Как правильно написать письмо о встрече образец
Письмо о встрече для переговоров
Сложно представить, какую роль в ведении бизнеса играют контакты. Посредником между контрагентами может стать письмо о встрече для переговоров. Этот документ информирует партнера о том, что имеется готовность к переговорам. Унифицированного образца для бумаги не существует. Однако, исходя из общепринятых норм составления деловых писем, можно ориентироваться на приведенный образец и готовый бланк для заполнения.
Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:
- Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
- Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
- Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
- Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
- Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.
Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.
- При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
- Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
- Контролирующим организациям проще вести свою работу.
Зная основной формат составления любого делового письма, можно, ориентируясь на образцы, самостоятельно написать совершенно любое из них. Главное – знать цель послания.
Итак, выложенный образец письма о встрече для переговоров содержит следующие сведения:
- Данные организации.
- Номер и дату документа.
- Наименование адресата.
- Обращение.
- Представление.
- Аргументацию обращения.
- Назначение встречи.
- Цель.
- Подпись.
Данные организации могут содержаться как в шапке письма, так и отдельно (могут печататься в самой верхней части листа). Но дать адресату знать, каким образом можно связаться с отправителем, надо обязательно. Если письмо составляется в электронном виде, то это могут быть просто телефоны в конце письма.
Нумерация входящей и исходящей корреспонденции чрезвычайно важна, так как именно она впоследствии отображается в журналах регистрации. Именно подобного типа записи являются прямым доказательством самого факта существования переписки организаций.
Дата в верхней либо нижней части письма – это дата его подписания. Без подписи листок с текстом не имеет юридической силы.
Наименование адресата должно быть в правом верхнем углу. В практике деловых взаимоотношений встречались ситуации, когда письма были отосланы по ошибке другому адресату. Для страховки от подобных случаев тот, кто пишет письмо, должен указывать в деловой переписке всю информацию, которая ему известна о адресате, даже если это только ФИО, телефон, адрес сайта и электронной почты. В идеале должны стоять адресные и прочие данные.
Уважительный тон письма должен чувствоваться уже в самом обращении. Может присутствовать слово «уважаемый» и имя и отчество того человека, которому предназначается письмо. Если это должностное лицо (и письмо направляется в ту компанию, где специалист работает), то желательно указать его или ее должность, специальность.
Этикет требует, чтобы тот, кто обращается к кому-либо, представился сам. Это может выглядеть так: «Меня зовут Иванов Иван Иванович, я менеджер компании «Юность»». Если завяжется переписка либо будет принято решение о встрече, адресат должен точно знать, как именно обращаться к тому, с кем он хочет связаться.
Но это правило действует только в том случае, если раньше переписка между этими работниками организаций (или частным лицом и организацией) не велась.
У любого письменного обращения должна быть цель. В письме о встрече для переговоров должны быть четко описаны причины, которые побудили одну из сторон пойти на контакт.
Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:
- Назначить конкретную дату.
- Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
- Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
- Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.
Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.
Дополнительные части
В качестве необязательных (но применимых в частных случаях) элементов письма можно отметить:
- Благодарность за возможность пригласить на встречу.
- Кто еще приглашен принять участие во встрече.
- Как действовать, если у адресата нет возможности явиться для переговоров в указанное время. Например, послать письмо, внести предложения и пр.
- Контактное лицо (если этой информации не было в начале).
В принципе, письмо о встрече для переговоров составляется в свободной форме. Главное, чтобы все требования, которые предъявляются к нему, были соблюдены.
Как правильно составить письмо о встрече с клиентом
22 мая 6647 0 Автор: Kakzarabativat 6647 0
Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про правила составления письма о встрече с клиентом.
- Какие правила деловой переписки необходимо соблюдать;
- Как написать письмо о встрече клиенту;
- Как написать письмо после встречи.
Основные правила написания деловых писем
Вот вы прошли все процессы продажи и уже посчитали свою прибыль от сделки, но есть еще одно “но”. Вам необходимо встретиться с клиентом, чтобы оформить договоренность и обсудить некоторые детали сделки.
Казалось бы, что в этом нет ничего сложного, надо лишь написать деловое письмо клиенту о встрече. Но как это сделать? Какие слова использовать? С чего начать письмо?
Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в редких случаях и срывом сделки. Поэтому первое, что вам необходимо сделать – изучить правила деловой переписки.
Правила деловой переписки:
Цели и эффективность писем о встрече с клиентом
Целью письма о встрече может являться как организация встречи, так и привлечение внимания клиента к вашему предложению. Во втором случае к письму необходимо прикрепить ваше торговое предложение. Этот вариант подходит для первого контакта с потенциальным клиентом, когда какие-либо договоренности между вами еще отсутствуют.
Эффективность писем с торговым предложением соответствует эффективности “холодных звонков”. Примерно 10 человек из 100 откликаются на такие письма. Низкая эффективность обоснована отсутствием интереса к письмам от неизвестных адресатов, к ним относятся как к спаму.
Чтобы избежать такой оценки, необходимо заинтересовать клиента темой письма. Она должна отвечать его потребностям, поэтому, прежде чем писать письмо, изучите вашего потенциального клиента.
Структура письма о встрече с клиентом
- Обращение к клиенту. Для этой части письма необходимо выделить отдельную строчку. Здесь же вы должны поприветствовать вашего партнера: “Здравствуйте, Иван Иванович!”
- Представление. Вы должны представиться, иначе клиенту придется вспоминать кто вы, а это недопустимо.
Пример: “Меня зовут Анна, я представитель компании “Волосатик”.
- Причина, по которой вы пишите клиенту. Может быть вы уже договорились о сотрудничестве по телефону или у вас возникли разногласия по поводу заказа, или вы впервые обращаетесь к клиенту со своим предложением – в любом случае информация об этом должна быть здесь.
- Мы вчера с вами разговаривали по телефону и договорились о поставке шампуня в ваш салон;
- Мы ознакомились с вашими претензиями и хотели бы исправить свои ошибки;
- Мы хотели бы предложить вам линию средств по уходу за волосами, наша продукция соответствует концепции вашего салона – только качественная косметика из натуральных ингредиентов. С предложением вы можете ознакомиться в прикрепленном файле.
Эти примеры подходят для описанных нами ситуаций. Но могут быть и другие причины для обращения к клиенту.
- Я хотела бы с вами встретиться, чтобы обсудить некоторые моменты и заключить договор. Предварительно назначаем вам встречу 20 июня в 13:00 в нашем офисе по адресу “адрес”. Если вас не устраивает время или дата, то мы готовы перенести нашу встречу на удобное вам время;
- Если вам интересно наше предложение, то мы можем встретиться 20 июня в 13:00 в нашем офисе и обсудить возможности нашего дальнейшего сотрудничества.
- Ваши контактные данные. Здесь вы должны указать не только контактные данные, но и вашу должность и имя.
Пример: “Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру “номер” или написать на мою электронную почту “адрес” (адрес электронной почты должен быть тот же).
Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.
На этом наше письмо заканчивается.
Письмо после деловой встречи
Все прошло удачно: клиент согласился на встречу и вы встретились. Но это еще не конец нашей деловой переписки. Как мы помним, в продажах есть этап прощания с клиентом, когда мы благодарим его за уделенное нам время.
В продажах посредством переписки тоже есть такой этап. Он формален и необязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом.
Таким образом, после проведения встречи, вы должны написать клиенту письмо с благодарностью.
Оно также имеет свою стандартную структуру:
- Обращение к клиенту: “Уважаемый, Иван Иванович!”
- Благодарность: “Хочу выразить благодарность за выделенное мне время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для нас”.
- Ваши контактные данные: “С уважением, Анна Викторовна, ваш персональный менеджер”.
Предложение о встрече в деловом письме
Бизнес-сфера, как ни крути, тесно связана с постоянными деловыми встречами, а их исход без каких-либо сомнений всегда напрямую зависит от грамотного приглашения. Так почему же? Все очень просто, поскольку абсолютно любой пример делового письма о встрече сможет продемонстрировать минимум три главных требования к его оформлению, а именно:
- Текст письма не должен быть слишком длинным.
- Уже по первым строкам делового письма адресат должен понять его суть.
- В письме непременно должно быть грамотное завершение, как в плане написания, так и в плане вежливости.
Например, образец официального письма о деловой встрече всегда начинается с указания данных получателя (на листе справа), среди которых: должность сотрудника (если требуется), название компании и инициалы получателя. После этого подобные письма подразумевают прямое обращение, для чего, как правило, используется шаблон: «Уважаемый… Иван Иванович» (пример). Это стандартные правила, которые должны соблюдаться в обязательном порядке, однако важную роль играет и содержание письма в целом, поэтому стоит уделить особое внимание и ему!
Как попросить о встрече в деловом письме?
Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить.
Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы.
Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.
Деловое письмо, приглашение на встречу и другие «пригласительные» извещения должны иметь правильную «шапку»!
Как правило, в условиях современного бизнеса бумажные письма в конвертах используются крайне редко, поскольку электронные модели представляют собой более комфортабельное решение. Оно позволяет прикреплять к нему разнообразные файлы, привлекательно форматировать содержание и оставлять полноценные ссылки для получения дополнительной информации. Но электронное предложение о встрече в деловом письме требует и организации его «шапки», которая представляет собой дополнительные поля для сортирования писем.
Зачем это нужно? Здесь все предельно просто. Любая организованная система электронных писем имеет помимо стандартных рубрик индивидуально созданные, в которые попадают письма на ту или иную тематику.
Поэтому очень важно заполнить и тему сообщения, например: «Создание новой платформы для продаж» и т. д. Такая шапка сообщения, а соответственно, образец — письмо приглашение на деловую встречу с грамотным оформлением, так что даже подобным мелочам стоит уделять внимание! Все это выделяет профессионализм запроса и очень сильно замечается любым получателем.
Что еще важно знать, создавая письмо о назначении деловых встреч?
Для составления грамотного текста всегда стоит придерживаться принятых норм бизнес-общения, поэтому образец письма о назначении деловой встречи должен выглядеть следующим образом:
Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать?
Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется).
Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат. Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.
Также важным моментом является создание короткого (по сути, итогового) письма, что позволит избежать любых повторений с ранее обсуждаемой информацией (как в первом письме, так и при встрече). Поэтому, краткий пример может выглядеть следующим образом:
- Уважаемый Артем Александрович, это письмо является продолжением наших переговоров при личной деловой встрече 31 декабря.
- Мы обсуждали вопрос слияния наших компаний в один передовой бренд (краткий итог всей беседы).
- Был бы признателен, если Вы сообщите свое окончательное мнение на тему данного вопроса (небольшой призыв обдумать предложение повторно).
- Просто позвоните мне по моему личному номеру или, если Вам так удобней, назначим еще одну встречу с дополнительным обсуждением (призыв к ответу или повторной встрече).
- Надеюсь, мы сможем дойти до взаимопониманию и продолжим наше сотрудничество на новом уровне (завершение краткого письма с вежливым призывом ответить на предложение «да»).
Как лучше всего написать деловое письмо о переносе встречи?
Данная ситуация, без сомнений, более щекотливая тема, поскольку ни один бизнесмен не любит отходить от своих планов. Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением.
В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).
Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).
Кратко, емко и вежливо, однако дальше непременно стоит запросить новую дату деловой беседы или, если есть возможность, перевести ее в другой формат. Пример: (Возможно ли перенести встречу на другой день или провести беседу по телефонной связи?). Ну и напоследок, непременно стоит лаконично попрощаться, запросив ответ: (ожидаем Вашего ответа, с уважением, генеральный директор ООО «Яблочки»).
Что если деловое письмо — отказ от встречи?
Бывает, что условия определенной организации попросту не подходят под установленные требования, но это не означает, что запрос на встречу от них стоит игнорировать или отвечать в грубой форме. Профессионализм — это имидж, а он требует рассмотрения любых предложений, даже если с дальнейшим отказом.
Для этого стоит использовать следующую структуру письма:
- Индивидуальное обращение для эффекта «прочитанной» заявки (Здравствуйте, Артем Александрович!).
- Создание лояльной атмосферы (благодарим Вас за использование наших услуг…).
- Информация о просмотре заявки (мы детально проанализировали возможность слияния наших компаний…).
- Похвала инициативы для создания имиджа (Ваше предложение, без сомнений, было бы выгодным для обеих сторон…).
- И лаконичный отказ, с указанием возможности принятия заявки через неопределенный срок (к сожалению, в настоящий момент мы не можем принять данное предложение…)
- А также описание причины (так как это не вписывается в установленный бизнес-план производства…).
- Завершение (с уважением, Игорь Викторович генеральный директор ООО «Яблочки»).
Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?
Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке. Если вы не знаете его на должном уровне — то стоит поручить эту работу специализированному специалисту, а общие рекомендации выглядят так же, как для формирования обычной заявки (принцип тот же, и значимых особенностей нет).
Тем не менее начинаются они слегка иначе, и вместо стандартного приветствия за границей принято сразу обратиться к получателю (никаких «уважаемый», только мистер или миссис), например: «Mr. Baker… ». Также важным моментом является упоминание «связующего звена» между получателем и отправителем, так как их деятельность происходит слишком далеко для случайных писем. Пример: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you…» — «Наш общий друг, Адам Рикки посоветовал мне связаться с Вами…». После прочтения данного фрагмента получатель сразу поймет не только общую связь, но и по какому вопросу может быть предложена встреча.
Ну и завершение, или Как написать «спасибо за встречу» деловое письмо
Данный случай является практически самым простым, поскольку не требует завлечения партнера к беседе или вежливого отказа. На деле — подобная надобность является не более чем формальностью, с которой сталкивается почти любой человек (например — при регистрации на сайтах с дальнейшим письмом на тему «спасибо за регистрацию!»). Пишется оно по принципу письма после встречи, но с единственным отличием в том, что требуется выразить конкретно благодарность без позыва к дискуссии.
«Уважаемый Артем Александрович! Хочу выразить Вам благодарность за выделенное время для презентации разработанного мной бизнес-плана. Наше сотрудничество, без сомнений, будет выгодным для обеих сторон! С уважением, генеральный-директор ООО «Яблочки» Иосиф Бурдыкин.» — пример.
Примеры оформления письма-приглашения
Письмо-приглашение — это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии. Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке. Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.
В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть — это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.
Зачем нужно письмо-приглашение:
- позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
- подтверждает, что адресат действительно приглашен, позволяет избежать ошибок;
- напоминает о времени и месте встречи, события, на которое приглашен получатель.
Почему письменное приглашение лучше устного:
- позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
- напоминает адресату о планах, не позволит забыть важное мероприятие;
- выступает дополнительным знаком внимания и уважения — отправитель потратил время, чтобы письменно сообщить адресату пригласительную информацию;
- возможно отправить даже тем лицам, с которыми нет возможности поговорить по телефону или лично.
Как отправить приглашение:
- передать лично из рук в руки — принести адресату и вручить, данный способ позволяет не только письменно, но и устно пригласить адресату на мероприятие — встречу, собеседование, совещание, выставку, конференцию, прием или иное событие;
- отправить почтой России, если мероприятие особо важное, то можно отправить ценным письмом с описью вложения, однако отправку нужно выполнить заранее с учетом срока доставки письма до приглашаемого;
- отправить по электронной почте — очень простой и удобный способ, если известен e-mail адресата, данный способ часто используется рекрутерами при отправке письма с приглашением прийти на собеседование при приеме на работу.
Помимо приглашения, субъекты деловых отношений могут обмениваться письмами и другого назначения:
Как составить письмо-приглашение грамотны — образцы оформления
Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.
Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо — то его ФИО и адрес проживания.
Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.
Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество. Например, «Уважаемая Ольга Владимировна!» или «Дорогой Александр!». Обращение зависит от вида мероприятия, степени знакомства составителя и получателя. Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным «уважаемый».
Далее непосредственно пишется основная часть письма — текст с приглашение на мероприятие.
Как пригласить на мероприятие
Содержание письма приглашения должно включать:
«Уважаемая Анна Дмитриевна!
Приглашаем вас принять участие в праздновании Дня народного единства 4 ноября 2018 года в ресторане «Золотая Аллея» по адресу г.Новосибирск, ул. Декабристов д.34, вход с торца здания».
«Уважаемый Даниил Михайлович!
Приглашаем вас посетить всероссийскую конференцию «Изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве в 2018 году», которая состоится 22 ноября 2017 года в малом конференц-зале ДК Железнодорожник г.
- содержание мероприятия — если это конференция, можно приложить к письму список докладчиков, кто в ней будет участвовать, и тем выступлений; если это празднование мероприятия — то краткую программу события». Данная информация позволит получателю оценить степень заинтересованности в планируемом мероприятии и подготовиться к нему правильно;
- просьба сообщить о планах посетить мероприятие. Если требуется узнать точное желание адресата посетить событие, то нужно в конце письма-приглашения уточнить, придет ли человек в указанный день по месту приглашения. Следует указать, как именно нужно направить свой ответ — электронным или почтовым письмом, телефонным звонком или иным способом.
Составленное письмо подписывается адресатом с указанием даты составления. При необходимости составленный документ можно упаковать в красивый конверт и передать по месту назначения.
Важно убедиться, что в тексте есть контактная информация для обратной связи.
Образец письма-приглашения на выставку:
Как пригласить на собеседование
Кандидаты на вакантную должность обычно приглашаются на собеседование либо по телефону, либо письмом с приглашением на электронную почту.
Если выбран последний вариант, то в тексте письма нужно указать:
- вежливое обращение;
- название организации, от которой идет приглашение;
- наименование должности, которая предлагается соискателю;
- точное место проведения собеседования с указанием адреса, кабинета, схемы движения, если найти данное место проблематично;
- точное время проведения — вплоть до минут;
- список документов и вещей, которые у приглашенного должны быть с собой, например, документы об образовании, трудовая книжка, паспорт и пр.;
- контактные данные лица, которое проведет собеседование — с этим лицом соискатель при необходимости уточнить информации может связаться, важно оставить телефон. Информация обычно приводится под основным текстом письма с приглашением.
Образец приглашения на собеседование:
Этикет делового письма. Примеры фраз делового письма. Общие правила составления деловых писем
Перед составлением того или иного послания необходимо вспомнить, чем отличается этикет делового письма и письма личного. Самое главное - соблюсти уровень доверительности при изложении выбранной темы. Адресат скорее проникнется той или иной проблемой и постарается включиться в решение поставленных вопросов, если почувствует в строках письма живое общение. Именно поэтому знающие современный этикет делового письма не включают в текст такие анахронизмы, как "исходя из факта", "вам надлежит" или ещё более забытое "настоящим уведомляю".
Характерные особенности
Первый вариант и вступление
Как писать деловое письмо, чтобы адресат сразу заинтересовался этим посланием, и его интерес не угас до самого конца чтения? Есть три момента, которые являются почти волшебными для тех, кто использует их. Прежде всего - это тема, которую человек видит ещё до того, как он открыл электронное письмо.
Теперь попробуем разобрать подетально деловое письмо-образец.
Subject: Деловое письмо
Date: 02 июня, пятница
From: Иван Петров
To: Анна Сидорова
Приглашаем вас на собеседование с работодателями 12 июня в 14.00. Поскольку будут и другие претенденты, а у работодателей запланировано на проведение встречи только два часа, лучше не опаздывать.
Второй вариант и послесловие
Subject: Деловое письмо. Встреча с работодателями
Date: 02 июня, пятница
From: Иван Петров
To: Анна Сидорова
Мы внимательно рассмотрели ваше резюме и приглашаем вас на собеседование с работодателями 12 июня в 14.00. Поскольку будут собеседоваться и другие претенденты, а у работодателей запланировано на проведение встречи только два часа, лучше не опаздывать. И, пожалуйста, уточните в ответе, придёте ли вы, а также предупредите заблаговременно, если в это время посетить нас не сможете.
Общие правила составления деловых писем касаются любой переписки, будь то письмо, в котором обговаривается встреча, или это письмо-отказ несостоявшемуся партнёру. Структура практически всегда одна и та же, её можно просто запомнить, а вот содержание характеризует автора, а в его лице и компанию, которую он представляет, как цивилизованного, корректного и грамотного собеседника. Переписка очень часто является эмоционально затратной и сложной работой, поскольку общение с помощью электронных средств стало одной из главных и в принципе неотъемлемой частью работы делового человека.
Пишут коллегам относительно работы, пишут руководству, деловым партнёрам, клиентам. Пишут людям хорошо знакомым и тем, которых, вполне возможно, никогда и увидеть-то не придётся. Требования по составлению деловых писем по единому образцу в принципе отсутствуют, ещё не написаны учебники, но этика делового общения уже сложилась, поскольку именно она является двигателем успешного ведения бизнеса. Деловое письмо - визитная карточка компании, отражающая её официальную позицию. От переписки зависит, будет ли сотрудничество комфортным и продуктивным, да и состоится ли оно вообще. Поэтому следование правилам хорошего тона в каждом послании - залог успеха.
Нормы деловой переписки
Правила и нормы деловой переписки электронным способом точно такие же, какими оперирует деловое сообщество в любом своём взаимодействии - это и телефонные разговоры, и ведение переговоров и тому подобное. Есть несколько отличительных особенностей, которые поставили электронную переписку в один ряд с давно сложившимися способами делового общения, и прежде всего - это веление времени. Принципы, однако, остаются теми же и ничуть не зависят от того, каким способом ведётся деловая переписка - письмо это электронное или на бумаге.
1. Оппоненты должны взаимно уважать как личность, так и деловую позицию друг друга.
2. Оппоненты всегда внимательно относятся к деловым интересам друг друга.
3. Всегда соблюдается конфиденциальность.
4. Обмен информацией должен сопровождаться пунктуальностью.
Соблюдены ли эти принципы, если поле Subject (тема) не оформлено или оформлено недостаточно чётко и грамотно? Нет. Отправитель не ценит время адресата, да и свою задачу выполняет недостаточно оперативно. Клиент или партнёр по указанной теме мгновенно оценит содержание послания и приоритетность прочтения. Также важно знать, как начать деловое письмо. Речь о персональном приветствии. Это обуславливает доверие собеседников, придаёт некую личную направленность. Игнорировать имя адресата недопустимо, поскольку считается некорректным.
Этикет особо тонко обозначает ситуацию, когда имя адресата находится в поле "Скрытая копия". Деловая этика в этом случае уязвима, как никогда, поскольку сие воспринимается инструментом тайного информирования и контроля. Этих адресатов не видит никто. А они видят всех и всё. Многие компании в корпоративной переписке запрещают этот инструмент, поскольку щепетильны относительно деловой этики. Единственный случай, когда это позволяется, - массовые приглашения (юбилей, корпоратив, важное совещание или переговоры), в этом случае отправления пойдут по многим адресам, но ни один получатель не увидит чужого электронного адреса. Естественно, адресаты из поля "Скрытая копия" никогда не вступают в переписку.
Формат, структура, объём, язык - всё это касается корректной работы с информацией. Особенность и характер подачи её - тоже инструмент, показатель желания вести переписку и способности составить грамотный текст письма - уважительно и максимально корректно по отношению к адресату. Текст лучше всего воспринимается в том объёме, какой помещается на одном экране, то есть формат листа А4. Вложения, пересылаемые с письмом, не должны превышать трёх мегабайт, потому что их может не пропустить почтовый сервер адресата. Файлы, которые пересылаются, не будут создавать проблем адресату, если используются универсальные кодировки rar или Zip. Текст ответа должен помещаться вверху, а не внизу, то есть в начале письма, что избавит адресата от поисков.
Ответ, как уже было упомянуто выше, нельзя писать как новое письмо, нужно сохранять историю переписки, чтобы адресат не искал первоначальное сообщение. Язык делового письма должен быть максимально прост и понятен, с минимумом использования внутрикорпоративной, профессиональной лексики, сленга, англицизмов, сокращений и аббревиатур. Впрочем, внутри компании при переписке применять всё это можно, поскольку таким образом и эффективность, и скорость общения значительно повышается, а потому считается допустимым и вполне этичным. Внутренняя переписка обычно из сокращений и сленга состоит практически полностью. А вот в общении с внешними партнёрами или деловыми клиентами такие случаи почти никогда не встречаются.
Без терминологии обойтись иногда невозможно, особенно в специализированных компаниях.
Источники:
assistentus.ru , kakzarabativat.ru , buyingbusinesstravel.com.ru , buhland.ru , businessman.ru ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
