Как правильно написать письмо ответ хранения
Хранение переписки организации: правило «Запрос-Ответ»
Переписку организации нельзя хранить по принципу «входящие отдельно, исходящие отдельно». Это, наверное, худший из способов собирать письма, какой только можно придумать, хотя выглядит все очень благообразно: письма расположены в томах строго по номерам. Как организовать хранение переписки организации, как сделать работу с ней быстрой и удобной, расскажу в статье.
Хранение переписки по отдельности
Итак, по отдельности подшивать входящие и исходящие, даже в строгом порядке, не надо. На примере объясню почему: в некой компании к концу ноября было собрано 12 томов входящих и 14 томов исходящих. Томом считалась одна папка-регистратор на 500 листов. Нетрудно посчитать, что писем было больше десяти тысяч. И однажды директор сказал секретарю: мне срочно нужна переписка с одним из контрагентов по некому вопросу, причем непременно оригиналы писем: компания собралась судиться.
Секретарь поступила грамотно: не бросилась листать тома, а открыла базу данных (СЭД у компании нет, регистрация всех документов ведется в журналах Excel) и быстро, всего за каких-то 15 минут, выписала номера входящих и исходящих писем, которые ей предстояло найти. Еще какое-то время занял поиск по папкам, еще какое-то – расположение писем в нужном порядке… В общем, срочно не получилось.
Документы в дела мы собираем не для того, чтобы поставить их на полку, а для удобства работы с ними. Хранить не равно выбросить: документ, находящийся в архиве, нужно уметь быстро найти в любой момент.
Хранение переписки организации по принципу «Запрос-ответ»
Хранить переписку по принципу «Запрос-ответ» рекомендуют и Основные правила работы архивов организаций, и Правила работы архивов от 2015 года (нормативный, кстати, документ). Это удобно, хотя и требует кое-какой предварительной работы.
В делах переписки, сформированных по правилу «запрос-ответ», ни нумерация писем, ни хронология не соблюдаются. Дело может выглядеть так:
Исх. №5 от 11.01.2016
Вх. №100 от 02.02.2016
Вх. №13 от 11.01.2016
Их. №29 от 13.01.2016
На первый взгляд, бардак. На второй – идеальный порядок: на исх. №5 пришел ответ, зарегистрированный под вх. №100, а на вх. №13 мы ответили исх. №29. Ничего не нужно искать, вся история переписок перед нами.
В описанной выше (реальной, кстати) ситуации, если бы переписка с компании формировалась по правилу «Запрос-Ответ», секретарю понадобилась бы минута на то, чтобы найти в журнале одно из писем этой переписки с указанием номера дела, минута на то, чтобы снять с полки дело, и еще одна, чтобы вытащить из папки письма, положить в файл и донести до директора.
Как организовать порядок «Запрос-Ответ»
Держать в голове, где запрос, а где ответ, не нужно. Для этого есть понятие «Дело». Весь массив переписки компании разбивается на дела: или по темам, или по контрагентам, или и по темам, и по контрагентам. Например:
Дело 01-23 Переписка по вопросам сотрудничества
Дело 01-24 Переписка с ООО «Ромашка»
Дело 01-25 Направление первичных документов к договорам подряда
(внутри дела контрагенты дополнительно разбиваются по алфавиту)
Перечень дел с установленными для них сроками хранения – это номенклатура дел, без которой при таком подходе к хранению обойтись трудно.
Затем журналы регистрации входящих и исходящих документов дополняются графой «Номер дела».
Теперь любое регистрируемое письмо, входящее или исходящее, получает дополнительно реквизит «Номер дела по номенклатуре» и подшивается не в общей массе себе подобных, а на свое место. Хранение переписки организации таким образом осуществляется в разы эффективнее.
Формируем и храним дела с перепиской организации
Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно. О том, как это делать, расскажем в статье.
В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора (как правило, в небольших) или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно. При децентрализованной системе делопроизводства эта работа ведется самостоятельно в каждом структурном подразделении. Главное, чтобы в организации (или в каждом подразделении) был работник, ответственный за формирование и хранение дел с корреспонденцией.
В делах с перепиской должны находиться только оригинальные экземпляры писем – как входящих, так и исходящих. Копии допустимо хранить только в так называемых составных делах, например в делах контрагентов.
При организации хранения исходящей корреспонденции очень важно знать, в каких случаях и для каких целей создается визовый экземпляр письма. Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.
Необходимость создания визового экземпляра исходящего документа зависит от того, каким образом планируется доставлять письмо адресату:
• при доставке письма по электронной почте или по факсу визовый экземпляр не создается: после отправки факсимильной или скан-копии оригинал письма остается в организации и может быть помещен в дело;
• при доставке курьером или по почте отправляется основной экземпляр письма, а в дело помещается визовый экземпляр. В этом случае при подготовке письма нужно учитывать, что количество его экземпляров будет равно количеству адресатов плюс еще один – визовый – экземпляр.
Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.
Независимо от того, каким образом регистрируются письма в организации и каковы их маршруты, корреспонденция должна храниться в строго определенном месте: либо в приемной у секретаря генерального директора, либо в канцелярии, либо у ответственного за ведение делопроизводства в каждом структурном подразделении (но не у исполнителей!).
Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.
Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
■ При регистрации документов в СЭД. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.
Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным. В подавляющем большинстве случаев для вынесения резолюции, направления
и выполнения задания электронной копии поступившего документа более чем достаточно. Бумажный оригинал сразу после регистрации может быть помещен в дело на оперативное хранение. В исключительных случаях, если руководитель или исполнитель потребует оригинал входящего документа, его можно предоставить по запросу.
■ При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета. Если учет поступающих документов ведется традиционным способом, в бумажных журналах или в электронных табличных редакторах, то оставить у себя оригинал входящего письма секретарю вряд ли удастся. Этот экземпляр отправится на рассмотрение к директору, а затем, с резолюцией, к исполнителю. В этих условиях письма могут вернуться к секретарю одним их трех способов.
Вариант 1: скан-копия письма с резолюцией направляется исполнителю, а оригинал подшивается в дело.
Вариант 2: бумажная копия письма с резолюцией передается исполнителю, а оригинал помещается в дело.
Вариант 3: исполнитель сам передает оригинал письма секретарю после завершения работы с ним.
Очевидно, что первый вариант – самый простой и быстрый: отсканировать документ и тут же отправить файл по почте займет несколько секунд. Второй тоже достаточно удобен, хотя и потребует чуть больше времени. А вот третий связан с определенным риском: если оборот писем в организации большой, на несколько сознательных работников всегда найдется один, который забудет или не захочет передать секретарю письмо, а то и вовсе потеряет его.
ОПЕРАТИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
■ При регистрации документов в СЭД. С исходящими документами обратная ситуация: ответственному за хранение переписки сложнее получить оригиналы исходящих документов, если исполнители сами регистрируют их в СЭД. На коллег возлагается обязанность передавать в службу делопроизводства подготовленные и отправленные ими письма. Но даже если культура обращения с документами в организации находится на высоком уровне, секретарю нужно наладить взаимодействие с коллегами так, чтобы вовремя получать от них оригиналы исходящих документов и помещать их в дела с перепиской.
•если готовится визовый экземпляр исходящего письма, то секретарю следует забирать его для хранения, как только директор проставит на нем свою подпись, а исполнителю выдавать только основной экземпляр для отправки;
•если отправкой документов по всем каналам связи занимается секретарь или работник службы делопроизводства, то сразу после передачи письма по электронным каналам он подшивает его бумажный оригинал в дело, не возвращая исполнителю; при этом он не принимает для отправки по почте или доставки курьером письма без визового экземпляра;
•секретарь (делопроизводитель) еженедельно проверяет по журналу регистрации исходящих писем, есть ли в делах оригинальные или визовые экземпляры всех исходящих документов, и если каких-то писем не обнаружится, немедленно запрашивает их у исполнителя.
И с этим не нужно тянуть: чем позже будет сделан запрос, тем меньше вероятность, что исполнитель найдет это письмо в своих бумагах.
■ При регистрации документов в электронных журналах или в бумажных книгах учета. Если регистрацией исходящих занимается секретарь, то получить визовые экземпляры исходящих писем проще простого.
Нужно только следить за тем, чтобы исполнители передавали письма для помещения в дела сразу после того, как они оправлены по электронным каналам связи.
ЭЛЕКТРОННАЯ ПЕРЕПИСКА
Фактически организации практикуют три варианта ведения электронной переписки. При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.
Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями. Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.
На втором месте в этом «рейтинге достоверности» – отправка по электронной почте скан-копий бумажных писем.
Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр. Это позволяет исполнителю начать работу с документом еще до момента получения его бумажного оригинала.
И наконец, переписка, которая представляет собой обмен электронными сообщениями по электронной почте. Доказать в этом случае факт получения или отправки корреспонденции практически невозможно: изменить текущую дату на компьютере и, следовательно, в почтовой программе либо «почистить» списки отправленных или полученных писем может любой пользователь. Работники двух организаций могут обмениваться электронными письмами, обсуждая какие-то рабочие вопросы, но когда нужно довести до сведения собеседника особо важную информацию или сделать официальный запрос, готовится полноценное деловое письмо.
Чтобы хранить ту часть переписки организации, которая представлена в электронном виде, не нужно делать распечатки.
•в номенклатуре дел ставится отметка о том, что дело электронное;
•после закрытия дела электронные документы записываются на внешний носитель информации; если срок хранения дела составляет 10 и более лет, то документ записывается в двух экземплярах: на основном и рабочем носителях;
•хранить электронные документы рекомендуется в неизменяемом формате PDF, а организациям, являющимся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, – в формате PDF/A;
•не реже одного раза в 5 лет нужно контролировать состояние носителей и качества воспроизведения записанной на них информации.
ХРАНЕНИЕ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫХ ПИСЕМ И ПРИЛОЖЕНИЙ К НИМ
Многие письма, поступающие в организацию и отправляемые из нее, являются сопроводительными. То есть адресат будет работать именно с приложениями, а письмо
«сопровождает» их и играет роль своего рода описи: отправитель оформляет его для того, чтобы задокументировать факт отправки этих приложений, а получатель, принимая письмо, подтверждает их получение.
Хранятся сопроводительные письма отдельно от прилагаемых документов. Срок хранения этих писем обычно не превышает стандартных 5 лет – гораздо более важно сохранить приложение, а не сопровождавшее его когда-то письмо.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ С ПЕРЕПИСКОЙ: ПРАВИЛО «ЗАПРОС – ОТВЕТ»
Внутри дела письма могут располагаться как в алфавитном порядке по наименованиям контрагентов (от ООО «Амелия» к ООО «Янтарь»), так и в хронологическом порядке начиная с первого рабочего дня года. Но всегда при этом будет соблюдаться принцип «запрос – ответ», когда сначала подшивается письмо-запрос, а сразу за ним – ответ на этот запрос. Дата поступления ответа и то, какое из этих писем является входящим, а какое исходящим, значения не имеет – соблюдается только хронология запросов.
Между прочим, в описи совершенно не запрещено выделять цветом пакеты документов, посвященных одному вопросу. Особенно полезно это делать в описях дел, в один том которых входит множество разных документов.
Приведем в качестве примера внутреннюю опись дела «Претензии контрагентов» (Пример 1).
Преимущества такого расположения документов в деле очевидны: вся переписка по каждому конкретному опросу находится в одном месте. В случае необходимости не нужно долго и мучительно собирать ее по папкам «Входящие» и «Исходящие» – количество таких папок в крупных организациях может исчисляться десятками за год.
ДЕЛА С ПЕРЕПИСКОЙ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ
При составлении номенклатуры дел переписка организации включается в нее наряду со всеми остальными документами.
В какой ее раздел (разделы) помещать переписку, зависит от того, какой порядок регистрации и хранения переписки существует в организации. Напомним, что переписка может храниться централизованно – в канцелярии, службе делопроизводства или у секретаря генерального директора (если организация небольшая) или в подразделениях – у секретаря или ответственного за делопроизводство в отделе.
Большая ошибка формировать дела с перепиской, разделяя их только на входящие и исходящие. Чем больше писем пишет и получает организация, тем скорее нужно избавляться от этой привычки, а лучше вообще с самого начала формировать дела с перепиской по принципу «запрос – ответ».
В номенклатуре не должно быть дел с названиями «Входящая корреспонденция» и «Исходящая корреспонденция».
Дела с корреспонденцией можно формировать:
•по контрагентам, например:
•по тематике писем, например:
– Претензии, переписка по вопросам оказания услуг.
Можно и комбинировать эти два способа, например:
•Переписка с АО «Ресурсы России» по вопросам оказания услуг;
•Оперативные заявки от АО «Ресурсы России».
Традиционно в номенклатуре заголовки дел с перепиской
помещаются группой с указанием сроков хранения:
•по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – Перечень 2010);
•по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, далее – Перечень 2007).
При этом первыми в списке будут дела с письмами от вышестоящих организаций, государственных органов, ключевых контрагентов (Пример 2).
СРОКИ ХРАНЕНИЯ ПЕРЕПИСКИ
При определении сроков хранения нужно учитывать, что в Перечне 2010 указано примерно 250 видов переписки со сроками хранения от одного года до «постоянно», и еще примерно 200 – в Перечне 2007. Но сориентироваться в этом многообразии легче, чем кажется.
Разрабатывая номенклатуру дел и устанавливая сроки хранения для переписки, рекомендуется действовать так:
1) составить перечень дел с перепиской организации, для которых нужно установить срок хранения;
2) определить, есть ли среди них те дела, сроки хранения которых должны устанавливаться по Перечню 2007, то есть документы по научно-технической и производственной деятельности;
3) воспользоваться предметными указателями к каждому из типовых перечней: внимательно прочитать разделы «Переписка» в каждом из них.
Скорее всего, срок хранения большинства дел с письмами будет равен пяти годам, но могут быть и исключения.
1. Дела с перепиской необходимо формировать и хранить в строго определенном месте: у секретаря директора, в канцелярии либо у ответственных за делопроизводство в подразделениях.
2. В дела с перепиской помещаются только оригинальные экземпляры документов.
3. Чтобы хранить электронные письма, не нужно делать их бумажные копии – такие дела хранятся в электронном виде.
4. Дела с перепиской формируются по принципу «запрос – ответ» независимо от того, поступившие это письма или исходящие. Хранить переписку по принципу «входящие – исходящие» нерационально.
5. Дела с перепиской в номенклатуре располагают по контрагентам, по темам или применяют комбинированный способ.
Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
2. Акт приёмки-передачи материальных ценностей на ответхранение.
2. Накл. на внутр. перемещение ТОРГ-13
"Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету торговых операций"
ценностей сторонней организации.
Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в
организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием
для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и
является основанием для оприходования этих ценностей.
на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары
(товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениями или
материально ответственными лицами.
Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом
структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности.
Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания
товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему
подразделению для оприходования ценностей.
Заполненный документ подписывают материально ответственные лица
соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета
движения товарно-материальных ценностей. "
ТОРГ -12 оформляет РЕАЛИЗАЦИЮ товара, а не ПЕРЕДАЧУ, а форму М-12 я что-то не нашла.
. А если кучу товара завезли, а потом что-то перетаскиваем туда-обратно - накладные удобней.
Это я передаю на ответсвенное хранение. Под "перетаскиванием туда-обратно" я имела ввиду, что вчера Я им завезла 100 коробок на хранение, сегодня 5 забрала, а завтра 13 еще привезу. А ответсвенные хранители только стоят и считают мои коробки
А если мы израсходуем материалы переданные нам на ответ
Были ли примеры последствий, Господа!
А если серьезно, то мне не надо указывать про переход права собственности Чего-то я уже накропала, счас попытаюсь пустить в дело, а потом может, если все ок будет, выложу тоже
А суть вопроса как раз здесь обсуждается. загляните, пожалуйста, в тему "Транспортная перевозка"
Одним из видов хранения является хранение на товарном складе, каковым на основании ст. 907 ГК РФ признается организация, осуществляющая в качестве предпринимательской деятельности хранение товаров и оказывающая услуги, связанные с хранением.
Письменная форма договора хранения на товарном складе считается соблюденной, если заключение договора и принятие товара на склад в соответствии со ст. 912 ГК РФ удостоверены одним из документов:
- двойным складским свидетельством;
- простым складским свидетельством;
Помимо этих документов, операции по ответственному хранению товаров оформляются унифицированными первичными документами, применяемыми для отражения операций по передаче товаров на склад, а также операций по возврату товаров хранителем, утвержденными Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения".
Для учета приема-передачи товаров на хранение применяется акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение (форма N МХ-1). Акт составляется в соответствии с договором хранения представителями хранителя и поклажедателя в количестве экземпляров, определяемом в каждом конкретном случае.
Для оформления возврата поклажедателю товаров, принятых на хранение хранителем, применяется акт о возврате товарно-материальных ценностей, сданных на хранение (форма N МХ-3).
Акт составляется материально ответственным лицом хранителя по истечении срока хранения и возврате товаров. Документ составляется в двух экземплярах, один из которых остается у хранителя, другой передается поклажедателю. При возврате товарно-материальных ценностей также делается запись в журнале формы N МХ-2, о котором мы сказали выше. При получении товарно-материальных ценностей поклажедатель расписывается в журнале, чем подтверждает отсутствие претензий по количеству и качеству товаров, полученных от хранителя.
Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.
Российская Федерация, Москва
я не очень сильна в формировании переписки, поэтому прошу у вас совета вот в каком вопросе-поскольку нет такого понятия как входящие письма, то переписка формируется допустим по какому-то вопросу, допустим по строительству и по правилам, насколько я помню, письмо -запрос за ним письмо- ответ, ну это хорошо когда на следующий день дают ответ на письмо, а как быть если допустим прошло несколько дней, получается нарушается хронология в папке с этой перепиской или я что-то путаю и так и должно быть в оперативном хранении, а потом при формировании дела в архив сделать так как надо, вобщем, не знаю, понятно ли объяснила, посоветуйте, пожалуйста. Спасибо.
Я на правило письмо-ответ давно плюю, ибо не удобно: письмо - ответ - ответ на ответ - ответ на ответ на ответ - ответ на ответ на ответ на ответ. Потом начинаешь что-то искать вся хронология идет к коту под хвост и вот туда-сюда листаешь. Так что у меня когда пришло, тогда и подшилось, а в папке по одному вопросу, надергать из разных мест ответы расположенных хронологически - не сложно. Было конечно желание скрепками скреплять, но потом же раскреплять придеться.
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
Российская Федерация, Москва
если это оперативное хранение, т.е. текущий год внизу папки будет у вас январь на верху ноябрь (сначала запрос потом ответ и т.д.)
архивное наооборот январь наверху, декабрь внизу (сначала запрос потом ответ и т.д.)
Российская Федерация, Москва
если это оперативное хранение, т.е. текущий год внизу папки будет у вас январь на верху ноябрь (сначала запрос потом ответ и т.д.)
архивное наооборот январь наверху, декабрь внизу (сначала запрос потом ответ и т.д.) Я имела ввиду, что нарушается хронология в папке, допустим 01 сентября пришел запрос, я его зарегистрировала как входящее письмо и подшила в папочку, допустим переписка по строительству объекта. А 07 сентября на этот запрос дали ответ, но за неделю с 1 по 7 сентября было еще несколько писем не связанных с этим запросом, но относящимся тоже к вопросу строительства объекта, разделять сейчас переписку по корреспондентскому признаку, типа переписка по строительству с фирмой Север,переписка по строительству с фирмой Юг нет смысла, вот,я про какую хронологию говорила.В принципе, наверно логичнее будет дожить до конца года, а потом сформировать по корреспондентскому или нет?
Российская Федерация, Москва
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
Российская Федерация, Москва
Российская Федерация, Москва
Некоторые ошибки слишком классные, что бы совершать их один раз.
Я - двулична. Одна личность хорошая и добрая, а вторая появляется, когда обижают первую.
Российская Федерация, Москва
некторым проще работать по принцыпу все в 2-е парки 1 входящиая, -2исходящия а потом мы велелимся в архивам разбирая каждый документ
Хронология не нарушается, т.к. я принимаю во внимание дату исходного документа, а не того, что к нему подколото.
По крайней мере, на поручение руководителя: что у нас есть по вопросу Х? мне не надо рыться по папкам. тем более, что одно дело у меня состоит из 3-4 томов типа Корона.
кроме того у меня привычка: подавать ответ шефу с приколотым приветом (не важно, сколько времени разделяет эти два документа).
в последнее время ввела практику: оригинал привета+ ответ располагаю по дате привета и одновременно дублирую ответ+привет (на одном листе с оборотом) по дате ответа.
вообще никаких проблем для поиска по любому варианту.
еще одной хорошей привычкой считаю своевременность внесения в журналы учета (как входящей так и исходящей)информации об ответах
тогда при поступлении телефонного звонка от контрагента"мы вам писали" вы при помощи комбинации кнопок Контр и F в секунду найдете все интересующие ответы: когда и кем дан ответ.
архивное наооборот январь наверху, декабрь внизу (сначала запрос потом ответ и т.д.) переписка как правило храниться 5 лет, а стало быть на нее не распространяются суровые правила подготовки к архивному хранению (типа, нумерации страниц, составление описи и перекладывании снизу вверх или сверху вниз). можно хранить как есть.
ОТВЕТ НА ПИСЬМО-РЕКЛАМАЦИЮ (ПРЕТЕНЗИЮ)
При получении письма-рекламации его необходимо принять и зарегистрировать с указанием даты и времени поступления, фамилии и должности принявшего лица. Следует помнить, что если по какой-либо причине претензия не будет принята, заявитель может направить её в адрес предприятия заказным письмом с уведомлением о вручении - это будет достаточным для арбитражного суда доказательством факта вручения претензии.
Рекламация относится к разряду писем, которые требуют обязательного ответа. Если решение по претензии не может быть принято оперативно, то в адрес заявителя следует направить письмо (телеграмму, телекс и т. п.), в котором сообщается о том, что информация по рекламации принята к рассмотрению с указанием сроков принятия решения.
Письмо должно быть спокойным по тону, позитивным по манере, предоставлять всю относящуюся к делу информацию и содержать предложения о том, как можно исправить сложившуюся ситуацию.
В ответе на письмо-рекламацию обязательно указывается:
1. Полное наименование предприятия (согласно учредительным документам), которое направляет данный ответ на претензию, контактная информация о предприятии (адрес местонахождения, телефоны и факс), информация о получателе письма (наименование организации, должность, фамилия, имя, отчество, адрес), дата составления документа.
2. Суть претензии.
3. Если претензия удовлетворяется полностью или частично, указывается срок и способ ее удовлетворения (наименование продукции, время отгрузки, реквизиты сопроводительных документов и т. п.). При возмещении финансового ущерба указывается признанная сумма, номер и дата финансовых документов, подтверждающих факт оплаты.
4. Перечень прилагаемых к ответу на претензию документов.
Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по факсу — при полном удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов — при полном или частичном отказе в удовлетворении претензий.
Стандартные формулировки, которые могут быть использованы в тексте письма-ответа:
- Приносим свои извинения за. .
- Подтверждая получение Вашего письма от. , сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению).
- К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия.
- В ответ на Ваше письмо от. , сообщаем, что мы не можем согласиться с Вашим предложением.
- . Ваша претензия признана необоснованной.
- Сообщаем, что недостающее количество товара будет отгружено Вам.
- С сожалением вынуждены сообщить о невозможности.
Демин Ю.Н.. Современное деловое письмо. - М.: "Бератор", 2004.
Источники:
thebestsecretary.ru , www.profiz.ru , forum.klerk.ru , sekretar-info.ru , doc-style.ru ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
