении.
Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Формуляр гарантийного письма:
- постоянные реквизиты бланка письма:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- справочные данные (07);
- код ОКПО (04);
- переменные реквизиты бланка письма:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (11 ) 6 ;
- адресат (14) 7 ;
- заголовок (17);
- текст (19);
- отметка о наличии приложения (20) 8 ;
- подписи лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций (21);
- печать (24) 9 ;
- отметка об исполнителе (26) 10 .
Заголовок (17) гарантийного письма отвечает на вопрос «о чем?». Например:
Об аренде автомобиля
О вывозе мусора
Об обучении сотрудника
О размещении рекламы
Текст (19) письма начинается с устойчивой языковой формулы: Просим Вас. Далее по смыслу - «оказать услугу» (однократное оплаченное действие, не оформленное договором). Слов «оказать услугу» в тексте письма быть не должно, вместо них должна быть названа сама услуга.
Просим Вас разместить рекламу нашей продукции в очередном номере журнала.
В следующем абзаце текста приводятся банковские реквизиты, независимо от того, включены они в справочные данные (07) или нет.
Возможные варианты фиксации банковских реквизитов:
Оплату гарантируем с р/с.
Оплату гарантируем. Наш р/с.
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты .
Отметка о наличии приложения (20) оформляется в том случае, если это обусловлено содержанием гарантийного письма.
Подписывают гарантийное письмо лица, имеющие право совершения финансово-хозяйственных операций (Например: директор и главный бухгалтер). Исключительная особенность гарантийного письма: подписи должностных лиц обязательно заверяются оттиском печати организации.
Пример оформления гарантийного письма приведен в приложении.
Стиль переписки государственных организаций
Стиль переписки государственных организаций используется в переписке государственных структур или (реже) в переписке коммерческих организаций с государственными инстанциями.
Особенностью стиля является изложение текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, напоминаем, высылаем и т.д.), т.к. должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. О принятых решениях сообщают либо от третьего лица единственного числа (департамент сообщает), либо в безличной форме (министерством принято решение).
Употребление языковых формул
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Например:
Сообщаем, что в период с. по.
Установлено, что в период с. по .
Сообщаем, что по состоянию на .
Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам .
Направляем Вам согласованный с .
Направляем на рассмотрение и утверждение .
Проверкой установлено, что.
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью .
Просим Вас рассмотреть вопрос .
Просим Вас изыскать возможность .
Принимая во внимание, что. просим .
В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма. Например:
Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты . (гарантийное письмо)
. в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции
. в противном случае дело будет передано в арбитражный суд (претензия).
Употребление слов в одной падежной форме
Употребление однотипных падежных форм при имени существительном («нанизывание падежей») - характерная особенность стиля. Чаще всего в текстах писем используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном. Например:
Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Управления (род. п.) делами (род. п.) Президента (род. п.) Российской Федерации (род. п.) и руководства (род. п.).
Направляем Вам проект повестки (род. п.) дня (род. п.) научно-практической конференции (род. п.).
Ограниченная сочетаемость слов
Ограниченная сочетаемость слов, используемая в стиле переписки государственных организаций, приближает словосочетания к языковым формулам.
Конструкции с отглагольным существительным
В переписке государственных организаций для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного и глагола вместо простой глагольной формы («расщепление сказуемого»). Например:
Ограниченное употребление глаголов в личной форме
Государственному стилю переписки свойственен неличный (безличный) характер изложения текста. Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица употребляются в неопределенно-личном значении. Например:
Комиссией проведена проверка.
Министерством принято решение.
Кроме того, активно используются страдательные конструкции, в отличие от форм действительного залога. Например:
Проектом предусмотрено сооружение здания . (а не: Проект предусматривает).
При построении предложений следует учитывать закономерности, характерные для синтаксиса управленческой документации. В документах наиболее распространенными являются односоставные предложения (без подлежащего) со сказуемым в качестве главного члена, с которого начинается предложение. («Просим выслать план модернизации оборудования»). В двусоставных предложениях преобладает прямой порядок слов (подлежащее предшествует сказуемому). Например:
Комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов
Из сложных предложений наиболее употребительны сложноподчиненные предложения. Место придаточного предложения в них зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет. Если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно следует непосредственно за этим словом. Например:
В работе совещания, на котором присутствовало свыше 100 человек, приняли участие.
Если придаточное относится ко всему главному предложению, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения. Например:
При условии досрочного и качественного выполнения полного объема работы, заказчик обязуется . (обстоятельства совершения действия).
Одновременно сообщаем, что в настоящее время подготовлено технико-экономическое обоснование. (поясняется основная мысль предложения).
Причастные и деепричастные обороты
Придаточные предложения рекомендуется заменять причастными и деепричастными оборотами. Причастный оборот может следовать за определяемым словом («тема, выполненная институтом») или предшествовать ему («выполненная институтом тема»). Причастный оборот не должен включать в себя определяемое существительное.
Правильно: Интерес, проявленный к выпускаемой продукции
Неправильно: Проявленный интерес к выпускаемой продукции
Место деепричастного оборота относительно свободное. Деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо - субъект действия, и ни в коем случае - с объектом.
Правильно: Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.
Неправильно: Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок.
Текст письма состоит из вступления, изложения или доказательства и заключения.
Во вступлении обосновываются причины возникновения вопроса или дается его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В изложении или доказательстве приводится аргументирующая информация: изложение фактов, описание ситуаций и т.д.
В заключении формулируется основная цель письма, приводятся выводы, предложения, просьбы, распоряжения, т.е. излагается позиция автора.
В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим.
Для удобства восприятия текст письма делится на абзацы, т.е. новая мысль начинается с красной строки.
Особенности стиля переписки коммерческих организаций
Появление стиля переписки коммерческих организаций обусловлено изменениями характера и этики взаимоотношений между ними. Партнерские отношения возможны только при условии равноправия и взаимного уважения сторон. Характерной особенностью стиля является подчеркнутая вежливость и тактичность. По этой причине активно используется сослагательное (условное) наклонение глаголов. Повелительное наклонение недопустимо. Рекомендуется избегать категоричных выражений, что достигается вводными словами: по-видимому. если возможно. и т.п.
Как правило, текст излагается от первого лица единственного числа (прошу, считаю необходимым и т.д.), т.к. акцентируется единоличная ответственность должностного лица за принятые решения.
В стиле переписки коммерческих структур ограниченно используются устойчивые языковые формулы, «нанизывание падежей» и отглагольные существительные.
Элементы текста письма: обращение, благодарность или комплимент, мотивация, аргументация, позиция автора, заключение, формула вежливости.
В зависимости от назначения письма применяются и другие схемы построения текста, в которых один из элементов может отсутствовать или их порядок может быть другим. Как правило, изложение позиции автора может предшествовать аргументирующей информации.
Текст письма начинается с обращения. В переписке негосударственных организаций составление текста письма без обращения недопустимо. Обращение рекомендуется начинать с абзаца и завершать восклицательным знаком.
Может быть использован один из четырех вариантов обращения.
1. Обращение по имени и отчеству.
Используется преимущественно в переписке с постоянным партнером. Например:
Уважаемый Иван Иванович!
2. Обращение по фамилии 11 придает письму более официальный характер. Может использоваться и в том случае, если имя и отчество адресата не известны отправителю. Перед фамилией обязательно указывается вежливое обращение только в одном из приведенных вариантов: «г-н», «г-жа», «тов.», «т.». Например:
Уважаемый г-н Иванов!
3. Обращение по должности, ученому или воинскому званию подчеркивает официальный характер переписки. Может использоваться при обращении к должностным лицам высокого ранга. Перед наименованием должности или звания обязательно указывается вежливое обращение только в одном из приведенных вариантов: «г-н», «г-жа», «товарищ», «т.».
Уважаемый г-н директор!
Уважаемый г-н профессор!
Уважаемый товарищ генерал!
Наименование должности или звания должно быть коротким (одно или два слова). Нельзя: «Уважаемый г-н начальник отдела развития и внедрения новой техники!»
Если «президент», «директор», «профессор» или «генерал» - дама, то предпочтительнее использовать обращение по фамилии или по имени и отчеству.
4. Обобщенное обращение 12 . Например:
С выражения благодарности начинается ответное письмо. Например:
Благодарю Вас за внимание, проявленное к нашей фирме и выпускаемой нами продукции.
Благодарю Вас за письмо, в котором Вы любезно проинформировали о.
Нам очень приятно, что фирма, продукция которой не нуждается в представлении, именно к нам обратилась с деловой инициативой.
С комплимента можно начинать первое инициативное письмо (предложение сотрудничества, в частности). Например:
Высокая репутация Вашей фирмы у партнеров и отзывы потребителей побудили нас именно к Вам обратиться с деловой инициативой.
Отличное качество вашей продукции известно во многих регионах России.
Наши специалисты высоко оценили новые разработки вашей лаборатории.
Сотрудничая с Вашей фирмой на выставке . мы еще раз убедились в качестве и конкурентоспособности вашей продукции.
Нам известно, что на потребительском рынке ваша продукция пользуется большим спросом.
Примеры речевых оборотов, использующихся в переписке коммерческих структур приведены ниже.
Обращаю Ваше внимание.
Считаю необходимым проинформировать Вас о том, что .
Буду Вам признателен за информацию о.
Был бы весьма благодарен, если бы Вы сообщили о .
Ваш ответ позволит нам приступить к . (действиям, предпринимаемым в интересах взаимной выгоды).
Будем признательны, если Вы найдете возможность .
К сожалению, вынужден сообщить .
К сожалению, вынужден констатировать .
Я очень огорчен данным обстоятельством и надеюсь, что Вы разъясните мне ситуацию или . свою позицию относительно .
Полагаю, Вы согласитесь, что это не лучший способ вести дела .
Это избавит нас от досадной необходимости обращаться в соответствующие государственные инстанции. (фраза следует после описания тех действий партнера, которые позволят сторонам выйти из конфликтной ситуации).
Фразы, завершающие текст письма:
Буду признателен за все замечания и предложения, которые Вы сочтете необходимым высказать в ответ на наши инициативы.
Наша фирма открыта для любых форм сотрудничества. Готовы рассмотреть альтернативные предложения, которые последуют с вашей стороны.
С уважением и надеждой на взаимовыгодное сотрудничество,
С уважением и надеждой на продолжение диалога,
С наилучшими пожеланиями,
Следует обратить особое внимание на сочетание элементов адреса (14), обращения и формул вежливости, используемых в письме.
Необходимо также отметить, что особенности стиля переписки негосударственных организаций диктуют необходимость избегать фиксации отметки о наличии приложения (20). Прилагаемые документы целесообразно упоминать в тексте письма.
Нормы делового этикета при ведении переписки
Ответное письмо должно быть адресовано лицу, подписавшему инициативное письмо, направленное в ваш адрес.
Если письмо содержит в себе отказ от предложений вашего корреспондента, то необходимо указать и обосновать его причину. Например:
К сожалению, мы уже приняли на себя аналогичные договорные обязательства, нарушать которые не в традициях нашей фирмы.
К сожалению, мы приостановили выпуск продукции в связи с модернизацией оборудования.
Отказ не должен выглядеть окончательным. Необходимо наметить варианты дальнейшего сотрудничества: определить срок, когда стороны могут вернуться к продолжению диалога; выдвинуть альтернативные предложения; запросить дополнительную (конкретную) информацию и т.д.
Примеры писем приведены в приложении.
1 Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.
2 Заполняется при необходимости.
3 Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.
4 Заполняется обязательно.
5 Заполняется в том случае, если подписывает письмо не его автор.
6 Заполняется только в том случае, если оформляемое письмо является ответным.
7 В качестве адресата в гарантийном письме указывается только руководитель организации.
8 Заполняется при необходимости.
9 Заполняется обязательно.
10 Заполняется обязательно.
11 Инициалы адресата при обращении по фамилии не указываются.
12 Обобщенное обращение допустимо только в первом инициативном письме.
Как правильно составить деловое письмо?
Для начала письма
(Типичные вступительные и заключительные фразы)
Уважаемые господа, Gentlemen:
Мы получили Ваше письмо от . We have received your letter of.
Благодарим за письмо от . Thank you for your letter of.
Ваше письмо с приложением (с указанием, просьбой о. ) рассмотрено Your letter enclosing (stating that. reguesting us to do. ) has been given proper attention
В ответ на Ваше письмо от. (дата) In response to your letter of.
В подтверждение нашего (их) телефонного разговора (состоявшихся в. ) сообщаем , что. Comfirming our (their) phone talks (held in. ) we inform you that.
Ссылаясь на наше письмо от. сообщаем, что Referring to your letter of. we inform you that.
Вновь ссылаясь на. With further reference to.
Рады сообщить Вам, что. We have pleasure in informing you that.
К сожалению, вынуждены напомнить Вам, что. We are sorry to have to remind you that.
В связи с нашим письмом от. и в подтверждение телеграммы от. In connection with (Referring to. ) our letter of. and confirmation of your cable of.
Приносим извинения за некоторую задержку с ответом на ваше письмо We offer apologies for some delay in answering your letter
Пожалуйста, примите наши извинения за. Please, accept our apologies for.
Мы с сожалением узнали из вашего письма от. что. We regret to learn from your letter of. that
К Сожалению, мы не можем удовлетворить вашу просьбу о. We are sorry we are unable to meet your reguest about.
Мы с удивлением узнали из вашего телекса. We are surprised to learn from your telex.
В дополнение к нашему письму от. Further to your letter of.
Мы вынуждены напомнить Вам, что. We have to remind your that.
Имеем удовольствие предложить Вам. We have pleasure in offering you
Вам, несомненно, известно, что. You are no doubt aware that.
Очевидно, вам известно, что. As you may know. (You may know. )
Прилагаем копию письма по поводу. We are enclosing a copy of the letter. about.
Просим принять во внимание (учесть), что. Please note that.
Связующие элементы письма (Типичные вступительные и заключительные фразы) Мы выражаем уверенность в том, что. We express confidence that.
Мы совершенно уверены. We are confident that.
Считаем необходимым (важным, целесообразным) отметить. We find it necessary (important, reasonable) to note.
Помимо вышеуказанного. Apart from the above (said, mentioned).
В дополнение к вышеуказанному. Further to the above. In addition to the above.
Мы были бы рады иметь возможность. We would welcome the opportunity.
Пользуясь возможностью напомнить, что. Taking the opportunity to remind you of.
Само собой разумеется. It goes without saying.
Обращаем Ваше внимание на тот факт, что. We want to draw your attention to the fact.
Ввиду вышеизложенного. In view of the above.
В связи с этим. In this connection.
В связи с Вашей просьбой. In connection with your request.
В связи с вышеизложенным. In connection with the above.
В противном случае, мы будем вынуждены. Otherwise we shall have to.
Что касается Вашей просьбы, (вашего заказа, Вашей претензии). As to your request (your order.your claim). Дело в том, что. The point is that.
В сложившихся обстоятельствах. Under the circumstances.
По нашему мнению. In our opinion. We believe. We think. We feel.
В соответствии с Вашей просьбой. As requested by you.
В случае задержки в поставках (в уплате) In case of delay in delivery (in payment).
Мы испытываем затруднения с. We are having dificulty in.
Необходимо признать, что. We have to admit that.
До сих пор мы не получили ответа. So far (Up till now) we have received (got) no reply.
Мы не согласны с Вашей точкой зрения по следующим причинам. We can not accept у our point of view for the following reason. В случае вашего отказа. In case of your refusal.
В случае неуплаты . Should you refuse. Should you fail to pay.
Во избежание задержки в. To avoid delay in.
В соответствии с прилагаемым контрактом. Under the contract enclosed.
Далее вы пишите. Further you write. Более того. Moreover.
Тем не менее. Nevertheless. В первую очередь. In the first place.
Фактически. Actually. In fact.
Выражения, используемые в конце письма (Типичные вступительные и заключительные фразы) Мы будем признательны за быстрый ответ Early reply will be appreciated.
Просим обращаться к нам, если вам потребуется помощь (содействие). If we can be of any assistance, please do not hesitate to contact us.
Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем Looking forward to hearing from you soon.
Просим сообщить нам, как можно скорее (в ближайшем будущем) Please, inform us in the shortest possible time (at your earliest convenience. )
По получении письма просим телеграфировать (сообщить телексом) подтверждение Upon receipt of the letter please cable (telex) your confirmation.
Мы хотели бы заверить вас. We would like to assure you.
Будем признательны за быстрое выполнение нашего заказа Prompt execution of the order will be appreciated.
Заверяем вас, что мы незамедлительно свяжемся с соответствующими организациями We assure that we shall get in touch with (contact) the organizations concerned without delay
Заверяем вас, что мы предпримем срочные меры для исправления создавшегося положения We assure you of our quick actions to correct the situation.
Ожидаем вашего согласия (одобрения, подтверждения) Looking forward to receiving your concent (approval, conformation)
Письмо предложение о сотрудничестве
Уважаемый [имя получателя], Когда мы встречались на семинаре в [место], Вы упоминали, что ваша компания собралась нанимать специалистов в области маркетинга. Я знаю человека, который бы идеально подошел для этой позиции. Мой друг [Имя] в маркетинге уже в течение [число] лет. Некоторые из его клиентов включают такие компании, как [компания], [компания] и [компания]. Он квалифицированный специалист и творческая личность. Он знает, как продать продукцию любой аудитории. Он талантлив и энергичен. Я думаю, что вам стоит найти время, чтобы переговорить с ним. Я упоминал о возможной вакансии, и он был очень заинтересован. Пожалуйста, позвоните [Имя] по телефону [номер]. С уважение, [Ваше имя]
Уважаемый [имя получателя], Мы недавно завершили один проект с [Имя] и я был очень впечатлен его работой. [Имя] - очень талантливый графический дизайнер, работающий по фрилансу (удаленной работе). Он недавно помог нам создать образ для нашего нового логотипа, который превзошел все мои ожидания. Он - одаренный дизайнер, работающий по вполне приемлемым ценам. Если вам когда-нибудь потребуется дизайнер-фрилансер, настоятельно рекомендую воспользоваться услугами [Имя]. Его телефонный номер: [номер], на случай, если вы захотите с ним связаться. С уважение, [Ваше имя]
Уважаемый (-ая) [имя получателя], Компания [название организации] является одним из ведущих производителей […] на российском рынке. Расширяйте сферы своего бизнеса вместе с [название организации]. Взаимовыгодное сотрудничество с нами позволит Вам расширить линейку товаров и спектр оказываемых услуг. В своих разработках мы используем самые новейшие технологии, что позволит Вам выйти на новые рынки, получить новых клиентов и интересные контракты. Начните использовать в своих проектах успешные, проверенные временем продукты для решения широкого спектра задач. Ознакомиться с предложением для бизнес-партнеров можно на сайте [адрес сайта]. С уважением, [Ваше имя]
Уважаемый (-ая) [имя получателя], Приглашаем к сотрудничеству по [сфера деятельности] юридические компании и физических лиц. При заключении договора о партнерстве Вы получаете: - специальные цены и гибкую систему скидок; - индивидуальный подход к каждому из проектов; - выгодные условия работы; - работа по экспресс-почте; - возможность бесплатного обучения Будем рады сотрудничать с Вами!
Как правильно написать письмо производителю
1. Общественную позицию адресата в соотношении с собственной;
2. Степень знакомства, характер отношений;
4. Этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе.
Уважаемый Михаил Петрович!
Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:
Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.
Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение.
Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.
Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нор мативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.
Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений.
Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
1. Участники делового общения — преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц;
2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая,
научная, техническая и др.;
4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя;
5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.
Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления инфор¬мация должна обладать определенными свойствами.
1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;
2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций;
3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо
иного использования в управленческой деятельности;
4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения — побудить адресата совершать (или не совершать)
6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость
дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку,
приводить к неоправданным потерям времени и средств.
Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка — научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.
Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:
Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лексики и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смысле. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему характеру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).
Однако нельзя считать, что официальный документ вообще лишен эмоций.
Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания документа.
Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений.
Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности - слов и выражений, несущих дополнительный смысл.
Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.
Письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержать точные даты, бесспорные факты и выводы.
Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде.
- Сообщаем, что в период с. по. ;
- Сообщаем, что по состоянию на. ;
- Направляем Вам согласованный. ;
- Просим Вас рассмотреть вопрос о.
- Проверкой установлено, что. ;
- В связи с отсутствием финансовой помощи. ;
- В связи со сложной экономической ситуацией. ;
- В соответствии с Вашим письмом. ;
- В порядке проведения совместной работы. ;
- В соответствии с протоколом. ;
- В подтверждение нашей договоренности. ;
- В целях укрепления ответственности. и т. д.
Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме вы¬ражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:
- Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты.
- Контроль за выполнением возлагается.
Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.
Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения.
Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском - двух и многосторонние сделки называют договорами; во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт», договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.
1. Лексические (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, ГУМ, Роскомзем, главбух, зав., зам., спецназ.
2. Графические - применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.
Еще одна особенность деловой речи - использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже:
- Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопле¬ия, вентиляции и санитарно-техническихустановок жилых домов и административных зданий.
- Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.
- Согласно утвержденному Президентом Российской Федерации (чему?) Перечню основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 60-й годовщины Победы в Великой Отечественной войне.
Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглагольными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением действия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвести ремонт (а не отремонтировать).
Простота изложения, преобладание простых распространенных предложений важны для письма. Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом - подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами - подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например:
- В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставной фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.
Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.
Источники:
www.bibliotekar.ru , doc-style.ru , workpaper.ru , krasnodar-shop.moy.su , www.jobmoney.ru ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
