Как написать правильно заявление о выдаче трудовой книжке на руки

Выдача трудовой книжки на руки работнику, который продолжает работать

В соответствии нормативно правовыми актами, которые регулируют порядок ведения и хранения трудовых книг, выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать, не запрещена. Однако указанные документы также не предусматривают и обязанности работодателя по выдаче трудовой до наступления момента увольнения.

Выдача копий документов

Очень часто возникает ситуация, когда работающий сотрудник приобретает право на пенсию в связи с достижением определенного возраста, но не планирует увольняться. Как правило при оформлении данного вида выплат, органы Пенсионного фонда РФ требуют у будущих пенсионеров предоставить оригинал документа, подтверждающего стаж или нотариально заверенную копию. По этой причине сотрудники обращаются с аналогичным требованием к работодателю.

Здесь следует отметить, что согласно п.13 Перечня (от 27.02.2002 N 16/19па), в подтверждение права на назначение пенсии принимаются только оригиналы документов, которые подтверждают стаж. Относительно предъявления оригинала трудовой книги, указанный пункт, предусматривает исключение из общего правила, и не содержит условия об обязательном ее предоставлении.

В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0, для подтверждения наличия необходимого стажа, допускается предоставление в территориальные органы Пенсионного фонда РФ заверенной нотариально копии трудовой книги. В соответствии с данным разъяснением, выдача трудовой книжки сотруднику на руки для подтверждения наличия необходимого стажа, не является обязательной.

Таким образом, законодательство о пенсионном обеспечении не возлагает на граждан обязанности представить в Пенсионный фонд РФ оригинал трудовой книжки.

В случаях когда, невзирая на предъявленные аргументы, должностные лица Пенсионного фонда РФ продолжают настаивать на предоставлении оригинала (нотариально удостоверенной копии), возможны следующие варианты поведения:

1. Направится в органы Пенсионного фонда РФ вместе с сотрудником, и на месте самостоятельно предъявить оригинал трудовой книжки.
2. Выдать заверенную нотариально копию документа.
3. Выдать сотруднику оригинал.

Первый из предложенных вариантов поведения, по мнению многих специалистов, является самым оптимальным. Действуя подобным образом, лицо, назначенное ответственным за сохранность трудовых книг, обезопасит себя от ответственности при возможной утере данного документа. В соответствии с письмом Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо работодателя.

Таким образом, учитывая приведенные выше разъяснения, даже в случаях, когда трудовая книжка выдается работнику на руки под расписку и на короткий срок, ответственность за ее сохранность несёт должностное лицо.

Нотариальное заверение

В случае возникновения обоснованной необходимости, сотрудник кадровой службы предприятия может самостоятельно обратится к нотариусу для того, что бы он заверил копии необходимых документов. Следует обратить внимание на то, что в соответствии с действующим законодательством, уплаченная за данную услугу сумма не подлежит взысканию с работника.

Учитывая вышеизложенное, напрашивается вывод, что однозначного ответа на вопрос о том, в каких случаях выдается на руки работнику трудовая книжка, не существует. Работодатель обязан выдать работнику книгу на руки только при увольнении последнего.

Если по каким-либо причинам все-таки принято решение о выдаче оригинала данного документа на руки работающему сотруднику, необходимо постараться правильно оформить сопутствующие документы.

Поскольку вопрос надлежащей организации работы по обращению трудовых книг прямо не регламентирован действующими нормативными актами, работодателю следует позаботиться об этом самостоятельно. По мнению многих специалистов целесообразно утвердить локальные нормативные акты, которые будут регламентировать данную область, и определять в том числе:

• Порядок организации кадровой работы.
• Порядок, в соответствии с которым может осуществляться временная выдача трудовых книжек на руки.
• Полномочия должностных лиц работодателя.

Регламентирование временной выдачи

В качестве подобных локальных нормативных актов могут выступать:

• Должностная инструкция работника, который назначен ответственным за обращение с книжками, приказом руководителя.
• Инструкция о порядке временной выдачи трудовых книжек работникам организации.
• Правила внутреннего распорядка, в которые включены пункты о дисциплинарной ответственности.
• Другие, утвержденные руководителем, распоряжения.

Инструкция о порядке временной выдачи

В подобную инструкцию рекомендуется включить пункт, который обязывает сотрудника, получившего временно трудовую книжку на руки для каких-либо целей, вернуть ее не позднее установленного срока. Не лишним будет внесение указания на то обстоятельство, что книжка должна быть возвращена в том же состоянии, в каком была получена.

После утверждения данного локального акта надлежащим образом и вступления его в силу, следует в обязательном порядке ознакомить с его содержанием следующих сотрудников предприятия:

• Лицо, назначенное приказом руководителя ответственным за работу с трудовыми книжками>
• Сотрудников, которые заявили о необходимости временно получить оригинал документа на руки для различных целей. Среди причин может быть названа, в том числе и предоставление в Пенсионный фонд РФ, при оформлении пенсии.

Дисциплинарная ответственность

Для обеспечения выполнения норм указанной инструкции, целесообразно включить в подобную инструкцию и правила внутреннего распорядка, отдельные нормы, которые будут устанавливать дисциплинарную ответственность.

Подобным образом также можно предусмотреть ответственность за несвоевременное возвращение или возвращение в ненадлежащем состоянии книжки, которая временно была выдана на руки работнику, и испорчена по его вине.

Образец заявления и расписки

Выдаче оригинала, в обязательном порядке должна предшествовать подача заявления на имя руководителя. Например:

Прошу Вас выдать мне трудовую книжку (подлинник, оригинал) для предоставления в … .

Заявление на выдачу трудовой книжки на руки

Трудовая книжка должна храниться в месте нахождения постоянного места работы. На руки ее оригинал может выдаваться только в крайних случаях, в частности предоставление в Пенсионный фонд для начисления пенсии.

Во всех остальных случаях по запросу выдается заверенная копия трудовой книжки. В случае, если необходимо внести запись о работе по совместительству, следует на постоянное место работы предъявить справку с работы по совместительству и копию приказа о приеме на работу. Кадровый сотрудник внесет запись в трудовую книжку на основании предоставленных документов, сам оригинал трудовой книжки работнику не выдается.

Если же документ следует предоставить в ПФР, который требует именно оригинал трудовой книжки, то следует написать заявление о выдаче трудовой книжки на руки. На основании этого заявления работник, ответственный за хранение трудовых книжек сотрудников, внесет запись в книгу учета данных документов о том, что она выдана сотруднику на руки. При этом следует получить подпись работника о том, что книжка выдана ему на руки на определенный срок, по истечении которого работник обязуется вернуть ее в место хранения.

Заявление может быть написано от руки на чистом листе бумаги. Образец заявления на выдачу трудовой книжки предлагаем скачать внизу статьи.

Как правильно оформить?

Документ заверяется подписью заявителя (работника). ФИО работника пишется традиционно для заявлений в правом верхнем углу. Чуть выше располагаются сведения о том, кому заявитель направляет свое заявление — директору организации.

В заявлении ставится день его написания, после чего бланк подписывается заявителем.

Далее необходимо передать заявление в канцелярию предприятия, которая зарегистрирует документ в специальном журнале, заявление получает персональный входящий номер, который проставляется на бланке, после этого заявитель может быть уверен, что его документ дойдет до адресата.

При получении трудовой книжки на руки с работника следует получить расписку о том, что документ им получен. Расписка заверяется подписью работника и хранится надлежащим образом. Когда работник вернет трудовую книжку, необходимо сделать отметку о ее возврата в место хранения в книге учета.

Оригинал документа может быть выдан только в целях расчета пенсии в ПФР, во всех прочих случаях достаточно сделать копию страниц трудовой книжки и заверить каждый надлежащим образом.

Заявление на выдачу трудовой книжки на руки образец — скачать.

Расписка в получении трудовой книжки

С момента трудоустройства и до дня увольнения трудовая книжка хранится в отделе кадров или в бухгалтерии предприятия. Ответственность за ее сохранность лежит на работодателе. Поэтому в случаях, когда работнику необходим оригинал документа, оформляется расписка о получении трудовой книжки на руки. О том, как выдать трудовую книжку под расписку, мы расскажем в статье.

Информация о правилах ведения и хранения содержится в следующих нормативных документах:

Согласно Постановлению, документ о стаже является бланком строгой отчетности. Он должен храниться в отделе предприятия, которое отвечает за документальное оформление приема и увольнения сотрудников. А ответственность за ведение, хранение и выдачу несет специалист отдела кадров, назначенный приказом работодателем. По правилам, только этот специалист имеет право доступа к бланкам.

В каких случаях возможна выдача?

По правилам, бланк может быть выдан сотруднику на руки только в следующих случаях:

для предоставления в государственные организации с целью оформления социальных выплат (ст.62 ТК РФ).

При выдаче оригинала обязательно необходимо брать с работника документ, подтверждающий получение бланка на руки. Это защищает работодателя от ответственности за хранение в тот период, когда он был на руках у сотрудника.

Во всех остальных случаях работодатель при необходимости выдает работнику заверенную копию (ст.62 ТК РФ и в п. 7 Правил).

Правила составления расписки

При выдаче оригинала на руки сотруднику предприятия при любых обстоятельствах необходимо сделать копии каждой страницы. Также нужно получить от него документ, в котором работник подтверждает получение бланка на руки.

В нем должна содержаться следующая информация:

текст, в котором обязательно должны быть указаны реквизиты документа, запрашиваемого к выдаче;

причина, по которой сотрудник просит выдать ему бланк;

срок, в течение которого работник обязуется вернуть книжку (три дня)

подпись работника и расшифровка подписи.

Унифицированной формы он не имеет.

Как выглядит расписка в получении трудовой книжки, образец:

Форма расписки о получении трудовой книжки на руки для предъявления в ПФР

Бланк выдается на определенный срок, который оговаривается с сотрудником отдела кадров. По окончании работы с документом, его необходимо вернуть в отдел кадров предприятия в течение трех дней. После возврата оригинала в отдел кадров расписка гасится и передается на хранение. В подтверждение возврата работником составляется расписка о возврате трудовой книжки. Образец:

Расписка за трудовую книжку родственниками

Также она необходима, если сотрудник умер и бланк необходимо выдать родственникам умершего на основании заявления. В этой ситуации к вышеназванному документу нужно приложить копии справок, подтверждающих родственные связи с умершим сотрудником. В нем указываются данные родственника, которому будет выдан бланк. Как оформляется расписка о взятии трудовой книжки? Образец:

Заявление о выдаче трудовой книжки работнику

Работник передает работодателю свою трудовую книжку при приеме на работу и заключении трудового договора в первый рабочий день.

Назначается ответственное лицо за сохранность трудовых книжек — скачать образец назначающего приказа. Как правило, для хранения применяются специальные несгораемые сейфы, которые закрываются от доступа сторонних лиц. Оригинал трудовой книжки выдается только его владельцу при увольнении.

Для всех прочих нужд предоставляется заверенная копия трудовой книжки, как правило, такого варианта документа достаточно для выполнения множества необходимых задач. Однако иногда работнику может понадобиться оригинал его трудовой книжки, в частности, это необходимо в случае подачи документов в ПФР для начисления пенсии.

Если работнику нужен оригинал его трудовой книжки, то требуется в письменно виде сделать запрос в форме заявления на его выдачу. Данное заявление служит основанием для изъятия трудовой книжки из места хранения и временной выдаче владельцу под расписку. Расписка составляется работником непосредственно в момент получения личного документа на руки. Далее специалистом, ответственным за сохранность трудовых книжек, производится запись в книге учета о выдачи оригинала на руки работнику. Расписка при этом вкладывается в место хранения трудовой книжке.

Когда книжка будет возвращена на место, в книгу учета опять будет внесена запись о возврате. Если в книге учета нет граф для отражения указанных данных, то их можно добавить самостоятельно.

Скачать образец заявления о выдаче трудовой книжки на руки можно в статье ниже.

Как написать заявление о выдаче оригинала трудовой книжки работнику

В заявлении нужно обозначить потребность в трудовой книжке. Указывается, что нужен именно оригинал документа. В подтверждение этой просьбы нужно указать причину, например, для представления в ПФР при оформлении пенсии.

В верхней части указывается:

• ФИО и должность лица, которому адресован документ;
• название организации;
• ФИО и должность работника;
• название бумаги и заголовок.

Заявление подписывается работником и передается лицу, ответственному за хранение личных документов сотрудников.

Ниже предлагаем скачать пример оформления заявления.

Заявление о выдаче трудовой книжки на руки образец — скачать.

Заявление на выдачу трудовой книжки

В большинстве случаев такое происходит, когда человек увольняется из организации. Однако выдачу документа может инициировать и сам владелец, с целью решения вопросов личного характера. Родственники усопшего также могут обратиться к его руководителю с просьбой подобного характера.

Трудовая книжка при увольнении

Увольнение – самая распространенная причина выдачи рабочей книжки её владельцу.

Следует отметить, что в ситуации ухода из организации книжка может быть выдана и представителю работающего, у которого имеется доверенность, оформленная надлежащим образом. В данных обстоятельствах не требуется написание отдельного обращения.

Человеку необходимо направить заявление об увольнении за две недели до момента планируемого ухода. Именно на основании такого документа книжка и будет выдана в последующем.

Увольнение труженика может состояться не только по личному намерению, но также по инициативе руководителя и по обстоятельствам, которые от воли сторон не зависели, например, привлечение к исполнению обязательств по воинской службе, а также другие случаи, которые создают препятствия для дальнейшего исполнения обязанностей по занимаемой должности. В таких ситуациях основанием для возврата рабочей книжки её владельцу будет являться распоряжение руководителя. Исключение здесь составляют случаи, когда труженик умер. Тогда документ будет вручен его родственникам на основании поданной просьбы.

Главным условием в любой из указанных ситуаций является тот факт, что в документе должна быть сделана запись о дате и причине ухода человека со ссылкой на нормы ТК РФ.

Согласно действующим нормам, трудовой документ, заведение которого обязательно на всех предприятиях, должны выдать работнику на руки в день ухода из компании. В случае ухода человека из жизни или использования услуг законного представителя, книжка выдается в день обращения такого лица либо родственников покойного.

В некоторых случаях человек может не иметь возможности явиться за своим документом в установленный день выдачи. В таких обстоятельствах книжка будет выдана в момент фактической явки.

Чтобы не нарушить сроки выдачи, установленные действующими нормами, руководитель обязан направить владельцу документа письменное уведомление о необходимости получения книжки. С момента отправки указанного извещения считается, что свои обязательства, по передаче документа владельца начальник выполнил в полном объеме. Извещение составляется в произвольной форме. Содержание должно отражать суть уведомления. Правильным будет отразить в нем следующее:

• Регистрационный номер и дата отправки извещения.
• Данные об отправителе – полное название, месторасположения.
• Сведения об адресате – как зовут, где фактически проживает. Указывается последний известный адрес, который был сообщен тружеником. За достоверность таких данных руководитель ответственности не несет.
• Необходимость явки.
• Обязательное наличие доверенности у представителя, в случае если книжку будет получать не владелец, а доверенное лицо.
• Место и время выдачи документа, любая передача происходит только в рабочее время.
• Подпись руководителя.

Если вы занимаетесь этим вопросом впервые, то должны знать, что правильным будет направить извещение специальной корреспонденцией с почтовым уведомлением о доставке получателю. Такой подход вполне логичен, поскольку позволяет избежать проблем в последующем.

Следует отметить, что любой вариантов может выбираться получателем по своему усмотрению. В данном случае не имеет значения, кто получает документ – сам владелец, его доверенное лицо либо близкие усопшего.

Действующие нормы определили два возможных способа получить личную рабочую книжку.

Во-первых, заинтересованный получатель может явиться за документом лично. Если выдача будет произведена постороннему человеку, он должен документально обосновать свою возможность на получение книжки.

Во-вторых, действующие нормы установили направление книжки почтовой корреспонденцией, как способ передачи. Для этого в тексте обращения, необходимо отразить просьбу такого характера.

В обоих вариантах руководитель не может отказать обратившемуся при наличии у последнего необходимой подтверждающей документации.

Увольняемый сотрудник, как и любой другой обратившийся заинтересованный инициатор может получить рабочую книжку, явившись за ней лично.

Самый простой вариант передачи – это явка владельца документа. В этом случае никаких дополнительных сведений не требуется. Хотя некоторые руководители могут попросить предъявить паспорт.

Для законного представителя, помимо своего паспорта, в обязательном порядке, требуется наличие доверенности, которая должна быть оформлена надлежащим образом и удостоверена у нотариального специалиста. В тексте такой бумаги должно быть указано, что её предъявитель имеет возможность получить трудовую книжку вместо её владельца.

Если книжка выдается на руки родственникам покойного труженика, то таким заинтересованным лицам необходимо представить документальные доказательства, которые подтвердят родственную связь с усопшим и факт его ухода из жизни.

К таковым можно отнести:

• Сведения о вступлении в семейные отношения, в случае если на получение документа претендует супруг или супруга труженика.
• Данные о появлении на свет малышей. Они актуальны, когда книжку хотят получить дети усопшего.
• Данные о появлении на свет самого работающего. Они берутся в случае, когда на получение книжки рассчитывают родители усопшего либо его братья или сестры.
• свидетельство о смерти самого владельца книжки.

Когда получить трудовую желают лица, которых покойный полностью финансово обеспечивал, заинтересованным нужно будет представить официальное заключение, подтверждающее их статус.

Как было указано любой заинтересованный, независимо от его статуса может не приходить сам за получением рабочей книжки. Он может ходатайствовать перед руководителем организации о её направлении по почте. Такую просьбу необходимо отразить в заявлении о выдаче документа.

Следует отметить, что и саму просьбу можно не передавать лично. Любой заинтересованный имеет возможность направить и обращение по почте. Вместе с ним будет необходимо переслать всю документацию, которая подтвердит право на получение документа.

Правильным будет направить весь информационный пакет специальной почтовой корреспонденцией с подтверждением о вручении адресату.

Заявление на выдачу трудовой книжки

В некоторых случаях заинтересованный человек стремится получить книжку для решения личных вопросов. В таком случае также необходимо будет написать заявление на выдачу.

По правилам действующих норм инициатива такого характера может исходить как от самого владельца, так и от других лиц – представителя или родственников.

Такой документ должен быть оформлен в письменном виде.

Просьба о временном получении чаще всего поступает от человека в случае необходимости представления информации в госбюджетный фонд для оформления пенсии.

Книжку выдают человеку в течение трех суток. После её получения в аналогичный временной промежуток он должен решить свои личные вопросы и вернуть документ руководителю.

Труженик может просить выдать ему трудовую и по другим поводам, например, для поисков новой работы. Но в таких обстоятельствах начальник выдавать владельцу книжку не обязан, работающий может получить отказ. В большинстве таких случаев человеку выдается заверенная копия документа.

Обращение составляется в письменной произвольной форме. В тексте необходимо указать:

• название организации;
• данные об инициаторе;
• повод для выдачи;
• дата и подпись составителя.

Чаще всего такая бумага передается лично самим заинтересованным. Направление по почте или через представителя также не запрещается.

От родственников умершего сотрудника

По действующим правилам смерть владельца трудовой тоже является причиной для того, чтобы требовать передачу трудовой. В данном случае выдача носит постоянный характер, то есть документ будет выдан безвозвратно.

С таким ходатайством могут обратиться родственники покойного труженика. Как было указано выше, для реализации такого намерения заинтересованные лица должны будут представить документацию, которая подтвердить родственные отношения либо тот факт, что усопший полностью обеспечивал обратившихся.

В данном случае отказ будет невозможным, поскольку это может привести к жалобе в надзорные инстанции либо стать поводом для судебного иска.

Наравне с другими претендентами законный представитель также может ходатайствовать о предоставлении трудовой.

Помимо письменной просьбы, такому человеку необходимо иметь при себе оформленную правильно доверенность. В ней должно быть отражено право получить трудовую вместо её владельца.

Расписка в получении

В любой компании за ведение и обеспечение сохранности личных рабочих книжек тружеников, назначаются ответственные лица. Чаще всего таковыми являются кадровые специалисты.

Когда происходит временная или безвозвратная передача, получатель ставит свою личную роспись о выдаче документа в специальной учетной форме – книге или журнале. Так подтверждается факт передачи.

Хотя действующие нормы такого не требуют, в большинстве случаев ответственные специалисты берут у получателя расписку. Такой подход используется для дополнительной страховки. Все дело в том, что указанная бумага не только подтверждает факт передачи, она свидетельствует о том, что человек проинформирован о том, что необходимо выполнить возврат.

Владельцу документа следует помнить, что, когда он получает трудовую, специалист компании снимает с себя ответственность за обеспечение сохранности трудовой.

То есть в случае утери либо приведения документа в негодность, восстановление и выдача дубликата книжки происходит за счет лица её получившего.

Для удобства можно изготовить бланки расписок. Однако подписывать их человек должен собственноручно.

Следует отметить, что в случае, если за получением документа обратился представитель в тексте необходимо указать сведения о доверенности, на основании которой он действует.

Источники:

Следующие статьи:

• Как написать правильно исковое заявления о выплате алиментов
• Как написать правильно пояснительную записку к бухгалтерскому балансу

Поделитесь своим мнением

Имя *

Почта *

Тект *

Сумма цифр:

Вас может заинтересовать

Как написать заявление об оскорблении на рабочем месте

Как написать исковое заявление об отмене алиментов

Как правильно написать жалобу на квартирантов

Как правильно написать расписку о возврате долга образец в казахстане

Популярное

Как написать заявление в совкомбанке

( Читали 14)

Как написать заявление на принятие гражданство

( Читали 4)

Как правильно написать письмо губернатору воронежской области гордееву

( Читали 3)

Как написать заявления о замене проводки

( Читали 3)