Как правильно написать письмо в вышестоящую организацию

КОАП РФ. Статья 5.59. Нарушение порядка рассмотрения обращений граждан

Нарушение установленного законодательством Российской Федерации порядка рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, должностными лицами государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений и иных организаций, на которые возложено осуществление публично значимых функций, за исключением случаев, предусмотренных статьями 5.39, 5.63 настоящего Кодекса, - влечет наложение административного штрафа в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

FAQ написан на основании Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 24.11.2014) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

Cайт для руководителя детского сада (ДОУ) Дошкольное образование

«Заведующая детским садом ДОУ, Руководитель детского сада»

Делопроизводство в детском саду (ДОУ)

Деловая служебная переписка. Деловые письма

Разновидности служебных писем: Сопроводительное письмо, Информационное письмо, Гарантийное письмо, Благодарственное письмо

3. Разновидности служебных писем

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д.

3.1. Сопроводительное письмо

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма , когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

Сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами:

«Представляем Вам. » (в вышестоящую организацию);

«Направляем Вам. » (в подведомственную организацию);

«Высылаем Вам. » (в стороннюю организацию).

Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам. »

«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам. »

«В подтверждении нашей договоренности высылаем Вам. »

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Письмо-просьба - служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типовой характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.

«Просим Вас провести. »

«Просим Вас предоставить. »

«Просим Вас сообщить. »

Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например:

«Надеемся на положительное решение вопроса. »

«Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение»

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести. ). Одновременно просим Вас. ».

Письмо-запрос - служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости представления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от _______ №_____. »). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с. ».

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос (см. также письмо-ответ). Как правило, письма-сообщения - небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что.

Доводим до Вашего сведения, что.

Считаем необходимым поставить Вас в известность о.

Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на. )».

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

3.7. Информационное письмо

Информационное письмо - служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

3.8. Гарантийное письмо

Гарантийное письмо - служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т. п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение - отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-изведения те, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату:

Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Письмо-напоминание - служебное письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевой фразой письма-напоминания является:

«Вторично напоминаем Вам. »

«Обращаем Ваше внимание на то, что. »

«Ставим Вас в известность, что. »

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация - автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т. п.

Письмо-требование - служебное письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуаций, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и предупреждения о мерах, которые будут приняты, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

«Требуем выполнить взятые на себя обязательства. »

«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить). »

«Требуем незамедлительно выполнить. и т. д.»

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

«В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд. »

«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции. »

«В противном случае мы не несем ответственность за последствия. »

Письмо-благодарность - служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем.

«Благодарим за оказанную помощь в. »

«Выражаем Вам свою благодарность за. »

«Позвольте Вас поблагодарить за. »

«Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за. »

Письмо-поздравление - служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

«Поздравляем Вас в связи с. »

«Искренне поздравляем Вас с. »

«Примите наши искрение поздравления в связи с. »

«Сердечно поздравляем Вас с. »

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т. п.

Деловое письмо: виды и языковое оформление

В данном параграфе рассмотрим языковые особенности специальных текстов, называемых служебные или деловые письма. Именно деловое письмо является самым распространенным видом управленческого документа. Составление и языковое оформление этих документов представляют наибольшую трудность для государственного служащего.

• Деловое письмо – обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения между учреждениями, организациями, ведомствами.

Специалистами в области деловой переписки классификация писем проводится по различным основаниям:

• по структурным признакам (регламентированные и нерегламентированные);

• по композиционным особенностям (одноаспектные и многоаспектные);

• по месту в информационном обмене (инициативные и письма-ответы);

• по тональности изложения (строго официальные и полуофициальные) и т.д.

Самым главным квалификационным признаком для деловых писем является функциональный признак, т.е. та коммуникативная функция, которую выполняет данное деловое письмо.

По коммуникативной функции можно разделить все деловые письма на четыре вида:

• уведомительные – письма, сообщающие важную информацию, которая инициирует принятие управленческого решения;

• креативные – письма, позволяющие расширить сферу деловых отношений между коммуникантами или создавать новые деловые контакты;

• коррекционные – письма, уточняющие взаимные позиции коммуникантов;

• эмотивные – письма, способствующие выражению чувств и отношений к событиям и ситуациям.

Для обеспечения адекватного процесса восприятия и понимания делового письма, для быстрой его обработки, для придания тексту юридической силы необходимо строгое соотнесение вида письма и определенных языковых средств.

Рассмотрим последовательно основные виды деловых писем и языковые формулы, позволяющие наиболее точно сформулировать содержание этих писем.

• Уведомительные письма (информационные) – вид деловых писем, существующих для передачи значимой информации коммуниканту с целью принятия им необходимого решения или осуществления необходимого действия.

Основные разновидности этого вида делового письма: письмо-информация, письмо-сообщение, письмо-извещение, письмо-уведомление, письмо-напоминание, письмо-требование, письмо-сопровождение, рекламное письмо, открытое письмо.

• Письмо-сообщение – деловое письмо, в котором автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, мероприятиях, представляющих взаимный интерес.

Письма-сообщения наиболее ярко представляют жанровую разновидность уведомительных писем.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или с изложения сообщаемой информации.

Ключевые фразы письма-сообщения

Извещаем (информируем) Вас о том, что.

Ставим Вас в известность, что.

Считаем необходимым поставить Вас в известность о том, что.

Доводим до вашего сведения, что.

Нам приятно сообщить Вам, что., Имеем честь сообщить Вам, что..

С радостью сообщаем Вам о.

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, которые использовал автор в инициативном письме. Кроме того, не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа (на Ваше письмо от ___ № ___), поскольку в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа".

• Сопроводительное письмо – деловое письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей, не имеющих адресной части.

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении документов (договоров, контрактов, каталогов, протоколов, спецификаций, актов и т.д.).

Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов.

Ключевые фразы сопроводительного письма

Представляем Вам (в вышестоящую организацию). Направляем Вам

(в подведомственную организацию). Высылаем Вам

(в стороннюю организацию).

С удовольствием направляем (высылаем).

Мы рады направить (выслать). Выражаем удовлетворение по поводу вашего письма от. и направляем (высылаем).

Текст сопроводительного письма может содержать дополнительную информацию, поясняющую содержание тех материалов, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении материалов, а затем излагаются пояснения.

Одно письмо может быть многоаспектным: содержать сначала текст с просьбой или какой-либо информацией, затем сопроводительный текст.

• Письмо-напоминание или письмо-требование – это деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-адресат не выполняет свои функциональные обязанности или принятые договоренности.

Цель письма: заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства.

Ключевые фразы письма-напоминания или письма-требования

Вторично напоминаем Вам. Обращаем Ваше внимание на то, что.

Считаем необходимым еще раз обратить Ваше внимание. Ставим Вас в известность, что.

Требуем выполнить взятые на себя

Требуем срочно выслать.

Требуем предоставить. Категорически требуем перечислить.

В тексте письма возможна ссылка на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и затем просьба или требование выполнить эти действия. Например: "напоминая о. ", "просим. ", "учитывая. ", "требуем. ".

Текст подобного письма может содержать вторую часть, в которой указываются конкретные меры воздействия в случае невыполнения ранее принятых обязательств или решений. Например:

В случае невыполнения. мы оставляем за собой право.

В противном случае. дело будет передано в.

• Креативные письма (созидательные) – вид деловых писем, нацеленных на расширение сфер деловых отношений между коммуникантами и на "завязывание" новых деловых отношений.

Основные разновидности этого вида письма следующие: письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-заявка, письмо-заказ, письмо-предложение, письмо-приглашение.

• Письмо-просьба – деловое письмо, направляемое с целью получения чего-либо или с целью инициирования каких-либо действий, необходимых адресанту.

Количество управленческих ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Кроме того, почти все многоаспектные письма содержат просьбы.

Письмо-просьба содержит, как правило, обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы. Ключевым выражением для формулировки просьбы является глагол "просить": в первом лице единственного ("прошу") или множественного числа ("просим") плюс другой глагол в форме инфинитива.

Второй глагол более значим, поскольку в нем заключена сущность просьбы: представить (предоставить), прислать, направить, подтвердить, решить (разрешить), сообщить, завершить, осуществить (реализовать), создать, обязать, спланировать (скоординировать), выполнить (исполнить), устранить, организовать, обеспечить, уточнить, установить, изыскать, выявить (выяснить) и др.

Просьба может формулироваться и без глагола "просить", но в этом случае строго официальный тон изложения приобретает более мягкую окраску.

Ключевые фразы письма-просьбы

Просим Вас предоставить данные о.

Прошу направить в мой адрес.

Убедительно (настоятельно) прошу решить вопрос о.

Просим рассмотреть возможность.

Надеемся на положительное решение вопроса

Желательно было (хотелось) бы ознакомиться.

Обращаемся (позвольте обратиться) к Вам с просьбой.

Надеемся, что Вы сочтете возможным.

Не откажите в любезности.

Будем весьма признательны (благодарны, обязаны), если Вы.

Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб.

• Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

В обосновании этого подвида письма могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты и документы. Например:

В соответствии с п. . постановления Правительства Российской Федерации от. №. "О некоторых мерах. " просим Вас сообщить.

В основном письма-запросы составляются так же, как и письма-просьбы.

Письма-просьбы и письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к первичному письму-просьбе или письму-запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное письмо и его тему, должны совпадать объем информации, аспекты содержания и последовательность их изложения, должны присутствовать общая терминология и единая система ссылок.

• Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с каким-либо деловым предложением (сделки, сотрудничества, переговоров, услуг, товаров и т.п.).

Ключевые фразы письма-предложения: "предлагаем Вам. "; "в связи с. предлагаем Вам. "; "с целью дальнейшего совершенствования. предлагаем Вашему вниманию. "

Предложение может быть направлено по инициативе импортера или в ответ на письмо-запрос. Если письмо-предложение направляется адресату впервые, то оно содержит не только предложение, но и информацию об адресанте. Если предложение является ответом на запрос, то при составлении письма используется ссылка на письмо-запрос:

В ответ на Ваш запрос от. мы предлагаем Вам. ;

Ссылаясь на Ваш запрос, мы могли бы предложить Вам. ;

Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем. ;

Подтверждаем (с благодарностью) получение Вашего запроса и сообщаем, что можем предложить Вам.

В коммерческой деятельности предложение (оферта) может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Свободное предложение направляется широкому кругу потенциальных покупателей с предложением товаров или услуг. В этом случае продавец не связывает себя обязательством продать товар кому-то определенному. Твердое предложение обращено к одному конкретному покупателю, и связывает продавца обязательством продать предлагаемый товар именно этому партнеру. Обязательным элементом твердого предложения является указание на срок действия этого предложения: "Предложение действительно до. "

Неполучение ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения.

• Письмо-приглашение – деловое письмо, направляемое конкретному лицу, ряду лиц или массовому адресату с целью их участия в планируемом мероприятии.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется личное обращение:

• Уважаемый (имя и отчество)!

• Уважаемый господин (фамилия)!

• Уважаемая госпожа (фамилия)!

Возможны следующие формулы обращения к массовому адресату:

• Уважаемые дамы и господа!

Ключевые фразы письма-приглашения

Приглашаем Вас принять участие. Просим Вас принять участие.

(Наименование организации) приглашает Вас посетить.

Примите наше приглашение на торжественный вечер.

Мы были бы рады видеть Вас на встрече.

Имеем честь пригласить Вас на презентацию.

Разрешите пригласить Вас посетить.

Позвольте пригласить Вас принять участие.

Если письмо-приглашение направляется известным и уважаемым лицам или в вышестоящие организации, органы власти и управления, то в письме должна быть подлинная подпись руководителя организации. Такие приглашения нельзя передавать по факсу, а следует рассылать по почте или передавать с курьером.

Если мероприятие носит рабочий характер (совещание, заседание коллегии, комиссии, совета и др.) или устроители заинтересованы в привлечении к мероприятию большого количества участников (конференции, симпозиумы, семинары и др.), то в приглашении вместо подписи конкретного лица может стоять отметка, например: "Оргкомитет конференции".

При рассылке большого количества приглашений подлинную подпись руководителя можно заменить факсимильной подписью.

• Коррекционные письма (уточняющие) – вид деловых писем, нацеленных на уточнение взаимных позиций коммуникантов (согласие-несогласие, гарантия-подтверждение, претензия и др.).

Основные разновидности этого вида письма: письмо-согласие, письмо-отказ, письмо-гарантия, письмо-подтверждение и др.

• Письмо-согласие – деловое письмо, в котором дается положительный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

• Письмо-отказ – деловое письмо, в котором дается отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Эти разновидности писем являются ответными письмами, в которых должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа используются те же языковые обороты, которые были и в инициативном письме.

Ключевые фразы для выражения согласия: "согласны рассмотреть (предоставить, оказать и др.)"; "согласны на заключение договора"; "готовы дать согласие на заключение контракта (сделки)"; "готовы принять ваши условия"; "поддерживаем ваше намерение (предложение и др.)"; "считаем возможным принять данный проект".

В случае отказа необходимо дать адресату аргументированное обоснование причин, приводящих к отрицательному ответу. Кроме того, рекомендуется сообщить информацию о том, на каких условиях может быть дан положительный ответ на данную просьбу или запрос.

• Письмо-гарантия (гарантийное письмо) – деловое письмо, представляющее собой подтверждение определенных обязательств перед организацией или отдельным лицом.

Письмом могут гарантироваться оплата работы, услуг, аренды, продукции и т.д.; сроки выполнения работы, возврата кредита, поставки товаров и т.д.; качество работ, товаров, услуг и т.д.

Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера.

В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула.

Ключевые фразы гарантийного письма: "оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем"; "оплату гарантируем с расчетного счета № . "; "гарантируем перечисление денежных средств в течение .

Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером или иным должностным лицом и удостоверяются печатью организации.

• Письмо-подтверждение – деловое письмо, удостоверяющее получение организацией-адресатом важных материалов (документов, сведений, писем, каталогов, прейскурантов, спецификаций и др.) и санкционирующее какие-либо договоренности (дату переговоров, условия сделки, цену и др.).

Если подтверждается получение документов, то в тексте письма необходимо их назвать. Если подтверждается предварительная договоренность, то в тексте письма необходимо изложить ее суть.

Ключевые фразы письма-подтверждения: "с благодарностью подтверждаем получение. "; "с удовлетворением подтверждаем согласие на. "; "в подтверждение своего согласия с. "; "высылаем Вам наше подтверждение. "; "подтверждая нашу предварительную договоренность"; "ООО “Светлана” подтверждает. "; "поддерживаем Ваше (намерение, предложение, обращение)".

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием, рекомендацией.

• Эмотивные письма – вид деловых писем, направленных на осуществление эмоциональной связи между коммуникантами, позволяющих выражать внимание к партнеру, демонстрировать различные эмоции по какому-либо значительному поводу в структуре деловых отношений.

Основные разновидности этого вида письма: письмо-поздравление, письмо-благодарность, письмо-соболезнование, письмо-извинение и др.

• Письмо-поздравление – деловое письмо, направляемое в адрес должностного лица или организации в торжественных и знаменательных случаях.

Поводом для поздравления могут быть официальные праздники, значительные события в жизни человека и в деятельности организации.

Письма-поздравления чаще всего бывают нерегламентированными, составляются в более свободной форме, чем регламентированные. Однако композиция письма-поздравления традиционна: обращение, поздравление, пожелание. Между поздравлением и пожеланием нередко присутствует комплиментарная часть письма, за счет которой происходит увеличение объема письма.

В первой части текста содержится формулировка поздравления: от имени организации – от первого лица множественного числа (поздравляем, желаем) или от имени руководителя – от первого лица единственного числа <поздравляю, желаю).

Ключевые фразы письма-поздравления: "поздравляем Вас в связи с. "; "мы искренне (сердечно) поздравляем Вас с. "; "примите паши (мои) искренние поздравления по случаю. "-, "от имени. и от себя лично поздравляю Вас с. "; "от всей души поздравляю (-ем) Вас с. "

В комплиментарной части обычно излагаются основные этапы жизни и деятельности лица, к которому обращено поздравление, перечисляются основные достижения и достоинства юбиляра, но следует избегать преувеличенных и льстивых комплиментов, нарушающих сдержанный тон делового письма.

В заключительной части авторы письма, формулируя пожелания, не должны также высказывать слишком конкретные и личные пожелания, помня, что это официальное поздравление, и следует ограничиться пожеланиями общего (клишированного) характера: оптимизма и благополучия, мира и процветания, успехов в работе, трудовых успехов, творческих успехов, профессиональных свершений, плодотворного сотрудничества, продвижения по службе, новых достижений, преодоления препятствий, осуществления надежд, доброго (крепкого) здоровья, семейного (личного) счастья и т.д.

Письмо-поздравление должно быть подписано. Подпись может быть более или менее официальной: от указания должности лица, как при подписании любого другого делового письма, до таких вариантов, как "Ваши коллеги", "Коллектив кафедры", "Сотрудники фирмы", "Работники министерства" и т.п. Под общей подписью, как правило, располагаются собственноручные подписи членов коллектива, пожелавших присоединиться к поздравлению.

• Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое в организацию или должностному лицу с выражением признательности за совершенные действия.

Благодарность может быть выражена за различные позитивные действия адресата: за проявление внимания, за полученное письмо, за приглашение на какое-либо мероприятие или за участие в нем, за оказанные услуги или за гостеприимство и др.

Эти письма чаще всего бывают нерегламентированными, г.е. составляются в более свободной форме, с использованием дополнительных полуофициальных языковых средств.

Написание благодарственных писем обусловлено требованиями делового этикета и необходимо с точки зрения дальнейшего сотрудничества.

Ключевые фразы письма-благодарности: "благодарю Вас за участие в. "; "благодарим за оказанную помощь. "; "мы благодарны Вам за поддержку. "; "позвольте поблагодарить Вас за приглашение. "; "позвольте выразить Вам (искреннюю) благодарность за оказанное гостеприимство"; "выражаем благодарность от имени. "; "мы признательны Вам за то, что. "; "выражая благодарность за Ваше письмо от. "; "заранее благодарим за участие. "; "благодарим коллектив Университета за организацию и проведение. "; "министерство. выражает руководителям Центра. признательность за ответственное отношение. "; "администрация. области выражает Вам свою благодарность за сотрудничество".

• Письмо-соболезнование – деловое письмо, направляемое в организацию или конкретному лицу для выражения сочувствия в трагических жизненных ситуациях.

Написание подобных писем – это не только проявление делового этикета, но и оказание моральной поддержки семье, близким, коллективу в случае тяжелой утраты.

В письмах-соболезнованиях используются следующие ключевые фразы: "примите паши глубочайшие (искренние) соболезнования по поводу утраты. "; "с глубоким прискорбием мы узнали о кончине. "; "хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу смерти. "; "примите, пожалуйста, от имени (название организации) наши соболезнования по поводу утраты. "; "выражаю Вам самые глубокие соболезнования в связи с постигшей тяжелой утратой".

Телеграммы и письма-соболезнования пишутся также главам государств в связи с трагическими событиями, происходящими в этих государствах (стихийными бедствиями, террористическими актами и др.). Например:

От имени народа Российской Федерации выражаем глубокое сочувствие родным и близким погибших в результате катастрофы.

• Письмо-извинение – деловое письмо, автор которого приносит свои извинения адресату за причиненные неудобства.

Этикет делового общения предусматривает необходимость объяснения причин, из-за которых адресант (автор письма) не смог выполнить обязательство.

Ключевые фразы письма-извинения: "приносим свои (глубокие) извинения за то, что. "; "позвольте принести (Вам) свои извинения за. "; "мы хотели бы извиниться перед Вами за. "; "разрешите извиниться перед Вами за. "; "мы искренне сожалеем, что. "; "примите наши искренние извинения за. "

Если вы по каким-либо причинам не можете или не хотите вдаваться в объяснение причин произошедшего, то можно использовать следующие фразы: "из-за непредвиденных обстоятельств. "; "из-за неожиданной ситуации, вызванной. "

В конце письма обычно фраза с извинениями повторяется, но в иной формулировке, например: "еще раз приносим Вам свои извинения"; "еще раз просим извинить нас"; "еще раз прошу извинить меня".

Рассмотренные разновидности деловых писем редко встречаются в чистом виде. Например, гарантийное письмо, как правило, состоит из двух частей: формулировки просьбы и выражения гарантии. В сопроводительном письме обычно сначала сообщается о направлении каких-либо материалов, а затем излагается просьба рассмотреть эти материалы и дать, например, на них отзыв к определенному сроку.

Деловое письмо, содержащее несколько аспектов, называется сложным (многоаспектным). Изложение каждого нового аспекта в письме начинается с нового абзаца. Структура письма отличается жесткой организацией: вначале дастся информация о реальных обстоятельствах, причинах, условиях, мотивах или цели, побуливших адресанта написать письмо, затем следует декларативное высказывание (просьба, предложение, требование и др.).

В деловом послании используются стандартные языковые формулы, указывающие на мотив написания, причину, заставившую обратиться с письмом, или формулируется цель письма.

Языковые формулы, указывающие на мотив:

• "в ответ (на что?) на Ваше письмо (запрос, просьбу);

• согласно (чему?) Вашей просьбе (нашей договоренности);

• в соответствии (с чем?) с протоколом (с договоренностью, с Вашей просьбой, с документом);

• на основании (чего?) достигнутого соглашения (протокола);

• в подтверждение (чего?) нашего телефонного разговора;

• ссылаясь (на что?) на переговоры (на нашу договоренность, на наш телефонный разговор);

• в связи (с чем?) с обстоятельствами (с принятым решением).

Языковые формулы, указывающие на причину:

• ввиду несоответствия ваших действий ранее принятым договоренностям.

• учитывая социальную значимость.

Языковые формулы, указывающие на цель:

• в целях выполнения распоряжения.

• для наиболее полного освещения деятельности.

• в порядке исключения.

Объем абзаца многоаспектного письма колеблется от одного предложения до целой страницы. Сложность решаемых проблем влияет на увеличение объема смысловых частей письма. Каждая новая мысль выделяется не только абзацем, по и красной строкой.

Однако для связи аспектов и содержательных фрагментов в единый целостный текст используются стандартные языковые средства связи.

Языковые средства связи частей текста:

• переходя к следующему вопросу.

• подводя итоги, необходимо подчеркнуть.

Русский литературный язык за прошедшие столетия накопил в сфере письменного делового общения громадное количество трафаретных языковых средств, необходимых для выражения традиционного этикетного содержания.

Грамотная ориентация в выборе соответствующих виду и разновидностям письма ключевых языковых формул является, безусловно, необходимым навыком для любого составителя деловой корреспонденции. Однако для профессионала в области написания текста делового письма этот вид речевой деятельности был, есть и всегда будет актом творчества, предполагающим высокий уровень языковой компетентности с проникновением во все особенности официально-делового стиля речи.

Вопрос Деловые письма и служебные записки;

Вопрос 2. Коммуникационная программа

Вопрос 1. Деловые письма и служебные записки

Лекция Оперативные документы в связях с общественностью

Литература: Данилина В.В., Луканина М.В., Минаева Л.В., Салиева Л.К. Связи с общественностью. Составление документов: Теория и практика: Учебное пособие для студентов вузов / В.В. Данилина, М.В. Луканина, Л.В. Минаева, Л.К. Салиева; Под ред. Л.В. Минаевой. – М.: Аспект Пресс, 2006, - с. 103-156.

Контакты между организациями и частными лицами часто устанавливаются и поддерживаются при помощи деловой корреспонденции, поэтому специалист по связям с общественностью должен уметь правильно составить и оформить письмо. Внутри организации такая форма общения, как письмо, исключается, а при необходимости составляются служебные записки.

Письма и служебные записки различаются составом реквизитов, т.е. обязательных сведений, которые должны содержаться в документе.

Письмо печатается на бланке организации или ее структурного подразделения либо на именном бланке должностного лица. Совместные письма от двух и более организаций оформляются без бланка, а наименования авторов располагаются в верхней части первого листа на одном уровне.

Для писем используются бланки либо с угловым, либо с продольным расположением реквизитов, причем на «угловых» бланках помещается больше текста. Эти виды бланков различаются тем, что информация об авторе письма на «угловых» бланках размещается в левом верхнем углу листа, а на «продольных» — в центре верхней части листа. Информация об авторе включает наименование организации (в соответствующих случаях и ее структурного подразделения), название вышестоящей организации (если она есть), юридический адрес, телефон, факс, адреса электронной почты и веб-страницы, а также эмблему или товарный знак организации (для государственных организаций — изображение Государственного герба Российской Федерации).

Ниже на бланке проставляются (от края левого поля листа) дата подписания и регистрационный номер письма, а если этот документ является ответом на полученное письмо, то на следующей строке указываются номер и дата входящего документа. Например:

На № 11/679 от 15.03.2005

Дата проставляется следующим образом: 20.01.2006 (без буквы «г» и точки в конце). Даты документов, относящихся к периоду до 2000 г., оформляются тремя парами цифр: 20.07.98 (точно также, без буквы «г» и точки).

Адресат указывается в правой верхней части листа. Первая строка этого реквизита на «угловом» бланке находится на одном уровне с реквизитом «Наименование организации» (при наличии вышестоящей организации — на уровне ее наименования), а на «продольном» — на одном уровне с датой и номером письма. Каждая строка реквизита «Адресат» начинается на одном расстоянии от края левого поля.

Если адресатом является организация или ее структурное подразделение, наименование адресата указывается в именительном падеже, причем сначала пишется название организации, а под ним (через полуторный или двойной межстрочный интервал) — название управления, отдела, факультета, комитета и пр., например:

Комитет по образованию и науке

Если письмо адресовано конкретному должностному лицу, его должность и фамилия указываются в дательном падеже, а инициалы ставятся перед фамилией:

по образованию и науке

В приведенном примере наименование организации входит в название должности адресата. Если этого не сделано, то должность, инициалы и фамилия отделяются от наименования организации полуторным или двойным межстрочным интервалом:

Председателю фракции АБВ

В реквизит «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес получателя. Адрес указывается после наименования адресата -организации, структурного подразделения, должностного лица, через полуторный или двойной межстрочный интервал (при адресовании письма частному лицу вначале указывается почтовый адрес, а затем инициалы и фамилия получателя). Например:

Декану гуманитарного факультета

Н-ского государственного университета

проф. П. П. Петрову

Ул. Пушкина, д. 5, г. Н-ск, ХХХХХ

В письме указывается не более четырех адресатов, причем перед вторым, третьим и четвертым адресатами слово «копия» не пишется. При большем числе адресатов составляется список рассылки и на каждой копии письма проставляется только один адресат.

Если письмо должно быть разослано нескольким адресатам, но обращено только к одному из них (остальным направляется для сведения), в письме указывается один адресат — то лицо или та организация (структурное подразделение организации), к которым обращается автор. Остальным адресатам данное письмо направляется с сопроводительным письмом, например:

Начальнику ГНИ № 9

Направляем Вам копию нашего письма в адрес Арбитражного суда г. Москвы от 30.01.2005 № 01/526 (прилагается).

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Директор завода С. С. Солнышкин

Письмо должно иметь заголовок. Отступления от этого правила возможны лишь в отдельных случаях, например, если адресат — частное лицо. Заголовок отражает суть письма и формулируется как ответ на вопрос «о чем?», поэтому всегда начинается с предлога «О».

Заголовок должен быть кратким, но информативным и содержать сведения, позволяющие отличить данное письмо от других писем на аналогичную тему. Так, например, заголовок «Об открытии Московского филиала» недостаточно информативен. Для привлечения внимания к своему сообщению и облегчения поиска письма среди других документов его следует конкретизировать: «Об открытии Московского филиала Торгового дома "Карусель"».

Заголовок размещается под чертой, предусмотренной для проставления даты и номера письма, и отделяется от этой черты двумя межстрочными интервалами. Каждая строка начинается строго от края левого поля, и ее длина не должна превышать 7,3 см. При необходимости допускается перенос слова по слогам. В некоторых организациях заголовки писем и других документов принято писать посередине страницы.

Заголовок не заключают в кавычки, не выделяют жирным шрифтом или курсивом и печатают шрифтом того же размера, что и основной текст. Точка после заголовка не ставится.

Основной текст письма отделяется от заголовка двумя—четырьмя межстрочными интервалами. Для основного текста применяется одинарный межстрочный интервал, причем это требование касается и расстояния между абзацами. Отступ в начале каждого абзаца («красная строка») составляет 1,25 см. Если письмо занимает несколько страниц, текст должен быть размещен таким образом, чтобы на последней странице было не менее четырех строк, не считая подписи. Первая (или единственная) страница не нумеруется, на следующих страницах номер проставляется вверху, в центре, без кавычек или черточек и без сокращения «с.» или «стр.».

Иногда текст письма целесообразно начать с обращения, так как оно не только является «формулой вежливости», но и выполняет особые коммуникативные функции: располагает к себе адресата, придает письму официальный тон и т.п.

Обращение размещается в центре строки и завершается восклицательным знаком. (В последнее время, под влиянием английской пунктуации, после обращения иногда ставят запятую, но в русском деловом письме это отклонение от нормы.) Обращение может включать слово «дорогой», «дорогая» или «дорогие», только если нет опасения, что такое обращение может быть воспринято как фамильярность. В других случаях лучше написать «уважаемый», «уважаемая» или «уважаемые». В письмах, предполагающих конфликт сторон, естественнее начать обращение сразу со слова «господин» или «госпожа».

После слова «уважаемый» может следовать либо имя и отчество адресата, либо его фамилия или должность со словом «господин» или «госпожа»:

Уважаемый Николай Николаевич!

Либо: Уважаемый господин Николаев!

Либо: Уважаемый господин председатель!

Если в реквизите «Адресат» конкретное лицо не указано, текст начинается без обращения или используются формы «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!», «Дорогие друзья!» и т.д.

Основной текст письма, содержащего просьбу, выводы, рекомендации, предложения, как правило, строится по следующей схеме: вначале описывается проблемная ситуация, излагаются основания, причины, побудившие написать письмо, а затем формулируются просьбы, выводы, рекомендации, предложения.

Письмо может состоять из одной части, если оно носит лишь информативный характер (например, сопроводительные письма), если просьба не требует пояснения, а напоминание — дополнительной информации, если в письме выражается благодарность, соболезнования и т.д.

В деловой переписке приняты три формы изложения:

- от третьего лица единственного числа (Государственная Третьяковская галерея просит Вас. );

- от первого лица множественного числа (просим Вас. );

- от первого лица единственного числа (прошу Вас. ).

Письмо от себя лично уместно, если между подписывающим и адресатом существуют дружеские, доверительные отношения или если письмо напечатано на бланке должностного лица.

Заключительная формула вежливости «С уважением. » употребляется только в тех случаях, когда текст письма начинается без обращения или с обращения, которое не содержит слово «уважаемый» или «уважаемая»: «Господин директор!», «Госпожа Петрова!» и т.п. Выражать уважение к адресату и в обращении («Уважаемый господин директор!»), и в заключительной фразе излишне: это может быть воспринято негативно. Фраза «Искренне Ваш» возможна только при изложении текста письма от первого лица. Письма, содержащие просьбы, не рекомендуется заканчивать формулами «С благодарностью. » или «Заранее благодарны. », потому что они навязывают адресату решение проблемы в пользу автора письма и вызывают раздражение.

Подпись отделяется от текста письма двумя—четырьмя межстрочными интервалами. Должность лица, подписывающего письмо, печатается от края левого поля с большой буквы. При наличии ученого или воинского звания (профессор, доцент, генерал, полковник и т.д.) оно указывается под должностью, причем после наименования должности запятая не ставится.

Наименование должности не должно включать в себя название организации или структурного подразделения, на бланке которых печатается письмо. Достаточно написать «Декан факультета», «Начальник Управления», «Председатель Правления», «Президент Ассоциации» и т.д.

Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) помещается без скобок на уровне последней строки должности или звания у края правого поля. Как и в реквизите «Адресат», инициалы ставятся перед фамилией:

профессор М. М. Михайлов

В деловых письмах обязательно проставляется отметка об исполнителе: фамилия (или фамилия, имя и отчество полностью) и телефон лица, подготовившего проект письма, независимо от занимаемой должности. Эти сведения необходимы, потому что у получателя письма могут возникнуть вопросы либо ему может понадобиться дополнительная информация.

Отметка об исполнителе располагается в левом нижнем углу последней страницы письма. Фамилия (без слова «исполнитель» или сокращения «исп.») и полные имя и отчество пишутся на одной строке от края левого поля. Инициалы исполнителя писать не принято, потому что никто не будет просить к телефону «Н. Н.» или «М. М.». Номер телефона (без слова «телефон» или сокращения «тел.» либо «т.») указывается на следующей строке под фамилией. Можно также добавить адрес электронной почты:

Иванова Мария Степановна

Письма, имеющие приложения, должны содержать отметку об их наличии. Эта отметка помещается между основным текстом и подписью, отделяется сверху и снизу двумя— четырьмя межстрочными интервалами и начинается от края левого поля без абзацного отступа.

Если приложение упомянуто в основном тексте письма (например: «Направляем Вам пресс-релиз, рассказывающий о новом продукте нашей компании. »), отметка о наличии приложения имеет следующий вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если приложение не упоминается в основном тексте, то отметка о нем содержит не только сведения о количестве листов и экземпляров, но и наименование приложения:

Приложение: пресс-релиз «Новое поколение йогуртов» на 2 л. в 1 экз.

Несколько приложений указываются в порядке их следования за основным документом. При перечислении приложения нумеруются арабскими цифрами, причем эти цифры располагаются строго друг под другом:

Приложения: 1. Пресс-релиз «Новое поколение йогуртов» на 2 л.

2. Факт-лист «Компания "Веселые ребята"» на 1 л. в

3. Статья «Кто такие "Веселые ребята"?»,

опубликованная в журнале «Клиент» за июль

2005 г., на 3 л. в 2 экз.

Каждое приложение к письму имеет свою нумерацию страниц (номер первой страницы не проставляется, номера последующих страниц указываются сверху по центру). Приложение, как правило, должно иметь заголовок, отражающий содержание текста. Если организация — автор письма не является автором приложения (например, прилагается документ другой организации), заголовок приложения может не приводиться. В конце заголовка приложения (как и в конце любого другого заголовка) точка не ставится. Приложение, составленное автором письма, должно быть подписано должностным лицом, отвечающим за достоверность приведенных сведений.

Специалист по связям с общественностью нередко готовит приглашения на презентации, конференции и другие специальные мероприятия. Так же как и любое деловое письмо, приглашение начинается с обращения, которое размещается в центре строки и завершается восклицательным знаком.

Если невозможно подготовить именные приглашения в силу многочисленности гостей, то текст начинается сразу же с основной части, например:

Компания «Крочет Лимитед» имеет честь пригласить Вас на презентацию, посвященную десятилетнему юбилею компании, которая состоится 20 декабря в 17.00 в Бизнес-центре (ул. Ленская, дом 17, зал «Морозовский»).

Компания «Крочет Лимитед» имеет честь пригласить Вас на презентацию, посвященную десятилетнему юбилею компании.

Мы будем ждать Вас 20 декабря в Бизнес-центре (ул. Ленская, дом 17, зал «Морозовский»). Сбор гостей в 17.00.

При составлении приглашения необходимо (так же как и при написании пресс-релиза) дать ответы на пять основных вопросов, которые обеспечивают полноту информации: Кто? (Компания «Крочет Лимитед»); Что? (Проводит презентацию); Где? (В Бизнес-центре на ул. Ленская,дом 17, зал «Морозовский»); Когда? (20 декабря в 17. 00); Почему? (В связи с десятилетним юбилеем компании).

В приглашении можно указать краткую программу мероприятия, в Каком костюме следует прийти, а на обороте приложить карту проезда.

Попечительский совет и исполнительная дирекция

имеют честь пригласить Вас на церемонию вручения Национальной премии в

области развития общественных связей «Серебряный Лучник»

Мы будем рады видеть Вас в Московском Международном

Доме музыки 25 января 2006 года.

(Москва, Космодамианская наб., 52, строение 8, Театральный зал)

Сбор гостей в 19.00. Начало церемонии в 19.30.

Вечерний костюм обязателен.

Игорь Писарский Надежда Явдолюк

Поскольку презентация и приемы часто рассчитаны на определенное число людей, то в конце текста добавляется фраза:

Мы будем признательны за подтверждение возможности Вашего присутствия на презентации по телефону. или e-mail .

Приглашение крайне редко печатается на бланке организации. Обычно для него специально продумывается красивое оформление, которое должно привлекать внимание своей формой, цветовой гаммой или дизайном. Текст печатается типографским способом с использованием Необычного шрифтового оформления, а имя адресата следует писать от руки.

Как правильно написать письмо в вышестоящую организацию

Письма отдела кадров

Сотрудникам отдела кадров помимо основных функций, таких как оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством; учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; регистрация, хранение, заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам; ведение и хранение личных дел сотрудников, подготовка к сдаче и сдача в архив; составление графика отпусков и контроль его исполнения; оформление и регистрация больничных листов и другие, иногда приходится составлять письма в различные организации, органы власти и самим работникам.

Прежде всего, стоит сказать, что основное назначение письма как документа – передача информации, поэтому письма могут быть нескольких видов: письмо-просьба, письмо-запрос, письмо-подтверждение, гарантийное письмо и т. д. В практике отдела кадров написать письмо требуется чаще всего при необходимости:

• сопровождения каких-либо документов, пересылаемых адресату, например трудовой книжки (сопроводительное письмо);
• ответа на запросы из различных организаций и граждан (письмо-ответ);
• выяснения какой-либо информации (письмо-запрос).

Так, письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных вопросов, возникающих в деятельности организации. Как правило, письма принято писать на фирменных бланках организации, где уже имеются реквизиты отправителя. Не стоит пренебрегать внешним видом бланка, так как он является важнейшей составляющей фирменного стиля, наличие которого является признаком хорошего тона и элементом престижа, поэтому к его оформлению следует подойти ответственно.

Приступая к составлению текста письма, необходимо обратить внимание на следующие моменты:

• излагайте суть дела простыми короткими предложениями;
• употребляйте термины в общепринятом значении, избегая двоякого толкования;
• не применяйте устаревшие слова и слова из профессионального жаргона.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) в письмах используются следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа («просим Вашего содействия», «направляем на рассмотрение», «предоставляем по запросу»);
• от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить», «сообщаю

о возможности»);