Как правильно написать письмо в налоговую по актам сверки

» Примеры и образцы 01 мая 2024 года

Письмо о предоставлении акта сверки и нюансы его оформления

Порядок в бухгалтерии обеспечивает устойчивое положение компании, исключает финансовые риски от просроченной задолженности и неудобные вопросы со стороны налоговых органов. Акты сверок, которые подтверждают правильность расчетов с контрагентами, необходимо получать не только от хозяйствующих субъектов, но и от государственных органов. Нередко в практике организаций наблюдается отсутствие акта сверки. Это не только мешает сформировать соответствующее дело и провести плановую инвентаризацию профильной комиссией юридического лица. В ряде случаев отсутствие письменного подтверждения проверки отражения данных в учете контрагентов затрудняет истребование задолженности в судебном порядке.

Акт сверки традиционно входит в пакет документов, которые требуются для подачи иска. В последнем случае оппоненты, чувствуя приближающиеся проблемы, умышлено игнорируют необходимость отработки высланного акта сверки. Это обычная практика, вот только бухгалтерия обязательно должна сработать. Для этого специалист финансовой службы формирует письменный запрос с просьбой либо отработать документ по форме инициатора, либо вывести свои данные для проверки достоверности учета.

8 (812) 309-53-42 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Что такое письмо о предоставлении акта сверки

Обмен письменными обращениями является неотъемлемым элементом деловой этики. Будь то компания или индивидуальный предприниматель, каждый из этих субъектов, который стремится к заключению контрактов, обязан соблюдать нормы гражданского законодательства. Халатное отношение к ведению внешней переписки грозит свести на нет деловые отношения. Также низкий уровень делопроизводства влечет за собой риски при отстаивании своих прав в судебных инстанциях.

Письмо о предоставлении акт сверки, несмотря на отсутствие определенной формы, является необходимым документом. Он необходим для случаев, когда в организации по определенным контрагентам отсутствуют (не вернулись) акты сверки. Если, например, для счета-фактуры сегодня придуманы безусловные каналы доставки, то для инвентаризационных документов, не имеющих общеотраслевой формы, таких возможностей пока нет. С определенной долей уверенности можно утверждать, что именно письмо о предоставлении акта сверки может заменить последний документ в бухгалтерском деле, в том числе судебном.

Запрос на проведение сверки

Как правильно написать письмо в налоговую по актам сверки

Сущность такого документа заключается в письменной форме. Это запрос, составленный по правилам ведения делопроизводства. Письмо лучше всего оформлять на фирменном бланке организации и подписывать именно руководителем (лицом, его заменяющим по приказу).

Делается это не согласно традициям, а исключительно потому, что именно руководитель обладает правом переписки в организации. К тому же подписав такой запрос, бухгалтер лишний раз напомнит о низком состоянии дисциплины конкретных контрагентов.

Применение конкретной нормы Закона для письменных запросов зависит от двух параметров:

Суть запроса. Письмо может являться сопроводительным для уже подготовленных актов. В этом случае форма запроса и его содержание определяются исключительно нормативными документами, которыми руководствуется компания согласно своему профилю и подведомственности;
Адресат, в некоторых случаях определяет применение того или иного нормативного документа. Например, если организация обращается к налоговой инспекции или к пенсионному фонду, следует руководствоваться положениями (письмами, разъяснениями соответствующего ведомства), так как в этом случае могут применяться специально разработанные формы запросов и актов сверки соответственно.

Обязанность предоставления

Ответственность за формирование ответа на письмо о предоставлении акта сверки определяется нормативами, установленными для адресатов.

Так, у налогового органа есть такая обязанность выслать акт в течение 10 дней (по факту ответ приходит по коммуникационным каналам связи в течение суток).
Если дело касается обычного хозяйствующего субъекта, то такой обязанности у него нет. Между тем, если компания, к которой обращаются с подобным письмом, ведет делопроизводство и имеет официальный юридический адрес (за этим следит налоговая), можно направить запрос посредством заказной переписки с указанием сроков ответственности.

Как написать письмо о предоставлении АС

Сам письменный документ по сути содержит просьбу, а потому он должен быть оформлен по всем правилам.

В письме явно должны быть указаны адресат и отправитель, отражена суть обращения, соблюдены вежливость.
Не менее важны юридические реквизиты письма, — дата, подписанты и деловой стиль (официальный бланк).
Если к обращению есть приложения (акты), об этом необходимо указать в теле письма.

Скачать образец письма можно здесь.

Инструкция по составлению

Вступительная часть отводится под реквизиты. Лучше всего использовать стандартный бланк компании. Здесь же указывается, кому адресуется письмо (организация, если обращение на конкретное лицо, следует в точности написать его должность), но не куда (для этого есть место на конверте);
Сопроводительная часть предназначена для отражения подробных пожеланий заявителя. Согласно правилам делового этикета, обращение происходит на «вы» и «вам». Лучше всего в своей просьбе сослаться на конкретный пункт договора, согласно которому предусматривается проведение сверки;
Заключительная часть обычно содержит сроки возврата или ответа на запрос, а также реквизиты подписантов.

Указанный параметр уместен в трех случаях:

Если предусмотрен учетной политикой предприятия, инициирующего запрос;
Период предоставления заранее согласован хозяйствующими субъектами и отражен в договоре;
Четко регламентирован отраслевыми нормативами;

В остальных случаях срок предоставления носит более рекомендательный характер, за исключением случаев, когда письмо составляется на основании запроса проверяющего органа (реквизиты прописываются в обращении).

Образец сопроводительного письма к акту сверки

На сегодняшний день существует единственный стандарт по оформлению писем любого назначения — ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Как правило, вся корреспонденция составляется на официальном бланке организации. Если таковой отсутствует, заменить его может либо угловой штамп, либо упоминание названия и индивидуальных реквизитов организации в тексте сопроводительного письма.

Ранее мы писали о том, как правильно составить сопроводительное письмо, а также приводили образец сопроводительного письма к контракту. В этой статье поговорим о сопровождении к акту сверки.

Требования к содержанию

Схема сопроводительного письма в случае отправки актов взаиморасчетов не отличается от любого другого сопровождения:

Реквизиты отправителя.
Реквизиты получателя.
Дата и номер обращения.
Содержание.
Приложение.
Подписи.
Контакты того, кто направляет акт сверки.

Реквизиты отправителя чаще всего указаны в шапке бланка. К ним относятся наименование, ИНН, КПП, адрес. Дополнительная информация (ОГРН, банковские счета и пр.) указывается по желанию.

Реквизиты получателя указываются в верхнем правом углу. Обязательно приводится наименование получателя. ИНН, адрес, должность получателя и иная дополнительная информация не являются обязательными, но помогают быстрее доставить пакет до нужного человека. С точки зрения принципов деловой переписки, направляя акт сверки, рекомендуется указывать получателем руководителя. Если его имя неизвестно, указывается только должность.

Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».

Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.

Суть сопровождения — в том числе зафиксировать, какая именно документация направлена. Поэтому опись (или приложение) играет очень важную роль. Необходимо конкретизировать каждую отправляемую бумагу, указать все реквизиты, чтобы не возникало разночтений и подлогов. Каждый элемент приложения указывается в отдельной строке, нумеруется арабскими цифрами. Для проверки комплектности, уточняется количество листов каждого элемента. Список по приложению может быть подытожен общим количеством бумаг и листов.

Подписи и контактная информация

Достоверность информации подтверждается подписями должностных лиц. Если по правилам делопроизводства полномочия подписывать такие бумаги переданы какому-то сотруднику, будьте готовы предоставить партнеру подтверждающие документы. Однако помните, что если акт сверки и сопроводительное письмо подписаны не руководителем, то при рассмотрении претензий в суде эти их отклонят.

Контакты ответственного лица указываются для удобства технической работы. Чаще всего это сотрудник, ответственный за участок работы или конкретный проект. Укажите его имя, телефон и адрес электронной почты.

Порядок обмена документами

Обменяться документами можно лично, с курьером, по почте или в электронном виде.

При личной доставке необходимо обязательно проставить отметку на копии сопровождения, чтобы подтвердить факт и дату передачи. Это может быть крайне важно при судебных разбирательствах.

При отправке почтой для подтверждения факта отправления и состава приложения рекомендуется оформлять опись вложения. В противном случае в суде пакет могут не принять к рассмотрению.

При передаче в электронном виде рекомендуем не забывать о необходимости заключить соглашение с партнером об электронном документообороте и оформить электронно-цифровую подпись. Без ЭЦП, даже при указании электронных адресов в договоре, обмен документацией будет носить только технический характер и не примется в качестве доказательства в суде.

Пишем сопроводительное письмо к акту сверки

Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов — это документ деловой этики. Письмо не является обязательным документом и не имеет установленной формы, однако его наличие является хорошим тоном, способствует формированию положительного имиджа компании и определяет ответственное лицо со стороны контрагента.

Акт сверки взаиморасчетов — это документ, фиксирующий состояние расчетов между сторонами, подписавшими документ на определенную дату. Взаиморасчеты могут быть отражены как по отдельному договору, так и по заключенным с контрагентом договорам.

Для чего нужен образец сопроводительного письма к акту сверки взаиморасчетов

В большинстве случаев акты сверок формируются в бухгалтерии, нередко бухгалтерия их и отправляет контрагенту. Отправкой могут заниматься и другие работники, например секретарь, курьер, администратор, но почти всегда это исполнитель, не участвующий непосредственно в выстраивании деловых взаимоотношений с контрагентами.

Исполнитель может направить контрагенту акт сверки взаиморасчетов и без сопроводительного письма. Это возможно, но только в том случае, если уточнение взаимозачетов является постоянным элементом согласованного документооборота.

Если же взаиморасчеты проверяются по инициативе одной из сторон, то вторая сторона должна понимать причину запроса и знать срок возврата документа, поэтому направить «сопроводиловку», как иногда его называют, будет очень уместно.

Кроме того, в нем указывается адресат, таким образом неформально определяется ответственное лицо контрагента.

Поручить его составление исполнителю, занимающемуся непосредственно отправкой деловой корреспонденции, — плохая идея, поскольку в таком случае имидж компании станет заложником грамотности, воспитанности и образованности рядового исполнителя.

Лучше всего, если образец сопроводительного письма к акту сверки будет разработан в организации, тогда работники смогут использовать утвержденную форму.

В нем можно указать предпочтительный способ получения ответа ( почтовым отправлением, на электронный адрес, курьером).

Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Текст может быть примерно следующий.

Для составления необходимо знать:

должностное лицо в компании контрагента, которое имеет соответствующие полномочия;
актуальные реквизиты компании-адресата;
актуальные реквизиты собственной компании;
причину проведения проверки.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Удобно разработать отдельный образец сопроводительного письма к контракту с каждой организацией, с которой существуют договорные отношения.

В таком случае организация должна назначить лицо, отвечающее за актуальность реквизитов и должностных лиц контрагентов. Форма документа утверждается приказом, электронная форма должна быть доступна исполнителям.

Как направить в электронном виде

Компании необходимо решить вопрос возможности отправки корреспонденции в электронном формате.

При отправке документа по электронной почте есть два варианта его направления:

вложением сканированного документа с подписями уполномоченных лиц;
копированием образца в тело электронного письма.

Второй вариант допустим в случаях, когда акты сверки направляются в рамках согласованного компаниями документооборота. Обычно такой обмен осуществляется между бухгалтерами организаций и несет функцию контроля документооборота.

Перед годовым отчетом подписание актов сверок является обязательным, и уместнее направить сопроводительное письмо, подписанное руководителем организации, вложением (как в первом варианте).

Как провести сверку с налоговой инспекцией

Знать о своем состоянии расчетов с бюджетом важно. Например, Вам нужна справка об отсутствии задолженности и Вы уверены, что чисты перед бюджетом. Но, запросив эту справку в инспекции, Вы узнаете, что у Вас якобы есть задолженность, и, следовательно, ни о какой справке не может быть и речи. Вот чтобы не было подобных неприятных сюрпризов, периодически нужно сверяться с ИФНС.

Как известно, театр начинается с вешалки, а сверка — с Вашего письма в ИФНС.

крупнейший налогоплательщик для данной инспекции (сверка проводится ежеквартально);

переходите в другую ИФНС;

по инициативе налогоплательщика.

В этом письме укажите период, за который Вы хотите свериться. Он ничем не ограничен, но чаще всего налоговики согласны проводить сверку лишь за последние 3 года. Унифицированной формы запроса на проведение сверки нет. Его можно составить следующим образом.

Образец запроса на проведение сверки с ИФНС

от ООО «Компьютерный маг»,

ИНН 7717554912 / КПП 772001001,

107065, г. Москва, ул. Уссурийская, д. 1

Запрос о проведении сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам

В соответствии с подп. 5.1 п. 1 ст. 21 и подп. 11 п. 1 ст. 32 НК РФ прошу провести сверку расчетов по всем налогам и сборам за период с 01.01.2016 по 30.06.2016.

Генеральный директор ООО «Компьютерный маг»

О.Е. Стриженов

Письмо лучше сдать в инспекцию с нарочным — так Вы ускорите начало сверки. Кроме того, у Вас будет «живой» штамп инспекции и Вы будете точно знать, с какого дня начнет исчисляться срок для проведения сверки. И бухгалтеру нужно иметь доверенность на право представления организации (предпринимателя).

В некоторых инспекциях не требуют подачи письменного запроса на проведение сверки. Достаточно просто позвонить инспектору в отдел по работе с налогоплательщиками и записаться на сверку. Но тогда у Вас не будет документального подтверждения того, в какой день началась сверка, а соответственно, Вы не сможете предъявить инспектору претензии по поводу нарушения сроков ее проведения.

После проведения сверки налогоплательщик получает краткий акт о ее проведении.

Если же ему требуется не только акт, но и справка об отсутствии задолженности перед бюджетом, следует подать в налоговую инспекцию еще одно заявление с указанием нужной справки.

Начальнику ИФНС России № 18 по г. Москве

от ООО «Компьютерный маг»,

ИНН 7717554912 / КПП 772001001,

107065, г. Москва, ул. Уссурийская, д. 1

ООО «Компьютерный маг» просит на основании проведенной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам за период с 01.01.2016 по 30.06.2016 выдать справку об отсутствии задолженности по состоянию на 01.07.2016.

Генеральный директор ООО «Компьютерный маг»

О.Е. Стриженов

Заявления о проведении сверки и о выдаче справки об отсутствии задолженности нужно подавать одновременно. Поскольку для подготовки справки о состоянии расчетов налогоплательщика по налогам, сборам и взносам Регламент предусматривает 10 рабочих дней со дня получения заявления, если оно представляется лично или через представителя, и 12 рабочих дней со дня получения заявления по почте (п. 3.5.4 Регламента).

Если заявление подается лично, то по просьбе налогоплательщика (или его представителя) должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками должно проставить на втором экземпляре документа отметку о дате его принятия.

Когда между данными налогового органа и налогоплательщика нет расхождений, установлен срок проведения сверки не более 10 рабочих дней (п. 3.1.2 Регламента), при этом краткий акт сверки расчетов (титульный лист и раздел 1) инспекция должна составить уже через 5 рабочих дней после получения заявления (п. 3.4.3).

Данный документ подтверждает факт проведения сверки и составляется должностным лицом отдела работы с налогоплательщиками по форме, утвержденной приказом ФНС России от 20.08.2007 № ММ-3-25/494@. Первый экземпляр подготовленного акта сверки с подписью должностного лица отдела работы с налогоплательщиками в течение 3 рабочих дней вручается налогоплательщику лично или отправляется по почте. Налогоплательщик или его уполномоченный представитель должен поставить на втором экземпляре акта свою подпись и дату получения.

Когда в ходе сверки обнаруживаются расхождения, срок ее проведения продлевается до 15 рабочих дней (п. 3.1.2 Регламента).

Расхождения фиксируются с разъяснением причин в развернутом акте сверки (титульный лист и раздел 2), составленном в полной форме.

Если ошибку допустил сам налогоплательщик, ему предлагается внести соответствующие исправления в ходе проведения сверки.

Если же ошибку допустила инспекция, она должна в течение 5 дней исправить ее и после этого в течение 3 дней отправить налогоплательщику сведения о проделанной работе.

После получения последней служебной записки об исправлениях инспекция готовит и подписывает краткий акт сверки: на это отводится 3 рабочих дня.

Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается налогоплательщику.

Виртуальная сверка (в электронном виде).

Взаимодействие налогоплательщика с налоговыми органами может осуществляться непосредственно и через операторов связи.

В процессе электронного документооборота стороны обмениваются такими документами, как:

информационное сообщение о доверенности;

квитанция о приеме;

уведомление об отказе в приеме;

ответ на запрос и т. п.

По запросу налогоплательщиков налоговые органы предоставляют в электронном виде следующую информацию:

справку о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам;

выписку операций по расчетам с бюджетом;

перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году;

акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам по форме.

Важно отметить, что акт сверки, предоставляемый в электронном виде, состоит только из титульного листа и раздела 2 акта по выбранному виду налога из заданного списка.

Напомним, что при формировании акта сверки в бумажном виде акт состоит из титульного листа и двух разделов.

Первый раздел (краткая форма акта) содержит итоговые данные по налогу (пеням, штрафам, процентам) на дату сверки.

Второй раздел (полная форма) представлен в развернутом виде, содержащем данные о расчетах и сальдовых остатках за сверяемый период.

Состав формируемого акта сверки в бумажном виде различается в зависимости от факта наличия разногласий в данных налогоплательщика и налогового органа:

в случае отсутствия расхождений заполняется титульный лист и раздел 1;

при наличии расхождений титульный лист и раздел 1 дополняются разделом 2.

Пошаговый алгоритм при направлении в инспекцию запроса в электронном виде.

Налогоплательщик формирует запрос в налоговый орган на получение акта сверки и подписывает его своей ЭЦП. При этом формируется транспортный контейнер с запросом, который направляется через оператора связи или непосредственно в налоговый орган, запрос сохраняется.

обрабатывает полученный от налогоплательщика запрос в течение 2 часов;

обеспечивает передачу данных в налоговый орган;

направляет налогоплательщику “Подтверждение оператора о получении запроса”.

Налогоплательщик формирует “Извещение о получении подтверждения оператора”.

проверяет правильность исполнения запроса;

направляет налогоплательщику “Извещение о получении запроса”;

направляет “Квитанцию о приеме запроса”.

Налогоплательщик отправляет в налоговый орган “Извещение о получении Квитанции о приеме”.

Налоговый орган формирует ответ на запрос налогоплательщика (акт сверки).

Налогоплательщик отправляет в налоговый орган “Извещение о получении ответа на запрос”. Считается, что налогоплательщик принял акт совместной сверки, если в инспекцию поступило соответствующее извещение о получении электронного документа. При этом датой принятия акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) считается дата, указанная в этом извещении.

В запросе на предоставление акта сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам обязательно указывать КБК, ОКАТО.

Для устранения расхождений налогоплательщик по-прежнему должен обращаться в инспекцию традиционным способом, с использованием бумажного документооборота. Причины расхождений в подавляющем большинстве случаев можно свести к одному – человеческому фактору, который может проявиться на любом из этапов прохождения сверки.

Вовремя не исправленные ошибки приводят к неприятным для налогоплательщика последствиям – вплоть до блокировки счетов. А если дело дойдет до суда, процесс урегулирования споров с инспекцией может растянуться на еще более длительный срок, даже если арбитражная практика положительна для налогоплательщика.

связанные с начислением налогов:

неверное заполнение налогоплательщиком разных разделов налоговой декларации;

задвоение начислений в лицевом счете налогоплательщика вследствие различных причин;

ошибки, возникающие при переходе на новые версии программного обеспечения;

при слиянии информационных баз;

ошибки в настройке программного обеспечения.

возникающие при перечислении налоговых платежей;

возникающие при расчете пеней.

При перечислении налоговых платежей налогоплательщики зачастую неправильно указывают код бюджетной классификации (КБК). Если налогоплательщик обнаруживает такую ошибку, ему следует обратиться в инспекцию с заявлением о перенесении указанной суммы платежа на соответствующий КБК. Позиция судов по этому вопросу однозначна: неправильное указание КБК в платежном поручении не свидетельствует о том, что налогоплательщик не исполнил свою обязанность по уплате налога (см. постановление ФАС Московского округа от 19.01.2010 № КА-А41/14900-09).

Также суды поддерживают налогоплательщиков, если инспекция начисляет им пени на сумму налога, не перечисленного в законодательно установленный срок из-за ошибки в указании КБК (см. постановление ФАС Центрального округа от 25.02.2010 № А68-3289/09-113/13).

Сходную позицию занимают суды в отношении неверного указания кода ОКАТО (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2010 № А27-19112/2009). Налоговый кодекс РФ не связывает факт уплаты налоговых платежей с правильностью указания налогоплательщиком кода ОКАТО в соответствующем поле назначения платежей расчетных документов на перечисление налогов на счета по учету доходов и средств бюджетов всех уровней бюджетной системы РФ.

Инновации в сверке с инспекцией

Самое важное в этой статье

Как правильно оформить документы, необходимые для проведения сверки в бумажном виде

Что изменилось после того, как у налогоплательщиков появилась возможность проводить сверку с инспекцией в электронном виде

В каком порядке устраняются расхождения, выявленные при проведении сверки с налоговым органом

Как поступать, если при перечислении налоговых платежей был неверно указан КБК

Что делать, если в платежном поручении неверно указан счет получателя налогового платежа

главный бухгалтер ООО “Фирма ВАЛЕО”

Налогоплательщикам не стоит пренебрегать своим правом на проведение сверки с инспекцией. Причины расхождений данных могут быть самыми разными, и на их выяснение порой требуется немало времени. Напомним, что справка об отсутствии задолженности нужна, например, для получения кредита в банке, прохождения процедуры лицензирования, подачи документов для участия в тендере.

Чтобы не составлять такую справку в экстренном порядке, процедуру сверки лучше проводить по своей инициативе не реже одного раза в квартал.

Сверка расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам при использовании электронного документооборота занимает гораздо меньше времени, чем традиционная сверка с использованием бумажного документооборота.

Порядок проведения сверки установлен в Регламенте организации работы с налогоплательщиками (далее – Регламент). В некоторых случаях сверка проводится обязательно (п. 3 Регламента):

• при переходе налогоплательщика из одной налоговой инспекции в другую;

• при ликвидации (реорганизации) налогоплательщика;

• по инициативе налогоплательщика.

• акт совместной сверки может передаваться налогоплательщику не только лично или по почте заказным письмом, но и передаваться в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Проводим сверку на бумаге шаг за шагом

Рассмотрим порядок проведения сверки налогоплательщика с инспекцией в случае, когда инициатором сверки является сам налогоплательщик и сверка проводится привычным способом – с использованием бумажных документов.

Сначала налогоплательщик должен направить в инспекцию заявление с просьбой провести сверку расчетов с бюджетом. Некоторые налоговые органы принимают только форму заявления, составленную согласно приложению № 1 к Временным рекомендациям по организации работы налоговых органов при проведении совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам.. Однако иногда принимаются и заявления в произвольной форме. Для того чтобы избежать отказа со стороны налогового органа в проведении сверки по формальным признакам, необходимо указать в заявлении обязательные реквизиты, такие как ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес организации, контактные телефоны исполнителя.

После проведения сверки налогоплательщик получает краткий акт о ее проведении. Если же ему требуется не только акт, но и справка об отсутствии задолженности перед бюджетом (или о состоянии расчетов с бюджетом, если факт наличия или отсутствия задолженности не принципиален), следует подать в налоговую инспекцию еще одно заявление с указанием нужной справки.

Заявления о проведении сверки и о выдаче справки об отсутствии задолженности нужно подавать одновременно, поскольку для подготовки справки о состоянии расчетов налогоплательщика по налогам, сборам и взносам Регламент также предусматривает 10 рабочих дней со дня получения заявления, если оно представляется лично или через представителя, и 12 рабочих дней со дня получения заявления по почте (п. 3.5.4 Регламента).

Если заявление подается лично, то по просьбе налогоплательщика (или его представителя) должностное лицо отдела работы с налогоплательщиками должно проставить на втором экземпляре документа отметку о дате его принятия.

Если расхождений нет

Если обнаружены расхождения

Когда в ходе сверки обнаруживаются расхождения, срок ее проведения продлевается до 15 рабочих дней (п. 3.1.2 Регламента). Расхождения фиксируются с разъяснением причин в развернутом акте сверки (титульный лист и раздел 2), составленном в полной форме.

Если ошибку допустил сам налогоплательщик, ему предлагается внести соответствующие исправления в ходе проведения сверки.

Если же ошибку допустила инспекция, она должна в течение пяти дней исправить ее и после этого в течение трех дней отправить налогоплательщику сведения о проделанной работе. После получения последней служебной записки об исправлениях инспекция готовит и подписывает краткий акт сверки: на это отводится три рабочих дня. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается налогоплательщику.

Для уточнения общих принципов организации информационного обмена в электронном виде ФНС России утвердила подробные Методические рекомендации по организации

электронного документооборота. В них содержатся как новые формы документов, необходимых для обмена информацией, так и пошаговые инструкции для налогоплательщиков, специализированных операторов связи и налоговых органов. В процессе электронного документооборота в соответствии с Методическими рекомендациями стороны обмениваются такими документами, как запрос, обращение, информационное сообщение о доверенности, квитанция о приеме, уведомление об отказе в приеме, ответ на запрос и т. п. По запросу налогоплательщиков налоговые органы предоставляют в электронном виде следующую информацию:

• выписку операций по расчетам с бюджетом;

• перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году;

• акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам по форме, утвержденной приказом ФНС России от 20.08.2007 № ММ-3-25/494@.

• при наличии расхождений титульный лист и раздел 1 дополняются разделом 2.

Электронный обмен шаг за шагом

Процесс электронного обмена начинается с формирования налогоплательщиком унифицированной формы Запроса на предоставление информации налоговым органом.

Отметим, что в запросе на предоставление акта сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам обязательно указывать КБК, ОКАТО. Рассмотрим действия налогоплательщика при направлении в инспекцию запроса в электронном виде, регламентированные Методическими рекомендациями. Представим его в виде пошагового алгоритма.

Шаг 1. Налогоплательщик формирует запрос в налоговый орган на получение акта сверки и подписывает его своей ЭЦП (п. 3.1 Методических рекомендаций). При этом формируется транспортный контейнер с запросом, который направляется через оператора связи или непосредственно в налоговый орган, запрос сохраняется.

Шаг 2. Спецоператор обрабатывает полученный от налогоплательщика запрос в течение двух часов (п. 3.3 Методических рекомендаций), обеспечивает передачу данных в налоговый орган и направляет налогоплательщику “Подтверждение оператора о получении запроса”.

Шаг 3. Налогоплательщик формирует “Извещение о получении подтверждения оператора” (п. 3.4 Методических рекомендаций).

Шаг 4. Инспекция проверяет правильность исполнения запроса и направляет налогоплательщику “Извещение о получении запроса” (п. 3.6 Методических рекомендаций) и “Квитанцию о приеме запроса” (п. 3.11 Методических рекомендаций).

В свою очередь, налогоплательщик отправляет в налоговый орган “Извещение о получении Квитанции о приеме” (п. 3.16 Методических рекомендаций).

Шаг 5. Налоговый орган формирует ответ на запрос налогоплательщика (акт сверки).

Шаг 6. Налогоплательщик отправляет в налоговый орган “Извещение о получении ответа на запрос” (п. 3.27 Методических рекомендаций). Считается, что налогоплательщик принял акт совместной сверки, если в инспекцию поступило соответствующее извещение о получении электронного документа. При этом датой принятия акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) считается дата, указанная в этом извещении (п. 10 Порядка передачи акта совместной сверки).

Доступ к просмотру лицевых счетов налогоплательщика с помощью сервиса ИОН-online позволяет оперативно контролировать состояние взаиморасчетов с налоговым органом (рис. 4). Программа позволяет налогоплательщику запросить:

• выписку операций из лицевого счета в разрезе конкретного налога и др.

Вероятно, после выхода Методических рекомендаций программный сервис ИОН-online также будет доработан.

По характеру расхождений ошибки подразделяются следующим образом:

• возникающие при перечислении налоговых платежей;

• возникающие при расчете пеней.

• задвоение начислений в лицевом счете налогоплательщика вследствие различных причин;

• ошибки, возникающие при переходе на новые версии программного обеспечения, при слиянии информационных баз;

• ошибки в настройке программного обеспечения.

Рассмотрим пример заполнения акта совместной сверки расчетов ООО “Альфа” с налоговым органом в части расчетов по НДС.

Налоговые споры, связанные с вопросами сверки расчетов налогоплательщиков с инспекциями, довольно часто рассматриваются в судах. Приведем арбитражную практику по наиболее распространенным проблемам. При перечислении налоговых платежей налогоплательщики зачастую неправильно указывают код бюджетной классификации (КБК). Если налогоплательщик обнаруживает такую ошибку, ему следует обратиться в инспекцию с заявлением о перенесении указанной суммы платежа на соответствующий КБК. Позиция судов по этому вопросу однозначна: неправильное указание КБК в платежном поручении не свидетельствует о том, что налогоплательщик не исполнил свою обязанность по уплате налога (см. постановление ФАС Московского округа от 19.01.2010 № КА-А41/14900-09).

Также суды поддерживают налогоплательщиков, если инспекция начисляет им пени на сумму налога, не перечисленного в законодательно установленный срок из-за ошибки в указании КБК (см. постановление ФАС Центрального округа от 25.02.2010 № А68-3289/09-113/13). Сходную позицию занимают суды в отношении неверного указания кода ОКАТО (см. постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2010 № А27-19112/2009). Налоговый кодекс РФ не связывает факт уплаты налоговых платежей с правильностью указания налогоплательщиком кода ОКАТО