Как правильно написать служебную записку на имя директора

» Заявление начальству 26 апреля 2024 года

На имя начальника служебная записка

Как правильно написать служебную записку на имя директора

Служебная записка: пример

Вот почему становится актуальным вопрос составления служебной записки, ее отличия и схожесть с остальными бумагами, спецификация написания.

Терминология Служебная записка — средство общения между должностными лицами, структурными подразделениями. Иногда определяется как документ о выполнении какого-либо задания/работы, хотя она может иметь и другой характер.

На имя начальника служебная записка

На основании служебной записки издается приказ, распоряжение, акт или оформляется соглашение между сторонами. Служебная записка не является обязательным документом для делопроизводства. Но как дополнительно установленный локальный нормативный акт ее вполне возможно использовать. В классификаторе управленческих документов такого понятия как «Служебная записка» не значится. Но на практике такой вид документа широко используется.

Служебная записка чаще всего – это внутренняя переписка между отделами.

Написать служебную записку, объяснительную оформить докладную

Действительно, эти бумаги близки по своему назначению — все они носят информационный характер. Тем не менее мы имеем дело с разными видами документов, которые отличаются и по содержанию, и по адресатам. Давайте посмотрим, как правильно оформить каждый из них. Вначале напомним, что при оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, нужно руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок. осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Как написать служебную записку «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже); наименование документа – Служебная записка; дата составления и номер; заголовок к тексту документа — говорит о предмете служебной записки; текст документа – сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба; должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора. Образец служебной записки на приобретение компьютера Начальнику отдела информационных технологий ООО «Премиум» Сыроежкину М.

Данный вид документа используется для коммуникации на горизонтальном уровне, без привлечения вышестоящих должностных лиц. Например, от ведущего специалиста одного отдела к ведущему специалисту другого, от руководителя к руководителю, от служащего к служащему, при условии их равнозначного статуса.

Докладная записка на сотрудника

содержащий подробное объяснение какого-либо вопроса составителем, этот документ заключается выводами составителя. Докладная записка адресована вышестоящим лицам, и бывает оформлена по-разному, также она может иметь разное содержание. Виды докладных записок Докладные записки бывают разных видов.

Среди них выделяются инициативные, информационные и отчетные. Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата к каким-то действиям.

Образец служебной записки

Во второй части последует пример оформления служебной записки. Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела.

Обычно этот документ составляется с целью внесения какого-либо нового предложения и решения возникших трудностей, а также утверждения или согласования определенных действий. Важно, что в своей служебной записке специалист показывает себя в своем деле.

Этот вид документов зачастую применяется на практике, но во всероссийском классификаторе управленческих документов отсутствует. Итак, давайте рассмотрим, как правильно написать служебную записку.

Особенности служебных записок Зачастую служебные записки составляются для решения вопросов относительно информационного, материально-технического или хозяйственного обеспечения. Проще говоря, служебной запиской является переписка между несколькими структурными подразделениями.

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку. Для чего нужно писать служебную записку ?

Служебная записка – это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации. Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.

Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения.

Учимся писать записки: докладные, служебные, объяснительные

Реестр субъектов малого и среднего бизнеса уже появился На сайте Налоговой службы появился раздел Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Теперь «малышам» не нужно специально подтверждать свой статус для получения преференций.

6-НДФЛ: опубликована очередная подборка ответов на насущные вопросы Налоговая служба ответила на ряд вопросов, связанных с заполнением формы 6-НДФЛ.

Как написать служебную записку директору

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству. Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия.

Целью составления служебной записки является ведение переписки между различными структурными подразделениями предприятия.

Иными словами, это коммуникация на горизонтальном уровне в случаях, когда решить тот или иной вопрос не получается разрешить при помощи устного обращения, а факт взаимоотношений между разными отделами должен быть задокументирован. Служебная записка может быть адресована на имя начальника или же конкретного специалиста другого отдела.

Всё о записках: докладная, служебная, объяснительная

Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу. В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД* ) – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам.

Что такое служебная записка и для чего она нужна

Для начала необходимо разобраться в том, что собой представляет служебная записка. Это документ, который является внутренним или внешним, в зависимости от функций и адресата. Такая служебная записка чаще всего адресована вышестоящему лицу от его подчиненных и является своего рода просьбой, замечанием или предложением. В зависимости от смысла служебной записки она может быть докладной, объяснительной, пояснительной или аналитической.

В этом документе чаще всего освещаются технические или хозяйственные проблемы, дается описание спорных ситуаций или предоставляется объяснение, которое требует от вас начальство.

Как написать служебную записку: образец

Под служебной запиской подразумевается внутренний документ на предприятии, являющийся нормативным способом донесения необходимой информации от одного сотрудника другому. При этом данный документ имеет отдельные юридические нюансы, важные в исполнении трудовой деятельности. В рамках статьи рассмотрим, как написать служебную записку, а также какой правильный порядок ее заполнения и учета.

Что такое служебная записка и зачем она нужна

Вопросам использования служебных записок российское трудовое законодательство не уделяет внимания. Упоминаются данные документы в отдельных положениях Трудового кодекса, что позволяет квалифицировать их как информационный документ для внутреннего оборота на предприятии, не обязывающий ни к чему, однако учитывая его письменную форму и указание точного времени и иной информации, порождающий определённые правовые последствия.

В частности, служебные записки могут использоваться для официального информирования работниками своих руководителей и коллег о невозможности выполнения тех или иных задач, связанных с прямыми рабочими обязанностями, о необходимости приобретения отдельных предметов, проведения определенных работ и других мероприятий. При этом наличие таковой записки является одним из основных факторов, освобождающих работника от ответственности.

Фактически, служебная записка поднимает определённую проблему, связанную с осуществлением трудовой деятельности сотрудника и переносит ответственность за её исполнение на других сотрудников, руководителей или коллектив.

Впоследствии, данная записка может выступать как доказательство при возможных трудовых спорах, разбирательствах и назначении дисциплинарных взысканий. Но таковое её применение возможно лишь при условии соблюдения правильного порядка составления и оформления служебных записок.

Как составить служебную записку: образец

Нормативов, которые регулировали бы составление, форму и порядок подачи служебных записок на федеральном, региональном либо муниципальном уровнях, не существует. Тем не менее, на отдельных предприятиях внутренними положениями, распоряжениями и нормативами может устанавливаться строгая и конкретная форма исполнения и оборота таковых документов. В случае, если таковая форма предусмотрена правилами внутреннего распорядка, служебные записки могут считаться документами, порождающими юридические последствия, только в случае соответствия обозначенным формам и нормативам.

В иных же ситуациях допускается свободное составление таковых документов, однако в целом рекомендуется придерживаться ряда устоявшихся нормативов по составлению типовых служебных записок. В частности, если возникла необходимость написать служебную записку, можно придерживаться следующего пошагового порядка оформления:

Допускается заверение записки печатью предприятия и составление записи о ней в архивных документах. При этом функции передачи записки адресату может исполнять как канцелярия или секретариат, так и кадровый отдел или любые другие сотрудники данного предприятия.

Служебные записки и отдельные нюансы их оборота на предприятии

Современные технологии позволяют использовать внутри предприятий различные системы электронного документооборота. При этом допускается возможность направления и служебных записок в электронном виде. Таковые документы могут отправляться как посредством электронной почты, так и с помощью любых других принятых на предприятии средств для обмена сообщениями или иными данными.

Юридическое значение имеет передача записок в электронном виде исключительно в случае, если правила внутреннего распорядка подразумевают использование отдельных систем и способов коммуникации между сотрудниками в электронном виде. В противном случае использовать таковую служебную записку как доказательство не будет возможно.

Как правильно написать служебную записку: пошаговая инструкция

Для каждой организации, предприятия или компании служебная записка – это стандартная процедура, без которой невозможно быстро решать разного рода проблемы. Но чтобы не терять время на ошибочное оформление, стоит один раз узнать, как правильно написать служебную записку. Эта информация поможет оперативно действовать, вовлекать в вопрос другие лица и получать своевременную помощь.

Что такое служебная записка?

Служебная записка – это форма оборота документации внутри предприятия, которая позволяет быстро и качественно решать определенные трудности. Ее главная цель заключается в том, чтобы уведомить должностное лицо о существующей проблеме. Также могут быть прописаны собственные идеи для решения вопроса и согласование будущих действий.

Значение записки сложно переоценить. Давайте представим, что один сотрудник столкнулся со сложным делом и провалил его. Если он не написал данный документ, то вся ответственность ляжет именно на него. Но при наличии записки волноваться не стоит. Документ будет свидетельством того, что человек пытался сделать все возможное, но не получилось. Он сообщил об этом своим коллегам или начальству. Теперь трудиться в этом направлении будут все вместе.

Единой формы служебной записки нет. Можно писать любой текст, используя правила делового письма. Отправка документа происходит либо в форме бумажного письма, либо через электронную почту.

Как составить служебную записку?

Несмотря на то что одного образца служебной записки нет, стоит учесть некоторые нюансы, чтобы правильно ее оформить. Вы можете воспользоваться общими требованиями или узнать все детали у секретаря или администрации. Возможно, что у вас на работе уже есть готовый бланк, так что не нужно будет тратить время на дополнительные раздумья.

В любом документе должны быть следующие реквизиты:

В правом верхнем углу необходимо написать данные адресата. Сюда входит ФИО, наименование должности.
Ниже в центре нужно написать название документа «служебная записка» и ее номер.
Дальше вы описываете проблему. Желательно писать кратко и логично. Мысль должна легко восприниматься. Обязательно учитывайте тот факт, что текст должен начинаться с тезиса (основной мысли) и подкрепляться аргументами.
Внизу четко перечисляются возможные действия автора записки или указания для самого адресата.
В конце стоит написать свою фамилию, инициалы и подписать документ.

Этот шаблон используется везде, так что при необходимости вы можете спокойно следовать пунктам. Главное, не используйте жаргоны, несвязные предложения и стилистические ошибки. Они будут мешать уловить суть дела.

Образец служебной записки

Чтобы было легче сориентироваться, давайте рассмотрим данную информацию на примере. Текст вашей записки может быть похожим.

Директору ЧП «Лилия»

Коновалову Виктору Сергеевичу

15 июля 2006 года

В главном цехе с 13 июля сломано два холодильника. Специалист осмотрел технику и написал список деталей, которые необходимо купить (список прилагается). Общая сумма ремонтных работ составила 14 000 рублей (четырнадцать тысяч рублей). На данный момент фонд, отведенный для ремонтных услуг, пуст. Без быстрого вмешательства цех не сможет выполнять работу в полном объеме.

Выделить указанную сумму, прописанную в списке деталей.
Предоставить двух работников для починки техники.

С уважением, начальник главного цеха, Винарчук Александр Николаевич.

Как оформить служебную записку в электронном виде?

Сегодня все чаще используют именно электронные записки. В них есть много положительных моментов. Например, не нужно постоянно писать новый документ. На компьютере всегда будет храниться готовый образец. Нужно будет только вставить в нужные места информацию. Большую роль играет и скорость отправки бумаги. А это ведет за собой быстрое вмешательство и решение трудностей.

Сидя за экраном, можно вовлекать в работу сотрудников разных отделов, следить за их работой и быстро получать ответы.

Создать записку очень просто. Мы берем тот же пример, что использовали раньше. Дальше вводим текст. Только стоит учесть тот момент, что в электронной почте есть отдельная графа адресата. Поэтому уже не нужно в самом документе писать, кому предназначена информация. Если у каждого отдела есть свой общий ресурс, то нужно не забыть в теме письма написать имя получателя.

Второй нюанс состоит в том, что в электронных письмах часто уже есть подпись автора. Она формируется автоматически, но вы можете поменять текст в настройках. Так что все дальнейшие письма будут подписаны одинаково.

Еще в такой почте есть функция оповещения. Стоит поставить галочку напротив фразы «оповещать о прочтении». Как только адресат открывает документ, то срабатывает система, и вы получаете сообщение. Это не только уберет всякие мысли о том, была ли прочтена запись, но и у вас будет подтверждение того, что письмо было передано.

Почему так важно уметь писать служебные записки?

В рабочем процессе мнение окружающих о сотруднике играет важную роль. Особенно это касается мнения начальства. Человеку, который пишет бессвязный текст и не использует основные правила оформления, не будут доверять сложные задания. Казалось бы, что это глупость. Ведь нельзя судить о работнике по одним запискам. Но суть в том, что люди всегда субъективно оценивают все вокруг. Плохая речь и игнорирование установленных правил приведет в негативным последствиям.

Чтобы избежать неприятностей, лучше уделить немного времени этому вопросу и освоить написание внутренней документации.

Как написать служебную записку?

Служебной запиской называют специальный дополнительный документ, являющийся главным основанием для руководителя, желающего принять то или иное решение в форме локального правоустанавливающего акта. Служебная записка, с точки зрения делопроизводства и трудового права, не является обязательной, но она может быть установлена локальными нормативно-правовыми актами предприятия. Этот вид документов зачастую применяется на практике, но во всероссийском классификаторе управленческих документов отсутствует. Итак, давайте рассмотрим, как правильно написать служебную записку.

Особенности служебных записок

Зачастую служебные записки составляются для решения вопросов относительно информационного, материально-технического или хозяйственного обеспечения. Проще говоря, служебной запиской является переписка между несколькими структурными подразделениями. Чаще всего они содержат предложения или просьбы. В отличие от докладных записок, служебные создаются, чтобы поддерживать связь между отделами на горизонтальном уровне, то есть они создаются от имени работника и пересылаются на имя работника. Составляются они только в том случае, когда должность отправителя равнозначна должности получателя. Если же служебную записку составляет руководитель, то чаще всего она касается решений об отправлении в служебную командировку.

Если будет выявлен факт изготовления продукции с некоторым браком, то при наличии нескольких жалоб покупателей, руководитель организации имеет право отправить в адрес аттестационной комиссии служебную записку, в которой будут подробно описаны причины несоответствия работника тем требованиям, которые предъявляются к его должности.

На основании служебной записки будет произведена дополнительная аттестация сотрудника. Также служебные записки используются и для того, чтобы был сокращен испытательный срок для определенного работника. Такая служебная записка составляется на имя генерального директора. Если же говорить о юридической значимости служебных записок, то можно отметить, что они могут являться доказательствами в суде.

Правила составления записки

Пишется служебная записка на обыкновенном листе формата А4. На нем в обязательном порядке указываются реквизиты, размещенные в соответствии с ГОСТами. Такими реквизитами являются:

наименование подразделения;
дата;
регистрационный номер;
название документа;
текст;
адресат;
подпись отправителя (указать должность).

Чтобы знать, как написать служебную записку, необходимо учесть, что такой документ оформляется привычным шрифтом величина букв 14, междустрочный интервал 1,5. Прописными буквами пишется наименование документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА). Располагаться надпись может как посередине, так и около границы левого поля. Дату необходимо писать строго арабскими цифрами, например, 02.01.2013. Если на предприятии действует регистрационная система, то на служебной записке проставляется также и регистрационный номер. В результате передачи служебной записки составляется резолюция по затронутому вопросу.

Такой вид документа как служебная записка может иметь и краткий заголовок, который передаёт суть проблемы. В его формулировке согласно правилам оформления документации обязательно включить букву «о». Например, «о направлении К. в командировку». Делится текст служебной записки на две части. В одной части пишут факты, которые стали основанием для составления документа, а во второй фиксируются все выводы и решения. Если в записке имеется приложение, то о нем делается отметка в оформлении. Теперь вы знаете, как написать служебную записку. Образец её представляет собой пустой бланк документа, рассмотренный ниже:

Начальнику Производственного отдела Иванову В.К. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 17.01.13 № ___ В связи с изменением производственных мощностей нового оборудования в помещении № ___ , прошу направить специалиста для дальнейшего устранения неполадок.

Служебная записка предназначена исключительно для переписки между сотрудниками внутри одной организации. Такой документ не может содержать каких-либо прямых указаний или приказов и служит только для освещения текущих рабочих вопросов. В некоторых случаях такая записка может служить побуждением к действию, но так как этот документ в основном используется между сотрудниками, имеющим равнозначный статус, подобная информация не может рассматриваться в качестве обязательной к исполнению.

Цели и применение служебной записки

Служебные записки являются элементом внутреннего документооборота и служат для оперативного решения определенных текущих задач и более эффективной их реализации.

Составитель такой записки с ее помощью может:

уведомить о какой-то проблеме соответствующее должностное лицо;
согласовать с другими сотрудниками план действий или выполнение работ;
внести свои предложения;
попросить помощи в решении некоторых вопросов.

Перед тем, как писать служебную записку, нужно предусмотреть возможные последствия. Несмотря на то, что этот документ на практике может не восприниматься в серьез адресатом (и тем более – руководством), иногда такая просьба о помощи в некоторых вопросах может расцениваться как некомпетентность сотрудника. С другой стороны, в сложных ситуациях, которые невозможно разрешить самостоятельно, составитель записки впоследствии сможет доказать, что он приложил все возможные усилия для урегулирования проблемы.

Например, бригадир мебельной фабрики в служебной записке просит у ответственного за хозяйство и инвентарь лица купить новый инструмент по причине выходя из строя старого. Если такое требование будет проигнорировано – факт наличия такой записки поможет бригадиру доказать, что срыв сроков выполнения срочного заказа произошел не по его вине, а в связи с отсутствием ресурсов (в данном случае – инструмента).

Но такая записка не обязательно содержит какие-то просьбы или требования: на больших предприятиях часто составляется служебная записка на премирование сотрудника, образец которой у каждой организации – свой собственный. Кстати, правила составления служебной документации никак не регламентируют форму составления служебной записки.

Таким образом, этот документ является средством коммуникации между сотрудниками одного отдела или между несколькими равнозначными подразделениями. Но при составлении такого документа следует учитывать, что он должен быть отправлен сотрудникам на имя лица, которое в иерархической системе организации занимает равнозначную должность.

Как писать служебную записку

Тем не менее, при составлении следует хотя бы примерно соблюдать следующую структуру:

указание должности и фамилии адресата в шапке в дательном падеже («кому»);
текст, который состоит из двух частей: описание проблемы и конкретные просьбы, которые поспособствуют решению;
данные составителя (должность, Ф.И.О. и подпись с расшифровкой).

При составлении служебной записки образец стандартного вида использовать можно в любой ситуации: в большинстве случаев такой документ не требует особых полей для описания конкретных ситуаций.

Казалось бы, при составлении такого документа никаких «подводных камней» быть не может, но с учетом того, что документооборот современных предприятий постепенно переводится в электронный вид, служебная записка в электронной форме требует детального рассмотрения, так как в данном случае есть свои нюансы.

Для простой и электронной служебной записки пример написания текста будет одинаковым. Различия будут заключаться в оформлении и отправке. Обычно на предприятиях, сотрудники которых давно пользуются электронной почтой для отправки внутренней корреспонденции, каждый сотрудник с доступом к электронной почте пользуется своими шаблонами, содержащими его подпись.

Форма служебной записки в этом случае может не требовать ввода подписи и своих данных вручную, так как сотрудник может использовать заданную шаблоном автоподпись.