Как правильно написать письмо на почтовый ящик
Как отправить электронную почту
Электронной почтой пользуются миллионы людей – это удобно, быстро и доступно.
Чтобы отправить электронную почту Вам необходим компьютер, интернет, электронный почтовый ящик. Для регистрации почтового ящика нужно зайти на любой почтовый сервис (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com или др.) и заполнить предложенную форму.
Итак, Вы завели почту, и теперь Вам нужно кому-то написать. Как отправить письмо электронной почтой?
Рассмотрим процесс отправки письма электронной почты на примере сервиса Mail.ru. После регистрации почтового ящика Вы попадете на страницу, где будут предложены папки «Входящие», «Исходящие» и др.
По электронной почте можно отправлять не только письма, но текстовые документы, звуковые и видео файлы, картинки и фотографии.
Как отправить фото электронной почтой?
- Входим в почту, щелкаем по вкладке «написать», заполняем строки «Кому» и «Тема».
- Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
- В открывшемся окне выбираем папку с фотографией, которую хотите отправить. Например, ваши фото лежат в папке «Фото» на диске D. Нажимаем на вкладку «Мой компьютер», щелкаем 2 раза по вкладке «(D:) Локальный диск», затем 2 раза по папке «Фото».
- Выбираем нужную фотографию и щелкаем по ней 1 раз.
- Внизу окошка в строке «Имя файла» отобразится название выбранного файла.
- Щелкаем 1 раз по кнопке «Сохранить» и фотография начинает загружаться на страницу электронного письма.
- После загрузки файла (зеленая галочка под файлом покажет, что загрузка завершена) нажимаем на кнопку «Отправить».
Чтобы отправить фото электронной почтой, нужно знать объем почтового ящика адресата. Если объем ограничен, адаптируйте, т.е. уменьшите размер фото. Внизу окошка с фото Вы увидите надпись «Фото не будет адаптированы для интернета Изменить». Щелкаем по кнопке «Изменить». В открывшемся окне выбираем функцию «Сжимать большие фото» и щелкаем «Применить».
Как отправить документ электронной почтой
Электронная почта позволяет отправлять документы различных форматов: Open document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, таблицы Open Office, Microsoft Excel, презентации PowerPoint. Чтобы отправить документ электронной почтой, следуйте схожим правилам отправки фотографий.
- Заполняем строки «Кому» и «Тема».
- Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
- В открывшемся окне выбираем нужный документ и нажимаем «Сохранить».
- Щелкаем по кнопке «Отправить».
Если Вам нужно удалить прикрепленный документ, нажмите на красный крестик, расположенный в правом верхнем углу файла.
Этика электронного письма – как отправить правильно электронную почту
Правила этикета электронной переписки или «этикета» так же важны, как и правила телефонного разговора или личной встречи. Отправить правильно электронную почту легко, если знать несколько простых правил.
Как правильно написать электронное письмо
Представленные ниже нехитрые правила помогут вам в написании правильного электронного письма. Все они – результат личного опыта по работе с десятками писем ежедневно.
Самое первое, что нужно сделать – это отделить рабочее пространство от личного, а именно создать два почтовых ящика (для работы и для личной переписки).
Свою деловую почту следует проверять не реже двух раз в день. На практике очень часто бывают случаи, когда человек отправляет важное письмо, а в ответ «ничего», причем долгое время. Поэтому, если у вас есть свободное время, то постарайтесь ответить на все письма сразу. И людям приятно, и у вас не будет завала.
Письма, в которых адресат указан в поле «копия», не требуют ответа, они направлены просто для информирования. Если же адресат находится в поле «Кому», то письмо требует ответа.
При написании электронных писем всегда указывайте тему. Первоначальная непроизвольная оценка важности и значимости письма производится именно по ней, особенно если письмо пришло с адреса, который неизвестен получателю. Название темы формулируйте интересно, кратко, но содержательно. Воздержитесь от таких формулировок, как «СРОЧНО!», «письмо», «вопрос».
Текст электронного письма: как написать?
Любое письмо следует начинать с приветствия. Для деловой переписки наиболее предпочтительны следующие формулировки: «Здравствуйте, уважаемый господин Жужин» или, например, «Добрый день, уважаемая Инна Петровна». Заканчивать послание стоит словами «С уважением, …(указать свои данные)».
Если с адресатом вы не знакомы, то обязательно укажите, с какой целью вы к нему обращаетесь. Например, «…увидел ваше объявление о том-то, Вас интересует то-то, я могу Вам предложить…».
Не забывайте об экономии времени – как своего, так и чужого. Общайтесь через электронное письмо кратко, но на поставленные вопросы отвечайте в полном объеме. Используя цитаты, делайте это разумно, сокращайте слишком длинные предложения, выделяя только суть. Если вы приводите цитату в полном объеме, то свой текст располагайте в самом начале письма.
Избегайте ведения текста сплошной стеной. Формируйте по смыслу абзацы и отделяйте их пустой строкой, так информация будет лучше восприниматься.
Не рекомендуется вставлять в текст письма какие-либо мелкие подробности, используйте для этого прикрепленные файлы или ссылки на необходимые материалы в комментариях к тексту. В случае если к письму вы прикрепляете заархивированные файлы rar или zip, то предупреждайте адресата, чтобы это не было воспринято как вирусная атака.
Наличие подписи в электронном письме так же обязательно, как и в обычном. Правда занимает она несколько больше места, необходимо указывать свои личные данные (имя и фамилия, отчество по желанию). Кроме того можно написать должность на которой вы работаете, официальный сайт и название компании, телефон, адрес электронной почты и иные способы связи, если они есть (в частности факс).
Например, вот такой образец электронной подписи:
Окончательная проверка электронного письма
Всегда тщательно проверяйте письмо перед тем, как его отправить, чем оно важнее, тем больше уделите времени на проверку пунктуационных и орфографических ошибок, опечаток в тексте, неточностей, а также на логичность и последовательность всего текста в целом.
Не забывайте о том, что начало предложения и имена собственные идут с прописных букв. Обязательно ставьте пробелы после точек и между словами. Выделение слов заглавными буквами считается дурным тоном, не стоит таким образом привлекать внимание к чему-либо и использовать это как средство достижения выразительности.
Прежде чем начинать работу над написанием электронного письма, хорошо подумайте, может, будет достаточно телефонного звонка в нужную организацию, и это значительно сэкономит время, причем не только ваше.
Как правильно написать емайл в тексте или интернете?
Здравствуйте! Почта в интернете – очень удобное средство связи. Она достаточно часто используется не только для дружеского общения, но и для деловой переписки. Знаете, как она пишется?
В общем, я достаточно часто встречаю два распространенных вопроса. Один касается того, как написать емайл для отправки получателю, а другой – как он правильно пишется. Что ж, рассмотрим каждую ситуацию отдельно. Однако для начала спешу поделиться хорошей новостью.
Еще не зарабатываете в интернете, но рассматриваете перспективы? Возможно, уже есть некоторый доход и хочется посмотреть альтернативы? В общем, я их тоже периодически ищу. Нашел классные обучающие курсы по работе администратором в социальной сети , специалистом по контекстной рекламе . Эти направления деятельности интересны? А ведь есть еще и другие. Если есть желание, можете посмотреть сами, а я продолжу основную тему статьи.
Как пишется адрес электронной почты?
Писать слово «емайл» в тексте можно так «email» или так «e-mail». А в целом, данные слова являются сокращением фразы «electronic mail», которая переводится, как «электронная почта». Её адрес состоит из двух составляющих – логин и домен. Сейчас покажу на картинке.
Более подробно о них можете посмотреть в прошлой публикации. Для наглядности в ней есть примеры.
К примеру, если адрес имеет вид login-147852@yandex.ru, то обычно для авторизации в Яндекс вовсе не нужно вводить его полностью. Для входа достаточно будет пароля и логина – цифры, буквы и символы до «собачки» (@).
Для авторизации на некоторых других сайтах может быть правильно ввести полный адрес, когда он используется в качестве логина. К примеру, такие действия могут быть актуальны во время авторизации в социальной сети, если на конкретную почту зарегистрирован аккаунт.
Как написать электронное письмо?
Чтобы это сделать, во-первых, понадобится сам почтовый ящик. Его еще нет? Тогда можете ознакомиться с этой статьей, где собрана информации о его регистрации, настройке и восстановление утраченного доступа.
Он уже есть? Тогда можно написать емайл для отправки сообщения. Посмотрим, как ситуация будет выглядеть в Яндекс. Для начала авторизуемся в системе и откроем свой ящик. Дальше нажимаем «написать письмо».
Готово? Дальше в поле «кому» нужно правильно ввести электронный адрес пользователя, которому собираетесь написать. Дальше указываем тему, вводим текст и при необходимости прикрепляем нужные файлы. Покажу краткий пример на иллюстрации.
Как видите, ничего сложного нет, всё достаточно просто.
Основная тема статьи на этом завершена. Напоследок хотел поинтересоваться одним нюансом. Сколько действительно перспективных способов заработка в интернете вы знаете? При том таких, чтобы можно было получать не только небольшой дополнительный, но и основной доход. Некоторые из таких способов уже описаны на этом блоге. Можете почитать. К примеру, знакомы с работой копирайтеров? Смотрите, оставляйте комментарии. Можно даже поставить оценку по пятибалльной шкале, как в школе. Для этого достаточно отметить нужное количество звезд в специальном блоке, расположенном под текстом статьи.
Желаю вам отличного настроения и огромных успехов в жизни. Подписывайтесь. Скоро выйдут новые публикации. До связи.
ИЛИ
И ПОЛУЧИ ДО 95% ВЫГОДЫ
Как отправить письмо по электронной почте: 6 необходимых действий при отправке письма + 5 анонимных сервисов электронной почты
Вопросом «Как отправить письмо по электронной почте» в настоящее время никого не удивишь. Практически у всех имеется компьютер, подключенный к интернету. Да даже и компьютер не нужен, сейчас вести переписку можно и через обычный сотовый телефон, имеющий доступ к интернету. Мы отправляем посредством интернета как деловые письма, так и ведем переписку с родственниками и друзьями.
Как правильно отправить письмо по электронной почте: долой бумагу и ручку, привет почтовым сервисам
Да, были времена, когда мы писали и получали письма только на бумажных носителях. Брали лист бумаги, ручку, покупали конверт и окунались в мир творчества. Так как послания отправлялись не часто, то информации в одном конверте о нашем житие-бытие набиралось не мало. Торжественно опустив весточку в почтовый ящик, мы начинали ждать ответа.
Сейчас все по-другому, получить ответ можно тут же, если получатель находится в режиме онлайн. Нет, так сказать, интриги и томительного ожидания ответа. Ну что же, придется идти в ногу со временем. Попробуем и мы немного порассуждать на тему как отправить письмо по электронной почте.
Зачастую бывает так, что неопытные пользователи сталкиваются с рядом проблем при отправке писем и документов. Отправив сообщение, они усиленно ждут ответа, которого почему-то все нет и нет. А письмецо – то, может быть, было отправлено не по адресу или вообще залежалось в черновиках!
Прежде чем ответить на вопрос как правильно отправить письмо по электронной почте необходимо в этой самой почте зарегистрироваться, т.е. создать свой почтовый ящик. В настоящее время сервисов, на которых можно это сделать, бесконечно много. В этой статье обратим наше внимание на два наиболее популярных почтовых сервисов Яндекс и Майл.
Как отправить письмо по электронной почте Яндекс?
Разделим нашу работу по поиску ответа на вопрос как отправить письмо по электронной почте Яндекс на следующие пункты:
Заходим на сайт Яндекса и жмем кнопку «Завести почтовый ящик».
Прежде чем отправить послание необходимо выбрать адресата, кому оно будет отправлено. Адресат выбирается нажатием вкладки «Кому». Если вы хотите, чтобы ваш «шедевр» прочитало несколько человек, выбираете всех избранных. Да, и перед тем как заполнять графу «Кому» не забудьте нажать на вкладку «Написать», чтобы открылось соответствующее окно, куда мы будем вбивать всю необходимую информацию.
Чтобы получатель не отправил ваше сообщение в корзину, не прочитав, заполните графу «Тема». Многие деловые люди за день получают огромное количество корреспонденции, времени на ознакомление со всеми документами катастрофически не хватает. Поэтому краткое описание того, о чем вы хотите сообщить будет вам только в плюс и выделит ваше послание из общей массы.
В специально выделенном поле пишем все, «что наболело». При этом сохраняйте деловой стиль написания в случае отправления информации по рабочим моментам. Нажатием вкладки «Оформить письмо» мы вызываем специальную панель редактирования, с помощью которой можем выделить особо важные моменты. Также при неформальном стиле вполне уместны будут различные рожицы и смайлики, которые добавят вашему посланию нотку юмора.
Если вы хотите узнать, как отправить письмо по электронной почте с вложением, то кнопка «прикрепить файл» вам в этом поможет. Зачастую к записке необходимо прикрепить какой-нибудь деловой документ или поздравительную открытку. Для этого находим на своем компьютере нужный файл и с помощью кнопки «открыть» прикрепляем его к документу.
Все, текст сообщения наваяли, теперь необходимо его подписать. Можно каждый раз подписываться по-новому, а можно сделать так, чтобы подпись появлялась уже автоматически. Для этого в настройках необходимо заполнить информацию об отправителе. Конечно, для личной переписки правильно оформленная подпись не важна, а вот для деловых «переговоров» она только добавляет статуса отправителю.
При нажатии кнопки «отправить» наше послание полетит по просторам интернета навстречу получателю. Перед тем как отправить письмо по электронной почте Яндекс не забудьте его перечитать и проверить. Также можно выделить письмецо в почтовом ящике получателя, нажав на кнопку «Важное». А гарантию того, что сообщение будет прочитано, можно получить, поставив галочку «С уведомлением».
Как отправить письмо по электронной почте Mail?
Почтовый сервис Mail является не менее популярным, чем Яндекс. Информация о том, как отправить письмо по электронной почте Mail в принципе такая же, как и при отправке его через Яндекс.
Двигаясь по перечисленным выше пунктам, вы без проблем сможете отправить послание и с данного сервиса.
По поводу данного сервиса можно еще сказать следующее. Как только вы зарегистрируете свой ящик, на него будет приходить огромное количество не нужных сообщений, рекламы и прочего спама. Почта Яндекс отличается тем, что здесь присутствует хороший фильтр, который не позволяет спаму захламлять ваш ящик. Также почтовые ящики сервиса Mail подвергаются взлому чаще, чем ящики того же Яндекса.
Зато многие пользователи отмечают, что в Mail больше возможностей. В нем есть дополнительный сервис Майл.ру Агент, который позволяет помимо текстовых сообщений отправлять бесплатные смс сообщения и совершать звонки. Также есть функции онлайн переводчика и проверки орфографии.
Как анонимно отправить письмо по электронной почте?
Итак, как отправить письмо по электронной почте Mail и Яндекс рассмотрели. Теперь немного внимания уделим анонимности. Иногда бывают ситуации, что отправитель не желает озвучивать свой адрес при отправке. Например, при заказе товара на каком-нибудь сомнительном сайте всегда требуют адрес электронной почты. Чтобы узнать, как обезопасить себя в этом случае, советуем прочитать статью «Онлайн-покупки: Как предотвратить хищение денег и персональных данных?».
Другой вариант развития событий — вы стали свидетелем какого-нибудь преступления и как честный гражданин хотите сообщить об этом, сохраняя инкогнито. Как видите, причин неразглашения адреса электронной почты может быть много. Поэтому разберем возможности, как анонимно отправить письмо по электронной почте.
Создаем фиктивный почтовый ящик
Заходим на любой почтовый сервис и регистрируем новый почтовый ящик. При этом всю информацию даем не действительную, т.е. никак с вами не связанную. Придумываем имя, фамилию, город, дату рождения и другие характеристики. Также обратите внимание на пароль. Многие в качестве пароля выбирают дату рождения, свою или близких людей или другие памятные даты или знаковые символы. Абстрагируйтесь от всего, что может как-то быть связано с вами, придумайте совершенно другой пароль.
После завершения регистрации напишите послание. Проверьте, чтобы его содержание никак не выдало именно вас. Может быть, особый стиль написания или подпись.
Если более вы не нуждаетесь в фиктивном почтовом ящике, можно его сразу удалить.
Используем анонимные сервисы электронной почты
Бывают такие сервисы, при помощи которых можно отправить сообщение, не создавая свой почтовый ящик. Как правильно отправить письмо по электронной почте, используя эти сервисы? Сейчас разберемся, рассмотрим принцип действия нескольких из них.
Сервис предлагает обычную форму, в которую необходимо ввести адрес получателя, тему и сам текст. При необходимости можно прикрепить вложение. Если вы хотите получить ответ, то можно дать фиктивный электронный адрес.
С помощью этой почтовой службы можно легко отправлять и получать письма без регистрации. Предоставленный в ваше пользование ящик функционирует всего десять минут, за которые анонимные записки можно отправить трем получателям.
Еще один хороший сервис, с помощью которого можно решит проблему, как анонимно отправить письмо по электронной почте. В вашем расположении достаточно простой интерфейс для ввода данных получателя и текста письма. Особенность этого сервиса в том, что он очищает сообщение от IP-адреса, так что проследить, откуда пришло письмо будет достаточно сложно.
Если вы планируете отправлять много анонимных писем, то это ваш вариант. Сервис предлагает постоянный почтовый ящик и гарантирует сохранность всех ваших писем.
Главная особенность сервера – наличие PGP шифрования. При таком шифровании сообщение может прочитать только человек, которому адресовано послание и более никто другой, например, администратор сайта или поставщик интернета.
Таких почтовых серверов очень много, их можно еще перечислять и перечислять. На некоторых из них можно проходить фиктивную регистрацию, на других – отправлять анонимные записки без регистрации.
В заключение данной главы хотелось бы обратить внимание на то, что использование таких анонимных серверов не дает полной гарантии вашей конфиденциальности. Необходимо еще скрывать и ваш IP – адрес. Для этого используется Tor браузер.
Надеемся, что после прочтения этой статьи даже самые неумелые пользователи интернета смогут решить вопрос как отправить письмо по электронной почте. Если вы хотите идти в ногу со временем и рассказывать своим соседям и знакомым, что вчера отправили послание «по мылу», например, своей дочке, то смело регистрируйтесь на любом из почтовых сервисов, пишите и получайте долгожданные весточки.
Как правильно написать письмо на почтовый ящик
Каждый день я получаю и отвечаю на десятки писем по электронной почте. Поэтому могу сделать вывод – несколько нехитрых правил будут весьма полезны для многих и помогут понять, как правильно написать электронное письмо.
Сделайте разные почтовые ящики для личной и деловой переписки. Иначе рано или поздно вы отправите контрагенту или коллеге по работе свою личную информацию, которой вовсе не намеревались делиться.
Проверяйте деловую почту не реже 2-х раз в день. Иногда напишешь электронное письмо, требующее оперативного ответа, а в ответ «тишина». Если есть время, отвечайте сразу. Может от вас ждут важную информацию и вам будет хорошо – не соберется огромная «куча» непрочитанных писем.
Отвечает на письмо адресат, проставленный в поле «Кому». Если адресат указан в поле «Копия», то обычно не отвечают, письмо отправлено для информации.
Всегда заполняйте поле «Тема». Это ну очень важно. Люди делают первоначальную оценку по теме– стоит читать или сразу удалить электронное письмо. Если адрес неизвестен получателю, то тема должна вызвать интерес ознакомиться с письмом. Отсюда правило – тема должна состоять приблизительно из 3-4 слов, быть привлекательной и отражать содержание письма. Плохие примеры тем: «вопрос», «письмо», «срочно».
Как написать текст электронного письма
Начните письмо с приветствия. Для деловой переписки «Здравствуйте, уважаемый господин Залихватский» или «Добрый день, уважаемая Алена Игоревна» то, что нужно.
Если вы не знакомы адресату, тогда укажите цель своего обращения («…видел Ваше рекламное объявление там-то, Вы заинтересованы получить то-то, могу предложить …»).
Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты. При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма.
Текст не должен представлять собой длинную «простыню». Каждую тему своего послания отделяйте пустой строкой (играют роль абзацев) для лучшего восприятия информации.
Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip, предупредите об этом в тексте послания (чтобы не подумали, что это вирус).
Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами.
Образец подписи в электронном письме:
Окончательная проверка электронного письма
Чем важнее послание, тем больше времени уделяем проверке – отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок, точность и понятность фраз, логичность построения текста.
Контролируем – начало предложений и имена собственные идут с прописной буквы, между словами обязательны пробелы. Дурное впечатление накладывается от злоупотребления заглавными буквами и знаками препинания для придания выразительности (например, СРОЧНО. ). Многие недооценивают степень негативного отпечатка наличием указанных недостатков.
И, наконец, оцените, что выгоднее и сэкономит вам время: лишний раз позвонить по телефону и какие-то вопросы решатся быстрее, или долго набирать текст электронного письма для необходимости документального подтверждения взаимодействия.
** Если вам необходима ПОМОЩЬ ЮРИСТА, получите online консультацию сейчас .
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
руководитель департамента хорошего тона
Подпись — неотъемлемая часть письма, а не бессмысленный набор одинаковых байтов, пересылаемых тысячи раз. Её пишут не для того, чтобы указать, от кого письмо ( это и так видно в почтовике), а чтобы поставить смысловую точку в тексте. При быстрой переписке подписи в отдельных письмах не ставят вообще, точно так же, как не повторяют приветствия.
Информация об отправителе идёт в отдельном поле письма, которое почтовик умеет правильно интерпретировать. В специальной панельке удобно показана информация об отправителе, включающая и его должность, и мобильный телефон, и номер аськи.
Что можно сделать в рамках стремления к совершенству? Минимизировать шум, оставив в автоподписи только имя и сайт, где можно найти другую контактную информацию. И не забывать исправлять подпись в тех случаях, когда это уместно.
Илья Бирман, artgorbunov.ru
Правильно пишем, отвечаем, пересылаем электронные письма
Главная > Обучаемся и делаем сами > Правильно пишем, отвечаем, пересылаем электронные письма
Прочитав эту статью, вы сможете более эффективно развивать Бизнес в Интернет, использовать переписку по «электронке», со своими кандидатами, партнерами и просто знакомыми людьми. Правильно написанные сообщения, представят вас как серьезного человека и предпринимателя.
Встречают по мылу провожают по Уму.
В 2003 году, я начинал применять Интернет, в развитии своего бизнеса. на одной из встреч в системе поддержки предпринимателей, бизнесмен, имеющий дело в области разработки сервисов для Интернет коммерции, рекомендовал книгу, которая поможет всем ориентированным на Интернет развитие, разобраться: - как применить Интернет для развития своего независимого бизнеса.
Каждый, кто пойдет по пути продвижения в Интернет, вынужден использовать электронную почту (мыло, от слова e-mail). Многие люди, ведущие переписку, думают, если перед тобой нет реального собеседника, можно писать все по принципу что вижу, то и пою. Это большое заблуждение. Ваше сообщение по электронной почте, в большинстве случаев расскажет и представит вас собеседнику именно так, как вы это сделали в сообщении, после чего второго шанса на Импакт уже не будет.
Поэтому, не стоит пренебрегать правилами, которые помогут вызвать к вам уважение, увеличат ваш бизнес и деловую репутацию. Это даст вам больше Клиентов и продаж, что позитивно скажется на ваших доходах и рост бизнеса.
Вы можете игнорировать эти правила на свой страх и риск. Большинство бизнесменов взяли их за норму. Хотите работать с бизнесменами - играйте по их правилам. Нет. это ваше дело.
Винс Имери «Как сделать бизнес в Internet» второе издание.
Книга имеет несколько переизданий, и многое, о чем там написано, применить для Предпринимателей уже не возможно, так как Интернет и технологии сильно ушли вперед.
Однако основы остались не низменными. Опытным пользователям Интернет и электронной почтой могут показаться забавными упоминания о некоторых особенностях Интернета 2000-2005 гг.
Не зависимо от того, используются альтернативные источники общения, видео почта, голосовая почта… письма в текстовом формате по «мылу» в большинстве случаев были, есть и будут основным способом коммуникации между людьми, делающими бизнес с помощью Интернет.
Цель этой статьи не обсудить, как было в прошлом, а вспомнить, как правильно работать с электронной почтой в настоящее время и получить больше выгод в общении и Бизнесе.
Вспоминаем, изучаем, применяем.
Винс Имери в своей книге «Как сделать бизнес в Internet» рекомендует: Десять заповедей пользователя электронной почты
Узнать эти простые правила. и примеры составление электронных писем, правила этикета для электронной почты.
Internet шествует уже более 25 лет. Как и любое другое сообщество, сеть выработала за это время определенные правила поведения. Правила пользования электронной почтой достаточно просты, а если вы поработаете с почтой хотя бы два-три месяца, то поймете, что они - само воплощение здравого смысла.
Правила поведения в сети Internet называются сетевым этикетом. В Internet существуют свои методы борьбы с нарушителями правил, начиная от таких радикальных, как флэмминг и почтовая атака, которыми наказываются грубые нарушители сетевого этикета, и заканчивая рядом менее жестоких мер для мелких нарушителей. Нарушая правила сетевого этикета, вы рискуете потерять клиентов, заработать плохую репутацию, быть исключенным из списков рассылки и лишиться возможности получения технической помощи и консультаций.
Успех вашей компании в Internet напрямую связан с соблюдением простых правил этикета. Ниже перечислено десять наиболее важных правил, которые вы должны соблюдать при работе с электронной почтой.
1.Не рассылай «мусор»
Термин спэмминг (рассылка нежелательных рекламных сообщений - мусора) берет свое начало от широко известного в Великобритании скетча комической труппы Монти-Пайтон (Monty Pyton). Сюжет скетча построен на том, что в состав всех блюд в меню одного из ресторанов входил мясной фарш «Спам » - независимо от характера блюд и желания посетителей.
Ни при каких обстоятельствах не рассылайте свои рекламные материалы тем людям, которые вас об этом не просили. Помните, что некоторым пользователям приходится платить за те сообщения, которые они получают no Internet. Пользователь, который неожиданно для себя получит через Internet подобный фарш, чувствует себя как человек, которого вы оторвали от обеденного стола телефонным звонком (с оплатой за его счет) и предложили купить какую-то заведомо ненужную ему вещь.
Рассылая мусор, вы должны быть готовы к тому, что станете объектом флэммига и почтовой атаки. Ваш факс будет заблокирован потоком гневных сообщений, а телефонные линии постоянно заняты (телефон можно запрограммировать на постоянный набор одного и того же номера - на так называемый режим «автодозвона»). Потенциальные клиенты не смогут к вам обратиться, постоянные клиенты отвернутся, ваша компания будет лишена доступа к телеконференциям, возможно даже, что ваш провайдер откажет вам в доступе к Internet.
Если вы собираетесь отправить некое электронное сообщение, которое хотя бы отдельно напоминает рекламу, то отправляйте его только тем пользователям, которые попросили вас присылать подобные.
Если вы пишете письмо от имени компании, следите за своим тоном и не скандальте. Если кто-то пытается поссориться с нами, не поддерживайте ссору. Исключений из этого правила не существует. Точка.
При телефонном разговоре собеседник не видит вашего лица, однако хорошо понимает ваше настроение. Почему? Потому что тот человек, который находится на другом конце провода, слышит ваши интонации. Электронная почта не передает интонацию слов, из которых состоит текст, и это часто служит поводом для разного рода недоразумений и конфликтов Вы должны заботиться о тоне и письменных интонациях вашего сообщения.
Один из опытных программистов издательства Computer Literacy Bookshops постоянно рассылал директорам магазинов инструкции по использованию программного обеспечения. Ему каталось, что эти инструкции отличаются точностью и краткостью.
Отличная фраза! Она превращает указание в дружеский совет. Я также, в свою очередь, хочу обратиться ко всем руководителям: Будьте столь любезны, следите за тоном своих электронных писем и старайтесь, чтобы они были написаны в доброжелательном стиле. Приказы, отправляемые по электронное почте, могут казаться излишне резкими и вызывать у ваших подчиненных чувство обиды. Попробуйте формулировать свои распоряжения в виде вопросов и предложений и проследите, какие будут результаты. Вы можете также придумать свой собственный вариант более корректного звучания (что-нибудь вроде б удьте столь любезны ).
Следить за тоном своих писем должны не только руководители, но и все остальные пользователи сети. Избегайте в своих сообщениях сарказма - в электронной почте он не воспринимается. Не используйте вульгарных словечек, - если не хотите услышать их в ответ. Помните: ваш юмор может быть не понят или понят не правильно. Следите за тем, чтобы тон письма соответствовал вашим отношениям с адресатом. Вы ведь по-разному разговариваете с начальником и со своим лучшим приятелем? Следуйте этому правилу и в электронной почте
Не используйте электронную почту для сообщения плохих новостей.Это лучше делать в личной беседе. Отправка электронного письма с плохими вестями может привести к непредсказуемым последствиям. Возможно, вам эти вести кажутся не слишком ужасными, но получатели могут воспринять их совсем по-иному. Особенно это касается тех случаев, когда вы - руководитель и отправляете такое сообщение своему подчиненному. Последний может воспринять ваше послание как угрозу, и в результате вы получите массу совершенно неожиданных проблем.
Воспользуйтесь моим советом и постоянно спрашивайте себя Как получатель будет чувствовать себя после получения этого сообщения? Если вы не уверены, что хорошо, то лучше не отправляйте его. Попробуйте поговорить с этим человеком по телефону или лично. Особенно тщательно обдумывайте последствия в тех случаях, когда хотите высказать критические замечания в чей-либо адрес или обсудить вопросы личного характера.
Попробуйте воспринимать каждое сообщение, которое вы отправляете по электронной почте, как пресс-релиз вашей компании, предназначенный для публикации в средствах массовой информации. Возможно, это придаст положительный импульс вашей карьере. Чтобы создать о себе благоприятное мнение (применительно к корреспонденции, рассылаемой по электронной почте это означает получение благосклонных ответов), рассылайте приятные сообщения.
Особенно это важно, если вы общаетесь с представителями других культур. Сарказм и юмор обычно не в состоянии пересечь границы между странами и народами. Руководствуйтесь обычаями, принятыми в стране где живет ваш адресат. Например, при переписке с японцем не следует явно выражать свое неудовольствие или решительно говорить нет - вы произведете впечатление очень грубого человека.
И последний совет из серии Будьте столь любезны. перед тем, как оправить свое сообщение, еще раз внимательно его перечитайте и попытайтесь найти высказывания, которые могут быть истолкованы неправильно. Спросите себя: «Смог бы я сказать то же самое этому человеку в лицо». Лично я сделал это своей привычкой и тем самым избавил себя от множества неприятностей и недоразумений.
Электронное сообщение, ПОЛНОСТЬЮ НАБРАННОЕ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ ВОСПРИНИМАЕТСЯ ПОЛУЧАТЕЛЯМИ КАК ГРОМКИЙ КРИК. Большинство людей этого не любит! К тому же студент, изучающий законы рекламы, знает, что текст, набранный прописными буквами, читается хуже чем тот же текст, набранный строчными. Если вы хотите, чтобы ваше сообщение прочитали, - избегайте крика.
В Internet есть поговорка: Беседа обходится дешево, а пропускная способность стоит дорого. Пропускная способность сети - т.е. объем данных, которые можно передать по каналу связи в единицу времени, ограничена. Передача бесполезных или избыточно длинных сообщений приводит к снижению пропускной способности каналов связи и замедляет передачу всей остальной информации. Бесполезные сообщения требуют затрат еще одного ограниченного ресурса - времени . которое уходит на их обработку и прочтение. Поэтому запомните: отправляйте только те сообщения, которые необходимы.
Отправляйте короткие сообщения. Составляйте их из коротких предложений. Самое прекрасное высказывание? Кратчайшее! - Анатоль Франс (в передаче Д. Хэмметта).
7. Четко формулируй содержимое строки «Тема »
Во многих случаях наиболее важным элементом вашего сообщения будет строка Тема: (Subject). На основании содержащейся в этой строке информации получатель сообщения принимает решение о том, стоит его читать или нет.
В строке Тема вы должны ясно указать причину, по которой ваш адресат должен обязательно прочитать все сообщение целиком. Изложите эту причину коротко и ясно. Текст Привет! — пример неудачного творчества. Хороший пример — Встреча в субботу по поводу мальтийского сокола.
Помните, что многие пользователи работают с почтовыми программами, которые сортируют сообщения на основании информации, содержащейся в строке Тема. Размещая в ней название своего проекта или компании, вы увеличиваете вероятность того, что сообщение попадет в соответствующий почтовый ящик и что кто-то действительно его прочтет.
Помните, что все, что вы напишете в электронном письме, может быть скопировано и направлено в телеконференции, опубликовано в средствах массовой информации и разослано вашим конкурентам (или отправлено вашему начальнику). Не раскрывайте в электронной почте никаких секретов!
Прежде чем перенаправить полученное сообщение в адрес другого пользователя, обязательно спросите у его автора разрешение. Если есть хоть малейшая вероятность того, что он может быть оскорблен вашим поступком или решит, что вы нарушили его право на конфиденциальность информации, откажитесь от самой мысли распространять это послание.
10. Прежде чем ответить, дважды подумай.
Если полученное сообщение вызвало у вас гнев, внимательно перечитайте его прежде чем отправить свой ответ.
Марк Гиббс (Mark Gibte), своей книге Navigating the Internet рассказывает, что как-то paз пришел в ярость, когда одна женщина в своем электронном сообщении написала ему: "Я возмущена вашим письмом ". По словам Гиббса, он, позвонил ей и тоном генерала, который распекает плохого солдата, спросил: Чем это вы, черт побери, возмущаетесь?. Следующие десять минут, по словам Гиббса, ему пришлось сбивчиво бормотать неуклюжие извинения. Оказалось, что он по невнимательности принял re-sent (повторно отправила) за resent (возмущена).
ОЧЕНЬ ВАЖНО: немедленно создайте свой файл подписи!
Блок стандартной информации, находящийся в самом конце любого электронного письма или сообщении, отправляемого в группу новостей, называется файлом подписи (или просто подписью). Если вы будете отправлять свои сообщения без подписи, то каждое из них будет громко кричать: МЕНЯ ОТПРАВИЛ ЗЕЛЕНЫЙ НОВИЧОК! К тому же при отсутствии подписи вы упускаете возможность воспользоваться одним из довольно эффективных маркетинговых приемов в Internet.
Если вы до сих пор не разработали свой файл подписи, сделайте это прямо сейчас, следуйте дальнейшим указаниям.
Вам следует решить, будет ли установлен в вашей компании единый стандарт подписи для всех сотрудников, или же вы позволите служащим проявлять изобретательность и создавать индивидуальные файлу подписи. Вот несколько простых правил, которые следует при этом соблюдать.
Количество строк . Сколько строк должна занимать ваша подпись? Избыток информации раздражает многих людей, поэтому старайтесь сделать свою подпись покороче. Оптимальный вариант - не более 6 строк. Некоторые почтовые программы автоматически обрезают подписи, которые содержат более 8 строк. Если наша подпись занимает 10 строк, вы можете от этого пострадать.
Длина строки . Есть почтовые программы, которые обрезают все строки, содержащие более 80 символов, некоторые программы обрезают даже более короткие строки. Имеются также программы, которые длинные строки превращают в бессмысленный набор символов. Вы сможете уберечь свою подпись от электронных ножниц в том случае, если в каждой строке подписи будет не более 70 знаков.
Содержание . Какие сведения должны входить в ваш файл подписи? Четыре главных элемента . 1. Ваши имя и фамилия 2. Название вашей компании. 3. Ваша должность 4. Контактная информация (каким обрезом можно с вами связаться). Сначала должны идти ваши имя и фамилия, следом (не удивляйтесь) - ваш электронный адрес. Некоторые почтовые программы обрезают заголовки, размещенные в самом начале поступающих сообщений, поэтому если вы не повторите свой электронный адрес в подписи, получатель вашего письма не будет знать, по какому адресу направлять ответ.
Посмотрите на приведенный в качестве примера файл подписи адвоката Льюиса Роуза (Lewis Rose) из компании Arent For.
Как зарегистрировать электронную почту быстро и бесплатно?
Электронная почта позволяет обмениваться письмами и файлами между пользователями Интернета. Принцип ее работы похож на обычную почту. Вначале Вам требуется зарегистрировать адрес электронной почты на любом почтовом сервисе, среди которых много бесплатных. Затем Вы сможете отправлять письма и получать сообщения на свой адрес.
Адрес электронной почты выглядит следующим образом:
Например, моя электронная почта выглядит так: antropov@newmail.ru Она открыта на бесплатном почтовом сервисе Newmail.ru.
Регистрация электронной почты
Чтобы зарегистрировать электронную почту, необходимо зайти на любой сервис электронной почты и заполнить короткую форму. Обычно в ней требуется указать имя и фамилию, желаемое имя пользователя, пароль от почтового ящика, день рождения, ответ на секретный вопрос. Последняя информация потребуется, если Вы забудете пароль и попробуете его восстановить.
Популярные сервисы для регистрации бесплатной электронной почты:
Рассмотрим процесс регистрации электронной почты более детально на примере сервиса Mail.ru
- Заходим на сайт Mail.ru и слева, рядом с формой для ввода логина и пароля, находим ссылку «Заведите почту».
- Перед Вами откроется форма регистрации нового почтового ящика. Примерный ее вид находится ниже. Мы заполнили все поля, чтобы было понятнее. Обратите внимание, что при вводе пароля символы отображаются в виде звездочек – это сделано специально, чтобы посторонние не могли подсмотреть вводимый Вами пароль.
- После заполнения всех полей щелкайте на кнопку «Зарегистрироваться» и ящик будет создан.
- В нашем примере пользователь получит почтовый ящик с адресом sergey_ivanov_pochta@mail.ru
- Обязательно запомните, а лучше запишите адрес Вашей электронной почты и пароль от нее. Храните эти данные в надежном месте, защищенном от посторонних.
Советы по выбору надежного пароля для электронной почты
Очень часто люди используют в качестве пароля простые комбинации, например, 12345 или qwerty. Такие пароли легко подбираются взломщиками, из-за чего Ваш почтовый ящик могут взломать.
Чтобы надежнее защитить личную электронную почту, используйте в качестве пароля сложные комбинации цифр, заглавных и прописных букв длиной 8-10 знаков. Пример хорошего пароля: 3zyoBsg11P.
Для генерации пароля можно использовать специалььные бесплатные сервисы, например: Pasw.ru. Он позволяет создать очень сложные комбинации, которые трудно подобрать.
Как придумать надежный пароль?
Приемы и методы, которые затруднят подбор пароля от электронной почты.
Правила безопасности при использовании электронной почты
Помимо сложного пароля, рекомендую соблюдать следующие правила безопасности при использовании электронной почты:
Подпись в электронном письме
Приветствую читатели моего блога!
Все мы пользуемся почтой. Не той почтой, что Почта России, а электронной почтой. Электронка настолько плотно вошла в нашу жизнь, что без нее как без рук.
Вам не надоело подписывать постоянно свои письма gmail.com? А вас не коробит в приходящих письмах yandex подпись в конце письмя типа Яндекс.Почта — быстрая почта или Почта из надежного источника и непонятные ссылки в них? Я подумал что кому то тоже режет глаз подпись в моих письмах, а в случае с электронкой gmail вообще отсутствие оной и полез в настройки.
Подпись в электронном письме gmail
В случае с google электронное письмо идет вообще без подписи и приходилось всегда дописывать в каждом письме подпись. Но полазив в настройках нашел куда прописать подпись.
Перевел переключатель в положение Добавляется в конце всех исходящих писем и прописал туда текст, причем отформатировал его. Добавил адрес электронной почты и что немаловажно адрес своего сайта! Причем может быть лучше было сделать картинкой? Вы как считаете? И письмо стало выглядеть уже веселее что ли Уже не такое сухое. Подпись в письме с уважением придает солидности и доверия к письму. Не надо пихать в подпись все что вздумается. Обязательно укажите ваше имя и фамилию, а если хотите еще и отчество. Вашу должность или телефон, адрес сайта или странички в социальных сетях. Пусть подпись будет не более 3-4 строк.
Кстати. Отойду от темы подписи в электронке и пару слов о написании письма. Мой совет Обязательно при написании письма по электронной почте заполняйте поле Тема . Я наверное не один такой, кто проверяя входящие письма просматриваю и решаю читать или удалять письма по темам. Если меня тема не цепанула я письмо сразу отправляю в корзину. Пишите тему письма из 3-4 слов (ну или больше), но только не вопрос , срочно или тема . Такие названия тем от неизвестного адресата не заинтересовывают и сразу летят в утиль.
Обязательно приветствуйте адресата вначале письма и прощайтесь в конце. Это этикет, а вам большой плюс.
Подпись в электронном письме яндекс
В яндекс почте по сравнению с почтой от google, подпись по умолчанию есть. Но рекламирует она себя. Непорядок! Идем в настройки и выбрав пункт Информация об отправителе пишем тоже или примерно тоже как и электронке от gmail.
Еще хотелось бы заметить об проверке. Ошибки это вообще плохо, но если это ошибки в деловом письме, то это залет! Однозначно проверяйте и перепроверяйте письма на наличие ошибок. Перечитывайте письма прежде чем отправить. Не пишите заглавными например ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. . Отсутствие ошибок, понятность текста, логичность и правильное построение - вот успех ваших стараний. И если вас это сильно напрягает может лучше позвонить?
Источники:
www.kadrof.ru , delo-pro.ru , workip.ru , fin10.ru , zayavlenie-isk.my1.ru ,Следующие статьи:
- Как правильно написать письмо о задолженности алиментов
- Как правильно написать письмо о не поставке товара
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
