Как правильно написать письмо на проектирование

» Сам себе адвокат 26 апреля 2024 года

Написать правильно письмоо приостановлении проектирования

Образец письма о прекращении расторжении договора

Обязательным условием при прекращении отношений между контрагентами является, уведомляющее о ее расторжении. Для правильного составления документа можно использовать образецы писем о расторжении договора. Условия, при которых в положения договора вносятся изменения или сделка полностью расторгается, указываются изначально, на момент подписания договора.

Письмо о приостановке работ Подрядчиком

правилах их составления и отправки.

какие письма составлять в данном случае. Действительно очень часто возникают ситуации , когда работы остановлены уже давно, не ведутся но Заказчик об этом официально не проинформирован, это с ним не согласовано .

Именно в письменном виде, в устной форме это было, но оказалось или может оказаться недостаточным.

Письмо с уведомлением Заказчика о приостановлении работ ввиду отсутствия необходимой документации

o Работы по договору приостановлены, так как заказчик не предоставляет техническую документацию (проект).

o Дата отказа Заказчика предоставить техническую документацию. • Прописаны последствия, к которым может привести данное событие. o Срыв сроков, если работать не по проекту — ухудшение качества.

• Прописаны необходимые для Подрядчика действия или результаты. o Получить от Заказчика необходимые документы: документацию, проект или пр.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Единой унифицированной формы не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил: на фирменном бланке; с указанием даты и регистрационного номера.

Написать правильно письмоо приостановлении проектирования

«Росжелдорпроект» (заказчик) был заключен Договор № ПД-КЛ-06/13 на выполнение проектно-изыскательских работ.

В соответствии с приложениями к договору, на нас возложена обязанность: 1) по проведению инженерно-топографических изысканий; 2) по согласованию инженерных коммуникаций. Первую часть работ (заключающуюся в ________________) мы выполнили полностью и в срок.

Как правильно написать претензионное письмо: содержание документа и образец

Из статьи вы узнаете, как правильно подготовить такое письмо, не упустив важных нюансов.

Претензия составляется, когда одна из сторон нарушает условия договора Претензионное – это обращение в письменном виде к стороне договора, которая нарушила соглашение, с требованием добровольно устранить недостатки или компенсировать их последствия.

Деловое письмо может оформляться как от руки, так и в печатном варианте.

Образец уведомительного письма

Например, в случае смены юридического адреса или директора, следует уведомить об этом налоговую инспекцию.

В другом варианте, обязанность направить уведомительное письмо может быть закреплена в договоре.

Например, при регулярном осуществлении взаимных расчетов, партнеры обязуются сообщать друг другу об изменении платежных реквизитов.

Наконец, уведомительные письма используются в качестве претензий, при формировании клиентской задолженности по оплате товаров, работ или услуг.

Составляем письмо о расторжении договора

Образец письма о расторжении договора.doc Прежде всего, надлежит выяснить, на каких основаниях участник договорных отношений собирается их прекратить, и в соответствии с этим выбрать надлежащий регламент извещения об этом второй стороны.

Зачастую на практике путают непосредственно расторжение договора и односторонний отказ от обязательств. Расторгнуть договорные отношения возможно (пп. 1–2 ст. 450 ч. 1 Гражданского кодекса РФ от 30.11.1994 № 51-ФЗ)

Письмо о расторжении договора (образец)

Чтобы расторгнуть договор необходимо привести достаточно убедительное основание.

Каждый отдельный случай имеет свой аргумент разрыва отношений по договору, поэтому их конкретизация не представляется возможной. Но процесс всякого договора по истечении положенного срока разрывается, помимо не имеющих срока договоров двумя методами.

Чаще всего расторжение происходит, если: Первый вариант расценивается как естественный путь завершения договорных отношений. Согласно ст.

Написание правильного претензионного письма

ФИО отправителя, либо наименование организации, обратный адрес для связи и телефон;

Образец претензионного письма к заказчику

Письмо о погашении задолженности Претензия к поставщику, подрядчику, или заказчику В ней указывается, какой пункт договора он нарушил.

Заметки ГИПа. Оформление задания на проектирование

Важность правильного оформления (составления) задания на проектирование (ЗП) не вызывает сомнения, так как чем качественнее составлено ЗП, тем меньше проблем у всех сторон процесса. В данном случае, чем подробнее и прозрачнее будет ЗП, точнее формулировки, тем корректнее будут принятые технические решения и стоимость проектной документации (ПД) и СМР. Процесс проектирования, как любой процесс, можно описать примерно так:

Как правильно написать письмо на проектирование

Чего хочет Заказчик

Заказчик хочет, чтобы в ЗП было прописано вообще все, что только возможно, при этом хитрый заказчик прописывает в ЗП неоднозначные формулировки типа:

Сделать все необходимое (разработать документацию) для получения положительной Государственной экспертизы (ГЭ).

Сами понимаете, что эксперты бывают разные и требования могут выходить очень далеко за рамки проектной документации. А еще, если Заказчик прописывает в ЗП сбор всех необходимых исходных данных, в том числе ТУ, ТТ, то даже если Заказчик сам виноват в их неполучении или невыполнении, то неполучение положительного заключения ГЭ по данной причине вполне можно вменить Подрядчику (типа не «обеспечил, недособрал, или собрал не то», с чем можно «пройти ГЭ»).

Выпустить проектную документацию в соответствии с Постановлением Правительства РФ №87.

Тоже вопрос интересный. Допустим, стадия «капитальный ремонт». По всем ли объектам необходимо в полном объеме (по разделам) в соответствии с Постановлением 87 разрабатывать ПД? Есть вполне обоснованные сомнения и лучше, чтобы это было прописано в ЗП. А если стадия «реконструкция», и Вы, например, меняете какой-нибудь электропривод на задвижке, то зачем разрабатывать все разделы?

Был у меня такой прецедент. Меняем задвижку, ПИРы (проектно-изыскательские работы) практически копейки, но в ЗП прописано сделать по Постановлению 87, хотя эксплуатанту (строителю) это вообще не нужно (это никому не нужно), но генпроектировщик (большая проектная организация; ведомственный институт крупной Компании; неадекватный отдел экспертизы, в худшем виде штампующий армейские традиции самой Компании) прицепился, и не отвяжешься. Что, будем судиться с крупной Компанией ТЭК? Так себе дороже, рынок потеряешь и репутацию заодно, хотя 100 раз можешь быть и прав…Вот такие нюансы…

Выполнить проектную документацию в соответствии с действующими нормативными документами РФ.

Все мы знаем, что есть рекомендуемые, есть перечень обязательных к применению документов РФ, на что опять же государственная экспертиза имеет свое «особенное» мнение. Иногда эксперт может вообще так экзотично трактовать НД, что просто диву даешься, или потребовать того, что ни в каком НД РФ не прописано. Ну, это отдельная песня - про Экспертизу, требующая отдельного разговора.

Кроме того, уже в ЗП (если в договоре этого нет) Заказчик может прописать систему контроля разработки ПД с его стороны (типа графика с трудозатратами и людьми, еженедельного отчета по утвержденной форме, селекторных совещаний и т.д.).

Чего хочет Подрядчик

Подрядчик хочет, чтобы в ЗП все было как можно конкретнее (особенно касается полноты исходных данных и объемов проектных работ, технических требований), чтобы по максимуму минимизировать количество «хотелок» Заказчика, возникающих практически на любом этапе проектирования. Поэтому если Подрядчик сам пишет ЗП, то и прописывает абсолютно все, что знает про объект, а еще и что на этом объекте запроектировать с указанием конкретных параметров и требований.

Как появляются ЗП

Средние Заказчики могут поступать по-разному. Наиболее адекватные позволяют обоснованно корректировать свое ЗП.

Небольшие Заказчики или сами составляют ЗП, или поручают это Подрядчику. Как правило, комфортнее работать со средними и мелкими Заказчиками. Крупные Заказчики тоже имеют свои плюсы, например, более многочисленный и хорошо оплачиваемый высококвалифицированный персонал и устоявшиеся «традиции организации работы», которые могут в чём-то и помогать процессу (например, своевременность ответов на запросы-письма Подрядчика).

Состав ЗП, как правило, крупный Заказчик (Газпром, Роснефть и т.д.) берет из своего нормативного документа или, если такового документа нет, формирует согласно принятым традициям, беря за аналог имеющиеся ЗП.

Мы представляем Вам для понимания структуры ЗП некоторых крупных Компаний формы ЗП ОАО "НК "Роснефть" и ОАО "Газпром" .

В принципе, вполне приличные ЗП, есть конечно излишние пункты (все же понимают, что в крупных Компаниях много отделов и каждый хочет засунуть именно свой пункт в документ), но форму можно использовать как аналог, хотя во второй части статьи я включу в текст ссылку на более адекватный проект ЗП.

Основными разделами ЗП являются следующие:

Основание для разработки проектной документации
Заказчик и подрядчик, адрес объекта проектирования, стадия и этапы проектирования
Месторасположение объекта проектирования
Вид документации (или стадия проектирования)

По вышеперечисленным пунктам, конечно, нужно четкое понимание в ЗП: кто заказчик, кто подрядчик, где находится объект проектирования и какова стадия проектирования (новое строительство, реконструкция, капитальный ремонт).

В исходных данных, предоставляемых Заказчиком, желательно прописать все, что есть у Заказчика, в том числе материалы обследования, инженерных изысканий. Конечно, много информации запрашивает Подрядчик у Заказчика в процессе проектирования для разработки отдельных разделов ПД, особенно таких как «Мероприятия по пожарной безопасности», «Мероприятия по охране окружающей среды» и т.д.

В соответствии с Постановлением №87 Правительства РФ в РФ имеется всего две стадии проектирования: проектная и рабочая документация. Стадия «рабочий проект» (РП), ранее повсеместно употребляющийся термин, практически ушел из оборота, хотя и встречается в некоторых второстепенных документах, относящихся к проектированию.

Часто Заказчик неправильно определяет стадию проектирования, иногда несознательно, иногда вполне сознательно, пытаясь подтянуть финансирование объекта к имеющейся у него статье затрат. Из-за этого «недоразумения» потом могут возникнуть проблемы при прохождении Государственной экспертизы (которая заставит переделывать ЗП) или, например, с Ростехнадзором.

В пункте прописываются этапы разработки ПД (последовательность разработки), например:

Сбор исходных данных;
Инженерные изыскания;
Основные технические решения (как часть ПД);
Экспертиза Заказчика;
Внешняя экспертиза.

Основные характеристики объекта

Технические характеристики объекта до и после строительства (реконструкции, капитального ремонта, нового строительства).

Требования по идентификации здания или сооружения

Данные требования прописаны в 384-ФЗ «Технический регламент по безопасности зданий и сооружений» статья 4, где прямо сказано о необходимости указания данных признаков застройщиков в задании на проектирование и задании на инженерные изыскания:

Назначение;
Принадлежность к объектам транспортной инфраструктуры и к другим объектам, функционально-технологические особенности которых влияют на их безопасность;
Возможность опасных природных процессов и явлений и техногенных воздействий на территории, на которой будут осуществляться строительство, реконструкция и эксплуатация здания или сооружения;
Принадлежность к опасным производственным объектам;
Пожарная и взрывопожарная опасность;
Наличие помещений с постоянным пребыванием людей;
Уровень ответственности.

Требования к проектной организации

Понятно, что Подрядчик должен иметь соответствующие разрешения и свидетельство СРО, где указано, что ему можно проектировать.

Нормативные документы для проектирования

(можно перечень приложить к заданию отдельно).

Особенности технического регулирования в области обеспечения безопасности зданий и сооружений и связанных с ними процессов проектирования (включая изыскания), строительства, эксплуатации и утилизации (сноса) устанавливаются Градостроительным кодексом РФ, Техническим регламентом о безопасности зданий и сооружений (Федеральный закон от 30.12.2009 № 384-ФЗ), принятыми в соответствии с техническим регламентом о безопасности зданий и сооружений национальными стандартами (ГОСТами) и сводами правил (СП), а также другими нормативными документами.

Порядок разработки, принятия, применения и исполнения обязательных требований к зданиям и сооружениям при их проектировании и строительстве, определяется Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании» (далее - Закон № 184-ФЗ).

В соответствии с Законом №184-ФЗ в целях установления обязательных требований к безопасности зданий и связанным с ней процессам проектирования (включая изыскания), строительства, эксплуатации, и утилизации (сноса) принят Технический регламент о безопасности зданий и сооружений (Федеральный закон от 30.12.2009 № 384-ФЗ) (далее - Технический регламент).

Объектами регулирования техническим регламентом являются:

Здания и сооружения любого назначения (в том числе входящие в их состав сети и системы инженерно-технического обеспечения),
А также связанные со зданиями и с сооружениями процессы проектирования (включая изыскания), строительства, монтажа, наладки, эксплуатации и утилизации (сноса).

Соблюдение требований указанного технического регламента обеспечивается принятыми в соответствии с данным техническим регламентом национальными стандартами и сводами правил.

Особые условия и требования к проектированию

Например, строительство без остановки предприятия, возможно требование разработки СТУ (если нарушаются существующие нормы РФ или очевидна недостаточность таких норм). Возможны особые требования использования оборудования и материалов, этапность выполнения проектных или предпроектных работ.

Требования к проведению инженерных изысканий

Если требуются инженерные изыскания, то обычно составляется отдельное задание на выполнение инженерных изысканий (ИИ), которое отдельно согласовывается Заказчиком. Возможно данное требование по оформлению ЗП ИИ прописать в общем ТЗ (вместе с требованием разработки и согласования Программы изысканий). Можно указать границы съемки, площадь, масштаб, типы изысканий, а также особенности проведения отдельных видов изысканий.

Вариантность может быть по техническим, организационным, иным решениям, описываемым в проектной документации.

Требования к конструктивным и инженерным решениям

По каждому разделу или подразделу (в том числе по инженерным системам) должны быть прописаны свои требования.

Требования к разработке природоохранных мероприятий

Возможно прописать «в соответствии с природоохранным законодательством РФ», а можно и расширить, не забыть про общественные слушания (при необходимости), про ОВОС (оценка воздействий на окружающую среду), различные мониторинги. Можно включить разработку и согласование СЗЗ (санитарно-защитной зоны), без чего получить положительное заключение Государственной экспертизы может быть проблематично. Можно указать про проект рекультивации и его согласование в местных органах (было такое замечание от ГЭ). В общем Ваша «экологическая» фантазия может быть неприлично большой.

Ну понятно, что документация должна быть разработана в соответствии с нормами РФ. Дополнительно (если это площадочный объект) можно добавить требование по пожарной сигнализации и системам пожаротушения, указать что и как тушим, требования по автоматике пожаротушения, требование по расчету рисков.

Еще можно добавить план пожаротушения (правда к ПД это не относится).

Требования к организации и условиям труда работников

Данное требование отдельно, как правило, прописывается к новому объекту, для которого необходимо определить обслуживающий объект персонал. Дополнительно данное требование может быть прописано в технологической части проекта.

Требования к системам информационной безопасности (ИБ) и инженерно-техническим средствам охраны (комплекс ИТСО) объектов

Такие требования специфичны и для каждого Заказчика свои. Какие-то Заказчики предоставляют отдельно технические требования после согласования подрядчиком состава персонала и планировки помещений, где персонал работает и отдыхает.

Данное требование отдельным пунктом в ЗП прописывается редко, так как эти требования должны учитываться в большинстве разделов проекта, но можно прописать НД РФ по этой тематике, профильные ФЗ и нормы ПБ.

Требование к составлению сметной документации (СД)

Сметная документация тоже имеет для каждого Заказчика свою специфику (в каких ценах считать; в какой программе, по каким расценкам; что учитывать, что нет; требование к предоставлению прайс-листов на оборудование (например, в 2-3-х экземплярах)).

Состав передаваемых демонстрационных материалов

Можно прописать требование о предоставлении презентационных материалов (например, основных технических решений для Заказчика, презентации для общественных слушаний и т.д.), оформленных соответствующим образом. Для зданий может быть прописано требование предоставления 3-х мерных изображений, моделей и т.д.

Требование к проведению внешних экспертиз

Внутренняя экспертиза заказчика (какие структуры принимают участие и какие разделы проверяют);
Внешняя экспертиза (в какие организации и какую документацию передавать на экспертизу):

Требования к оформлению и передаче материалов Заказчику:

Количество передаваемой документации (на бумаге и электронных носителях);
Как оформлять документацию в бумаге;
Формат оформления на электронных носителях.

Как мы все уже поняли, тема правильного оформления ЗП с точки зрения Заказчика и Подрядчика занимает важное место в процессе проектирования и особенно важна для разработки качественного проекта и исключения возможных недоразумений между Заказчиком и Подрядчиком.

В общем до новых встреч, делайте качественно и спите спокойно :-))))!

Тэги: государственная экспертиза, Задание на проектирование, ЗП, проектная документация, рабочий проект, СМР, стадии проектирования, Технический регламент, этапы проектирования

Как правильно составить техническое задание: пошаговый алгоритм

Техническое задание «ТЗ» – это документ, который берется за основу при разработке любого проекта. И не важно, какой сложности и величины задание, оно всегда должно сопровождаться четким и понятным ТЗ. Это, в первую очередь, нужно заказчику, чтоб получить в результате именно то, что он хотел видеть. Но и исполнителю желательно всегда требовать четко изложенное задание, чтоб понимать, чего от него хотят. Многие игнорируют факт написания детального технического задания, что в последствии приводит к недопонимаю, спорам, конфликтам и ссорам.

Я, автор данной статьи, в своей жизни успел побывать как заказчиком нескольких крупных проектов на десятки тысяч долларов, так и исполнителем не менее дорогих заказов. До того, как выйти на серьезный уровень, мне пришлось перечитать сотни «ТЗ», и составить с несколько десятков своих пояснений для исполнителя. С каждым разом технические задания были все четче и четче, что позволило получать финальный вариант работы такой, какой я себе и представлял. В данной статье хотелось бы поговорить о том, как написать техническое задание, на что обратить внимание в первую очередь. Также я расскажу, почему заказчику и исполнителю желательно не работать на добром слове, а все оформлять документально.

С чего начать составление грамотного технического задания

Итак, давайте же перейдем к главной теме этой статьи. Далее мы поговорим о том, как составить техническое задание, и на какие пункты стоит обязательно обратить внимание. Как вы понимаете, каждое ТЗ уникально, и я не смогу охватить все аспекты. Поэтому, укажу лишь на основные моменты, которые должны быть в любом задании в независимости от проекта и сферы деятельности заказчика.

Если у Вас какой-то технически сложный проект, или очень специфический, то обязательно в общих положениях должен быть глоссарий – словарь терминов и определений. Конечно, очень хорошо если заказчик и исполнитель понимают друг друга и без проблем разбираются в специфической терминологии. Но не всегда это так, поэтому, лучше прописать, что означают те или иные слова, фразы, обозначения. Возможно, в глоссарии стоит дать пояснение некоторым вашим оборотам. Допустим, вы используете какую-то фразу, толкуя ее немного по-своему. Чтоб не получилось путаницы, сразу расставьте все на свои места.

У меня был случай, когда отсутствие понимание в терминах привело к срыву сроков более чем на месяц. В результате заказчик понес определенные убытки, но проблема была исключительно на его стороне. Поэтому, не допускайте разногласий. Определитесь с терминологией еще до начала разработки проекта.

Обязательно в техническом задании нужно указать, какие цели у Вашего проекта, для чего он создается, как будет работать, что должно быть в конечном результате. Даже если исполнитель работает над малой частью проекта, то он должен полностью понимать его структуру, задачи, цели, технические решения. Для чего? Не всегда исполнитель может получить консультацию и разъяснение от заказчика, да и просить толковать какие-то мелочи нет смысла, если можно обратиться к целям, понять для чего проект, и исходя из этого делать свое дело.

Приведу пример. Недавно разрабатывали большой интернет проект, и заказали дизайн. Дизайнеру описали, о чем будет сайт, какие на нем будут функции, что он должен делать, как сайт будет помогать людям. В общем, разжевали все до мелочей, а не только то, что касается дизайна. В результате получили макет практически не требующий доработок, а также «в нагрузку» десяток идей как улучшить сайт, что добавить, как сделать его более привлекательным.

Все требования к заказчику можно разделить на два типа: функциональные и специальные.

Функциональные требование – это те варианты исполнения, которые вы хотите видеть у себя. Если говорить на примере интернет сайта, то вы должны предоставить исполнителю примеры функциональных решений с других проектов, которые Вам нравятся, и которые вы хотите видеть у себя. Например, увидели технически понравившейся элементы, описали его, и сразу дали ссылку, чтоб человек наглядно понимал, о чем речь, и мог взять это за основу.

Специальные требование – это требования, с помощью которых поставленные задачи должны быть исполнены. Если опять брать за основу разработку сайта, то можете указать язык программирования, специальные параметры верстки, кодировку, использование каких-то определенных стилей и все, что хотите видеть. Если таких требований нет, то позвольте исполнителю самостоятельно решать что и как он будет использовать при выполнении вашего технического задания.

Обязательно в техническом задании должны быть оговорены сроки выполнения. Всегда берите с небольшим запасом, что скорость исполнения не повлияла на качество. Не в любом случае должен быть четкий срок, и описаны санкции за срыв указанных сроков. Исполнитель должен понимать, что это не просто пункт технического задания, а реальная установка, не выполнив которую, он рискуют понести финансовые или иные санкции.

Если проект большой, и на его реализацию нужно несколько месяцев, то разбейте работу на этапы, и по каждому установите четкие временные рамки. После завершения того или иного этапа, требуйте отчетности по выполненной работе. Это позволит держать исполнителя в тонусе, чтоб он не гулял несколько месяцев, проедая и пропивая аванс, а потом за неделю делал все сломя голову.

Также должен быть отчет по факту выполненных работ. Что было сделано, сколько на это потрачено времени, с какими трудностями столкнулся исполнитель и т.д.

Если вы составляете договор, то пункт относительно ответственности будет в нем. Если же только ограничиваетесь техническим заданием, то стоит описать там, что за срыв сроков, не сдачу проекта, разглашения нюансов работы третьим лицам, что повлечен за собой убытки для Вас, исполнитель несет ответственность. Какую? Во-первых, в соответствии с законодательством, но также вы можете установить какие-то свои штрафы и санкции.

Как составить техническое задание: советы из личного опыта

И в конце это статьи, хотелось бы дать несколько советов исходя из собственного опыта составления и получения технических заданий.

Вот, пожалуй, и все, что я хотел рассказать в этой статье. Составить техническое задание не так уж и сложно, если четко понимать чего вы хотите от исполнителя. Можете еще раз перечитать мои советы, и применить их к конкретно вашему случаю. Удачи!

Здравствуйте, бесценная Катерина Матвеевна, или Поговорим о деловых письмах

«…Добрый день, веселая минутка. Здравствуйте, бесценная Катерина Матвеевна.

За прошедшую отсрочку не обессудьте. Видно, судьба моя такая. Однако ничего этого больше не предвидится. А потому спешу сообщить вам, что я жив, здоров, чего и вам желаю. »

Из письма красноармейца товарища Сухова

Кто из нас не помнит трогательное письмо супруге, «бесценной Катерине Матвеевне», которое мысленно писал на протяжении всего фильма красноармеец Федор Иванович Сухов? Это письмо, конечно, было личным, а не деловым. Но в силу жизненной ситуации, в которой находились персонажи, оно обладало обстоятельностью, структурой и отдельными признаками, характерными и для деловой переписки.

Сотруднику службы делопроизводства, как красноармейцу Сухову, часто приходится решать разноплановые задачи и составлять письма порой самой неожиданной тематики. Казалось бы, чего проще? Но, оказывается, поручение руководителя «напишите письмо» может вызвать бурю смятения в душе и разуме секретаря: «Письмо. А как его писать?! Что писать?! Как оформлять и как отправлять адресату?! Какой ужас. »

На самом деле ничего ужасного и сложного в этом поручении нет. И если вам доводилось (а вам точно доводилось) писать в школе сочинения, написание письма не потребует от вас нечеловеческих усилий. Потребуется внимательность, усидчивость, знание бизнес-процессов вашей организации, умение разобраться в порой незнакомых для вас вопросах и обстоятельствах, умение получить необходимую для вас информацию от других отделов, служб и сотрудников, грамотность изложения.

Начнем, пожалуй, с общих требований к составлению деловых писем.

Структура текста делового письма

В наиболее общем случае текст делового письма состоит из:

обращения (вступительной этикетной формулы);
вступительной части;
основной части;
заключительной части;
заключительной этикетной формулы.

Рассмотрим их подробнее.

Обращение, или вступительная этикетная формула (формула вежливости): «Здравствуйте, бесценная Екатерина Матвеевна!»

Обращение (вступительная этикетная формула, формула вежливости и т.п.) призвано выразить уважение к адресату, привлечь внимание адресата к теме письма и может содержать должность, фамилию, имя и отчество лица, которому адресовано данное письмо: Уважаемый Владимир Петрович!

В случае обращения к наиболее значимым и важным персонам применимо приветствие «Глубокоуважаемый».

Глубокоуважаемый господин министр!
Глубокоуважаемый господин губернатор!
Глубокоуважаемый господин Вахрушин!

Если в письме обращаются к коллективу организации или к некой группе сотрудников, то этикетная формула выглядит так: Уважаемые господа!

Панибратство в обращении недопустимо. Оборот «Дорогой…» или «Дорогие…» и им подобные в деловом письме неуместны.

В конце обращения должен стоять восклицательный знак. Запятая, допустимая с грамматической точки зрения, будет в этом случае неуместна.

Обращение выравнивается по центру документа.

Обращение не является обязательным элементом письма. В служебных письмах типового содержания, в сопроводительных письмах, не содержащих просьб, и иных письмах тривиального характера, не требующих личного рассмотрения руководителем, обращение можно опустить. Например: Прошу выслать акт сверки с ООО «Аметист» на 30.12.2014 по адресу: ул.

Тверская, дом 1, офис 23, г. Энск, 123645.

Вступительная часть. Может содержать:

Также вступительная часть может описывать общую ситуацию (как у товарища Сухова, который, благодаря врожденному таланту рассказчика, тоже не обошелся без вступления): Знайте, любезная Катерина Матвевна, что классовые сражения на сегодняшний день в общем и целом завершены и час всемирного освобождения настает. И пришел мне черед домой возвратиться, чтобы с вами вместе строить новую жизнь в милой сердцу родной стороне.

Основная часть. Содержит изложение проблемы, ситуации, с приведением соответствующих фактов, аргументов и доказательств. Должна быть связана по смыслу со вступительной частью и логически приводить к выводам, изложенным в заключительной части. Это самая сложная и насыщенная часть делового письма. Необходимо отнестись к ее составлению очень внимательно и ответственно, подготовив соответствующую доказательную и документационную базу.

Здесь вам и пригодится знание бизнес-процессов и умение добывать необходимую информацию.

В зависимости от темы письма основная часть может быть краткой или сложной (состоящей из пунктов и подпунктов). При формулировании фраз делайте выбор в пользу простоты изложения.

Всегда следует помнить о том, что простые распространенные предложения воспринимаются гораздо легче сложносочиненных и сложноподчиненных с обилием знаков препинания. Например, суть вопроса можно изложить так:

В апреле 2015 года ООО «Изумруд» был изготовлен комплект металлорежущего оборудования, который был отправлен в адрес ООО «Аметист» транспортной компанией «Деловые линии» и получен ООО «Аметист» на 14 дней позже установленного срока, что подтверждается накладной № 1125/245 от 23.04.2015, оригинал которой был предоставлен нам транспортной компанией «Деловые линии», в связи с чем ООО «Изумруд» обязано уплатить ООО «Аметист» пеню в размере…

02.04.2015 ООО «Изумруд» была произведена отправка металлорежущего оборудования в адрес ООО «Аметист». Оборудование было получено 23.04.2015. Данный факт подтверждается транспортной накладной № 1125/245 от 23.04.2015, предоставленной транспортной компанией ООО «Деловые линии».

Расчетный срок поставки оборудования согласно договору № 12 от 29.03.2015 составляет 7 календарных дней со дня отгрузки. В данном случае он насчитывает 21 календарный день. Таким образом, за нарушение сроков поставки оборудования согласно п. 3.12 вышеуказанного договора ООО «Изумруд» обязано выплатить пеню в размере…

В целом же к изложению предъявляются следующие требования:

В общем случае в деловом письме могут присутствовать следующие шаблонные обороты:

Направляем Вам на согласование следующие документы…;
В рамках исполнения достигнутых договоренностей…;
В ответ на Ваше письмо исх. №… от… сообщаем…;
В соответствии с заключенным договором №…;
Сообщаем, что в период с… по…;
Выражаем глубокую признательность… и т.д.

Подобные лексические конструкции иногда могут нести и дополнительную юридическую смысловую нагрузку, например гарантийное письмо не будет являться таковым, если в тексте будет отсутствовать фраза «Оплату гарантируем».

Отличительной особенностью делового письма также являются четкость и краткость изложения текста (разделение на абзацы, применение простых распространенных предложений);

аргументированность;
объективность (текст письма должен содержать объективные сведения о событиях и фактах;
однозначность терминологии и формулировок.

Заключительная часть является итоговой и может содержать:

– выводы, следующие из вышеизложенного: Таким образом, из вышеприведенных фактов следует, что данный случай выхода из строя механизма не является гарантийным, поскольку были нарушены правила эксплуатации;

– просьбу: На основании вышеизложенного просим Вас рассмотреть возможность исправления недочетов, выявленных в процессе эксплуатации изделия;

– требование: Требуем погасить имеющуюся задолженность в срок до 01.10.2015;

– предупреждение: В случае невыполнения требований договора мы оставляем за собой право обратиться в Арбитражный суд для защиты своих интересов;

– предложение: Предлагаем удовлетворить наши требования по возврату денежных средств в размере 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей;

– отказ: На основании изложенных фактов мы вынуждены отказать в удовлетворении Ваших требований;

– напоминание: Напоминаем, что в соответствии с п. 17 конкурсной документации Вам необходимо предоставить обеспечение по договору и т.д.

Заключительная этикетная формула, или формула вежливости. Деловое письмо обычно завершают заключительной этикетной формулой – устойчивым выражением, проявляющим уважение, надежду на дальнейшее сотрудничество или сожаление о прекращении сотрудничества или утрате тех или иных возможностей, например:

Надеемся на дальнейшее сотрудничество;
Сожалеем о возникших трудностях.

Заканчиваться деловое письмо может фразой, содержащей выражение уважения, наименование должности ответственного лица, подписывающего данное письмо, его собственноручную личную подпись и расшифровку подписи:

Начальник Туркестанской таможни Верещагин П.А. Верещагин

Завершающая формула вежливости «С уважением» применяется только в том случае, если письмо начиналось с обращения «Уважаемый (Ф.И.О. или должность)!», но не является обязательной. В зависимости от ситуации повторное выражение уважения может быть неуместным и выглядеть проявлением подобострастия, уничижения или иронии. По этим же причинам не рекомендуется употреблять в деловой переписке прилагательные в превосходной степени или слова, усиливающие эмоциональную окраску предложения. Например:

К великому сожалению, мы не получили Ваш каталог;

С глубочайшим сожалением сообщаем Вам, что не можем удовлетворить Ваш запрос.

Деловые письма оформляются строго на фирменном бланке организации, содержащем необходимые реквизиты. Образец бланка приведен в Приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

На практике для оформления деловых писем достаточными реквизитами являются:

эмблема организации или товарный знак (логотип), при наличии (1);
ОКПО (2);
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (3);
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (4);
наименование организации (5);
справочные данные об организации (включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации) (6);
дата документа (7);
регистрационный номер документа (8);
ссылка на регистрационный номер и дату документа (9);
адресат (10);
заголовок к тексту (11);
текст документа (12);
отметка о наличии приложения (13);
подпись (14);
отметка об исполнителе (15).

Размещение реквизитов приведено в Примере 1.

Деловые письма можно разделить в зависимости от их назначения и содержания.

Сопроводительное. Сопроводительные письма предназначены для отправки документов, не имеющих адресной части. В тексте сопроводительного письма обязательно должна присутствовать ссылка на приложения – документы, которые отправляются с этим письмом. Такие письма могут содержать просьбы, пояснения и т.д.

Сопроводительные письма в вышестоящую организацию должны начинаться с фразы «Представляем Вам…», в нижестоящую организацию – с «Направляем Вам…», в стороннюю организацию – с «Высылаем Вам…» (Пример 2).

Сопроводительное письмо не является гарантией, того что в полученном вами конверте будут присутствовать именно те документы и в том количестве, что указано в сопроводительном письме. Иными словами, письмо не является описью и не может быть представлено в судебные органы в качестве подтверждения отправки тех или иных документов.

Сопроводительное письмо не является обязательным при отправке документов.

Гарантийное. Как правило, содержит две части: просьбу что-либо исполнить, заверения в исполнении обязательств со своей стороны и юридически являются признанием долга (Пример 3).

Поздравительное. Такие письма составляются в относительно свободной форме и посвящаются какому-либо торжеству – памятной дате, официальному государственному празднику, значительному для данной организации или лица событию. Поздравительные письма могут быть оформлены как на бланке организации, так и на художественных бланках, колорированной бумаге, а также содержать декоративные и графические элементы.

Благодарственное. Письмо-благодарность направляется гражданину, должностному лицу или организации с выражением благодарности за совершенные действия (Пример 4).

В таких письмах могут быть использованы фразы:

Выражаем Вам искреннюю благодарность…;
Благодарим Вас за оказанную помощь…;
Позвольте выразить Вам признательность… .

Извещение – деловое письмо, информирующее или извещающее адресата о каких-либо мероприятиях. Может содержать пояснения, касающиеся процедуры участия в мероприятии, приложения (анкета участника, программа мероприятия, регламент, рекламные материалы) и т.д.

Если письмо-извещение предназначено для рассылки широкому кругу лиц, то реквизит «Адресат» на письме не оформляется или оформляется обобщенно. Подписывать такое письмо должен руководитель организации или руководитель, ответственный за проведение данного мероприятия (см. письмо-извещение в Примере 1).

Просьба (запрос) – это деловое письмо, направляемое с целью получения какой-либо информации или документов (Пример 5). Письма-запросы требуют обязательного ответа в виде письма-ответа. В тексте письма-запроса обязательно должно содержаться обоснование необходимости предоставления сведений или документов, о которых идет речь.

Сообщение. Это вид делового письма, информирующий адресата о каких-либо фактах или событиях, затрагивающий интересы обеих сторон – автора и адресата (Пример 6). Письмо-сообщение может быть кратким и начинаться сразу с фразы «Сообщаем, что…», а может быть более развернутым и содержать обоснование: «В связи с тем, что…».

В приведенном примере измененные реквизиты уже содержатся в теле письма, но, положа руку на сердце, ответьте честно: часто ли вы при получении письма смотрите на эти строчки цифр и сравниваете их с прежними? Для этого и нужно письмо-сообщение – привлечь внимание адресата к данному факту.

На практике письмо-извещение и письмо-сообщение отличаются незначительно. Поэтому паниковать на тему: «Какой кошмар, я отправила контрагенту извещение, а надо было сообщение. » не нужно. Нет ничего ужасного в том, что в тексте письма вы написали «извещаем» вместо «сообщаем».

Предложение. Направляется потенциальному партнеру или контрагенту и содержит предложение сотрудничества (Пример 7). К этому виду относятся коммерческие предложения (оферты). Письмо-предложение может содержать как общую, так и детальную информацию об организации и представляемом продукте:

Письмо-предложение может направляться как одному конкретному адресату, так и рассылаться массово, широкому кругу контрагентов.

Результатом рассмотрения адресатом письма-предложения могут стать деловые переговоры или заключение договора, поэтому от грамотности его составления и точности представленных в нем данных может зависеть будущая прибыль вашей организации.

Подтверждение. Достаточно редко встречавшийся мне на практике вид делового письма, в котором адресат подтверждает получение каких-либо сведений или документов (Пример 8). Как правило, оформляется в ответ на сопроводительное письмо или письмо-сообщение. В письме-подтверждении используются фразы:

Подтверждаем получение следующих документов:…;
Подтверждаем получение сообщения об изменении реквизитов… .

Письмо-требование. Данный вид делового письма составляется с целью побудить адресата исполнить взятые на себя обязательства. Отличается достаточно категоричным тоном изложения, что достигается использованием в тексте конструкций типа:

Срочно требуем погасить задолженность;
Требуем немедленно произвести отгрузку товара в адрес… и т.д.

Письмо-требование обязательно должно содержать изложение условий принятых ранее договоренностей, ссылки на документы (договоры, соглашения и т.д.), суть сложившейся ситуации, требование выполнения обязательств, а также последствия для адресата, если обязательства не будут исполнены, например: В случае неисполнения Вами взятых обязательств дело будет передано в Арбитражный суд.

Частным случаем письма-требования является письмо-претензия. От простого письма-требования оно отличается описанием сути неисправности товара, некачественного предоставления услуг и т.д. В заключительной части излагается требование: заменить товар по гарантии, осуществить гарантийный ремонт, вернуть деньги и т.д. Претензия может содержать фотографии неисправного товара, документы, подтверждающие понесенные стороной-инициатором дополнительные расходы (например, на лечение, вынужденное пользование услугами сторонних организаций и т.д.) (Пример 9).

Письмо-ответ. Это письмо составляется в ответ на запрос, требование или рекламацию (Пример 10).

Остальные виды писем, как правило, ответа не требуют.

При составлении ответа не нужно писать в тексте: «В ответ на ваше письмо №… от…», поскольку данные поступившего исходного письма вносятся в реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа».

Стиль ответа должен соответствовать стилю письма, на которое вы отвечаете. Однако это не значит, что нужно повторять содержащиеся в нем стилистические и грамматические ошибки.

Ну что ж, я поделилась с вами своим опытом в соответствии с базовыми принципами составления деловых писем самой разнообразной тематики.

На самом же деле тема о составлении писем – неисчерпаема! В каждом конкретном случае следует подходить к созданию делового письма ответственно и творчески, и тогда вам будет сопутствовать удача на этом тернистом пути!

На этом разрешите откланяться, или, как писал незабвенный товарищ Сухов: «Тому остаюсь свидетелем, боец за счастье трудового народа всей земли, Закаспийского интернационального революционного пролетарского полка имени товарища Августа Бебеля, красноармеец Сухов Федор Иванович».

Написать правильно письмоо приостановлении проектирования

Как правильно написать претензионное письмо: содержание документа и образец

Как правильно написать претензионное: содержание документа и образец

Большинство договоров, в особенности длительного действия (на поставку товаров и услуг, строительство и т.д.), часто содержат в себе такой пункт как досудебное урегулирование споров посредством претензионного письма.

Написание правильного претензионного письма

Претензионное письмо представляет собой письменное обращение лица к своему контрагенту, содержащее в себе требование об устранении им нарушения его субъективных пра в.

Претензия как бы «предупреждает», что следующим шагом может быть обращение в суд или другую инстанцию.

Образец письма о прекращении расторжении договора

Образец о прекращении расторжении договора Договор является важнейшим документом не только в бизнесе, но и повседневной жизни человека.

В тех случаях, если положения договора перестают устраивать одну из сторон, или появились условия, при которых дальнейшее сотрудничество становится невозможным, договорные отношения могут быть прекращены как по обоюдному согласию, так и в одностороннем порядке.

Письмо о приостановке работ Подрядчиком

Письмо о приостановке работ Подрядчиком.

Образец. Алгоритм составления.

Рекомендации по действиям В ходе работ возникли форс-мажорные обстоятельства.

Необходима приостановка работ. Требуется составить о приостановке работ и направить его Заказчику. В этом случае, все необходимые действия для приостановки работ по контракту выполнены, согласие сторон зафиксировано письменно.

Письмо о расторжении договора (образец)

Письмо о расторжении договора (образец) Стороны добровольно входящие в определенные отношения по договору вырабатывают единое мнение о предмете договора, представленного в виде объекта гражданских прав.

Как составить письмо (уведомление) о расторжении договора (образец)?

Как составить (уведомление) о расторжении договора (образец)? Зачем нужно уведомление о расторжении договора?

Образец информационного письма

Образец информационного письма Как написать информационное Оформление информационного осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового. В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности: Часто к информационному письму прилагается сопроводительное, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.

Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь.

Заявление о приостановлении исполнительного производства

Заявление о приостановлении исполнительного производства Образец заявления о приостановлении исполнительного производства, с учетом последних изменений законодательства.

Существуют случаи, когда исполнительное производство приостанавливается судом в обязательном порядке. К ним относятся: подача искового заявления об освобождении имущества от ареста; если оспаривается оценка имущества; если возник спор по исполнительскому сбору.

Образец уведомления о приостановке работ

Образец уведомления о приостановке работ В ОАО «Заказчик строительства» Адрес: Казахстан, 100004, г. Караганда, От ООО «Строительная компания» Адрес: Россия, 630005, г. Новосибирск, ул. Советская, д.

24, офис 4414 «20» мая 2018 г. между АО «Заказчик строительства» и ООО «Строительная компания» был заключен договор подряда № 1, согласно условиям которого ООО «Строительная компания» обязалось выполнить работы по полировке поверхности бетонного основания площадью 1248 кв.