Как правильно написать корпоративные письма

Образец делового письма

Итак, что у нас получилось.

Уважаемый Александр Юрьевич!

Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

Ждем Вашего ответа!

Приложение: Презентация программы в эл.виде

Директор Подпись К.С.Смольников

Петров Иван Васильевич

Надеюсь, оформление деловых писем теперь не составит для вас труда.

Как правильно писать письма: 6 составляющих убедительного письма

Электронная переписка всегда была и остается основным способом коммуникации в деловом мире. Правильно составленное письмо означает уже половину успеха.

Умение писать правильные, убедительные письма приходит с практикой. И хорошо, когда накопленным опытом делятся, позволяя, тем самым, другим людям не наступать на те же грабли. Джефри Джеймс, автор книги «Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World’s Top Sales Experts», предлагает свою простую систему составления убедительных писем, которая состоит из 6 шагов.

1. Всегда четко представляйте то, о чем собираетесь написать

Основная цель письма — сделать так, чтоб получатель принял определенное решение. Поэтому, прежде чем начать составлять письмо, спросите себя еще раз о том, чего именно вы хотите от получателя? Какое решение он должен принять после прочтения вашего письма?

В данном случае, неопределенность — ваш заклятый враг. Чем яснее ваша цель, тем более убедительным получится ваше письмо.

2. Начинайте письмо с вашего заключения

Ваш вывод является утверждением того решения, которое должен принять получатель, основываясь на содержании вашего письма.

В школе нас учили всегда начинать со вступления. В случае с составлением убедительных писем данное утверждение является неправильным. В деловом мире все слишком заняты для того, чтобы оценивать ваши литературные способности. Поэтому вы должны сразу переходить к делу.

К примеру, вы хотите получить от своего начальства разрешение на установку спортзала в одном из помещений вашей компании.

Как вы знаете, прогулы сотрудников на данный момент является основной проблемой, которая имеет довольно сильное финансовое влияние как на нашу компанию, так и на другие компании в нашей отрасли… бла-бла-бла… Таким образом, мы должны рассмотреть вопрос о выделении денег на обустройство тренажерного зала в главном офисе нашей компании.»

Я хочу, чтобы вы утвердили установку тренажерного зала в нашем офисе.»

3. Разделите ваши аргументы на несколько легко перевариваемых абзацев

Для того, чтобы аргументы в поддержку вашей идеи легко читались и воспринимались, разделите их на несколько абзацев.

«Согласно недавно опубликованному докладу правительства группы физической активности чрезвычайно важны даже не смотря на то, что лишь немногие компании демонстрируют свою приверженность к подобному поощрению сотрудников. Многие фирмы определяют подобные группы как недооцененный активы, но при этом у них нет плана по внедрению подобных групп в этой отрасли, даже не смотря на то, что фитнес тесно связан с корпоративными и личными успехами. Я считаю, что если мы не введем подобные физические группы в нашей компании, мы останемся далеко позади конкурентов.»

«Тренажерный зал в офисе позволит:

— увеличить общую продуктивность»

4. Подкрепите каждый аргумент доказательствами

Если вы напишете письмо, состоящее из сплошных аргументов, его могут воспринять как сплошное личное мнение и не более.

«Тренажерный зал в офисе будет правильным решением, потому что люди предпочтут идти на работу, а не оставаться дома. Также это поможет снизить общую заболеваемость в офисе.»

«Снижение количества прогулов. Согласно опросу, проведенному Национальным Институтом Здоровья среди 1.000 фирм, у которых есть тренажерные залы в офисах, прогулы сотрудников в этих компаниях на 20% ниже, чем в тех компаниях, у которых нет подобного оборудования.»

5. Повторите ваш вывод, как призыв к действию

В конце письма снова повторите свой вывод, заявленный в самом начале. Только теперь уже в качестве призыва к конкретному действию. Таким образом вы подводите получателя к конкретному выводу, который он должен сделать после прочтения вашего письма. Этот призыв должен быть простым и конкретным.

«Мы будем очень благодарны вам, если вы поддержите этот проект.»

«Если вы ответите на это письмо утвердительно, я сразу же инициирую процесс.»

6. Укажите выгоду в строке темы письма

Строка темы в письме является чуть ли не самой главной частью. Так как она должна предвкушать основную тему письма и настраивать получателя на нужный вам лад. И именно поэтому вы должны заполнять ее в последнюю очередь уже после того, как вы написали все аргументы и доказательства, которые поддерживают ваше основное заключение.

В идеале, тема письма должна решать две важные задачи: она должна настолько заинтересовать получателя, чтобы он открыл и прочел письмо; и она должна заключать в себе вывод, который вы хотите донести до получателя.

В большинстве случаев лучший способ выполнить сразу обе задачи — это написать о преимуществах, которые можно получить в результате принятия желаемого для вас решения.

«Влияние на здоровье сотрудников программы по оборудованию тренажерных залов в офисах»

«Как мы можем уменьшить количество прогулов сотрудников»

Интересно ваше мнение. Как бы вы отреагировали на оба варианта и какими правилами руководствуетесь вы во время составления подобных писем?

Правила деловой электронной переписки

Сегодня очень часто первый деловой контакт, да и все последующие тоже, происходит через электронное письмо. А чтобы такие контакты были действительно деловыми, и главное – продуктивными, нужно знать конкретные правила деловой переписки. О таких правилах и пойдёт речь в нашем материале.

Каждое письмо – это не только отражение деловой позиции человека, но и его визитная карточка в деловом мире. А визитная карточка должна выглядеть достойно: способствовать эффективной работе и хорошему тону общения с клиентами/партнёрами/коллегами. Ведь по формулировке и оформлению мыслей можно многое сказать о человеке, стоящем за ними. Поэтому этика делового общения так важна при электронной переписке.

1. Рабочий e-mail используется только в рабочих/служебных целях

Правила деловой электронной переписки

Нужно помнить, что любое письмо, отправленное с офисного рабочего сервера, прежде всего, принадлежит работодателю.

Кроме того, использование рабочего e-mail говорит о серьёзности послания. Так, при деловой переписке лучше использовать почту с адресом, где после электронного амперсанда «@» идёт домен официального сайта компании или частного лица. А вот e-mail с фривольными неоднозначными словечками в адресе подойдёт только для общения с близкими знакомыми.

2. Чётко сформулированная цель послания – 50% успеха всей переписки

Чёткое понимание того, что отправитель хочет добиться от адресата после прочтения сообщения, какой ответ должен последовать, и какой реакции на послание ждёт в целом, повышает шансы на то, что сам адресат таки правильно поймёт суть изложенного.

Адресат с самого начала должен понять, что, собственно, от него требуется. Если это вопрос – то начинать, как говорится, нужно с главного и постепенно вносить в текст письма второстепенные моменты, уточнения.

3. Поле «тема» не должно оставаться пустым

В большинстве случаев получатели электронной корреспонденции знакомятся с письмом именно с поля «темы», и потом, в течение нескольких секунд, получатель решает: открывать ему данное письмо для дальнейшего прочтения или нет.

В конце концов, это может быть спам, и адресат имеет полное право, не открыв сообщение, удалить его. Поэтому, во-первых, тема письма должна максимально точно отражать его содержание. Во-вторых, должна быть информативной (не нужно писать в теме что-то вроде «вопрос», «пример», «работа» и т.д.). И, в-третьих, тема должна быть краткой и на 100% конкретной.

При ответе на письма в графе «тема» лучше удалить пометку «Re».

4. Правильная структура письма: приветствие и обращение – показатель уважения к адресату

Деловое письмо всегда нужно начинать с приветствия и персонального обращения (как минимум в первом за день письме).

Если известно имя собеседника, то оно обязательно должно быть задействовано в первой строчке письма. Это не только проявление вежливости, но и гарантия для получателя, что письмо адресовано именно ему.

Если послание обращено сразу к нескольким адресатам или отправлено в незнакомую компанию, то будет уместно использовать обращение «господа», «уважаемые господа», «коллеги» и т.д.

В 95% случаях деловой переписки к адресату нужно обращаться на «Вы» (с большой буквы). Даже если возраст или статус собеседника позволяет в обыденной жизни обращаться к нему на «ты».

Если письмо имеет значимый или официальный характер, то после обращения используется восклицательный знак. Во всех остальных случаях будет достаточно запятой после имени адресата и продолжения обращения. Точка после имени адресата ставиться редко.

Чаще всего текст письма должен состоять из трех частей:

• Причина для написания письма (повод). Предельно кратко и ясно;
• Последовательное описание вопроса. По сути, информативно;
• Просьбы, предложения решения, выводы, резюме и др.

• Даже если текст небольшой, но содержит несколько тематических отступлений, его следует разбивать на абзацы;
• Не следует злоупотреблять разнообразными шрифтами, курсивом, выделением цвета и т.д. Всё это может быть слишком агрессивно воспринято адресатом. Лучше всего выделять важную мысль или информацию просто подчёркнутым текстом.

5. В деловой переписке нет места неформальному общению!

Правила деловой электронной переписки

Стиль изложения текста должен быть максимально сдержанным, без каких-либо эмоций. А если и есть нужда эмоционально выделить вопрос или положение письма, то такая подача мыслей должна быть скрыта за корректным и нейтральным тоном письма.

Афоризмы, жаргонизмы, сленг и прочие заумные словечки не должны присутствовать в деловом письме. Тем более неуместны в деловой переписке всеми любимые смайлики. Не следует думать, что «прикольная рожица» сможет повлиять на ход переписки или на принятие решения адресата. Скорей наоборот – деловой собеседник не оценит такой скромный юмор. А если всё-таки есть желание «блеснуть извилинами», то делать это нужно рассудительно и понятно, с использованием нормативных слов.

6. Грамотный текст – лицо собеседника!

Безграмотный текст в деловом письме – это серьёзный ляп на репутации и свидетельство необразованности автора. Наличие в тексте разного рода ошибок, в том числе опечаток, дискредитирует деловую репутацию отправителя.

В наше время грамотное владение деловым языком (прежде всего родным) высоко ценится работодателями. Если отправитель не уверен в грамотности своего письма, то текст можно проверить на автоматическом текстовом редакторе, коих сегодня много. Это же касается и писем на иностранном языке: не уверен – проверь через словарь.

Грамотно сформулированное письмо – это значимая часть личного имиджа, показатель профессионализма и просто уровень культурного развития.

И не нужно писать русскими буквами иностранные слова и выражения, которые всегда и везде пишутся латинскими. Например, «ай-ти», «вип-персона» и т.д.

7. Подпись и указание контактной информации – хороший тон

Прежде всего, такой подход говорит о профессионализме отправителя и о серьезности его намерений.

Подпись не должна превышать 4-6 строк: фамилия и имя, должность, название компании, телефон, электронный адрес, адрес сайта. Корректнее всего начинать подпись с «шаблонных», но этикетных фраз: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и т.д. А вот миленькие обороты вроде «Искренне Ваш(а)» в деловом письме недопустимы.

В большинстве случаев деловой переписки с коллегами и партнёрами (если те хорошо знают отправителя и его контакты) достаточно подписи «С уважением», дальше имя и фамилия.

8. В деловой переписке крайне редко используется «Постскриптум»(P.S.)

Использование «постскриптума» в первую очередь говорит о том, что отправитель не сумел как полагается продумать содержание письма или просто фамильярничает.

9. Флажок «высокая важность» используется только в тех случаях, когда это действительно важно!

Например, когда письмо нуждается в срочном рассмотрении или носит стратегический характер. В таком случае в папке «входящие» у адресата такое письмо будет выделенным. Напрасно злоупотреблять этой опцией не стоит, иначе адресат перестанет оперативно реагировать на письма.

10. Прежде, чем отправить письмо, его необходимо внимательно вычитать

На наличие ошибок и опечаток. Затем следует проверить понятность, конкретность, информационность и лаконичность текста.

11. В течение рабочего дня ответы на письма должны быть оперативными

Информирование о получении и прочтения письма — признак проявление уважение к собеседнику. Так, даже если в данный момент у получателя письма нет возможности на него оперативно ответить, то автора письма нужно поставить в известность и пообещать, что в скором времени ответ будет дан.

12. При ответе на письмо следует сохранять историю переписки

Если ведётся активный диалог, не нужно начинать каждый ответ как новое сообщение. Это как минимум удобно для обоих собеседников.

Но если один конкретный вопрос уже обсуждён, а на повестке дня – другой, следует начать новое письмо. То есть, новая тема – новое письмо.

13. Ответы на поставленные вопросы должны быть информационными и последовательными

Так, если в письме был запрошен какой-то документ или другой файл, то просто прикрепить необходимый файл к письму будет неправильно. К любому прикреплённому файлу должен быть краткий комментарий или пояснение. Хотя бы: «Высылаю запрошенный Вами документ».

14. Диалог заканчивает тот собеседник, который инициировал электронную переписку

Если даже все вопросы уже обсуждены, то последнее слово должно быть всё равно за отправителем первого письма. Будет достаточно простых слов благодарности за переписку или вежливого прощания.

15. Не отсылайте письма в выходные дни и во второй половине дня пятницы

Два законных выходных в нашей стране никто не отменял, а потому в субботу и воскресенье полученные письма принято не читать, а значит – и не отвечать. Также существует риск, если адресат откроет полученное письмо в выходной день, но не ответит, а потом просто забудет про него или удалит как прочитанное. Важно и время отправки в рабочие дни. Так, после завершения рабочего дня многие не проверяют почту. Ценить и уважать время собеседника – важное условие деловой переписки.

Если во входящих сообщениях, в поле прямого адресата («Кому») стоит имя получателя – это значит, что отправитель ждет ответ на свой вопрос;

Если в этом же поле находятся имена нескольких адресатов – это значит, что отправитель ждет ответа от каждого из адресатов, или от любого из них;

Если имя получателя помещено в поле «Копия» – значит отправитель хочет, чтобы адресат просто был в курсе вопроса, но при этом не ждет от него обязательного ответа. Если же по каким-то причинами адресат всё же хочет вступить в переписку, то в таком случае будет уместно начать письмо примерно такой фразой: «Позвольте высказать свое мнение», «Разрешите присоединиться к обсуждению данной темы», «Извините, что вмешиваюсь» и т.д.

Такой инструмент электронной деловой переписки, как поле «Скрытая копия» является наиболее «уязвимым», так как зачастую воспринимается собеседником в качестве тайного контроля, секретной информации и т.д. Так, адресаты, помещенные в поле «Скрытая копия», не видны другим адресатам. А некоторые управленцы, серьёзно относящиеся к этике деловой переписки в своей компании, и вовсе запрещают использование данного поля.

Оформление электронного письма

Каждый день, включая выходные, мы получаем электронные письма. Самый главный совет для делопроизводителя или секретаря – это сразу, с первого рабочего дня четко разделить электронную переписку на личную и на корпоративную, то есть предназначенную для служебного использования.

Для оформления корпоративного электронного письма важно соблюсти два момента: во-первых, создать удобочитаемый адрес отправления и приема почты. В идеале он должен состоять из фамилии и имени своего владельца до знака «@», а после этого знака следует доменное имя сайта компании.

Во-вторых, создавая стилистику и норматив создания электронного письма, нужно думать, прежде всего, о том, насколько комфортно адресату будет его читать.Советуем в корпоративной переписке избегать слишком сложных и подробных, а также слишком развернутых предложений. Не стоит злоупотреблять деепричастными оборотами и прочими сложными конструкциями, отправляя что-то с корпоративной почты. Мысль должна быть однозначной, простой и понятной максимальному количеству респондентов.

Оформление электронного письма

В корпоративной почте не должно быть:

• яркого фона, картинок и прочей «радуги»;
• витиеватого начертания букв (нестандартные шрифты, слишком мелкие/крупные размеры шрифта, слишком яркие/бледные цвета);

Важно понимать, что переписка в электронной почте не равнозначна классической бумажной. Именно поэтому электронный текст желательно делить на абзацы, на блоки, создавать маркированные и нумерованные списки, обогащать текст активными ссылками и излагать свои мысли, по возможности, максимально коротко.

Оформление электронного письма может быть заложено изначально в бренд-бук компании, в ее фирменный стиль. Это – отдельные локальные нормативные документы, в которых перечисляются возможные шрифты, их размер и контрастность, цвета оформления, в том числе, и электронных сообщений.

Практический совет: не забывайте заполнять в электронном письме поле «тема». Проще будет его искать в поиске. Тема письма должна состоять от одного до 7 слов. Следует избегать слов: «вопрос», «срочно», «письмо», «руководителю». Пишите сразу суть в теме письма.

Регламентируем правила оформления электронного письма

Приведем фрагмент корпоративных правил, посвященный оформлению корпоративного текста электронного письма и подписи к нему. Его можно включить прямо в инструкцию по делопроизводству:

7.1. При написании электронных писем используется шрифт Arial размером 11, черного цвета. Не допускается написание письма прописными буквами. При необходимости выделить фрагмент текста используется цветовое выделение.

7.2. Электронное письмо пишется на белом фоне.

7.3. Текст электронного письма излагается кратко. Текст делится на абзацы, перечисления оформляются в виде нумерованных и маркированных списков.

7.4. Личная подпись владельца аккаунта корпоративной электронной почты формируется следующим образом:

Фамилия, Имя, Отчество

И, наконец, практический совет, позволяющий избежать досадных недоразумений с пропущенной почтой. Старайтесь проверять корпоративную почту не реже трех раз в день. Сразу как пришли на работу, ближе к 11-30 и к 16-00. Идеально, если полезной привычкой станет проверка корпоративной электронной почты за полчаса до окончания рабочего дня.

Одним словом, основное правило при корпоративной переписке – письма должны быть максимально лаконичными, максимально понятными, вежливыми и официальными. Оформление электронного письма включает в себя написание хорошо читаемым шрифтом, желательно черным или темно-серым на белом/светлом фоне. Считается плохим тоном, если электронное письмо написано только прописными, строчными или заглавными буквами.

Сетикет - Этикет электронной почты или правила написания электронного письма

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).

Главное правило «Сетикета», такое же как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет:«Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важны по причине электронности среды невозможно разделить положение бизнеса и клиента. "Правила бизнес-сетикета" появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, [advert=4]блогах[/advert] и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить к делу. Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использует следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности общения необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил при составлении электронных писем – соблюдение принципов грамотности и логичности.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почты и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов, не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

3. Содержание, цель обращения

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформления электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

1. «Тема» («Subject»).
2. «Кому» («To»)
3. «Важность письма», при необходимости.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты. Но злоупотреблять этой функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Размер электронного письма.

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения, превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно.

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Ответ на электронное сообщение.

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Цитирование – приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления сути содержания. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком "больше" (>).

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые "смайлики" (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства. Вот наиболее распространенные смайлики:

Есть очень много смайликов для обозначения как эмоций, так и состояний человека или его внешности. Классические смайлы:

1. :-) улыбающийся
2. :-))) смеющийся
3. :-D радостно смеющийся
4. :-| задумчивый, нейтральный
5. :-( грустный
6. :-/ недовольный или озадаченный
7. :-0 удивлённый (рот открыт)

Но не стоит увлекаться смайлами при составление делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается негативно, а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ

Основные правила составления электронной подписи:

1. Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.
2. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении. Но по правилам Сетикета такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что если вы, не отвечаете на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные.

Фрагмент книги «Международный этикет. Особенности делового этикета разных стран». Книга готовиться к выходу ИД «Феникс», Ростов-Дон в 2008 году.

Netiquette – (англ.Net - сеть + Etiquette - этикет) - нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим.Автора

Сма́йлик, смайл (англ. smiley) - это идеограмма, изображающая эмоцию. Состоит из различных символов, в том числе и служебных. Распространение смайлик получил в Интернете и SMS. Ещё в 1969 году Владимир Набоков в одном из своих интервью упоминал о том, что сто́ит создать специальный знак пунктуации для графического отображения эмоций. Однако только в 1982 году Скотт Фалман первым в мире предложил смайлик в том виде, в котором он используется сейчас. Прим.Автора.

Спам (англ. spam) — сообщения, массово рассылаемые людям, не дававшим согласие на их получение. Нежелательная реклама. Прим.Автора.

Википедия – Свободная энциклопедия, http://ru.wikipedia.org

ICQ — название клиентской программы для сети обмена мгновенными сообщениями по протоколу OSCAR, разработанной компанией Mirabilis. Аббревиатура «ICQ» созвучна английской фразе «I seek you» (я ищу тебя), в русском компьютерном сленге ICQ называют «аськой» или «асей». Прим.Автора

Источники:

Следующие статьи:

• Как правильно написать объяснительную записку кассиру
• Как правильно написать отказ на письмо

Поделитесь своим мнением

Имя *

Почта *

Тект *

Сумма цифр:

Вас может заинтересовать

Как написать заявление об оскорблении на рабочем месте

Как написать исковое заявление об отмене алиментов

Как правильно написать жалобу на квартирантов

Как правильно написать расписку о возврате долга образец в казахстане

Популярное

Как правильно написать расписку о получении денег образец чтоб не обманули

( Читали 42)

Как написать заявление на предоставление льготы на транспортный налог

( Читали 41)

Как правильно написать рекомендательное письмо образец няни

( Читали 38)

Как написать заявление на стандартные вычеты

( Читали 38)