Как правильно написать деловое письмо на английском языке

» Заявления исполнителю 20 апреля 2024 года

Как правильно написать деловое письмо на английском языке

У вас возникла необходимость написать деловое письмо человеку, говорящему на английском языке? Несомненно, что гугл транслейт поможет в этом вам. Однако переводчик не расскажет вам о том, как правильно составить такое письмо, какие правила оформления и обращения существуют в англоязычной среде. Давайте вместе с вами разберемся в том, как правильно написать деловое письмо на английском языке.

Правила составления делового письма на английском языке

Общие правила составления делового письма довольны просты, запомнить их для вас не составит труда. Существуют стандартные выражения, часто употребляемые в деловой переписке на английском языке, использование которых придаст вежливый и официальный тон вашему посланию.

Dear Sirs, Dear Sir or Madam - если вам не известно имя адресата
Dear Mr, Mrs, Miss or Ms - если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”
Dear Frank, - в обращении к знакомому человеку

2. Вступление, предыдущее общение

Thank you for your e-mail of (date)… - Спасибо за ваше письмо от (числа)
Further to your last e-mail… - Отвечая на ваше письмо…
I apologise for not getting in contact with you before now… - Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…
Thank you for your letter of the 5th of March. - Спасибо за ваше письмо от 5 Марта
With reference to your letter of 23rd March - Относительно вашего письма от 23 Марта
With reference to your advertisement in «The Times» - Относительно вашей рекламы в Таймс

3. Указание причин написания письма

I am writing to enquire about - Я пишу вам, чтобы узнать…
I am writing to apologize for - Я пишу вам, чтобы извиниться за…
I am writing to confirm - Я пишу вам, что бы подтвердить…
I am writing in connection with - Я пишу вам в связи с …
We would like to point out that… - Мы хотели бы обратить ваше внимание на .

Could you possibly… - Не могли бы вы…
I would be grateful if you could … - Я был бы признателен вам, если бы вы .
I would like to receive - Я бы хотел получить……
Please could you send me… - Не могли бы вы выслать мне…

5. Соглашение с условиями

I would be delighted to… - Я был бы рад…
I would be happy to… - Я был бы счастлив…
I would be glad to… - Я был бы рад…

6. Сообщение плохих новостей

Unfortunately… - К сожалению…
I am afraid that… - Боюсь, что…
I am sorry to inform you that… - Мне тяжело сообщать вам, но…
We regret to inform you that… - К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

7. Приложение к письму дополнительных материалов

We are pleased to enclose… - Мы с удовольствием вкладываем…
Attached you will find… - В прикрепленном файле вы найдете…
We enclose… - Мы прилагаем…
Please find attached (for e-mails)… - Вы найдете прикрепленный файл…

8. Высказывание благодарности за проявленный интерес

Thank you for your letter of… - Спасибо за ваше письмо…
Thank you for enquiring… - Спасибо за проявленный интерес…
We would like to thank you for your letter of… - Мы хотели бы поблагодарить вас за…

9. Переход к другой теме

We would also like to inform you… - Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about… - Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about… - В ответ на ваш вопрос о…
I also wonder if… - Меня также интересует…

10. Дополнительные вопросы

I am a little unsure about… - Я немного не уверен в…
I do not fully understand what… - Я не до конца понял…
Could you possibly explain… - Не могли бы вы объяснить…

11. Передача информации

I’m writing to let you know that… - Я пишу, чтобы сообщить о…
We are able to confirm to you… - Мы можем подтвердить…
I am delighted to tell you that… - Мы с удовольствие сообщаем о…
We regret to inform you that… - К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

12. Предложение своей помощи

Would you like me to…? - Могу ли я (сделать)…?
If you wish, I would be happy to… - Если хотите, я с радостью…
Let me know whether you would like me to… - Сообщите, если вам понадобится моя помощь.

13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа

I look forward to… - Я с нетерпением жду,
hearing from you soon - когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday - встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday - встречи с вами в Четверг

Kind regards, - С уважением…
Yours faithfully, - Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно)
Yours sincerely, - (если имя Вам известно)

Несколько слов о деловом английском языке

Важно понимать, что данный курс предназначен для людей, уже достаточно хорошо владеющих английским языком. Английский для бизнеса – это, в основном, изучение специфических терминов, особенностей их употребления, правил ведения деловой переписки и переговоров. Грамматика при этом не меняется. Поэтому, прежде чем начинать учить деловой английский, необходимо освоить обычный, разговорный, английский язык. Деловой английский (Business English) возможно наиболее нужен тем, кто уже соприкасается с ним в своей работе и точно знает, в какой области имеющихся у них знаний языка недостаточно.

Изучая деловой английский язык с опытным преподавателем, вы познакомитесь как с общеупотребительными в деловой переписке словами и выражениями, так и с готовыми примерами на различную тематику:

общие правила составления делового письма на английском языке
основные выражения, принятые в деловой переписке
оформление письма — запроса информации
оформление письма — ответа на запрос информации
оформление письма — жалобы
оформление письма — принесения извинений
письмо-просьба
письмо-запрос платежа
отчет о встрече
особенности оформления электронных писем (e-mail)
написание неформального e-mail и многое-многое другое.

Особенности и тонкости подготовки деловых писем на английском языке с примерами

Доброго времени суток, друзья.

Когда-то ведя переписку со своим будущим партнёром из Ирландии, один мой знакомый употреблял слова и фразы типа hereby и acknowledge receipt of в своих посланиях. Он порядком смутился, когда они встретились в России, и Джон (так звали его партнёра) подшутил (очень деликатно) над его излишним официозом.

Дальнейшее их общение привело к тому, что деловой стиль моего знакомого стал более естественным, а Джон стал с его помощью понимать разные смысловые оттенки русской нецензурной лексики…:)

Сегодня я с удовольствием расскажу вам о том, как правильно составить деловое письмо на английском языке. Вы познакомитесь как с основными принципами и правилами деловой переписки, так и с некоторыми её нюансами. Разберём основные виды писем, общую для всех структуру, а также часто употребляемые в них типовые фразы. Может быть, прочитав эту статью, вы и не станете асом в составлении деловых посланий, но свой уровень повысите точно.

В наше время правильное оформление, грамотное построение и хорошо подобранный стиль делового письма имеют весьма важное значение. По тому, как вы ведёте деловую переписку, у вашего партнёра создаётся первое impression о вашем профессионализме и о солидности компании, которую Вы представляете.

Давайте ознакомимся с некоторыми особенностями подготовки таких посланий.

Основные типы деловых писем

Поздравление – Congratulation Letter
Предложение – Commercial Offer – отправляется вашему потенциальному деловому партнёру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
О приёме на работу — Acceptance–уведомляет вас, что вы приняты на работу.
Заявление – Application– содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника.
Отказ- Refusal letter – деловой «от-ворот-поворот» на ваше заявление или предложение.
Жалоба –Complaint Letter – содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
Письмо–извинение – Apology Letter — это ответ на письмо-жалобу.
Письмо-запрос– Enquiry Letter –отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре.
Письмо-ответ на запрос – Reply Quotation– в нём, собственно и содержится запрашиваемая информация.
Письмо-благодарность — Thank-you letter – тут, кажется, всё понятно.

Существует ещё огромное количество видов и подвидов бизнес-посланий (Order, Response to Order, Invoice, Statement etc.) , и потребуется не одна статья, чтобы большинству уделить внимание.

Kind regards — отличное и серьезное пособие от зарубежного автора, специалиста по коммуникациям, которая собрала в данной книге свой и чужой опыт ведения деловой переписки на английском языке. Там вы найдете множество живых примеров и советов.

Деловая переписка на английском языке — также пользующаяся популярностью книга. Здесь много образцов, еще больше общепринятых клише, а также немало советов и рекомендаций от авторов. Как говорится, изучайте и применяйте!

Графическое оформление должно соответствовать следующему:

Все предложения начинаются от одной вертикальной линии.
Текст разделяется на абзацы без красных строк.
Для упрощения восприятия, написанный текст разбиваем на примерно равные по размеру смысловые блоки.
Белое пространство должно равномерно окружать текст. Не помещайте одну-две строчки текста вверху листа, если письмо небольшое. Не печатайте до нижнего края листа и не сужайте поля, если послание многословно – лучше использовать вторую страницу.

Не применяйте в переписке разговорные сокращения – пишем You are вместо You're и т.д.
Не решайте в одном письме две проблемы одновременно – предпочтительнее написать два письма.
Определитесь, какой тон будет более подходящим – официальный или раскованный.
Необходимо учитывать те правила, которые отсутствуют у нас, но имеют конкретное значение у них, национальные и территориальные особенности.

А сейчас мы разберём, так называемый, скелет делового письма, его структуру и расположение элементов:

А) Адрес отправителя — в верхнем левом углу. Если бланк фирменный, то адрес уже проставлен.

Б) Адрес получателя — слева, ниже адреса отправителя. Формат: от меньшего к большему (Имя, №дома, улица, город, индекс, страна).

В) Дата — три строки ниже адреса получателя или в правом верхнем углу. Формат:день/месяц/год. Запятые не используются.

Приветствие(обращение), или как начать письмо.

Главная мысль(основной текст послания) – в центральной части письма.

Заключительная фраза(выражение благодарности и дальнейших намерений).

Заключительная формула вежливости; Подпись; Имя, Фамилия и должность отправителя.

Вложение – говорит о том, что в письмо вложены дополнительные материалы (рекламный буклет или брошюра).

Может содержать постскриптум, инициалы исполнителя.

Вот образец делового письма-запроса с переводом на русский язык:

1304 Sherman Ave.

3597 43rd Street

New York, NY 12008

With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors.

I would also like to know about discounts that you provide.

От: Джона Стюарта, 1304 Шерман Авеню, Мэдисон, штат Висконсин

Кому: Компании «Леманн и сыновья», 3597, 43-я улица, Нью-Йорк, штат Нью-Йорк 12008

Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике

не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов.

Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.

Менеджер по продажам

Теперь подробнее остановимся на элементах.

Обращение или приветствие должно выглядеть так:

Dear Sirs, Dear Sir or Madam -если вам не известно имя получателя

Mr/Mrs/Miss/Ms [фамилия] — если вам известно имя адресата

Dear Frank, — если человек вам знаком

Dear sale manager – если известна только должность (в данном случае менеджер по продажам)

Формула вежливости перед подписью имеет такой вид:

Kind regards, — С уважением…

Yours faithfully, Искренне Ваш- если имя адресата Вам не известно

Yours sincerely, — если имя Вам известно

Теперь вы имеете общее представление о том, как писать послания деловым партнёрам и различным компаниям.

Стандартные выражения

Вот для примера некоторые типовые фразы:

It is very kind of you to— очень любезно с Вашей стороны

We apologize for — Мы приносим свои извинения за

Please let me know -Пожалуйста, сообщите мне

According to – В соответствии с

In case – В случае

As you requested – По Вашей просьбе

Until now – До сих пор

With reference to your – Относительно Вашего

Unfortunately – К сожалению

We enclose – Мы прилагаем

We are sorry – Мы сожалеем

Как закончить деловое письмо? Еще немного фраз вежливости:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем

With best regards — С наилучшими пожеланиями

With respect – С уважением

With thanks for your cooperation – С благодарностью за сотрудничество

With best wishes — С наилучшими пожеланиями

Еще не устали от теории? Тогда немного практики!

На этот раз письмо-отказ (такое письмо обязательно должно быть выдержано в корректном и деликатном стиле):

Mr Robert Brown

Great Britain WC37TР

1304 Sherman Ave.

24 September, 2015

Dear Mr Stewart

Thank you for sending us your resume.

We are sorry to inform you that your candidature does not suit us/

Перевод (адрес и дату переведите самостоятельно):

Уважаемый Г-Н Стюарт

Спасибо за отправку нам резюме.

Мы с сожалением сообщаем вам, что ваша кандидатура нам не подходит.

Конечно, в эпоху «OK, Google!» можно не искать трудных путей и просто вставлять набранный текст в он-лайн переводчик. Вас, скорее всего, поймут, но благоприятного впечатления вы добьётесь вряд ли. Помните, качество вашей деловой переписки является показателем качества работы вашей компании.

Спасибо, что дочитали мою статью до конца.

Советуйте друзьям почитать её в социальных сетяx! Кто знает, может эта информация нужна кому-то здесь и сейчас!

Подписывайтесь на новые порции английского.

Как составить деловое письмо на английском?

Как правильно написать деловое письмо на английском языке

Деловое предложение для истинных ценителей своего времени: полное содержательное резюме для иностранной компании на английском взамен на 10 минут вашего времени! В 21 веке провожают по одежке, а встречают по письму, пускай даже и электронному. Научитесь составлять грамотное деловое письмо на английском и. пускай вам улыбнется удача!

Все знают, что графа «знание иностранных языков» есть в резюме любой серьезной компании. И если в такую графу написать «свободное владение», то шансы получить лакомое место возрастают многократно. А фраза «деловой английский» окажет почти магическое действие.

Как правило, деловой английский предполагает письменное общение. И это хорошо. Во-первых, всегда есть возможность подумать и залезть в словарь. Во-вторых, там столько стандартных выражений, что человеку, владеющему английским от уровня Pre-Intermediate и выше, практически не составит труда написать приличное письмо и отправить его деловым партнерам.

Главное в составлении письма – это его обрамление. То есть начало и концовка. Как говорится, по одежке встречают, а последние слова запоминаются лучше всего (спасибо Штирлицу). Соответственно, если вы правильно начнете свое обращение и так же правильно его закончите, то сама суть письма будет восприниматься лучше, а общее впечатление от вашей речи вообще может сыграть решающую роль.

Придерживаясь определенных правил написания, вы обязательно достигните успеха. Давайте приступим к составлению делового письма на английском!

Как и пристало всем вежливым людям: любое общение начинается с приветствия. И таким же не хитрым способом структура делового письма тоже начинается с приветствия.

Dear Sir or Madam – обращение к человеку, если вы не знаете ни имени, ни звания, ни даже того, мужчина это или женщина. Важно: после этого приветствия не ставится восклицательный знак! И даже вообще никакого знака препинания не ставится, просто следующее предложение идет с новой строки. Можно поставить запятую, если очень хочется.

Dear Mr White (Ms White/Mrs White/Miss Catcher) – обращение к адресату по фамилии (после Mr, Ms и т.д. имя не ставится!) Надеюсь, все помнят, что Mr – это обращение к мужчине, Miss – к незамужней женщине, Mrs – к замужней, Ms – к женщине, которая не хочет подчеркивать свое семейное положение.

Dear Mr John – обращение к адресату по имени (при более близком деловом знакомстве)

Dear Nick – обращение к адресату по имени при очень давнем, практически дружеском деловом знакомстве

Важно заострить внимание на обращениях к женщине. Сейчас очень распространено универсальное обращение Ms (это и замужняя, и незамужняя). Поэтому в деловых письмах часто именно так и пишут, дабы не обидеть :) Если вы точно знаете, что адресат – замужняя женщина, можно смело указывать Mrs.

А вот если знаете, что точно не замужняя, лучше не рискуйте с Miss. Потому что некоторых это, как ни странно, задевает.

Ссылка на предыдущий контакт

После приветствия можно напомнить о себе. Точнее, о последнем общении: по электронной почте, по телефону, лично и т.д. Даже если память у адресата не девичья и обращался он к вам 5 минут назад.

Thank you for your message. – Спасибо за ваше сообщение.

Thank you for your e-mail of… – Спасибо за ваше электронное письмо от (дата)…

With reference to your phone call/ letter of (дата)/ advertisement in «NW Magazine»… – в отношении вашего телефонного звонка/ письма (такого-то числа)/ объявления в журнале NW Magazine…

In reply (in answer/ in response) to your request… – В ответ на вашу просьбу…

In accordance (in conformity) with your request … – В соответствии с вашей просьбой…

In compliance with your request… - Во исполнение вашей просьбы…

Further to our conversation/ telephone talk… - В продолжение нашей беседы/ телефонного разговора и т.д.

We are writing in response to your publication in… - Мы пишем в ответ на вашу публикацию в…

We were pleased to receive your inquiry… - Нам было приятно получить ваш запрос…

После приветствия и напоминаний должна идти фраза, которая введет адресата в курс дела и объяснит, зачем вы вообще, собственно, отправляете ему это письмо.

We are writing to inquire about… - Мы пишем, чтобы навести справки о …

We apologize for… - Мы приносим свои извинения за …

We confirm that… - Мы подтверждаем, что …

We would like to clarify… - Мы бы хотели прояснить…

We kindly ask you to… - Мы любезно просим вас…

I am writing to enquire about/ to apologize for/ in connection with/ get more details about/ explain… - Я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ в связи с/ узнать детали о/ объяснить…

This is to confirm … Для подтверждения …

We hereby inform you … Настоящим уведомляем вас …

Это – ваша коронная фраза.

As always, if you have any questions, please send them directly to me. – Как всегда, если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, обращайтесь прямо ко мне.

If you have any questions feel free to contact me. /Should you have any questions, please feel free to contact me directly – Если у вас есть какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне/ прямо ко мне, пожалуйста.

Should you have any questions, please do not hesitate to ask. – Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, обращайтесь без колебаний (дословный перевод).

Thank you and I am looking forward to hearing from you. – Спасибо и жду ответа от вас.

Thanking in advance. – Заранее благодарю.

Please contact us again if we can help in any way. – Пожалуйста, обращайтесь к нам еще, если мы сможем вам помочь любым образом.

Подпись, или формула вежливости

Остался последний штрих.

В русских официальных письмах всё заканчивается стандартно: «С уважением, …». В английском языке принято говорить «искренне Ваш». Но на русский язык, в соответствии с этикетом, придется перевести все равно как «с уважением».

С уважением, … (если имя человека неизвестно, т.е. письмо начиналось с Dear Sir или Madam)

С уважением, … (если имя Вам известно, т.е. письмо начиналось с Dear Mr/Miss/Ms/Mrs)

Если же вы общаетесь с человеком достаточно давно и обращаетесь к нему в письме по имени, то уместно использовать любой из следующий вариантов (перевести можно как «с наилучшими пожеланиями»):

За сим – прощаюсь.

Надеемся, что данный образец делового письма на английском поможет найти вам новую работу или создать деловые связи в ближайшее время.

Как правильно писать письма на английском

Содержание и форма вашего письма во многом будет зависеть от характера, цели письма и от того, к кому оно обращено. Наиболее четко различаются деловая переписка и персональная. Структура этих писем примерно одинакова, но к деловым письмам предъявляются четкие требования, нарушать которые нельзя. Поэтому мы подробно рассмотрим именно правила написания официально — деловых писем на английском языке, которые представляют наибольшую сложность для отправителя.

Деловое письмо на английском языке

С давних пор деловое письмо является важнейшим инструментом в предпринимательской и коммерческой деятельности. На сегодняшний день деловое письмо- это средство обмена информацией в виде официального документа, который может содержать предложение, подтверждение, поручение, претензию, поздравление… и соответственно ответы на них.

Как правильно написать деловое письмо на английском языке Учимся писать письма на английском языке При написании официальных писем нужно учитывать то, что деловая переписка сильно отличается от личной переписки. Существует определенные и неизменные каноны написания деловых писем, соблюдение которых является обязательным. Деловые письма должны быть безупречны во всех смыслах. Даже самое незначительное пренебрежение правилами может сделать его недействительным.

Деловое письмо отличается четкой структурой, а также определенным набором реквизитов. Оно характеризуется такими признаками как ясность, лаконичность, логическая последовательность, официальность, нейтральность, завершенность, стандартизированность, отсутствие эмоциональной окрашенности. Отсутствуют просторечные, жаргонные выражения, модальные глаголы, междометия, имена с суффиксами субъективной оценки. Официально — деловой язык обеспечивает объективное отношение к излагаемым фактам, лишает эмоциональности и субъективности, а также отражает логическую последовательность текста. Смысловая точность также является одним из важнейших условий в написании делового письма.

В официально-деловой переписке используются множество различных речевых клише, которые служат для предотвращения двусмысленности текста. Набор стандартных фраз-клише был разработан в результате долголетней практики деловой переписки.

Они помогают конкретнее и лаконичнее выражать мысли. Такие конструкции существенно облегчают и ускоряют составление письма, так как вам не нужно тратить время на подбор правильных, соответствующих ситуации формулировок. Имея в распоряжение набор готовых фраз — клише, вы сможете без особых трудностей составить деловое письмо по аналогии.

Структура письма на английском языке

Итак, приступим непосредственно к изучению структуры делового письма и списка стандартизированных фраз — клише. Весь текст делового письма четко разбит на смысловые абзацы. Красная строка не употребляется. Обычно для написания подобного письма используется фирменный бланк, на котором указаны все необходимые реквизиты фирмы отправителя (эмблема фирмы, название, почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, банковские реквизиты).

Примерная структура письма может выглядеть следующим образом:

Адрес отправителя (sender's address);
Дата (date);
Адрес получателя (inside address);
Обращение (salutation);
Вступление (opening sentence);
Основной текст (body of the letter);
Заключение (closing sentence);
Заключительная вежливая фраза (complimentary close) ;
Подпись отправителя (signature);
Приложение (enclosure).

Пример делового письма на английском языке

Разберем каждый пункт более подробно

1. Адрес отправителя (sender's address) пишется обычно в верхнем правом углу. Не исключено написание адреса и в верхнем левом углу. Последовательность написания адреса имеет большое значение. Сначала следует указать номер дома с названием улицы, через запятую номер квартиры. На следующей строке указывается город с почтовым индексом, на следующей строке — страна.

17 Hillside Road, Apt. 12

5 Nelson Street, Apt. 5

2. Дата (date) указывается ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится. Существует несколько вариантов оформления:

21 December, 2014

December 21th, 2014

December 21, 2014

21th December, 2014

3. Адрес получателя (inside address) пишется в той же последовательности что и адреса отправителя, но ниже с левой стороны.

4. Форма обращения (salutation) будет зависеть от того насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь и конечно же от пола.

К незнакомым людям применяются выражения:

(Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин,

(Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам,

К мало знакомым людям:

Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер,

Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению к не замужней женщине)

Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер,(по отношению к замужней женщине)

В полу — официальной переписке можно встретить такие формы как:

Dear Colleague, — Уважаемый коллега,

Dear Editor, — Уважаемый редактор,

Dear Reader, — Уважаемый читатель,

Обращение пишется с левой стороны под адресом получателя и после него ставится запятая.

5. Вступление (opening sentence) это своего рода вводное предложение:

We are writing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… \Нас интересует информация о…).

We are interesting in… and we would like to know… — (Мы заинтересованы в … и хотели бы узнать…).

We acknowledge receipt of your letter dated (date)… — (Подтверждаем получение Вашего письма от…).

6. Основной текст (body of the letter) должен быть составлен в логической последовательности. Как правило, основной текст разбит на несколько абзацев. В первом абзаце следует указать цель или причины вашего письма.

We would like to point out that…- Мы хотели бы обратить ваше внимание на …

I’m writing to let you know that… -Я пишу, чтобы сообщить о …

We are able to confirm to you…- Мы можем подтвердить …

I am delighted to tell you that… -Мы с удовольствие сообщаем о …

We regret to inform you that… -К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

Во втором абзаце можно указать уже детали и факты, соответствующие обсуждаемой ситуации. Можно задать интересующие вас вопросы или дать свою оценку обсуждаемому вопросу.

I am a little unsure about… -Я немного не уверен в …

I do not fully understand what… -Я не до конца понял…

Could you possibly explain…- Не могли бы вы объяснить…

I am afraid that … -Боюсь, что…

We would also like to inform you … -Мы так же хотели бы сообщить вам о…

Regarding your question about … -Относительно вашего вопроса о…

In answer to your question (enquiry) about …- В ответ на ваш вопрос о…

I also wonder if… -Меня также интересует…

В третьем абзаце можно написать пожелания, предложения, предполагаемые действия для сотрудничества в будущем.

Could you possibly…- Не могли бы вы…

I would be grateful if you could … -Я был бы признателен вам, если бы вы …

I would like to receive…- Я бы хотел получить…

Please could you send me…- Не могли бы вы выслать мне…

В четвертом абзаце нужно написать кульминационное предложение.

I would be delighted to …- Я был бы рад …

I would be happy to… — Я был бы счастлив…

I would be glad to… — Я был бы рад…

7. Заключение (closing sentence) должно содержать благодарность за оказанное вам внимание и намерение продолжить переписку.

I look forward to … — Я с нетерпением жду,

hearing from you soon- когда смогу снова услышать вас

meeting you next Tuesday- встречи с вами в следующий Вторник

seeing you next Thursday -встречи с вами в Четверг

Please acknowledge receipt- (Пожалуйста, подтвердите получение)

Please do not hesitate\ feel free to contact us if you need any further information — (Пожалуйста, без колебаний обращайтесь к нам для получения дополнительной информации)

8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close), также как и обращение, зависит от лица, к которому вы пишете письмо.

Для человека, которого вы знаете, используется фраза: Yours sincerely,

Для незнакомого человека: Yours faithfully,

9. Подпись отправителя (signature) ставится ниже заключительной вежливой фразы. Ниже подписи вы должны указать свое имя и при необходимости должность, которую вы занимаете.

10. Приложения (enclosure) прикладываются в конце письма. Об этом указывается в основном тексте, при помощи обозначения «Enc.».

Для того, что бы вы имели примерное представление, как должно выглядеть деловое письмо в целом, мы приводим для вас пример.

Образец письма на английском языке:

17 Hillside Road, Apt. 12

Monday 15, December

5 Nelson Street, Apt. 5

I saw your advertisement for a Business Journalist in today’s Guardian newspaper. I am very interested in the job and I think I have many of the necessary skills.

I studied politics and modern languages at Oxford University. I am master in French, German and Spanish. I had academic trips widely in Europe and South Amerika, and at the same time I worked as a business journalist for the BBC Company during the last five years.

I enclose a copy of my curriculum vitae. I look forward to hearing from you soon. Please let me know if you need more information.

Итак, можно сделать вывод, что для составления делового письма на английском языке необходим достаточно высокий уровень знания языка и норм официально — делового стиля, а также творческий подход. Даже если ваш английский не идеален, предоставленный нами материал обязательно поможет вам успешно составить деловое письмо!

Написание делового письма на английском языке

Как часто Вам приходится писать деловые письма на английском языке? Вы боитесь наделать много ошибок? Или, что покажетесь невежей, когда отправите собственноручно написанное письмо?

Будьте уверены, что эта статья научит Вас грамотно составлять деловое письмо. Тем более письмо такого плана — это не что иное, как система или, хотите, формула, со своим определенным набором правил.

Основные правила составления делового письма

Правил на самом деле не так уж и много. Человеку со средними знаниями в английском я зыке не составит труда его составить, как бы трудно это ни казалось.

Самое главное, что письмо состоит из блоков. Эта структурность позволяет быстро считывать информацию. И здесь экономят время все и получатель, и отправитель.

Отправитель собирает блоки воедино: адрес отправителя, дата, адрес получателя, обращение, введение и т. д. А получатель уже знает где находится основная информация и знакомится с ней.

Также блочная структура подразумевает ряд особенностей:

тело письма строится из абзацев с одинарным отступом;
красная строка отсутствует;
весь текст выравнивается по левому краю.

Вторая особенность состоит в том, что не нужно писать слишком витиеватыми фразами. Предложения строятся просто и лаконично.

Элементы делового письма

Итак, общие правила определены. Теперь перейдем теперь к рассмотрению всех элементов по отдельности. Не будем терять время, ведь в деловой среде это важно.

Имя и адрес отправителя

Первый блок письма включает в себя реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.

Последовательность реквизитов следующая:

имя руководителя;
его должность;
название компании отправителя;
номер дома, улица;
город, почтовый индекс;
страна;

Mr Peter Ivanov

School of foreign laguages “LingvaMaster”

154 Tverskaya St

Пишется всё именно в этой последовательности. И, если Вы обратили внимание, то нет ни точек, ни запятых. Это называется «открытая пунктуация». Таким образом письмо не загромождается лишними элементами.

Расположение даты идет сразу под реквизитами, с отступлением в три строки.

Вариантов написания даты несколько:

После даты пишется адрес получателя.

Лучше всего указывать конкретное лицо для получения письма:

полное имя получателя;
должность;
название компании;
номер дома, улица;
город, почтовый индекс;
страна;

Mrs Barbara Grey

publishing company “GoodBook”

London SW1A 2AB

Как видите, расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.

Далее нужно поприветствовать адресата.

Всегда начинается с одного и того же слова «Dear…»(уважаемый(-ая)):

Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Barbara Grey,
Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam,
В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs,
Опять же, в случае с американской компанией, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Barbara Grey:

Если Вы устали учить английский годами?

Наши читатели рекомендуют попробовать 5 бесплатных уроков курса «АНГЛИЙСКИЙ ДО АВТОМАТИЗМА» с Анастасией Божок.

Те, кто посещают даже 1 урок узнают больше, чем за несколько лет! Удивлены?

Без домашки. Без зубрежек. Без учебников

Из курса «АНГЛИЙСКИЙ ДО АВТОМАТИЗМА» Вы:

Научитесь составлять грамотные предложения на английском без заучивания грамматики
Узнаете секрет прогрессивного подхода, благодаря которому Вы можете сократить освоение английского с 3 лет до 15 недель
Будете проверять свои ответы мгновенно + получите доскональный разбор каждого задания
Скачаете словарик в форматах PDF и MP3, обучающие таблицы и аудиозапись всех фраз

Первый абзац должен сразу вводить в курс дела, поэтому здесь тоже может быть несколько фраз-клише.

Все зависит от характера обращения:

We are writing to inquire about… Мы пишем, чтобы навести справки о …
We apologize for… Мы приносим свои извинения за …
We confirm that… Мы подтверждаем, что …
We would like to clarify… Мы бы хотели прояснить…
We ask you to support … Мы просим вас поддержать…
I am writing to enquire about/ to apologize for/ get more details about/ explain… Я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ узнать детали о/ объяснить…
This is to confirm… Для подтверждения …

Основная часть письма

В этой смысловом блоке письма уже раскрывают содержание своего обращения. Перечисляют конкретные сведения, задают интересующие вопросы.

В конечном абзаце говорят об ожидаемых действиях от получателя: либо решение проблемы, либо ответ на запрос и др.

Заключительная фраза

В окончании делового письма нужно еще раз напомнить основную мысль и призвать к действию.

Можно использовать следующие предложения:

As always, if you have any questions, please send them directly to me. Как всегда, если у вас есть какие-то вопросы, пожалуйста, обращайтесь прямо ко мне.
Thank you and I am looking forward to hearing from you. Спасибо и жду ответа от вас.
Thanking in advance. Заранее благодарю.
Please contact us again if we can help in any way. Пожалуйста, обращайтесь к нам еще, если мы сможем вам помочь любым образом.
I would appreciate your immediate consideration to this matter. Буду признателен вам за немедленное рассмотрение этого вопроса.

Фраза перед подписью

Окончание письма выделяется отдельным абзацем и зависит от того, какое обращение использовалось в начале:

Если отправитель знает как зовут его оппонента, то фраза будет такой: Yours sincerely,
Нейтральное окончание письма к знакомому человеку представляет собой такую фразу: Kind regards, Best regards,
Обращение в начале письма Dear Sirs/Dear Sir or Madam требует окончания только в таком варианте: Yours faithfully,

И всегда во фразе перед подписью отправителя будет стоять запятая.

Затем подпись отправителя может быть напечатана буквами верхнего регистра или как обычно. Располагается она ниже заключительной фразы.

Название должности отправителя

Важный момент в окончании состоит в том, что если депешу составлял мужчина, то указание Mr не ставится. В случае когда женщина является автором — после имени в скобках стоит (Mrs).

Точка в конце предложения не ставится.

School of foreign laguages “LingvaMaster”

Отметка о приложениях

Очень часто письмо сопровождается другими документами и чтобы указать на это в деловой переписке, после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures» «Приложения»).

После этой надписи ставится запятая и идет перечисление всех документов прилагаемых к основному письму.

School of foreign laguages “LingvaMaster”

Enc, a copy of the license.

Вот и все основные правила конструирования деловых писем в англоязычной среде. Теперь смело можно составлять любое письмо своим англоговорящим партнерам, основываясь на этой информации.

Типы деловых писем с образцами

Жанр делового общения изобилует разными видами или типами писем. Разобрав основу деловой переписки, хочется предоставить уже готовые шаблоны по некоторым их распространенным вариантам.

По сути, шаблоны заключаются только в определенных фразах и выражениях характерных для того или иного типа письма.

Деловое рекомендательное письмо на английском языке

В этих письмах описываются навыки, знания, служебные обязанности, умения рекомендуемого человека. А также оценка его предыдущего руководителя.

Фразы для рекомендательных писем:

Деловое поздравительное письмо

Поздравительное деловое письмо поможет официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Блоков здесь поменьше в «теле» письма, чем в рекомендательном письме.

Но оно может быть более эмоционально окрашенным, в отличии от остальных типов деловых писем.

Фразы для поздравительных писем:

Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year. С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!

Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)

В первом абзаце сопроводительного письма рекомендуется упомянуть о должности, на которую претендент рассчитывает, также можно сказать об источнике откуда он узнал эту информацию.

Первый блок не должен быть больше двух-трёх предложений.

Во втором абзаце говорится о навыках, умениях и знаниях.

В третьем донести информацию о резюме, сопровождающем письмо.

Здесь же нужно поговорить о желании прийти на собеседование, о положительном решении в сторону претендента.

В четвертом абзаце обязательно нужно поблагодарить за прочтение этого письма.

Фразы для писем о приёме на работу:

I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
Thank you for your attention. Спасибо за внимание.

Деловое пригласительное письмо

В деловом мире очень часто проводятся различные семинары, конференции либо презентации. И приглашение партнеров на эти мероприятия может улучшить или наоборот ухудшить впечатление от компании.

Важно в письмах приглашениях:

писать полное имя партнера;
оно должно быть кратким;
уместно использовать юмор;
отправить задолго до мероприятия.

You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…

Ответ на деловое письмо на английском языке

Приходящее в компанию или организацию деловое письмо иногда требует ответа. Структура такого письма строится по тем же формулам и правилам.

Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
We shall be only too pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить Вам…
Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Итак, основные моменты грамотного составления деловых писем на английском языке были раскрыты.

Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является действенным инструментом в бизнес среде: продвинуть товар или услугу на рынок и устроиться на работу заграницу.

Неправильно построенное письмо может испортить впечатление об отправителе.

Будьте компетентными в написании англоязычных деловых писем!