Как правильно написать текст служебной записки

» Банковские отношения 19 апреля 2024 года

Что это такое — служебная записка? Как оформляется этот документ по ГОСТу?

Как правильно написать текст служебной записки

Редкий производственный процесс протекает без накладок.

С целью их скорейшей ликвидации в организации должна быть налажена система передачи информации от отдела к отделу и по вертикали.

Одно из таких средств коммуникации – это служебная записка.

Определение термина: что это такое?

Служебная записка или «служебка» — это информационно-справочный документ, содержащий просьбу или предложения по поводу возникших производственных трудностей и адресованный другим сотрудникам учреждения на горизонтальном уровне.

Главная его черта в том, что он не только кратко информирует о возникновении проблемы, но и содержит план мероприятий по ее устранению.

Регламентирующий документ

Основные правила по оформлению и составлению различных записок организации (в том числе, и служебных) указаны в ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». Наиболее важные моменты отражены в его следующих частях:

раздел 4 — требования к используемым бланкам (формат, цветность и поля).
Раздел 2 — реквизиты (перечень и порядок указания на бланке).
П. 3.20 — требования к оформлению табличной информации.
П. 3.17 — требования к исполнению резолюции как итога рассмотрения служебной записки и принятия на ее основании решения руководством организации.

Когда и для каких целей составляются служебные записки?

Причем факт этого оповещения при составлении записки будет официально подтвержден, если соблюсти правила составления и регистрации документа (о чем будет сказано ниже).

Несмотря на то, что служебная записка предназначена для конкретной цели — устранения неполадок в рабочем процессе, по своему исполнению она может быть:

аналитической (содержит анализ сложившейся ситуации);
докладной (извещает о возникших трудностях);
объяснительной (раскрывает взгляд специалиста на причины проблемы);
пояснительной (в которой изложены нюансы производственного процесса, знание которых необходимо для оперативного и качественного разрешения затруднений).

Чаще всего служебные записки применяются как форма общения между отделами одной организации как способ горизонтальной коммуникации. Гораздо реже подобные документы направляются в адрес сторонних организаций, в этом случае документ называется внешней служебной запиской.

Отличительные характеристики

Основная черта служебных записок в том, что они не только информируют о проблеме, но и содержат просьбу ее разрешить и соответствующие предложения в этом направлении.

Чем она похожа на докладную?

По сути, разница между этими двумя видами записок несущественная. Несколько отличающие их моменты можно отобразить следующим образом:

докладная — это своего рода отчет о выполнении предписанного поручения, она составляется подчиненными в адрес руководства.
Другое назначение докладных — проинформировать руководство о возникших трудностях непроизводственного (!) характера (прогул сотрудника, несоответствие занимаемой должности и пр.). В этих случаях руководство нередко прибегает к наложению дисциплинарного взыскания.

Отличия от объяснительной

Данный вид внутренних записок имеет много общего с докладными, а на практике мало чем отличается от служебных записок. Можно выделить такие отличительные характеристики объяснительных:

они адресованы руководству организации от имени их починенного.
Как правило, указывают на причину, по которой данным лицом была нарушена трудовая дисциплина или вмененные ему обязанности не были выполнена вовремя или надлежащим образом.
Часто является поводом для дисциплинарного взыскания.

Кто ее подает на работе?

Составлять служебную записку всегда должен сотрудник, непосредственно заинтересованный в скорейшем устранении производственных неполадок.

Правила написания и оформления по ГОСТу

Каждый сотрудник должен знать как грамотно составить, оформить и пустить в дело составленную им служебную записку. Краткая инструкция сводится к следующим правилам:

Ниже пример документа:

Резюмируя все выше сказанное, можно сделать вывод, что служебная записка — это очень важный момент внутреннего документооборота, который позволяет оперативно решать производственные трудности.

+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)

Как писать служебные записки

Служебная записка — назначение и пример написания

По своей сути ‒ инструмент деловой корреспонденции внутри организации, между сотрудниками, не находящимися в подчинении друг у друга. В том случае, если сотрудник пишет вышестоящему лицу, она будет называться не служебной, а докладной. Цель записки – объяснить и согласовать аспекты деловых вопросов касательно работы сотрудника или отдела, и связанных с работой другого сотрудника или отдела.

Важно, что в своей служебной записке специалист показывает себя в своем деле.

Если работник с помощью документа ответственность за совершаемые действия перекладывает на другого человека или снимает с себя, не предлагая выхода из ситуации, то следует задуматься о профессиональных умениях и навыках данного специалиста.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Служебная записка – одна из форм письменного общения на предприятиях. Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно.

Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку.

Образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют.

Написать служебку может любой сотрудник.

Составление служебной записки по образцу

Это могут быть также объяснительные записки. докладные, распоряжение и т. д.

В большинстве случаев эти внутренние документы очень близки за характером написания, только в зависимости от конечной цели и причины написания носят различный организационно-правовой характер. Если служебная записка имеет конкретное назначение или фиксирует расходы финансовых средств, то она в обязательном порядке прилагается до общей бухгалтерской отчетности (на основании конкретного факта бухгалтерия фиксирует и совершает расходно-приходные операции).

Часто в пределах одной организации возникает необходимость обмена данными, донесения до сведения сотрудников определенной информации или их уведомления о текущем положении дел.

Для этого служит такой внутренний документ, как служебная. для освещения текущих рабочих вопросов; в качестве документа, призванного побудить сотрудников или руководство к определенным действиям; уведомление ответственного лица об определенных проблемах, связанных с работой; запрос дополнительной информации или помощи при решении некоторых вопросов.

Все, что нужно знать о служебных записках

Служебная записка относится к одним из самых востребованных видов документов современного делопроизводства.

Она выполняет функцию взаимодействия между руководством компании, структурными подразделениями и сотрудниками организации. Написание служебной записки требует соблюдения определенных правил, касающихся ее содержания и оформления. Соблюдая эти требования, вы всегда сможете эффективно донести информацию до коллег и подчиненных.

Служебная записка относится к группе информационно-справочной документации.

Как написать служебную записку: образец, пример написания текста, бланк?

Как написать служебную (образец )? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности.

Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную.

Помимо этого служебный документ является своего рода подтверждением того, что персонал не просто выполняет свою работу, но и видит существующие проблемы, которые впоследствии освещаются в данной записке. При этом работник, написавший служебную записку руководителю о наличии каких либо нарушений, полностью снимает с себя ответственность по решению этого вопроса. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Составляется записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника. Написание служебных, в отличие от докладных записок.

Как написать служебную записку? Образец, пример написания, бланк

Как написать служебную записку (образец)? Данный вопрос часто волнует сотрудников различных предприятий, организаций, ведомств и учреждений. Записка – это способ для сотрудника донести свою позицию, мнение, либо определенную информацию до руководства или другого работника. В статье содержатся ссылки на образец служебной записки, а также ее бланк. Кроме того, раскрывается информация о том, как правильно написать служебную записку.

Для чего нужно писать служебную записку?

Служебная записка – это документ, с помощью которого реализуется одна из форм взаимодействия сотрудников организации, позволяющий разрешать различные вопросы в сфере деятельности той или иной фирмы.

Основной задачей служебной записки является донесение от одного работника другому сведений о различных нюансах трудовой деятельности, существующих проблемах и путях их разрешения.

Кроме того, данный документ позволяет разрешить возникшую у сотрудника проблему сообща, путем ее вынесения на обсуждение, заострения на ней внимания другого работника или начальства. Путем направления служебной записки сотрудник может не только получить поддержку, но и распределить ответственность.

Законодательство не устанавливает какой-либо утвержденной формы служебных записок, соответственно их можно составлять в произвольном виде. В то же время, документ может быть составлен в письменной, либо электронной форме. При написании записки используется официально-деловой стиль.

Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон

Несмотря на то, что бланка служебной записки, разработанного на законодательном уровне, не существует, по ссылке в начале статьи можно скачать бланк документа, подготовленный на профессиональном уровне и актуальный в настоящее время.

В документе отражаются следующие сведения:

данные о получателе служебной записки. Они указываются в правом верхнем углу документа. Сведения включают информацию о Ф.И.О. получателя и его должности;
информация о наименовании документа и его номере, если таковой присваивается. Присваивать или не присваивать номер, зависит от того, как организован кадровый документооборот в конкретной организации;
изложение вопроса, по которому составляется документ, в частности могут быть перечислены определенные проблемы, предложения, и т.д.;
указание на возможные пути разрешения возникшей проблемы или вопроса. Данный пункт не является обязательным;
Ф.И.О. отправителя записки, данные о его должности, дата составления документа.

В шаблоне служебной записки, который можно скачать по ссылке в начале статьи, отражена вся перечисленная информация.

Как составить служебную записку? Образец оформления документа

То, как пишется служебная записка (образец) можно изучить, ознакомившись с представленным ниже примером. Текст служебной записки может быть изложен следующим образом.

Пример служебной записки

Генеральному директору ООО «Заковед»

Иванову Павлу Александровичу

17 сентября 2017 года

При составлении перечня статей о порядке регистрации ООО возникли сложности с написанием материала по теме «системы налогообложения ООО». Проблема кроется в необходимости получения экспертного мнения практика, который сталкивался со всеми возможными режимами налогообложения. Опыта написания статей не достаточно, чтобы отразить раздел публикации, повествующий о едином сельскохозяйственном налоге, а также налоге на добавленную стоимость.

Оказать содействие в поиске специалиста, который имеет высшее юридическое или бухгалтерское образование.
При наличии возможности, прошу разрешения обратиться к юристу ООО «Заковед» Горбунову И.А. с целью получения соответствующих разъяснений по интересующему вопросу.

С уважением, аналитик отдела подготовки материалов для сайта Заковед.ру Дмитриев Виталий Семенович.

О том, как написать служебную записку в электронном виде, пойдет речь далее.

Особенности электронного документооборота

В некоторых фирмах, бюджетных организациях, предприятиях, существует возможность обмена данными по электронным каналам связи, в частности по электронной почте, посредством использования чатов, общих папок в локальной сети.

Такие способы позволяют оперативно обмениваться информацией.

Как писать служебную записку в электронном виде, если такая возможность есть? Ответ прост – аналогично бумажному варианту. Единственная проблема – идентификация отправителя. Вряд ли при электронном документообороте сотрудники организации будут использовать электронные цифровые подписи. Поэтому в тексте записки просто отражаются Ф.И.О., должности отправителя и получателя, а подпись не ставится.

Если используется электронная почта, либо чат в локальной сети, то получатель увидит данные отправителя (сведения об адресе электронной почты, либо о имени в чате).

Если требуется зафиксировать факт вручения документа получателю, рекомендуется использовать более архаичный бумажный документооборот. В этом случае можно распечатать два экземпляра документа и попросить получателя поставить на одном из них отметку о получении. В этом случае у отправителя будут доказательства того, что записка не только была направлена, но и получена.

Таким образом, служебную записку можно направлять другим сотрудникам или руководству как в бумажном, так и электронном виде. Во всех случаях записка может быть написана произвольно, без какого-либо шаблона, однако образец документа может помочь не упустить важных деталей при написании. Образец составления и бланк записки, которые можно использовать, доступны для скачивания по ссылкам в начале статьи.

Служебная записка это

В маленьких организациях общение сотрудников имеет устную форму, для работы этого достаточно. Но если компания имеет очень развитую структуру, все должно оформляться в виде деловой переписки. После написания документов (писем) отпадает возможность «забыть» о факте.

В деловом общении сотрудников предприятия можно выделить несколько видов документов. А именно: докладная записка, служебная записка, объяснительная, заявление.

В данной публикации пойдет речь о том, как правильно оформить служебную записку.

В первом разделе статьи будет сказано о том, что из себя представляет документ и в каких случаях он пишется. Во втором разделе рассмотрим форму и структуру документа.

Сразу после прочтения данной публикации можно будет воспользоваться ссылками для получения примеров и образцов служебных записок.

Суть и значение служебной записки

Данный документ применяется для того, чтобы передавать информационно-справочные данные внутри предприятия. Он часто используется, хотя, как отдельно существующий документ он отсутствует. То есть, законодательством Российской Федерации не оговорено применение данной бумаги. К его оформлению применяют общепринятые требования и ГОСТы.

Следует различать суть служебной записки и, например, докладной. Первая несет в себе функцию передачи информации в горизонтальной плоскости. То есть, она предоставляется между равными по должности сотрудниками. Второй документ подается вышестоящему руководству.

Служебные записки в основном применяются для разрешения вопросов в информационной, материально-технической, хозяйственной и организационной деятельности между различными отделами (структурными подразделениями).

Текст данного документа, как правило, содержит просьбы или предложения, направленные на разрешения возникших вопросов. Следует знать, что если необходимо разъяснить невыполнение неких установленных показателей, то пишется не служебная, а объяснительная записка.

Структура служебных записок

Применяя общепринятые принципы, в данный документ вносится «шапка». В ней необходимо, в первую очередь, определить то лицо, к которому документ направлен. Нужно указать его должность и Фамилию, Имя, Отчество. Там же (в «шапке») необходимо указать отправителя в таком же формате. Ниже приводится выделенное шрифтом название документа.

Еще ниже располагается текст. Схематично его можно разделить на две части. Первая содержит разъяснение обстоятельств и раскрывает суть вопроса. В свою очередь, вторая указывает на желаемые цели и методы их достижения. Это прописывается не в требовательной форме, а в просительной.

Под текстом ставиться дата написания. Напротив, нее располагается подпись направителя с расшифровкой (Ф.И.О.).

Этот документ имеет право подписать как составитель, так и руководитель отдела (структурного подразделения).

Как правильно написать служебную записку: форма, примеры написания

Служебная записка — одна из составляющих делового документооборота, инструмент официального общения внутри коллектива, без которого невозможна его слаженная работа. Иногда к ней относятся, как к скучной формальности, отнимающей время. Но случается, что именно эта бумага способна уберечь работника от несправедливых нападок руководства.

Не секрет, что устные обращения подчас бывают даже не расслышаны, а вот задокументированные сообщения могут стать надёжной страховкой. Тут уже персонал не только рутинно выполняет свою работу, но обнаруживает существование проблем, которое и отражает в документе. Сотрудник, оформивший служебную записку о каких-либо нарушениях, этим полностью снимает с себя ответственность за них.

Русский советский поэт Михаил Исаковский ещё в 1924 году в стихотворении «Докладная записка» рассказал о том, как правильно сочинённое и по нужному адресу отправленное служебное письмо, образец которого приведён ниже, восстановило справедливость:

«…- Я, — говорит он, — научу

Где правду отыскать людскую.

Ты, — говорит он, — Ильичу

Пиши записку докладную.

Пиши подробно: так и так…»

но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить

именно Вашу проблему,

позвоните юристу прямо сейчас:

Если Вам так удобнее,

Все консультации бесплатны.

Когда может понадобиться.
Требования к оформлению.
Примеры написания: Образец №1, Образец №2.
Кто может оформить.
Электронный документооборот.

Когда может понадобиться

Служебная записка – документ, с помощью которого на предприятии происходит решение разнообразных производственных вопросов. Среди них можно отметить следующие:

Служебное расследование нарушения.
Премирование или наказание работников.
Приобретение материалов, канцтоваров, спецодежды, моющих средств.
Списание материальных ценностей, пришедших в негодность.
Ремонт оргтехники, компьютеров и инвентаря.
Возмещение денежных средств, потраченных на представительские расходы, уплату госпошлин, проведение различных акций, приобретение топлива и горюче-смазочных материалов.
Информирование руководства о нарушениях в хозяйственной деятельности и проступках сотрудников.
Отчёты о выполненных работах.

Служебная записка обеспечивает взаимосвязь служб, отделов и цехов предприятия на горизонтальном уровне. Она направляется, как правило, от одного руководителя или сотрудника к другому и только в тех случаях, когда их должности равнозначны, иначе это будет уже не служебная, а докладная записка. Законодательство предусматривает необходимость служебной записки при проведении расследований дисциплинарных проступков.

В некоторых случаях служебная записка может служить первичным документом налогового учёта при обосновании и подтверждении расходов.

Так, для снятия показаний пробега автомобиля не по одометру, а по GPS – навигатору и подтверждения расходов на топливо нужна служебная записка мастера в адрес начальника транспортного цеха о том, что в результате предрейсового осмотра обнаружена неисправность одометра. На основании этого будет издан приказ о работе автомобиля с включённым навигатором с фиксированием в путевом листе его показаний.

Или, например, женщина долгое время не работала, а теперь снова трудоустраивается. На своего ребёнка она получит вычет по НДФЛ, несмотря на то, что с предыдущего места работы отсутствует справка 2-НДФЛ. Для этого потребуется предоставить служебную записку, объясняющую отсутствие доходов, заявление на вычеты и трудовую книжку.

Есть организации, где и устного распоряжения руководителя вполне достаточно, но это может быть применимо только в случаях с малой численностью штата. Если же предприятие – большое, то все решения проходят несколько уровней согласования. Тогда служебная записка становится незаменимым инструментом общения с работодателем. Она регистрируется в журнале входящей переписки, руководитель ставит на ней своё заключение, и дальше на основании её данных, издают приказ, пишут распоряжение, составляют акт или оформляют соглашение между сторонами.

Требования к оформлению

Самостоятельного документа «Служебная записка» в «Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД)» не предусмотрено. Поэтому рекомендуется руководствоваться требованиями ГОСТ 6.30–2003 «Требования к оформлению документов». Исходя из практики делопроизводства, можно считать, что такого рода письмо должно содержать следующие реквизиты:

должность и Ф. И. О. руководителя, на имя которого пишется;
должность и Ф. И. О. пишущего;
собственное наименование – «служебная записка»;
краткая тема записки или её заголовок;
сам текст, написанный в произвольной форме, описывающий суть проблемы и выводы;
дата и подпись лица, написавшего документ;
дополнительно может быть указан номер, если такого рода документы в организации подлежат учёту.

Служебная записка пишется от руки или создаётся на компьютере и распечатывается. Крупные предприятия самостоятельно разрабатывают и утверждают их шаблоны для разных случаев жизни. Это и экономит время сотрудников, не заставляя их задумываться, как написать служебную записку, – образец всегда перед глазами, и вносит единообразие форм в документацию.

Заместителю директора ООО «Наяда»

Об уведомлении пользователей ПК

Довожу до вашего сведения, что во вторник, 12 сентября 2018 года, будет производиться переустановка программного обеспечения. Прошу уведомить сотрудников о необходимости переноса личной и рабочей информации на выносные жёсткие диски во избежание потерь в процессе работ.

Подпись

Директору ООО «Любава»

Об итогах проверки кассовой дисциплины

Довожу до вашего сведения, что в результате еженедельной комиссионной проверки кассовой дисциплины была обнаружена недостача денежных средств у продавца – кассира Л.А. Петровой. Акт о проверке прилагается. Прошу произвести служебное расследование по факту этого происшествия.

Оформить служебную записку вправе любой сотрудник предприятия, иногда даже уборщица или ночной сторож, если им небезразлично сложившееся положение вещей. Адресатом письма может быть как руководитель, начальник отдела или службы, так и рядовой работник, но решение поднимаемого в документе вопроса должно входить именно в его компетенцию. Темы служебных записок весьма разнообразны, среди них могут быть:

безвозмездное получение моющих и чистящих средств;
несоответствие спецодежды размерам, назначению;
порча инвентаря и оргтехники;
жалоба на определённого работника;
объяснения по факту происшествия.

Электронный документооборот

Документооборот на крупных предприятиях уже давно стал электронным. Для этого используют специальные программы и современные средства связи, такие как email, Skype и т. п. Если имеется много подразделений, расположенных в разных местностях, то отправка служебных записок в таком виде вполне оправдана, иначе предоставление их на бумажном носителе займёт длительное время.

Достоинством электронного документооборота является и то, что нет необходимости указывать адресата. Имя того, кому отправлено письмо, будет сохранено в строке «Адрес» или в строке «Тема», если существует только один электронной почтовый адрес на подразделение. Если письмо отправляется из личного электронного почтового ящика, то в конце автоматически вставится имя отправителя. Это позволяет сэкономить время на сочинение служебной записки. Если же почтовый ящик – общий, то в конце письма придётся указать имя и должность отправителя.

При отправке служебных записок по электронной почте рекомендуется запрашивать уведомление о прочтении письма, поставив «птичку» в соответствующем окне. Это будет доказательством того, что сообщение было отправлено данному адресату в определённое время.

Итак, служебная записка – один из документов, составляющих основу эффективного и оперативного ведения грамотного делопроизводства на предприятии. Быстро уведомить необходимое должностное лицо о создавшейся проблеме, предложить её решение, согласовать план намеченных действий – всё это поможет выполнить служебная записка, и не стоит ей пренебрегать.