Как правильно написать письмо на бумаге
Пишите письма ручкой на бумаге! Какие плюсы?
Добрый день, дорогие домоседы. Пишите письма ручкой на бумаге! Какие плюсы? Сейчас людям стало очень просто общаться на расстоянии, а все благодаря тому, что интернет-сети стали настолько распространенными.
Практически каждый человек имеет либо собственную страничку в социальных сетях, либо хотя бы собственный адрес электронной почты, на который можно отправлять письма, фотографии и т.д. Это, конечно, очень удобно, но за всем этим пропала душевность.
Раньше люди могли общаться на расстоянии лишь при помощи рукописных писем, которые сначала надо было написать, затем приобрести конверт, марки, пойти на почту и только через несколько дней, а то и недель письма доходили до адресата, так люди и общались на протяжении многих лет.
Зачем писать письма ручкой на бумаге?
Казалось бы, зачем при наличии таких высоких технологий делать шаг назад и возвращаться к эпистолярному жанру, однако, у него есть определенные преимущества, с которыми вряд ли можно поспорить.
В бумажном письме имеется почерк собеседника, а по нему можно многое сказать о человеке, он отражает индивидуальность автора, в отличие от печатных букв. Даже настроение можно проследить по почерку, а вот в электронной переписке понять настроение собеседника можно лишь при помощи Смайлов.
С почерком передается настоящая человеческая энергетика, от которой, например, можно зарядиться хорошим настроением, ведь рукописные письма действительно приносят человеку массу положительных эмоций.
Чтобы понять разницу в эмоциях, которые приносят электронные письма и обычные, достаточно попросить одного и того же человека написать два одинаковых письма в разных видах, разница абсолютно точно будет очевидна.
Пишите письма ручкой на бумаге! Какие плюсы?
Электронные письма редко бывают длинными, в них редко содержится много информации, в основном они свелись к простому: «привет! Как дела?».
Что касается рукописных писем, то из-за того, что адресата они не доходят мгновенно, автор пытается как можно больше изложить в письме, обменяться всеми переживаниями, поэтому они являются более живыми, чувственными и настоящими.
Не зря любовные переписки раньше могли довести до слез любого, потому что были проникновенными.
Кроме того, к написанию обычных писем всегда подходят более ответственно, тут не получится стереть при помощи клавиши «delete» ненужный текст, все остается на бумаге. Поэтому человек старается очень тщательно продумать изложенный текст, чтобы письмо не пришлось по несколько раз переписывать и тратить больше времени.
Электронная переписка является диалогом, потому что ответ собеседника можно получить незамедлительно, а вот рукописное письмо – это монолог. Человеку никто не мешает, и он может на бумаге выразить абсолютно все свои эмоции, ни на что не отвлекаясь при этом.
Эти письма направлены не только на собеседника, но и на себя самого. Не зря психологи советуют писать письма себе, чтобы разобраться с какими-либо проблемами. В процессе написания можно узнать много нового именно о себе.
При написании письма люди часто задумываются о прошлом, настоящем, анализируют свои поступки. Электронная переписка не располагает к этому, к ней всегда относятся проще.
Особые эмоции приносит ожидание письма. Благодаря тому, что идет оно намного дольше электронного, человек испытывает волнение, а также осознает, насколько ему дорог автор ожидаемого письма.
Эмоции и чувства переполняют. Человек постоянно проверяет почтовый ящик, с огромным трепетом заходит на почту и т.д.
Рукописные письма – это память и воспоминания, именно их хранят в течение десятилетий и веков, именно их постоянно перечитывают, чтобы пережить прошлые эмоции.
Пишите письма ручкой на бумаге!
Понравилась статья? Поделись с друзьями в соц.сетях:
Как писать официальное письмо
Иногда в нашей жизни возникают ситуации, когда без письма не обойтись. Делового письма, официального, а не тех бумажных посланий, которые отправляют друг другу люди с хорошим почерком и массой свободного времени. Нужно тебе навести деловые мосты или мосты любви и дружбы — пиши письмо. Хочешь заинтересовать, отблагодарить, заинтриговать — пиши письмо. Только его нужно правильно написать, это ведь не приглашение побухать, а почти что документ.
Укажи цель своего официального письма в первом же абзаце, и не отклоняйся от темы. Старайся избегать излишне длинных и вычурных слов — письмо все-таки деловое. Будь максимально лаконичен и точен. Никто не любит, когда в официальных бумагах слишком много слов и мало конкретики. Потому что никто не любит тратить много времени на дела. Плюс, чем короче месседж, тем быстрее его прочтут и, следовательно, дадут ответ.
Предложения не должны содержать ненужных слов, абзацы — лишних предложений. По той же самой причине, по которой у машины нет лишних деталей, а у чертежа — лишних линий. Старайся делать предложения максимально короткими без обилия прилагательных и эпитетов. Не нужно слишком много подробностей, рассматривай предметы в общих чертах, но при этом суть должна быть ясна. Официальные письма нужны только для того, чтобы обозначить какой бы то ни было вопрос или задачу. Это не рапорт и не отчет — слишком уж углубляться не стоит.
Используй правильный тон
Деловое или официальное письмо должно быть написано тоном, который немного более формален, чем обычный язык. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Но, разумеется, послание должно соответствовать нормам этикета. Избегай сленга, жаргона, сокращений и двусмысленных слов. Ввиду того, что нужно избегать подробностей, такие слова могут быть восприняты неправильно. В общем, побольше глаголов и поменьше прилагательных. Будь вежлив и уважителен, даже если ты на что-то или кого-то жалуешься.
Используй простые слова: умные термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать.
Коррекция и еще раз коррекция
Многие недооценивают корректировку в принципе, а очень зря. После того, как ты написал официальное письмо, тщательно проверь грамматику и орфографию. Используй средства проверки орфографии на своем компьютере, а затем попробуй найти ошибки самостоятельно, ибо не все открывается взору искусственного интеллекта.
Еще немного о первом впечатлении. Помимо грамматики, огромное значение имеет визуальный аспект. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьезно, чем электронное. Учитывай это. Но если единственного способа доставить письмо, кроме как послать на мыло, не существует, то позаботься о визуальной части. Всегда заполняй поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если ты пишешь незнакомому лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуй – темы в духе «Ахтунг! Открой, или умрешь!» вызывают желание отправить в спам. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
Ну а если ты напечатал письмо на бумаге, а не послал по почте, то позаботься о качестве бумаги. Не обязательно брать гербовую, достаточно взять качественную бумагу: хорошую и белую. И не забудь поставить свою подпись, иначе письмо превратится в размалеванную бумажку. И помни, не нежно экспериментировать со шрифтом, играться с выделением. Лучше разделяй текст на абзацы с интервалами между ними.
Соблюдение стандартных конвенций хорошего письма и привлекательная презентация обеспечат твоим виршам то должное внимание и серьезное отношение, которых они заслуживают. Поэтому вот на что нужно обратить внимание.
В правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами. Телефонные номера и адреса электронной почты обычно здесь не пишутся, но они приемлемы.
Ты должен попытаться обратиться к официальному конкретному лицу, но если не знаешь его или ее имя, то попробуй написать просто должность.
В левом верхнем углу нужно написать:
— название (и сокращенное наименование);
— фактический и почтовый адреса;
— адрес электронной почты;
Кстати, если ты решил написать электронное письмо и при этом не знаком с адресатом – вкратце обрисуй, кто ты и как узнал о нем. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
Сделай еще отступ и переходи непосредственно к сути. Начни со вступительной части (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель), затем переходи к содержательной (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций), и в конце — резюмирующая часть (краткое подведение итогов с четким обозначением того, чего ты ожидаешь от адресата).
Это конец письма, его завершающая часть. Здесь нужно употребить так называемую закрывающую фразу: «С уважением» или «Искренне ваш»; «С наилучшими пожеланиями»; «С надеждой на продолжение сотрудничества»; «Всегда рады оказать вам услугу» и т. д.
Все зависит от твоего вкуса и предпочтений, только и всего. Потом, как ты помнишь, нужно сделать еще один отступ, написать свою должность, сделать большой отступ, изобразить Ф.И.О.
Писать бумажные письма снова стало популярным. Мы подскажем, с чего начать!
О том, что переписываться с друзьями модно, я узнала от своей четырнадцатилетней дочки Полины, когда она попросила денег на покупку конвертов.
— Кому ты будешь писать в таком количестве? — удивилась я.
— Я дружу по переписке со сверстниками из Петрозаводска, Калининграда, Казани, Удмуртии и еще нескольких городов, — ответила она. — И думаю еще расширить географию общения.
«Вот это да! — подумала я. — А еще говорят, что нынешняя молодежь ничем не интересуется!». И начала разбираться в деталях нового увлечения моей дочуры.
О бумажных письмах Полина узнала из популярной сети «ВКонтакте», там созданы десятки сообществ для любителей почтовой переписки. Влиться в их ряды проще простого: вступаешь в одну или сразу несколько таких тематических групп, рассказываешь о себе — называешь возраст, кратко перечисляешь свои интересы, пишешь цель, с которой ищешь новых друзей, а параллельно просматриваешь анкеты других участников сообщества. В скором времени на новичка начинают сыпаться предложения об обмене бумажными письмами.
Примечательно, что «старинным» способом общаются не только подростки, но и взрослые, вполне состоявшиеся люди. К примеру, Анна Сенченкова, сотрудница городского краеведческого музея, давно стала постоянным клиентом «Почты России»: в настоящее время она стабильно переписывается с тремя собеседниками и еще ждет весточек от троих новых знакомых.
Я никак не могла понять, в чем заключается феномен бумажных писем 21 века, когда до одноклассников, коллег, родственников можно легко дотянуться через Всемирную паутину. А потом меня осенило. Интернет не объединяет, а лишь создает иллюзию присутствия. И, более того, он рождает чудовищное одиночество душ, притом что и юнцам, и людям солидного возраста хочется, чтобы их выслушали, поняли и приняли такими, какие они есть.
Набирая на бегу сообщение на смартфоне или печатая куцые фразы с рабочего компьютера во время обеденного перерыва, нельзя рассказать о том, что тебя волнует, о чем ты мечтаешь, к чему стремишься. Нельзя рассказать о своем счастье или боли — формат не тот. Компьютерные фразы не терпят лирики. Вот бумажные письма — дело другое: их и пишут, и читают вдумчиво. В них вкладывают душу, поэтому неискренним быть не получается — никаких дежурных фраз. И еще: человек, которого ты никогда не видел, не осудит за ошибки, не будет над тобой смеяться, не передаст услышанное третьим лицам. Такая, знаете ли, психологическая разгрузка…
Особая тема — оформление посланий. Почти все любители почтовой переписки сопровождают письма маленькими презентами, вкладывают в конверт приятные мелочи вроде наклеек, цветного скотча, кусочков кружев — словом, всего того, что может пригодиться собеседнику в оформлении очередного письма. И, конечно, разрисовывают конверты или пишут на крафт-бумаге, стремясь превратить свое послание в произведение искусства, чтобы сделать процесс прочтения не только увлекательным, но и эстетичным мероприятием.
Как найти единомышленников?
Если вам хочется писать и получать бумажные письма, найдите единомышленников в Интернете! Для этого в социальных сетях «ВКонтакте» или «Одноклассники» в разделе «Группы» нужно ввести в поисковую строку «Бумажные письма», зайти в любую из предложенных групп и для начала пообщаться с потенциальными собеседниками в виртуальном пространстве , а уж потом договориться с людьми, которые вам симпатичны, о том, кто напишет первым.
Письма… письма лично на почту ношу
Как выяснилось, многие ценители эпистолярного жанра сами мастерят конверты. Но не добавляет ли неординарное оформление проблем почтальонам при сортировке и доставке корреспонденции? Об этом мы побеседовали с Фанией Шакировой, начальником почтового отделения на улице Кузнецова.
— Фания Гадиятовна, приходилось ли вам и вашим коллегам видеть конверты-самоделки?
— Конечно, и довольно часто. Их отправители — как правило, молодые люди — подходят к процессу оформления конвертов очень творчески: изготавливают их самостоятельно, используя бумагу с различными красивыми принтами или берут готовые конверты и разрисовывают их красками или карандашами. Бывают даже конверты с вышивкой.
— Не затрудняют ли такие шедевры вашу работу?
— Определенные трудности возникают, если конверт имеет форму, отличную от стандартной, если неправильно или неразборчиво написаны адрес и индекс и если индекс находится не на лицевой стороне в левом нижнем углу конверта, а где-нибудь в другом месте. В таких случаях сортировочная машина не может определить, в какой населенный пункт должно отправиться письмо, и сроки доставки корреспонденции значительно увеличиваются.
— Напомните, пожалуйста, как нужно правильно писать адрес отправителя и получателя. В школе нас учили, что нужно идти от большого к малому — от региона к номеру квартиры.
— Несколько лет назад правила изменились — их привели к мировым стандартам. Теперь порядок таков: улица, номер дома, номер квартиры и только потом название населенного пункта.
— Сколько сегодня стоит конверт по России?
— Если покупать конверт с оплаченной маркой в почтовом отделении, его цена составит 21 рубль. Письмо, которое вы отправляете в этом конверте, должно весить не более двадцати граммов. Если есть превышение по весу, придется доклеивать марки, иначе письмо будет возвращено отправителю с пометкой, какую сумму необходимо доплатить. Марку можно купить в почтовом отделении и наклеить ее самостоятельно, а можно попросить сделать это оператора-кассира.
Если вы вкладываете в конверт более двух двойных тетрадных листов, лучше взвесить письмо перед отправкой.
— Как подготовить корреспонденцию к отправке в ближнее и дальнее зарубежье?
— Нужно в любом почтовом отделении приобрести конверт, наклеить на него марки в соответствии с действующим тарифом и обязательно написать адрес на латинице. Если человек не знает, как записать адрес латинскими буквами, ему помогут операторы — сделают буквенный перевод текста на конверте.
— Какие самые необычные письма вам приходилось держать в руках за время вашей работы?
— Совсем недавно, перед Новым годом, в почтовый ящик нашего отделения опустил письмо ребенок. На простом альбомном листе было написано послание маме: «Дорогая мамочка, забери меня скорее из детского дома», нарисован рисунок и дан реальный копейский адрес. А конверта не было… Письмо наши почтальоны доставили адресату — я сама купила для него конверт. Надеюсь, что мама его прочла.
С праздничком вас!
Оказывается, совсем недавно, 23 января, мировое сообщество отмечало День ручного письма. (National Handwriting Day), учрежденного по инициативе европейской Ассоциации письменных принадлежностей с целью напомнить людям об уникальности ручного письма, о необходимости практиковаться в нем и о неповторимости почерка каждого человека, — сообщает сайт Calend.ru.
Здравствуй, дорогой «Артек»
Международный детский центр «Артек» и «Почта России» объявили старт конкурса детских писем, победители которого получат путевки в «Артек». К участию допускаются дети в возрасте от 10 до 16 лет включительно.
Задача конкурсантов — от руки написать письмо на тему, почему им хочется отдохнуть в знаменитом черноморском лагере, и отправить его до 18 апреля текущего года по адресу: 298645, Республика Крым, пгт. Гурзуф, Международный детский центр «Артек», «Почта Артека», с пометкой: «Конкурс письма «Я хочу в «Артек».
Положение о конкурсе, полные правила участия опубликованы на сайте Международного детского центра «Артек».
Письма должны быть отправлены в почтовом конверте заказным письмом с уведомлением.
Полезные советы: с чего начать?
Мы попросили Анну Сенченкову дать несколько советов читателям «Копейского рабочего» о том, как сделать процесс обмена бумажными письмами максимально интересным и комфортным.
Большое число друзей по переписке — это довольно тяжело, ведь в каждое письмо нужно вкладывать частичку души, иначе общение теряет смысл. Поэтому для начала выберите одного-двух собеседников. Для обмена письмами я стараюсь подбирать людей своего возраста, плюс-минус три года. Общение со сверстниками — самое комфортное и естественное.
Писать в первый раз невероятно трудно. Одно такое письмо можно составлять несколько дней, поскольку нужно суметь и интересно подать себя, и не наскучить при этом, и задать тон будущего общения, и найти интересную тему для разговора. Я стараюсь писать как можно проще и естественнее, никогда не пишу черновиков, не зачеркиваю написанное. Самое главное — это искренность и неподдельный интерес к адресату.
Довольно часто бывало, что мне не отвечали на письма. Ничего ужасного в этом нет, ведь в повседневном общении нам тоже сложно из сотен окружающих людей найти друзей или завести хороших знакомых. Следует мысленно поблагодарить неответившего человека за то, что он стал еще одним поводом высказаться, излить душу и больше не возвращаться к этой ситуации. Ни в коем случае нельзя винить себя, выискивать какие-то недостатки в своем стиле письма. Это жизнь, это социум, и далеко не все акты коммуникации в нем гарантированно успешны.
Письма мне приходят совершенно разные. И шикарно оформленные, и написанные на листочке из блокнота; и короткие, лаконичные, и огромные откровения на нескольких листах.
Обычное или заказное?
География моей переписки — Оренбург, европейская часть нашей страны, а также Украина. По России я отправляю обычные письма, за рубеж лучше отправлять заказные — тогда можно проследить путь письма на сайте «Почты России». К сожалению, в последнее время либо мои письма не доходят на Украину, либо я так и не дожидаюсь заветного конверта. Ситуация между нашими странами сложная, стараюсь относиться к этому с пониманием. А вот из российских регионов письма доходят на удивление быстро, за одну-две недели.
Как правильно оформить письмо
Вернуться к списку статей
В настоящее время мало кто из нас пишет бумажные письма, а если и пишут, то порой не знают, как правильно оформить свое послание. В этой статье я расскажу об основных правилах написания письма.
Итак, первое и, наверное, самое важное правило - это ваш почерк. Старайтесь при написании письма быть аккуратным, следите за разборчивостью написанного. Содержание вашего послания зависит от личных отношений с адресатом, поэтому, о чем именно писать вы найдете сами. Если же вы пишите при помощи компьютера, а затем отправляете письмом, то подписать его стоит от руки. Можно так же приписать пару фраз и еще раз подписать.
Писать письма следует ручкой, а не карандашом, т.к. написанное карандашом может значительно затруднить чтение.
Теперь перейдем непосредственно к оформлению. Каждое письмо нужно начинать с даты, обычно она ставится в верхнем правом углу, так же нужно помнить, что на полученные письма получатель должен ответить в течение пяти дней.
На любой бумаге, которая предназначена для отправки, стоит отчерчивать поля, примерно 2 см. Письма стоит начинать с приветствия к адресату, которые стоит располагать посередине строчки. Если вы отправляете длинное послание, то стоит пронумеровывать страницы, обычно нумерация ставится вверху/внизу по середине страницы, с краю бумаги.
Заканчивать свое письмо стоит добрыми пожеланиями и выражением своего отношения к получателю, после ставится подпись. Например: «Всего вам самого светлого. С уважением, Михаил".
После того, как письмо написано, оформляем конверт.
Во-первых, бумага, на которой написано письмо, складывается внутрь посланием, так, чтобы не было видно текста (если же этого избежать невозможно, то положите письмо в сложенный чистый лист бумаги).
Во-вторых, адрес стоит писать разборчиво, чтобы у работников почты не возникло трудностей. Для написания адреса существует определенный порядок:
- название улицы;
- номер дома/квартиры;
- название населенного пункта, района, области;
- название страны;
- индекс.
Так же стоит писать свой адрес, чтобы при возникновении проблем на почте вам смогли его вернуть и чтобы сам получатель знал от кого пришло письмо.
В заключении хочется сказать несколько слов насчет открыток, они предназначены для поздравления, краткого послания, но перед отправкой данного вида связи следует помнить, что ваше сообщение «открытое», т.е. его может прочитать любой работник почтовой связи. Поэтому при отправке это стоит учитывать и не писать о каких-то личных вещах, которые не требуют большого внимания, лучше такие открытки интимного характера посылать в конверте.
Как написать сопроводительное письмо к резюме и коммерческому предложению: примеры и пояснения
Знаете, чем отличается текст, обеспечивающий результат, от просто хорошего текста? Системой. И именно умением выстраивать системы копирайтер отличается от других людей, которые просто умеют писать. Слишком абстрактно? Давайте предметно.
Представьте, что у Вас есть резюме (о том, как его писать мы подробно рассматривали здесь) или коммерческое предложение (детальный практикум по разработке тут). И вот, Вы готовы отправить его рекрутеру или потенциальному клиенту. Но Вас не покидает мысль, что чего-то не хватает. Нужно еще написать сопроводительное письмо, хотя бы в пару строк текста, чтобы с прикрепленным документом ознакомились.
Казалось бы, очень простой и краткий текст, но многие с ним впадают в ступор. Либо допускают досадные ошибки, из-за которых резюме или КП терпит фиаско. Обидно.
Чтобы решить задачу, Вы должны понимать, что сопроводительное письмо и прилагаемый к нему документ — это части одной системы. И каждая часть должна четко выполнять свои функции. Ни больше, ни меньше.
Функции сопроводительного письма и прилагаемого документа
Сопроводительное письмо — это, по сути, продающий текст, который продает документ (резюме или КП). Продает не за деньги, а за внимание человека по ту сторону монитора.
В свою очередь, сам документ побуждает человека перейти на следующую ступень взаимодействия: собеседование, переговоры, пробный заказ и т.д. В итоге у нас получается простая последовательность.
Связка сопроводительного письма и документа
Если проваливается хотя бы один из элементов, то страдает вся система. Это нужно понимать. Не заинтересовало сопроводительное письмо — документ либо не смотрят, либо смотрят поверхностно. Не заинтересовал (или не посмотрели) сам документ — не будет следующего этапа.
Многие допускают ошибку. Они делают классное КП или резюме, но не придают значения сопроводительному письму. В результате документ летит в урну и распространяется ошибочное мнение, что коммерческие предложения или резюме не работают.
Как написать сопроводительное письмо: ключевые моменты на примерах
В 95% случаев сопроводительное письмо отправляется по Email. Поэтому основной акцент мы сделаем именно на этом медиаканале. Если Вы используете регулярную почту или факс, то многие из этих рекомендаций также актуальны, но требуют некоторую подстройку. О ней я тоже расскажу чуть ниже.
Первое, что Вы должны донести до человека — это причину, по которой он вообще должен открывать Ваше письмо и читать приложенный к нему документ. Другими словами, Вы должны ответить на главный вопрос: “Зачем?”.
Начинается все с темы. И здесь более половины людей допускают грубейшие ошибки. Парадоксально, но больше всего ошибок допускают именно неопытные копирайтеры, т.к. пытаются применить в теме письма оригинальные заголовки, которые здесь совершенно не нужны.
Тема должна быть максимально конкретной и доносить суть, чтобы получатель на этапе просмотра почты сразу понимал, стоит ему тратить время или нет. Помните, что Ваше письмо далеко не единственное, тем более, если оно сопровождает резюме.
Примеры плохих тем для письма
- Вакансия (вакансий может быть много, неясно, на которую из них отклик… и отклик ли вообще?)
- Больше вы такого сотрудника не найдете! (ни одного полезного слова; таких тем приходит много)
- Поздравляю! Вы нашли своего лучшего программиста! (слишком дерзко; впрочем, могут позвать чисто из любопытства, но в большинстве случаев письмо даже не читают)
- (без темы)
Для коммерческих предложений:
- Коммерческое предложение (тема слишком избитая и абстрактная)
- Металлопрокат со скидкой 50%. (явный признак спама со всеми вытекающими, хотя заголовок может заинтересовать)
- А вам когда-нибудь делали такое предложение? (тема может заинтересовать только если человеку нечем заняться; в B2B-сегменте чаще всего остается без внимания)
- Предлагаем рассмотреть возможность закупки у нас холодильного оборудования по специальным ценам только до 1 августа (слишком длинная и навязчивая тема — в спам!)
В идеале тема письма должна состоять из 1-5 слов, при этом максимально конкретно передавать суть Вашего послания. Без выпендрежа. Помните, что по ту сторону монитора тоже сидит живой человек, который не любит спам и устал, разгребая почту. Упростите ему задачу, и он скажет Вам спасибо.
Примеры хороших тем для письма
Первая тема используется для “холодного” отклика, т.е. когда Вы еще не общались ни с HR-ом, ни с другим представителем компании. Вторая тема используется после предварительной беседы, например, по телефону, когда Вы договорились об отправке резюме, и человек его ждет.
Главное преимущество такой темы — человек уже знает, что внутри, и легко может найти Ваше письмо в потоке корреспонденции (если потом будет нужно). Но, главное, человек будет Вам просто благодарен за то, что Вы сэкономили его время и предоставили нужную информацию. Максимально просто и доступно. Где благодарность — там расположение. А где расположение — там выбор в Вашу пользу.
Для коммерческих предложений:
- Поставки металлопроката (ООО “Ваша компания”)
- Заказы на строительство домов (например, если Вы предлагаете рекламные услуги по привлечению клиентов)
- Техническое обслуживание серверов
- Коммерческое предложение на грузоперевозки (ООО “Ваша компания”) (если Ваше КП уже ждут)
Здесь нужно прояснить один важный момент. В отличие от сопроводительного письма для резюме, для коммерческих предложений спектр тем гораздо шире и зависит от типа КП: “холодное” или “горячее”.
В случае с “горячим” коммерческим предложением можно не выпендриваться, поскольку информацию уже ждут, и можно просто и конкретно написать, что внутри письма.
В последнее время я провожу много экспериментов с “холодными” КП и заметил, что даже в случае массовой рассылки лучше работают простые и конкретные заголовки, которые четко обозначают тему разговора, но не раскрывают подробности. Так получатель понимает, что тема его касается и открывает письмо, где получает более развернутую информацию.
Эх… А помните, когда интернета не было и использовались обычные письма? Все-таки, была в них какая-то романтика. Да и хранить можно было. Для воспоминаний. Все-таки, как ни крути, у электронных писем ценность намного меньше.
Сопроводительное письмо не должно быть большим. Как правило, объема до 500-700 знаков более чем достаточно, чтобы донести суть и перевести читателя на основной документ.
Длинные “простыни” все равно никто читать не станет. Особенно “на холодную”. Более того, чем больше абстрактного текста, тем меньше желание его читать и больше раздражение, поскольку Вы не уважаете время человека.
Далее, для лучшего понимания давайте рассмотрим отдельно тексты сопроводительного письма для резюме и коммерческих предложений с примерами.
Текст сопроводительного письма для резюме
Итак, задача: вызвать у человека интерес к нашему резюме, чтобы он вдумчиво и внимательно с ним ознакомился. Для этого запоминаем первое правило: выбрасываем всю муть, которую пишут в интернете в качестве образца. Вот такого рода:
Плохой пример! Не повторять!
Я посмотрел вакансию менеджера по продажам в Вашей компании, и она меня заинтересовала. Я убежден, что мои знания, опыт и высокие профессиональные качества вкупе с целеустремленностью, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью и нацеленностью на результат станут хорошим подспорьем в развитии Вашей фирмы и выведут ее на новый виток развития в будущем.
Для более детального ознакомления с моей кандидатурой прошу рассмотреть мое резюме, которое прилагаю.
Бла-бла-бла. Куча текста, и ничего по существу. И такое сплошь и рядом. Каждый соискатель (на должность копирайтера, почему-то, особенно) думает, что он уникален, креативен и неповторим. Но суровая правда жизни в том, что такое письмо встречается в каждом втором случае. И когда таких писем десятки, то волей-неволей начинает дергаться бровь.
Чтобы составить хорошее сопроводительное письмо для резюме, держите в уме главную задачу: объяснить человеку максимально просто и доступно, почему Вы подходите для вакантной должности и, главное, почему человек должен вникнуть в Ваше резюме. В таких случаях можно сделать связку письма и резюме. Посмотрите, как это делается на примере.
Пример правильного сопроводительного текста для резюме
Отклик на вакансию (коммерческий директор) — Иванов И.И.
Я хочу пройти собеседование на вакансию коммерческого директора в Вашей компании. На предыдущей работе я занимал аналогичную должность и решал требуемые задачи. Плюс, выстроил автономный отдел продаж из 40 человек, увеличив его эффективность на 178%.
Все подробности в резюме, которое прилагаю.
Пожалуйста, используйте для связи основной телефон: +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ
Обратите внимание на несколько простых трюков, которые использовались в тексте письма.
- Мы сразу заявляем о промежуточном намерении пройти собеседование, а не получить работу. Здесь двойное дно: с одной стороны, согласиться на собеседование проще, чем согласиться дать должность. А во-вторых, человек на том конце видит, что у Вас профессиональный подход, и не только он выбирает Вас, но и Вы выбираете из нескольких компаний.
- Вы с ходу объясняете, почему Вы подходите для этой должности и подкрепляете свои слова фактами.
- Мы делаем затравку и связку с резюме. Человеку становится интересно, что Вы за специалист, где работали и что можете. Это все равно что найти карту сокровищ и захотеть исследовать ее.
- Несмотря на то что сопроводительное письмо сравнительно небольшое, оно написано по модели AIDA.
Идею Вы поняли. Давайте подытожим, чего быть в сопроводительном письме не должно.
- Абстрактного самолюбования (Я — венец коммуникабельности и работоспособности).
- Бульварных заигрываний (Почему подхожу именно я? Я вам отвечу! Я — The Best!).
- Информации, не относящейся к делу (Все началось еще в школе. Я тогда носил штаны с зачесом и дурацкий свитер).
- Излишней оригинальности (Повелитель продаж покорит Вашу душу!)
- Панибратства (Привет! Я слышал, у тебя есть крутая вакансия, давая я своего кореша подгоню).
- Приторного хвастовства (Я выведу вашу компанию на новый уровень и перегрызу глотку любому, кто станет у меня на пути!).
- Компрометирующих Email-адресов (malishkalove98@gmail.com)
Текст сопроводительного письма для коммерческого предложения
В случае с сопроводительными письмами для коммерческих предложений, у Вас есть больше степеней свободы. Дело в том, что здесь есть как минимум четыре варианта.
Вариант №1: “горячее” КП (или другие документы)
В этом варианте от Вас ждут документы по предварительной договоренности. Поэтому письмо простое и типовое. Я бы даже сказал, техническое.
Коммерческое предложение и протокол согласования
День добрый, %имя%
Высылаю коммерческое предложение и протокол согласования цены, как и договаривались.
Больше здесь ничего не нужно, т.к. от Вас по умолчанию ждут информацию из приложения. Единственное исключение — это если Вам нужно, чтобы получатель обратил внимание на те или иные моменты. Тогда Вы их также прописываете в письме. Например, напоминаете, что до конца акции с 50%-й скидкой остается всего 2 дня.
Вариант №2: “холодное” КП без письма
Это одна из разновидностей спама. Суть ее в том, что Вы вместо сопроводительного письма используете текст коммерческого предложения и отправляете массово по таргет-листу. В идеале — с персонализацией.
Такой подход работает не всегда, но у меня есть несколько кейсов, в которых он себя полностью оправдал и показал результат выше, чем в других вариантах, о которых Вы прочтете ниже.
Главное достоинство такого подхода — человеку не нужно скачивать или открывать приложенный файл.
Вариант №3: сопроводительное письмо без вложения
В этом подходе Вы отправляете только краткое письмо, без вложенного КП. Суть этого подхода — вызвать интерес и спровоцировать отклик. И только затем высылать компред. Посмотрите, как это реализуется на примере.
День добрый, %имя%
Меня зовут Иван Иванов, я коммерческий директор компании “СуперПринт”, и я хочу полностью закрыть Вашу потребность в печатной продукции.
Мое предложение включает в себя сокращение Ваших издержек до 30%, бонусный тираж и доставку из типографии в течение 24 часов,даже в выходные дни.
Позвоните мне по телефону +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ, чтобы обсудить детали или ответьте на это письмо в течение 3-х рабочих дней, чтобы получить коммерческое предложение.
Обратите внимание: мы представляемся, кратко доносим суть и закрываем человека на два варианта дальнейших действий. Без заигрываний. Без выпендрежа. Без копирайтерских ухищрений. Такой подход хорошо использовать, когда нужно протестировать заинтересованность потенциальных клиентов в Ваших товарах и/или услугах.
Вариант №4: сопроводительное письмо + “холодный” компред
Классическая связка, компромиссный вариант. Обязательно нужно тестировать, т.к. иногда оказывает обратный эффект: “Мало того что отправляют спам, так еще и с вложением, — неслыханная наглость!”
В остальном сохраняется общее идейное направление:
- Представляемся
- Доносим суть, отвечая на вопрос “Зачем?”
- Интересуем выгодным предложением
- Переводим на вложенный файл
Посмотрите, как это выглядит на примере.
День добрый, %имя%
Меня зовут Иван Иванов, я коммерческий директор компании “СуперМеталлопрокат”, и я хочу стать эксклюзивным поставщиком металлопроката для Вашей компании.
Мое предложение включает в себя сокращение Ваших издержек до 30%, доставку партии до 200 тонн в течение 24 часов в любую точку Москвы и Московской области, а также несколько других бонусов. Чтобы Вам было удобнее, я изложил суть в приложенном файле.
Для обсуждения деталей позвоните мне по телефону +7 (ХХХ) ХХХ-ХХ-ХХ.
Обратите внимание на слово “эксклюзивный”. Здесь используется принцип контраста и провокация. Т.е. заведомо закладывается повышенная планка, чтобы было больше маневров при переговорах. Я подробно опишу эту технику в одной из последующих статей.
Очень важное исключение
Люди старой закалки лучше воспринимают письма на бумаге и на «своем» языке.
Иногда бывают случаи, когда простой подход не работает. Просто потому что есть аудитория, которая не привыкла так воспринимать информацию. Как правило, это люди старой закалки (мужчины 50+). Такие люди многое повидали и привыкли к двум вещам:
- Чувствовать информацию в руках. Другими словами, им нужно подавать информацию на бумажном носителе. Еще лучше — в виде входящего письма на организацию (особенно актуально для госкомпаний).
- Воспринимать на своем языке. Т.е. им нужно все излагать на канцелярском, витиеватом, официально-деловом языке.
Посмотрите пример такого сопроводительного письма. Помните, что оно на бумажном носителе с соответствующими шапками.
Уважаемый Иван Иванович!
Просим Вас рассмотреть возможность включения в тендерную заявку металлопроката производства ООО “Суперметаллопрокат” как сертифицированного строительного материала для Ваших производственных линий.
Доводим до Вашего сведения, что в случае реализации тендерной заявки и закупке металлопроката производства ООО “Суперметаллопрокат” через соответствующие процедуры, экономия средств на закупках для Вашего предприятия составит более 2 млн. рублей при сохранении требуемого уровня качества продукции, предъявляемого ГОСТ.
Просим дать ответ в течение 7 рабочих дней с момента получения данного письма.
Сложно читать, сложно воспринимать, но на то это и исключение.
Образец сопроводительного письма
В завершении пара слов об образцах. Особенно о тех, которые есть в открытом доступе. Я уже об этом говорил и повторюсь: универсальных образцов не существует. Ваша ситуация уникальна, и решайте задачу, исходя из тех данных, которые у Вас есть.
Например, если Вы копирайтер и хотите устроиться в IT-компанию техническим писателем, сделайте подстройку в сопроводительном письме. Не стоит копировать образцы из открытых источников, которые в лучшем случае смешают Вас с “серой массой”, а в худшем — уведут из-под носа перспективную возможность.
Если так получается, что ситуация сложная, опишите ее в комментариях — будем разбираться вместе.
Источники:
sosed-domosed.ru , brodude.ru , www.kr-gazeta.ru , www.znaikak.ru , shard-copywriting.ru ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
