Как правильно написать деловое электронное письмо
Как правильно написать электронное письмо
Каждый день я получаю и отвечаю на десятки писем по электронной почте. Поэтому могу сделать вывод – несколько нехитрых правил будут весьма полезны для многих и помогут понять, как правильно написать электронное письмо.
Сделайте разные почтовые ящики для личной и деловой переписки. Иначе рано или поздно вы отправите контрагенту или коллеге по работе свою личную информацию, которой вовсе не намеревались делиться.
Проверяйте деловую почту не реже 2-х раз в день. Иногда напишешь электронное письмо, требующее оперативного ответа, а в ответ «тишина». Если есть время, отвечайте сразу. Может от вас ждут важную информацию и вам будет хорошо – не соберется огромная «куча» непрочитанных писем.
Отвечает на письмо адресат, проставленный в поле «Кому». Если адресат указан в поле «Копия», то обычно не отвечают, письмо отправлено для информации.
Всегда заполняйте поле «Тема». Это ну очень важно. Люди делают первоначальную оценку по теме– стоит читать или сразу удалить электронное письмо. Если адрес неизвестен получателю, то тема должна вызвать интерес ознакомиться с письмом. Отсюда правило – тема должна состоять приблизительно из 3-4 слов, быть привлекательной и отражать содержание письма. Плохие примеры тем: «вопрос», «письмо», «срочно».
Как написать текст электронного письма
Начните письмо с приветствия. Для деловой переписки «Здравствуйте, уважаемый господин Залихватский» или «Добрый день, уважаемая Алена Игоревна» то, что нужно. Заканчивать послание возможно традиционным «С уважением, …».
Если вы не знакомы адресату, тогда укажите цель своего обращения («…видел Ваше рекламное объявление там-то, Вы заинтересованы получить то-то, могу предложить …»).
Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты. При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма.
Текст не должен представлять собой длинную «простыню». Каждую тему своего послания отделяйте пустой строкой (играют роль абзацев) для лучшего восприятия информации.
Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip, предупредите об этом в тексте послания (чтобы не подумали, что это вирус).
Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами.
Образец подписи в электронном письме:
Окончательная проверка электронного письма
Чем важнее послание, тем больше времени уделяем проверке – отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок, точность и понятность фраз, логичность построения текста.
Контролируем – начало предложений и имена собственные идут с прописной буквы, между словами обязательны пробелы. Дурное впечатление накладывается от злоупотребления заглавными буквами и знаками препинания для придания выразительности (например, СРОЧНО. ). Многие недооценивают степень негативного отпечатка наличием указанных недостатков.
И, наконец, оцените, что выгоднее и сэкономит вам время: лишний раз позвонить по телефону и какие-то вопросы решатся быстрее, или долго набирать текст электронного письма для необходимости документального подтверждения взаимодействия.
ЭЛЕКТРОННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
Особенности и правила
Электронная почта (E-mail – сокращение от electronic mail ) является удобным и быстрым средством связи, позволяющим не только обмениваться текстовыми сообщениями, но и осуществлять пересылку документов, изображений и других видов информации. Электронная деловая переписка еще не вытеснила из документооборота бумажное письмо, однако как средство оперативного решения целого ряда задач (предварительные договоренности, ознакомительные задачи, техническое согласование, предложение услуг и т. п.) занимает главенствующие позиции.
В отношении этикета электронной деловой корреспонденции справедливы те же нормы и правила, которые характерны для любых других форм делового взаимодействия, особенности же обусловлены способом передачи информации – использованием почтовых программ и служб, имеющих типовой интерфейс.
Композиционные особенности электронных деловых писем полностью соответствуют общепринятым нормам деловой переписки. Как в традиционных, так и в электронных письмах выделяются три композиционных элемента: вводная, основная и заключительная части.
Ряд авторов, ориентируясь на нормы, принятые среди деловых кругов Запада, в первую очередь, США, призывают к максимальной либерализации формы общения в электронной переписке и пренебрежению к орфографии, грамматике, стилистике, пунктуации ради формулы «время – деньги»: втиснуть как можно больше информации в наименьший словесный объем за максимально короткое время доставки и осмысления информации [например: http://marmore-text.ru/elektronnyj-etiket-delovaya-perepiska.html ].
Эти правила прежде всего касаются оформления письма.
1. Всегда следует заполнять поле «тема» ( subject ) своего письма. Если вашему адресату поступает много писем, то он сможет сразу выделить нужные, ориентируясь по их темам. Как правило, тема должна быть сформулирована несколькими словами и полностью отражать суть письменного обращения. Чем четче сформулирована тема, тем с большим вниманием отнесется адресат к письму. Более того, занятые люди, получая «беспредметные» сообщения, часто отправляют их в корзину, не читая и сортируя как спам.
Отвечая на чье-либо письмо, в поле темы принято вписывать Re: исходная_тема .
Если при ответе на письмо тема разговора меняется, то следует изменить и название (тему) письма.
Переписку по новой теме нужно начинать с нового письма. Не рекомендуется поднимать обсуждение новой темы ответом на письма по другим темам.
2. При ответе на письмо следует цитировать его либо полностью (если объем текста невелик), либо оставляя только ключевые (значимые) фрагменты, которые отделяются каким-либо символами от основного текста письма.
При полном цитировании пишите текст ответа в начале письма, а не в конце.
Если вы отвечаете по пунктам, используя цитирование, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу и используйте прописные буквы в начале предложений.
Не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения.
3. « Важность письма (priority)». В случае, когда письмо содержит важную или срочную информацию, которая нуждается в срочном рассмотрении, укажите это, установите важность «высокая». Это позволит выделить ваше письмо среди входящих писем. Но не злоупотребляйте напрасно этой функцией.
4. Не следует писать весь текст или фрагменты текста прописными буквами - это воспринимается как агрессия и создаёт неудобства вашему собеседнику.
5. Не следует употреблять сленг, специальные термины или сокращения . Использование сокращений (аббревиатур) в письме допускается лишь в том случае, если они общеизвестны. Если письмо официальное, то от них лучше отказаться.
6. Для придания письму эмоциональности допускается использование смайликов . Однако использовать их стоит умеренно, а в строго официальных письмах от них лучше отказаться.
7. Следует стараться не допускать грамматических ошибок , их наличие невольно снижает репутацию отправителя.
8. Обязательно используйте подпись , содержащую некоторую информацию о вас (должность, телефон, название вашей компании, другие способы связи и др.).
9. Если письмо имеет приложение в виде дополнительных файлов, то в тексте основного письма следует упомянуть об их наличии во вложении. Нормальным (и надежным) считается высылать без предупреждения вложения общим объемом до 2–3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его почтовый сервер – у некоторых людей почта может читаться с телефона;
10. Существуют разные мнения относительно того, делать ли запрос о подтверждении получения письма. Лучше, конечно, не делать, т. к. многих это раздражает, а кто-то может расценить запрос как сомнение в его ответственности. Однако практика показывает, что почтовые службы иногда могут работать не совсем корректно, а отправителю нужна уверенность, что важное письмо получено адресатом. Поэтому иногда это правило нарушается в силу практических соображений.
Структура текста электронного делового письма практически ничем не отличается от структуры его бумажного аналога, однако некоторые особенности существуют.
Допускается не ставить приветствие, когда переписка ведется продолжительное время в течение дня, и представляет собой чередование вопросов и ответов.
Если вы не знакомы с адресатом, то в первом письме принято представляться и объяснять цель своего обращения.
Основной текст должен быть максимально лаконичным, но при этом информативным. Оптимальный размер текста – в одну страницу, он читается при открытии письма почтовой программой без прокручивания. Зрительное восприятие сообщения, смысловая разбивка предложенной на рассмотрение информации и, соответственно, ее усвоение облегчается при разделении текста на абзацы. Предложения и абзацы лучше строить короткими, если абзацев несколько – удобнее, когда они разделены пробелами.
Заключительная часть письма и подпись отделяются от основного текста пустой строкой. В качестве заключительной части часто используются нейтральные формы: « С уважением… », « Искренне Ваш… », « Всего наилучшего… » и т. п.
В реквизите подписи не следует использовать сокращений . Адресату должно быть понятно, как обратиться автору в ответном письме. После имени и фамилии (возможно и отчества) следует указывать должность отправителя и наименование организации. Этим вы даете адресату понять границы ваших полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов. Далее могут быть приведены: личный электронный адрес, контактные телефоны, адреса, другие способы связи, ссылки на сайты и т. п., например:
менеджер проекта «Стиль документа» http://doc-style.ru
Раб. тел. +7 (911) 911-9119
Время ответа на письмо – это один из показателей вашей позиции по отношению к деловым интересам партнеров и клиентов. В компаниях на этот счет существуют разные стандарты. Приемлемым считается время реакции на письмо в пределах двух–трех часов. Если, получив письмо и прочтя его, вы понимаете, что не можете дать ответ в течение одного рабочего дня, то правилом хорошего тона будет отправка адресату уведомления с информацией о получении письма и возможными сроками ответа на вопросы вашего адресата.
Шпаргалка делопроизводителя
Ваш персональный гид в мире документов
Как правильно написать электронное письмо
Как часто вы удаляете электронные письма, не открывая? Что заставляет вас открыть электронное письмо и ознакомиться с его содержимым? Часто ли вы получаете грамотные и хорошо оформленные деловые письма? Ответы на эти вопросы заставят вас задуматься в каком направлении мы должны с вами двигаться, чтобы правильно написать электронное письмо.
Современный мир уже приучил нас по несколько раз в день проверять свой почтовый ящик и решать большинство рабочих и личных проблем в электронном виде, но мы в этом беспрерывном потоке информации зачастую теряемся и не можем выделить главное.
Основные правила электронного делового письма:
Пишите тему, которая передает суть вашего сообщения.
Приглашение на международную конференцию 18.05
Письмо с какой темой вы скорее откроете?
Если вы хотите заинтересовать читателя, то заголовок должен привлекать внимание.
Как бюджетно отдохнуть в пик сезона в Европе?
Если это письмо-ответ , то не меняйте тему.
Перед отправкой проверяйте актуальность заголовка.
Не делайте пометку «Срочно» . Эту пометку допустимо сделать один раз в особо важном случае. Делая это чаще, пострадает ваша репутация, а на письма никто не будет обращать внимание.
Отправляйте письмо только тем людям, которые действительно должны его получить и заинтересованы в этом. Проверяйте адресатов перед отправкой и не нажимайте кнопку «Ответить всем» . По возможности обращайтесь к конкретным людям.
Сокращайте объем письма . Меньше воды — больше нужной информации. В идеале письмо должно помещаться на открытом экране, и читатель не должен прокручивать экран вниз, чтобы добраться до сути.
Структура правильного электронного письма:
Уважаемый Иван Иванович!
Максим, добрый день!
Обращение зависит от отношений, в которых вы состоите с получателем.
Текст . Избегайте формализма, долгих объяснений что да как, переходите сразу к сути. Сравните:
В продолжение нашего вчерашнего разговора, прошу вас выслать свои реквизиты для составление проекта договора. Данный шаг позволит оценить серьёзность ваших намерений на продолжение дальнейшего делового сотрудничества и конкретного обсуждения договора.
Александр, добрый день!
В продолжение нашего разговора вышлите, пожалуйста, свои реквизиты. Мы составим проект договора и обсудим его более предметно на нашей следующей встрече.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество!
Сделайте подпись в электронном письме.
Региональный менеджер ООО «Радость»
Правила написания электронного письма или этикет электронной почты
За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики - стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.
Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.
Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:
Адрес и имя отправителя.
Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).
Важность письма (это при необходимости).
Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.
Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов.
Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма - это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.
Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».
Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.
Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.
Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.
Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.
В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.
Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.
Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.
Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.
Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.
Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.
Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта - быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.
Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».
Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.
Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.
Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»).
Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись - это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.
По материалам статей:
1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.
2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.
Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ
Деловое электронное письмо
Современные технологии давно уже проникли во все сферы деятельности. Деловыми электронными письмами сегодня обмениваются абсолютно все организации. А потому каждый должен уметь правильно их составлять.
При написании делового электронного письма необходимо чётко соблюдать определённую схему.
Структура электронного письма:
- тема;
- приветствие;
- отражение цели письма;
- содержание (предложения, пояснения, вопросы и т.д.);
- прощание;
- подпись с контактными данными;
- ссылка на сайт компании (если таковой имеется);
- логотип (по желанию).
Тема электронного письма
Тему в деловом электронном письме надо обязательно указывать. Ведь адресат, просматривая входящие, может ориентироваться именно на заголовки. Тема непременно должна отражать суть делового письма. Никаких отвлечённых и бессмысленных фраз. Если при ответе на деловое письмо тема меняется, необходимо исправлять и заголовок.
Деловое электронное письмо должно быть максимально лаконичным. Писать следует только по делу, не отклоняясь от темы. Лучше, чтобы предложения были короткими.
Если логически текст делового письма можно разделить на абзацы, надо сделать это.
Нельзя писать всё заглавными буквами – в этом случае сообщение будет плохо читаться. После написания деловое электронное письмо следует проверить: опечатки, орфографические, пунктуационные и грамматические ошибки в тексте крайне нежелательны.
В ходе длительной переписки можно цитировать своего собеседника, чтобы он не упустил нить разговора. Однако не стоит излишне этим увлекаться. Цитаты и новый текст должны быть разграничены. Чужие слова в электронном письме принято отделять знаком >.
Не следует даже в деловом сообщении указывать персональные данные (паспортные, к примеру), так как нет ни одной надёжной почтовой системы.
Флеймы (предложения, написанные под влиянием эмоций) в деловой переписке недопустимы. Смайлики в деловых письмах также под запретом.
В настройках электронной почты есть возможность присоединять стандартную подпись с персональным именем и контактами. В случае с деловой перепиской следует её использовать. Помимо того, что подпись идентифицирует адресанта, она ещё и обозначает альтернативные каналы связи с ним.
Этикет деловой переписки в Сети
По правилам этикета, отвечать на деловое письмо необходимо в течение 2 суток с момента его получения. Если вовремя ответить не удалось, следует указать причины промедления в запоздалом письме.
Особенно важно отписывать при получении сообщения с вложенным файлом. Только, получив Ваш ответ, партнёр сможет удостовериться, что вложение дошло и успешно открылось.
Если деловое электронное письмо было отправлено веерной рассылкой, не всегда следует на него отвечать.
Если ответ на почту не приходит в течение недели, можно расценивать это как отказ от продолжения общения.
По правилам хорошего тона, электронную переписку должен заканчивать тот, кто её начал.
Перепечатка материалов статьи без ссылки на сайт запрещена!
Источники:
delo-ved.ru , doc-style.ru , www.docdelo.ru , life.mosmetod.ru , www.knigge.ru ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
