Как написать заявление забрать трудовую книжку

Работодатель не отдает трудовую книжку, что делать? Действуем согласно закону

Невыдача трудовой книжки при увольнении является грубым нарушением законных прав работника. Но мало кто знает, что сотрудник может не только привлечь бывшего руководителя к ответственности, но и получить моральную и материальную компенсацию от недобросовестного работодателя.

Часто причиной того, что уволенный работник не получил вовремя этот документ, может быть не только халатность сотрудников кадровой службы, но и напряженные отношения с руководителем. Попытка вредить или манипулировать работником, удерживая один из главных трудовых документов, приводит к особенно неприятным последствиям, если увольняющийся не просто уходит, а планирует в ближайшее время устроиться на новую работу.

В большинстве случаев выяснять отношения с бывшим руководством, просить или устраивать скандал бессмысленно, все это может только ухудшить ситуацию. Вполне реально защитить себя, сохраняя спокойствие и действуя в соответствии с законами о труде. Куда следует обратиться уволенному сотруднику? Как нужно поступить, если после увольнения работодатель не отдает трудовую книжку? Что делать, чтобы компенсировать себе потери, связанные с этими неправомерными действиями?

Обязанность выдать трудовую книжку увольняемому работнику. Когда работодатель нарушает трудовые права?

Трудовой кодекс РФ, а именно ст. 80 и 84.1 ТК РФ, обязывает любого работодателя выдать заполненную трудовую книжку не позднее, чем в последний день работы, который также будет являться днем увольнения работника. Трудовая книжка, а также иные документы, подтверждающие сведения о трудовой деятельности, выдаются лично работнику. В исключительных обстоятельствах, например, если бывший сотрудник осужден и находится в месте отбывания наказания, трудовую книжку могут получить его родственники по доверенности.

Но если под любым предлогом работодатель не отдает трудовую книжку, что делать в первую очередь? Получив отказ в выдаче этого документа, уволенный сотрудник имеет право в тот же день передать представителю работодателя или в отдел кадров письменное обращение (заявление) на выдачу трудовой книжки после увольнения. Срок рассмотрения такого заявления – три дня, в течение которых работодатель обязан удовлетворить законное требование работника, выдав на руки увольняющемуся трудовую книжку.

Бесконфликтному разрешению ситуации в немалой степени может поспособствовать профсоюзная организация, если таковая имеется. Представитель профсоюзного комитета может не только разъяснить права работнику или помочь составить письменное обращение, но и выступить посредником в переговорах между уволенным сотрудником (группой сотрудников) и представителями работодателя.

Заявление (обращение к работодателю): как писать?

Заявление пишется в свободной форме на стандартном листе А4. В нем указывается следующая информация:

• ФИО и контактные данные составителя заявления (работника).
• Требование выдать заявителю трудовую книжку в связи с увольнением лично на руки.
• Дата составления обращения.
• Подпись и расшифровка подписи заявителя.

Если по каким-либо причинам работник не сможет позже лично явиться за своей трудовой книжкой, к заявлению можно приложить согласие на отправку документа по почте. В согласии следует указать адрес, на который должна быть отправлена трудовая книжка уволенного работника.

Заявление или письменное обращение следует составить в двух экземплярах, один из них передается работодателю. На втором экземпляре представитель работодателя ставит пометку о получении заявления со своей подписью, этот документ работник оставляет у себя. При отказе представителя работодателя принять заявление или оставить подпись на втором экземпляре письменное обращение следует отправить в организацию работодателя с уведомлением заказным письмом.

Разумеется, если невыдача трудовой книжки работодателем явилась следствием ошибки в работе кадровой службы, обычного письменного обращения будет достаточно, чтобы исправить ситуацию. Другое дело, если удерживая у себя документы, работодатель намеренно препятствует трудоустройству бывшего работника. В подобной ситуации решить проблему без обращения в контролирующие органы или в суд не получится. Как поступить работнику, если не выдают трудовую книжку намеренно?

Заявление в отделение инспекции по труду и занятости. Какие последствия будет иметь обращение в Роструд?

Если не отдают трудовую книжку или отказываются выслать документ почтой, следующим шагом работника будет обращение в территориальное отделение трудовой инспекции (Роструда). Работник, лишенный возможности работать и зарабатывать, может написать на имя руководителя местного отделения Роструда жалобу (заявление) о невыдаче трудовой книжки с просьбой провести проверку и привлечь бывшего работодателя к административной ответственности.

Заявление в инспекцию по труду составляется письменно в двух экземплярах или заполняется в специальном разделе сайта Роструда через Интернет. В заявлении потребуется подробно указать следующее:

• Сведения о работодателе: наименование, ИНН, ОГРН организации, юридический и фактический адрес, Ф.И.О. и должность руководителя.
• Периоды работы и должность заявителя, дата увольнения.
• Правонарушение, в отношении которого следует провести проверку, со ссылкой на статьи ТК РФ. В рассматриваемом случае – это удержание работодателем трудовой книжки после расторжения с гражданином трудового договора.
• Просьба принять меры: провести проверку Роструда, привлечь бывшего руководителя к административной ответственности, обязать кадровую службу вернуть уволенному гражданину трудовую книжку.
• Копии подтверждающих документов, например, трудового договора с работодателем (опись приложения и копии).

К тому же, если инициировать визит трудового инспектора в организацию, то проверяться будет не только факт неправомерного удержания трудовой книжки, а вся деятельность работодателя в пределах компетенции Роструда. По результатам проверки работодателю будет вручено предписание с указанием всех нарушений, выявленных в организации, и сроками для их исправления. В том числе и период, отпущенный для выдачи всех положенных документов уволенному работнику.

Одновременно с заявлением в инспекцию по труду и занятости бывший работник имеет право подать письменную жалобу на неправомерные действия в прокуратуру по месту нахождения бывшего работодателя. В этом случае по факту нарушения законодательства в части трудовых прав также будет проведена прокурорская проверка.

Административная ответственность работодателя. Штрафы, санкции

Невыполнение выданного предписания, включая нарушение сроков выдачи на руки или своевременного оформления трудовой книжки, дает Федеральной инспекции по труду и занятости право привлечь работодателя, нарушившего закон, к административной ответственности. Штраф за невыдачу трудовой книжки при увольнении для юридического лица может составлять от 30 до 50 тысяч рублей . Должностное лицо, то есть руководитель, или индивидуальный предприниматель, не выдавший трудовую книжку вовремя, может получить наказание в виде дисквалификации на срок до трех лет или штраф от 1000 до 5000 рублей.

Но если несмотря на проверку Роструда и выданное предписание, работодатель не отдает трудовую книжку, что делать работнику?

Как обязать бывшего работодателя выдать трудовую книжку через суд

Как еще можно действовать, если не отдают трудовую книжку? Обратиться в суд. С обращением в судебную инстанцию не стоит затягивать. Срок исковой давности по факту невыдачи трудовой книжки и прочих документов в день увольнения ограничен 3 месяцами со дня расторжения трудового договора.

Судебный процесс – самый распространенный и эффективный способ восстановления нарушенных прав, если работодатель не отдает трудовую книжку. Что делать, чтобы в судебном порядке обязать бывшего начальника выдать заполненную трудовую книжку?

Для начала работнику необходимо правильно составить исковое заявление. Можно написать его самостоятельно или обратиться за помощью в юридическую консультацию. Потребуется указать следующую информацию:

• Сведения об истце (заявителе).
• Периоды работы и должность заявителя, дата увольнения.
• Сведения о работодателе.
• Правонарушение, совершенное в отношении заявителя, со ссылкой на статьи ТК РФ.
• Просьба заявителя: выдать трудовую книжку, внести изменения в уже имеющиеся записи и прочее. В исковое заявление о невыдаче трудовой книжки также вносятся требования моральной компенсации и возмещения материального вреда, если они имеются.
• Приложения: копии подтверждающих документов.

Копия искового заявления передается под подпись или отправляется с уведомлением заказным письмом ответчику, то есть работодателю.

Моральная компенсация работнику

Возмещение морального вреда, который своими действиями причинил бывший начальник, производится в порядке, установленном ст. 237 Трудового кодекса РФ. Размер выплат за моральный вред уволенному работнику устанавливается судом с учетом всех обстоятельств нарушения законов и трудовых прав, совершенного бывшим работодателем.

Материальная компенсация работнику

Невыдача (удержание) трудовой книжки на предыдущей работе лишает гражданина возможности трудоустроиться на новое место или обратиться за временной поддержкой в Центр Занятости.

Стаж и день увольнения

Еще одно нарушение прав уволенного сотрудника касается трудового стажа, которого работник лишился по вине бывшего работодателя. Решением суда работника восстанавливают на работе на весь период, когда трудовая книжка находилась у недобросовестного работодателя. Днем увольнения будет признан день, когда работнику фактически была выдана трудовая книжка и иные документы, подтверждающие сведения о работе и стаже. После вступление в силу решения суда работодалель обязан:

• Издать приказ о восстановлении уволенного сотрудника на работе, в должности, которую он занимал на момент увольнения.
• Внести запись в трудовую книжку восстановленного в должности работника о признании недействительной ранее сделанной записи о расторжении с работником трудового договора.
• Издать новый приказ об увольнении, датированный днем выдачи трудовой книжки.
• Внести в трудовую книжку соответствующую запись.

Важно! Восстановление в должности не влечет за собой обязанность работника отрабатывать этот период.

Обстоятельства и меры, исключающие ответственность работодателя

Но всегда ли закон на стороне работника? Невыдача трудовой книжки в день увольнения не влечет за собой ответственности для работодателя, если у руководителя (представителя) организации не имелось возможности своевременно передать документ на руки работнику, но он предпринял все необходимые меры.

Пожалуй, самая распространенная ситуация, когда работодатель не отдает трудовую книжку не по своей вине – отсутствие увольняемого сотрудника в последний день работы или смену (день увольнения). Причинами этого могут быть прогул, временная нетрудоспособность, отпуск с последующим увольнением и прочие обстоятельства. Работодатель может предпринять следующие меры:

• Составить акт, подтверждающий отсутствие в этот день на рабочем месте увольняемого работника с занесением соответствующей отметки в табель рабочего времени.
• Своевременно направить работнику письмо с официальным уведомлением о необходимости лично явиться для получения трудовой книжки. Как правило, такой документ отправляется заказным письмом по месту регистрации (прописки) работника, а также по всем адресам работника, которые известны работодателю. Со дня отправки с работодателя снимается ответственность за несвоевременную выдачу документа.

В ситуации, когда невыдача трудовой книжки при увольнении произошла из-за отказа получить документ, работодатель в соответствии с законом должен действовать следующим образом:

• В день увольнения составляется акт об отказе гражданина получить трудовую книжку. С актом работник должен быть ознакомлен под подпись.
• Обеспечить хранение невостребованной трудовой книжки до момента выдачи на руки работнику лично или в течение 75 лет со дня увольнения.

Где восстановить трудовую?

Но бывают и совсем непростые случаи. Например, работодатель не отдает трудовую книжку, а организация, в которой трудился работник, прекращает существовать, то есть ликвидируется. Сложности возникают, если установить местонахождение бывшего руководителя невозможно. Со временем разыскать недобросовестного работодателя и вернуть утерянный документ может быть удастся. Но для трудоустройства на новую работу или расчета трудового стажа работнику потребуется оформить и получить дубликат трудовой книжки. Как подтвердить уже имеющийся стаж и кто имеет право выдать дубликат документа?

Прежде всего работнику предстоит получить документы, подтверждающие имеющийся стаж, непрерывный и общий. Такими документами могут быть:

• Справки из Фонда Социального страхования и отделения Пенсионного Фонда, подтверждающие наличие социальных взносов и пенсионных отчислений в эти периоды.
• Справки, копии кадровых распорядительных документов (приказов) с предыдущих мест работы, включая сведения из архивных организаций.

На основании подтверждающих документов в дубликат вносятся сведения о прошлой трудовой деятельности работника. Кто имеет право выдать такой дубликат? Согласно существующим на настоящее время Правилам, за выдачей дубликата работник должен обратиться с заявлением по последнему месту работы. Но как быть, когда именно последний работодатель виновен в утере документов своего сотрудника, а разыскать его не представляется возможным?

Если работник планирует трудоустроиться на новое место работы, то оформить, выдать новую трудовую книжку и указать сведения о стаже на основании подтверждающих документов имеет право новый работодатель. В новую трудовую книжку, выданную взамен утраченной, суммарно вносится общий стаж предыдущей трудовой деятельности, но без конкретизации периодов работы, указания должностей работника и предыдущих работодателей.

Делопроизводство

Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку?

Каждый работодатель должен отдать сотруднику его трудовую книжку в его последний рабочий день. В случае, если сотрудник не явился на работу по уважительной причине, трудовая книжка может быть выслана по почте.

Но часто уволенные работники сталкиваются с тем, что бывший начальник не возвращает документ. Что делать в этой ситуации, и чем такое нарушение грозит работодателю?

Согласно Трудовому кодексу (ст. 84) работодатель обязан в последний рабочий день выдать трудовую книжку работнику со всеми необходимыми записями.

При этом, если сотрудник не явился за документом, организация обязана прислать ему соответствующее уведомление.

Если работодатель не собирается отдавать трудовую книжку, то тем самым отбирает у работника право на совершение дальнейшей трудовой деятельности.

Исходя из этого, работник имеет право требовать не только возвращение документа, но и определенную материальную компенсацию.

Нормативная база по вопросу

Нарушение трудового законодательства регулируются следующими документами:

• Трудовой кодекс;
• Кодекс об административных нарушениях;
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (с изм. от 06.02.2004);
• Постановление пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 года № 2 «О применении судами РФ трудового кодекса РФ».

Обязанность работодателя

В обязанности руководителя организации входят проведение полного расчета с сотрудником, а также выдача ему всех необходимых документов (ст. 84 ТК РФ).

Закон предусматривает только два случая, когда работодатель может не отдать работнику трудовую книжку:

• сотрудник не вышел на работу;
• сотрудник отказывается забирать документы.

Другими словами, только сам работник может быть инициатором такого грубого нарушения трудового законодательства.

Если же работодатель не отдает трудовую книжку исключительно по собственной инициативе, то сотрудник может легко повлиять на него.

Ответственность организаций

Согласно статье 5. 27 КоАП РФ ответственность за удержание трудовой книжки сотрудника несут не только должностные лица, но и организации в целом.

Она выражается в уплате штрафа в размере, установленном законодательством.

Трудовая книжка, как и заработная плата, выдается сотруднику в последний рабочий день, даже если работник:

• не сдал материальные ценности или спецодежду;
• не сдал обходной лист при увольнении;
• сли сотрудник изначально является материально ответственным лицом, и ущерб работодателю был нанесен по его вине.

Удержание трудовой книжки работодателями и в этих случаях является незаконным.

Каков срок стажировки при приеме на работу? Ответ — тут.

Что делать, если работодатель не отдает трудовую книжку?

В первую очередь, обе стороны этого конфликта должны понимать, что отказ выдавать трудовую книжку является нарушением трудового законодательства.

Что касается действий сотрудника, то самое правильное, что он может сделать, это обратиться в отделение Роструда или в суд.

Если работодатель забыл отдать документ, то сотрудник может напомнить ему об этом в письменной форме.

Для того чтобы уведомить бывшего начальника лично, достаточно написать заявление и передать его через ответственного работника организации.

Этим работником может быть, к примеру, начальник отдела кадров.

Пример обращения работника

Заявление можно отправить также и почтой. Главное, чтобы в нем был указан контактный телефон.

В этом случае в заявлении обязательно нужно написать о том, как именно работодатель должен передать трудовую книжку.

Заявление на пересылку трудовой книжки по почте

В случае, когда работодатель отказывается отдавать документ добровольно, работник может повлиять на него с помощью трудовой инспекции или через судебное разбирательство.

Обращение в трудовую инспекцию имеет одну особенность – они могут полностью проверить все предприятие.

Поэтому многие работодатели стараются не доводить конфликт до обращения сотрудников в контролирующие органы. Часто именно этот факт заставляет недобросовестных начальников производить со своими бывшими работниками все расчеты вовремя.

Тем не менее, Роструд нередко проводит различные проверки и выявляет нарушения трудового законодательства.

В этом случае руководитель предприятия будет привлечен к административной ответственности согласно Кодексу об административных правонарушениях — ему назначат штраф в размере до 5 тыс. рублей.

Если трудовая книжка не была выдана по вине индивидуального предпринимателя, то он должен будет также выплатить этот штраф, а вот организацию трудовая инспекция может оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс.

Помимо штрафа нарушитель получает уведомление о немедленном устранении нарушения. Если работодатель игнорирует указания трудовой инспекции, то его обяжут уплатить штраф в десятикратном размере.

Должностные лица могут быть устранены от выполнения своих обязанностей на срок до 3 лет.

Законодательством РФ установлено, что удержание трудовой книжки приравнивается к лишению человека возможности работать. Тем самым происходит нарушение не только трудового законодательства, но и административного.

Согласно Трудовому кодексу работодатель обязан выплатить бывшему сотруднику компенсацию за тот период, когда тот не мог совершать трудовую деятельность в связи с отсутствием трудовой книжки.

Именно поэтому многие уволенные работники добиваются получения трудовой книжки через суд.

Как составить исковое заявление?

Для того чтобы правильно написать заявление, необходимо знать некоторые нюансы.

Так, важно ссылаться на нормы трудового законодательства и описать все факты дела. Обязательно следует подсчитать ущерб, нанесенный работодателем, и перечислить документы, которые будут приложены к иску.

Заявление также должно быть подписано истцом.

К заявлению необходимо приложить следующие документы:

Примерный бланк искового заявления можно скачать здесь:

Срок подачи искового заявления в связи с нарушением трудового законодательства установлены ТК РФ.

• 1 месяц со дня увольнения и получения документов;
• 3 месяца со дня нарушения трудовых прав работника.

Обязателен ли вводный инструктаж при приеме на работу? Узнайте тут.

Электронная трудовая книжка — что это такое? Смотрите здесь.

Важно знать, что материальную компенсацию не получают работники, которые были уволены с работы за нарушение трудовой дисциплины.

Нередко сотрудники сами прячут трудовые книжки, чтобы впоследствии обязать работодателей выплачивать средства.

Чтобы этого не произошло, работодатель должен проследить, чтобы работник расписался за получение трудовой книжки.

Работодатель не отдал книжку, не произвел расчет и скрылся. Как быть?

К сожалению, такие ситуации случаются довольно часто. Индивидуальный предприниматель может легко прекратить свою деятельность и исчезнуть. То же случается и при ликвидации организаций.

Юристы советуют в таком случае просто заняться оформлением новой трудовой книжки.

Для подтверждения предыдущего стажа необходимо обратиться в Пенсионный фонд.

Работодатель, как оказалось, не оформил сотрудника официально, но и трудовую не отдает. Что делать?

В этом случае работник мало что может сделать.

Дело в том, что при неофициальном трудоустройстве практически невозможно доказать факт работы во время судебного разбирательства.

В первую очередь, важно попробовать договорится с бывшим начальником мирным путем. Если он не согласится отдать документ, можно пригрозить обращением в трудовую инспекцию.

В большинстве случаев именно работодатель несет всю ответственность за удержание трудовой книжки. Поэтому лучше не рисковать и возвращать бывшим работником все документы согласно трудовому законодательству.

Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку

Согласно действующему законодательству, все документы, принадлежащие работнику, выдаются ему на руки в день увольнения – последний день работы.

• Наименование работодателя, адрес и телефон.
• Регистрационный номер.
• Ф.И.О. уволенного сотрудника.
• Просьбу о явке за книжкой, либо даче согласия на ее отправку почтой.

Стоит отметить, что трудовая книжка выдается на руки только после внесения в нее записи об увольнении. Во всех остальных случаях работники отдела кадров могут предоставить заверенную копию или выписку, т.к. до окончания действия трудового договора они несут ответственность за все документы и не могут их давать на руки даже под расписку. Это делается из-за того, что в случае утери трудовой виновным будет признан кадровик, и ему придется самостоятельно добывать всю информацию: где ранее работал сотрудник, периоды трудовой деятельности, причины увольнения и т.д.

В соответствии с КоАП, работники отделов кадров не имеет права намеренно удерживать трудовые книжки уволенных сотрудников, и если будет обнаружено данное нарушение трудовой инспекцией или другим уполномоченным органом, на них будут наложены штрафные санкции.

Сроки выдачи уведомления

Обязанность отправки уведомления на кадровиков или работодателей возлагается ст. 84.1 ТК РФ. В ней сказано, что, если работник по каким-либо причинам не может получить трудовую книжку в день увольнения, они должны отправить ему данный запрос, и со дня его отправки с них снимается ответственность за несвоевременный возврат документов. Это говорит о том, что уведомление необходимо направить уже утром, следующим за последним рабочим днем уволенного сотрудника. Если от него не было получено ответа, но по истечении некоторого времени он обратился с письменной просьбой выдать трудовую, нужно удовлетворить заявление и отдать на руки документ в течение трех дней после его визита.

Наиболее распространенные ошибки кадровиков:

• Отправка уведомления вместе с трудовой: этого делать нельзя, т.к. для почтового отправления документа требуется согласие его владельца, к тому же он может затеряться, и тогда придется самостоятельно восстанавливать всю информацию.
• Устная просьба явиться в отдел кадров за получением книжки: в случае судебных разбирательств будет невозможно доказать, что работник был уведомлен о необходимости явиться на старое место работы за документом.
• Неотправка уведомления: по закону данная ситуация трактуется как нарушение сроков выдачи трудовой книжки, и если работник обратится надзорный орган, на работодателя может быть наложен административный штраф за такое нарушение.

Сам образец уведомления о выдаче трудовой книжки законом не установлен, но работодателям рекомендуется составлять его в письменном виде и вписывать туда все необходимые данные: реквизиты сторон, дату составления и саму просьбу явиться за документами.

Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки

Нередко бывает так, что работодатель не выдает трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний рабочий день, или же несвоевременно отправляет уведомление с просьбой забрать данный документ, тем самым нарушая нормы ст. 84.1 ТК РФ. Есть всего несколько исключений, при которых с руководителя снимается ответственность:

• Если работнику вовремя было направлено уведомление.
• Если последний день работы не совпадает с датой прекращения трудовых отношений по причине прогула или осуждения сотрудника к наказанию.

Согласно действующему законодательству, за задержку трудовой книжки работодатель может понести административную ответственность:

• За нарушение трудового законодательства – штраф от 30 000 до 50 000 руб., а для лица, отвечающего за выдачу документа – от 1000 до 5000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Если сотрудник планировал трудоустроиться в другую организацию, но из-за несвоевременной выдачи трудовой прежним работодателем некоторое время был без работы, для последнего наступает материальная ответственность: он должен возместить не полученный за весь период заработок (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Теперь более подробно о том, кто именно отвечает за выдачу трудовых книжек: руководители или кадровики? Согласно п. 45 Правил ведения и хранения, вся ответственность за ведение, выдачу и хранение данных документов отвечают работодатели. Если же ими был издан приказ, согласно которому ответственность возлагается на другое уполномоченное лицо (чаще всего – сотрудника отдела кадров), то считаться виновным будет оно.

Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?

В данной ситуации действия работника отдела кадров или самого руководителя очень просты:

• Необходимо направить уволившемуся сотруднику письменное уведомление с просьбой явиться на старое место работы за документом, при этом его копию и квитанцию об отправке письма необходимо сохранить.
• Если работник дает согласие на отправку трудовой по почте, нужно переслать ее ценным письмом с уведомлением о вручении.
• Если уволившийся отказывается получать трудовую, необходимо оформить акт об отказе и указать в нем причину.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Часто возникает необходимость отправки уведомления о направлении трудовой книжки по почте, если уволившийся сотрудник работает в филиале компании, а главный офис находится в другом городе, или же когда работник трудился вахтовым методом и изменились обстоятельства до приезда на вахту. В таких случаях пересылка документов осуществляется на основании заявлений на увольнение и на отправку почтовым отправлением.

Заявление о пересылке почтой должно содержать следующую информацию:

• Дату и причину увольнения.
• Саму просьбу отправить документ и адрес, куда он должен быть доставлен.

Если же работник не забрал при увольнении трудовую и не написал заявление с просьбой отправить ее письмом, то сам работодатель или ответственное лицо должны составить уведомление о направлении трудовой книжки по почте, после чего получить согласие от ее владельца таким же путем.

Когда заказное письмо будет получено работником, на адрес работодателя придет уведомление об этом. Квитанция, опись и уведомление должны быть зарегистрированы в журнале входящей корреспонденции, т.к. эти документы могут послужить доказательством правомерных действий руководителя, если уволенный сотрудник решит обратиться в надзорные органы.

Получение документа по почте

Отправка документов по почте – самый простой вариант, облегчающий жизнь как уволившимся сотрудникам, так и кадровикам. Чтобы это сделать на законных основаниях, нужно выполнить несколько действий:

• Отправить гражданину письменное уведомление на получение трудовой книжки или дать согласие на ее пересылку по почте.
• После получения согласия переслать документ ценным письмом с уведомлением о получении.

Согласие в обязательном порядке должно содержать паспортные данные и саму суть: то, что работник не возражает против пересылки трудовой по почте. Данный документ составляется в форме расписки.

Снятие ответственности с работодателя

Как говорилось ранее, всю ответственность за несвоевременную выдачу документов при увольнении несет руководитель или иное уполномоченное лицо, назначенное его приказом. Существует всего несколько ситуаций, при которых они не отвечают за задержку трудовой:

• Если уведомление было направлено вовремя.
• Если уволившийся сотрудник сам отказался приходить в организацию и забирать книжку, но и не дал согласие на пересылку по почте.
• Если по каким-либо причинам письмо-уведомление не было доставлено до адресата, но имеется квитанция о его отправке.
• Если последний рабочий день не совпадает с датой увольнения по причине расторжения трудового договора из-за ареста или прогулов работника.

Чтобы избежать проблем, нужно учитывать все вышеперечисленные пункты, т.к. гражданин, права которого были нарушены работодателем, может обратиться в трудовую инспекцию или суд. Если вина последнего будет установлена, то на него возлагается материальная и административная ответственность.

Хранение трудовой книжки

Как быть, если уведомление было отправлено, но работник так и не явился за трудовой или не дал письменное согласие на ее пересылку по почте? В такой ситуации необходимо руководствоваться п. 43 Правила учета и хранения, который говорит о том, что все трудовые книжки, не полученные сотрудниками в день увольнения, должны храниться у работодателя до востребования.

Если сотрудник все же решил забрать трудовую после расторжения договора, то он должен написать соответствующее заявление. Оно рассматривается руководителем, и в течение трех дней после даты обращения необходимые документы должны быть выданы на руки. Такая обязанность установлена ст. 84.1 ТК РФ, и если работник не получает вовремя книжку, он имеет право обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.

Ситуация. Написано заявление на увольнение от 28.12.2015года.Дата увольнения поставлена 12.01.2016года.Заявление на увольнение подписано руководителем, снята его ксерокопия. После 12.01.2016года перестал ходить на работу. На 27.01.2015 года не дают подписать приказ на увольнение и не отдают трудовую книжку. Могут ли мне поставить прогулы и уволить по статье?

Любовь Зорина (Заказать консультацию)

Конечно, не могут! А Вы сделали все совершенно правильно. С учетом 2-х недельного срока отработки, Ваш последний рабочий день - 11.01.2016г.

И Вы после 11.01 имеете полное право не выходить на работу

Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право ПРЕКРАТИТЬ работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет. "

Статья 84.1. Общий порядок оформления прекращения трудового договора

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом, сохранялось место работы (должность).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

По ПИСЬМЕННОМУ обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Напишите заявление с требованием выдать Вам трудовую книжку в связи с увольнением.

. задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;

Как вернуть работнику трудовую книжку

"Зарплата", 2008, N 10

Как вернуть работнику трудовую книжку

В случае увольнения работника работодатель обязан вовремя выдать ему трудовую книжку. Однако не всегда удается вручить документ сразу. Что делать в таком случае? Какое наказание грозит работодателю, задержавшему выдачу трудовой книжки? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

<1> Унифицированные формы поименованных документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". - Примеч. ред.

Успеть в день увольнения

Трудовую книжку нужно вручить сотруднику в последний день работы. Об этом говорится в ч. 3 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила ведения трудовых книжек), и ч. 5 ст. 80 Трудового кодекса.

Днем прекращения трудового договора (увольнения) во всех случаях является последний день работы сотрудника, за исключением тех ситуаций, при которых он фактически не трудился, но за ним сохранялось место работы в соответствии с Трудовым кодексом или федеральными законами.

Однако у кадровой службы предприятия не всегда есть возможность выдать трудовую книжку в день увольнения. Почему? Причины могут быть различными. Среди них:

- конфликт с работодателем;

- неверная запись в трудовой книжке;

- отсутствие сотрудника на рабочем месте в день увольнения;

- смерть работника и т.д.

Какой бы ни была причина задержки выдачи трудовой книжки, работодатель должен предпринять некоторые шаги во избежание нарушения трудового законодательства.

Вернуть любым способом

Первое, что должен сделать работодатель, если работник не забрал трудовую книжку в день увольнения, - направить ему уведомление с предложением явиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Такое правило установлено в ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса.

Отправляем ценные письма

Трудовую книжку можно выслать сотруднику по почте, но только с его письменного согласия (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил ведения трудовых книжек). Предложение об отправке документа ценным письмом с описью вложения можно включить в текст уведомления. Документ составляется в произвольной форме и может выглядеть примерно так, как показано на с. 74.

│ Общество с ограниченной ответственностью "Ольха" │

│ Листьеву Петру Сергеевичу│

│ г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54│

│ ООО "Ольха" уведомляет вас о том, что в соответствии со ст. 84.1│

│Трудового кодекса Российской Федерации при прекращении трудового договора│

│работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения│

│(последний день работы). │

│ В связи с тем что в день вашего увольнения трудовая книжка не была│

│выдана по причине вашего отсутствия на рабочем месте, просим явиться в│

│отдел кадров ООО "Ольха" по адресу: г. Тула, ул. Первомайская, д. 12. │

│ Сообщаем также, что со дня направления настоящего уведомления│

│работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой│

│ В случае если вы не можете явиться за трудовой книжкой лично, мы│

│вышлем документ по почте при получении вашего письменного согласия. │

│ Начальник отдела кадров │

│ ООО "Ольха" Шишкина Е.В. Шишкина│

Если работник не возражает, что трудовую книжку ему отправят по почте, он должен выслать на имя работодателя соответствующее письмо (заказное письмо, телеграмму и т.п.). Документ составляется произвольно (см. на с. 75).

Образец ответного письма работодателю

│ Начальнику отдела кадров ООО "Ольха"│

│ Уважаемая Евгения Викторовна! Получил ваше уведомление и сообщаю│

│следующее. Устроившись на новое место работы, я по просьбе директора в│

│срочном порядке выехал в Воронежскую область на открытие объекта, поэтому│

│приехать за трудовой книжкой не смогу. │

│ Прошу выслать мне трудовую книжку ценным письмом по адресу: 396820,│

│Воронежская обл., Хохольский р-н, с. Рудкино, Листьеву Петру Сергеевичу│

│ 20 октября 2008 г. Листьев │

Пересылка трудовых книжек по почте осуществляется почтовыми организациями РФ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221.

К сожалению, законодательство не дает четких указаний, как поступить, если работник увольняется заочно. Ведь на некоторых документах, таких как приказ, книга учета движения трудовых книжек и т.п., он должен поставить подпись. Видимо, вместе с трудовой книжкой работнику можно отправить и второй экземпляр приказа об увольнении, чтобы он расписался на нем и переслал обратно. Однако это возможно, если расторжение трудовых отношений произошло по обоюдному согласию и с работником можно договориться. Если бывший сотрудник на контакт не идет и на приглашение явиться в отдел кадров не реагирует, все документы, кроме трудовой книжки, высылают ему по почте с уведомлением о вручении и составляют акт о невозможности получить его подпись.

Передаем через представителя

Передать трудовую книжку уволенному работнику можно через его представителя, который должен подтвердить свои полномочия доверенностью. В документе указывают сведения о поручителе и доверенном лице, такие как фамилии, имена и отчества, паспортные данные, адреса мест жительства.

В тексте должно быть прописано, на совершение каких действий уполномочен представитель. В данном случае - на получение трудовой книжки в кадровой службе предприятия.

│ Город Тула, шестнадцатое октября две тысячи восьмого года │

│ Я, Листьев Петр Сергеевич, 1980 года рождения, паспорт серии 45 02 N│

│356245, выданный Привокзальным ОВД г. Тулы 15.05.1994, проживающий по│

│адресу: г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54, доверяю Листьевой│

│Алевтине Осиповне, 1985 года рождения, паспорт серии 48 01 N 587542,│

│выданный ОВД Советского района г. Тулы 10.02.2006, проживающей по адресу:│

│г. Тула, ул. Льва Толстого, д. 102, кв. 54: │

│ 1) получить в отделе кадров общества с ограниченной ответственностью│

│"Ольха" мою трудовую книжку; │

│ 2) выполнить иные действия, связанные с данным поручением. │

│ Доверенность выдана сроком на шесть месяцев. │

│ Листьев Петр Сергеевич │

│ от имени Российской Федерации: │

│ Шестнадцатое октября две тысячи восьмого года │

│ Настоящая доверенность удостоверена мной, Лесовским Романом│

│Игоревичем, нотариусом Советского района г. Тулы. │

│ Доверенность подписана гражданином Листьевым Петром Сергеевичем в│

│ Личность доверителя установлена, дееспособность проверена. │

│ Нотариус Лесовский Р.И. Лесовский│

Кстати, удостоверить полномочия представителя может не только нотариус, но и лица, указанные в п. 3 ст. 185 Гражданского кодекса. К нотариально заверенным доверенностям относятся:

- доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и прочих военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

- доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения;

- доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальником соответствующего места лишения свободы;

- доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этих учреждений или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

Если работника не стало

В Трудовом кодексе одним из оснований прекращения трудового договора указана смерть работника (п. 6 ст. 83 ТК РФ). В этих обстоятельствах трудовую книжку выдают под роспись одному из родственников сотрудника. Об этом сказано в п. 37 Правил ведения трудовых книжек.

Родственник должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например паспорт. Также он подтверждает наличие родственных связей с работником. Допустим, показывает свидетельство о браке. Кроме того, он должен принести в отдел кадров предприятия свидетельство о смерти.

Затем родственник пишет расписку о получении трудовой книжки в произвольной форме, которую подшивают к личному делу работника (см.

│ Я, Соловьева Валерия Николаевна, 1942 года рождения, паспорт серии 41│

│03 N 158796 выдан ОВД Зареченского района г. Тулы 16.04.2002, проживающая│

│по адресу: г. Тула, ул. Токарева, д. 18, кв. 52, получила в отделе кадров│

│ООО "Ольха" трудовую книжку моего мужа Соловьева Владимира Дмитриевича,│

│умершего 15 октября 2008 г. │

│ Претензий к оформлению трудовой книжки не имею. │

│ Личность получателя документов удостоверена. │

│ В.Н. Соловьева предъявила паспорт серии 41 03 N 158796, выданный ОВД│

│Зареченского района г. Тулы 16.04.2002, и свидетельство о смерти В.Д.│

│Соловьева от 15.10.2008 I-PE N 308914, выданное отделением ЗАГС│

│Зареченского района г. Тулы. │

│ Начальник отдела кадров │

│ ООО "Ольха" Шишкина Е.В. Шишкина│

│ 20 октября 2008 г.│

По желанию родственника трудовая книжка может быть выслана по почте по его письменному запросу.

Мы отдаем - а он не берет

В случае конфликта с работодателем работники нередко отказываются получать при увольнении трудовую книжку, мотивируя это тем, что, по их мнению, в ней сделана некорректная запись. Как правило, они требуют разобраться в ситуации и изменить формулировку.

Независимо от того, по какой причине сотрудник не хочет забирать трудовую книжку, его отказ нужно зафиксировать. Например, составить акт в присутствии свидетелей из числа незаинтересованных работников предприятия. Они в случае судебных разбирательств подтвердят, что работник действительно отказался получить трудовую книжку. Акт позволит снять с работодателя ответственность за то, что он не вручил сотруднику трудовую книжку в срок. Документ составляется в произвольной форме (см. на с. 79).

│ Общество с ограниченной ответственностью "Ольха" │

│ об отказе работника получить трудовую книжку │

│ в день увольнения │

│15 октября 2008 г. г. Тула│

│ Настоящий акт составлен в том, что работник технического отдела ООО│

│"Ольха" главный геодезист П.С. Листьев отказался от получения трудовой│

│книжки в связи с увольнением, а также от ознакомления под роспись с│

│приказом о его увольнении. │

│ Содержание приказа об увольнении N 205-к от 15.10.2008 объявлено П.С.│

│Листьеву устно его непосредственным руководителем, начальником│

│технического отдела Р.С. Дубовым, в присутствии начальника отдела кадров│

│Е.В. Шишкиной, вахтера И.Т. Яблочкиной и старшего электрика О.Д. Корнева,│

│что подтверждается их подписями. │

│ Работник П.С. Листьев информирован о том, что уведомление о│

│необходимости явиться за трудовой книжкой отправлено ему по почте 15│

│ копия почтового уведомления от 15.10.2008 N 123546 │

│ начальник отдела кадров Шишкина Е.В. Шишкина│

│ Факт отказа работника П.С. Листьева от получения трудовой книжки и от│

│ознакомления под роспись с приказом об увольнении подтверждаю: │

│ начальник технического отдела Дубов Р.С. Дубов│

│ вахтер Яблочкина И.Т. Яблочкина│

│ старший электрик Корнев О.Д. Корнев│

Судьба невостребованных документов

Иногда, несмотря на все усилия, так и не удается вручить трудовую книжку уволенному работнику. Однако выбрасывать невостребованные документы нельзя.

Трудовые книжки работников хранятся на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным для документов строгой отчетности, в специально приспособленных для этого помещениях. В качестве дополнительной защиты желательно содержать их в несгораемых сейфах.

Трудовые книжки и их дубликаты, которые работники не получили при увольнении, должны храниться у работодателя до востребования в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле. Об этом говорится в п. 43 Правил ведения трудовых книжек в редакции Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132. До внесения изменения работодателям предписывалось хранить трудовые книжки в отделе кадров в течение двух лет и по истечении этого срока передавать в архив.

Срок хранения невостребованных документов определен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы от 06.10.2000. Согласно этому документу трудовые книжки должны храниться в архиве не менее 50 лет.

Задерживать трудовую книжку себе дороже

Если работодатель не выдаст трудовую книжку в установленный законом срок, он может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для организации составит от 30 000 до 50 000 руб. Кроме того, к административной ответственности может быть привлечено и должностное лицо компании, ответственное за выдачу трудовой книжки. Штраф в этом случае - от 1000 до 5000 руб. (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Работник может потребовать возмещения материального ущерба, если работодатель задерживает выдачу трудовой книжки или сделал в ней неверную запись. Ведь из-за отсутствия документа (неверной записи) он не может трудоустроиться.

В этом случае днем увольнения работника будет считаться день выдачи трудовой книжки. За время, пока работодатель медлил с оформлением этого документа, сотруднику положено возместить не полученный им заработок. Об этом говорится в ст. 234 Трудового кодекса и ч. 4 п. 35 Правил ведения трудовых книжек. О новом дне увольнения издается приказ по форме N Т-8. На основании этого документа в трудовую книжку вносится запись об увольнении работника и ставится соответствующая дата. Ранее внесенная в трудовую книжку запись признается недействительной.

Выплата, которая полагается уволенному работнику за дни вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки, рассчитывается исходя из среднего заработка. Об этом говорится в п. 62 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации". Расчет среднего заработка производится по нормам, установленным в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 <2>.

<2> Подробнее о расчете средней заработной платы читайте в статье "Новый порядок исчисления среднего заработка" // Зарплата, 2008, N 3. - Примеч.

Налогообложение и бухучет выплат за несвоевременную выдачу

НДФЛ. В соответствии со ст. 210 Налогового кодекса при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Перечень выплат, освобождаемых от налогообложения, содержится в ст. 217 НК РФ.

Суммы среднего заработка за период вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки не включены в указанный перечень. Следовательно, они подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке. Такие выводы содержатся в Письме Минфина России от 25.07.2008 N 03-04-06-01/233.

ЕСН, ОПС. На суммы среднего заработка также нужно начислить ЕСН и пенсионные взносы согласно ст. 236 НК РФ и п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации". Подпункт 2 п. 1 ст. 238 НК РФ содержит исчерпывающий перечень видов компенсационных выплат, не подлежащих налогообложению единым социальным налогом. Компенсационные выплаты в размере заработка за время вынужденного прогула в связи с несвоевременной выдачей трудовой книжки в данный перечень не включены. Подобный вывод сделан в Письме Минфина России от 24.01.2007 N 03-04-06-02/6.

Взносы на травматизм. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляют на доходы работников. Соответственно, их нужно начислить и на сумму среднего заработка (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования").

Налог на прибыль. На основании п. 14 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли относятся выплаты, произведенные за период вынужденного прогула, в случаях, предусмотренных законодательством. Таким образом, учитывая положения ст. 394 ТК РФ, расходы по выплате среднего заработка в подобной ситуации признаются такими расходами. Налогоплательщики, применяющие в налоговом учете метод начисления, могут отразить указанные расходы в налоговой базе по налогу на прибыль организации в тот момент, когда средний заработок фактически был начислен (Письмо Минфина России от 27.10.2005 N 03-05-02-04/191).

Если компания применяет кассовый метод, расходы отражаются в налоговой базе по налогу на прибыль в момент погашения задолженности (пп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Бухучет. Сумма возмещения работнику заработка, не полученного им за период вынужденного прогула, признается в бухгалтерском учете организации расходом по обычным видам деятельности в составе затрат на оплату труда (п. п. 5 и 8 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99). Сумма среднего заработка учитывается по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и дебету счетов учета расходов.

Примечание. На заметку

Трудовая книжка, отправленная по почте, при невозможности ее вручения адресату (его законному представителю) хранится в почтовом отделении в течение месяца. Однако срок хранения почтовых отправлений может быть продлен по заявлению отправителя или адресата (его законного представителя).

По истечении установленного срока хранения регистрируемые почтовые отправления, не полученные адресатом (его законным представителем), возвращаются отправителю за его счет по обратному адресу, если иное не предусмотрено договором между оператором почтовой связи и пользователем. При отказе отправителя получить и оплатить пересылку возвращенного почтового отправления оно передается на временное хранение в число невостребованных.

Источники:

Следующие статьи:

• Как написать заявление или жалобу на жкх
• Как написать заявление на аварийное дерево

Поделитесь своим мнением

Имя *

Почта *

Тект *

Сумма цифр:

Вас может заинтересовать

Как написать заявление об оскорблении на рабочем месте

Как написать исковое заявление об отмене алиментов

Как правильно написать жалобу на квартирантов

Как правильно написать расписку о возврате долга образец в казахстане

Популярное

Как написать заявление на предоставление льготы на транспортный налог

( Читали 74)

Как правильно написать расписку о получении денег образец чтоб не обманули

( Читали 68)

Как написать заявление на отмену постановления

( Читали 67)

Как написать заявление на стандартные вычеты

( Читали 66)