Как правильно написать служебную записку о премировании работника

» Заявления на работу 27 апреля 2024 года

Как составить служебную записку о премировании

Служебная записка относится к категории дополнительных документов.

На ее основании принимается окончательное решение руководителем о возможности премирования сотрудника.

Как правильно написать служебную записку о премировании работника

Данный документ является основанием для составления приказа или акта.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

В классификаторе управленческих бумаг понятия «Служебная записка» не указано.

На практике ее активно используют во многих организациях различных сфер.

В записках указана просьба или предложении о выделении премии конкретному сотруднику, нескольких работникам или всему персоналу.

Составляется только для решения следующих вопросов:

В документе обязательно указывается следующая информация:

адресат — ФИО полное название должности лица, на имя которого составляется документ. Данные адресата указывают в дательном падеже.

Например: Директору предприятия «Клубничка» Иванову Ивану Ивановичу;

ФИО и название должности физического лица, которое составило данный документ (начальника отдела кадров Козлова Виталия Витальевича),

название документа;

основная часть записки. В ней указывается просьба или предложении о премировании персонала или конкретного сотрудника.

Обязательно прописывается причина выплаты премии, ее размер и период, когда она должна быть выплачена. Данные работника и занимаемая им должность указывается в записке без сокращений;

дата документа – дата его подписания (прописывается арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц и год);

подпись составителя бумаги.

В этом видео вам покажут, как с помощью программы СЭД bb workspace, составить записку. Приятного просмотра!

Текст документа составляется от первого лица и в единственном числе.

В составленном документе не должно находиться никаких приветствий, вводного текста и завершающих пожеланий.

Лучше всего текст закончить такими словами: «Считаю целесообразным выплатить премию в размере…» или «Предлагаю выплатить Иванову Ивану Ивановичу премию в размере.

В большинстве случаев документ составляют на стандартом листе формата А4.

Можно набрать как на компьютере и распечатать, так и написать от руки.

Согласно установленным ГОСТам для составления документов используется специальный шрифт Times New Roman, размер – 14, а интервал – 1,5.

Название «Служебная записка» пишется по центру листа заглавными буквами.

При необходимости на документе ставятся визы согласования.

Например, выплата премии может согласовываться не только с руководителем предприятия, а и главным бухгалтером.

В целом текст записки разделяют на две основные части.

В первой – лаконично указаны факты, которые послужили поводом для составления бумаги.

Например, Иванов Иван Иванович перевыполнил личный план по продажам на 100%.

Во второй части документа – конкретные действия, которые необходимо выполнить.

(Прошу рассмотреть возможность выплаты премии в размере такой-то суммы…).

Составленный документ обязательно регистрируется.

Это может сделать, как ее автор, так и адресат.

Данный порядок определяется внутренним документооборотом в организации.

После того как документ был рассмотрен руководителем, на него накладывается резолюция.

Это письменное решение по рассматриваемому вопросу.

Например, начальник может написать на записке «Согласовано» или «Одобрено».

После резолюции адресат ставит подпись и указывает свои инициалы.

При необходимости на основе служебной записки составляется приказ, который и является главным документом для материальных выплат сотрудникам.

В тексте записки не должно быть никаких исправлений, перечеркиваний и ошибок.

Составляйте документы правильно и соблюдайте установленные требования.

Объяснительная записка, образец, вы сможете найти у нас на сайте.

Отсюда, можно узнать, где и как можно получить ИНН.

Ознакомившись в данной статьёй, вы узнаете, какой список учредительных документов ооо.

Реквизиты в документе

Отдельно стоит рассмотреть обязательные реквизиты в служебной записке:

Вид документа- указывайте имя вашей записки, чтобы тот, кому она будет направлена, определил, насколько она важна.
Полное имя структурного подразделения. Важно, чтобы оно было действительное, а не старое именование.
Дата- указывайте точную дату.
Заголовок текста. Отнеситесь к этому серьезно, так как название бросается сразу в глаза.
Указывайте, кому направлен( это считается одним из важных элементов).
Сам текст ( излагайте всю суть проблемы сразу, без какой-либо воды.
Ваша подпись ( без нее документ не действителен).

Отдельно хочется сказать про текст, он состоит по правилу из двух частей:

Причины составления( обоснование, желательно, чтобы было без воды);
Просьбы, предложения, решение вопроса и тд.

Поэтому ко всему этому стоит относиться с полной ответственностью.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Служебная записка о премировании работников

Законодательство РФ в области труда подразумевает различные варианты поощрения сотрудника в организации. Работодатель сам решает, как именно может быть поощрен его работник.

Как написать служебную записку о премировании и правильно ее оформить

Трудовым кодексом РФ предусмотрены следующие варианты поощрения:

Поощрение нужно оформить документально. Для этого подается служебная записка либо представление. После согласования с руководством издается приказ о поощрении. Для управленческих бумаг существует специальный классификатор, но такое понятие как служебная записка в нем отсутствует. Она является внутренним документом.

Служебная записка представляет собой документ, предназначенный для обращения внутри организации. Этот документ содержит просьбу, предложение либо замечание. Одной из целей его составления может быть премирование сотрудника. Адресован он чаще всего руководителю, а составляется подчиненным.

Служебные записки бывают разные по своему содержанию, в связи с чем разделяются на несколько типов: объяснительные, пояснительные, аналитические и докладные.

Форма документа ничем не регламентирована. Составляется он на обычном листе A4 в свободном стиле. В начале документа вписываются данные того, кому подается бумага и того, кто подает. Затем идет заголовок. После изложенного в произвольной форме текста ставится дата и подпись.

Премия работнику выдается после того, как об этом будет издан соответствующий приказ. Приказ издается на основании служебной записки о премировании. Сотрудник может быть поощрен к празднику, к юбилею, по итогам года или месяца.

Подавать служебную записку имеет право профсоюз, руководитель отдельного подразделения или совет коллектива. Документ может содержать предложение о выдаче премии кому-то конкретно, нескольким работникам либо всему коллективу.

Бумага должна содержать следующие сведения:

Общая характеристика и трудовые заслуги работника;
Подробное изложение конкретных достижений в работе (перевыполнение нормы и т. д.);
Просьба выдать сотруднику премию вне очереди в виде поощрения.

Кроме того, для документа обязательна такая информация:

Название подразделения организации;
Полная должность и ФИО адресата. Эти данные должны быть в дательном падеже. Например, так: директору компании “Восток” Смирнову Антону Петровичу;
Номер и дата;
Должность, ФИО и подпись составителя;
ФИО кандидата на получение премии, а также его полная должность.

Бумага может быть написана от руки, напечатана на машинке либо отпечатана на принтере. Составлена он должен быть в деловом стиле.

Образец служебной записки о премировании

Вначале служебная записка должна быть зарегистрирована и получить номер. Регистрацией документооборота в организации обычно занимается секретариат. После того, как бумаге присвоен номер, она передается на рассмотрение руководства.

После рассмотрения начальник или одобряет, или отказывает в поощрении. Если поощрением являются деньги, то руководителем также принимаются решения о сумме. Свое решение руководитель визирует на документе от руки. Виза должна содержать должность начальника, само решение, дату и подпись. Виз согласования может быть несколько. Выплата премии в ряде случаев требует согласования с главным бухгалтером.

Приказ о премировании работника составляется отделом кадров на основании решения руководителя организации.

Служебная записка о премировании сотрудников. Образец

Обновление: 20 октября 2017 г.

Служебная записка (образец)

Трудовой кодекс РФ и деловая практика подразумевают наличие в системе оплаты труда предприятия выплаты премий в качестве поощрения за высокое качество проделанной работы, а также в качестве мотивации для поддержания высокого уровня профессионализма в последующих периодах. Процессуально начисление премии оформляется таким документом, как служебная записка о премировании сотрудников (образец по ссылке).

Порядок начисления премий

Премия сотрудника – доход работника, выплачиваемый по результатам его трудовой деятельности (ст. 191 ТК РФ). Размер и условия выплат прописаны в трудовом договоре сотрудника или в коллективном договоре.

В текущей деловой практике становится распространённым составление для каждого работника индивидуальной карты ключевых показателей эффективности (КПЭ).

Данные показатели должны быть измеримыми и достигаемыми, чтобы выполнять функцию мотивации. Чаще всего к каждой задаче привязывается график исполнения, что также является критерием достижения показателя.

Подобные выплаты и алгоритм их расчета должны быть зафиксированы в положении о стимулирующих выплатах вместе с критериями эффективности, на основе которых производится начисление данных выплат. Данное положение не требует ежегодного пересмотра или утверждения. В случае изменения условий выплат по оплате труда в него вносятся изменения. Согласно ст. 135 ТК РФ положение должно быть согласовано с членами профсоюза организации.

Положение об оплате труда является документом, с которым каждый сотрудник должен быть ознакомлен до подписания трудового договора, чтобы избежать ситуаций, когда трудовой договор подписан и сотрудник принят на работу, но не согласен с порядком оплаты труда и условиями премирования.

Согласно ст. ст. 22 и 68 ТК РФ при внесении изменений в положение об оплате труда каждый сотрудник должен быть с ним ознакомлен под роспись.

Согласно Федеральному закону от 03.07.2016 № 348-ФЗ микрофирмы имеют право не использовать локальные нормативные акты, в частности положение об оплате труда и премировании работников. Однако данное положение позволяет закрепить взаимоотношения в такой важной для любого предприятия (тем более микрофирмы) области, как выплаты заработанной платы и премий, позволяет избежать двояких толкований со стороны как работника, так и работодателя.

Назначение служебной записки о премировании

Служебная записка наряду с приказом о выплате премии является документом, необходимым бухгалтерии для доказательства того, что данная выплата является частью оплаты труда, а не безвозмездным подарком сотруднику организации.

В случае начисления премии руководитель подразделения, совет коллектива или профсоюз подают служебную записку руководителю организации. В деловой практике чаще всего служебную записку о премировании готовит и подписывает непосредственный руководитель сотрудника, которому планируют выплатить премию.

В служебной записке указываются:

общая характеристика сотрудника, которого выдвигают на премию,
описание трудовой ситуации, в которой сотрудник проявил особые достижения.

Так как служебная записка подается руководителю с целью письменного изложения просьбы, в служебной записке на премирование также фигурирует просьба о поощрении работника материальной выплатой.

Процедура подачи и обработки служебной записки о премировании

Служебная записка с подписью заявителя регистрируется в журнале входящей документации (в случае электронного документооборота документ создается электронно, подписывается электронной подписью и проходит соответствующие процедуры по регистрации) и доводится до руководителя организации.

Руководитель организации ставит свою визу, далее издается приказ о премировании по организации, в котором указываются данные работника и обстоятельства, в связи с которыми он выдвигается на получение премии. Данный приказ оформляется согласно установленной форме № Т-11 или Т-11а .

Правила составления служебной записки о премировании сотрудников

Страница обновлена: 06.04.2017

Мотивация работников в значительной степени зависит от системы оплаты их труда. Руководители тщательно продумывают, когда и каким образом стимулировать подчинённых с помощью премий. Для извещения вышестоящего начальства о необходимости проведения дополнительных выплат используется служебная записка о премировании сотрудников.

Вопросы материального поощрения работников остаются на усмотрения нанимателя. Поэтому оформление записок о премировании регулируется исключительно внутренними положениями организации. В данном документе должны быть следующие сведения:

Работник может быть премирован по различным причинам. Это выполнение или перевыполнение индивидуального или коллективного плана, решение задач, которые не входят в круг его обязанностей, экономия материальных ресурсов работодателя и так далее. Также поощряются и те сотрудники, которые добросовестно выполняют свою работу в течение длительного времени.

Если же положения о премировании нет, и начальник подразделения просто распределяет выделенный на поощрения бюджет, то можно указать формальную фразу. Например, «за высокие достижения в труде».

Информация о периоде, за который работника следует поощрить. Это может быть месяц, квартал или год. Если же выплата производится за конкретное действие, тогда указывается точная дата его совершения;
Указание предполагаемого размера премии. Необходимо акцентировать внимание руководителя на том, какая сумма полагается к начислению. Она может быть указана в твёрдом размере или в проценте от установленного оклада. Обычно размер заранее согласовывается с руководителями, ответственными за распределение фонда заработной платы;
Должность, подпись, фамилия и инициалы автора.

Документ составляется на имя руководителя, но конечным его адресатом является главный бухгалтер. Именно к нему попадает служебная записка о премировании с визой директора о том, что по ней следует провести соответствующую выплату. Или же на основании поданных записок издаётся общий приказ.

Данный документ следует составлять заблаговременно, так как вопросы материального поощрения необходимо согласовать с бухгалтерией.

Понять принцип составления рассматриваемого документа можно на примере.

№ 0919/437 Директору ООО «Ассоль»

от ДД.ММ.ГГГГ Нежданскому С.А.

О премировании сотрудников отдела продаж за 2 квартал

Довожу до вашего сведения, что установленный план по реализации продукции на 2 квартал 2016 года был выполнен отделом продаж на 124%. Работники отдела также перевыполнили личные планы, установленные на соответствующий период. В связи с этим, в соответствии с п. 2.3. Положения о премировании, введённого в действие приказом №57 от 08.08.2015 г., прошу начислить премию работникам отдела в следующих размерах:

Иванову А.А.:

за выполнение личного плана продаж – 20%
за выполнение общего плана продаж – 10 %

Носовой Е.С.:

за выполнение личного плана продаж – 30%
за выполнение общего плана продаж – 10 %

Степановой Л.Т.:

за выполнение личного плана продаж – 30%
за выполнение общего плана продаж – 10 %

Приложение: отчёт о реализации продукции по месяцам за 2 квартал 2016 года.

Начальник отдела продаж Платонова М.Д.

Стоит отметить, что премия вполне может начисляться и без подачи служебных записок. Такой документ целесообразно использовать в организациях со строгой отчётностью, либо на больших предприятиях, где необходимо специально информировать директора о результатах работы отдельных сотрудников.

Служебная записка о премировании сотрудников — порядок премирования

Служебная записка — неофициальная форма документа, которая является частью внутреннего документооборота в организации. Такая документация может циркулировать и между компаниями. Служит она для отображения актуальной информации по тем или иным вопросам. Направляется такой документ обычно руководству с целью отобразить ситуацию по текущему вопросу. Одним из таких документов является служебная записка о премировании сотрудника.

Служебная записка на премирование сотрудника

Трудовой кодекс РФ никак не регулирует содержание и назначение служебных записок на премирование сотрудников. Однако на практике данный вопрос актуален, поскольку подобная документация становится поводом для выдачи премии. Подать ее могут следующие внутриорганизационные органы:

отдельно взятое подразделение компании, в этом случае служебная записка направляется от руководителя данного отдела;
профсоюз, отслеживающий деятельность рабочих и их профессиональные успехи;
совет коллектива внутри отдела или организации в целом.

Направляется документ непосредственно руководителю, начальнику, который принимает решение о выдаче премий. Содержание служебной записки при этом не может ни в коей мере предписывать какие-либо нормы. То есть она носит необязательный, рекомендательный характер. В том случае, когда компания большая, и начальнику сложно быть в курсе всех событий, связанных с его подчиненными, данная информация станет полезной.

У многих компаний своя форма составления данного документа. Так как он не считается официальным, строгих рамок на его составление не имеется. Однако имеются общие правила, по которым служебная записка составляется:

шапка документа, с указанием полного имени адресата и его должности, а также лица, от которого информация направляется;
составляется текст бланка, в нем подробно указывается кто, за какие заслуги и в каком размере представляется к получению премии;
дата и подпись составителя.

В тексте данной бумаги указывается именно причина, по которой работника или нескольких следует премировать. Это может быть как стандартная переработка нормы, так и внештатная ситуация, в которой работник повел себя достойным образом.

Критерии премирования сотрудников

Для составления служебной записки о представлении к получению премии, необходимо учитывать не только правила написания официального документа. Важно обратить внимание также и на критерии, по которым трудящийся представляется к выдаче премии.

Чаще всего критерии премирования сотрудников бюджетного учреждения к примеру устанавливаются следующими:

интенсивность рабочего процесса, постоянная выработка количественная или качественная;
длительный срок работы;
достижение определенных результатов.

Составление служебной записки включает все аспекты, которые отображают деятельность работника — его должность, нормы, показатели. А потому и основание, по которому он представляется к премии, должно быть высказано определенно.

Приказ о премировании сотрудников

На основании служебной записки о премировании сотрудников руководитель принимает решение о выдаче премии работникам. Подобная процедура регулируется внутренним распорядком, который должен быть зафиксирован как в уставе компании, так и в трудовом договоре.

Приказ о премировании сотрудника имеет определенную форму. Она фиксируется как бланк Т-11. Для заполнения данного образца следует внести следующие данные:

проставляется дата и номер приказа в соответствии с нормативами компании;
заполняются все сведения о работнике, которому выдается премия;
далее указываются основания для выдачи премиальных, а также наличие ходатайства;
руководитель проставляет свою подпись и печать.

Подобная процедура осуществляется и при выдаче премиальных нескольким работникам сразу. Соответствующий документ Т-11а можно скачать ниже.

Налогообложение премий сотрудникам в 2018 году

Выплаты работникам, которые не подлежат налогообложению, зафиксированы в статье 217 Налогового кодекса РФ. Ее положения не фиксируют премию как исключение из налогооблагаемой базы. То есть, все премиальные облагаются не только НДФЛ, но и страховыми взносами.

Налоги с премии сотрудникам в 2018 году основываются на стандартных правилах расчета. Форма 2-НДФЛ в этом случае заполняется с указанием данного дохода. Пометкой для него станет код 2002.

Служебная записка на премирование учитывает определенные достижения, однако не является поводом для освобождения от налогов. Такая ситуация основывается на том, что премия является платой за труд работника. То есть фактический доход, который начисляется по стандартным правилам.