Как правильно написать письма о предложении
Как правильно написать письмо с предложением своих услуг
Здравствуйте, мои дорогие!
Сегодня я вам расскажу как правильно написать письмо с предложением своих услуг.
Если вы предоставляете своим клиентам услуги, то наверное много времени уделяете поиску новых клиентов, ибо вам прекрасно известно, что клиенты, как правило, сами почему-то не приходят. Для того, чтобы ваши будущие партнеры смогли получить ваше имя и информацию о вашей деятельности, вы должны уметь и знать как правильно написать письмо с предложением своих услуг.
Хорошее письмо должно убедить потенциального клиента, что деловое партнерство будет взаимовыгодно обоим сторонам.
- Составьте план вашего письма. Включите основные моменты о том, чем вы занимаетесь, почему ваши услуги полезны и важны, и особенно, почему вы лучший выбор для их обслуживания. Перечислите имена тех, кому вы собираетесь отправить письмо. Конечно же, если вы знаете кого-то в компании.
- Адресуйте письмо этому конкретному человеку в компании, а не к примеру “Для тех, кого это может касаться”, или “Уважаемые дамы и господа.” Адресуйте главе организации, если это небольшая компания, или начальнику отдела крупной компании, который в будущем будет отвечать за работу с вами. Если вы не можете найти эту информацию на сайте компании, позвоните туда и спросите.
- Письмо начните простыми словами с описания сущности вашего предложения услуги. Если вы правильно выбрали свою целевую аудиторию, и ваша услуга решает проблему вашего потенциального клиента, то ваше письмо обязательно будет прочитано до конца.
- Объясните клиенту, что вы знаете о компании и почему ваши услуги могут представлять интерес для компании в настоящее время. Не вздумайте давать понять клиенту, что вы своей услугой делаете ему одолжение.
- Перечислите ваши возможности, навыки и умения. Опишите ценность ваших услуг. Расскажите о своем опыте в этой области и основных достижениях, заслугах и наградах. Если компания уже получает подобные услуги от конкурента, объясните, чем ваши услуги уникальнее по качеству или по цене. Если компания не получает услуги от конкурента, объясните, почему ваши услуги принесут пользу компании.
- В конце сообщения поблагодарите читателя за то, что он нашел время, чтобы прочитать ваше письмо и рассмотреть ваше предложение. При необходимости, объясните ему, что существуют ограничения на время, в течении которого вы будете иметь возможность предлагать свои услуги. Перечислите ваши контактные данные, и определите лучший способ связаться с вами.
Сделаем небольшие выводы:
Постепенно, выполняя шаг за шагом эти простые пункты, вы самостоятельно узнаете на практике как правильно написать письмо с предложением своих услуг.
Как написать текст коммерческого предложения
Прежде чем воспользоваться услугами организации, клиент хочет оценить ее преимущества. Каждому менеджеру по продажам приходилось слышать фразу: «Направьте нам коммерческое предложение, и мы с ним ознакомимся». Но не каждый знает, как составить коммерческое предложение грамотно и правильно, ведь первое знакомство с организацией начинается именно с прочтения этого текста.
Только представьте: ежедневно компания получает десятки и даже сотни подобных писем от различных фирм. Поэтому предложение должно иметь изюминку, которая бы заставила из огромного количества конкурентов выбрать именно вас. Это актуально, когда речь идет не только об электронной, но и об устной презентации. Чтобы телефонная или личная беседа оказалась продуктивной, рекомендуется предварительно записать ее на бумаге.
С чего начать коммерческое предложение
Человек, которому приходится читать огромное количество предложений ежедневно, сразу определяет, достойно ли письмо внимания. Поэтому первые предложения должны побудить читателя не закрыть страницу, а продолжить чтение. Массовая рассылка писем с одинаковым текстом – не лучший способ привлечь внимание. Читая подобное предложение, человек думает, что к нему оно не относится.
Получите информацию о каждой организации в отдельности. Эти знания помогут правильно составить коммерческое предложение для конкретного получателя. Несколько небольших абзацев, адаптированных под читателя, в разы увеличивают шансы на интерес с его стороны. Чтобы привлечь внимание, используйте зацепки в первой части коммерческого предложения.
Благодаря этим приемам, адресат поймет, насколько он важен. Ведь вы готовите специальное, а не массовое коммерческое предложение.
Избегайте ошибок при составлении коммерческого предложения
Предложения в начале текста должны быть максимально продуманными. В противном случае получатель просто не станет его дочитывать. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которых стоит избегать.
Многие начинают коммерческое письмо с активной рекламы своей фирмы: подробно рассказывают о себе, перечисляют все достижения, как значимые, так и не очень, добавляют фотографии команды и начальства. В большинстве случаев такое самовосхваление вызывает только раздражение. Нельзя написать коммерческое предложение и не рассказать о себе. Но пары фраз о деятельности компании будет вполне достаточно. А описанная выше информация будет уместная в заключительной части текста.
Несомненно, похвалу любят все. Но, используя речевые клише и дежурную лесть, вы только отталкиваете от себя клиентов. Вместо чрезмерного восхваления сделайте комплименты, направленные на конкретные достижения фирмы. Возможно, это интересное выступление на конференции, полезный для региона законопроект, креативная рекламная задумка и т.д.
Необоснованная критика
Некоторые фирмы бросаются в противоположную крайность и начинают активно критиковать потенциального заказчика, демонстрируя осведомленность в его проблемах. Позволяя себе нетактичные замечания в адрес, скажем, рекламной кампании или сайта фирмы, не удивляйтесь, если столкнетесь с негативной реакцией. Обоснованные заметки полезны, но даже здесь нужно знать меру. Отличное решение – похвала, после которой следуют наблюдения и конструктивные предложения по улучшению. Причем, это должна быть не общая информации, а конкретные данные.
Констатация очевидных для клиента фактов
Психологи утверждают, что каждый человек обожает говорить и слушать о себе.
Порой в ход идут шаблонные высказывания о масштабных проблемах: «на пороге кризиса», «от этого зависит судьба не только организации, но и региона», «влияние трудно переоценить». Многие уверены, что коммерческое предложение – это возможность дать клиенту понять, что без навязанных услуг он окажется если не в опасности, то на пути к банкротству точно. Подобные «страшилки» порядком надоели, поэтому вызывают лишь скептическую улыбку или негатив. В коммерческом предложении вместо агрессивных фраз лучше использовать слова сравнительного характера: удобнее, эффективней, более выгодно, менее затратное.
Основная часть или описание услуги
Если клиент перешел от вступительной части к данному пункту, значит, письмо его заинтересовало. И будет очень обидно, если основная часть предложения разочарует читателя. Информация воспринимается гораздо легче, если она лаконична и дозирована. Поэтому сделайте упор на той услуге, которую вы готовы предложить конкретной фирме. Предлагая что-то действительно масштабное, например комплекс мероприятий, поделите информацию на этапы. В каждый блок включите важные данные: о целях, задачах работ, их стоимости, сроках проведения.
Не пытайтесь демонстрировать собственную осведомленность и компетентность при помощи неизвестной клиенту профессиональной терминологии. Увидев в тексте письма незнакомые слова и сложные для восприятия фразы, клиент не станет тратить время на их расшифровку. Даже если вы предлагаете инновационные услуги, описание должно быть доступным даже для непрофессионала.
Аргументы, побуждающие воспользоваться услугой или приобрести товар, не должны превращаться для клиента в очередную шараду. Опишите преимущества фирмы так, чтобы читатель без труда смог догадаться, какую выгоду сулит сотрудничество. Хорошо, если удастся воспользоваться теми же сравнениями, которые использует сам клиент. Их можно найти в интервью, публикациях или на сайте компании.
Уделите внимание описанию особенностей и порядка рабочего процесса. Укажите предполагаемые этапы, заострив внимание на промежуточных результатах. В схеме укажите, чем конкретно будут заниматься сотрудники на каждом этапе. Не менее важно описание процесса взаимодействия с клиентом. Это различные встречи, «круглые столы», предоставление первичной информации, демонстрация результатов.
Может показаться, что эта информация является лишней и усложняет восприятие письма. Но подробное описание позволит уже на этапе прочтения текста представить весь процесс работы и оценить ваш профессионализм. Не забывайте про схемы, таблицы и графики, позволяющие сделать коммерческое предложение более понятным и наглядно продемонстрировать информацию.
Составляя предложение, относитесь уважительно не только к руководителю, но и ко всем сотрудникам фирмы. Стиль должен быть деловым, но понятным для читателя. Существует ряд приемов, в результате использования которых текст коммерческого предложения теряет свою привлекательность. Их стоит избегать. Это:
- общие и уже набившие оскомину понятия и фразы: взаимовыгодное, (полезное, долгосрочное) сотрудничество, постоянно развивающаяся (динамичная, перспективная) компания;
- восхваляющие собственную компанию слова, достоверность которых читатель проверить не имеет возможности: квалифицированный персонал, отменное качество, великолепное исполнение, лучшие в своей области;
- неуважительные обороты и стилистически сниженные фразы: «мы, в отличие менее компетентных коллег», «остерегайтесь мошенников, обратитесь к нам»;
- сокращения, особенно там, где они не вполне уместны: проф. оборудование.
Стоимость в коммерческом предложении
Главная ошибка многих предпринимателей – полное отсутствие информации о цене в коммерческом предложении. Заявления о низких и приемлемых ценах, не подкрепленные конкретными цифрами, можно считать голословными. Клиент пока не настолько заинтересован предложением, чтобы тратить время на звонки и уточнение информации, которую вы не указали. Человек должен не только видеть цену, но и понимать основные особенности ее формирования.
Можно просто указать базовую стоимость. Но вы ведь не хотите, чтобы в дальнейшем заказчика ждал неприятный сюрприз в виде дополнительных сборов? Фраза «не входит в стоимость» также плохо подходит для делового предложения. Если у вас нет фиксированной цены на услуги, укажите ценовой диапазон («от» и «до»), стоимость единицы товара и часа работы. Но не забудьте перечислить факторы, влияющие на итоговую цифру: объем и сложность работ, количество товара, скидки и акции.
Информация об исполнителе коммерческого предложения
Как говорилось выше, данные о компании, предлагающей товары или услуги, необходимы. Но они не должны занимать большую часть текста. Необходимо указать сферу деятельности и кратко отметить лишь те достижения, которые можно применить к конкретному заказу. Это:
- успешный опыт работы в подобных проектах;
- организация тематических и профессиональных мероприятий, посещение их в качестве участника;
- методики, разработанные сотрудником компании, автором текста;
- статьи в СМИ, опубликованная литература на затронутую тему;
- ссылки на информацию в Интернете;
- положительные отзывы клиентов.
Чем закончить письмо
При написании заключительной части не забывайте выдерживать деловую стилистику и уважительный тон. Хорошо, если составление коммерческого предложения закончится призывом к действию, после которого клиент захочет позвонить, посетить мероприятие, приобрести товар. Но избегайте пафосных фраз, которые уже успели порядком надоесть («Вместе мы справимся с этой задачей», «вы не пожалеете, что выбрали именно нас»).
Что стоит знать?
Полезные советы
- В графе «контактная информация» необходимо указать название фирмы, имя и фамилию сотрудника, к которому можно обратиться, контактный телефон, почтовый адрес, адрес электронной почты, ссылку на сайт.
- Поблагодарите адресата за время, потраченное на изучение письма.
- Не отправляйте письмо сразу же, а перечитайте его еще хотя бы раз. После второго прочтения вы сможете заметить ошибки и опечатки, которые пропустили ранее.
- Избавьтесь от лишних пробелов и больших интервалов между строками.
- Слишком длинные и «заумные» конструкции сложны для восприятия. Постарайтесь разбить объемные предложения на более лаконичные.
- Абзацы, разделенные пустой строкой, воспринимаются гораздо лучше.
- Коммерческое предложение – деловой документ, поэтому пестрить в нем не стоит. Выберете один шрифт и не злоупотребляйте всевозможными выделениями. Используйте выравнивание по правому краю страницы.
- Логотип вашей фирмы, если таковой имеется, можно поместить на первой странице письма.
- В правом верхнем углу указывается информация о получателе: занимаемая должность, название фирмы, ФИО руководителя или доверенного лица.
Письмо написано. Кому и как его отправить
Чтобы ничего не перепутать, отправляйте письмо по заранее составленному списку. Каждый получатель должен получить свое индивидуальное предложение. Удостоверьтесь, что найденная вами контактная информация верна и актуальна. Для этого можно созвониться с секретарем и уточнить, на чье имя и по какому адресу можно отправить предложение. В диалоге с сотрудником избегайте таких просторечных выражений, как «скинуть», «сбросить». Лучше используйте традиционные глаголы, например, «направлять», «высылать».
Даже если вам удалось грамотно оформить текст коммерческого предложения, это не всегда значит, что его прочитают. Хотите, чтобы с письмом ознакомились как можно скорей? Отправьте его сразу на два электронных адреса. Чтобы предложение не попало в папку с пометкой «спам», в теме укажите название фирмы и инициалы адресата.
Уточните, когда можно рассчитывать на ответный звонок. Также можно оставить за собой право совершить звонок самостоятельно, если через некоторое время никакой реакции не последует. Спустя 2-4 дня с момента отправки письма позвоните адресату лично, чтобы уточнить, получил ли тот предложение, и ответить на возможные вопросы.
Правильно составляем коммерческое предложение о сотрудничестве (образец)
Правильно составляем коммерческое предложение (образец заполнения) по шагам. Менеджер по продажам часто сталкивается с необходимостью составления коммерческих предложений. Как составить его правильно?
Разумеется, что выступления в устной форме не должны расходиться с письменными предложениями. Помимо этого, следует помнить, что при непосредственном общении клиент улавливает от силы 30 процентов «смысловой нагрузки» обращения, а 70 процентов идет на мимику, жесты, интонацию.
Письменное обращение обладает одним несомненным недостатком – здесь мы не можем использовать внешние факторы, такие как личную харизму, уверенность голоса, выразительность жестов.
Вместе с тем, в письменной форме необходимо предусмотреть тот фактор, что прочесть его может несколько иной человек, чем тот с которым мы говорили лично. В связи с этим, очень важно показать и донести до читателя, всю важность послания, а также верно озвучить мысль, почему мы предлагаем ему подобное предложение. Давайте посмотрим, как именно необходимо составлять письменное предложение, чтобы привлечь клиента, произведя на него самое выгодное впечатление.
Структура коммерческого предложения
«Шапка» – логотип компании
Наше коммерческое предложение, прежде всего, необходимо отпечатать на бланке фирмы, который обязательно должен содержать логотип компании и контактные реквизиты предприятия. Если рассматривать идеальный вариант, то «шапка» должна быть цветной – для этого прекрасно подходит лазерный принтер, но можно воспользоваться услугами полиграфии. В случае недоступности подобных бланков, когда письмо отправляется при помощи факса или интернет почты, можно использовать и черно-белый вариант. Здесь следует учесть, что «шапка» обязательно должна присутствовать не только на главной, но и на последующих страницах письма.
Регистрационный номер и дата предложения
Некоторые фирмы обязательно регистрируют входящие и исходящие письма, документы, а также коммерческие предложения. По этой причине две строки на первой странице справа вверху, будут очень важны. Первая строка – ваша регистрация, вторая – вашего клиента.
Адресат (название фирмы, телефон/факс, почтовый адрес, электронная почта)
Подобная информация тоже находится на первой странице в правом верхнем углу. Чтобы не создавать путаницы и лишней сложности, необходима полная запись контактных данных, несмотря на кол-во уже отправленных предложений и вашу хорошую память. Помните об удобстве работы ваших коллег в отпускное время или отсутствия по иной причине.
Необходимо писать должность и в полной форме – ФИО человека, получающего предложение. Поскольку необходимость обращения несколько раз к человеку, как в личной беседе, называя его по имени, отчеству, отсутствует, нужно полностью их указать. Никаких сокращений! Необходима абсолютная внимательность при указании должности и имени человека!
Изначально предполагается, что по интересующему вопросу предстоит обсуждение несколькими людьми, а среди них могут быть и люди, сотрудники фирмы, занимающие более высокие посты, чем клиент, обращение которому вы направляете. Если ваше коммерческое предложение направлено не гендиректору и не хозяину фирмы, то обычно данный вариант обращения будет наилучшим. Обычно даже при обращении к одному человеку, данная форма употребительна. Принято выделять его шрифтом, крупнее и выразительнее, чем остальное.
Обязательно выразите уважение
После самого обращения, следует отдать дань вежливости. При этом не следует однообразно использовать одну форму при дальнейшей переписке, если она затянулась.
Укажите повод обращения
В первых строках обязательно нужно показать клиенту, с какой целью отправлено коммерческое предложение. К примеру, если ранее состоялась встреча, на которой было оговорено, что в дальнейшем человеку будет направлено предложение – необходимо именно так и написать. Клиент должен с первых строк ясно понять, что получил письмо именно по собственной просьбе!
Опишите потребности клиента
После основной части должно следовать краткое изложение проблем, волнующих вашего клиента и каким образом данное предложение может ему в этом способствовать. Это поможет человеку сразу понять, насколько точно он изложил суть своей проблемы, а также ваше понимание вопроса. К примеру, если ваше изложение не точно или не полно, клиент на следующей встрече сможет дополнить описание задачи. Этой части следует уделить от одной до двух третей на странице.
Здесь следует описать в краткой форме смысл предложения, не нужно вдаваться в подробные детали, для этого существуют приложения. Можно указать лишь ссылки в тексте на соответствующую страницу или параграф. В случае наличия нескольких решений проблемы, следует описать все возможные варианты с их достоинствами и недостатками.
Технические подробности, расчеты и описания следует оформить в виде приложений по форме, где на каждой странице в правом верхнем углу обязательно писать «Приложение № …» (если их больше одного). Располагаются такие приложения после основного предложения. Можно использовать и несколько приложений, только соблюдайте меру – лишнее нагромождение фактов только утомит клиента и вряд ли будет им правильно понято.
Финансовая сторона вопроса должна строиться по принципу слоёного пирога. То есть в начале и в конце цены, необходимо указать положительные стороны и преимущества, получаемые клиентом в случае выбора именно этой точки зрения в решении проблемы. В случае наличия нескольких решений, необходимо прокомментировать вкратце разницу в цене.
Срок актуальности предложения
Расценки на поставки, финансовая сторона вопроса и прочее, все это изменчиво. И нужно показать клиенту, что данное предложение имеет свои сроки. Необходимо точно указать период актуальности вашего предложения.
Описание вашей фирмы
Указываем выгоды и преимущества для клиента, имеющего дело с вашей фирмой.
Следующий контакт – дата
Нужно описать каким образом и когда вы планируете контактировать с клиентом, в письменной или устной форме. Будьте активны в этом вопросе, не ждите, что вам позвонят.
Всегда указывайте дату предложения – это позволяет избежать различных накладок, когда вы длительное время присылаете клиенту различные дополнения или поправки, а он уже потерялся в очередности документации.
Ваши должность, имя и фамилия, в обязательном порядке должны быть указаны после вступления. В случае предложения в бумажной форме – очень желательна будет ваша подпись.
Многостраничные предложения следует нумеровать, причем в форме «страница №… (из) …» – иначе клиент просто не дочитает обращение, а возможно потеряет другие страницы или запутается в них.
Как в школе. Новый абзац с красной строки. Дополнительный интервал между абзацами дает более привлекательное оформление. Можно использовать форматирование «по ширине». Times New Roman (12 или 14) наиболее подходящий тип шрифта. Не следует употреблять слишком экзотические варианты шрифтов, поскольку это лишь затрудняет восприятие информации.
Суть предложения должна умещаться не более чем на двух страницах. Равномерное распределение текста и наполненность страниц благоприятно сказывается на восприятии клиентом. Деловой, корпоративный стиль подачи информации и в оформлении сыграет вам на руку. Цветное предложение лучше всего. Курьерская передача или почтовая требует аккуратности сшивания документации. Последуйте этим советам в точности и вы добьетесь успеха!
Как разработать текст и дизайн коммерческого предложения, чтобы клиенты у вас купили
Как написать и оформить коммерческое предложение, чтобы соблюсти деловой этикет и добиться заключения сделки? Ниже – подробная инструкция по разработке компреда.
Коммерческое предложение – только один из этапов продающей воронки. Оно может быть начальной точкой контакта или находиться в середине между первым касанием и завершением сделки. От этого зависит объем его текста.
1. Отправляется «холодной» аудитории, например, в качестве рассылки по базе
Такое КП еще называют анонсом, его объем – 1-2 листа А4.
Письмо будет первым соприкосновением компании с клиентом. Его задача – зацепить, быстро рассказать о предложении, заинтересовать, стимулировать к обращению в компанию. Нужен короткий текст с интересным заголовком и темой письма. Не расписывайте все преимущества товара или услуги, цель – убедить читателя отправить запрос на подробную информацию или связаться с представителем компании. Закрытие сделки по холодному КП происходит на следующих этапах общения с клиентом.
2. Отправляется клиенту после встречи или звонка
Объем – столько, сколько нужно для предоставления подробной информации, от 3–4 листов А4 и больше, допустимо приложить к нему подробную презентацию
В этом случае адресат дал согласие на получение письма и, возможно, заинтересован в сделке. Цель КП – аргументировать пользу сотрудничества или совершение покупки. Доводы не обязательно ужимать до размера печатного листа, но важно тщательно взвесить доказательства для обоснования предложения.
1. Идеальное коммерческое предложение именное, разрабатывается для конкретного человека
Обращение к адресату стандартно начинают со слова «Уважаемый», далее указывают имя и отчество. Если конкретный получатель письма неизвестен, целевую аудиторию нужно разбить на узкие сегменты. В этом случае обращение к читателю отсутствует.
Например, для поставщика косметики и средств бытовой химии интересны такие сегменты: сетевые ритейлеры, мелкие офлайн магазинчики, интернет-магазины, сайты совместных закупок. Для каждой целевой аудитории готовится отдельное коммерческое предложение.
Массовая рассылка однотипных писем разным сегментам ЦА не работает. Текст должен говорить о том, что важно клиенту, показывать решение его проблемы, иначе интерес потенциальных партнеров будет близок к нулю.
2. Не превращайте текст в рассказ о компании и ее достижениях
Что клиент получит в результате сотрудничества? Больше прибыли, экономию средств, новых партнеров? Любое преимущество переводим на язык выгод.
Компания «Пошив одежды» производит одежду уже 10 лет, мы шьем ее из качественных материалов и по доступным ценам.
Предлагаем производство рабочей одежды на базе нашей фабрики. Это сэкономит вам 40 % расходов на закупку служебной формы. И еще 20 % расходов на ее замену, ведь мы шьем только из тканей повышенной прочности.
Цифры, приводимые в качестве аргументов, нельзя брать «из головы» – они должны подтверждаться расчетами, сделанными в основной части КП. Иначе вы потеряете доверие клиента. В этом примере ниже стоит показать сравнение цен на закупку формы и расчет сумм, затрачиваемых за пять лет на замену одежды из обычной и износостойкой ткани.
Встречается три основных типа коммерческих предложений, и лишь один из них правильный.
Рассказ о компании и ее достижениях. Например, мы – лучшие в мире производители деревянных палочек. Клиенту интересно другое: зачем ему деревянные палочки и сколько они стоят. Информация о статусе компании может использоваться в качестве дополнительного аргумента или как гарантия.
Рассказ об услугах или продуктах компании. Например, наши счетчики самые красивые и экономичные. Это также ничего не говорит покупателю. Информация о продукте или услугах должна подаваться на языке выгод клиента.
Акцент на клиенте и его пользе. Например, наши счетчики сэкономят вам 20 % расходов на свет. Клиент сразу видит выгоды и преимущества.
В тексте они аргументированы, подтверждены гарантиями и доказательствами.
Структура коммерческого предложения
Типовая структура коммерческого предложения выглядит так:
- заголовок – привлекает внимание и вызывает интерес к письму;
- оффер – само предложение, основанное на выгодах клиента, обычно располагается в начале письма, иногда находится в конце вместе с призывом к действию;
- основная часть – рассказываем о выгодах, приводим аргументы в пользу сотрудничества, показываем свойства товара или услуги;
- цена и ее аргументация – или расчет стоимости типовых услуг, если нельзя показать точную сумму, обоснование цены;
- работа с возражениями – демонстрация надежности компании с помощью фактов, отзывов, кейсов, гарантий;
- призыв к действию, иногда с ограничением по срокам;
- контакты – желательно указать несколько вариантов для связи: электронную почту, телефон и т. д.
Заголовок подталкивает читателя к чтению текста, для этого он должен обращаться к целевой аудитории, сразу обозначать проблему или показывать ее решение. Лучше не начинать с фразы «коммерческое предложение» – она подходит только для теплых КП, когда партнер ждет письма.
К разработке заголовка для компреда нужно подходить серьезнее, чем к заголовкам продающих текстов для сегмента B2C. Многие триггеры, привлекательные для обычной аудитории, здесь не работают. В первую очередь, избегайте словесного мусора и отсутствия фактов. Старайтесь, чтобы заголовок был кратким, четким, глубоким по смыслу и интересным для получателя письма.
«Коммерческое предложение на поставку качественных тканей». Смысл есть, но выгоды для клиента не понятны.
«Износостойкие ткани для мебели – в наличии 2000 расцветок». Прочные ткани и большой выбор расцветок – это заинтересует производителя мебели.
Основные ошибки в заголовке
Да, нужно использовать в заголовках цифры, сравнения, упоминать выгоды клиента, интриговать и провоцировать. Но – важно не перейти границу, иначе письмо будет напоминать спам. Бесплатно, гарантия, выгода, закажите, ограниченное предложение и аналогичные слова приведут к отправке компреда в спамную папку. Описательные заголовки со смыслом будут работать лучше, чем откровенно продающие бессмысленные призывы.
«Купите товар оптом со скидкой в 25 % только сегодня» – вероятнее всего письмо отправится в спам до того, как адресат его увидит.
«Оптовым покупателям магазина «Х» – закупочная цена меньше на 25 %». Здесь вы упомянули скидку, но не превратились в продавца с рынка.
Иногда авторы коммерческих предложений слишком увлекаются попытками показать читателю выгоды. В итоге заголовок теряет смысл.
«Получите 20 000 потенциальных клиентов по 20 копеек каждый». Предложение не вызывает доверия – не ясно, откуда возьмутся клиенты.
«Размещение рекламы в журнале: 20 000 потенциальных клиентов за 20 копеек каждый». Теперь понятно, что вы не пытаетесь впарить какую-то базу, а предлагаете выгодную рекламу.
3. Отсутствие конкретики и пользы
Пустые заголовки без фактов отталкивают. Кажется, что читатель должен заинтересоваться и приступить к чтению, чтобы узнать подробности. Однако никто не будет тратить рабочее время на разгадывание ребусов. Предлагайте нечто конкретное, чтобы адресат послания сразу понял, какие выгоды получит.
«Одна хитрость, которой с успехом пользуются ваши конкуренты». Вряд ли адресат письма настолько любопытен, чтобы бросить все дела и читать о хитростях, которые, возможно, ему не нужны.
«Сервис «Х» поднял прибыль интернет-магазинов рыбы на 30 %» – владелец интернет-магазина рыбы захочет узнать, как сервис увеличил прибыль. Никаких хитростей, чтобы заставить его прочитать письмо, не понадобится.
Не используйте слова «выгодный», «быстрый», «лучший» и т. д. Они не несут конкретного смысла, а читатели не любят, когда за них делают выбор. Заменяйте оценочные суждения на конкретные факты.
«А знаете, что? Вряд ли кто-то предложит вам техобслуживание на более выгодных условиях» – однозначно, в спам. Выгодные условия – это какие? Скорее всего, адресат уже пользуется такой услугой и не будет тратить время на сравнение ваших условий с тем, что есть сейчас.
«Техобслуживание корпоративного автопарка – три автомобиля по цене двух».
Здесь выгода конкретна, поэтому адресат заглянет в письмо, чтобы узнать цены и посчитать, где ему дешевле обслуживаться.
Лид, то есть первый абзац, кратко обозначает проблему и подводит читателя к самому предложению. После лида обычно находится оффер, в котором раскрывается суть предложения. Это могут быть сроки доставки, предоставление дополнительного сервиса, уникальность товара, ценовая политика и другие выгоды.
Неправильно – водянистый лид
Правильно – конкретный лид
В вашей компании много сотрудников и каждый год приходится покупать форменную одежду. Она дорого стоит и быстро изнашивается, ведь ваши сотрудники ежедневно работают по 12 часов. Вы затрачиваете слишком много денег на замену порванной и износившейся формы. Вам приходится заново искать поставщиков, предоставлять им лекала и размеры, организовывать поставки и утилизировать списанные вещи. Наша фабрика производит качественную форменную одежду и готова помочь вам в решении вашей проблемы.
В ОАО «РЖД» работает 350 000 человек. Это 700 комплектов формы на год и расходы на закупки у частных компаний в размере 3 000 000 руб. каждый сезон.
Мы предлагаем производство форменной одежды на базе нашей фабрики. Это сэкономит вам 40 % расходов на закупку служебной формы. И еще 20 % расходов на ее замену, ведь мы шьем только из тканей повышенной прочности.
Первый пример не совсем плох, но не отражает конкретных условий. Отправляя такое предложение, нужно понимать, что компания уже где-то заказывает форменную одежду. Чтобы руководитель или менеджер приложил усилия для смены поставщика – убедите его в выгодах сотрудничества, оперируя конкретными данными.
Степень осведомленности лица, принимающего решение и выбор оффера
Рассмотрим в качестве примера КП для российской компании-производителя бытовой химии. Он производит органические порошки, которые стоят на 60 % дешевле импортных, но аналогичны им по качеству. Значит, продавец может сделать на них большую наценку даже при выгодной цене для конечного покупателя, что увеличит итоговую прибыль. Составляем КП для небольшого розничного магазинчика.
Ситуация 1. Руководитель не подозревает о проблеме. Директор магазина не знает, что есть средства-аналоги, которые можно покупать дешевле. Нужно рассказать о проблеме и дать решение.
Экономьте до 70 % на закупке эко-средств.
Предлагаем поставки российской бытовой химии на основе европейского сырья. Закупка органических средств «Х» обойдется дешевле на 70 %, при этом их розничная цена всего на 15 % ниже, чем у импортных аналогов. Это значит, что прибыль от продажи на 55 % больше.
Ситуация 2. Руководитель в курсе проблемы и ищет решение.
Директор магазина уже хочет сэкономить, возможно, уже обращался в вашу компанию. Нужно ориентироваться на дополнительные выгоды.
Доставка эко-средств при заказе от 5000 руб.
Предлагаем поставки российской бытовой химии на основе европейского сырья. Минимальный заказ – от 5000 руб. Проверьте и убедитесь – спрос на нашу продукцию выше, чем на импортные аналоги. А прибыль от продажи – выше на 55 %, благодаря низкой цене закупки.
Ситуация 3. Руководитель уже работает с конкурентами.
Директор магазина нашел другого поставщика, предлагающего такую же продукцию по схожим ценам. Нужно найти преимущество перед конкурентами.
Эко-средства на реализацию с оплатой после продажи.
Предлагаем поставки российской бытовой химии на основе европейского сырья.
Перед составлением оффера КП ответьте на два главных вопроса:
1. Что нужно адресату – например, при заказе услуг транспортной компании важно, чтобы груз был доставлен быстро и в сохранности, при выборе поставщика нужно получить нужный товар в срок и по оптовой цене и т. д.
2. Что предлагают конкуренты – нужно быть в курсе предложений конкурентов и отстраиваться от них. Все предлагают бесплатную доставку? Значит, не стоит делать ее преимуществом. Укажите этот факт, но внимание акцентируйте на других выгодах.
Основные ошибки в оффере
Оффер не понятен клиенту, не отражает ценности предложения, не показывает конкретных выгод.
Предлагаем поставки и монтаж унифицированных станков, подходящих для применения с деталями любого изготовителя.
Предлагаем универсальные станки, работающие с любыми деталями – вам не придется искать замену своему сырью. При заключении договора поставки – монтаж в подарок.
Оффер дает несбыточные обещания, вызывает сомнения у клиента.
Гарантия свежести товара – доставка свежевыловленной рыбы в Москву из Владивостока за один день.
Гарантия свежести товара – доставка рыбы в Москву из Владивостока скоростным вертолетом в течение 12 часов после вылова.
3. Штампы и клише в оффере
Откажитесь от штампов: индивидуальный подход, быстрая доставка, эксклюзивные товары, доступные цены, команда профессионалов и прочих штампованных однообразных предложений.
Мы предлагаем индивидуальный подход к каждому клиенту и высокую скорость обработки заказа.
Менеджер работает только с вами – ваши заказы обрабатываются в течение 10 минут.
Предлагаем поставки эксклюзивного товара.
Предлагаем стать единственным дилером термоошейника для такс и занять свободную нишу на рынке. Ожидаемый уровень спроса в вашем городе – 100 единиц товара в месяц.
Используйте факты, говорите конкретно, обращайтесь к конкретной компании или ее представителю – тогда на ваше КП будут отвечать.
Основная часть коммерческого предложения
Главная задача основной части – подкрепить оффер и окончательно убедить в преимуществах сотрудничества. Она может раскрывать выгоды клиента, рассказывать о товаре или услуге, доказывать и подтверждать обещания отправителя.
Подумайте, на какие критерии клиент обращает внимание при выборе:
1. В КП поставщика – сроки, регулярность поставок, оптовые условия, варианты доставки, минимальная закупка, ассортимент, особенности сервиса, скидки оптовым покупателям, сведения о покупательском спросе на товар, выгоды для закупщика.
2. В КП производителя – объемы и возможности производства, ассортимент продукции, производство по индивидуальным макетам, условия доставки, минимальный объем заказа, особенности производимых товаров.
3. В КП на услуги – список услуг, сервис, техподдержка, уровень экспертности, условия для партнеров, схема работы и оплаты, лицензии и сертификаты, отличия от конкурентов.
Укажите всю информацию, которая важна для клиента, он должен получить ответ на основные вопросы из текста.
Основные правила аргументации
1. Характеристики товара переводим в выгоды – например, наши лампы экономичны, так как они тратят на 30 % меньше электроэнергии и сокращают ваши расходы на свет на 15 %.
2. Используем аргументы в виде лестницы убеждения – обычно их расставляют от самых слабых к самым сильным. Наиболее сильный аргумент приводим в оффере, потом снижаем градус, а к концу основной части приводим пару сильных аргументов, чтобы плавно перейти к цене.
Поставки экономичных ламп – тратят на 30 % меньше энергии и сокращают расходы на свет на 15 %.
Защита окружающей среды.
Срок службы – 10 лет (обычные лампы придется менять раз в три года, вы экономите 500 000 руб).
Доставка и установка – в подарок!
Мы начали с экономии, упомянули два важных, но не сильно значимых для клиента аргумента, указали на дополнительную экономию и бесплатные опции – после них цена ламп будет казаться не такой высокой.
3. Конкретные аргументы лучше эфемерных – используйте точные данные, математические подсчеты, графики, наглядно показывайте выгоды. Избегайте общих слов и оценочных суждений. Подтверждайте каждое утверждение – цифры обосновывайте расчетами, при упоминании научных исследований или статистики давайте ссылки, указывайте имена экспертов. В В2В лучше работают рациональные, а не эмоциональные аргументы.
Мы утилизируем старые лампы бесплатно. Вам не придется выкидывать их на помойку. И вот этот котенок не умрет от отравления ртутью.
Мы утилизируем старые лампы бесплатно и вывезем их с вашего склада. Вы сэкономите 50 000 руб. на вывозе мусора и избежите штрафа за загрязнение окружающей среды.
Директор цеха тоже любит котят. Но убедить начальника завода купить ваши лампы он сможет только при наличии выгоды или возможности сэкономить деньги.
4. Не преувеличивайте – преувеличение свойств или качеств товара заставит читателя усомниться в вашем предложении. Также не обещайте того, что не сможете выполнить. Если в КП указана доставка за день, а в реальности товар привозят через неделю – сотрудничества все равно не получится. Найдите реальные выгоды вместо мифических.
5. Разберитесь в бизнесе клиента – подумайте, чего ему не хватает и чем вы сможете помочь. Сравнивайте полученные выгоды с тем, что понятно читателю, соотносится с его бизнесом. Например, экономию от замены теплоизоляции для директора завода можно сравнить с ценой 50 новых станков, а для директора мясокомбината – с ценой 50 голов скота.
Так, в КП для сметной компании я использовала элементы сторителлинга:
«А вот интересный случай из нашей практики. Недавно мы проверяли смету новому клиенту – представителю строительной организации-подрядчика. Он рассказал, что в прошлый раз смета была составлена неверно, не учтен ряд коэффициентов, повышающих стоимость. Саму смету им предоставил заказчик – популярная в наше время практика. Узнали об ошибке только после оплаты, получается, что за работу строители получили меньше на 102 000 руб. И юристы помочь не могут – смета согласована, работы приняты.
Прайс-лист – обязательная часть коммерческого предложения:
- клиент не тратит время на выяснение цены. Как правило, занятые люди откладывают КП, чтобы уточнить стоимость позже, а затем просто забывают о предложении;
- люди склонны завышать предполагаемую цену товара – ваше предложение может показаться слишком дорогим, поэтому клиент откажется от дальнейшего контакта;
- указание цены говорит о честности и прозрачности сотрудничества – вы не скрываете важную информацию, клиент уверен, что вы не попытаетесь завысить стоимость, увидев его заинтересованность.
Бывает, что у компании нет фиксированной цены, например, она зависит от потребностей клиента. Тогда стоит указать расценки на типовые услуги или разброс сумм от и до с информацией о том, что влияет на изменение стоимости. Для наглядности можно рассчитать цену для конкретного случая или привести примеры работ с указанием итоговой суммы. Например, ремонт цеха площадью 50 000 кв. м с использованием российских материалов стоит 500 000 руб., импортных – 1 000 000 руб.
Высокая цена или стоимость выше, чем у конкурентов, нуждаются в аргументации, ведь у клиента неизбежно возникает вопрос: «Почему так дорого?». Для обоснования расценок используют такие способы:
Завершающий блок КП – это работа с сомнениями, окончательное убеждение клиента.
Здесь размещают итоговые аргументы, показывающие надежность компании, выгодность ее предложения и отсутствие рисков для клиента:
В конце коммерческого предложения обязательно укажите, какое действие должен совершить клиент. Здесь же упоминают ограничения по сроку или количеству товара, если они есть.
Например, свяжитесь с нами для получения образца договора на поставку. Предложение действительно, пока товар в наличии на складе – общее число 30 000 единиц. Контакты: …
Не используйте откровенно продающие призывы или спамные слова, вроде «посмотрите прямо сейчас». Призыв к действию часто подкрепляют дополнительной выгодой. Например, напишите нам до 30 марта и воспользуйтесь оптовыми условиями покупки при любой сумме заказа.
Как правильно писать коммерческое предложение?
Коммерческое предложение или КП — очень распространенный инструмент продаж. Как и в любой другой области есть сторонники КП и противники, которые совершенно уверенны в недейственности данного способа привлечения клиентов.
Первые же на своем опыте доказывают эффективность писем. Поэтому, справедливо будет сказать, что коммерческие предложения работают в том случае, если правильно составлены, точно попадают в аудиторию и способны заставить руководителя их открыть.
На тему того, как правильно создать КП написано множество постов и книг, которые предлагают готовые алгоритмы создания «эффективных» продающих писем. Именно поэтому, все эти алгоритмы, став достоянием каждого второго неопытного менеджера по продажам, на сегодняшний день не работают. Слепое следование правилам снизило качество создаваемых и рассылаемых писем. Ухудшение качества и рост количества писем привело к спаму и снижению лояльности руководителей, которые этот спам получали.
Как итог теперь мы имеем следующие проблемы при отправке КП:
- Руководители или секретари удаляют письма по заголовкам, даже не открыв;
- Если клиент письмо открыл и увидел стандартные фразы, он не будет его читать и сразу удалит;
- Если клиент все-таки открыл и прочитал письмо — это ничего не значит. Он может закрыть КП и сразу забыть о нем.
Как заставить клиента открыть, прочитать и ответить на письмо
Есть несколько подходов к созданию темы писем.
Самый простой — сказать правду, то есть обозначить тему письма как «Коммерческое предложение». С одной стороны, честность ценится, но с другой — ежедневно на почту компаний поступает не одно и не два КП, они прилетают постоянно. Поэтому просматривать и прочитывать все коммерческие предложения, чтобы понять в чем суть, времени нет.
Сторонники инфобизнеса придерживаются позиции, что заголовок должен быть ярким, броским, кричащим, например:
«Не открывайте это письмо. »
«Ваши последние 10 сантиметров»
«Над вами тоже смеются?»
По теории, такие заголовки должны интриговать читателя и он обязательно откроет письмо. Но как правило, руководители бизнеса достаточно умные люди, поэтому подобные низкосортные фразы их не цепляют.
Самым удобным для клиента будет увидеть письмо с понятной темой, по которой он сможет определить полезность письма. Скажите, о чем ваше предложение и какую выгоду клиент может получить. То есть заголовок должен быть очень кратким резюме всего коммерческого предложения.
«Установим выставочный стенд»
Начнем с того, что делать не нужно.
Не нужно вставлять в первый абзац большое описание истории вашей компании — лучше ограничиться названием (если оно громкое и известное) и ссылкой на сайт. Если о существовании вашей компании никто не знает, а на рынке вы первый год, то акцентировать внимание на ней не стоит, достаточно будет логотипа в подписи или просто адреса сайта в контактах.
Не нужно в каждом абзаце вставлять Имя Отчество клиента, с целью показать ему свое уважение и почтение. Достаточно поздороваться по имени и, возможно, вставить Имя второй раз в конце текста письма, где вы побуждаете читателя к действию:
Екатерина, если вам интересно наше предложение, пройдите на сайт и оставьте заявку на подключение. »
Не нужно писать длинные и подробные письма. Коммерческое предложение в письме должно быть локаничным. Расширенную информацию всегда можно вложить в виде презентации. В то же время 2-х предложений в тексте письма тоже будет мало,чтобы заинтересовать читателя.
Ограничивайте себя 1500-2000 знаков. Важные моменты, преимущества и, главное, выгоды выделяйте шрифтом и маркером, помещайте в списки. Читать списки удобно и чаще всего при беглом просмотре читаются только они.
Чему стоит уделить внимание
Уникальность. Если вы хотите, чтобы письмо получило шанс на отклик, пишите предложение конкретно под клиента: узнайте как он работает и как вы реально можете быть ему полезны. В письме скажите, что вы посмотрели сайт, пообщались с менеджерами или клиентами их компании, опишите какие проблемы заметили и как можно их решить с помощью вашего предложения.
Грамотность. Если вы пишите коммерческое предложение с грамматическими и пунктуационными ошибками — это провал. Не считайте клиента дураком и выставляйте себя в подобном свете. Письмо должно быть написано красивым деловым языком, без ошибок.
Понятность. Не засыпайте клиента профессиональными терминами и умными фразами. Используйте простые предложения, избегайте сложноподчиненных конструкций и длинных перечислений.
Действие. После прочтения письма клиент должен понять, что ему делать дальше. Давайте четкую установку: позвоните нам по телефону, оставьте заявку, нажмите на кнопку, пройдите по ссылке.
Дизайн. Не обязательно письмо должно быть на круто задизайненной странице — оно может быть простым. Выделите важные части шрифтом, поделите текст на небольшие абзацы, отрегулируйте отступы. Не стоит раскрашивать красным и желтым заголовки, а едко зеленым свои контакты — такой «дизайн» вызывает ассоциацию с дешевой рекламой, поэтому письмо будет с брезгливостью закрыто.
Вы ознакомились с нашими рекомендациями, основанными на личном опыте написания и получения коммерческих писем. Надеемся, они будут полезны в работе.
Отметим, что в сервисе «Скорозвон» коммерческие письма Вы можете отправлять прямо из карточки клиента во время звонка.
Источники:
mircompredov.ru , ktovdele.ru , bbf.ru , texterra.ru , skorozvon.ru ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
