Как правильно написать полуофициальное письмо

Как правильно написать полуофициальное письмо

на первый проДВИГающий

молодежный портал - Движер!

Помощь по порталу

Самообучение. Образовательные программы и уроки от Движеров

Искусство писать письма: Как правильно писать официальные и личные письма и записки…

Сегодня писать письма должен уметь каждый, к тому же, письменное общение – естественная необходимость каждого образованного человека. Талант сочинять интересные письма дан не каждому, но способности вполне реально развить. Поэтому знать основные правила эпистолярного жанра весьма полезно, они довольно просты. В нашей статье мы рассмотрим, как следует писать официальные и неформальные письма, различные заметки, и как получать максимум удовольствия от личной переписки.

Когда вы принимаетесь за написание письма, у вас есть время, чтобы осмыслить и просто вспомнить многие вещи, которые не приходят вам в голову при непосредственном общении или во время телефонного разговора. В бизнесе правильно и четко написанное письмо может принести доход. Личные же письма – это подарки на память. Некоторые вещи легче высказать на бумаге, а некоторые вообще выразить в форме небольшой записки.

Все письма, независимо от того, шлют ли их обычной почтой, электронной или факсом, делятся на три категории. К каждой из них разный подход. Как писать то или иное письмо зависит от того, зачем вы его пишете.

• Личные письма адресуют членам семьи, любимым, друзьям, как реальным так и по друзьям по переписке.
• Полуофициальные письма используют, как правило, для бытовых случаев, например, для заказа товаров или их возврата, инструкции по доставке, письма- запросы необходимой информации, либо письма-подтверждения о получении товара или сведений.
• Официальные (деловые) письма подразумевают использование определенных правил, придающих письму формальность и беспристрастность.

Некоторых пугает необходимость писать письма или записки, многие просто не знают, как их писать и потому не любят это делать. Вот полезные советы, которые пригодятся для написания писем.

Все мы когда-нибудь писали письма родным, друзьям, любимым. Она всегда рады вашим посланиям, особенно если вы пишете их интересно. Пишите оптимистично. Часто бывает, что от сочинения письма людям становится легче на душе. Обращаясь в письме к близким, постарайтесь использовать теплые слова, которые мы так часто стыдимся употреблять в разговоре. Начинайте письмо, как будто вы в шаге от своего адресата и продолжаете разговор, например: «Господи, да чай уже остыл!… Я как раз собирался рассказать тебе кое-что необыкновенное!».

Насколько откровенным вы можете быть с вашим адресатом, зависит от того, насколько вы близки в живом общении. Даже если у вас есть свободная минута на работе, никогда не пишите там личных писем, не отправляйте их с рабочего электронного адреса или факса; вам будет неловко, если вас за этим застанут, да это и невежливо. Соблюдайте конфиденциальность.

Личные письма писать легче всего. Даже если вы не можете придумать, о чем писать после слова «Привет!», что уже неплохое начало, не стоит откладывать отправку письма до лучших времен.

Сочиняя письмо, вставьте в него пару шуток, анекдотов, интересный стих. Даже нарисованный цветочек или отпечаток помады, изображающий поцелуй, завершающий письмо, порадует адресата. Чтобы придать интимность вашему письму, используйте такие вопрошающие предложения, как «Правда, здорово?» или «Что думаешь по этому поводу?». При общении вы так и говорите, почему бы не использовать это в письме?

Официальные и полуофициальные письма

Не отклоняйтесь от сути, когда пишете письмо, там как письма этих типов, как правило, короткие и призваны поддерживать деловые отношения между фирмами и их сотрудниками, или же клиентами, например, инструкция банку осуществить либо отменить оплату или ответ на объявление или резюме. Иногда они могут быть и длинными, содержащими детальные объяснения, но от этого их не намного труднее писать, особенно если запомнить следующие правила. Совет: всегда храните копию отправляемых вами деловых писем.

Письма, которые вы получаете, например, просьба подтверждения чего-либо.

При ответе на подобные письма указывайте свою контактную информацию в верхнем правом углу письма, адрес получателя в левом верхнем углу; также пишите внизу дату, а в тексте обязательно ссылайтесь на полученное вами письмо.

Обращайтесь к вашему корреспонденту так же, как это сделал он в своем письме к вам: «Уважаемый…», «Добрый день!» и т.д. Далее стоит продолжить словами: «Спасибо за Ваше письмо от …»

Продолжите письмо с абзаца. Будьте кратки, например, «Подтверждаю, что …». Закончите свое письмо так же, как закончено полученное вами.

Письма, отправленные вами в организации: жалобы, запросы информации, обращения.

Обращаясь к организациям, учреждениям, предприятиям, указывайте адрес, дату и ссылку на их координаты, как описано выше. Если знаете имя человека, которому адресуете письмо, то начните «Уважаемый … (Ф.И.О.)». В противном случае следует обращаться к подразделению, которому пишете (редакция, отдел по связям с общественностью, руководитель), в некоторых случаях, когда информации об учреждении недостаточно, «Уважаемые господа!». Оставьте место справа для входящего номера письма, который они должны будут проставить. Пишите простым, но вежливым слогом. Если деловое письмо начато словами «Уважаемый…», то и закончить его следует «С уважением…»

– Письма-жалобы очень важны. Писать такое письмо ни в коем случае нельзя в расстроенном или взвинченном состоянии, лучше остыть – выпить чаю, позвонить друзьям и выпустить первый пар перед ними.

Когда пишете письмо-жалобу, скажите сразу, чем вы недовольны, к примеру, «я еще не получил денежного возмещения за …, копия чека об оплате прилагается. Очень надеюсь на Ваш ответ». Прилагайте к письму все возможные подтверждающие документы и чеки (разумеется, копии, оригиналы оставьте себе). Но копию письма сделайте и сберегите.

– Письма, запрашивающие какую-либо информацию, могут быть не строго формальными, но обязательно понятными. Просто попросите предоставить необходимую вам информацию. Если вы не достаточно осведомлены в области, к которой относится запрашиваемая информация, полезно в конце письма добавить просьбу сообщить «… и любые другие подробности, которые Вы сочтете нужными». Это понравится адресату, и вы получите больше информации.

– Письма с просьбами о трудоустройстве или вознаграждении должны иметь более широкие края для примечаний получателя, и оговоренные крайние сроки ответа. Если предлагаете свою кандидатуру на должность, кратко изложите, как вы отвечаете заданным работодателем критериям, укажите, что «готовы к собеседованию» и напишите свое полное имя.

Письма чиновникам, могут быть длинными, обстоятельными; но опять-таки, сложностей в их написании нет.

Может статься, что вам когда-нибудь придется писать опровержения полученных вами официальных писем; или объяснения, уточнения, дополнения документации; или просьба помощи у политического деятеля.

Конечно, любое, а тем более официальное письмо должно быть грамотным. Но запомните, высокая грамотность и хороший литературный слог менее важны, чем проблема, изложенная в письме, и воспитанные люди обратят внимание в первую очередь на нее.

Для написания черновика используйте линованную бумагу, пишите карандашом через строку. Кратко запишите и пронумеруйте вопросы, которых вы коснетесь в письме. И потом – сделайте перерыв.

Отдохните от письма; сделайте что-нибудь несвязанное с ним. Пусть вопросы, которые вы будете обсуждать в письме, «переварятся» у вас в голове.

Позже снова возьмитесь за письмо, если вспомните упущенные в плане проблемы, запишите их в пустых строках. Если считаете нужным, перенумеруйте пункты своего письма в логической последовательности. Но не торопитесь браться за написание чистовика. Полезно поспать и взяться за это «назавтра».

Наутро просмотрите проект письма, исправьте по мере необходимости, и напишите окончательный чистовой вариант.

Начните свое письмо заявлением того, чего вам, собственно, хочется, а закончите, вкратце и доходчиво повторив свое желание.

К написанному письму в конце приложите копии касающихся его документов в том порядке, в котором они иллюстрируют пункты вашего письма, если их много, перечислите их.

Как видно, писать письма не сложно, главной трудностью кажется необходимость просто и понятно излагать сложные вещи.

В отличие от писем, записки почти всегда неофициальны, но не менее важны.

Повседневные записки, возможно, не имеют большого значения: «Обед в духовке» для семейства или «Две бутылки, пожалуйста» для молочника.

Записки вежливости. Они могут быть важными. Большинство людей не пишут писем, чтобы сообщить об организации вечеринки или поблагодарить кого-либо. Вместо этого они пишут записки знакомым или незнакомым людям. По ним об авторе складывается определенное впечатление у адресата, как и в случае с письмами.

Выражения соболезнования. Должны быть написаны особенно осторожно. Это могут быть пожелания выздоровления либо выражение соболезнования кому-то в трауре – в таких случаях многие пишут не письмо, а записку.

– Пожелания скорого выздоровления близкому человеку в записке или открытке, либо прилагаемой к письму, либо же отдельно, всегда больше ценится, если вы напишете его собственноручно. Например, если вы пишете другу и это не очень серьезно, скажите: «Поторопись с выздоровлением – мы не доиграли в нарды…»; если же все серьезно, то «надеюсь (или молюсь) на твое скорое выздоровление». Если же адресата вы знаете поверхностно и пишете ему по делу службы (да-да, забота из вежливости – это благородно и современно): «Надеюсь вскоре услышать о вашем выздоровлении».

– В случаях тяжелой утраты никогда не пытайтесь ободрить получателя записки шуткой; даже если вы искренне сопереживаете и «по-доброму» хотите поддержать, для человека в горе любое веселье со стороны выглядит не к месту, если не бесчувственностью вообще. Утешать скорбящих стоит в том случае, если вы знаете, что от вас ждут большего, чем просто слово «Соболезную». Будьте или хотя бы кажитесь искренне опечаленными потерей. Самые подходящие слова для этого: «Очень жаль было узнать о его смерти …», либо «Весьма сожалею о вашей потере…», «Его будет очень не хватать…». Если же вы пишете письмо человеку впервые и по такому грустному поводу, то, если вы не будете пытаться его успокоить, он оценит это выше, нежели россыпи высокопарных слов.

Записки к любимым имеют огромное значение. Несмотря на то, что сумасшедшую популярность приобрели открытки с готовыми поздравлениями, вы просто обязаны добавить что-то от себя. Это – ваше отношение к близкому человеку; было бы приятно вам, если бы перед самым вашим домом купили открытку для вас и просто всучили ее вам, безымянную и сухую? К любым стихам и остроумным пожеланиям добавьте искреннее и по-настоящему «ваше»: «Скучаю», «Люблю», «Целую», «Береги себя» и надписывайте вверху открытки имя адресата крупными буквами с восклицательным знаком, даже если у вас микроскопический почерк. Вы сами почувствуете, что вложили частичку себя в это поздравление, и эмоциональный контакт будет гораздо сильнее.

Личное письмо – это своеобразная форма заботы и выражения любви, все мы привязываемся, влюбляемся, дружим, уважаем, все мы грамотны (так ведь?), а значит, при использовании этих нехитрых правил все мы сумеем написать отличное, долгожданное и запоминающееся письмо.

20.08.2010 5493 0 0

Добавлять комментарии могут только авторизованные пользователи.

Исходящее письмо. Как правильно написать письмо. Деловое письмо: структура

У любой организации, будь то государственный завод, маленький магазин или огромный холдинг, рано или поздно возникает необходимость вступить в переписку. Для этого необходимо уметь грамотно написать, оформить и отправить деловое письмо. В этой статье разберем виды деловых писем и поговорим о том, как оформить основные реквизиты этого документа.

Всегда стремясь предложить своим членам наилучшие преимущества, мы предоставляем себя всем кому-либо для каких-либо разъяснений. Замечание о разъяснении как само название предназначено для разъяснения некоторой информации или поведения, которые были неверно истолкованы или нет. Разрешается публичное раскрытие документа обеими сторонами.

Как писать официальное письмо

Для начала давайте определимся, какие существуют виды делового письма. Ведь в зависимости от этого отличаются и правила написания писем: что писать, как писать, кому писать и прочее.

Можно перечислить несколько десятков разновидностей деловых писем, но чаще всего встречаются:

• информационное письмо;
• сопроводительное письмо;
• гарантийное письмо;
• благодарственное письмо;
• жалоба;
• претензия;
• предложение (не коммерческое);
• коммерческое предложение;
• приглашение;
• поздравление;
• извинение;
• сообщение;
• заявление;
• подтверждение;
• предупреждение;
• уведомление;
• напоминание;
• рекомендация;
• отказ;
• заказ;
• запрос;
• справка;
• просьба;
• job offer.

Есть еще одна отдельная категория писем – это судебные письма. Рассматривать их мы не станем, так как такими письмами занимаются только юристы, а они знают толк в их написании. Все, что требуется знать всем остальным работникам организации, особенно работающим с почтой: если вам в руки попало такое письмо (оно имеет пометку «судебное»), сохраните и конверт, и письмо.

Письмо может служить документом, простым заявлением, которое указывает, что путешественнику было предложено остаться в доме члена семьи или друга, который проживает в стране назначения в течение определенного периода времени. Это полезно, если у вас нет резервирования в общежитии или гостинице, и вам необходимо доказать, где вы остановитесь во время своего пребывания в стране.

Для тех, кто собирается учиться, другое. В этом случае вам необходимо принять письмо о принятии в университете, оригинал, штамп и подпись, где будут данные, подтверждающие, что вы будете в стране для участия в курсе, а также доказательство того, где вы живете. Если он находится в доме друга или родственника, то эта модель работает.

Деловое письмо: структура

Деловое письмо, среди прочего, отличается от обычного письма тем, что имеет четкую структуру, которая состоит из следующих частей:

1. Адресат.
2. Тема письма.
3. Заголовок или обращение.
4. Вступительная часть.
5. Основная часть.
6. Заключительная часть.
7. Приложение (если есть).
8. Подпись.
9. Исполнитель.

Это наиболее распространенная схема деловых писем, но, разумеется, некоторые пункты могут быть изменены.

В приведенном ниже шаблоне письма-приглашения может быть заменена информация примера с теми, которые применимы к вам, и здесь может быть добавлена ​​любая другая информация, которую вы найдете релевантной. Для письма, которое будет представлено подписи, может быть достаточно цифровой копии.

Заголовок или обращение к адресату

Сейчас английскую версию. Это просто руководство для вас, чтобы вы сделали свое пригласительное письмо на английском языке. Относительно: имя посетителя, дата рождения, бразилец. Цель их визитов. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вам нужна дополнительная информация.

Это тот, кому мы пишем письмо. Здесь можно указывать название компании, ее руководителя или то должностное лицо, с которым в настоящий момент вы ведете переписку. В случае, когда деловое письмо отправляется впервые в организацию, адресатом ставят генерального директора. Письмо может отправляться также обычному человеку – физическому лицу. Адресатов может быть несколько, но больше пяти лучше не ставить. В этом случае правильнее будет сделать .

ПИСЬМА улучшили жизнь и поведение миллионов людей. Большинство книг в христианских греческих писаниях были начальными буквами. Кроме того, написание писем является эффективным методом показаний. В некоторых районах могут быть определенные здания и другие запретные зоны, где мы не можем свободно давать показания. Некоторые люди часто бывают дома, поэтому мы не можем встретить их, когда мы даем показания от дома к дому. Другие живут в изолированных местах.

Иногда вам может потребоваться остаться дома из-за болезни, плохой погоды или времени полиции. Не могли бы вы написать письмо, чтобы дать дополнительные показания любимому человеку или тому, с кем вы разговаривали неофициально? Кто-нибудь из людей, изучающих Библию, переехал жить в другое место? Ваше письмо может быть именно тем, что ему нужно для поддержания его духовного интереса. Или вы, вероятно, можете делиться библейской информацией с теми, кто недавно женился, стать родителями или потерять близкого человека в смерти.

В зависимости от того, кому направляем письмо, реквизит оформляем по-разному.Если адресат – руководитель предприятия, в первую очередь следует указать его должность, следом название предприятия и инициалы с фамилией, причем все перечисленное должно стоять в дательном падеже.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Когда вы пишите, чтобы засвидетельствовать кого-то, кого вы не знаете, сначала представитесь. Вы можете объяснить, что вы участвуете в международной деятельности на добровольной основе. Если вы считаете, что это уместно, помните, что вы являетесь членом христианской ассоциации, которая занимается библейским образованием и что эта ассоциация зарегистрирована как Свидетели Иеговы в Болгарии. Объясните человеку, почему вы пишете ему, а не навещаете его лично. Напишите, как будто вы лично поговорите с ним.

Если же письмо адресуется определенному человеку на предприятии, нужно написать сначала название организации в именительном падеже, потом должность человека, инициалы и фамилию, но уже в дательном:

Если письмо будет направляться без конкретного адресата в организацию, то указывают название организации в именительном падеже:

Напишите в письме то, что вы собираетесь сказать человеку, если он посетил его. Вы можете адаптировать введение из книги «Подумайте» или использовать библейскую презентацию из недавнего номера «Наше служение Царства». Вы можете задать вопрос и побудить человека подумать об этом. Некоторые посланники просто объясняют, что у нас есть бесплатная программа ответов на библии, а затем укажите некоторые из заголовков в одном из наших учебных пособий. Пример свидетельства о свидетельских показаниях можно найти на стр. 73.

Это может дать вам представление, но хорошо изменить его содержание. В противном случае люди могут получить одно и то же письмо несколько раз. Некоторые люди не любят читать длинные письма от незнакомцев. Поэтому будет очень важно, чтобы ваше письмо было коротким. Он должен закончиться до того, как получателю станет скучно читать. В вашем письме будет уместно направить печатное приглашение на собрания в Зале Королевства. Вы можете включать в себя трактат, брошюру или Сторожевую башню или Пробуждение и объяснять, что если у человека есть желание, он может получать их регулярно.

Если деловое письмо предназначается физическому лицу, то сначала пишем фамилию в дательном падеже, потом инициалы, а на следующих строчках – почтовый адрес, по которому будет отправлено письмо. Если почтовый адрес неизвестен и документ планируется передать каким-то другим способом, оставляем только фамилию и инициалы:

Или вы можете спросить, можете ли вы посетить получателя в его доме, чтобы больше поговорить о предмете. Теперь посмотрим на примерное письмо. Обратите внимание на следующее: оно выглядит аккуратным, не смешанным; даже если конверт потерян, получатель все равно будет иметь имя и адрес отправителя; цель письма четко и четко изложена в первом абзаце; каждая основная мысль рассматривается в отдельном параграфе; в соответствии с его назначением письмо не является ни слишком знакомым, ни слишком формальным.

В более формальном письме, например, о том, что секретарь коллеги отправляет в филиал, будет указано название колледжа, а также имя и адрес секретаря, адрес и дата. Также будет написано имя и адрес лица или организации, которым отправлено письмо. На болгарском языке слова «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями», которые выше подписи, используются для завершения письма. Сама подпись должна быть написана от руки.

ул. Полевая, д. 5, кв. 457,

г. Москва, 123456

Не нужно ставить точку в конце или менять шрифт, он должен быть таким же, как и текст письма. Выравнивается текст реквизита «Адресат» по правому краю.

Это краткое содержание письма. Нужно писать его над основным текстом.

Существуют некоторые документы, в которых не нужно указывать тему письма, а именно: уведомление, жалоба, претензия, поздравление, гарантийное письмо или предупреждение. Во всех перечисленных документах следует выносить вид письма в заголовок, единственное исключение делается для поздравлений.

В каждом письме обратите внимание на правильную орфографию, грамматику, пунктуацию и, конечно же, хорошую схему. Эти вещи дадут вам достоинство вашего письма и содержащееся в нем сообщение. Всегда указывайте обратный адрес конверта - желательно свой собственный. Если вы считаете, что было бы неразумно давать ваш адрес, когда вы даете показания по письму незнакомцам, спросите старших, согласны ли они использовать адрес местного Зала Царства. Официальный адрес Компании никогда не должен использоваться для этой цели, поскольку он будет неправильно указывать, что ваше письмо было отправлено вам из офиса Компании и породит путаницу.

Текст темы не должен превышать 50 знаков, нужно очень кратко, но при этом понятно написать, о чем данный документ. Зачастую тему можно выразить 2-3 словами, например «Запрос информации» или начать с предлога «о» и писать в предложном падеже.

Шрифт темы может быть на один кегль меньше, чем шрифт основного текста, но не более, и это не обязательно. Выравнивать следует по левому краю.

Если обратный адрес не написан и литература отправлена, это может также создать ложное впечатление о том, что Компания является отправителем. Убедитесь, что вы положили на конверт достаточное количество знаков, особенно когда в нем есть литература. Если брендов недостаточно, получателю, возможно, придется заплатить причитающуюся сумму, и это отвлечет вас от вашего сообщения. Помните, что во многих странах, когда в письме есть брошюра или журнал, почтовая служба дороже обычного письма.

После завершения вашего письма прочитайте его, чтобы судить о его содержании. Любовь и доброта - это те качества, которые мы стремимся проявлять в наших отношениях с другими. Если вы чувствуете негативный тон или ноты пессимизма, измените слова. Письмо может достигать мест, которые вы не можете. Этот факт сам по себе делает письмо важным инструментом для обслуживания. Поскольку в письме вы найдете то, что цените, подумайте о том, что вы говорите, как оно выглядит и как оно звучит. Он может обеспечить именно то, что необходимо, чтобы драгоценная душа начала ходить по жизненному пути, твердо стоять на ней или поощряться.

О согласовании порядка действия организаций в чрезвычайных ситуациях

Заголовок или обращение к адресату

Заголовок или обращение пишутся по центру, через одну пустую строку от темы письма.

Это может быть название письма, которое, по сути, заменяет тему. В большей части это относится к жалобам, претензиям, гарантийным письмам, заявлениям, предупреждениям или уведомлениям. Также это может быть личным обращением к адресату письма.

Официальное письмо является официальным средством письма гражданина с властями, учреждениями или средствами связи между предприятиями, органами, учреждениями. Официальное или официальное письмо - это отдел административного стиля, характеризующийся особыми особенностями.

Персонажи и требования административного стиля

Основная функция - это передача фактов, поэтому основным типом информации является информация. Язык текста написан, нейтрален, без эмоциональной окраски, использует термины, устойчивые повороты, знаки и сокращения.

• Текст должен быть кратким, понятным, кратким и недвусмысленным.
• Текст написан в соответствии с установленным стандартом.

Если вы пишите заголовок, то лучше его набирать прописными буквами и поставить по центру. Не нужно выделять заголовок в виде увеличения шрифта, он должен быть точно таким же, как и основной текст. Допускается сделать шрифт полужирным:

Что же касается обращений, то следует начинать со слова «Уважаемый(ая)» потом имя и отчество адресата:

Деловое письмо: структура

Уважаемая Галина Викторовна!

Уважаемый Евгений Борисович!

Если имя и отчество физического лица неизвестны, они не заменяются инициалами, а пишется так:

Уважаемый г-н Петров!

Уважаемая г-жа Лисицына!

Если же деловое письмо пойдет в организацию, ни фамилия, ни имя-отчество руководителя которой вам неизвестны, напишите нейтрально «Уважаемые коллеги» или «Уважаемые господа». Не забудьте поставить в конце знак восклицания, но только один, не нужно их ставить ни три, ни более раз, показывая свое уважение, это будет выглядеть совсем по-детски.

Текст письма делится на три части: вступление, основная часть и заключение. Необязательно это три абзаца, может быть и больше. Каждая часть текста плавно переходит одна в другую. Если у вас в организации не предусмотрен корпоративный шрифт для написаний самого тела письма, лучше выбрать шрифт Arial или TimesNewRoman, кегль выбрать или 12, или 14. Стоит начинать писать с красной строки, выравнивая по ширине. Текст нужно выровнять по ширине. Он может состоять из простых или сложноподчиненных предложений, причем каждое из них должно иметь какую-то мысль, не быть пустым. Никакой «воды» деловой стиль речи не терпит. Каждый абзац начинается с красной строки.

Вступлением можно указать на пришедшее ранее письмо адресата, на которое вы пишите ответ, или сообщить, что ранее вы договорились с адресатом о том, что пришлете письмо. Если письмо пишется человеку впервые и никаких договоренностей не было, вступление можно и пропустить.

Вступление это одно предложение или даже его часть.

На Ваш исх. № 175-8/3-15 от 25.05.2015 сообщаем следующее

Согласно нашей договоренности…

Это часть письма, где написано о главном, то есть о сути проблемы. Условно ее можно поделить на две части: «обоснование» и «просьба». В обосновании указывается причина написания письма, в «просьбе» излагается то, чего вы хотите добиться от получателя письма.

«Просьбу» следует писать с нового абзаца и с красной строки.

Направляем вам для рассмотрения пакет документов по хозяйственному обслуживанию ТК «Комета» и прилегающей к нему территории за июнь 2015 года.

Просим рассмотреть документы, подписать их, заверить подписи печатями и выслать один комплект документов в адрес ООО «Клининг-Системс».

Письмо нужно закончить формулой вежливости, которая плавно перетекает в подпись, например:

С чувством глубокой признательности

С наилучшими пожеланиями

Наличие или отсутствие завершающей фразы зависит от того, насколько вы близки с адресатом, и от корпоративной культуры автора, и от содержания письма.

В зависимости от ситуации, вида и текста письма заключительная фраза или будет, или нет. Так как после этой фразы будет стоять подпись, следует ставить запятую, а не точку. Исключение, если завершающую формулу автор письма умудрился оформить в виде короткого, но полноценного предложения. Тогда в конце ставится точка или восклицательный знак.

Не стоит менять шрифт, он должен быть таким же, как и в теле письма. Формула вежливости пишется с красной строки. Следует отступить от основной части или перечня приложений на 2-3 строки, выравнивать также по ширине.

Красная строка здесь не оформляется. Должность пишется слева. Если она слишком длинная, лучше разбить ее на две строчки. Инициалы и фамилию размещаем справа, выравниваем по краю. В результате между должностью и ФИО получаем свободное место для подписи.

Главный архитектор ОАО «Строй-Сити» А.Д. Семенец

Начальник Департамента клиентского

сопровождения ООО «Телеконтакт» А.В. Гавриленко

Приложением могут быть документы, которые вполне самостоятельны, несут определенную информацию, которая нужна в работе. Обязательно нужно указать все приложения к данному письму, пронумеровать их, указать количество страниц и экземпляров.

Если деловое письмо имеет приложения, они пишутся после основного текста письма, через одну пустую строку строки. С красной строки указывается слово «Приложение» или «Приложения», после нужно поставить двоеточие. Если приложений больше одного, тогда каждое из них пишется с новой строки и нумеруется. В приложении первым идет название, далее количество листов, экземпляров. В оформлении текста ничего не меняется, остается тот же шрифт, размер, выравнивание по ширине.

Приложение: Заявка на участие в фестивале на 1 л. в 2 экз.

1. Шкала и критерии оценки звуковых файлов на 3 л. в 1 экз.
2. План проведения тренинга «Управление конфликтными ситуациями» на 2 л. в 2 экз.

Несмотря на то, что каждое деловое письмо подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т.е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу письма, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже – адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Исп.: Антон Соломонович Леприков

Когда письмо полностью готово, распечатайте его на фирменном бланке и зарегистрируйте, после чего можно отправлять.

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе « » на этом сайте.

• личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль),
• полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.),
• деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.

Как правильно написать личное письмо

Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».

В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.

Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».

Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить. И лучше исключить всякие лирические отступления от темы и проявление эмоций, а сосредоточиться на доказательной базе (особенно важно для жалоб).

Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.

Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.

Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма.

Образец частного письма полуофициального характера

Москва, «…» декабря 20….. года

Уважаемый господин Министр,

Возвращаясь к нашей вчерашней приятной беседе, я хочу еще раз поблагодарить Вас за любезное приглашение на спектакль «Снегурочка» в Государственном академическом большом театре.

Моя жена и я получили большое удовольствие от музыки П.И. Чайковского, а исполнительское мастерство артистов было выше всяких похвал. Этот вечер надолго останется у нас в памяти.

Примите, господин Министр, уверения в моем глубоком к Вам уважении.

Личное посланиеимеет место только в дипломатической переписке.

Практика обмена личными посланиями между главами государств, правительств, министрами иностранных дел по наиболее важным вопросам мировой политики ставит такие документы в особый ряд.

С формальной точки зрения личное послание может быть отнесено к категории «личных нот». Однако ввиду высокого положения отправителя и получателя, а также большого значения таких документов их принято выделять в самостоятельный ряд дипломатической переписки.

В этих посланиях, как и в личных нотах, имеются протокольные формулы: обращение и заключительный комплимент.

Личное посланиепечатается на специальной бумаге с Государственным гербом. В правом верхнем углу печатается название города и дата отправления. Под текстом – личная подпись лица (только перьевой ручкой с синими чернилами), которое направляет послание. Печатать его фамилию и должность не обязательно.

На практике нередко бывает, что личное послание сначала передается в копии, а подлинник вручается позже. Это связано с тем, что в послании затрагиваются не только крупные, но и срочные международные вопросы, а на доставку подлинника адресату требуется определенное время.

P. S. Вся исходящая дипломатическая корреспонденция ведется на языке отправителя. Однако к официальному тексту может быть приложен перевод на иностранный язык. Делается это в том случае, когда желательно как можно быстрее довести до другой стороны содержание документа, а также предотвратить возможные неточности, которые могут быть допущены при переводе документа силами адресата.

Министерства иностранных дел и дипломатические представительства отвечают на языке своей страны, если не достигнута взаимная договоренность о ведении переписки на каком-либо другом языке.[21]

Кроме перечисленных выше видов дипломатических документов, считающихся традиционными и общепринятыми, имеются и другие, которые используются многими государствами. Такие документы не имеют строгой формы. Это существенно расширяет их возможности с точки зрения характера постановки и освещения проблем.

К дипломатическим документам этой группы следует отнести декларации, заявления глав государств, правительств, министров иностранных дел, законодательных органов государств по вопросам международных отношений.

Широкое распространение получил и такой вид дипломатических документов кактелеграммы, содержание которых часто имеет важное политическое значение.

К разряду важных дипломатических документов следует отнести ответы глав государств на обращения или вопросы представителей общественных организаций или отдельных лиц; ответы на вопросы корреспондентов СМИ по наиболее актуальным проблемам международной обстановки. Выступления глав государств, правительств, министров иностранных дел на дипломатических приемах в честь зарубежных гостей.

Такие документы, как правило, публикуются в прессе, благодаря чему получают большой международный резонанс.

Дипломатическая переписка, как и дипломатия в целом, прошла длительный путь развития. Будучи одной из форм дипломатической деятельности государства, дипломатические документы отражают особенности, присущие социально-экономическому строю страны, ее культуре и языку.

Однако при всех отличиях, общим для дипломатических документов разных эпох было то, что к ним всегда предъявлялись (и продолжают предъявляться по сей день) особые требования. Был ли написан документ клинописью на глиняных дощечках, на папирусе, шелке или бумаге, он имел особое значение. Суверенные главы государств брали на себя обязательства соблюдать «букву и дух» документа. Отступления от принятых обязательств устных или письменных влекли за собой потерю престижа, доверия, что не проходит бесследно для государства.

Поскольку все документы дипломатической переписки являются официальными, большое значение имеет правильный выбор вида документа – он должен соответствовать данному конкретному случаю. При этом следует исходить, главным образом из содержания документа, хорошо владеть техникой дипломатической переписки и учитывать традиции страны пребывания, если речь идет о нотах дипломатического представительства. На вербальную ноту принято отвечать вербальной нотой, а на личное письмо – личным письмом. Считается невежливым на личное письмо отвечать вербальной нотой, так же как на письмо с личной подписью отвечать письмом на бланке с напечатанной фамилией.

Дипломатический документ требует ответа. Отсутствие ответа будет воспринято как ответ определенного характера. К такой форме ответа следует прибегать в исключительных случаях.

Любой документ начинается с обращения. Точный титул и фамилия лица, которому адресуется данный документ, подчас не менее важны, чем его содержание. Какие-либо искажения не допускаются.

Документ может содержать иногда и нечто неприятное для адресата, но формулы вежливости при этом должны быть соблюдены. Многие адресаты весьма щепетильны в отношении национальных правил написания их имен. То и другое должно строго соответствовать записям в официальных документах, исходящих из учреждений, где работают эти лица. Особого внимания требует написание сложных имен и фамилий: арабских, испанских, китайских и др. Нельзя допускать их сокращения, руководствуясь правилами русского языка. У некоторых народов не существует фамилий в нашем понимании, имеется лишь имя, к которому в официальной переписке добавляется имя отца. Произвольное сокращение одного из имен может вызвать обоснованную обиду.

Разобраться в том, где фамилия, а где имя – обязанность того, кому поручено подготовить дипломатический документ. Не ущемить достоинство партнера, проявить корректность и уважительность при написании обращения и адреса. В данном случае форма не менее важна, чем содержание.

Строго придерживаясь традиционных форм и правил переписки, дипломатический протокол внимательно следит за соблюдением этих норм и правил со стороны иностранных государств, решительно выступает против их нарушения и тем более попыток нанести ущерб достоинству своей страны.

На первый взгляд может показаться несущественным, если одна нота начинается словами: «… имеет честь сообщить, что…», а другая – «… сообщает, что…». Однако это далеко не так. Отход от общепринятой формулы может иметь место. Но это должен быть обдуманный шаг, и для него нужны серьезные основания. Когда, например, делается представление или выражается протест, в связи с какой-то конфликтной ситуацией, в документе может не быть обычного заключительного комплимента: «пользуется случаем, чтобы возобновить Посольству уверения в своем самом высоком уважении».

Попытки дипломатии некоторых стран отказаться от сложившихся формул

вежливости не находят поддержки в международной практике. Абсолютное большинство государств в своей дипломатической переписке оказывает друг другу знаки уважения. Если же одна из сторон отказывается от формул вежливости, то, исходя из принципа взаимности, аналогичным образом поступает другая сторона.

Дипломатические документы, как правило, должны вручаться лично адресату или направляться с курьером и сдаваться специальному уполномоченному лицу под расписку. Посылать дипломатическую корреспонденцию по почте не рекомендуется.

Как бы ни были важны форма и атрибуты вежливости в дипломатическом документе, приоритет все же следует отдавать содержанию, ясности изложения, логичности мысли, доказательности фактов, учету особенности адресата и возможной реакции с его стороны.

Дипломатической переписке должны быть чужды неточность, искажение фактов, их преуменьшение или преувеличение. Подобная неряшливость делает документ уязвимым, так как под сомнение будет поставлено его содержание. Последующие поправки и уточнения, как правило, не могут помочь. Поэтому при анализе и отборе фактов в документах следует использовать лишь те, которые имеют абсолютную достоверность.

Язык дипломатических документов прост, лаконичен, редко используются сравнения и эпитеты. Однако к месту примененный художественный образ может усилить выразительность документа.

Слово в дипломатическом документе должно быть абсолютно идентичным вкладываемому в него понятию. Если слово в каком-то контексте можно понимать и трактовать по-разному, то лучше его не использовать, а подобрать другое. С другой стороны, было бы ошибочным считать язык дипломатических документов языком штампов.

Как правильно написать полуофициальное письмо

Как правильно написать письмо

В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).

Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов » на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:

как правильно вести рассылку

После того, как Вы составили правильный заголовок, нужно подумать над содержанием письма. При составлении содержимого письма, необходимо придерживаться некоторых правил, которые поясняют особенности восприятия информации в интернете, особенно электронные письма:

Когда вы пишете очередное письмо в рассылку, больше всего думайте о подписчиках. Кто эти люди, какие у них потребности, сколько у них времени на прочтение вашего письма. Только исходя из понимания своей аудитории и составляйте письмо.

Очень надеюсь, что моя статья поможет Вам составлять более эффективные письма, которые будут с удовольствием открывать и дочитывать до конца ваши подписчики.

Как правильно написать письмо

Как правильно написать письмо с просьбой?

Написание делового письма сопряжено с рядом правил. В интернете на данный момент немало образцов таких писем, стоит только подобрать оптимальный вариант. Стандартный образец делового письма .

1 . Не нужно «нагружать» текст делового письма различными эмоциями и профессиональным слэнгом. Вместо того, чтобы писать сплошным текстом только о себе, даже в письме покажите, что вы интересуетесь человеком. Как писать их правильно и корректно, чтобы нечаянно не обидеть, не выставить себя глупой и невоспитанной?

В большинстве случаев вы без труда найдете ответы на свои вопросы в поисковиках или на форумах (туда многие люди и приходят, чтобы общаться, обсуждать специфические проблемы по разным тематикам и отвечать на вопросы). Не секрет, что многие люди долгие годы хранят признательные письма своих половинок, поэтому оформление вашего письма должно быть соответствующим.

«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

информирует о том, что ваше письмо будет рассмотрено в течение тридцати дней. Не бойся, что Дед Мороз не прочтет его из-за огромного количества писем, которые он получает от детишек со всех уголков страны, ведь у него есть незаменимые помощники, которые помогают ему справляться со всей корреспонденцией. Ваш друг/брат/поклонник (здесь также может быть ваше имя).»; или: » «С уважением .

Алексей». Перед тем как загрузить свой текст, не забудьте ознакомиться с правилами. Претензия по качеству товара может быть нотариально удостоверена, но это не обязательно и приведет к увеличению финансовых затрат.

Помните, что слишком длинный текст может «утомить» Адресата, он может отложить ваше письмо, и не узнать, в чем смысл вашего уникального предложения.

— Мы хотели бы обратить ваше внимание на.

Если вы пишите полуформальное письмо, то сгодятся такие варианты, как «Привет» или «Дорогой/ая». Вы, наконец, узнаете о том, на какой адрес следует отправлять письма Деду Морозу!

Если вы знакомы с адресатом только формально или незнакомы вовсе, то можете поставить » С уважением » (для письма на английском языке — Faithfully yours).

Например, вы пишите письмо президенту.

Используйте имя человека, которого вы любите. Подумайте, как вы отправите письмо, по email или на бумаге .

Что такое фирменный бланк? Если вы представляете какую-то организацию, или же компанию, то первым делом возьмите фирменный бланк. Что такое резюме образец и как его грамотно заполнить уже практически всем известно, однако вот про сопроводительное письмо к резюме такого не скажешь. Щелкаем 1 раз по кнопке «Сохранить» и фотография начинает загружаться на страницу электронного письма.

Поэтому обязательно позаботьтесь о фирменном конверте. Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более.

Наличие этой графы поможет адресату определить значимость сообщения и облегчит работу с электронной корреспонденцией. Как должен быть правильно оформлен текст новогоднего письма . которое предназначается Деду Морозу?

Личные письма писать намного легче, чем официальные, однако это не значит, что не надо знать, как правильно писать письмо другу или любимому человеку. Завершается деловое письмо информацией об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) должность .

и контактный номер телефона. Как правильно писать официальные и полуофициальные письма?

Берите на вооружение чистый лист бумаги, шариковую ручку, 3 наших совета, описанных ниже, и вперед — на покорение объекта Ваших грез!

Источники:

vos.dviger.com , www.trosnab.ru , studopedia.org , zayavlenie-isk.my1.ru , garant-dz.ru ,

Следующие статьи:

• Как правильно написать расписку на отпуск
• Как правильно написать расписку на украинском

Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением

Имя *

Почта *

Тект *

Сумма цифр:

Вас может заинтересовать

Как написать заявление государственной жилищная инспекция

Как написать заявления отказ от приватизации

Как написать заявление в суд трудовые споры

Как написать заявление о выдаче характеристики

Популярное

Как правильно написать расписку о получении денег образец чтоб не обманули

( Читали 45)

Как написать заявление на предоставление льготы на транспортный налог

( Читали 42)

Как написать заявление на отмену постановления

( Читали 42)

Как написать заявление на стандартные вычеты

( Читали 41)