Как правильно написать заявление к месту отдыха и обратно
Компенсация расходов на оплату проезда в отпуск (Гусев А.)
Дата размещения статьи: 22.06.2015
Работники бюджетных учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на определенные гарантии и компенсации, установленные Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ. В частности, одной из таких компенсаций является оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно. Указанная выплата вызывает много вопросов как у бухгалтеров, так и у руководителей бюджетных организаций. В статье мы дадим ответы на некоторые из них.
Кто имеет право на компенсацию?
Перечень районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, утвержден Постановлением Совета Министров СССР от 03.01.1983 N 12.
На практике может возникнуть вопрос о праве на получение компенсации проезда к месту отпуска лиц, работающих в учреждениях и проживающих в районах Севера, в которых начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, но которые не отнесены к районам Крайнего Севера и приравненным к ним местностям.
По данному вопросу Верховный Суд РФ (Определение от 25.10.2013 N 55-КГ13-6) отметил, что установление районного коэффициента к заработной плате не свидетельствует об отнесении данной местности к районам Крайнего Севера или приравненным к ним местностям, а также районам Севера. Следовательно, на работников, проживающих и работающих на территориях, не указанных в Постановлении Совета Министров СССР от 03.01.1983 N 12, не распространяются положения правовых норм в части предоставления права на получение компенсации стоимости проезда к месту проведения отпуска и обратно по территории РФ один раз в два года.
Каков порядок компенсации?
В соответствии со ст. 325 ТК РФ федеральные государственные учреждения оплачивают работнику стоимость проезда в пределах территории РФ к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, стоимость провоза багажа весом до 30 кг, а также стоимость проезда и провоза багажа к месту использования отпуска работника и обратно неработающим членам его семьи (мужу, жене, несовершеннолетним детям, фактически проживающим с работником) независимо от времени использования отпуска.
Необходимо отметить, что к членам семьи работника учреждения, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.
Обратите внимание! Обязанность работодателя оплатить неработающим членам семьи работника проезд к месту использования отпуска и обратно обусловлена выездом самого работника к месту отдыха независимо от того, одновременно или в разное время используют отпуск работник и неработающие члены его семьи. Если работник не выезжает в отпуск из местности, приравненной к районам Крайнего Севера, то он лишен возможности получить компенсацию расходов на оплату стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно на члена семьи, так как право члена семьи работника производно от права самого работника (п. 6 Обзора ВС РФ N 6).
Оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника учреждения производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него). Оплата стоимости проезда работника и членов его семьи личным транспортом к месту использования отпуска и обратно производится по наименьшей стоимости проезда кратчайшим путем.
Оплата стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно производится по заявлению работника не позднее чем за три рабочих дня до отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Окончательный расчет производится по возвращении из отпуска на основании представленных билетов или других документов.
Порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных государственных учреждениях, и членов их семей установлен Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 "О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей" (далее - Правила компенсации расходов).
Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в государственных учреждениях субъектов РФ, устанавливаются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, в муниципальных учреждениях - нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Для справки. В случае отсутствия нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, определяющих размеры, условия и порядок выплаты компенсации стоимости проезда к месту отдыха для лиц, работающих в организациях, финансируемых не из федерального бюджета, необходимо руководствоваться положениями федерального законодательства, регулирующими сходные отношения, то есть положениями ст. 325 ТК РФ и Правилами компенсации расходов (п. 6 Обзора ВС РФ N 6).
Выплаты, предусмотренные ст. 325 ТК РФ, являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.
Гарантии и компенсации предоставляются работнику федерального государственного учреждения и членам его семьи только по основному месту работы.
Какие расходы компенсируются?
Как мы уже отметили, компенсации подлежат:
- проезд к месту проведения отпуска и обратно;
В соответствии с п. 5 Правил компенсации расходов расходы, подлежащие компенсации, включают в себя:
1) оплату стоимости проезда к месту использования отпуска работника учреждения и обратно к месту постоянного жительства - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:
- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом - в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии - в автобусах с мягкими откидными сиденьями;
2) оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы;
3) оплату стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.
В случае если представленные работником учреждения документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено п. 5 Правил компенсации расходов, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику (членам его семьи) соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом, на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат.
При отсутствии проездных документов компенсация расходов производится на основании справки транспортной организации о стоимости проезда по кратчайшему маршруту следования к месту использования отпуска и обратно в размере минимальной стоимости проезда (п. 7 Правил компенсации расходов):
- при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
- при наличии только воздушного сообщения - по тарифу салона экономического класса;
- при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
- при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа.
В соответствии с п. 8 Правил компенсации расходов если для поездки работник учреждения использовал личный транспорт, то компенсация расходов также производится при документальном подтверждении пребывания работника и членов его семьи в месте использования отпуска. Данная компенсация осуществляется в размере фактически произведенных расходов на оплату израсходованного топлива, подтвержденных чеками автозаправочных станций. Однако компенсация не должна превышать стоимости ГСМ, рассчитанной на основе норм расхода топлива, которые установлены для соответствующего транспортного средства исходя из кратчайшего маршрута следования.
В качестве доказательств произведенных расходов необходимо принимать документы:
- подтверждающие фактически понесенные расходы на оплату топлива (квитанции (чеки), товарные чеки автозаправочных станций о покупке топлива);
- справки автотранспортных предприятий, осуществляющих междугородные перевозки, о расстоянии кратчайшего пути следования автомобильным транспортом к месту проведения отпуска и обратно;
- справки автотранспортных предприятий о нормативном расходе топлива для транспортных средств, на которых осуществлялся выезд в отпуск;
- документы, подтверждающие факт проведения отпуска в избранном работником месте (справки, выдаваемые администрацией сельского совета, районной администрации, квитанции гостиниц о регистрации при временном проживании и т.п.).
Для проверки правильности расчета стоимости проезда личным транспортом можно применять Методические рекомендации норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, исходя из которых определяется нормативный расход топлива.
В соответствии с п. 10 Правил компенсации расходов в случае использования работником учреждения отпуска за пределами РФ, в том числе по туристической путевке, производится компенсация расходов на проезд железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции.
В случае поездки за пределы Российской Федерации воздушным транспортом без посадки в ближайшем к месту пересечения Государственной границы РФ аэропорту работником учреждения представляется справка о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданная транспортной организацией.
Исходя из данных нормативных предписаний в качестве доказательств понесенных работниками расходов могут приниматься перевозочные документы (билеты), маршрутные квитанции, посадочные талоны, справки о стоимости перевозки по территории РФ, справки о стоимости перевозки, включенной в стоимость перевозочного документа (билета), выданные транспортной организацией, агентом транспортной организации.
Какие документы необходимы для получения компенсации?
Для получения компенсации расходов на оплату проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно работник должен не позднее чем за две недели до начала отпуска подать письменное заявление (п. 11 Правил компенсации расходов). В заявлении указываются:
- фамилии, имена, отчества членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов. К заявлению прикладываются копии документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, рождении, об усыновлении (удочерении), установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копия трудовой книжки неработающего члена семьи;
- даты рождения несовершеннолетних детей работника;
- место использования отпуска работника и членов его семьи;
- виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
- примерная стоимость проезда.
Компенсация расходов производится организацией исходя из примерной стоимости проезда на основании представленного заявления не позднее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск (п. 12 Правил компенсации расходов).
Для окончательного расчета работник учреждения обязан в течение трех рабочих дней с момента выхода на работу представить отчет о произведенных расходах с приложением подлинников проездных и перевозочных документов (билетов, багажных квитанций, других транспортных документов), подтверждающих его расходы и расходы членов его семьи. В случаях, предусмотренных Правилами компенсации расходов, работник представляет справку о стоимости проезда, выданную транспортной организацией.
Поэтому если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети.
Пунктом 2 Приказа Минтранса N 322 установлено, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Документом, подтверждающим расходы на приобретение электронного железнодорожного билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета). В свою очередь, документами, подтверждающими факт оплаты приобретения сотрудником авиабилета, оформленного в бездокументарной форме (электронного авиабилета), являются:
- чек контрольно-кассовой техники;
- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
- подтверждение кредитного учреждения, в котором работнику открыт банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного авиабилета;
- другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, расходы бюджетного учреждения, расположенного в районе Крайнего Севера, на выплату работникам компенсации стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно относятся на подстатью 212 "Прочие выплаты" КОСГУ.
Согласно п. 105 Инструкции N 174н <1> получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного отчета по ранее выданному авансу согласно его заявлению отражается записью:
Дебет счета 0 208 12 560 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам"
Кредит счета 0 201 11 610 "Выбытия средств из кассы учреждения с лицевых счетов в органе казначейства".
<1> Инструкция по применению плана счетов бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.
Позиция Минфина России по вопросу отражения в бухгалтерском учете расходов, в том числе произведенных работником расходов на проезд к месту проведения основного отпуска по территории РФ, представлена в Письме от 22.05.2014 N 02-06-10/24539.
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на компенсацию стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно можно отразить следующим образом:
Северный отпуск: правила оплаты проезда
"Новая бухгалтерия", 2008, N 8
Северный отпуск: правила оплаты проезда
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера, должны оплачивать работнику проезд к месту отпуска и обратно. Статья 255 НК РФ разрешает включать эти затраты в состав расходов на оплату труда, но при условии, если данные затраты осуществлены в соответствии с положениями трудового законодательства.
Лица, работающие в организациях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на целый ряд льгот, гарантий и компенсаций. В том числе они имеют право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.
Фактически порядок оплаты расходов зависит от того, занят работник в бюджетном учреждении или в организации, не относящейся к бюджетной сфере.
В частности, в федеральных бюджетных учреждениях данная компенсация выплачивается в порядке, установленном ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях".
Более конкретный порядок выплаты компенсации в учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, определен Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (далее - Правила).
Для региональных и местных бюджетных организаций размер, условия и порядок компенсации таких расходов определяют соответственно органы государственной власти и органы местного самоуправления. Коммерческие организации правила выплаты компенсации предусматривают в коллективных и (или) трудовых договорах.
По мнению автора, размеры, условия и порядок выплаты данной компенсации, установленные трудовым законодательством для федеральных бюджетных организаций, должны рассматриваться всеми без исключения работодателями как минимально гарантированные.
То есть фактически органы государственной власти субъектов РФ, органы местной власти, а также соответствующие работодатели могут закрепить такие же правила, что приняты на федеральном уровне, или же предусмотреть более льготный порядок осуществления компенсации. В противном случае работники вправе обжаловать принятые правила оплаты расходов в судебных органах.
Таким образом, положения Правил должны рассматриваться всеми без исключения работодателями в качестве основы для исчисления и выплаты компенсации.
Право на оплату расходов имеет не только сам работник
Право на компенсацию из средств работодателя расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно имеют лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 325 ТК РФ). При этом не имеет значения, работает сотрудник в бюджетном учреждении, коммерческой или некоммерческой организации. Компенсацию должны выплачивать все без исключения работодатели.
Право на компенсацию расходов имеют те лица, которые заключили трудовые договоры. Ведь гражданско-правовой договор не предполагает предоставления работнику оплачиваемого отпуска. Значит, и о компенсации на проезд к месту его проведения говорить не приходится.
В федеральных бюджетных учреждениях расходы на проезд возмещаются исключительно по основному месту работы (ст. 325 ТК РФ). Внешним совместителям компенсация таких затрат не производится. Внутренние совместители могут воспользоваться правом на компенсацию тоже только по основному месту работы. В других организациях на сей счет необходимо учитывать положения соответствующих нормативных правовых актов, коллективных договоров, локальных нормативных актов.
К сведению. Компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа должны выплачивать не только организации, расположенные в районах Крайнего Севера и (или) приравненных к ним местностях. Данную компенсацию обязаны платить и предприятия, находящиеся в местностях, в которых установлена выплата районного коэффициента к заработной плате сотрудников, а также процентной надбавки к заработной плате. Это следует из п. 3 Постановления Верховного Совета РФ от 19.02.1993 N 4521-1 "О порядке введения в действие Закона Российской Федерации "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях"".
Работодатель оплачивает провоз багажа и проезд в отпуск и обратно не только самого работника, но и членов его семьи. При этом к членам семьи работника, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), а также несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.
Соответствующее родство и совместное проживание работник должен подтвердить документально. В частности, должны быть подтверждены следующие данные:
- факт, что другой супруг не работает. В качестве подтверждающих документов можно использовать копию трудовой книжки, справку с места жительства;
- возраст детей. Его удостоверит свидетельство о рождении. В соответствующих случаях потребуются документы, свидетельствующие об усыновлении;
- фактическое проживание другого супруга и детей с работником. Это подтвердит справка с места жительства.
Если другой супруг работает, он пользуется правом на оплату проезда по своему месту работы. В данном случае каждый из работодателей должен удостовериться, что члены семьи пользуются правом на оплату проезда только по одному из мест работы родителей. Для этого необходимо истребовать справку с места работы другого супруга о том, что проезд членов семьи в отпуск не был оплачен и (или) не будет оплачен соответствующим работодателем в течение определенного периода времени.
Нужно отметить, что работодатель должен оплачивать дорогу в отпуск неработающим членам семьи сотрудника только при выполнении определенных условий. С 1 января 2005 г. компенсация расходов членов семьи производилась при условии, что они следуют в отпуск вместе с работником или же направляются в отпуск в тот же населенный пункт и тогда, когда сам работник в нем уже находится.
Соответствующие разъяснения были даны в Письме Минздравсоцразвития России от 24.08.2006 N 1010-13. В частности, в этом Письме говорится, что работодатель должен оплатить расходы неработающих членов семьи работника при условии:
- разного времени прибытия к месту проведения отпуска или разного времени отъезда в обратном направлении;
- что отдых осуществляется в различных санаторно-курортных учреждениях, которые тем не менее расположены в одном административно-территориальном образовании.
Не производится оплата расходов, если:
- поездка осуществляется без участия работника (например, при направлении на отдых детей в детский оздоровительный лагерь, расположенный за пределами места нахождения бюджетного учреждения);
- члены семьи едут отдыхать в место, не совпадающее территориально с местом отдыха работника, и время пребывания в отпуске не совпадает.
Теперь этот порядок уточнен. В утвержденных в 2008 г. Правилах определено: оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).
Работодатель оплачивает дорогу один раз в два года
Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, предусмотренная ст. 325 ТК РФ, является целевой выплатой. Это значит, что нельзя суммировать и (или) переносить право на использование отпуска на другой период, если в установленный срок работник и (или) члены его семьи своим правом на компенсацию стоимости проезда не воспользовались.
В федеральных бюджетных учреждениях компенсация расходов осуществляется один раз в два года. Предположим, человек устроился на работу. Через шесть месяцев он имеет право уйти в оплачиваемый отпуск.
Следовательно, в дальнейшем право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации возникает начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы - начиная с пятого года работы и т.д. (п. 4 Правил).
Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа в отношении членов семьи возникает одновременно с возникновением права на оплату соответствующих расходов у работника организации. Однако и в данном случае выплаты являются целевыми, а потому не суммируются, если работник и члены его семьи своевременно не воспользуются предоставленным им правом.
Состав возмещаемых расходов
Работодатель в рамках рассматриваемой компенсации должен оплатить проезд работника и членов его семьи в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также оплате подлежит стоимость провоза багажа весом до 30 кг.
Для федеральных бюджетных учреждений состав возмещаемых расходов конкретизирован в п. 5 Правил. В частности, компенсации подлежат следующие расходы.
Во-первых, это оплата стоимости проезда к месту использования отпуска работником организации и обратно к месту постоянного жительства. Эти затраты возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:
- железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
- водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
- воздушным транспортом - в салоне экономического класса;
- автомобильным транспортом - в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии - в автобусах с мягкими откидными сиденьями.
Обратите внимание! Если представленные работником документы подтверждают расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем это предусмотрено установленными нормами, соответствующие расходы могут быть компенсированы ему только в соответствии с установленной категорией проезда (п. 6 Правил).
То есть если работник федерального бюджетного учреждения оплатит свой проезд и проезд членов семьи в спальном вагоне железнодорожного поезда, компенсация ему выплачивается в размере фактически произведенных расходов, но не выше стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда.
При этом фактические расходы определяются согласно представленным проездным документам, а нормативная стоимость оплаты проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда - на основании справки транспортной организации или ее уполномоченного агентства. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны маршрут следования, категория проезда и дата, на которую определена стоимость проезда. Расходы на получение указанной справки работодателем не возмещаются.
Во-вторых, организация оплачивает работнику стоимость проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.
В-третьих, компенсируется оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи, независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следуют работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.
Во всех случаях оплате подлежит проезд до места использования отпуска и обратно кратчайшим путем.
Если потеряны документы
Если проездные документы утрачены и (или) не могут быть представлены по иным причинам, за работником федерального бюджетного учреждения сохранено право на получение компенсации, но при условии документального подтверждения пребывания его и (или) членов семьи в месте использования отпуска (п. 7 Правил). В качестве подтверждающих документов могут рассматриваться:
- любые документы, подтверждающие пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе и (или) в ином другом подобном учреждении;
- документы, удостоверяющие регистрацию по месту пребывания.
При этом расходы на проезд могут оплачиваться только в размере минимальной стоимости, определяемой исходя из следующих категорий проездных документов:
а) при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
б) при наличии только воздушного сообщения - по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;
в) при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;
г) при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа.
При этом в расчет принимается проезд до места использования отпуска и обратно только кратчайшим путем.
Стоимость проезда в рассматриваемых случаях должна быть подтверждена справкой транспортной организации или ее уполномоченного агента. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны:
- дата, на которую представлены сведения о стоимости проезда; категория проезда, в соответствии с которой определена стоимость проезда;
- маршрут следования, который оценен в стоимостном выражении.
Расходы на получение справки работодателем не возмещаются.
Проезд на личном транспорте
Если работник отправился в отпуск на личном автомобиле, размер компенсации определяется исходя из фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и кратчайшего маршрута следования к месту использования отпуска и обратно.
Сумма компенсации расходов на бензин определяется на основании представленных работником чеков автозаправочных станций, которые по дате выдачи должны соответствовать датам следования работника и (или) членов его семьи в отпуск или обратно (п. 8 Правил).
Нормы расхода ГСМ должны определяться в соответствии с Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
Расстояние, которое учитывается при расчете нормы расхода топлива, определяется по существующим маршрутам автомобильного движения. При этом в расчет принимается исключительно кратчайший маршрут следования.
Стоимость топлива при определении нормативной величины рекомендуется исчислять исходя из среднего арифметического значения стоимости 1 л бензина, определенного на основании представленных работником чеков АЗС.
Пример. Работник со своей семьей следовал к месту использования отпуска и обратно на личном автомобильном транспорте от города А до города Б, расстояние между которыми согласно существующему автомобильному движению составляет 1470 км. При этом маршрут следования работника пролегал через город В, находящийся вне маршрута следования от города А до города Б.
Всего работником по прибытии из отпуска представлены чеки АЗС количеством 290 л на сумму 7492 руб., в том числе 170 л по 26 руб. и 120 л по 25,6 руб. Норма расхода топлива для автомобиля работника составляет 8,6 л на 100 км пробега.
Определим нормативный расход топлива. Он составит 252,84 л ((1470 км x 2) : 100 л x 8,6 л).
Рассчитаем среднюю стоимость 1 л топлива согласно представленным работником чекам АЗС. Она составит 25,83 руб. ((170 л x 26 руб. + 120 л x 25,60 руб.) : 290 л).
Определим нормативную стоимость топлива. Она составит 6530,86 руб. (252,84 л x 25,83 руб.).
Сумма компенсации должна быть определена в размере фактически произведенных расходов на оплату ГСМ (7492 руб.), но не более нормативного значения (6530,86 руб.), определенного исходя из установленных норм расхода топлива. Следовательно, сумма компенсации составит 6530,86 руб.
Действующим законодательством не установлена необходимость осуществления расчетов исходя только лишь из определенной марки топлива. В связи с этим необходимо исходить из фактических расходов, произведенных работником.
В отпуск за границу
Свой отпуск работник может проводить и за границей. В данном случае размер выплачиваемой компенсации определяется исходя из проезда железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции (п. 10 Правил).
Размер компенсации следует определять на основании данных из справки транспортной организации и (или) ее уполномоченного агента. Однако вместе с такой справкой работником должна быть представлена копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ.
Соответствующих отметок в паспорте нет, если работник следовал в страны СНГ, с которыми при пересечении границы (в частности, с Белоруссией) их проставление не предусмотрено. В данном случае компенсация должна выплачиваться без представления заграничного паспорта.
Если в отпуск за границу работник и (или) члены его семьи следовали на самолете, стоимость перевозки по территории РФ также подтверждается справкой соответствующей транспортной организации.
В полной мере приведенные Правила касаются и случаев, когда семья следует в отпуск за границу по туристической путевке.
Обратите внимание! Если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест по выбору работника. Следовательно, и стоимость обратного проезда будет оплачена от выбранного места к месту постоянного жительства (п. 9 Правил).
Компенсацию платят авансом
Исходя из положений ст. 325 ТК РФ, для федеральных бюджетных учреждений установлена обязательная выдача работникам аванса для оплаты предстоящих расходов по проезду к месту проведения отпуска и обратно, а также по провозу багажа.
Аванс выдается на основании письменного заявления работника, которое он должен представить не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем согласно п. 11 Правил указываются:
- фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;
- даты рождения несовершеннолетних детей работника;
- место использования отпуска работника и членов его семьи;
- виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;
- примерная стоимость проезда.
Сумма аванса определяется исходя из примерной стоимости проезда, указанной в заявлении работника. Работодатель должен выдать аванс не позднее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск (п. 12 Правил).
По прибытии из отпуска работник обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются подлинники проездных и перевозочных документов (билеты, багажные квитанции, другие транспортные документы), соответствующие справки транспортных организаций, чеки автозаправочных станций и иные документы, подтверждающие произведенные расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа (п. 12 Правил).
Если работник в установленный срок авансовый отчет не представит, работодатель вправе в течение месячного срока издать приказ (распоряжение) об удержании невозвращенных сумм из его заработной платы. Однако если работник не согласится с основанием и (или) размером удержания, работодателю придется обращаться в суд за принудительным взысканием задолженности.
Можно полагать, что необходимость именно авансовой схемы расчетов по выплате компенсации должна использоваться не только федеральными бюджетными учреждениями, но и другими организациями. По мнению автора, именно такой порядок расчетов должны использовать и коммерческие, и иные организации.
Налогообложение: расходы признаются с учетом Правил
Бюджетные учреждения расходы на оплату проезда работников и (или) членов его семьи из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей к месту отпуска и обратно, а также провоза багажа осуществляют за счет бюджетных ассигнований.
Иные организации при определении источника оплаты расходов должны учитывать положения п. 7 ст. 255 НК РФ. Согласно данной норме в составе расходов на оплату труда можно учесть также расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно, включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
При этом соответствующие расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии осуществления их в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.
Как указано в Письме Минфина России от 07.02.2006 N 03-03-04/1/95, иждивенцами согласно ст. 179 ТК РФ следует считать нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию. Расходы же по оплате проезда в отпуск неработающим членам семьи, не отвечающим признакам, предусмотренным для иждивенцев, не принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.
При оплате стоимости проезда в отпуск за границу в целях налогообложения могут быть приняты только расходы по проезду к месту использования отпуска в той их части, которая приходится на территорию России. При вылете самолетом в составе расходов на оплату труда могут быть приняты документально подтвержденные проездными документами расходы по проезду до аэропорта, в котором осуществляется вылет к месту отдыха, расположенному за пределами РФ (Письмо Минфина России от 19.08.2005 N 03-05-02-04/159).
Обратите внимание! Для того чтобы соответствующие компенсации уменьшали налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы размер, условия и порядок выплаты компенсации были предусмотрены коллективным договором, локальными нормативными актами и (или) непосредственно трудовыми договорами с работниками. Если соответствующие положения не определяются трудовыми договорами, в них в любом случае должны быть ссылки на положения коллективного договора и (или) локальных нормативных актов, регулирующих порядок выплаты компенсации.
Выплачиваемые в установленном порядке суммы компенсации не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), а также единым социальным налогом (пп. 9 п. 1 ст. 238 НК РФ).
Следовательно, суммы компенсации не включаются и в расчетную базу по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.
Как пенсионерам северянам получить деньги за проезд к места отдыха, если вы ездили отдыхать за границу
У нас на северах проезд месту отдыха оплачивается – один раз в два года. Даже пенсионерам. Если бы я жила по месту прописки и поехала отдыхать в Сочи или на Байкал, в общем, не имеет разницы, главное, чтобы не выезжала за пределы России, то мне было бы достаточно обратиться в пенсионный фонд или в многофункциональный центр.
Написать заявление, сдать билеты и ждать, когда на мою карточку перечислят деньги. Только вот, какой-то я неправильный человек: отдыхать еду за границу, живу не по месту прописки. Эти два обстоятельства немного затруднили получение льготы.
Как получить пенсионеру, отдыхающему за границей, компенсацию за проезд к месту отдыха
Многие мои знакомые утверждали, что документы нужно лично сдавать в пенсионный фонд по месту прописки. Но я знаю, что сейчас появилась такая «палочка-выручалочка» «Многофункциональные центры». Я очень довольна, что кто-то в наших верхах позаботился о людях: МФЦ – это удобно, быстро и современно.
(К сожалению, реалии современности таковы, что, когда я подавала через год заявление в МФЦ «О повышении пенсии за детей» , у меня его не приняли.)
Расскажу по шагам, что я делала, чтобы получить полагающуюся мне компенсацию.
Взяла в турагентстве справку о стоимости проезда. Просто позвонила им, а назавтра съездила за ней.
Поход в МфЦ для написания заявления в Пенсионный фонд о компенсации в виде возмещения фактически произведенных расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно. Так назывался бланк заявления.
Чтобы поддать заявление в Пенсионный фонд, вам нужно дополнительно представить:
- паспорт;
- посадочные талоны на самолет;
- билеты в обе стороны;
- электронный авиабилет;
- справку о стоимости проезда;
- страховое свидетельство;
- трудовую книжку;
- пенсионное удостоверение.
В МФЦ молодой человек не хотел принимать мои документы, мотивируя свое решение тем, что я не здесь прописана. Но я же знаю, что они обязаны решить мои проблемы, поэтому отправила его искать правду. Мальчик куда-то позвонил и выдал мне бланк заявления. Пока я его заполняла, он сканировал мои документы: трудовую книжку на 30 листах (даже сведения о награждениях), паспорт, справки, билеты.
Билеты и справку он взял в подлинниках, все остальное вернул, а взамен выдал расписку о приеме заявления, с очень важной для меня информацией: «Обращаем Ваше внимание, что право на очередное обращение с заявления о предоставлении компенсации наступит в 2018 году».
Я обратилась в МФЦ 21 ноября 2016 года, а 1 декабря получила заказное письмо из Пенсионного фонда, в конверте находились:
- решение об отказе на основании того, что я отдыхала за пределами территории Российской Федерации;
- билеты;
- справка из турагенства;
- все отправленные копии прилагались.
Что мне делать дальше, написано не было. Хорошо есть знакомые, ранее столкнувшиеся с этой проблемой, и гугл.
Шаг третий: исковое заявление в суд
Этой дорогой прошли многие пенсионеры, отдыхавшие за границей. Получение положенной компенсации через суд практикуется уже несколько лет.
Бланк заявления я нашла в интернете, долго «гуглить» не пришлось. Осталось только подставить свои данные, вписать сумму иска. По справке, выданной в турагентстве, сумма выходила 26159 рублей. Вложила в конверт заявление в двух экземплярах, копии, которые мне выслал пенсионный и копии билетов. Я думала, зачем им подлинники, пенсионный же отказал мне не по той причине, что билеты не соответствуют. Все это я отправила заказным письмом с простым уведомлением.
Важно! Отправлять письма с документами нужно ценным письмом с описью вложения. Так вы подстрахуете себя от возможной потери вашей корреспонденции.
Недобросовестных людей никто не отменял. Но я понадеялась на удачу, и мне повезло.
Шаг четвертый: ожидание
Уведомление из суда о получении моего заявления пришло быстро. Только не на тот адрес. Через полмесяца мне позвонила соседка, сказала, что на мое имя пришло письмо из суда. Я обрадовалась, что это повестка, но оказалось, что суд просит выслать подлинники билетов.
Ну, ясно же было указано в заявлении, где я сейчас проживаю. Зачем слать письма по месту прописки? По-моему я могу жить там, где хочу, так как нахожусь на заслуженном отдыхе и
Шаг пятый: работа над ошибками и снова ожидание
В общем, дослала я в суд свои билетики, опять же заказным письмом с уведомлением. И снова стала жить в ожидании. Когда мое терпение кончилось, впереди маячили новогодние праздники, и потому хотелось какой-то определенности, решила позвонить в суд. Дозвонилась, трубку брал какой-то мужчина, на мои вопросы он ответить не мог, судью подозвать к телефону отказывался, поэтому я решила отправить письмо по электронной почте.
Мною, «имя, отчество, фамилия», было подано исковое заявление Мировому судье участка № 1 п. N-cк «О взыскании компенсации расходов на оплату стоимости проезда к месту отдыха и обратно».
Вы отправили мне письмо по месту прописки, о том, что я должна предоставить подлинники некоторых документов. Но так как я в зимнее время не проживаю там, по моей просьбе письмо получила соседка и зачитала мне его по телефону. Связь в поселке очень плохая, поэтому боюсь, что что-то не поняла и переживаю, все ли документы я отправила.
Дозвониться, по указанному телефону на сайте вашего суда, до вас не могу. Отвечает мужчина, который не может ответить на задаваемые вопросы и развеять мои сомнения. Извините, возможно, я в силу своего возраста, излишне переживаю. Но мне бы очень хотелось узнать:
Все ли нужные документы мною отправлены?
Можно ли высылать корреспонденцию по адресу моего настоящего проживания или продублировать по электронной почте?
Ответ получила 27 декабря
На Ваше обращение сообщаю следующее: 14.12.2016 Ваше исковое заявление к ГУ УПФ РФ о взыскании компенсации по проезду к месту отдыха и обратно было оставлено без движения ввиду отсутствия оригиналов проездных документов. Во исполнение определения мирового судьи Вами направлены проездные документы.
Впереди были новогодние праздники, поэтому повестка в суд мне пришла лишь на 20 января. Тот же молодой человек мне позвонил мне за 3 дня до суда, поинтересовался, получила ли я повестку, буду ли присутствовать. Я и сама собиралась позвонить на всякий случай, чтобы уведомить о своем отсутствии на заседании суда, хотя в заявлении было указано, что прошу рассмотреть дело без моего присутствия.
После 20-го я жила в ожидании решения суда. Но мне опять позвонили и сказали, что заседание суда было перенесено на 6 февраля, так как пенсионный фонд не представил какие-то документы.
После 6 февраля мне пришло по почте решение суда, внизу было указано, что оно вступит в силу только через месяц. Суд решил, что пенсионный мне должен выплатит 7977 р.06 к., а почему он так решил, мне неизвестно. Мои знакомые, ездившие в Тунис, тоже получили такую же сумму.
Шаг седьмой: получение исполнительного листа
В марте по почте я получила исполнительный лист, который я сама должна предъявить в пенсионный фонд по месту жительства. Звоню туда и интересуюсь, можно ли отправить его по почте. Мне объясняют, что нужно написать заявление на специальном бланке, поэтому лучше приехать лично. Объясняю, что не могу. Специалист пенсионного фонда оказалась вполне адекватной (такое редко сейчас случается). Сказала, что она с таким не сталкивалась, но согласилась по почте выслать бланк заявления, и в тот же день его отправила. На бланке заботливо были проставлены галочки для заполнения и прицеплены бумажки с подсказками.
Нужные реквизиты я нашла в интернете, заполнила бланк и снова отправила заказным письмом с уведомлением.
Через две недели телефон радостно пропищал о приходе денег. Почему то было написано в смс: зачисление пенсии. Очень надеюсь, что по итогам года у меня не удержат эту сумму с пенсии.
Вот так закончилась моя эпопея с получением компенсации за проезд к месту отдыха. Длилась она почти полгода, но я никуда не торопилась.
Надеюсь, что мой опыт будет кому-то полезен.
Как оплачивается проезд до места отпуска работникам Крайнего Севера
Регионы Крайнего Севера характеризуются сложными условиями проживания, связанными с местными природно-климатическими особенностями. Поэтому социальное обеспечение занятых в указанной местности граждан предусматривает многочисленные привилегии и льготы, в числе которых оплачиваемая предприятием поездка в отпуск в пределах Российской Федерации.
В дополнение к оплачиваемым дням отдыха, предоставляемым гражданам на общих основаниях, установлен дополнительный оплачиваемый период для тех, кто трудится на территории Крайнего Севера (24 календарных дня) и в приравненных к ним регионах (16 календарных дней). Размещенные в этих районах организации должны возмещать сотрудникам траты на поездку в отпуск и на обратную дорогу за счет собственных ресурсов.
Кто и в каких случаях получает возмещение проезда на отдых
На льготный проезд могут рассчитывать только жители территории Крайнего Севера, имеющие официальную трудовую занятость в указанном регионе РФ.
Согласно ФЗ о государственных гарантиях (ст. 33) поездка по территории РФ к месту проведения отпуска и обратно оплачивается сотруднику средствами предприятия 1 раз за 2 года. При использовании дней отдыха на поездку по территории государств СНГ оплата производится при наличии соответствующего пункта в трудовом контракте, оформленном между организацией и гражданином.
В соответствии с правилами, определенными для работодателей северной полосы территории России (ПП РФ №456, 12.06.2008), возмещение затрат на дни в дороге производится с учетом некоторых моментов:
Важно! При подписании трудового контракта с работодателем желательно указать в тексте документа членов семьи сотрудника, которым полагается компенсация проезда при уходе в отпуск, тем самым удастся избежать возможных разногласий в будущем. Определение лиц, причисляемых к членам семьи, указано в ФЗ о прожиточном минимуме в РФ (№134, 20.10.1997).
Особенности оплаты льготного проезда
В отпуске компенсируется стоимость дороги в обе стороны при перемещении на транспорте:
- в купейном вагоне поезда (железнодорожного);
- на авиалайнере;
- автомобильном (не считая такси);
- водном (в каютах 3 категории речных судов, на морских судах — в каютах 5-8 тарифных групп).
При поездке на личном транспортном средстве компенсируются расходы, рассчитанные по наименьшей стоимости самого короткого пути до конечного пункта маршрута. В этой ситуации работник должен передать в бухгалтерию предприятия документы, подтверждающие нахождение в рассматриваемый период вне северных территорий РФ.
Транспортные расходы на отдых самого сотрудника и членов его семьи финансируются за счет разных источников. Затраты по работнику включены в себестоимость продукции организации (ПП РФ №661, 01.07.1995), а выплата по членам его семьи производится из части прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Поэтому при отсутствии у организации прибыли оплата транспортных расходов, понесенных членами семьи сотрудника, не может производиться.
Возмещение стоимости расходов на транспорт выдается сотруднику перед отъездом на отдых исходя из предварительных расходов на транспорт, а итоговый расчет производится по предоставленным проездным документам по возвращении работника (членов его семьи) домой.
Если сотрудник посещал в указанный период несколько населенных пунктов на территории РФ, возмещаются затраты только до одного из пунктов (по выбору работника), а обратная дорога компенсируется по кратчайшему маршруту от выбранного пункта.
При путешествии в иные страны оплачивается перемещение до границы РФ и обратно от границы до дома.
Если работник не использовал свое право на отдых, то при увольнении ему полагается денежная компенсация (ст. 75 КЗоТ РФ)
Важно! Привилегии по транспортному возмещению не относятся к работникам вахтовой службы, не проживающим на северной территории.
Когда теряется право на компенсацию
При приближении окончания 2-летнего периода на право использования льготы (за 1-2 месяца) администрация предприятия письменно уведомляет об этом сотрудника.
По Постановлению Правительства РФ №455 возможность получения компенсации теряется, если она не использована в отведенный для этого период. Перенос дней отдыха или льготы для оплаты расходов на транспорт не допускается.
Важно! Неработающие в связи с уходом за ребенком и беременные работницы не могут использовать указанное право. Исключением будет ситуация, когда сотрудник прервет отпуск по уходу и напишет заявление на трудовой ежегодный отпуск. Тогда при выезде за пределы Севера стоимость дорожных затрат в оба конца будет компенсирована работодателем.
Налогообложение и страхование льготных выплат
Независимо от принятой на предприятии системы налогообложения компенсация затрат сотрудников на перемещение по территории страны к месту нахождения во время отпуска и обратно не облагается:
- налогом на получаемые доходы граждан (ст. 217 НК РФ);
- удержаниями по обязательному пенсионному или медицинскому страхованию (ст. 9 ФЗ №212, 24.07.2009);
- взносами по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (ст. 20 ФЗ №125, 24.07.1998).
Освобождение от обложения налогами и взносами по страхованию определяется внутренними документами организации:
- в размерах, установленных в договорах (трудовых, коллективных), Положении о днях отдыха;
- с периодичностью, оговоренной договорами или нормативными документами предприятия (не реже 1 раза в 2 года);
- при предоставлении перечня подтверждающих документов, установленного коллективным договором или иными документами организации.
При работе по упрощенной системе обложения налогами учитываемая для расчета база предприятия не уменьшается на величину компенсационных расходов по проездам работников на отдых (ст. 346 НК РФ).
При оплате единого налога с разницы между расходами и доходами организация может учесть льготные проездные расходы сотрудников в составе затрат на оплату труда.
Нормы законодательства, используемые для расчета и выплаты проездных льгот
Распоряжения и нормы, используемые при определении размера и порядка оплаты денег на транспортные траты для работающих на предприятиях и организациях Крайнего Севера РФ, должны быть отражены в документах внутреннего распорядка организации и на законодательном уровне.
Кроме профсоюзных положений, трудовых и коллективных соглашений, основными определяющими нормативными актами служат следующие:
- Постановление Правительства о назначении компенсации за оплату проезда в отпуск (№455 от 12.06.2008).
- Трудовой кодекс РФ:
- о праве на льготные поездки 1 раз в 2 года за счет работодателя (ст. 325);
- о праве льготного проезда для совмещающих работу и учебу или две работы (ст. 287);
- о количестве дополнительных льготных дней для отдыха (ст. 321, ст. 325).
- Налоговый кодекс РФ в положении об учете компенсационных проездных трат при формировании резерва предприятия (ст. 324).
- Федеральный закон:
- №50 (02.04.2014) в части описания процедуры предоставления льготы и порядка оплаты;
- №4520 (19.02.1993) в части описания гарантий и компенсаций для занятых трудовой деятельностью в северных районах РФ.
Право на оплату затрат на транспорт работник получает после 1 года работы в организации и в последующие каждый второй год (четвертый, шестой и так далее) без учета времени фактического использования права на отдых.
Работник может получить возмещение за свои транспортные затраты на отдых не сразу в момент приобретения права, а в последующие годы трудовой деятельности. Сумма должна быть выплачена как при использовании отпуска за 1 год или объединенного за 2 года.
Важно! Нежелательно накапливать льготу по транспортным расходам, ведь работодатель по разным причинам может отказать в одномоментной выплате за несколько двухлетних периодов. В случае подачи сотрудником искового заявления судебным решением возможно присуждение работодателю произвести выплату не больше чем за три года (ст. 216 КЗоТ РФ), то есть истец не может воспользоваться правом транспортного возмещения за все периоды, кроме последнего.
Компенсация проезда к месту отдыха и обратно
Ситуации, при которых экономические субъекты имеют право выплачивать компенсацию проезда к месту отдыха и обратно, довольно редки. По этому вопросу российским законодательством установлен целый ряд ограничений. Поэтому, прежде чем компенсировать расходы за проезд к месту отдых, необходимо установить, кому и в каких случаях положена данная выплата, кто имеет на нее право, какие особенности начисления для регионов Крайнего Севера, сотрудникам, пенсионерам, госслужащим.
Кто имеет право на компенсацию за проезд к месту отдыха и обратно?
Кто вправе рассчитывать на возврат стоимости проезда по России в местность, где будет протекать отпуск отражено в таблице ниже. Единым условием для всех претендентов на подобную выплату является проживание их в районах Крайнего Севера или в приравненных к ним местностям (КСиПМ), определенным законодательством. Для жителей крайнего севера предоставляется дополнительный отпуск, об этом читайте в статье: → «Предоставление дополнительного ежегодно оплачиваемого отпуска«.
Особенности начисления компенсации для пенсионеров регионов Крайнего Севера
Пенсионеры северных районов, которые не работают, при обращении за компенсацией должны избрать один из двух способов ее предоставления:
- обратиться с заявлением о приобретении для него билетов для проезда в место отдыха, которое ему было предложено органами соцобеспечения, предъявив для этого любой документ, в котором официально прописано, где и когда запланирован отдых. Заявление можно оставить в пенсионном фонде либо в МФЦ по месту проживания;
- второй способ – предъявить уже приобретенные билеты с просьбой вернуть израсходованные на них средства.
Компенсация проезда к месту отдыха и обратно для госслужащим
Для лиц, трудящихся в государственных структурах — внебюджетных фондах и федеральных органах, и учреждениях, находящихся в регионах Крайнего Севера и прилегающих к ним , существует ряд особенностей при компенсации проезда к месту отдыха и обратно:
- вернуть возможно только осуществленные затраты на проезд по России;
- на себя и членов семьи, проживающих вместе с работником, и которые нигде не трудятся;
- выплаты не зависят от периода использования отпуска.
Особенности предоставления компенсаций за проезд
Коммерческим компаниям рекомендуем максимально развернуто описать методику расчета компенсаций по проезду на отдых. Это их прерогатива, и от того, сколько, кому и в какие сроки предусмотрены данные выплаты, будут зависеть затраты компании на данные мероприятия, которые в законе прописаны для расположенных в районах КСиПМ учреждений, как обязательные.
Компенсация проезда имеет целый ряд нюансов, который необходимо учесть бухгалтерам госучреждений:
- оплата производится туда и обратно с учетом минимальной стоимости и самой короткой дороги;
- выплата осуществляется не менее, чем за 3 дня до даты отбытия в отпуск, а компенсируемая авансовая сумма является приблизительной;
- сумма окончательной компенсации устанавливается по факту затрат отпускника на проезд по завершению отпуска и возвращения из него;
- компенсируются затраты на дорогу к месту отпуска и назад при конкретном отпускном периоде, которые не переносятся на будущее;
- представителям госучреждений и органов, а также вне бюджетников выплаты осуществляются по тому рабочему месту, которое расценивается как основное.
Коллективные договоры, заключаемые между трудящимися и работодателями предприятий, размещенных в районе Крайнего Севера и прилегающих территориях, устанавливают свои условия по компенсации за проезд к месту отдыха, но их размер должен быть не ниже суммы, предусмотренной при осуществлении аналогичных выплат для работающих в других федеральных субъектах.
О чем чаще всего спорят работодатели и работники?
Наиболее часто конфликты при компенсировании возникают в вопросе правомерности его предоставления в следующих случаях, отраженных в таблице ниже.
Важно! Адрес местонахождения экономического субъекта не является причиной для компенсационных выплат. Для осуществления данных выплат важно фактическое расположения рабочих мест компании на Крайнем Севере и в аналогичных регионах.
Облагается ли возмещение проезда страховыми взносами и НДФЛ?
Рассмотрим подробнее, нужно ли начислять страховые взносы в фонды и удерживать НДФЛ при возмещении расходов на проезд к месту проведения отпуска в таблице ниже.
при заграничном отдыхе компенсируется только сумма проезда по России до пункта пограничного контроля
Аналогично не производится обложение страховыми взносами во внебюджетные фонды сумм компенсации проезда к месту отдыха и обратно в случае возмещения произведенных расходов при его увольнении.
Как видно из приведенной таблицы не облагаются взносами только компенсирующие суммы на проездные документы в рамках, принятых для трудящихся в органах федеральных госструктур, ограничений по суммам таких выплат:
- ограничивается стоимость провозимого багажа тридцатью кг;
- расходы на оплату дороги на самого сотрудника и его семьи осуществляется только при проезде внутри России. Для отдыха за границей суммы за проезд по территории иностранных государств не компенсируются.
- членами семьи, следующими на отдых вместе с работником, на которых полагается возмещение стоимости их проезда, являются лица, которые:
- Проживают там же, где и сотрудник компании, находящейся в районе Крайнего Севера и прилегающих территорий.
- Не работают.
- Состоят в супружеских отношениях с ним.
- Являются его несовершеннолетними детьми.
Примеры компенсирующих условий в коллективном соглашении
Пример #1. Рекомендованные пункты для трудового договора
- Работодатель возмещает членам трудового коллектива и на лиц, состоящим с ними в браке, а также детям, не достигшим 18 лет, сумму проезда к месту отдыха и обратно, а также сумму провоза 30 кг багажа на основании документально подтвержденных действительных затрат, но не более, чем 50 тысяч рублей на всю семью с периодичностью 1 раз в год.
- Авансовая компенсационная оплата составляет 25 тысяч рублей и производится за 3 дня до отбытия в отпуск.
- Работнику в целях соблюдения пункта 1 данного положения производится доплата до суммы, компенсирующей окончательно фактически произведенные затраты на приобретение билетов до места отдыха и оплату багажных квитанций, но не более, чем 25 тысяч рублей, если фактическая стоимость проезда на семью в отпуск и возврат из отпуска обошлись ему более, чем на 50 тысяч рублей.
- Срок доплаты составляет 5 дней с момента подтверждения проездных затрат, но не более, чем 6 календарных месяца после последнего отпуска.
- При обращении за окончательным возмещением в срок более поздний обозначенного в пункте 4 данного положения, доплата не производится.
- Если подтвержденные затраты на дорогу в отпуск и назад меньше суммы аванса, выданного в счет, их компенсации, то в 30-дневный срок необходимо возвратить излишне полученную сумму.
- В случае возникновения спорных вопросов при выплате компенсации работнику следует обратиться за разрешением конфликтной ситуации в первичную профсоюзную организацию.
- Для получения компенсации на членов семьи работнику надлежит подтвердить факт их проживания с ним и родственные связи следующими документами:
- выпиской из финансово-лицевого счета;
- копиями свидетельств о браке и/или рождении ребенка/детей.
Как видно из данного примера работодатель постарался максимально конкретизировать порядок выплаты компенсации проезда к месту отдыха и обратно для минимизации возможных споров с сотрудниками в дальнейшем.
Пример #2. Последствия не включения пунктов на компенсацию
Работодатель проигнорировал трудовое законодательство и не стал прописывать в коллективном договоре с сотрудниками положения о компенсации проезда в отпуск, решив, что данная мера является обязательной только для госучреждений, находящихся на территории КСиПМ.
Профсоюз компании решил отстоять права работников и обратился в суд.
Суд указал работодателю на обязательность исполнения существующей нормы трудового права и обязал возмещать трудящимся проездные расходы для прибытия в отпуск и возврата домой.
Экспресс ответы на актуальные вопросы
Вопрос №1. Каким может быть максимальный размер компенсации проезда к месту отдыха и обратно в коммерческих структурах регионов КСиПМ?
Ответ. Максимально допустимо предусмотреть возмещение расходов в полной сумме расходов на проезд и провоз багажа. Но предостерегаем компании на тот случай, если они решат компенсировать своему персоналу проезд на отдых за пределами России. Тогда вопрос о правомерности такой компенсации может оказаться в поле повышенного внимания контролирующих органов и внебюджетных фондов.
Вопрос №2. Что при компенсировании затрат на оплату дороги в отпуск и возврат из него нужно предусмотреть, чтобы не вызвать претензии со стороны внебюджетных фондов, если работодатель закрепил в коллективном договоре пункт о ее полном возмещении независимо от территории, по которой проезд осуществляется?
Ответ. С нашей точки зрения в такой ситуации необходимо вести раздельный учет расходов, компенсируемых за проезд по российской территории и за ее пределами. Компенсируемую стоимость проезда за границей следует обложить страховыми взносами.
Вопрос №3. Что следует предпринять бухгалтерии компании, которая компенсирует стоимость сверхнормативного по весу провоза багажа?
Ответ. При принятии решения о возмещении расходов в большем размере, чем предписано законодательством для государственных структур, с суммы сверхнормативной выплаты необходимо рассчитать СВ на все обязательные виды страхования во внебюджетные фонды.
Вопрос №4. Допускается ли возместить расходы на оплату билетов для проезда неработающей супруги на отдых, если работник предприятия Крайнего Севера остался дома и в отпуск не поехал.
Ответ. Нет, не допускается. Выплата возмещения производится только в случае совместного пребывания на отдыхе.
Вопрос №5. Допускается ли возместить расходы на оплату билетов для проезда неработающей супруги на отдых, если работник предприятия Крайнего Севера выехал в отпуск позже, а вернулись они вместе.
Ответ. Да, допускается. В таком случае отдых будет считаться проведенным совместно, а значит стоимость проездных билетов на сотрудника и на его супругу подлежит компенсации.
Вопрос №6. Обязан ли экономический субъект, находящийся в ЦАО,возмещать работающему у нее надомнику, местом проживания которого является Крайний Север, раз в два года оплату дороги к месту проведения отпуска и возврат из него по его заявлению при предоставлении им соответствующих проездных документов?
Ответ. Так как данное лицо не просто проживает, но и трудится в регионе КСиПМ, выполняя возложенные на него трудовые функции, то он также вправе обратиться о компенсировании проездных затрат.
Вопрос №7. Можно ли с суммы компенсации расходов за проезд к месту отдыха и обратно удержать алименты с работника в пользу несовершеннолетнего ребенка?
Ответ. Как показывает судебная практика данная компенсация гарантирована законом, она не включается в заработок и не считается каким-либо доходом. Поэтому удержать с такой выплаты алименты в пользу несовершеннолетних детей нельзя.
Автор: Артемова Юлия Семеновна, эксперт по ведению бухгалтерского учета на производственных и в издательских организациях, главный бухгалтер в ООО «Альбатрос» с 1997 года, опыт бухгалтерского учет более 24 лет, эксперт-автор сайта «Бухгалтерия для чайников»
Москва, Московская область звоните: +7(499) 703-47-98
Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76
Источники:
xn----7sbbaj7auwnffhk.xn--p1ai , hr-portal.ru , arhlive.ru , assistentus.ru , online-buhuchet.ru ,Следующие статьи:
- Как правильно написать заявление магазину на товар
- Как правильно написать заявление на возврат излишне уплаченного налога
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
