Как правильно написать письмо чиновнику с просьбой
Как правильно написать письмо с просьбой?
Правильно составленное такое письмо во многом будет зависеть от содержания просьбы и естественно от того, к кому вы обращаетесь с ней. Можно просить об услуге у знакомого, лучшего друга или у близкого человека, который проживает в другом городе, у своего подчиненного или у начальника. Для каждого отдельного случая просьба будет выражаться в разной форме.
В любом случае при обращении с просьбой человек рассчитывает только на положительный результат. Даже если его просьба является весьма значительной. Но в любом случае вам стоит излагать суть дела так, как будет выгодно для вас, и при этом старайтесь не приукрашать ситуацию нереальными или выдуманными событиями. Иначе рискуете остаться не только без ответа, но и без необходимой для вас поддержки, выполнения человеком вашей просьбы. Смотрите: Этика делового письма
Сама просьба, как и все письмо в целом не должно быть слишком объемным, излагайте свои мысли четко, коротко и ясно, понятным языком. Не стоит описывать какие – либо мельчайшие детали, подробности. Это только уведет от главного и помешает достижению поставленной вами цели.
Прежде чем приступить к написанию письма для начала продумайте главную причину, по которой вы решили обратиться именно к этому человеку со своей просьбой. Иногда совсем не станет лишним упомянуть о личных качествах адресата, но не переусердствуйте.
Как правильно написать письмо с просьбой, если вы к адресату обращаетесь за помощью повторно
В таком случае в письме отдельно стоит поблагодарить этого человека за ранее предоставленную услугу или оказанную помощь и объяснить, что именно это и стало одной из причин для повторного обращения к нему. Для благодарности достаточно будет нескольких предложений.
Конечно, в любом из случаев не стоит исключать неудачу, причиной которой могут стать обстоятельства совершенно не зависящие от вас. Тут уж ничего не поделаешь. Ваша основная задача – это постараться максимально избежать ошибок, которые могут привести к решению вопроса не в вашу пользу.
В написанном письме любой неудачный словесный оборот, который просто испортит настроение адресату, непонятный смысл изложенного и многое другое, что и послужит причиной неуспеха. Поэтому помните о том, что написанное вами письмо должно быть искренним, ведь много чего из него будет прочитано между строк. А именно между строк и должно быть ваше достоинство, самоуважение и что немаловажно – это вера в успех, поддержка и помощь человека, к которому вы обращаетесь с просьбой, его понимание, порядочность и великодушие.
Письмо написано и отправлено. Теперь вы с нетерпением ждете ответа
Письмо носит официальный характер, а ваша просьба адресована к чиновнику, тогда в обязательном порядке существуют установленные сроки для ответа. В противном случае вы вправе пожаловаться в вышестоящую организацию.
В остальных случаях все будет зависеть лишь от того, насколько хорошо воспитан человек, к которому вы обратились с просьбой.
Секреты письменных обращений: как общаться с чиновниками
Граждане могут заставить государство уважать свои права.Мы как-то привыкли обращаться в органы власти как просители, рассчитывать на милость и смиряться с отказом.
За последние годы в нашей стране принята масса законов, которые вменяют в обязанность чиновникам рассматривать обращения граждан, отвечать на запросы, давать разъяснения и консультации. Если чиновники не соблюдают эти требования — их можно привлечь к административной и дисциплинарной ответственности.
ни удивительно, иногда чиновники просто не знают о существовании всех этих замечательных норм закона, которые они обязаны соблюдать. Иногда, заявители сами оставляют чиновникам лазейку — дают формальный повод не отвечать или ограничиваться отпиской. Обращаясь в органы власти лучше сразу рассчитывать на ленивого чиновника. Вы, конечно, не обязаны этого делать. Но, к сожалению, и за внимание чиновников также приходится конкурировать.
Если вы хотите, чтобы к вашему обращению отнеслись со всей ответственностью — вы должны быть ему понятным и постараться говорить с ним на одном языке.
волнующие его вопросы:
1. Суть обращения или проблемы?
2. Относится ли вопрос к его прямым полномочиям?
3. О чём именно его просят, каких действий ожидают?
4. А на каком собственно основании?
5. И что будет, если он не выполнит требования заявителя? В идеальном обращении в орган власти подчёркивается суть, основания обращения к конкретному лицу, чёткий перечень требовании или вопросов.
Внимание чиновника к вашему письму обеспечено в следующих случаях:
1.Ваша просьба относится к сфере компетенции чиновника, он имеет полномочия решить вашу проблему (удовлетворить просьбу).
2. Ваше обращение понятно.
3. Ваши требования реалистичны, сформулированы конкретно и основаны на законе.
4. Вы демонстрируете компетентность — приводите аргументы и ссылаетесь на законодательство.
5. Вы подчёркиваете свою заинтересованность.
1. Обращайтесь по адресу, в орган, наделённый полномочиями.
2. Используйте правильную форму обращения, соблюдайте правила и не давайте формальных поводов для отказа.
3. Будьте корректными, не используйте оскорбительные выражения, излагайте только факты, воздерживайтесь от домыслов и резких оценочных суждений.
4. Демонстрируйте компетентность, ссылайтесь на нормы законодательства.
5. Фиксируйте каждый шаг — регистрацию обращения, назначение ответственного за рассмотрение, получение ответа.
6. Контролируйте исполнение обещаний, не верьте словам — требуйте писем, не верьте письмам — требуйте действий.
7. Требуйте чёткого соблюдения процедур, предусмотренных Законом.
8. Воспитывайте «государство» — требуйте привлечения к ответственности государственных и муниципальных служащих, нарушающих закон.
1. КТО ВЫ (из какой роли, позиции) КОМУ ПИСАТЬ (адресат, ответственный (обязанный решить) или имеющий возможности решить проблему (ответить на вопрос).
2. ЗАЧЕМ обращаетесь именно Вы, ЗАЧЕМ именно в этот орган (к этому лицу).
3. О чём (тема обращения) и ЧТО (содержание обращения).
4. КАК ПИСАТЬ (выбор формы обращения (жанра) и языковых и речевых средств)
От цели зависит жанр обращения и стиль изложения. Зачем именно вы обращаетесь именно к этому должностному лицу и что именно вы хотите получить.
Существует 6 распространённых жанров обращения граждан в органы власти: предложение, жалоба, запрос информации, просьба, сигнал или требование. Для каждого жанра характерен свой подбор слов и расхожих выражений, по которым чиновник определяет — чего собственно от него хотят.
Примите решение, в каком жанре вы собираетесь писать.
Предложения — это то, чего власти всегда не хватает. С одной стороны, они на самом деле ни к чему не обязывают, вы предлагаете
лишь учесть их в своей деятельности, с другой стороны именно ваши предложения могут стать весомым аргументом при принятии решений.
Жалобы — самый распространённый тип обращений в органы власти, жалоба предполагает надежду на исправление ситуации, ожидание от чиновника, к которому вы обращаетесь, конкретных решений.
Сигнал отличается от жалобы сутью требований. Направляя сигнал, вы просите лишь учесть информацию. Направляя жалобу, вы просите принять конкретные меры.
Запросы и вопросы — органы власти должны предоставлять информацию, которой они располагают, за небольшим исключением, когда дело касается государственной, профессиональной или иной тайны. Законом также установлена обязанность органов власти давать разъяснения и консультации по вопросам реализации прав и получения услуг. Вы даже не должны ничего объяснять, когда направляете запрос. Хотя практика показывает, что иногда лучше сразу сослаться на нормы закона.
Просьбу и требование необходимо различать между собой.
Требование уместно, если есть конкретная норма закона, которая обязывает чиновника выполнять определённые действия, принимать меры. Вы можете требовать прекратить нарушение закона, если оно имеет место.
Если ваша проблема может быть решена по усмотрению чиновника — лучше обращаться с просьбой.
► Поискать информацию в Интернете, скорее всего кто-то уже решал этот вопрос.
► Зайти на официальный сайт ведомства, ознакомиться с его Положением о деятельности.
► Отправить запрос в орган власти или муниципалитет по электронной почте или просто позвонить. По закону органы власти обязаны предоставлять информацию о своих полномочиях по первому требованию.
Традиционные признанные на национальном уровне арбитры: Администрация Президента Российской Федерации, депутаты, Уполномоченный по правам человека, Общественная палата Российской Федерации и т. п. Эти органы не имеют прямого отношения к вопросу заявителя, но обладают правом направлять поручения с контролем в вышестоящие органы. Чем выше орган власти, тем больше риск, что ваше обращение затеряется в массе других. Письмо Уполномоченному по правам человека в Пермском крае, скорее всего, будет рассмотрено с большим вниманием, чем обращение к Уполномоченному по правам человека в РФ.
Нередко обращения адресуются в коллегиальные и совещательные органы или даже институты, которые в своей работе не занимаются рассмотрением обращений граждан. Типичным примером является Правительство Российской Федерации и Совет Безопасности Российской Федерации. В такие органы направлять обращения бессмысленно — так как они просто не будут рассмотрены.
Перед тем как направлять обращение в тот или иной орган, зайдите на официальный сайт и ознакомьтесь с его положением о деятельности, уточните, какие вопросы он решает и в каком порядке рассматривает обращения граждан.
Письменное обращение в органы власти должно содержать:
► Наименование органа власти или должностного лица, к которому вы обращаетесь;
► Фамилию заявителя, его контакты (как минимум домашний адрес);
► Дату и подпись заявителя.
В обращении по электронной почте дату можно не ставить — дата формируется при отправке сообщения автоматически, а подпись для обращений по электронной почте не является обязательной.
Законодательство устанавливает ряд случаев, когда чиновник имеет полное право не рассматривать обращение. Ваше обращение может быть оставлено без ответа, если:
► не указана фамилия заявителя, направившего обращение;
► не указан почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ.
Вам может быть отказано в рассмотрении обращения по формальным основаниям, если:
► в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного
лица, а также членов его семьи;
► текст письменного обращения написан неразборчиво и не поддаётся прочтению;
► ответ по существу дать не возможно из-за риска разглашения государственной или иной тайны (личной, профессиональной, служебной)
В этих случаях орган власти должен письменно сообщить о том, что ваше обращение не может быть рассмотрено по существу и указать причину.
Вам могут отказать на законных основаниях в рассмотрении обращения и даже сообщить о прекращении дальнейшей переписки — если вы повторно задаёте вопрос, на который заявителю более одного раза давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.
Органы власти не вправе принимать решения по вопросам, по которым уже было вынесено судебное решение. Если у вас на руках есть решение суда, которое вас не устраивает, обжаловать решение можно только в вышестоящих судебных инстанциях.
Желательно придерживаться общепринятой структуры обращения в органы власти. В большинстве обращений, как правило, используется структура:
1. суть проблемы,
2. кратко необходимые пояснения, предыстория, подробности,
3. личная позиция по проблеме,
4. аргументы, отсылки к нормам законодательства,
5. суть требования к чиновнику,
Излагайте самую суть, главную проблему, предмет в самом начале обращения. Суть вашего обращения должна быть понятна с первых строк. Поэтому всегда излагайте главное вначале. Ключевая информация не должна потеряться в мелочах. Поэтому всегда ставьте важное на первое место, а детали после.
Обозначайте Свою личную позицию.
Почему обращаетесь именно вы, почему именно вас эта проблема волнует, из какой роли вы обращаетесь? Чиновнику должно быть понятно — кто вы в этой истории. Почему это важно именно вам, и какую степень настойчивости вы готовы проявить.
Примеры правильного начала
«Работаю в хирургическом отделении мед. сестрой, г. Березники.
«Я многодетная мама троих детей. Нашу семью отказываются ставить на очередь для получения земли под строительство…»
«Обращаются к Вам жители п. Чрезвычайный. В непосредственной близости к нашему посёлку произошёл разлив нефтепродуктов…»
«Обращается к вам бабушка учащегося школы №10, г. Кудымкара…»
«Обращаюсь к Вам от имени протестующих жителей Чеховского района, в котором согласно генплану рядом с деревней Дулово собираются строить крупный мусоросжигающий завод…»
предложения, тем они лучше передают сложную информацию. Не стоит нагружать свой текст излишними эмоциями, но при этом всё-таки написать достаточно, чтобы чиновник понял вашу обеспокоенность ситуацией. Используйте стандартные устойчивые словосочетания и обороты.
«Сообщаю, что в период с… по…»
«Прошу Вас рассмотреть вопрос о…»
«Прошу Вас изыскать возможность…»
«Прошу Вас назначить дополнительную проверку по вышеуказанным фактам и принять меры по устранению нарушений
Аргументы придают вашему обращению весомости в глазах чиновника. Главный аргумент для государственного и муниципального служащего — это требования законодательства. Ссылайтесь на законы. Деятельность чиновника регламентируется большим числом законов и нормативных актов. Чиновники должны соблюдать права граждан и могут быть привлечены к административной и дисциплинарной ответственности за нарушения порядка рассмотрения обращений граждан (ст. 5.59 КоАП),требований к порядку предоставления государственных и муниципальных услуг (ст. 5.63 КоАП), а также требований к порядку предоставления информации о деятельности органов власти(ст. 13.28 КоАП).
Используйте административные регламенты. Если вы получаете государственную или муниципальную услугу — перед обращением в орган власти обязательно ознакомьтесь с административным регламентом. В регламенте подробно описан порядок предоставления информации об услуге, оказания услуги и направления жалоб, в том числе сроки и ответственные лица. Ссылка на регламент может быть весомым аргументом, поскольку несоблюдение регламента может быть поводом для обращения в прокуратуру или вышестоящий орган. Регламенты существуют
для всех услуг, тексты регламентов публикуются на информационных стендах, официальных сайтах и региональных порталах услуг.
По закону обращение, которое поступило по обычной или электронной почте должны зарегистрировать в течение 3 дней. Вы можете в любой момент после направления обращения обратиться в орган власти (лично, по телефону или электронной почте) и уточнить, под каким номером зарегистрировано обращение, а также фамилию исполнителя, ответственного за рассмотрение. Это стоит сделать обязательно, если ответ задерживается. Иногда такие запросы творят чудеса и после уточнения фамилии исполнителя, ответ приходит в считанные дни. Кроме фамилии исполнителя вам, по вашей просьбе, должны дать его номер телефона. Вы имеете право в любое время позвонить лично исполнителю и поинтересоваться о сроках, результатах и аргументах.
Если вы имеете обширную переписку — обязательно ведите учёт (дневник) отправки сообщений (регистрационный номер, ФИО исполнителя, если получится) и дату получения ответа.
Иногда, чтобы не писать ответ, чиновник просто перезванивает и отвечает на запрос в устной форме. Настаивайте на получении письменного ответа в любом случае. Никогда не верьте устным обещаниям — данным по телефону или лично на приёме. Всегда требуйте зафиксировать обещание письменно.
В соответствии со статьёй 5 Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных
и муниципальных услуг» при получении государственных и муниципальных услуг заявители имеют право:
► получать полную, актуальную и достоверную информацию о порядке предоставления государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронной форме;
► рассчитывать на досудебное рассмотрение жалоб в процессе получения государственных и муниципальных услуг.
► получать достоверную информацию о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления;
► не обосновывать необходимость получения запрашиваемой информации, доступ к которой не ограничен;
► обжаловать акты или бездействие органов власти, нарушающие право на доступ к информации и установленный порядок его реализации;
► требовать возмещения вреда, причинённого нарушением права на доступ к информации.
В соответствии с п. 4 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» гражданин имеет право:
► свободно обращаться в любые органы власти, местного самоуправления и к должностным лицам устно (на личном приёме) или письменно;
► представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;
► обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на бездействие органа власти;
► обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения;
► по решению суда получать возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причинённых незаконным действием (бездействием) органа власти при рассмотрении обращения.
Органы власти, местного самоуправления, должностные лица обязаны:
► давать возможность гражданину по его запросу знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения;
► регистрировать обращение в течение трёх дней с момента поступления;
► рассмотреть обращение в обязательном порядке;
► запрашивать, в том числе в электронной форме, необходимые документы и материалы в других органах власти, органах местного самоуправления, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
► направлять письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
► принимать обращения в электронном виде, отвечать на электронные обращения по адресу электронной почты или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении;
► если заявитель обратился не по адресу — пересылать обращение в орган, в компетенцию которого входит решение поставленных вопросов и уведомлять о переадресации заявителя;
► не допускать разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина.
При подготовке отдельных разделов использовались методические разработки С.А. Минеевой, к. филол. н., доцента, ведущего методолога, руководителя Школы риторики диалога Западно-уральского учебно-научного центра, заместителя председателя Совета Российской риторической ассоциации, председателя регионального отделения.
Как написать коллективное письмо руководителю
Адвокат по уголовным делам Баламутов К
Следственным отделом по г. Красногорску Главного следственного управления Следственного комитета РФ по МО возбуждено уголовное дело в отношении гр-ки Ивановой А.А. (регист. МО, г. Красногорск, ____________) по факту убийства гр. Петрова А.А.
Мы, жители Красногорского района Московской области хотели бы выразить мнение по вышеуказанному вопросу и по вопросу назначения Ивановой А.А. наказания.
Мы знаем Иванову А.А.
В защиту руководителя
МЫ, ЧЛЕНЫ коллектива колхоза (СПК) им. Кирова и жители деревень Теряево и Кудрешки, глубоко возмущены действиями группы людей, организовавших настоящую травлю нашего руководителя — заслуженного работника сельского хозяйства РФ, настоящего труженика Кондратьева Павла Александровича. Мы не можем быть сторонними наблюдателями и хотим защитить честь и достоинство этого человека, отдающего всю свою жизнь и энергию, начиная с 14-летнего возраста, родной земле.
Многие люди в районе да и в области знают Павла Александровича.
Как написать жалобу на сотрудника (коллективная жалоба, образец)
Надо помнить, что на втором экземпляре должна быть отметка о принятии данного документа (поставлен входящий номер, дата поступления и ФИО лица, принявшего документ).
Если же письмо отправлено посредством почтовой связи. обязательно должно быть оформлено уведомление о вручении, которое потом направляется отправителю с подписью уполномоченного лица о получении документа.
Жалоба должна иметь адресата (орган либо конкретное должностное лицо, если речь идет о непосредственном руководителе сотрудника).
Как написать коллективное письмо руководителю
1 Возьмите лист формата А4, в правом верхнем углу напишите адресата — кому вы направляете свою коллективный запрос (жалобу, предложение), укажите его ФИО и должность, например: «Главе управы района №, Иванову И.И.» Затем двумя отступами ниже напишите по центру обращение: «Уважаемый Иван Иванович!». Еще на один отступ ниже, с красной строки уже следует начать свое повествование, обязательно с местоимения «мы».
Как написать обращение?
В жизни бывают различные ситуации, когда разобраться в них можно только с помощью власти. Обратиться со своими проблемами можно в администрацию района, города, либо какие-то высшие инстанции: администрация губернатора или президента. Граждане обращаются с самыми различными проблемами. Это может быть просьба о социальной помощи, недовольство коммунальными службами, вопросы по благоустройству города и многое другое.
Как написать письмо с просьбой
Письмо-просьба – отдельный вид делового письма.
Кроме того, следует позаботиться о том, чтобы получатель письма в случае необходимости имел возможность напрямую обратиться к его составителю.
Как правильно написать жалобу? Примеры, образцы, рекомендации
Знать, как правильно написать жалобу. должен каждый человек, так как это является одним из способов защиты своих прав и свобод. О том, как правильно написать жалобу в какой-либо государственный орган или организацию, поговорим в этой статье.
Законодатель не устанавливает особой формы для написания жалоб, в том числе и при подаче их в государственные и муниципальные органы власти.
Как правильно оформить коллективное письмо-прошение? ( чтобы не увольняли работника)
1 ответ. Москва Просмотрен 601 раз. Задан 2012-02-17 10:07:18 +0400 в тематике «Уголовное право» Как составить коллективное письмо в вышестоящую инст. по поводу того,что нас не устраивает руководитель.Не компот.стар. — Как составить коллективное письмо в вышестоящую инст. по поводу того,что нас не устраивает руководитель.Не компот.стар. далее
1 ответ. Москва Просмотрен 970 раз. Задан 2012-04-09 11:58:05 +0400 в тематике «Административное право» Пожалуйста подскажите, дайте образец, как правильно писать прошение?!Нужно написать прошение к мэру города.
Как правильно писать обращения к чиновникам: содержание, оформление, сбор подписей
Писать обращения к чиновникам — это целая наука. От того, правильно ли написано обращение, зависит половина успеха. Причем в деле написания обращений крайне важны как форма, так и содержание.
Эта инструкция написана на основе самых современных данных науки войны общения с чиновниками. Наука эта быстроразвивающаяся. Поэтому, если у вас есть замечания и предложения по улучшению инструкции — они всячески приветствуются.
Как правильно написать письмо чиновнику с просьбой
- Статьи
- Полезное
- Образец письменного обращения к депут.
Образец письменного обращения к депутату
Образец письменного обращения к депутату поможет структурно изложить свою просьбу. Писать депутату можно и нужно, главное - соблюдать нехитрые правила. Тогда возможность, что депутат поможет разобраться в беде, возрастает.
Представим, что вы уже знаете, как связаться с депутатом, а также общие требования к тому, как написать ему письмо с просьбой. Но не имея под рукой конкретный образец, действовать оказывается затруднительно. Всегда лучше один раз увидеть, как это делали люди до вас, чтобы не ошибиться в элементарных вещах. Строгих правил нет, но всегда надежнее соблюдать рекомендации к написанию любого делового письма, которое адресату будет легко прочесть и понять.
Прежде чем писать, конечно, нужно четко и ясно сформулировать суть обращения к депутату.
Самое главное, без чего вам не смогут элементарно прислать ответ, и обращение канет в небытие – это указание информации о вас. На листе А4 в верхнем правом углу, где всегда на официальных документах проставляется, от кого и кому он направлен, надо написать имя получателя и название организации. Не допускайте сокращений, все названия пишите полностью! Далее указываете свои данные: ФИО, полный адрес с индексом. Неплохо было бы указать и телефон. Чем больше ваших контактов будет написано, тем выше шансы, что вам быстро ответят. По центру страницы укажите жанр – обращение.
Далее переходим к самому тексту письма. Здесь вы излагаете суть своего обращения. Начните текст с фразы: «Уважаемый (-ая) … ». Не нужно писать сложными предложениями. Это общее правило для любой официальной бумаги. У вашего адресата, скорее всего, очень мало времени, каждая минута распланирована. Сложносочиненные предложения со множеством причастных и деепричастных оборотов затемнят суть вашей просьбы. Помните, краткость – не только сестра таланта, но и залог успеха, когда пишешь письмо депутату.
Попросите оказать содействие и обязательно укажите, что хотите получить письменный ответ. В целом, отвечать вам обязаны, но подобное напоминание не будет лишним. Конечно, вам нужно приложить к письму копии заявлений, которые вы подавали на местном уровне – если обращаетесь выше, например, к депутату Госдумы. На этих копиях должна стоять пометка о принятии их теми организациями, в которые вы их отдавали.
Не забудьте написать свое имя, подпись и число. Отправляйте письмо по адресу необходимой инстанции (его можно посмотреть в интернете) и ждите ответа. В целом, ответ нужно ждать около 1,5 месяцев, если учесть, что на регистрацию обращения уходит 3 дня, а на его рассмотрение дается 30 дней. Стоит учесть и сроки доставки письма туда-обратно почтой России или другим сервисом, которому вы доверите отправку столь важного документа.
Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций
Все мы в свое время что-то у кого-то просили. Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.
Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе…
Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб.
Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями. И письмо-просьба уже давно считается мощным инструментом для достижения отправителем заданной цели.
Это неотъемлемая и очень важная часть деловой переписки. Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ:
Уважаемый директор компании ____!
Нам срочно нужны денежные средства для достижения ____. Не хотите ли поучаствовать?
Как вы думаете, такое письмо может иметь положительный отклик? Можно предположить, что здесь даже отказ будет не совсем вежливым.
Важно уметь правильно составлять письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к заданной цели. В противном случае — вас проигнорируют, и вы лишь зря потратите свое время.
Давайте рассмотрим 8 простых рекомендаций и приемов, которые помогут вам увеличить эффективность любого письма-просьбы.
№1. Персональное обращение
Ничего экстраординарного здесь нет. Этот прием все хорошо знают. Но многие про него забывают. Обидно! Потому что персональное обращение «работает» намного лучше безликого.
Кому нравится, когда к нему обращаются «обобщенно»?! Это как уличное «эй…». Согласитесь, вы скорее отреагируете на свое имя, чем на зов в стиле «эй, уважаемый!».
Так и в письме-просьбе. Вы обращаетесь с прошением к конкретному человеку, поэтому постарайтесь узнать ФИО получателя письма.
Конечно, бывают ситуации, при которых такой подход невозможен. В любом случае, старайтесь максимально персонализировать обращение.
Можно: «Уважаемые дамы и господа!». Но лучше: «Уважаемые товарищи педагоги и учителя!».
Думаем, основную мысль вы уловили.
Объясняйте получателю письма-просьбы, почему вы направили свое прошение именно ему. Человек должен понимать, что он для вас уникален и от него зависит успех того или иного мероприятия.
- Вы являетесь специалистом в области ____.
- Ваша компания занимает лидирующие позиции в сегменте ____.
- Только Ваш отдел работает без ____.
Попробуйте расположить к себе адресата — аккуратно добавляйте комплименты (в пределах разумного):
- Вы в свое время блестяще завершили ____.
- Вы являетесь непревзойденным мастером ____ в нашем городе.
- Ваши проекты оказали неоценимую услугу ____.
Запомните! Комплименты должны быть заслуженными (реальные качества, поступки, регалии), а не «притянутыми за уши».
Выгоды. Да, никуда не денешься. Все ищут свою выгоду, причем не всегда в «денежном эквиваленте».
Приводите главные доводы и аргументы, согласно которым получателю письма-просьбы выгодно удовлетворить ваше прошение. «Играйте» на человеческих слабостях.
Что это будет? Здесь все зависит от конкретной ситуации.
Признание. Вам, как заслуженному ____, будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе…
Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение ____ свои знания, опыт и…
Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна. Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к ____. Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться…
Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками).
Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе. Таким образом вы благополучно преодолеете барьер из недоверия и сомнений.
Не забывайте и про «достижения» в проекте, по вопросу которого вы обращаетесь к адресату. Природа человека такова, что нам очень сложно начинать с нуля. А вот продолжить (или закончить) начатое — это другое дело.
- Строительство ____ уже выполнено на 87 %. Но без Вашей помощи оно не сможет вовремя завершиться. Мы предлагаем Вам…
- В нашем распоряжении уже есть ____. Для достижения заданной цели нам не хватает ЛИШЬ ____.
№5. Конкретная просьба
Не ходите вокруг, да около. Не вуалируйте свою просьбу нагромождением лишних и размытых слов. Четко излагайте суть вопроса.
В чем это должно выражаться?
Во-первых, адресат, открыв письмо, должен понимать — что от него хотят, а не разгадывать ребусы на тему «у меня просят или мне дают». Во-вторых, ваша просьба должна выражаться в точных цифрах и действиях.
Вы хотите получить конкретную помощь? Тогда просите о выполнении получателем письма КОНКРЕТНЫХ действий.
- До завершения проекта ____ нам необходимы $3250 на ____.
- Ждем Вас на ____. Мероприятие по сбору ____ будет проходить 17 ноября в 14.30 по адресу ____.
- Просим Вас снизить арендную плату за автомобиль до $10 в сутки.
Еще один интересный прием, который увеличивает эффективность письма-просьбы. Заключается он в освещении лиц (компаний), которые уже дали свое согласие на участие в проекте.
Этим вы стимулируете адресата к принятию положительного результата («Ага, если ____ согласился, то чем я хуже?!»).
- В нашем ____ УЖЕ принимают активное участие ____.
- В объявленном нами профессиональном «марафоне» на тему ____ уже зарегистрировались ____.
Здесь все просто. Обязательно в конце письма подводите итоги (значимые моменты и основные акценты).
- От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие ____.
- На Вас возлагают свои надежды ____ молодых специалистов.
- Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе ____.
«И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем. Контактные данные должны предоставляться в полном объеме.
Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.
Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно.
Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы. Но непременное соблюдение даже всех пунктов не даст положительного отклика, если вы «играете» не совсем честно.
Будьте максимально откровенными и искренними, составляя письмо-просьбу.
Это первое правило результата.
Удачного вам дня и всегда хорошего настроения!
Источники:
www.proprof.ru , femunity.livejournal.com , lawyersfree.ru , politicalrating.ru , kaplunoff.com ,Следующие статьи:
- Как правильно написать пояснительную записку к отчету
- Как правильно написать служебную записку о невыполнении плана
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
