Как правильно написать в письме сообщаю следующее
Как правильно написать в письме сообщаю следующее
Письмо-запрос, бесспорно, побрезгует ответ: вы можете сообщить, что полученный запрос изучаете, отправить каталоги, прейскуранты, предложить изменить условия, указанные в запросе, отказать в поставке т товара или другом просьбой.
Так, если вы заинтересованы в поставках данного товара, то в ответ на запрос отправляется оферту
Оферта - это письменное предложение о поставке товара, которую делает продавец покупателю. В ней выражается желание или готовность заключить договор купли-продажи на условиях, изложенных в предложении 33 . Например:
. С благодарностью подтверждаем получение. Вашего запроса и отправляем образец (название товара), заинтересовавший. Вас. Мы можем предложить. Вам этот товар на следующих условиях:
пластмассовые (название) в упаковке дисков по штук;
доставки: фрахт оплачивается до границы;
упаковке дисков: бесплатно;
оплата: безотзывный аккредитив
. Будем благодарны за. Ваш заказ. Со своей стороны обещаем обслуживание в любое время
. С. Приложение: образец в одном экземпляре
. Подтверждаем получение. Вашего запроса от (дата) на поставку (название товара). Нет необходимости отправлять образцы, поскольку. Вы хорошо знакомы с качеством нашей продукции
. При своевременном заказа мы сможем поставлять. Вам (количество) изделий ежеквартально
. Пан (фамилия) из нашей фирмы ознакомил. Вас с ценами и графиком поставок. Ваши отзывы были положительными, поэтому мы можем начать отгрузку товара после получения заказа
. С уважением и пожеланием успехов..
. В ответ на. Ваш запрос от (дата) сообщаем, что внимательно ознакомились с. Вашими образцами (название товара). Хотим заверить. Вас, что сможем изготовить изделия надлежащего (нужной. Вам, желаемой) качества
. Чтобы удовлетворить. Ваши ежегодные потребности, мы можем предложить. Вам такие условия договора:
цена за одну единицу грн;
общая стоимость всей партии грн;
срок поставки: дней после получения заказа. Все технические характеристики приведены в нашем каталоге. Просим. Вас прислать ответ в течение пяти дней с момента получения этого письма. С йвагою .
. Спасибо за запрос от (дата) на поставку (название товара). Сообщаем, что этот запрос принят к рассмотрению. О окончательное решение мы сообщим. Вам дополнительно
Если. Вы не можете предоставить предложение на поставку того или иного нужного заказчику товара, непременно отправьте аргументированный отказ:
. Благодарим. Вас за запрос от (дата) и проявленный интерес к нашей продукции
. Очень жаль, но, учитывая потребности современного рынка, мы не производим таких товаров
. Мы попросили господина (фамилия), с которым плодотворно сотрудничаем, передать соответствующие предложения
. Добавляем иллюстрированный каталог, в котором располагаются подробное описание товаров, которые мы производим. Просим сообщить, заинтересовавший. Вас какой-то из них, тогда мы сможем передать проект договора, отметив в. Троки поставки, стоимость, условия оплаты тощо.
. Спасибо за письмо от (дата). К сожалению, мы вынуждены сообщить. Вам, что всю изготовленную продукцию экспортирует фирма (название).
. С уважением и пожеланием успехов..
. С благодарностью подтверждаем, что получили. Ваш запрос от ... (дата). Очень жаль, но мы не можем удовлетворить. Вашей просьбы из-за того, что всю нашу продукцию уже реализовано. Сложившаяся ситуация не дает нам возможности уже сегодня увеличить наши производственные мощности
. Надеемся на понимание
. Остаемся с уважением
. Спасибо за. Ваш запрос от (дата). К большому сожалению, мы не можем собственными силами удовлетворить. Вашу просьбу
. Дело в том, что уже на протяжении многих лет наши интересы представляет (название фирмы). Учитывая контрактные обязательства перед этой фирмой, мы не можем самостоятельно продавать нашу продукцию на территории. Вашей страны
. Просим прислать запрос на адрес:. С уважением..
Иногда в ответе на запрос можно предложить изменить его условия: количество товара, модель, срок поставки и т.д.
. На. Ваш запрос от (дата), к сожалению, вынуждены сообщить, что не производим нужной. Вам продукции
. Зато можем предложить. Вам каталог нашего нынешнего ассортимента. Были бы очень рады, если бы. Вы ввели некоторые наши товары в. Вашей программы реализации
. Если это предложение заинтересует. Вас, просим прислать нам ответ
. Отвечая на. Ваш запрос о поставках (название товара), сообщаем, что не можем поставлять продукцию в нужном. Вам объеме
. По. Вашему заказу мы можем осуществить только частичную поставку в течение дней. Кроме этого, мы временно прекратили отгрузку, потому что сначала должны выполнить предварительные заказы
. Пожалуйста, срочно сообщите, устраивает ли. Вас наше предложение
Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая
Деловой человек должен не только уметь грамотно и красиво говорить, быть вежливым и располагающим к общению, но и правильно вести деловую переписку. Впрочем, тут львиная доля успешности зависит не от самого бизнесмена, а от его личного помощника или офис-менеджера.
Я редко имела счастье видеть деловых людей, способных составить деловое письмо согласно установленным для этого нормам и правилам, но даже самые непросвещенные в этом вопросе бизнесмены обычно имели для переписки специальную штатную единицу. В обязанности этого сотрудника как раз и входило ведение переписки.
Иногда это умная и умелая секретарша, иногда специальный человек, занятый только ответами на письма (последнее характерно для более крупных фирм, ведущих постоянную переписку). Но в любом случае в фирме должен быть человек, который знает, как составляются деловые письма.
Во-первых, деловая корреспонденция должна отвечать точно на заданный вопрос. Если у вас спрашивают, какие населенные пункты охвачены деятельностью вашей фирмы то не нужно начинать с описания структуры фирмы, ее истории и т. п.
Во-вторых, для каждой темы письма существует устоявшаяся международная форма, и не нужно изобретать велосипед и придумывать, как пишется то или иное письмо. Просто пользуйтесь уже готовыми формами, и жить легче будет и вам, и тем, кто получит от вас послание.
В-третьих, ваши письма должны быть составлены вежливо и корректно. Даже если вы чем-то недовольны, сам текст не должен содержать грубых слов и неподходящих выражений, которые могут обидеть другого человека.
Деловая корреспонденция может быть двоякого рода – внутренняя и внешняя, официальная и неофициальная. Внутренняя официальная переписка рассчитана на хождение внутри вашей фирмы или для связи с вашими филиалами. Примерами внутренней деловой переписки служат приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная записка. Внешняя официальная переписка представлена гарантийными письмами, информационными письмами, коммерческими запросами, пресс-релизами и т. п.
Внутренняя неофициальная переписка представляет собой письма-ответы, информационные письма, приглашения, поздравления, соболезнования, рекомендательные письма, благодарности. Внешняя неофициальная – приглашения, поздравления, соболезнования, рекомендательные письма, благодарности.
ПИСЬМА ОТЕЧЕСТВЕННЫМ ПАРТНЕРАМ
Для облегчения восприятия формы письмо строится согласно устоявшейся структуре. Всякое деловое письмо начинается с обращения к тому, кому оно адресовано. Для этого в «шапку» письма выносятся должность и фамилия, имя, отчество адресата. Ниже по центру листа и с заглавной буквы вы должны написать обращение к вашему адресату: например, «Уважаемый Иван Ильич» или «Уважаемый господин Сергеев» – в зависимости от степени знакомства или других важных причин.
Если вы пишете западному бизнесмену и вообще любому лицу по ту сторону границы, то можете обратиться к нему по имени или "мистер такой-то". Если вам приходится писать высокопоставленным западным людям (королям, аристократам, церковным деятелям), то существуют общепринятые стандарты таких писем, которые нельзя нарушать.
Составляя приглашение на деловую встречу (выставку, презентацию), употребляйте обобщенное обращение "уважаемые господа", но если приглашение касается светского мероприятия, то обращение выглядит как "уважаемые дамы и господа". При составлении письма в силовые структуры обращение включает давно исключенное из жизни слово «товарищ» – "уважаемый товарищ военком", "уважаемый товарищ капитан" и т. п.
Основной текст, следующий ниже, должен в нескольких абзацах обрисовать ситуацию. В этой части письма вы можете потребовать от адресата выполнить какие-то действия или же очертить ему собственное видение решения существующей проблемы.
После изложения нареканий и выражения своего требования (в данном случае) следует заключение, являющееся финальным предложением. Например: "Уверен, что Вы разберетесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдет в привычное русло".
Письмо завершено, но оно будет неполным без вашей подписи и указания вашей должности, например, так: "Директор ООО «Ласточка» Пушкарев В. В.". Но перед подписью не забудьте деликатно проститься со своим адресатом. Для этого используют стандартные формы обращения: "С уважением", "Искренне Ваш", "С надеждой на продуктивное сотрудничество", "С благодарностью за сотрудничество" и т.
Запомните, что при подписании письма соблюдается правило соблюдения должностного ранга, то есть если вы пишете директору, то подпись на вашем письме должен ставить директор, а не офисный сотрудник или даже заместитель директора. Ни в коем случае не указывайте фамилию одного лица в то время, как подпись ставит другое. Если в расшифровке подписи стоит "генеральный директор Спиридонов К. Р." (но он как назло в отъезде), то подписать это письмо не может его заместитель Швабрин Д. П. Тут нужно либо написать новое письмо, либо дождаться возвращения директора Спиридонова из командировки.
Очень редко после финальной подписи делается добавление, которое называется постскриптумом, – P. S. (дословно с латинского – "после письма"). В таком добавлении бывает необходимость, если уже после написания письма появились свежие данные или произошло какое-то событие, заставившие иначе взглянуть на ситуацию в целом.
Например, после составления письма в ЗАО «Сигма» с ООО «Ласточка» связался директор ЗАО «Флешка» и сообщил, что проклятая «Сигма» им тоже ничего не поставляет. Вот тогда-то наш директор вправе приписать после букв P. S. такое предложение: "Информирую Вас о том, что мне стало известно о срывах поставок господину Рожнову, ЗАО "Флешка"".
Иногда письмо требует дополнительных материалов. Тогда данные материалы называются приложениями, и в тексте письма указывается, что они имеются. Правил о том, как таковые дополнения к письму оформлять, не существует. Они выполняются на отдельных листах и нумеруются: "Приложение 1, Приложение 2" и т. д. Информация о приложениях указывается до подписи и имеет общепринятую форму, например: "К данному письму прилагается 2 документа на 3 листах:
1. Акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах.
Написав письмо, проверьте, насколько хорошо оно составлено.
Для этого ответьте себе на следующие вопросы:
– Соблюдены ли общие требования к структуре?
– Насколько структура ясна и логична?
– Кто получатель (давний потребитель, босс, поставщик, налоговый инспектор)?
– Приемлемо ли звучит для получателя мой тон (не уверены – прочитайте вслух!)?
– Что я делаю в письме (информирую, убеждаю, критикую, благодарю…)?
– Не выгляжу ли я грубым, бестактным, незаинтересованным, слишком фамильярным?
– Если поменяться ролями, как бы я реагировал на это письмо?
– Не содержит ли письмо информацию, в которой нет необходимости?
– Включено ли в письмо все, что важно?
– Каждое ли предложение сокращено, насколько возможно?
– Поймет ли получатель специальные технические термины или их нужно расшифровать?
– Не использованы ли «избитые» выражения и клише?
– Не применялись ли сленговые выражения (например, "вылететь в трубу")?
– Проверены ли правописание, пунктуация и грамматика?
– Проверены ли возможные фактографические ошибки (например, даты, цены, условия поставки)?
– Окончательный ли вариант письма распечатан?
– Каков формат письма?
– Соответствуют ли бумага и конверт виду письма и статусу получателя?
– Использовался ли фирменный бланк нашей компании?
– Все ли реквизиты фирмы-отправителя указаны верно?
– Правильно ли написаны реквизиты получателя?
– Соответствует ли обращение должности и статусу получателя?
– Указаны ли должность, фамилия и контактные координаты отправителя?
– Приведен ли перечень вложений?
Письмо должно быть не только грамотно составлено, но и грамотно оформлено.
Деловые письма выполняются на специальных бланках организации, где содержится следующая обязательная информация:
– физический адрес организации;
– web-сайт и e-mail.
Необязательной информацией являются реквизиты организации и ее логотип. Последнее придает бланку солидность и сообщает адресату больше сведений о вашей фирме.
В солидных организациях исходящим письмам присваивается свой порядковый номер, который указывается в верхнем левом углу письма. Это регистрационный номер (например, № 123). Отправляя письмо, вы должны не забыть его зарегистрировать в учетной книге, чтобы потом иметь возможность отследить его дальнейшую судьбу. Это особенно важно, если фирма крупная и корреспонденции бывает немало.
Кроме номера письмо обязательно имеет дату, например, 11 января 2009 года. В письме эти сведения будут записаны так: "Исх. № 123 от 11.01.2009 г.". В дальнейшем, получив ответ, вы отметите, что это ответ на известное вам письмо: "Вх. № 254 от 21.01.2009 г. на исх. № 123 от 11.01.2009 г.".
Чуть ниже регистрационного номера, в верхнем правом углу, располагается «шапка» письма, содержащая обращение к адресату и имеющая соответствующую форму: должность, название организации, фамилия, имя, отчество. Например:
А ниже, по центру листа: "Уважаемый Иван Ильич!" или "Уважаемый господин Сергеев!"
Для того чтобы письмо выглядело правильно оформленным, обязательно оставляют поля: слева – около 3 см, справа – около 1,5 см. Поля необходимы как для чисто технической работы с письмами (их подшивают в папки), так и для заметок получателя.
Шрифт письма выбирают, исходя из собственных предпочтений. Для сугубо деловых писем подходят шрифты Times New Roman или Arial, для приглашений, поздравлений можно выбрать более нестандартный шрифт, в зависимости от темы письма.
Обычно текст набирают по умолчанию шрифтом 12-го кегля, но если вам известно, что ваш адресат плохо видит, то будьте вежливы и используйте более крупный, 14-й, кегль. Интервал между строками обычно делается единичным. Если письмо включает две и более страниц, каждая страница обязательно нумеруется (в нижнем правом углу листа).
В деловых письмах обязательно указывается информация об исполнителе, необходимая для связи с конкретным лицом, отвечающим за данный участок работы: необходимо указать его должность в фирме, фамилию, имя, отчество, контактный телефон (рабочий, мобильный), адрес электронной почты. Данные об исполнителе набираются на кегль или два мельче основного текста письма.
В деловой корреспонденции принято использовать личное местоимение первого лица единственного числа, если письмо исходит от физического лица. Руководитель предприятия или фирмы использует такое построение фраз: "Довожу до Вашего сведения…", "Прошу…", "Ставлю Вас в известность…"
Если должностное лицо представляет весь коллектив, то используются местоимение первого лица множественного числа или глаголы в этом лице и числе: "Одобряем…", "Мы получили Вашу телеграмму…", "Поздравляем…", "Поддерживаем…". Если письмо составляется от юридического лица, то обычно употребляется глагол в третьем лице единственного числа, например: "ООО «Ласточка» требует…", "ЗАО «Флешка» принимает к сведению…", "Завод «Северосталь» гарантирует…" или в третьем лице множественного числа: "Дирекция и трудовой коллектив фирмы «Гармония» выражают согласие…".
Также письма юридических лиц могут составляться с использованием глаголов первого лица множественного числа (как письма физических лиц).
Для каждого типа делового письма существуют стандартные речевые обороты, которые следует использовать. Вот их примерный перечень.
В соответствии с протоколом… В целях усиления охраны имущества… В ответ на Вашу просьбу…
В подтверждение нашего телефонного разговора…
В подтверждение нашей договоренности… В порядке оказания технической помощи… В связи с тяжелым положением… В связи с проведением совместных работ… В соответствии с письмом заказчика…
Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
Извещаем, что мы…
Доводим до Вашего сведения, что…
Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
Просим Вас проверить ход выполнения работ… Прошу принять меры…
Прошу сообщить данные о производительности…
или материальных ценностей
Направляем чертежи сборки машин…
Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью…
Высылаем подписанный с нашей стороны договор…
С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
Подтверждаем получение спецификаций на…
Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования…
Мы можем предложить Вам… Предлагаем Вам приобрести… Мы можем рекомендовать Вам…
Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта…
Просим Вас принять участие в обсуждении проблемы…
Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить…
Отказ и отклонение предложения (проекта)
Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму… нами не может быть утвержден по следующим причинам…
Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам…
Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны…
Напоминаем, что в соответствии с… Вы должны…
Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…
Напоминаем Вам, что срок предоставления рукописи истекает…
Сроки выполнения гарантируем.
Качество изделий гарантируем.
Интерпретация собственной позиции
Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
Возражений против конструкции не имеем.
Мы не можем поставить Вам товары… в силу следующих причин…
Интерпретация действий другой стороны
Такая задержка может привести… Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку пресс-форм…
Данные Вами обещания не выполняются.
Надеемся, что наша просьба будет выполнена. Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
Убедительно просим Вас не задерживать ответ. Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).
Письмо-запрос направляется для получения официальных сведений и документов, поэтому в нем указывается кроме самого запроса также и обоснование необходимости предоставления материалов или сведений. Поскольку организация не имеет права получать информацию, не имеющую отношения к ее непосредственной деятельности, в обосновании даются ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, позволяющие получить необходимые сведения.
Такое письмо подписывается руководителем организации или уполномоченным на такие действия должностным лицом. Письмо-запрос существует в паре с письмом-ответом, то есть на любой запрос должен иметься ответ – либо положительный (тогда отправитель получает нужные ему сведения), либо отрицательный (тогда следует отказ).
Письма-ответы используют ту же лексику, что и письма-запросы. Если письмо-ответ содержит отказ, обязательно указывается причина отказа.
В письме-подтверждении дается подтверждение ранее достигнутой договоренности, поэтому оно содержит обязательную фразу: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на…)». Не забывайте указывать полное название документов, о которых идет речь, или сущность достигнутой договоренности, которую вы подтверждаете. Закончить такое подтверждение можно вежливым пожеланием дальнейшего сотрудничества или же просьбой, предложением.
Письмо-претензия содержит негативную информацию для получателя, поэтому оно должно быть составлено вежливо и несколько отстраненно, иначе можно скатиться к обычной ругани. Изложите причины претензий и обрисуйте ситуацию, вынудившую вас написать это письмо. Не растекайтесь мыслью по древу, будьте краткими. В конце письма опишите оптимальный способ решения проблемы.
Гарантийные письма являются столь же важными документами, как и договоры, поэтому к их составлению предъявляются повышенные требования. При составлении таких писем лучше проконсультироваться с юристами. Гарантийные письма могут касаться вознаграждения за труд, производства работ, поставок товаров, оплаты продукции и т. п. Если гарантийное письмо касается оплаты, то обязательно следует указать номер договора и счета, согласно которым производится оплата. Формулировки таких писем должны быть ясными, четкими однозначными. В тексте письма обычно содержатся следующие ключевые фразы:
Настоящим письмом гарантирую…
Своевременную и полную оплату гарантирую.
Фирма (название) гарантирует…
Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)…
В письме, которое выслано в качестве гарантии оплаты, указываются банковские реквизиты организации-плательщика.
ПИСЬМА ЗАРУБЕЖНЫМ ПАРТНЕРАМ
Если вы отправляете письмо за границу иностранному бизнесмену, то писать письмо следует на его родном или английском (как международном) языке. Существуют нюансы, касающиеся написания таких писем. Начнем с названия вашей фирмы, адреса получателя, даты и самого адресата.
В зарубежном варианте вам совершенно бессмысленно пользоваться привычным русскому человеку исходящим номером письма – такового там не знают (западный мир пользуется датой и темой письма).
Дата письма указывается согласно правилам страны, в которую письмо посылается. Для европейских стран порядок написания даты таков: день, месяц, год (например, 29-th January 2009). Для США: месяц, день, год (например, January 29, 2009).
Не забудьте указать внутренний адрес (например, Triandos Co., Inc.).
Теперь срочно узнайте, имеет ли ваш адресат какой-то титул, если имеет, то титул указывается перед фамилией (например, dr. Hide). В случае если титула нет, перед фамилией мужчины ставится Mr. (мистер; во множественном числе – Мгs.), перед фамилией женщины – Mrs. (мисс, миссис, во множественном числе – Mmes).
Иногда название фирмы составлено из фамилий владельцев, в этом случае используются особые сокращения – Messers для мужчин и Mesdames (Mmes) для женщин (например: Messers Hide and Jones Ass., или Mesdames Isher and Carder Ass.).
Нередко перед фамилией ставится сокращение от слова внимание (attention): Attn. (Attn. Mr. Hide). Должность адресата указывается после его фамилии: Attn. Mr. Hide, Head of Department, что в переводе на русский звучит как "вниманию господина Хайда, начальника отдела (департамента)".
А далее, если вы состоите с мистером Хайдом в переписке, указывается, что это ответ на его письмо, скажем, от 13 марта 2009 года. Выглядеть эта пометка будет следующим образом: Re.: (Regarding) your letter of March 13, 2009.
Затем, как и в русском аналоге, следует обращение к адресату. В английском языке принято использовать прилагательное Dear, то есть «дорогой», "дорогая", «дорогие». На русском это выглядит немного неформально и легкомысленно, но в западной традиции это практически аналог нашего «уважаемый». Так что можете смело использовать Dear в различных сочетаниях: как в обращении к отдельному лицу (Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Hide, Dear John), так и к группе людей (Dear Sirs, если они европейцы).
Американцы обычно употребляют вместо последнего словосочетания аналог нашего обращения «господа» – Gentlemen. Причем Gentlemen и Dear Sirs используется как обращение и в случае, если ваше письмо адресуется какой-то фирме, а не ее руководителю.
Английский текст письма составляется так же, как и русский. Не забывайте только, что в английской традиции некоторые слова пишутся в письме только с большой буквы. Это: а) имена, адреса, обращения; б) каждое слово названия фирмы; в) каждое слово официального названия должности; г) название объектов переписки.
Есть и еще один отличительный нюанс: нельзя употреблять сокращения модальных и вспомогательных глаголов (это выглядит неуважительно), так что не пишите shan’t или can’t, пишите shall not, can not.
В самом письме можно пользоваться следующими английскими оборотами.
Во вступлении и в заключении письма:
В конце письма можно указать следующее (по необходимости):
Если вы вручаете иностранцу визитную карточку, то можете поставить карандашом в левом нижнем углу условное сокращение (вполне понятное для иностранца):
Стандартные фразы, выражения и обороты деловой переписки
Как правильно объяснить причину в деловой переписке
- По причине задержки оплаты…
- В связи с неполучением счета-фактуры…
- Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
- Ввиду задержки получения груза…
- Вследствие изменения цен на энергоносители…
- Учитывая, что производственные показатели снизились на…
- Учитывая социальную значимость объекта…
Стандартные фразы и обороты, чтобы сослаться на кого-либо
- Ссылаясь на Вашe письмо от…
- В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
- Ссылаясь на Ваш запрос от…
- Ссылаясь на устную договоренность…
- В ответ на Ваше письмо (запрос)…
- В соответствии с нашей договоренностью…
- На основании нашего телефонного разговора…
- На основании устной договоренности…
- Согласно постановлению правительства…
- Согласно Вашей просьбе…
- Согласно протоколу о взаимных поставках…
- Согласно спецификации…
- Ссылаясь на переговоры…
Как правильно указать в переписке на Цель и объяснить, для чего мы делаем что-либо?
- В целяx скорейшего решения вопроса…
- В целях выполнения распоряжения…
- Для согласования спорных вопросов…
- Для согласования вопросов участия…
- Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
- Для решения спорных вопросов…
- В целях безопасности прохождения груза…
- В ответ на Ваш запрос…
- Во избежание конфликтных ситуаций…
Стандартные фразы-глаголы в деловом общении и переписке
- этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
- сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
- подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
- требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
- обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
- напоминания: напоминаем;
- предложения: предлагаем.
Как правильно сочетать деловые фразы
- контроль – возлагается,
- цена – устанавливается (снижается, поднимается),
- задолженность – погашается,
- сделка – заключается,
- рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),
- платеж – производится,
- счет – выставляется (оплачивается),
- вопрос – поднимается (решается),
- скидки – предоставляются (предусматриваются),
- оплата – производится,
- возможность – предоставляется,
- договоренность – достигается,
- кредит – выделяется и т. п.
- Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность– успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы –вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки –значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия –существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты –предварительными или окончательными и т. п.
- Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
- Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
- Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
- Извещаем, что мы…
- Доводим до Вашего сведения, что…
- Сообщаем, что, к сожалению, не можем…
Модели выражений, объясняющих мотивы
(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).
- В соответствии с протоколом …
- В целях усиления охраны имущества…
- В ответ на Вашу просьбу…
- В подтверждение нашего телефонного разговора…
- В подтверждение нашей договоренности …
- В порядке оказания технической помощи …
- В связи с тяжелым положением …
- В связи с проведением совместных работ…
- В соответствии с письмом заказчика…
Образец письма-ответа
Письмо-ответ создается в качестве ответа на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В зависимости от реакции на полученное письмо составляется либо письмо-согласие, либо, напротив, письмо-отказ. Ниже представлены примеры письма-ответа.
При составлении такого письма нужно соблюдать все правила и требования норм делопроизводства, при этом его необходимо оформлять на фирменном бланке.
Для упрощения обработки почты получателем в письме-ответе должна присутствовать ссылка на номер и дату письма-запроса. В противном случае на больших предприятиях может возникнуть путаница, и ваш ответ попадет на исполнение к другому должностному лицу, а может быть и в другой отдел. При этом следует помнить, что по стандартам делопроизводства в тексте письма-ответа не положено писать фразы вида «На ваш запрос от 01.01.2014 № …». Но на практике такие случаи не являются редкостью.
Для указания информации о номере и дате письма-запроса существует свое определенное место. Располагается оно прямо под номером и датой регистрации составляемого письма-ответа. Как это выглядит на практике можно увидеть в приведенном образце.
При составлении письма-согласия основная мысль может быть сообщена уже в первом предложении, так как она несет в себе позитивный ответ, и позволяет сэкономить общее время. Письмо-ответ обычно начинается со слов «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. При необходимости далее следует пояснение деталей.
Вариант письма-ответа на запрос с положительным решением это письмо-согласие – образец файл в формате doc.)
В письме-отказе , напротив, сообщение основной мысли откладывается ближе к концу письма. Начать такое письмо целесообразней с объяснения причины или добавления чего-нибудь нейтрально-вежливого (но не слишком позитивного, потому что далее следует отказ). Прямолинейность в данном случае некстати. Для начала может подойти фраза – «Благодарим Вас за предложение, но…». Так же можно привести аргументы отказа – «В связи с…».
Основываясь на приведенных примерах, вы с легкостью можете составить собственное письмо-ответ, которое будет актуально для вашей ситуации.
Как правильно составить деловое письмо?
Деловое письмо – это официальный документ, целью которого является установление контактов между различными организациями, учреждениями, предприятиями или же между членами одного рабочего коллектива внутри такового.
Во-первых, необходимо определить цель делового письма. Выделяются следующие возможные типы писем по цели их написания:
Итак, какое именно письмо вы собираетесь написать, выполняя первое задание проекта?
Определив цель, мы можем приступать к составлению плана письма.
Для этого нам нужно знать, как строится деловое письмо. Оно имеет чёткую структуру. Рассмотрим её по пунктам.
Пункт 1. Деловое письмо должно быть озаглавлено. В заголовке в краткой форме отражается цель письма. Например, заголовок делового письма может быть следующим: «Просьба», «Информация», «Приглашение» и т.д.
Пункт 2. Текст делового письма обязательно должно начинаться с обращения к адресату. Для этого используются общепринятые формы вежливости:
Глубокоуважаемый (имя, отчество)!
В переписке принято указывать звание адресата или его профессию:
Глубокоуважаемый (достопочтенный) профессор!
Обращение завершают восклицательным знаком, а первое слово текста письма пишут с большой буквы и с нового абзаца.
Если адресат письма знаком вам лично, то допустимо начать деловое письмо с пожелания здоровья:
Здравствуйте, уважаемый Александр Фёдорович!
Уважаемый Александр Фёдорович! Здравствуйте.
* Примечание 1. Отсутствие обращения является нарушением этикета деловой переписки и будет истолковано как пренебрежение к адресату.
** Примечание 2. Не следует использовать при обращении сокращения (например: Здравствуйте, ув. А.Ф.!) – это также является нарушением этикета деловой переписки и выказывает пренебрежительное отношение к адресату.
Пункт 3. Если вы пишете адресату впервые, необходимо начать с представления. К примеру:
Здравствуйте, уважаемый Дмитрий Данилович!
Меня зовут Мария Романова, я являюсь ученицей 8 «А» класса школы 1235.
Пункт 4. Основной текст делового письма состоит из двух частей, логически связанных между собой.
В первой части (вводной) приводится описание фактов и событий, послуживших поводом для написания письма. Во второй части (основной) излагается содержание письма: в зависимости от цели это может быть просьба, сообщение информации, предложение, предостережение и т.д.
Пример основного текста делового письма:
Уважаемые коллеги, выезд экспертов в структурные подразделения МГПУ в рамках аккредитации состоится с 23 по 27 июня.
По распоряжению проректора заведующие кафедрами в эти дни должны находиться на рабочих местах. Преподаватели обязаны работать строго по расписанию. Отклонения от расписания без уважительной причины не допускаются.
В первой абзаце письма содержится описание событий, послуживших поводом для его написания. Это вводная часть. Второй абзац – основная часть, в ней выражается требование к адресатам письма: находиться на рабочих местах и работать строго по расписанию.
Пункт 5. Деловое письмо заканчивается словами благодарности за сотрудничество и подписывается. Для подписи используются стандартные обороты: «С уважением… (И.О.Ф.)»*, «С благодарностью…», «Искренне Ваш…».Подпись ставится на правой стороне листа, под заключительной формулой вежливости.
Благодарю Вас за оказанное доверие.
С уважением, Елена Сергеевна Степанова.
(если письмо пишется от руки)
*Замечание.После слов «С уважением» принято ставить запятую, несмотря на то что правила правописания не регламентируют этот случай. Однако старшая норма русского языка сохраняет запись без запятой, например:
Елена Сергеевна Степанова
Напоследок – несколько полезных советов, которые помогут при написании делового письма:
Совет 1: при написании делового письма точно излагайте информацию.
Совет 2: будьте лаконичны, но приводите информацию в достаточной степени точно и подробно.
Совет 3: используйте нейтральный тон изложения, избегайте эмоционально насыщенной лексики (междометий ух!, ого!, ага!, упс… и т.д., модальных слов (кажется, по-моему, думается, действительно, на самом деле и т.д. ), слов с суффиксами субъективной оценки (лёгонький, домик, трудноватенько, девка, девчурка и т.д.).
Совет 4:выражайте уважение к адресату письма – пишите местоимение Вы с заглавной буквы, используйте только уважительные формулировки. Не рекомендуется намекать адресату на его невнимательность, навязывать заранее спланированный исход вопроса. Нетактично употреблять в письме слова «срочно», «немедленно», «незамедлительно»: удачнее будет заменить их такими выражениями, как «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно просим сразу же сообщить о своём решении». Нельзя начинать письмо словами отказа, более вежливо сначала изложить мотивы принятого решения.
Совет 5: письмо должно быть составлено грамотно (грамотность подразумевает знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, правильный выбор стилистических вариантов слов (нейтральных, официально-деловых), в деловом письме не могут употребляться разговорные слова, просторечия, жаргонизмы, диалектизмы, а правильное орфографическое и пунктуационное оформление текста должно быть безупречным.
Совет 6: поскольку язык деловой переписки характеризуется повторяемостью и единообразием речевых средств, используйте речевые клише (штампы), которые помогут конкретнее, лаконичнее и понятнее выразить мысль, исключить возможность двоякого толкования одного конкретного текста.
Источники:
uchebnikionline.com , www.nnre.ru , proeticet.ru , delo-pro.ru , globallab.org ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
