Как правильно написать письмо по л
Как правильно написать официальное письмо
Деловая переписка – примеры писем
Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых. чтобы не допускать ошибок. Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма.
Как научиться писать деловое письмо на английском языке
В любом из этих случаев важно, чтобы ваше произвело на адресата нужный эффект.
Для этого должно быть:
- коротким и содержательным
- написанным грамотно
- правильно оформленным
- вежливым, даже если это жалоба или претензия
- написанным по существу
В английском языке существует ряд правил, которых стоит придерживаться при написании делового.
Как правильно написать официальное письмо образец
Каждое обращение должно иметь письменный вид.
Официальные письма отсылаются в самых разнообразных случаях.
Это может быть: требование произвести оплату, просьба предоставить продукцию без оплаты, претензия о возврате долга и так далее. К официальным обращениям особых форм не применяется. Законодательство Российской Федерации предполагает вольное написание.
Но, помимо этого, существуют общепринятые нормы.
Как составить деловое письмо на английском?
Деловое предложение для истинных ценителей своего времени: полное содержательное резюме для иностранной компании на английском взамен на 10 минут вашего времени! В 21 веке провожают по одежке, а встречают по, пускай даже и электронному.
Научитесь составлять грамотное деловое письмо на английском и. пускай вам улыбнется удача! Все знают, что графа «знание иностранных языков» есть в резюме любой серьезной компании.
Каждый из нас может вспомнить время, когда садился за письменный стол, брал ручку и лист бумаги и строчили длинные письма людям, с которым были лишены непосредственного общения.
Затем складывали в конверт, несли на почту и отправляли адресату. Такая переписка использовалась на протяжении многих десятилетий и была единственным способом общения с человеком, которого нет рядом. В настоящий момент, в мире технологий и мобильных телефонов писание отошло на задний план – проще позвонить или написать в соцсети, узнать как дела, поделится важной информацией?
Тем не менее, каждый человек должен уметь писать письма и владеть основными правилами эпистолярного жанра, который в последние годы переживает не лучшие времена.
Как правильно писать письма на английском
Содержание и форма вашего письма во многом будет зависеть от характера, цели и от того, к кому оно обращено. Наиболее четко различаются деловая переписка и персональная.
Структура этих примерно одинакова, но к деловым письмам предъявляются четкие требования, нарушать которые нельзя.
Поэтому мы подробно рассмотрим именно правила написания официально — деловых писем на английском языке, которые представляют наибольшую сложность для отправителя.
Как правильно написать деловое письмо
Первым вопросом, который возникает – это с чего начинать письмо, и как его заканчивать.
Также существует определённая последовательность размещения в информации, оформление и порядок употребления в специальных терминов.
Грамотная переписка – это залог успеха, и своеобразная визитная карточка компании.
Начинается деловое письмо обычно со слов приветствия и обращения к партнёру.
Как написать официальное письмо
Регистрационный номер письма. включающий в себя дату подписания руководителем, необходим для Вашего же удобства.
Например, Вы решили отправить в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру.
Особенно это актуально для государственных учреждений.
Прежде всего обратите внимание на фирменный бланк.
избегать рассуждений, излишних оборотов речи и повествований; 4. сохранять нейтральность и доброжелательность тона изложения, не допуская иронии, сарказма, грубости и излишнего накала эмоций; 5. преобладающе использовать логическую оценку ситуации и фактов.
Их можно получить, воспользовавшись ссылками, под данной публикацией. Эта разъяснительная статья сможет послужить хорошим подспорьем при написании.
Как написать деловое письмо?
В процессе работы мы часто сталкиваемся с официальными документами. И порой бывает, что у любого сотрудника помимо задачи получать корреспонденцию, появляется необходимость на нее отвечать. Как правильно писать деловое письмо?
С таким вопросом ежедневно сталкиваются многие. А это значит, что пора научиться писать официально и грамотно. Вне зависимости от содержания официальной корреспонденции, существуют нормы и требования ее написания.
Как правильно написать письмо по л
расширения представлений учащихся о роли и значении письма жизни человека;
ознакомления учащихся с особенностями написания письма (эпистолярного жанра)
развития устной и письменной связной речи учащихся;
воспитания интереса к эпистолярному жанру;
воспитания любви к родному языку;
воспитания уважительного отношения к адресату.
вовлечения во Всероссийский конкурс «Лучший урок письма»
Тип урока: развитие речи.
-Ребята, сегодня у нас на уроке развития речи присутствует гость. Давайте поприветствуем гостя. ( Поклон головы.)
1)Работа с отрывком из стихотворения.
Прочитайте про себя отрывок из стихотворения Якова Акима и попытайтесь вставить пропущенное слово.
Дети читают стихотворение, добавляя слово письмо.
-Молодцы! Вы правильно отгадали. (Учитель вставляет карточку с этим словом.)
2)Загадки. А теперь отгадайте загадки.
3)Исходя из всего сказанного, подумайте и скажите, о чем будем говорить на уроке? (Будем говорить о письмах, о почте)
(Учитель открывает заранее записанную тему урока).
- Кто хочет прочитать сконструированное предложение?
-Какова же цель нашего урока? Чему каждый из вас будет учиться, если тема нашего урока «Как правильно написать письмо»?
(Я буду учиться правильно писать письмо. Я буду узнавать, как правильно написать письмо.)
-Знаете ли Вы, из чего изготавливали первые письма в далекой древности?
…из веревок различной длины
…позже появились пиктографические письма
-На чем сейчас пишут письма?
-Как вы думаете, всегда ли писали на бумаге?
За несколько тысячелетий существования письменности люди употребляли для письма разнообразные материалы. Они высекали надписи на скалах, на каменных плитах, вырезали на костях, чертили на глиняных дощечках. А позже на металлических, бронзовых, свинцовых. На юге писали на пальмовых листьях, а в древнем Новгороде – на бересте. А 5 тыс. лет назад в качестве материала для письма стали применять папирус – тропический тростник. Позже был найден более прочный и долговечный материал – специально выделанная кожа молодых животных – пергамент, название было дано по городу Пергама в Сирии.
Бумага - одно из величайших изобретений человечества. Появилась она сначала в 5 веке в Китае, а затем в 12-13 вв. в государствах Европы.
-В связи со сказанным подумайте и скажите, а какие бывают письма? На какие виды письма можно поделить?
Обобщение учителя: письма бывают деловые и личные.
-Какое правило этикета существует по отношению к письмам? Слово личное
должно вам помочь? (Нельзя читать чужие письма!)
-Кто из вас получал письма?
-Радостно ли вам было?
-Писали ли вы сами письма своим друзьям, родственникам?
-Легко ли написать письмо?
Послушайте письмо, которое я прочитаю:
-Какое впечатление произвело на вас это письмо?
-Чего не хватает в этом письме?
-Без чего можно было бы обойтись?
-Красиво ли оно написано?
Избегайте грубых, просторечных слов и выражений. Не употребляйте обороты: "Лети с приветом, вернись с ответом", "Жду ответа, как соловей лета" и т д.
Письмо нужно уметь написать красиво, чтобы людям было приятно читать. Искусство красивого написания письма называется эпистолярным жанром.
Знакомство с термином «Эпистолярный жанр»
Особого расцвета этот жанр достиг в то время, когда не было телефонов, телеграфа, телевизоров, компьютеров. Находясь на расстоянии, люди общались только посредством писем.
Прилагательное «эпистолярный» образовалось от слова «эпистола».
-Кто-нибудь знает значение этого слова? (Нет)
-А где мы может узнать? (Можно посмотреть в словаре, спросить у взрослых).
-Давайте обратимся к словарю Ожегова.
Работа в группах. ( Две группы, группа, которая первой нашла слово, зачитывает его значение.)
Отгадывание кроссворда. (Заранее на доске начерчены два одинаковых кроссворда)
Есть ещё слова, связанные с эпистолярным жанром. Давайте попытаемся отгадать в кроссворде. Работаем также по группам у доски.
• Сообщение, поздравление, просьба, написанные на бумаге, предназначенные для отправки на расстояние. (Письмо).
• Бумажный пакет, сохраняющий тайну послания. (Конверт.)
• Пункт назначения письма, местонахождение лица, которому оно предназначено. (Адрес.)
• Цифровое условное обозначение населенного пункта (Индекс).
• Человек, разносящий письма, посылки, телеграммы (Почтальон).
• Тот, кому адресовано письмо (Адресат).
• Тот, кто пишет письмо (Адресант).
Объяснение значения непонятных по значению слов.
Итак, есть слова, которые вы не смогли отгадать (предположительно индекс, адресант, адресат). Как вы думаете, кто нам может помочь? (Можно спросить у гостя. ( Дети все знакомы с работниками почты).)
- Совершенно верно. Ведь сегодня к нам в гости пришла самый главный почтальон, заведующая нашим почтовым отделением Бурнашова Татьяна Владимировна.
Татьяна Владимировна, помогите нам!
-Ребята, а я тоже прошу вас помочь мне. К нам на почту уже давно пришло
письмо (показывает письмо). Я не знаю, что с ним делать? Адрес на нем не
указан, фамилия человека, которому оно адресовано, тоже. Вот, что написано
-Вы не знаете, кто написал это письмо? (Дети на уроке внеклассного чтения заранее познакомились с этим рассказом)
Учитель: Помогите, дети! Скажите, герой какого рассказа отправил письмо
на деревню дедушке Константину Макаровичу?
-Кто автор этого рассказа?
Учитель: Ребята, обратите внимание на то, как Ванька подписывает письмо. Как вы думаете, получит ли его дедушка?
- Правильно, не получит, потому что деревень в России много, а фамилия адресата не указана.
таких ошибок, давайте посмотрим, как правильно подписывается конверт. (Показывает на конверте и на слайде)
В левом верхнем углу заполняется строка от кого это письмо, ниже
указывается адрес отправителя и индекс почтового отделения.
-Адрес раньше подписывался так:
А теперь наоборот.
Переходим к индексу. Вы знаете индекс нашего почтового отделения? (658412)
Индекс - это своего рода цифровой код, которому соответствует опреде- ленный населенный пункт.
В правом нижнем углу вы должны написать, кому адресуете письмо, а ниже куда, в какой населенный пункт, указав при этом его индекс.
В каждом почтовом отделении есть справочник слайд, №8, где можно уточнить индекс каждого населенного пункта России. Если вы правильно всё заполните, то ваше письмо обязательно дойдет до адресата.
-Ребята! «Почта России» проводит VI Всероссийский конкурс «Лучший урок письма». Для участия в конкурсе нужно написать письмо на любую из этих тем (зачитывает):
-Ребята, вы хотите принять участие? (Да.)
Тогда сейчас я предлагаю поработать над темой «Письмо другу. Однажды со мной случилось…».
Поработаем над правилами написания письма в группах. У нас 2 группы.
1 – С чего начинается личное письмо?
2 - Что идёт после приветствия?
3 – Что в основной части письма?
4 – Есть ли какой-нибудь текст после основной части вашего письма?
5 - Чем заканчивается ваше письмо?
Каждая строка второй половины открывается только после проверки и обсуждения.
Так у нас Так должно быть
1….. 1 – (дата), приветствие и обращение
2….. 2 – вопросы о здоровье, жизни адресата
3…. 3 – изложение информации о том что произошло
4…. 4 – выражение любви, прощание
5…. 5 – подпись, (дата).
1)— Важно знать, как правильно начать письмо и как его закончить,
Сначала обязательно нужно поздороваться, например:
Если ты пишешь взрослому, уважаемому человеку, то лучше начать письмо так:
Обрати внимание: к взрослому человеку, а ваш друг может быть и взрослым человеком, мы должны обращаться на «Вы», и «Вы» писать с большой буквы:
Потом нужно поблагодарить друга за полученное письмо:
Если ты давно не получал(а) писем, то поинтересуйся, почему тебе не пишут:
Затем расскажи о себе, о том, что с тобой произошло.
Заканчивать письмо принято словами:
Прочитайте письмо, которое кот Матроскин написал в Институт физики Солнца.
Как Матроскин начинает своё письмо и как его заканчивает? Соблюдает ли кот пpaвила вежливости?
У письма свои законы. — Они очень простые. На первом месте в письме всегда стоит тот, кому ты пишешь, а на втором месте - ты сам. Посмотрите, как должно быть построено письмо.
После того как ты поздороваешься и поблагодаришь за полученное письмо, можно кратко обсудить то, что тебя в последнем письме взволновало:
Затем поинтересуйся делами того, кому ты пишешь. Расспроси о том, что тебя интересует:
Важно, чтобы тот, кому ты пишешь, чувствовал, что он тебе интересен, что его дела для тебя важны. Это Главный Закон Общения.
Потом можешь написать о своих делах.
Но следи за тем, чтобы мысль не перескакивала с одного на другое. Излагай то, чем хочешь поделиться, последовательно.
В конце письма не забудь попрощаться.
Соблюдает ли учёный Курляндский Главный Закон Общения? Зачитай те строчки, из которых это видно.
-Теперь, когда вы знаете законы письма, правила общения попробуете сами написать письмо. Каждый учащийся получает задание:
и Слова - подсказки:
• Дорогая подруга. (одноклассница)
-Прочитайте слова подсказки вслух.
-Какая часть письма будет самая большая? (Та, где будет рассказываться о том, что случилось)
-Кто хочет прочитать свое письмо вслух?
-Теперь, после чтения вслух, что бы ты изменил, добавил, переделал?
-А чтобы вы ребята посоветовали бы?
Если кто-то из вас считает, что надо что-то изменить, то эту работу сделаете дома.
Это была проба вашего пера.
-Может быть, кто-то из вас хочет написать письмо на другую тему? Или другому своему другу о том, что с вами случилось? (Да.)
Заканчиваете работу над письмом, написанным в классе
вы пишете письмо на выбранную вами другую тему или
на эту же тему, но адресованное другому другу
На следующий урок приносите. Появится желание - прочитаете всем. Если кто-то будет нуждаться в помощи, обратитесь ко мне или к товарищам.
При написании соблюдайте правила написания письма, правила вежливости.
Проверим, как вы запомнили правила подписывания конвертов.
1) Что вы запишете в левом верхнем углу конверта?
2) Где нужно записать информацию об адресате?
3) Где следует записать индекс адресанта?
-Чему каждый из вас сегодня учился?
-Что нового для себя узнали?
-Что не понравилось?
Самооценка работ в группах. (Только словесная)
Самооценка каждого учащегося своей работы на уроке.
Вот и подошел к концу наш урок. На ваших столах лежат лепестки - листочки. Если вам все понятно по теме "Как правильно написать письмо" и понравился урок, то выберите лепесток с восклицательным знаком. А если остались вопросы, на которые вы не знаете ответа, то выберите лепесток с вопросительным знаком. (Размещение на доске лепестков, построение цветка.) Наш цветок готов. Оказывается, у некоторых ребят остались вопросы, поэтому на последующих уроках мы продолжим изучение данной темы.
Как написать письмо правильно?
В нынешний век телефонов и интернета люди все реже пишут друг другу письма. В конвертах в основном путешествуют официальные и деловые бумаги.
- Бумага формата А4.
- ручка с чернилами одного цвета.
- конверт
Для письма выбирайте бумагу хорошего качества. Клочок бумаги, вырванный из ученической тетради – неуважение к адресату.
Письмо начинается с обращения, которое размещается на середине строки. Основной текст начинайте писать на 2-3 см ниже обращения, отступив на 2 см от левого края листа. Это расстояние должно быть выдержано на всем протяжении письма. Внизу листа также оставляют 2-3 см. Даже, если осталось дописать совсем немного текста, лучше начните писать с чистого листа. Учтите, что исписывать обе стороны листа не принято!
Исправления и зачеркивания придают письму неряшливый вид. А ошибки свидетельствуют о неграмотности автора. Поэтому напишите вначале черновик. Перечитайте, проверьте его и перепишите набело. Если письмо будет объемным, то набросайте план.
Пишите разборчиво и не очень мелко. Обязательно пастой или чернилами одного цвета. Если ручка перестала писать, то лучше перепишите все заново. Заканчивая письмо следует обязательно подписаться. Постскриптум (P.S.) размещают в конце письма, после подписи. Письма принято складывать текстом внутрь!
Не пишите письма в дурном расположении духа! Но если вы не смогли сдержать свой гнев и выплеснули негативные эмоции на бумагу, то не отправляйте письмо сразу. Перечитайте его через пару часов, а лучше на следующий день, чтобы впоследствии не было стыдно за свои слова. Как показывает практика, такие письма люди отправляют в мусорную корзину.
Если вы получили письмо, то на него надо ответить в течение недели. Полученные личные письма принято хранить в скрытом от посторонних глаз месте, или уничтожать.
Как правильно составить и написать сопроводительное письмо к пакету документов? Образцы заполнения шаблонов, форм
Наличие сопроводительного письма к документам является негласным правилом в сфере делового общения.
Несмотря на то, что законодательством не закреплена обязанность по его составлению, тем не менее, без него не обойтись. Причем в первую очередь наличие такого документа находится в интересах отправителя.
Таким образом, попытаемся более подробно изучить данный вопрос.
Для чего нужно делать?
В общем виде под сопроводительным письмом понимается своего рода информационная справка, которая составляется при отправке другому лицу документов, коммерческих предложений, материальных ценностей, резюме и т.д.
Основные задачи, которые данная бумага призвана решать:
- В случае необходимости может выступать в качестве доказательства того, что документы были отправлены адресату в нужное время.
На сопроводительном письме обязательно должна стоять дата составления.
Однако в случае, если есть сомнения относительно того, насколько добросовестно будет выполнена данная процедура, то можно отправить его по почте и запросить уведомление о получении. В данном случае уже можно не переживать о регистрации сопроводительного письма у получателя.
Когда требуется для отправки пакета составлять прилагающийся текст?
Существует весьма большое множество различных документов, отправка которых требует составления сопроводительного письма. В большей степени данная необходимость возникает в сфере деловых отношений (например, в ходе контакта между организацией и государством, между партнерами по бизнесу, между поставщиком и покупателем и т.д.). Кроме того, в последнее время наметилась тенденция составления сопроводительного письма к резюме.
Итак, рассмотрим некоторые распространённые ситуации, требующие составления сопроводительного письма:
- Отправка документов в налоговые органы (Например, различные виды налоговой отчетности, копия лицензии на осуществление определенного вида деятельности и т.д.).
- Отправка документов по требованию министерств, государственной службы статистики и т.д. (Например, бухгалтерская отчетность, приказ «Об утверждении учетной политики организации» и т.д.).
- Взаимодействие между партнерами по бизнесу (отправка соглашения, регламента работы по оказанию определенных услуг и т.д.).
- Отправка бумаг покупателю от поставщика (договор, товарная накладная, счет-фактура и т.д.).
- Пересылка ТМЦ (договор, контракт, спецификация, образцы товаров и др.), а также множество других видов документов.
Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.
Итак, перечислим, как составить бумагу для сопровождения и пояснения переданных на рассмотрение документов:
- Шапка документа (тут отражаются реквизиты получателя и отправителя документов).
- Дата отправки и номер документа.
- Название письма.
- «Тело» документа (содержит обращение к получателю, а также его цель).
- Приложения.
- Заключительная часть (ФИО, должность и подпись отправителя).
Однако существует ряд общеустановленных правил деловой этики, которых все же следует придерживаться. Представим в виде списка основные требования, как писать и порядок составления такого рода бумаги:
- для написания следует использовать фирменный бланк организации (если такой имеется);
- писать следует, используя исключительно деловой стиль общения;
- на письме необходимо указать контактные данные исполнителя на случай, если у получателя документов возникнут вопросы;
- излагать обращение следует грамотно, понятно и кратко.
Шаблоны того, как правильно оформить и составить сопроводительное письмо к документам при направлении на согласование и рассмотрение, можно будет скачать ниже.
Как правильно написать: пошаговая инструкция по оформлению
Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:
- Составляем шапку документа. Тут необходимо указать реквизиты, как получателя, так и отправителя письма.
ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684
17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34
Директору ЗАО «Оптика»
155623, г. Москва,
ул. Восстания, д. 29».
Указываем номер исходника, дату регистрации, а также название документа.
«Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года
СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО».
Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя.
Начинать свое обращение можно с таких слов, как:
- «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
- «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
- «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).
Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью.
Итак, рассмотрим конкретный пример:
«Уважаемый Сергей Леонидович!
Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325. Просим его подписать, заверить печатью и один экземпляр направить нам в срок до 20 сентября 2017 года».
«Приложение: договор в 2-х экземплярах (всего на 7 листах)».
«Директор К.С. Иванов
Письма такого рода могут направляться в самые различные инстанции, с которыми взаимодействует та или иная организация в ходе осуществления своей деятельности.
Итак, перечислим кому адресуется:
- В государственные органы (налоговую, службу статистики, министерства, ведомства и т.д.).
- Партнерам по бизнесу.
- Поставщикам.
- Покупателям;.
- В филиалы, головную организацию.
- Инвесторам и т.д.
Способы передачи при направлении на рассмотрение, согласование
Способы доставки сопроводительного письма вместе с документами особо ничем не отличаются от общепринятых путей взаимодействия между различными организациями и инстанциями. Перечислим наиболее распространенные варианты:
- Отправка документа через почту. Данный способ является самым простым и используется для рядовых документов, которые не являются срочными и не содержат особо ценной информации.
Для отправки необходимо просто опустить письмо со всеми приложениями (предварительно упакованное в конверт) в почтовый ящик.
Крупные организации зачастую создают свою курьерскую службу, которая призвана обеспечить своевременную доставку всех документов до конечного адресата.
Таким образом, составление сопроводительного письма к документам является неотъемлемой частью деловой переписки. Данный документ позволяет систематизировать работу с бумагами, а также избежать возникновения путаницы.
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
Как правильно написать письмо
Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма
Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха. Но такие письма умеют составлять не все. Иногда, читая письмо с деловым предложением, становится не совсем понятно, что конкретно вам хотят предложить, какую именно выгоду вы от этого получите и зачем вы вообще потратили свое время на прочтение и осмысление этого письма.
Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.
Copyright Shutterstock
1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать
Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?
В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.
2. Начинайте письмо с вашего заключения
Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.
В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.
К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.
«Джим, Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»
«Джим, Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»
3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев
Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.
«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»
«Тренажерный зал в офисе позволит: — уменьшить прогулы
— увеличить общую продуктивность»
4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами
Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более. Для каждого аргумента нужно доказательство. Иначе как понять, что это действительно работает?
«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»
«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»
5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию
В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.
«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»
«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»
6. Укажите выгоду в строке темы письма
Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.
В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.
В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.
«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»
«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»
Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?
Как правильно написать письмо
Необходимость в умении грамотно и красиво писать письма не утратила актуальности и в наше время, когда бумажные послания – это уже скорее отголосок прошлого. Но ведь совершенно не важно, в каком виде вы отправляете свое письмо (электронной или обычной почтой) и кому (чиновнику, потенциальному работодателю или другу), грамотность должна присутствовать всегда.
Примерные варианты того, как нужно писать письма, вы можете подглядеть в разделе «образцы документов» на данном сайте. А сейчас речь пойдет об основных правилах, касающихся оформления и написания писем. Все существующие письма можно условно разделить на три категории:
- личные – родителям или близким родственникам, любимому человеку, лучшим друзьям, они подразумевают использование неформального стиля изложения;
- полуофициальные письма, в эту категорию включена переписка по вопросам, которые касаются лично вас, с различного рода организациями; например, с банком по поводу состояния счета или кредитной задолженности, с интернет-магазином о вопросах покупки и доставки товара;
- служебные или деловые письма, они требуют строгого соблюдения делового стиля изложения и оформления.
Правила написания личного письма
Писать личные письма – это чаще всего приятное занятие, ведь порой это бывает единственно возможный способ общения с родными и близкими людьми. Здороваться нужно всегда, и письмо не исключение. Для данной категории писем вполне подойдет разговорное слово «Привет!».
В том случае, если вы отвечаете на чье-то письмо с опозданием, то будет хорошо, если вы дадите краткое объяснение своей задержки. Если переписка продолжается, то после приветствия можно ответить на все вопросы, которые были вам заданы.
При столь неформальном стиле общения весьма уместны будут шутки, описание каких-либо событий с вашей точки зрения, рассказ о реакции на них окружающих, общих знакомых т.д. Использовать можно все, что придаст вашему письму содержательности и интереса для адресата. Сейчас приветствуется активное использование смайлов для более яркого и наглядного выражения ваших чувств.
Пишите искренне, проявляйте интерес к человеку, которому пишите, задавайте вопросы, способствующие продолжению общения. В заключении обязательно выражайте свои чувства словами, например, «жду ответа с нетерпением», «люблю» и пр. Не забывайте в конце письма ставить подпись (особенно часто это упускается при написании электронных писем) ведь адресат не всегда может догадаться по адресу, от кого оно. Перед тем как отправить письмо, всегда его перечитывайте – это поможет избежать грамматических и других ошибок, которые, кстати, могут расцениваться как неуважение.
Как написать полуофициальное письмо правильно
Полуофициальные письма «не любят» проявления чувств и сентиментальности, излагайте только суть вопроса и факты, четко и последовательно, без лирических отступлений. Хорошо, если манера изложения будет простой и логичной. Особенно важно соблюдать это при написании различного рода жалоб.
Сейчас от руки письма практически не пишутся. Наиболее оптимальный вариант для полуофициальных писем – это предварительно набрать его в электронном виде на компьютере, затем распечатать на стандартном листе, поставить свою подпись и отправить обычной почтой. Если такой возможности нет, и вы пишете от руки, то старайтесь регулировать свой почерк, писать аккуратно и разборчиво, особенно различного рода данные (имя, фамилию, сведения о прописке, адрес для ответа).
То, что написано разборчиво, гораздо легче прочитать. А, следовательно, вы убережете себя от лишних проблем и недопонимания. Очень часто фамилии бывают сложными, как на слух, так и при написании. Сотрудники организации при неразборчивом почерке могут прочесть неправильно, ошибиться даже в одной букве при регистрации письма. Впоследствии при электронном поиске в большой базе данных процесс может не дать результата.
По негласным правилам в правом верхнем углу принято указывать адресата. В качестве подсказки предлагаем несколько примеров. Все они допустимы, а детали зависят от вас, в том числе от того, располагаете ли вы данными о должностных лицах, о наименовании структурного подразделения:
Источники:
juridicheskii.ru , umotnas.ru , akak.ru , 101million.com , www.dobsovet.ru ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
