Как правильно написать в письме исполнитель
Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов
Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.
Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».
Оформление реквизита «адресат» служебного письма
Письмо может быть адресовано организациям, структурным подразделениям, должностным или физическим лицам в зависимости от обстоятельств. Несколько примеров указания адресата:
ОАО «Горящий фитиль»
ОАО «Горящий фитиль»
с почтовым адресом
ОАО «Горящий фитиль»
ул. Трудная, д. 45,
ул. Легкая, д. 127, кв. 365,
г. Мурманск, 628021
Оформление реквизита «дата» служебного письма
После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).
Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма
Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:
№ 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,
или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.
Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.
Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса
При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.
Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма
Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».
Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»
К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас.
Оформление реквизита «подпись» служебного письма
В состав подписи включаются наименование должности подписывающего письмо, собственно сама личная подпись и ее расшифровка. Примеры:
Директор ООО «Канитель» Место личной подписи И.О. Фамилия
И.о. директора ООО «Канитель» Место личной подписи И.О. Другая-Фамилия
Документ подписывает человек, имеющий право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, с указыванием его фактической должности и фамилии. Обратите внимание, нельзя ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. В современном делопроизводстве последние примеры – грубые недостатки оформления служебных писем. В прошлом, когда работали еще наши бабушки, вероятно, допускалось подобное. Я лично даже не знаю, когда и где такое регламентировалось.
Оформление реквизита «отметка об исполнителе»
Отметка об исполнителе очень желательна во всех служебных письмах, так как позволяет оперативно обратиться к конкретному специалисту. Она ставится в левом нижнем углу письма (последнего листа) и содержит фамилию, имя, возможно отчество исполнителя, его контактный телефон. Пример:
Толстопятов Иван Петрович
На сегодня все. Можете быть уверены, зная о правилах деловой переписки и оформлении реквизитов документов, вы сумеете легко составить свои собственные шаблоны служебных писем и значительно упростите для себя ведение делопроизводства. Сейчас можете посмотреть примеры составления различных видов писем.
Правила ведения деловой переписки. Оформление делового письма
Пиши так, чтобы это запоминалось.
Пиши так, чтобы на это хотелось бы взглянуть.
Пиши так, чтобы читать тебя было бы интересно .
Достаточно часто первый деловой контакт – это письмо, и если не придавать должного внимания этикету делового письма, то знакомство может не состояться и вы можете потерять клиента и делового партнера.
Очень важно уметь правильно писать деловые письма, благодаря чему складывается благоприятное впечатление о вас лично и о компании в целом.
Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии. При составлении деловых писем зарубежным и отечественным партнерам стоит учитывать некоторые особенности. о которых будет сказано чуть ниже.
Но, несмотря на различия, есть и общие правила, которые характерны как для российского, так и для зарубежного этикета делового письма.
Во-первых, перед тем как начать писать письмо деловому партнеру, стоит определиться по следующим пунктам:
1. Вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-заказ, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и т. д.).
2. Предполагается ли получение ответного письма. В некоторых ситуациях ответ не письмо не требуется, например письмо-презентация.
3. Будет ли содержание письма однозначно и точно понятно вашему адресату. Не возникнут ли неясности относительно вопроса переписки?
4. Уверены ли вы, что письмо, отправленное почтой, дойдет в срок? Если нет, то лучше воспользоваться факсом, услугами почтовых служб экспресс-доставки ( DHL , UPS и др.) или отправить письмо по электронной почте.
Во-вторых, тон письма должен быть корректным, даже если это письмо-претензия. Вежливое и простое изложение вопроса звучит убедительно и, как правило, избавляет от излишней переписки. Следует также избегать неточностей и двусмысленности формулировок, слишком частого употребления профессиональных терминов и ненужных сокращений, поскольку это может привести к необходимости последующих уточнений и в итоге к затянувшейся переписке.
В-третьих, деловое письмо должно быть написано только на фирменном бланке организации, сотрудником которой вы являетесь. Фирменный бланк – это своеобразная визитная карточка компании, поэтому к письму следует относиться с особым вниманием.
В-четвертых, письмо должно состоять из нескольких абзацев, в каждом из которых выражается законченная мысль. Абзацы должны быть не слишком длинными, чтобы текст было легко читать. Можно следовать правилу: первый и последний абзацы – не более четырех машинописных строк, а все остальные – не более восьми. Абзац, содержащий менее четырех строк, нецелесообразно переносить на следующую страницу. В деловом письме лучше избегать переносов слов.
Письмо надо набирать шрифтом Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 и Times DL размером 12, 13, 14 через 1–2 межстрочных интервала.
При оформлении деловых писем номер страницы указывают в нижнем правом углу, а в других деловых документах –вверху посередине страницы.
На бланках формата А4 текст письма рекомендуется набирать через 1,5–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один. Реквизиты, состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.
В нашей стране порядок оформления документов регламентируются нормативными документами, и в первую очередь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».
ГОСТом установлено два стандартных формата бланков документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).
Каждый документ, написанный как на бланке, так и просто на листе бумаги, должен иметь поля (не менее): левое – 20 мм; правое – 10 мм, верхнее – 20 мм, нижнее – 20 мм.
Такие требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но можно соблюдать их и при составлении деловых писем зарубежным партнерам.
В зависимости от того, какие у вас отношения с адресатом, обращение может начинаться со слов «уважаемый» плюс фамилия (имя, отчество) или «дорогой» плюс имя и отчество (имя) и заканчиваться словами благодарности за сотрудничество. Перед подписью принято писать «С уважением, . » или «Искренне Ваш, . ».
При обращении в письме такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т. д., следует писать полностью. В противном случае получатель может подумать, что вы на самом деле не сильно его уважаете. Не стоит писать «Ув. г-н директор». Такое сокращение неуместно и звучит непочтительно.
В официальных письмах не принято обращение к адресату на «ты», даже если вы достаточно близко знакомы и вас связывают не только деловые, но и дружеские отношения с данным человеком.
Пример из жизни
Алексею американская привычка обращения на «ты» стоила потери высокооплачиваемой работы. Проработав в США достаточно долгое время и привыкнув обращаться к своему американскому начальнику просто «Джонни», Алексей в письме к потенциальному российскому работодателю обратился на «ты»: «Дорогой Николай!» Такое приветствие глава российской компании воспринял как фамильярное и панибратское. В России обращение по имени-отчеству – это знак уважения и способ соблюдения определенной дистанции и субординации. После получения письма дальнейших контактов со стороны работодателя не последовало, а соискатель долго думал, в чем проблема.
При оформлении делового письма российскому партнеру важно соблюдать еще несколько правил.
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
В случае если вы используете сокращения «г-ну», «г-же», то сначала надо написать фамилию, после инициалы получателя.
Документ должен быть адресован не более чем четверым получателям. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не пишут. Если число получателей больше, составляют список рассылки документа.
При отправлении письма юридическому лицу, в адрес организации, указывают его наименование, затем почтовый адрес.
Профсоюзная ул., д. 82, Москва,
При отправлении документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
Отметку о приложении, названном в тексте письма, оформляют следующим образом.
Если письмо содержит приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
1. Положение о ведении внутреннего учета на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов отдела продаж на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если приложение отправляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. – только в первый адрес.
В состав реквизита «подпись» входят:
- указание должности лица, подписавшего документ: полное – если документ оформлен не на фирменном бланке, сокращенное – если документ оформлен на официальном бланке компании;
- расшифровка подписи (фамилия, инициалы).
ООО «Гамма-ювелир» Личная подпись А. А. Борисов
На фирменном бланке компании:
Генеральный директор Личная подпись А. А. Борисов
На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после его получения.
На послания, полученные по факсу и по электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных.
Как правильно оформлять официальные письма
Как правильно оформлять официальные письма
Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления).
— самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста ( по почте ). составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.
инструктивные; сопроводительные; информационные; гарантийные; рекламные; претензионные; арбитражные; письма-подтверждения; письма-напоминания; письма-извещения; письма-просьбы.
Как правильно написать и оформить деловое письмо
Унитарное предприятие «ГАЛАНТ» Юридический адрес: 143350, г. Москва, ул. Ленина, 18 Тел. (495) 660-3734, факс (495) 660-3745 E-mail: Веб-сайт http://www.forum-profit.ru Банковские реквизиты: Р/с № 40802810300220001275 в ОАО «УралСиб» г.
Москва К/с 30101810100000000768 БИК 044525768 ИНН/КПП 771465026078/0 05.02.2010 № 7-02 На № 3 от 25.01.2010
Служебные письма оформляются на бланке организации и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (прри необходимости).
ясность, чёткость, краткость изложения; обоснованные аргументы, полнота информации; доброжелательный, вежливый тон; последовательность изложения материала; нейтральный тон письма; использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике.
Официальное письмо: как написать грамотно в 2018 году
Деловое можно охарактеризовать как визитную карточку компании. Поэтому очень важно, чтобы деловое было составлено грамотно – от него зависит формирование положительного имиджа компании.
Деловое письмо представляет официальный документ, содержащее служебное послание в виде запросов, предложений, просьб, претензий, поздравлений и т.д. Деловое должно быть составлено соответствующим образом, поскольку любое отступление от правил может повлечь за собой его юридическую неправомерность.
Благодарственное письмо Благодарственное письмо Благодарственное письмо – это деловое, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п.
Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку.
Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление.
Как оформлять деловое письмо на английском: 10 простых правил
Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию. Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации.
Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.
Игнатьева Елена Сергеевна
Достаточно часто первый контакт в деловом мире начинается с письменных коммуникаций – деловых писем. Но если оно будет написано без соблюдения правил этикета делового письма, то едва зародившиеся контакты могут прерваться, и вы потеряете клиента или делового партнера.
Поэтому, наверное, не придется никого убеждать, насколько важно уметь писать деловые, которые помогут составить благоприятное впечатление о вас лично и о вашей компании в целом.
Основные правила деловой переписки.
Как правильно оформить письмо в организацию образец
Каждое обращение должно иметь письменный вид.
Официальные письма отсылаются в самых разнообразных случаях. Это может быть: требование произвести оплату, просьба предоставить продукцию без оплаты, претензия о возврате долга и так далее.
К официальным обращениям особых форм не применяется. Законодательство Российской Федерации предполагает вольное написание.
Но, помимо этого, существуют общепринятые нормы.
Правила оформления делового письма на английском
В современном мире, который так стремительно движется по пути интеграции, очень часто приходится вести деловую переписку с партнерами из заграницы. И зачастую переписка ведется на английском языке.
Поэтому просто необходимо знать некоторые ключевые моменты, которые касаются формы подачи информации в письме, правила деловой переписки на английском . Конечно, если вы пишите на фирменном бланке компании, то адрес писать не нужно.
Как правильно оформить письмо в два адреса
1. Деловые письма оформляются на бланках для писем. на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.
2. В состав делового письма входят следующие реквизиты:
адресат
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
заголовок к тексту
возможно отметка о наличии приложения
фамилия и телефон исполнителя
Основными частями международного делового письма являются шапка на фирменном бланке учреждения или частного лица; ссылки и дата, внутренний адрес, приветствие, основная часть письма, заключительные фразы, подпись
3. Письмо составляется только по одному вопросу. например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.
4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).
5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.
6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:
Начальнику отдела сбыта
После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:
Начальнику отдла сбыта
7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат.
8. В письмах н азвание вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата. Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса. если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении. ", "О создании. ", "О проведении. " и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.
9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:
- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
- в основной части формулируется основная цель письма.
вводная часть: "В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия. была установлена недостача. штук насосов на сумму. (коммерческий акт от 26.01.999 N245. ) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.
основная часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.
10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.
11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.
Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные: вниманию конкретного лица; краткое содержание письма; приложение и копии; постскриптум; заглавие листа продолжения.
Маркер вниманию конкретного лица применяется, когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”.
Суть письма для удобства читающего может излагаться перед началом текста. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки.
Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Как правило используется слово “копия(и)” за которым следует перечисление лиц, которым она(и) предназначена(ы). Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма п ишется слово: «Приложение» (или Приложение №____)» Если приложений несколько, то указывается их число. В указании на приложения рекомендуется перечислить посылаемые материалы, в особенности, когда это важные или ценные документы.
Приложения: кассовый чек, страховой полис, счет-фактура, договор.
Приписка в нижней части письма после подписи, допускается лишь в том случае, когда после подписания письма произошло событие, о котором нужно немедленно информировать адресата или чтобы подчеркнуть какой-либо важный момент. Приписка начинается с сообщения P.S. (читается Postscript); в конце приписки снова ставится подпись.
ООО “Арт Компакт”
ООО “Арт Компакт” 2 1996-06-01
Как правильно написать адрес по-английски?
Writing an address in English.
В англоязычных странах адрес принято писать в таком формате:
название компании (для рабочего адреса)
номер дома и название улицы
город, штат, почтовый индек
Обычно имя пишется вначале, а потом фамилия, например: Anna Smith. Допускается также написание сначала фамилии, а потом имени, хотя такой вариант написания менее популярен.
В данном случае после фамилии ставится запятая: Smith, Anna.
Иногда, особенно в формальной переписке употребляются титулы: Mr. - мистер, обращение к мужчине; Miss - мисс, обращение к незамужней девушке; Mrs. - миссис, обращение к замужней женщине, или Ms. - когда неизвестно или неважно замужем девушка или женщина или нет. Примеры: Ms. Anna Smith, Mr. John Doe.
Если ваше письмо профессионального характера и у адресата имеется профессиональный титул, он следует после запятой за именем, например: Mr. Paul White, CFO.
В Соединенных Штатах Америки для каждого штата имеется укороченное название, которое состоит из двух букв. Список сокращений американских штатов можно посмотреть, например, тут: http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_U.S._state_abbreviations
Итак, приводим примеры домашнего и рабочего адресов:
155 Main Street
Brooklyn, NY 11311
Edgar Brown, CPA
Better Web Solutions, Inc.
2233 5th Avenue 4th Floor
San Diego, CA 92108
first name - имя
last name - фамилия
house number - номер дома
street name - название улицы
zip code - индекс
suite - номер офиса (проверьте, правильно ли вы произносите это слово!)
apartment (сокращенно apt.) - квартира
home address - домашний адрес
business address - рабочий адрес
Давайте попробуем ответить на вопросы:
What town does Lisa live in?
Does Lisa live in a house or in an apartment?
What is Lisa's apartment number?
What is Edgar Brown's title?
What company does Edgar Brown work for?
What is Lisa Hardy's zip code?
Are Lisa Hardy and Edgar Brown located in the same state?
Как правильно писать адрес?
Как бы кто ни ругался на операторов почтовой связи, на ошибки сети, зачастую мы сами виноваты в том, что наше письмо не доходит до адресата. Одна ошибка в написании адреса, и письмо не дойдет.
Как правильно писать адрес на конверте
Чтобы ваше письмо всегда находило получателя, не стоит игнорировать правила и порядок заполнения реквизитов адреса. В чем они состоят? Вот что должно быть указано на конверте в обязательном порядке:
- Кому: ФИО (для гражданина) или наименование организации (для юридического лица).
- Куда: пишите название страны, если отправляете письмо в другое государство (для международных почтовых отправлений).
- Кроме того, обязательно указывать название республики, области или края.
- Район.
- Город, поселок (название населенного пункта).
- Улица, номер дома и квартиры (если письмо придет в отделение почтовой связи, тогда указывайте номер абонентского ящика).
- Почтовый индекс.
В том случае, если ваш конверт не содержит готовых полей с подсказками "кому, куда" и "от кого, откуда", тогда следуйте такому правилу: Ваши данные (ФИО и адрес), то есть данные отправителя, пишутся в левом верхнем углу. Данные адресата - в правом нижнем углу конверта. Ни в коем случае не сокращайте названия в адресе. То, что может быть понятно вам, необязательно будет понято другими. Правильно писать почтовый адрес - без исправлений, и лучше печатными буквами, если ваш почерк неразборчив.
Как правильно писать адрес на английском
К примеру, ваш адрес: Россия, г. Саратов, ул. Антонова, дом 25, кв 72. Индекс 176543. От Поповой Ирины.
Пишите аналогично примеру:
25 Antonova st. ap. 72
Как правильно писать электронный адрес
В наше время большинство людей пользуется именно электронной почтой, поскольку посредством нее ваше сообщение способно достигнуть адресата за считанные секунды, в каком бы уголке мира он ни находился.
Итак, если приятель попросил написать ваш электронный адрес, чтобы он смог обмениваться с вами быстрыми сообщениями в Интернете, то вам необходимо знать, как он правильно пишется. Из чего состоит электронный адрес?
Как правильно написать и оформить деловое письмо.
Как правильно написать и оформить деловое письмо.
При составлении делового письма необходимо учесть несколько ОБЩЕПРИНЯТЫХ ПРАВИЛ:
- ПОЛЯ письма должны быть достаточными, чтобы подшить документ и сделать, при необходимости, на полях заметки.
- ШРИФТ письма должен быть стандартным, например, Times New Roman , размером 12пт с одинарным межстрочным интервалом и одинаковым на протяжении всего текста.
- НУМЕРАЦИЯ страниц необходима, если письмо содержит более двух страниц и приложения. Страницы нумеруют в правом нижнем углу листа.
Деловое письмо СОСТОИТ из следующих составляющих:
Юридический адрес: 143350, г. Москва, ул. Ленина, 18
Тел. (495) 660-3734, факс (495) 660-3745
в ОАО «УралСиб» г. Москва
На № 3 от 25.01.2010
• Наименование фирмы или организации
• Юридический или физический адрес
• E-mail и адрес сайта (если имеется)
• Исходящий регистрационный номер
• Входящий номер письма, на которое дается ответ
СПРАВА, на уровне исходящего номера или чуть ниже, размещается обращение к адресату, которое содержит:
В примере приведены два варианта последовательности обращения. Если письмо направляется ДВУМ и более адресатам, то перечисляются, последовательно с интервалом, все адресаты. Не рекомендуется в одном письме обращаться более чем к ЧЕТЫРЕМ адресатам. В этом случае необходимо направить отдельные письма каждому, составив предварительно список рассылки.
С ЛЕВОЙ стороны, ниже обращения формулируется краткий ЗАГОЛОВОК письма, чтобы адресат сразу понял, о чем пойдет речь.
ПО ЦЕНТРУ листа оформляется непосредственно ОБРАЩЕНИЕ, которое может быть выделено жирным шрифтом.
По содержанию и предназначению деловое письмо может быть:
• Письмом приглашением и др.
В любом случае письмо состоит из ДВУХ частей. В ПЕРВОЙ части излагаются мотивы, которые послужили для написания письма. Во ВТОРОЙ части излагается принятое решение, просьба, предложение и тому подобное.
На ваше предложение от….. сообщаем…
Рассмотрев Вашу претензию от …, УП «Галант» сообщает следующее…
Согласно Вашей просьбе…
В связи с распоряжением…
Ввиду принятых обязательств…
В связи с вышеизложенным…
Просим выслать проект договора поставки оборудования. (вторая часть)
С письмом могут высылаться дополнительные документы, расчеты и так далее.
В этом случае, после основного текста указывается, что имеются приложения и количество листов в приложении. Если приложений несколько, то имеет смысл перечислить приложения.
2. Перечень требуемого оборудования
Любое письмо подписывается должностным лицом, с указанием должности и расшифровкой подписи. Не допускается перед наименованием должности указывать «за» и другие символы. Вполне допустимо добавить «С уважением».
Директор УП «ГАЛАНТ» /подпись/ С. П. Киреев
Заканчивается деловое письмо указанием исполнителя, то есть лица, который занимается данным вопросом. В информации об исполнителе указывается ФИО, желательно полностью, и контактный телефон, можно указать должность. Информация об исполнителе печатается шрифтом на одну или две единицы МЕНЬШЕ основного.
Источники:
delo-ved.ru , www.ardic.ru , juridicheskii.ru , www.kak-delat-pravilno.ru , intersed.com.ru ,Следующие статьи:
- Как правильно написать водителю сопроводительное письмо
- Как правильно написать деловое письмо на английском языке
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
