Как правильно написать письмо с требованиями
Как написать письмо-требование
Упростите работу с документами!
Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов
- Образцы доверенностей и коммерческих предложений
- Автоматическое заполнение типовых форм документов
- Печать документов с изображением подписи и печати
- Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
- Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
- Отправление документов по email прямо из системы
Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Письмо-требование должно быть составлено таким образом, чтобы побудить адресата, который в результате поставки получил некоторые товары либо услуги, расплатиться за них.
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)
Правила и рекомендации к письму-требованию
Нужно соблюсти следующее правило: все факты и события в письме-требовании должны излагаться:
- четко, логично, без лишних подробностей,
- в краткой форме,
- предельно ясно и лаконично,
- с ссылками на подтверждающих свидетелей или документы,
- без оскорблений с одной стороны и без призывов к честности, добропорядочности с другой.
Последовательное и убедительное изложение может положительно повлиять на решение не исполняющего обязательства человека или юридического лица, в другом случае четкая формулировка требования поможет при составлении искового заявления в суде.
В письмо-требование рекомендуется включать сумму долга и все официальные реквизиты, необходимые для составления платежного поручения в оплату требуемой задолженности.
Составители и адресаты писем-требований
Как составителем письма-требования, так и его адресатом, может быть частное и государственное ЮЛ, ИП и обычный гражданин, письмо-требование (претензия) вызывает на поединок «бумажной войны», иногда весьма действенный для досудебной защиты своих прав, так как содержит в тексте ультиматум.
Составляется данное служебное письмо техническим работником офиса по поручению начальника отдела. Решение о написании принимает топ менеджер фирмы. Прежде чем будет визировать директор, на письме накладывает визу юрист компании.
Что пишут в письме-требовании, какими фразами оперируют?
Среди основных ключевых фраз: требуем:
- исполнить взятые обязательства.
- выслать (перечислить) сумму задолженности,
- предоставить реквизиты документа о перечислении суммы…
- незамедлительно выполнить…
- - материалы дела передаем в Арбитражный суд.
- - Вам предъявим следующие штрафные санкции.
Пример плана письма-требования
В плане, в соответствии с которым пишут письмо-требование, обычно присутствуют следующие пункты:
- описание ситуации (проблемы) с подробной расшифровкой состава нарушения договорных обязательств,
- выдержки из правоустанавливающих документов,
- ультимативное требование с указанием срока устранения нарушения,
- подпись с ее «расшифровкой»,
- дата,
- документы, как на бумажном (справки, договора и пр.), так и ином носителе (аудио, видео, фото), в качестве приложения к письму.
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>
Специальная программа для малого бизнеса
Класс365 - онлайн программа для всех:
- 50 актуальных бланков документов
- Торговый и Складской учёт
- CRM-система для работы с клиентами
Как написать письмо-требование?
Письмом-требованием называется служебное письмо, которое составляется с целью требования от получателя выполнения взятых на себя обязательств в случае нарушения существующих договоренностей сторон. В настоящее время такого рода письма являются достаточно распространенными в деловой переписке. Они используются в отношениях и между организациями, и между физическими лицами.
Основная цель письма-требования – склонение партнера-должника к выполнению своих обязанностей без обращения в суд. Используемые в подобном письме формулировки должны быть направлены на убеждение партнеров в том, что выполнить свои обязательства добровольно будет выгоднее и проще, чем в принудительном порядке. При составлении такого документа требуется исходить из реально существующих фактов и конкретных обстоятельств, обосновывать свои требования с нормативной точки зрения и использовать для достижения цели психологические приемы.
Правила написания писем-требований
Поскольку письма-требования занимают важное место во взаимодействии различных организаций, стоит уделять большое внимание правильности их составления, в частности придерживаться следующих правил:
- Факты должны излагаться четко, лаконично, последовательно и юридически грамотно;
- Письмо-требование должно иметь ссылки на документы, где изложены права и обязанности обеих сторон, и на которых основаны предъявляемые к адресату требования;
- Желательно, чтобы в нем также содержались ссылки на судебную практику с аналогичными случаями с описанием санкций, которые могут быть применены при неисполнении одной из сторон своих обязательств;
- Письмо-требование должно быть написано в корректной, официальной форме, без оскорблений, угроз и очевидных призывов к добропорядочности;
- Данный документ в обязательном порядке визируется отправителем.
Что касается отправителя и адресата, ими могут выступать частные лица, ИП, юридические лица. Составляют такие письма, как правило, секретари, офис-менеджеры и другие офисные сотрудники по соответствующему поручению директора либо начальника отдела. Чаще всего письма- требования визируются сначала юристом организации, а затем – ее руководителем.
Обычно письмо-требование составляется по следующему плану:
- описание сложившейся ситуации, причин составления данного документа с подробным перечнем нарушений договорных обязательств одной из сторон;
- выдержки/ссылки на правоустанавливающие документы;
- выдвигаемые требования в ультимативной форме, сроки выполнения обязательств и устранения имеющихся нарушений;
- подпись и расшифровка;
- дата.
Также в обязательном порядке в письме-требовании указываются все необходимые реквизиты отправителя и адресата – названия и коды предприятий, регистрационные номера и пр.
Ключевыми фразами такого документа являются: «Требуем в кратчайшие сроки перечислить сумму задолженности/ выплатить/ исполнить свои обязательства… », «В противном случае дело будет передано в суд/ наша компания будет вынуждена предъявить вам штрафные санкции… » и др.
Не стоит забывать, что логично и убедительно написанное письмо-требование может помочь вам разрешить сложившуюся ситуацию, избежать дальнейшего разбирательства в суде и сохранить деловые отношения с вашим партнером.
Образец документа: Письмо-требование
Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях.
Как написать требование. Как написать письмо требование. Как правильно написать требование.
В деловом обороте пользуются популярностью письма-требования. В требовании может содержаться просьба о выполнении тех или иных обязательств в случае, если есть нарушения принятых двумя сторонами договоренностей. Написать требование можно не только в отношениях между организациями, но и между физ. лицами.
Смысл такого требования заключается в том, чтобы склонить должника выполнить то или иное требование добровольно, избегая, тем самым, потери времени и денежных средств на судебные разбирательства.
Как написать требование, чтобы оно подействовало на должника с первого обращения?
Конечно, в таких письмах выгодно применять формулировки психологического характера, которые направлены на то, чтобы максимально эффективно донести до должника тот факт, что выплатить, к примеру, долг, будет намного проще и выгоднее, нежели делать это в принудительной форме, когда к работе подключаются юристы и суд.
Написать требование нужно в вежливой форме, текст должен быть лаконичный и грамотным с юридической точки зрения. В нем можно и нужно ссылаться на определенные факты, нормы права, обстоятельства, документы, на которых базируется письмо-требование.
Если Вы хотите правильно написать требование, в начале письма изложите все факты и обстоятельства, связанные с невыполненными обязательствами и договоренностями. Дальше формируется требование и пишется ссылка на правовые нормы и акты, излагаются действия в случае невыполнения должником требований, указанных в письме.
На сайте «Как написать» работают специалисты, у которых Вы можете получить больше информации, касающейся верного написания требования.
Как написать письмо требование
Грамотно составленное требование поможет Вам в разрешении существующей непростой ситуации, и воздержаться судебных разбирательств и траты Ваших же средств на судебные разбирательства.
Перед тем, как написать письмо требование, нужно почитать законодательство, на которое будете указывать в своем документе.
Конечно, вернее попросить помощи у юриста, который консультирует на сайте «Как написать», чтобы написать письмо требование верно – это поможет избежать дальнейших разбирательств. Но если готовы делать это сами, вот некоторые советы, как написать письмо требование:
• укажите в письме ФИО той компании или частного физического лица, к кому обращаетесь в своем требовании;
• укажите в письме ФИО лица, от кого пишется требование;
• изложите в письме суть требования, избегая обширных фраз. Тут можно сослаться на статьи, которые нарушил должник, а также Ваши требования;
• указывать в письме можно одно требование, конкретно и четко.
• в качестве приложений нужно прикладывать документы, которые подтвердят невыполнение второй стороной оговоренных обязательств.
Письмо требование, как правило, пишется в нескольких экземплярах.
Если есть вопросы, как написать письмо требование, можете обращаться в «Как написать», где наши юристы Вам окажут квалифицированную помощь.
Как правильно написать требование
Требовательный порядок разрешения конфликта является необходимой стадией, которая предшествует судопроизводству. Прежде, чем подавать в суд исковое заявление, нужно попытаться решить конфликт в порядке досудебном. Именно в этом случае и помогает письмо-требование.
Как правильно написать требование – этот аспект имеет очень большое значение. Профессиональное требование помогает решить существующие разногласия, существующие между двумя сторонами существующего договора.
Как правильно написать требование и что это такое?
Требование представляет собой демонстрацию недовольства, к примеру, купленным скверным товаром или же услугой, оказанной в некачественном виде. Основной целью предъявления требования является решение конфликтной ситуации, не обращаясь за помощью в суд. Требование может предъявить каждый потребитель, считающий, что услуга или приобретенный товар был изготовлен некачественно.
Чтобы правильно написать требование, текст письма должен быть в вежливой форме. При этом, в письме нужно указывать, кому направляется требование, от кого оно отправляется, изложить суть дела, а также пожелания. Кроме всего перечисленного, в письме-требовании можно указать определенные нормы права, факты, документы, на которых и будет базироваться Ваше требование.
Если у Вас остались вопросы касательно правильного написания требования, обращайтесь в обратную связь «Как написать», где Вам ответят на все имеющиеся вопросы.
Как правильно писать письма
В наше время каждый должен уметь писать письма. Ведь это является неизбежным для любого человека, имеющего образование. Не все обладают талантом написания письма. Но, зная основные правила, можно развить в себе способности для сочинения хороших и интересных писем. Особенно, если эти правила достаточно просты. В данной статье вы узнаете, как правильно писать деловые письма и личные. Разберем различные варианты писем и важные моменты в их оформлении.
Как правильно писать письма деловые
Официальное или деловое письмо обычно предназначено для поддержания деловых отношений между фирмами и их сотрудниками или клиентами. Деловое письмо имеет массу разновидностей. Например:
То или иное деловое письмо мы в основном отправляем выше поставленным лицам или с просьбой, т.е. это четко направленные письма, отправляемые с определенной целью. Цель состоит в том, чтобы письмо было понято соответствующим образом. Например, мы решаем, как правильно писать благодарственное письмо, чтобы поняли, что мы благодарим; мы думаем о том, как правильно писать официальное письмо, чтобы они были полезны, чтобы они были правильно поняты адресатом.
Ниже мы рассмотрим основные правила для написания деловых писем.
Письмо не должно быть безликим
Задумывались ли Вы, как правильно писать электронные письма? Электронный ящик делового человека очень часто переполнен различным спамом. В первую очередь ваша задача, при написании официального письма будет состоять в том, чтобы его заметили и не отправили в папку «Спам».
Для начала стоит навести справки о компании, куда вы хотите отправить свое письмо. Вы должны обладать максимальной информацией о партнере. После того, как подробности о компании будут известны, можно начинать составление письма. Любому деловому человеку будет приятно, если в письме к нему обратятся лично, а не к коммерческому отделу фирмы, в которой он работает, к примеру. Обращение к адресату по имени продемонстрирует, прежде всего, ваше уважение к человеку и, конечно же, вызовет у него положительные эмоции, что просто не сможет не расположить его к вашей персоне. Ведь как можно начать разговор с потенциальным партнером о деловых предложениях, если вы не нашли времени для того, чтобы узнать о его фамилии, имени и отчестве.
Если вам не удалось разузнать имя адресата, ни в коем случае не пишите: «Ув. ген. директор!», «Ув. коммерч. дир. фирмы!». В деловом письме подобным сокращениям места нет. Такие слова, как «уважаемый», «господин», «начальник отдела» и т.д., нужно писать полностью. Иначе об уважении никакой речи быть не может.
Письмо должно иметь заголовок
Заголовок нужен для того, что бы кратко раскрыть содержание письма. Так получатель сможет без проблем обработать и отсортировать письмо. В любую официальную организацию каждый день приходят десятки писем по совершенно разным вопросам. Поэтому нет вероятности, что на ваше письмо обратят внимание. Поэтому, если ваш заголовок будет содержать полезную информацию, то это может заинтересовать потенциального партнера. Теперь понимаете, почему важно правильно писать служебные письма?
Как произвести хорошее впечатление
Попробуйте добавить в письмо вступление, которое будет выражать комплимент к адресату. Например, то, как вы были бы рады иметь честь сотрудничать с такой хорошей фирмой.
Чего стоит избегать
Постарайтесь обойтись в тексте без словесного мусора, лишней вежливости, вопросов, местоимений и т.д. Письмо, переполненное неконкретными вещами, будет выглядеть неубедительным и не заслуживающим доверия. Пишите текст тверже. Слова-паразиты, размытые фразы и неуместные прилагательные могут спровоцировать мнение о вас, как о человеке с низким социальным статусом. Например, вы пишите письмо президенту. Правильность оформления чуть ли не определяющий фактор в том, будет ли достигнута цель, вложенная в это письмо.
Откажитесь от директивных фраз
Вместо фразы «Если вы заинтересованы в нашем предложении, то вам следует связаться со мной по телефону…» лучше напишите «Для обсуждения предложения у вас есть возможность связаться с нами по телефону…».
Выбирайте правильные глаголы
Используйте глаголы совершенного вида. Например, создали, выполнили, сделали, разработали, увеличили и т.д. Но такие глаголы, как выполняем, участвуем, работаем, производим, не говорят о достижении результатов. Это сложно учесть в написании иноязычных писем, поэтому поинтересуйтесь заранее правилами того или иного языка, чтобы знать, например, как правильно написать английское письмо.
Используйте фирменный бланк
Использование фирменного бланка необходимо даже если вы отправляете письмо по электронной почте. Что такое фирменный бланк? На фирменном бланке должно быть указано название вашей фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы и подпись руководителя. Этот момент важен в правильном написании гарантийного письма, ведь Вы таким образом показываете, что открыты и отвечаете за свою фирму.
Отправьте письмо по почте
При отправке делового письма лучше отказаться от факса и e-mail. Идеальным вариантом будет отправить курьера с письмом, чтобы тот вручил его лично руководителю в руки. Поэтому обязательно позаботьтесь о фирменном конверте. Кстати, если Вы отправляете документы для получения какой-либо должности, не поленитесь узнать, как правильно писать сопроводительное письмо, работодатель это оценит.
Как правильно писать письма личные
Личным письмом может стать письмо другу или близкому человеку, письмо на английском языке товарищу по переписке за рубежом, любовное письмо или электронное письмо в социальной сети. Адресат всегда обрадуется вашему письму, если оно будет написано правильно и интересно. Общаясь по переписке можно употребить теплые слова, которые часто стеснялись сказать своим близким при разговоре. Личные письма писать намного легче, чем официальные, но это не значит, что не надо знать, как правильно писать письмо другу или любимому человеку.
Если вы отправляете письмо почтой, то не используйте для текста клочок бумаги, вырванный из тетради. Отдайте предпочтение бумаге хорошего качества. И не забудьте правильно написать адрес!
Письмо должно начинаться с обращения. Обращение разместите на середине строки. Главный текст пишется ниже обращения на 2 см с отступом на такое же расстояние от левого края листа. Постарайтесь выдержать это расстояние во всем письме. Если лист закончился, то возьмите второй чистый лист бумаги. Не исписывайте обе стороны листа!
Помните, что зачеркнутые строки или исправления могут придать вашему письму крайне неряшливый вид. Поэтому для начала стоит не полениться и написать черновик.
Текст письма должен быть разборчивым и не очень мелким. На протяжении всего письма используйте одну и ту же пасту или чернила. В конце обязательно оставьте свою подпись. После подписи, если есть в этом необходимость, поместите постскриптум (P.S.).
После написания письма
Не стоит писать письмо в плохом настроении. Если же негативные эмоции уже оказались на бумаге, не отправляйте это письмо. Лучше перепишите его на следующий день. Ведь правильно написать любовное письмо, значит доставить адресату приятные положительные эмоции, а не испортить его настроение негативными высказываниями.
- История делопроизводства
- Инструкция по делопроизводству
- Должностная инструкция
- Адресат и адресование документа
- Согласование документа
- Подпись
- Печать
- Отметки на документе
Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.
Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.
- инструктивные;
- сопроводительные;
- информационные;
- гарантийные;
- рекламные;
- претензионные;
- арбитражные;
- письма-подтверждения;
- письма-напоминания;
- письма-извещения;
- письма-просьбы.
В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.
Датой письма является дата его подписания.
Текст письма строят по схеме:
- введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
- доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
- заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).
Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.
По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.
Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.
Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности. », «В ближайший год школа не предполагает. » и т.д.
Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя.
Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7).
Рис. 3.7. Пример оформления письма
Служебные письма — обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:
- дата;
- номер;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);
- заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.
Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя. была установлена недостача. штук изделий на сумму. (коммерческий акт от 26.01.06 № 247). ». Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: «На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («направляем на согласование», «просим рассмотреть»);
- от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым»);
- от третьего лица единственного числа («банк не может согласиться», «компания не возражает»).
Сопроводительное письмо и другие виды писем
Сопроводительное письмо — часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему документов; если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д.; если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: «посылаем», «направляем», «возвращаем», «прилагаем».
Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии.
В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Информационное письмо — сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.
Рекламное письмо — разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель — побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: «извещаем», «сообщаем», «ставим Вас в известность» и т.п., далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола «подтверждать».
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом «напоминаем».
Гарантийное письмо — документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).
Инициативные письма — это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.
Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.
Источники:
class365.ru , pro-document.ru , www.arcom.by , letter.school-egvekinot.edusite.ru , www.grandars.ru ,Следующие статьи:
- Как правильно написать письмо трудовую инспекцию
- Как правильно написать претензию на почту россии образец заявления
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
