Как правильно написать ответ на запрос о предоставлении информации

» Недвижимость 27 апреля 2024 года

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

Положительный ответ должен быть максимально подробным,
а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Как правильно написать ответ на запрос о предоставлении информации

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.

Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:

повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к . сообщаем. ; В ответ на Ваш запрос о . направляем. ;
изложение информации по запросу.

Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:

повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
констатация отказа или отклонения предложения.

В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма.

Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос. ; К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. ; К глубокому сожалению, проблемы с . не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время. и т. п.

При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту) . В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:

о принятии запроса к рассмотрению;
о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки т. п.);
об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.

В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:

Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар. ;
Идя навстречу Вашим пожеланиям. ;
Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если. ;
К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако. ;
Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что. ;
Мы готовы учесть все Ваши замечания. ;
Учитывая Ваши соображения по данному вопросу. ;
Надеемся, Вас заинтересует наше предложение. ;
Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение). и т. п.

Правильно написать о предоставлении информации каждую неделю

Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе. Письмо-запрос несколько похож на письмо-просьбу, но их основное различие в том, что запрос имеет более официальный и строгий характер и может касаться только тех аспектов, которые имеют прямое отношение к функциональной деятельности фирмы.

Представить или предоставить (информацию, документы, отчет, сведения)?

Эти однокоренные слова одной и той же части речи являются паронимами. Значение слова «представить» Глагол «представить» многозначный. В зависимости от цели высказывания, от контекста рассматриваемое слово имеет следующие значения: Исходя из многоплановости значения глагола «представить» (видовая пара «представлять» ), обозначим круг сочетаемости

Если фирменного бланке нет, то необходимо на документе написать название и контактные данные (телефоны, контактные лица, адреса).

Эту информацию можно указать, например, в левом верхнем углу. Как правило, информационные письма адресуют конкретному человеку, представляющему интересы компании. Это может быть руководитель, главный бухгалтер или иное лицо, в зависимости от того, какого рода информация, документы запрашиваются.

Выбор зависит то того, к чему относятся слова непосредственно перед предъявление м для опознания. Направляю информацию по запросу. Как правильно написать в заголовке письма «О предоставлении информации» или «О представлении информации» Заранее благодарна Ответ справочной службы русского языка подскажите правильно ли построена следующая фраза: » Предъявление заказчику неправильно или не полностью заполненных документов не является основанием для оплаты счета.

Как написать заявление в управляющую компанию о предоставлении информации — образец письма

А УК может игнорировать свои обязанности по предоставлению такой информации. Поэтому жильцам обязательно следует знать, как они могут получить сведения о работе компании. Итак, законодательство в этой ситуации находится на стороне жильцов и обязует руководство УК предоставлять им всю необходимую информацию.

Эти нормы о предоставлении информации управляющими компаниями находятся в следующих нормативных актах: Именно Постановление Правительства является тем законодательным актом, который содержит стандарт раскрытия информации УК.

Письмо о предоставлении информации

Решением вопроса, конечно, может стать устный запрос или обращение по телефону. Но такой ответ не имеет юридической силы, даже если в его достоверности никаких сомнений нет.

В таких случаях необходимо составить письмо о предоставлении информации, на которое адресат по закону обязан предоставить официальный ответ в установленные сроки.

И письмо-запрос, и письмо-ответ являются документами, обладающими юридической значимостью.

Шпаргалка делопроизводителя

Они не требуют соблюдения всех правил оформления, в них можно сразу переходить к сути дела. Однако смысл письма не меняется от вида переписки.

Письмо-запрос . В этом письме официально запрашиваются какая-либо информация, документы. Начинается письмо с обоснования причин запроса: В соответствии с п. 1 ст.12 Федерального закона № 59 от 24.11.2014 … Продолжается описанием сути запроса Просим предоставить информацию об обращениях граждан, поступивших в апреле 2015 года.

Подписывается письмо руководителем организации-составителя или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. Скачать образец и пример письма-запроса (Размер: 32,0 KiB | Скачиваний: 4 676) Устарел бланк или статья?

Пожалуйста нажми! Образец №1. Письмо-запрос о выдаче архивной справки. Просим выдать архивную справку, содержащую информацию о том, занимала ли Иванова Наталья Ивановна должность заместителя главного бухгалтера в обществе с ограниченной ответственностью «ХХХ» с марта 2001 года по декабрь 2011 года.

Представить или предоставить?

Когда ПРЕДставить, а когда ПРЕДОставить?

Такие слова называют паронимами. У каждого из них существует своя свита из слов, с которыми они могут сочетаться. Чтобы не совершить лексической ошибки (смешение паронимов), следует точно знать значение каждого из них, и тогда правильно подбирать сочетающиеся по смыслу слова.

Глагол представить имеет вот такие значения: вручить для ознакомления или решения, познакомить кого-то с кем-то, выдвинуть для поощрения, а также «вообразить».

Что такое письмо-ответ и как правильно его составить?

В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами. Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ.

Классификация деловых бумаг

В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме. Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.

Все деловые письма делятся на две категории:

Те, что требуют обязательного ответа.
Те, на которые не нужна такая реакция.

Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией. Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает. Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной.

Подтверждение заявки

Переписка с физическими лицами

Некоторые предприятия по роду своей деятельности имеют прямой контакт с физическими лицами. Это может быть организация, работающая в сфере услуг, или компания, выпускающая товары народного потребления. В адрес такого предприятия от граждан может поступать информация самого разного характера, как положительного, так и негативного. Тем не менее она требует соответствующего реагирования и обязательного ответа. В таких случаях нельзя ограничиваться личной беседой или телефонным звонком. Гражданину необходимо дать полные разъяснения по всем интересующим его вопросам. Это должен быть развернутый ответ на письмо.

Образец такого документа обязан соответствовать определенным требованиям:

Для любой деловой корреспонденции лучше использовать официальный бланк.
Необходимо учитывать особенности составления подобных документов. Главное – они должны быть написаны в соответствии с известным правилом параллелизма, то есть содержать в себе ту же лексику и языковые обороты, которые были использованы автором-инициатором. Это позволит достичь максимального взаимопонимания.
Обязательно надо сделать ссылку на письмо-запрос, указать его номер и дату.
Текст лучше начинать с фразы: «На Ваше письмо номер. », «В ответ на Ваш запрос. » или же «Сообщаем Вам. ».

Далее идет изложение фактов и выносится окончательное решение.

Если требуется дать ответ на официальное письмо, то сделать это нужно правильно. Надо помнить, что такое обращение непременно должно быть вежливым и корректным. Не стоит также забывать и о грамотности. Нелепо видеть явные ошибки в информации, предоставленной солидной организацией.

Ответ на запрос прокурора

ДЕПАРТАМЕНТ ДОРОЖНО — МОСТОВОГО И ИНЖЕНЕРНОГО СТРОИТЕЛЬСТВА ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

Преображенского межрайонного прокурора

прокуратуры Восточного административного

округа г. Москвы

Уважаемая Анна Николаевна!

В ответ на Ваше письмо от 31.08.2010 года № 07-05 поясняю следующее.

Государственное унитарное предприятие города Москвы трест «Мосотделстрой № 1» подведомственно подчинено Департаменту дорожно-мостового и инженерного строительства города Москвы, входящего в Комплекс архитектуры и градостроительства города Москвы.

Трудовые отношения на основании Трудового кодекса Российской Федерации на нашем предприятии заключаются исключительно с резидентами (гражданами) Российской Федерации и гражданами республики Беларусь на основании Межгосударственного соглашения между РФ и республикой Беларусь, в соответствии с которым данная категория приравнена по трудовым правам к гражданам РФ.

В соответствие с главой 37 Гражданского кодекса Российской Федерации предприятие вправе заключать договора гражданско-правового характера. При этом, по договору предприятие выступает в качестве Заказчика, а физическое лицо в качестве Подрядчика.

На наше предприятие обратились граждане республики Таджикистан, имеющие разрешение на работу, с просьбой о трудоустройстве.

Поскольку с нерезидентами РФ предприятие не заключает трудовые отношения, мы предложили гражданам заключить гражданско-правовой договор.

В соответствие с пунктом 9 статьи 13.1 Федерального закона «О правовом положении иностранных граждан» № 115-ФЗ от 25.07.2002 года Работодатель, либо Заказчик услуг при привлечении иностранных граждан, прибывших в Российскую Федерацию в порядке, не требующем получения визы и имеющие разрешение на работу, обязаны в трехдневный срок уведомить о заключении договора органы ФМС и занятости.

С обратившимися к нам гражданами были заключены гражданско-правовые договора. При этом требования законодательства по вопросу уведомления ФМС и ЦЗН предприятие, как Заказчик выполнило в полном объеме.

В соответствие со статьей 702 ГК РФ Подрядчик выполняет определенную работу, и ее результаты сдает заказчику.

Данные иностранные граждане были привлечены к выполнению конкретной работы. При этом, в договоре подряда указано, какую работу Подрядчик должен выполнить, в какой срок, какова стоимость этих работ, какова процедура ее сдачи и оплаты. Договор подряда предусматривает обязанность Подрядчика сдать выполненные работы.

Граждане республики Таджикистан согласились с условиями договора, подписав его.

В соответствие с договором подряда, оплата работы производится только после подписания промежуточного и (или) основного акта приема-сдачи выполненных работ. Таким образом, в случае отсутствия подписанных актов приема-сдачи выполненных работ, работа считается невыполненной, соответственно не подлежащей оплате.

Задержка по оплате выполненных и сданных работ в соответствие с подписанными актами приема-сдачи выполненных работ вызвана отсутствием на расчетном счете предприятия денежных средств и его блокировкой.

При этом предприятие не отказывается оплатить выполненные и сданные надлежащим образом работы при появлении средств в порядке четвертой очереди.

В соответствии с договором подряда Подрядчик, если считает, что не смог урегулировать с Заказчиком спор, возникший в процессе реализации договора, может обратиться в Преображенский районный суд города Москвы для защиты своих интересов.