Как правильно написать письмо о визите
Образцы деловых писем и прошений
Пример предложениея от кадровой компании подрядчика по подбору и поиску персонала. Смотреть пример письма о сотрудничестве
Деловое письмо-предложение от имени строительной компании подрядчика об оказании инженерных услуг на строительном рынке. Смотреть пример делового письма
Деловое письмо адресовано руководителю новосибирского медицинского комплекса, имеющего в составе больницы, поликлиники и профилактории. Смотреть текст делового письма
Деловое письмо-прошение от предприятия. В письме-прошении речь идет о возобновлении поставок по договору, которые были приостановлены. Смотреть текст прошения
Текст делового письма-предложения от телекоммуникационной компании GLOBAL - в письме предложение услуг IT-телефонии, монтажа кабельных сетей Смотреть текст письма
Другие разделы образцов и примеров текстов
Вы можете использовать в работе над коммерческими текстами другие примеры и образцы работ специалистов ONLYES. Если текст по нужной тематике не представлен, сделайте заказ.
ПРЕЗЕНТАЦИОННЫЕ ПИСЬМА. Некоторые примеры и образцы работ.
КОММЕРЧЕСКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ. Образцы и примеры выполненных работ.
ПРЕДЛОЖЕНИЯ СОТРУДНИЧЕСТВА. Примеры и образцы работ.
БИЗНЕС-ТЕКСТЫ ДЛЯ САЙТОВ. Ссылки на web-сайты заказчиков.
БИЗНЕС-ЛЕГЕНДЫ ДЛЯ КОМПАНИЙ. Некоторые фрагменты текстов.
РЕКЛАМНЫЕ СТАТЬИ И PR-ТЕКСТЫ. Статьи, буклеты, листовки, релизы.
РЕЧИ, ИМИДЖЕВЫЕ ИНТЕРВЬЮ. Примеры и образцы текстов.
ПРИГЛАШЕНИЯ И ПОЗДРАВЛЕНИЯ. Примеры корпоративных текстов.
СПОНСОРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. Образцы спонсорских пакетов, писем.
РЕЗЮМЕ, СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА. Образцы хороших резюме и писем.
РАЗНЫЕ ДЕЛОВЫЕ ТЕКСТЫ. Примеры нестандартных бизнес-текстов.
Как с нами связаться
Звоните нам по телефону
и задавайте менеджеру интересующие Вас вопросы.
Наша электронная почта:
Переговорная для клиентов
On-line сервис "Переговорная" позволяет клиентам ONLYES.RU вести удобный письменный диалог со специалистами и менеджерами компании, а также бесплатно консультироваться у профессионалов.
Отвечаем на Ваши вопросы
Вы можете задать интересующий Вас вопрос насчёт формы оплаты, стоимости заказа и сроков его выполнения. Наши специалисты бесплатно проконсультируют Вас по важным аспектам разработки коммерческих текстов.
Образцы и примеры текстов
Примеры деловых и коммерческих текстов всегда в свободном доступе для посетителей ONLYES.RU. Для просмотра образцов бизнес-текстов выберите интересующий раздел.
Если в примерах и образцах текст по тематике Вашего бизнеса не обнаружен, то можно заказать требуемый коммерческий текст.
Как правильно написать письмо о визите
2014-04-29 01:04 Евгений Неделин
Деловое письмо образец. Образцы деловых писем
В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем. Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.
Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.
Успешно решить сложности «трудных» писем помогают:
- Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная установка на партнерство
- Выбор уместного стиля письма (официально-делового или доверительно-делового
- Грамотное и логичное оперирование фактами
Образцы деловых писем.
Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль – официально-деловой, убедительное оперирование фактами)
С целью принятия мер по обеспечению качества и надежности прибора КИП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого Институтом «Оптика» с 1992 года, обращаемся к вам со следующей просьбой: рассмотреть возможность о предоставлении Институту «Оптика» информацию о параметрах работы прибора в реальных условиях эксплуатации (подробности во вложении) . Присланные вами данные позволят институту собрать необходимую для аналитики информацию, провести мониторинг и будут способствовать более оперативному решению вопросов повышения качества и надежности работы прибора КИП-12.
Просьба сообщить в ответном письме о вашем решении по поводу оказания нам содействия. В случае необходимости дополнительной информации, требующейся вам для принятия решения, просьба также сообщить о ней в ответном письме.
Коллектив Технического бюро
Деловое письмо. Образец письма-просьбы (установка – партнерство, стиль – доверительно-деловой, убедительное оперирование фактами)
Мы очень заинтересованы в вопросах повышения качества и надежности работы прибора КИП-12, который мы выпускаем с 1992 года и который с 1995 года нашел прочное применение в работе вашей компании. Поэтому обращаемся к вам с данной просьбой.
Для повышения качества и надежности работы прибора КИП-12 нам необходимы подробные данные по работе данного прибора в условиях эксплуатации. В реализации этой задачи мы очень рассчитываем на вашу помощь и прямое участие. Учитывая долгосрочное и позитивное сотрудничество наших компаний, обращаемся к вам с просьбой – предложением: помочь нам в сборе и предоставлении статистической информации по работе прибора. Мы будем признательны, если вы найдете возможность собрать для нас статистику по заданным параметрам (подробности в приложении). Это позволит нам провести мониторинг эффективности работы прибора и оперативно принять меры по повышению качества и надежности его работы.
Пожалуйста, сообщите, готовы ли вы принципиально оказать нам содействие. Если для принятия решения вам необходимы дополнительные комментарии или у вас появились вопросы – мы готовы на них ответить.
Будем признательны вам за ответ.
Руководитель Технического бюро
Деловое письмо. Образец письма-просьбы и образец письма-претензии.
(установка – партнерство; стиль – доверительно-деловой; убедительное оперирование фактами)
(установка – партнерство; стиль – официально-деловой; убедительное оперирование фактами)
Обращаемся к Вам с просьбой решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.
Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010.
Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов.
До настоящего момента у нас не было проблем во взаимодействии с вашей компанией, все прописанные в Контракте договоренности соблюдались. Мы уверены, что возникшую ситуацию еще можно скорректировать.
Успешность проекта АБС крайне важна для нашей компании. Поэтому просим вас до 06.08.2010. сообщить информацию по отправке контрольных образцов.
Надеемся, что ваш ответ прояснит возникшую ситуацию и снимет нашу обеспокоенность относительно успешности реализации проекта.
От лица руководства ОАО «Росстанс» обращаюсь к Вам в связи с необходимостью решить ситуацию, сложившуюся с реализацией проекта АБС.
Вынужден сообщить, что эта ситуация вызывает у нас крайнюю обеспокоенность.
Согласно условиям контракта № А-122 от 07.02.2010. п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки.
Согласно графику (Допсоглашение № 1 от 11.03. 2010. к Контракту № А-122 от 07.02.2010.), дата начала плановой поставки продукции – 01.10.2010. Срок отправки контрольных образцов – не позднее 02.08.2010. Сегодня – 04.08.2010. На настоящий момент нами не получено информации об отправке контрольных образцов.
В этой ситуации способность ООО «Стар» выполнить взятые на себя обязательства вызывает у ОАО «Росстанс» серьезные опасения и вынуждает задуматься о применении штрафных санкций, предусмотренных п. 7.2. Контракта № А-122 от 07.08.2010.
Для предотвращения этого предлагаем Вам в срок до 06.08.2010. проинформировать нас о ситуации с отправкой контрольных образцов продукции.
Возьмите на заметку нашу информацию и мы уверены, что вопрос написания «трудных писем» для вас будет значительно менее трудозатратным.
Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:
2014-04-30 13:22 Евгений Неделин
Активные продажи по телефону
Сегодня хочу поговорить с вами о достаточно распространённой ошибке, которую делают начинающие продавцы, занимающиеся активными продажами по телефону.
Совершается эта ошибка буквально в первые минуты общения…
Как нам рекомендуют вести себя многие “гуру” продаж?
Сперва нам рекомендуют представиться и рассказать о сфере деятельности вашей фирмы, затем поведать о сути вашего предложения и лишь затем переходить к выявлению потребностей потенциальных клиентов.
Вот здесь то и находит “коса на камень”. Поясню…
Когда вы начинаете общение с “холодным” потенциальным клиентом и сразу же заводите речь о себе, компании, товаре, сотрудничестве и так далее…
То каждый, более менее адекватный человек сообразит, что ему хотят что-то продать.
Запомните одну простую истину:
“Люди любят покупать, но не любят когда им продают”.
Большинство людей ассоциируют явные предложения сотрудничества с навязыванием.
Подобные стереотипы прочно укоренились в головах многих людей…и надо сказать прямо, на это есть веские основания.
Поэтому, нужно учитывать эти стереотипы и брать их в расчёт.
В большинстве случаев, продавец, который начинает общение по вышеописанному сценарию, получает лишь негативную реакцию от своего собеседника.
У вас бывали подобные случаи, когда Вы только начинаете общение, а клиент уже кладёт трубку телефона?
Не начинайте общение с “холодными клиентами” с предложений о сотрудничестве.
А с чего же тогда, спросите Вы?
Всё достаточно просто…
Начинайте общение с предполагаемой проблемы или потребности клиента!
Вы должны знать какие проблемы решает ваш товар или какие потребности он удовлетворяет. А ещё лучше, если знаете, как ваш товар помог вашим реальным клиентам.
Используйте это для начала установления контакт с вашими “холодными” потенциальными клиентами.
Если вы, например, продаёте товары для офиса, то не начинайте общение со слов:
- Добрый день. Я являюсь представителем компании “Товары для офиса. Я хотел бы предложить вам сотрудничество.
Когда Ваш собеседник слышит подобные речи, то у него сразу пропадает интерес к дальнейшему общению.
Да потому что Вы не единственный продавец, который обращается к нему с подобными предложениями. Причём иногда по нескольку раз на день. Подобное начало общения в большинстве случаев вызывает лишь раздражение у вашего собеседника.
Подобный подход трудно назвать оригинальным.
Очень важный момент, на котором я бы хотел заострить Ваше внимание…
Ваша цель номер один при установлении контакта с “холодным” клиентом должна заключается в том, что бы привлечь его внимание, вызвать интерес к дальнейшему общению.
Вы должны разбудить в человеке любопытство.
А что бы это сделать, необходимо использовать нестандартные техники продаж…не такие, которые использует большинство продавцов.
Давайте рассмотрим ситуацию, когда продавец продаёт, к примеру, ручки.
Допустим, у продавца имеется ручка, которая имеет удобную форму и используя которую, рука человека устаёт меньше.
В данном случае продавец мог бы выстраивать диалог например так:
- Добрый день, меня зовут Николай Перепёлкин. Я представляю фирму «Товары для офиса». Подскажите пожалуйста, есть ли в вашей компании люди, которым приходиться много писать или делать записей по работе?
Работают ли у вас люди, которые бы были заинтересованы в том, что бы их руки не уставали, когда они пользуются ручкой для записей?
Как правило, люди хотят уставать меньше.
Конечно же Ваш собеседник осознаёт, что ему хотят что-то предложить, но до конца ему не ясно, что именно ему хотят предложить. Это порождает любопытство и заинтересованность в дальнейшем общении.
Первоначально это любопытство возникает потому, что в данном случае продавец не использует “заезженные фразы” для установления контакта. В другую очередь, продавец не делает никаких прямых предложений, а это положительно влияет на то, что продавца не «отфильтровывают» и у него появляется возможность углубить контакт.
Вообще, что бы продать ваш товар с большей вероятностью, его нужно предлагать потенциально заинтересованным клиентам.
Для этого вы берёте свойство товара и переводите его в выгоду.
Например, какие ещё бывают ручки?
Если ручка имеет стильный дизайн или красивое оформление, то её можно использовать в качестве подарка или сувенира.
Здесь свойство – красота ручки, выгода – возможность использования её в качестве сувенира.
Соответственно вы должны искать потенциальных клиентов, которые хотят повысить, к примеру, лояльность своих партнёров или постоянных клиентов какими либо бонусами.
В качестве такого бонуса может выступить стильная ручка.
Таким образом, выстраивать общение с подобными клиентами нужно уже немного иным способом:
- Здравствуйте, меня зовут Николай Симченко. Я из компании «Товары для офиса». Подскажите пожалуйста, заинтересованы ли вы в сохранении лояльности ваших партнёров или клиентов? (Редко кто скажет, что их организация не заинтересована в сохранении отношений со своими клиентами. Скорее всего, ответом будет: “Да”)
Как вы могли заметить, задавая подобные вопросы мы не только заинтересовываем клиента, но и в добавок в большинстве случаев сразу получаем положительное согласие или ответ ДА.
А как Вы знаете, продать гораздо проще, если человек с нами соглашается.
Вопросы о возможных потребностях или проблемах клиента позволяют нам проще налаживать общение и увеличивают наши шансы на сбор дополнительной информации о потребностях клиента, необходимой для совершения продажи.
Обратите внимание на наши тренинговые программы:
2014-04-30 14:10 Евгений Неделин
Что такое телемаркетинг ? Телемаркетинг это -…
«Умение общаться с людьми — это товар, который можно купить так же, как мы покупаем чай или кофе, и за этот товар я готов заплатить больше чем за что-либо другое». Дж. Д. Рокфеллер.
Данный лозунг особенно актуален для одной из разновидности продаж — телемаркетинга, когда продажа товара или услуги осуществляется посредством общения с клиентом по телефону.
Сейчас, в век перенасыщения информацией, очень тяжело найти способ привлечь внимание потенциального покупателя. На человека ежедневно обрушивается масса новых предложений — по радио и ТВ идут бесконечные рекламные ролики, СМИ пестрят рекламными модулями, из почтового ящика ворохом выпадают директ-мейловая рассылка.
В чем секрет успеха телемаркетинга как инструмента продаж?
В первую очередь активные продажи по телефону — это прямой контакт с клиентом, и, как следствие — получение обратной связи. Ведь Вы никогда не узнаете, что именно думают о Вашем товаре или услуге те люди, которые так и не стали Вашими клиентами. Телефонные продажи в целом предполагают сбор информации: даже если сделка не состоится, вы будете знать, что конкретно нужно клиенту. На основе этой бесценной информации можно делать любые аналитические изыскания и корректировать Вашу маркетинговую стратегию. Возможно, что Вам достаточно внести минимальные изменения в цену, потребительские свойства, или позиционирование Вашего продукта — и его успешность возрастет на порядок!
Во вторую очередь — это возможность достаточно четкого определения целевой аудитории потенциальных клиентов. В зависимости от специфики Вашего продукта, холодные звонки позволяют подбирать и формировать потенциальные базы клиентов, учитывая множество параметров.
Это может быть географический признак (расположение в определенном городе, или конкретном районе города, например — для предприятий, оказывающих услуги населению), или персональные данные физического лица (возраст, пол), или определенные параметры юридического лица (отрасль деятельности, размер компании) и так далее.
Следующее преимущество телемаркетинга — полная прозрачность хода выполнения проекта, и предоставление детальной статистики по тому, как идут телефонные продажи и по всем состоявшимся контактам. В результате, после завершения проекта, Вы получаете не только готовые продажи, но и базу данных Ваших потенциальных клиентов. В эту базу попадают те клиенты, которых по каким-либо причинам (предложение не актуально по времени, по цене, по специфичным потребительским свойствам) данные холодные звонки не заинтересовали, но они готовы рассматривать Ваши предложения в дальнейшем. Работу с этой базой продолжают Ваши собственные специалисты, профессионально «закрывая» продажи.
Конечно, существуют и мифы о неэффективности телемаркетинга. На наш взгляд, 99% неудачных телемаркетинговых проектов получаются из-за неправильной постановки задачи.Давайте посмотрим на классическую модель продажи:
- «Нахождение потенциального клиента»
- «Установление контакта с лицом, принимающим решение о покупке»
- «Презентация товара или услуги»
- «Работа с возражениями»
- «Закрытие продажи»
В зависимости от конкретных потребительских свойств Вашего продукта, его позиционирования на рынке, Вашей маркетинговой политики и конъюнктуры рынка в целом, активные продажи и их результаты по всем вышеперечисленным этапам могут очень сильно варьироваться.
Обратите внимание на наши тренинговые программы:
Телемаркетинг. Что такое телемаркетинг? Телемаркетинг это – …
2014-04-30 15:26 Евгений Неделин
Работа на телефоне
Наш век – век научно-технического прогресса, что характерными для него стали интенсификация труда, большой объем потоков информации, высокий темп жизни и т.д. Все чаще живые встречи заменяются общением с помощью средств коммуникации. Не будем обсуждать, хорошо это или плохо. Этот курс – для тех, кто считает телефон своим основным орудием труда.
Агент на телефоне, менеджер отдела прямых продаж, специалист по телефонному маркетингу – все это названия одной и той же профессии. Это человек, целыми днями сидящий у телефона и названивающий своим потенциальным клиентам. Уговаривающий, расспрашивающий, разъясняющий, старающийся вызвать доверие, расхваливающий, одним словом гибрид психолога и продавца. Работа это трудная, требующая внимания, терпения, оптимизма, но при этом дающая не только деньги, но и чувство удовлетворения, а порой приносящая много юмора и тепла, ведь это работа с людьми.
Формально работа телефонного агента с клиентом может быть поделена на следующие этапы:
агент должен установить контакт, донести информацию, привести к решению, организовать подписание договора. В жизни все это тесно переплелось и перемешалось, так что давайте сейчас в тепличных условиях вырабатывать необходимые навыки, чтобы затрачивать меньше усилий и получать больше удовольствия.
Итак, этап первый - установление контакта. Цель первого звонка – разведка, сбор информации. Чтобы не тратить драгоценное время на бесперспективных клиентов, выясните для начала, пользуются ли они предлагаемыми вами товарами или услугами, и в каких объемах. Если они вам подходят – вперед, разведка продолжается.
Узнайте, кто принимает решения по этому вопросу. Возможно, не сразу удается выйти на нужного человека, так как это может быть, например, крупный начальник, оберегаемый злобной секретаршей, трудноуловимый и т.п. Постарайтесь найти союзника, посредника, помощника, или хотя бы просто заинтересованное лицо на фирме. Если вы сразу получили жесткий отказ, возможно это случайность, не имеющая к вашим предложениям никакого отношения: просто в этот день у секретарши болит голова, а у бухгалтера сидит налоговая инспекция. Выберите время и попробуйте снова.
Для начала нужно удержать клиента у телефона. Как это сделать? Во-первых, говорите так, чтобы вас было приятно слушать. Есть упражнения для развития голоса, постановки дыхания, готовится компьютерная программа, позволяющая расширять и корректировать вашу “библиотеку интонаций” . Очень важный момент при разговоре – подстройка к собеседнику.
Во-вторых, употребляйте позитивные формулировки. Как вы думаете, что ответит человек, оторванный вашим звонком от дел, если вы спросите: “А НЕ хотите ли Вы узнать о наших предложениях поподробнее? ” Скорее всего: “НЕ хочу!”, или : “НЕ сейчас!”, даже если это на самом деле нужно ему позарез. Таково проявление волшебства человеческой речи.
Упражнение : перевести негативную формулировку в позитивную. На одной половине листа составьте небольшой список часто употребляемых вами фраз, в которых содержатся отрицания, а на другой напишите их утвердительный перевод.
Например: “Я не хочу тратить время впустую” может превратиться в “хочу использовать время продуктивно” или “хочу более тщательно спланировать распорядок дня”.
Есть такой анекдот: студент подошел к столу экзаменатора с листочком, где написано всего несколько фраз. “Что, это все?” – спросил профессор. “Остальное – в голове”, – ответил студент. “Зачем же тогда вы это написали?” – попытался уколоть его профессор. “А это не уместилось! ” – невозмутимо парировал студент. Так вот, помимо стандартных карточек, которые заводятся на каждого клиента, держите под рукой черновик, где вы сможете делать пометки во время разговора. Это тоже поможет вам разгрузить ваше внимание и сообразительность для самого главного: установления контакта.
Для того, чтобы установить приятный контакт с человеком, совсем не обязательно быть с ним хорошо знакомым. Вспомните, наверняка в вашей жизни бывали случаи, когда вы чувствовали вполне дружеское расположение к человеку совсем незнакомому. Как некоторым людям удается почти мгновенно завоевывать наше доверие? Может, у всех у них есть что-то общее? Можно назвать это, например, обаянием, привлекательностью, коммуникабельностью, да как угодно еще… Так что же общее? Трудно четко выделить? И не трудитесь. Дело не в их сходстве между собой. Это сходство – с вами! Чем больше общего между друзьями: взгляды, привычки, образ жизни, – тем легче им общаться друг с другом.
Поскольку общаемся мы, не видя собеседника, все, что нам доступно – это речь. Выделим в ней две составляющие: словесную и бессловесную. (Т.е. вербальную и невербальную). Хочу сразу отметить, что зачастую слова – не главное в речи, более того, интонация голоса имеет существенно большее значение. Иной раз коротенькие междометия могут выражать так много, что для передачи смысла понадобилось бы несколько фраз, а интонация придает одним и тем же словам принципиально разный оттенок.
Обратите внимание на наши тренинговые программы:
Деловая переписка - ключ к сердцу вашего контрагента
Переписка - это основа конструктивного общения. Правильное ведение деловой корреспонденции способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки самые, казалось бы, неразрешимые проблемы и вопросы. Неправильно составленное деловое письмо, напротив, вызывает у адресата раздражение, которое выливается и на автора послания. Поэтому к составлению такого документа необходимо подходить чрезвычайно аккуратно.
Необходимо помнить, что деловая переписка, как и любая другая форма взаимодействия людей, основана на своде этических правил и норм, главное из которых - корректность и уважение к партнеру.
Так же при составлении деловых писем не рекомендуется:
- начинать послание с констатации отказа. В первую очередь следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться;
- навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно»;
- побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «срочно», «незамедлительно». Лучше воспользуйтесь этикетными формулами «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;
- намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа «Предлагаю внимательно изучить».
Кроме того, следует обратить внимание на то, что любое деловое письмо должно быть четко структурировано, так как это дает большие преимущества как Вам, так и Вашему контрагенту - это экономия времени, гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути.
Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения. Рассмотрим каждый из этих элементов подробнее.
Обращение - находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому.
Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой - просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете - «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать «Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».
А вот обращение «Дамы и господа» является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды.
Далее следует преамбула. Она составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.
Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.
Затем размещается основной текст письма - в 2х - 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.
Заключение необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.
Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.
Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.
При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора подписывается своим именем рядом с фамилией директора недопустима.
Постскриптум (P.S.) - приписка в конце письма после подписи - довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
Приложения же являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах - каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.
Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: название организации; физический адрес организации; телефон и факс; web-сайт и e-mail. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.
Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева - около трёх сантиметров, справа - около полутора. Они необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
Не следует забывать и о шрифте. Он принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.
Кроме того, для Вашего же удобства необходим регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма.
Следование перечисленным выше нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным. Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников.
Прокачиваем навык написания деловых писем. Законы, хитрости, инструменты
Как превратить письмо в действенный инструмент убеждения? Как выстроить структуру письма? Какие существуют приёмы для влияния на адресата?
Ответы на эти вопросы можно найти в книге бизнес-тренера по деловым коммуникациям Саши Карепиной.
Приблизительный размер статьи? 6 страниц.
О письменном общении и о книге
«Я трачу много времени на каждое предложение: беру его и переделываю, пока оно не станет идеальным. Обожаю сам процесс редактирования.» И я люблю электронную почту по тем же причинам, по которым ее любит Дэвид Карп:
"… за то, что она никого не отвлекает от работы. Чем меньше отвлекающих факторов, тем лучше."
Несмотря на все это, я никогда не учился ремеслу делового письма.
Во-первых, казалось, что неплохо получается и само по себе, по наитию.
Во-вторых, не знал, что такое ремесло и обучение ему cуществуют в принципе.
Но недавно я наткнулся на книгу Саши Карепиной "Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты". Немного погуглив отзывы, я сразу понял, что это как раз та книга, которая позволит мне серьезно прокачать этот важнейший навык.
По ходу книги Саша берет обычные письма и переделывает их в соответствии с принципами, которым обучает. Добавляет свои хитрые приёмчики и письма преображаются. У меня каждое такое преображение вызывало просто щенячий восторг.
Конспект книги «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты»
Реакция адресата на наше письмо зависит от того, как мы изложили факты письма, в каком образе предстали в его глазах и насколько грамотно оформили свой текст. Книга разделена на три части именно по этому принципу.
Этому посвящена первая глава книги, которая кстати доступна для бесплатного просмотра на сайте Боффо.
Если нет, то стоит идти от общего к частному — сначала понять, что является самым главным, и от этого переходить к деталям.
Если же факты уже систематизированы, то наоборот — от частного к общему. Берем первый факт из набора и задаем себе вопрос: «О чем говорит этот факт? Есть ли в списке еще факты, говорящие о том же? Как все их можно обобщить?»
Конечно, если у адресата будут веские основания нам отказать, он все равно откажет, но при прочих равных ему будет комфортнее согласиться.
- влиятельные люди,
- близкие и знакомые,
- те, кто нам нравится,
- те, кто без нас пропадет и
- те, кто нас заинтриговал.
Прежде чем перейти к разговору о том, что вам не удалось, нужно обязательно рассказать о своих текущих достижениях.
Если проблема, в которой вы признаетесь, незначительна, то нужно превратить все ваше сообщение в отчет об общем положении дел.
Если же вы прокололись серьезно, то рассказывать адресату о своих достижениях стоит уже после сообщения о возникших трудностях.
Мы можем предложить свою помощь в расхлебывании сложившейся ситуации и показать, что стали на путь исправления (приняли конкретные меры для того, чтобы в будущем такое не повторилось).
Наиболее грамотной стратегией будет показать, что мы не оспариваем право адресата на негодование и плавно перейти к рассказу о том, какие мы на самом деле хорошие.
Далее, ни в коем случае не преуменьшая масштабов проблемы, переходим к доказательству нашей правоты с помощью фактов. Это значит показываем, что мы изо всех сил стараемся решить проблему и уже приняли меры, чтобы она впредь не повторилась.
Для повышения яркости заключения Саша рекомендует три основных приема: использование метафор: «наше предложение сокращает сроки проекта» vs. «наше предложение позволяет «выиграть время»» использование эмоциональных слов: победа, поражение, поддержка, борьба, беда, обман… и переосмысление клише: «Если предприятие будет протягивать руку помощи всем нуждающимся, оно само вскоре пойдет по миру с протянутой рукой.»
Шрифт с засечками говорит о респектабельности, консерватизме и лучшее воспринимается на бумаге.
Правила и рекомендации по составлению деловых писем
Краткое содержание статьи:
Все компании и предприятия, независимо от рода деятельности, рано или поздно сталкиваются с необходимостью ведения деловой переписки с клиентами, поставщиками или даже конкурентами. В силу своей специфики такая переписка должна быть грамотной, корректной и содержать все необходимые элементы. Деловое письмо обязательно должно быть составлено с соблюдением всех правил и рекомендаций, поскольку даже малейшая оплошность в этом деле может отрицательно отразиться на партнерских отношениях или даже навредить бизнесу в целом.
Деловые письма: классификация и особенности
Деловое письмо является наиболее востребованным способом переписки между деловыми партнерами. Существуют определенные параметры, определяющие разновидность такого документа и его функции. Перед тем, как писать письмо, нужно выяснить, какого вида требуется документ. В зависимости от выполнения тех или иных заданий деловые письма делятся на несколько видов:
— напоминание и другие.
Эти основные виды писем составляются по-разному. Если письмо относится к ответной корреспонденции, то в смысл его необходимо вложить максимум информации. Получив такое письмо, человек должен вместе с ним получить и ответы на все интересующие его вопросы, иначе он может просто разочароваться в компании, в которую обратился. Писать отписки обобщенного характера и не несущие смысловой нагрузки не имеет смысла. Такие письма только займут лишнее время и у самой фирмы, и у того, кто обращался. Не рекомендуется в таком случае использовать отсылки к другим источникам информации, если только это компания действительно не располагает запрашиваемой информацией.
Если задача – сделать запрос на какую-либо информацию путем написания делового письма, то написать письмо нужно максимально точно.
В деловых письмах, играющих роль приглашений и напоминаний, важна ненавязчивость и легкость стиля. Вместе с тем нужно уметь не перевести общение в формальное. Если целью является приглашение партнеров на какое-либо мероприятие, нужно знать, чем их можно заинтересовать, обязательно упомянуть это в переписке. Рекомендуется выражать уважение и добавить, что их рады видеть. Партнерам должно быть приятно получать приглашения, эти письма не должны быть выполнены в грубой и требовательной форме.
Если речь идет о деловых письмах, которые должны стать извещениями или предъявлениями какого-либо недочета в работе компании, нарушении договоренностей, то лучше предварительно изучить законодательство касаемо этого вопроса. Обычно при требовании что-то возместить, нужно указывать все реквизиты обоих участников сделки, добавлять нужные доказательства правоты. Пользуясь законодательной базой, можно найти образец письма, составленного для вынесения претензий. Лучше писать подобный документ по образцу, используя установленные речевые обороты и стандартные общепринятые термины. В противном случае можно оказаться непонятым и обвиненным в клевете.
На предприятии, где часто используются деловые письма различного рода для общения с компаньонами или клиентами, желательно иметь образец письма, адаптированный под особенности фирмы и бизнеса. Это позволит сотрудникам легче ориентироваться не только в реквизитах документа, но и в порядке его написания.
Правила составления делового письма и структура написания
Любой документ, тем более, если он деловой, и на него возложены определенные задания, должен начинаться с обращения к адресату. В случае с деловой перепиской обращение имеет большую смысловую нагрузку, играя роль приветствия и формируя общее первое впечатление. Располагается обращение посередине строки, оно должно содержать имя адресата. Для того чтобы показать уважение к человеку, используется прилагательное «Уважаемый», окончание меняется в зависимости от пола того, кому адресовано послание. Важно использовать ту речевую форму, которая принята в стране, где живет человек. Например, в России принято обращаться по имени и отечеству, а для европейских стран достаточно просто имени.
В основной части делового письма должна быть информация, структурированная на абзацы для удобного восприятия. Можно использовать списки и схемы, если есть потребность донести информацию относительно большого ассортимента товаров или услуг. Например, цены оптимально представлять в таблице, а основные принципы логистики схематически. Важной деталью является правильное употребление глаголов в предложениях: можно писать «предлагаем» или «компания предлагает», но не переходить на личности. Кроме того, нельзя нарушать выстроенную структуру общения, то есть письмо должно быть написано в одном ключе.
В заключении делового письма нужно дать оценку написанному и выразить надежу на сотрудничество.
Подпись в письме должна принадлежать человеку, компетентному в поднятых в документе вопросах, поскольку при ответе будут обращаться к нему. Подпись должна обязательно расшифровываться, то есть говорить о фамилии, имени человека и его должности. Все приложения к деловому письму должны быть оформлены отдельно и в едином стиле. Письмо должно быть написано на специальном бланке компании, это способствует повышению имиджа предприятия и позволяет узнать больше информации о ней.
Как написать сопроводительное письмо?
Сопроводительное письмо имеет один лишь смысл – донести до адресата, что именно ему было отправлено. Скорее всего, это дань уважения и необходимая бюрократическая формальность. Частой ошибкой является отправление в сопроводительном письме краткого пересказа содержания основного документа. Этого делать не нужно, такое письмо может вызвать только раздражение. Написать письмо можно по поводу уточнений. Если и так все ясно, то лучше просто обратится к адресату и сообщить ему о документе.
В целом сопроводительное письмо должно содержать приветствие, играющее роль обращения, как и в стандартном деловом письме. Если документ, который отправляется, запрашивался адресатом ранее, то нужно сослаться на это, напомнив человеку о том, что его просьба выполнена. Сопроводительный документ не подразумевает длинное содержание, поэтому кроме краткого упоминания названия и реквизитов отправляемой бумаги, ничего, по сути, и не требуется. Стоит не забыть о подписи и ее расшифровке, чтобы было понятно, к кому обращаться в случае несоответствия какого-то содержания или уточнения данных.
Правильное составление электронного письма
Электронное письмо является не менее важным документом, чем выполненным на бумаге. Перед тем, как писать письмо в интернете, нужно сформулировать все мысли очень лаконично. Это потребуется для того, чтобы адресат дочитал письмо до конца, поскольку переписка по электронной почте к этому зачастую не располагает. Кроме того, нужно помнить, что, несмотря на то, что переписка ведется в интернете, она все же деловая, если осуществляется с рабочего электронного адреса.
При написании деловых писем в любом виде важно соблюдение максимальной конкретики, уважения к собеседнику и основных правил оформления корреспонденции. Эти факторы дают уверенность в том, что письмо будет прочитано и обработано должным образом, а ответ не заставит себя ждать.
Источники:
onlyes.ru , subscribe.ru , www.bigness.ru , betteri.ru , mansbest.ru ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
