Как правильно написать письмо другой компании

» Социальный выплаты 17 апреля 2024 года

Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

Как правильно написать письмо другой компании Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения :

«Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
«Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
«Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо :

Просим предоставить данные о. подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

или в более позитивном ключе –

«С наилучшими пожеланиями»,
«С надеждой на продолжение сотрудничества»,
«С интересом ждем от Вас новых предложений»,
«Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

Как правильно написать письмо другой компании

Действующим законодательством (ст. 313 ГК РФ) предусмотрена возможность исполнения обязательства третьим лицом. Так, например, в случае отсутствия денег у организации - должника должник может попросить другую организацию рассчитаться за него с кредитором. Получение платежа выгодно кредитору, однако зачастую возникают сложности с оформлением такой оплаты.

Исполнение обязательства по оплате за другое лицо возможно в двух случаях:

По просьбе должника, если из существа обязательства не следует обязанность должника исполнить обязательство лично.
В том случае, если третье лицо подвергается опасности утратить свое имущество.

Таким образом, любая организация может попросить другую организацию произвести за нее платеж (исполнить денежное обязательство), при этом поступление таких денег на наш расчетный счет будет надлежащим исполнением обязательства по оплате. Однако нужно иметь возможность отделить платеж "за другого клиента" от ошибочного перечисления средств не тому получателю, так как в случае ошибочного получения средств неосновательно полученное нужно вернуть.

Для того, чтобы иметь возможность доказать, что полученная оплата - это оплата за другого клиента, и для предотвращения лишних вопросов при проведении налоговых проверок необходимо получить от клиентов следующее:

1)От того клиента, который должен заплатить (Должник) – письмо о том, что он попросил заплатить за себя другую организацию (Плательщика).
2)От того клиента, который произвел оплату (Плательщик) – либо письмо о том, что он произвел оплату по просьбе Должника или же указание в назначении платежа «оплата за Должника по таким-то основаниям») либо оба этих документа (письмо и указание назначения платежа).

Наличие вышеупомянутых писем даст возможность доказать факт оплаты за другое юридическое лицо и не повлечет для негативных последствий в виде возможного иска о неосновательном обогащении и т.п.

Примеры документов для оформления оплаты от другой организации:

Письмо от должника к Плательщику (письмо должно быть у нас в оригинале, с «живыми» печатями и подписями:

ИНН 7800000000 КПП 780000000

190000,Санкт-Петербург г, ул. Почтамптская, д 1

БИК 044000000 кор. сч. 30101800000000000000

кому: ООО «Плательщик»

копия: ООО «Получатель»

192000, г. Санкт-Петербург, ул. Якубовича, 23.

Просим оплатить поставщику ООО «Получатель» ИНН: . КПП . ОГРН . расчетный счет . в таком-то банке, к/с . БИК . в счет погашения задолженности перед нами такую-то сумму".

Главный бухгалтер ООО «Должник» __________________ /Сидорова О.С.

Генеральный директор ООО «Должник» _______________/ Петров П.П.

В платежном поручении в назначении платежа нужно указать: "Оплата за ООО «Должник» ИНН . по письму № . от . за поставленный товар."

Если из платежного поручения однозначно не следует, что платеж был произведен за другое лицо, стоит получить от Плательщика письмо (также в оригинале с «живыми» подписями):

ИНН 7800000000 КПП 780000000

190000,Санкт-Петербург г, ул. Почтамптская, д 1

БИК 044000000 кор. сч. 30101800000000000000

кому: ООО «Получатель»

192000, г. Санкт-Петербург, ул. Якубовича, 23.

Настоящим сообщаем, что произведенная нами платежным поручением № 000 от «дата» месяц год на сумму столько-то рублей является оплатой за ООО «Должник», произведенной на основании письма ООО «Должник» № … от «дата» месяц год.

Главный бухгалтер ООО «Плательщик» __________________ /Иванова О.С.

Генеральный директор ООО «Плательщик» _______________/ Сидоров П.П.

Содержание статьи актуально на 30 октября 2011 года.

Козырева В.П. | специалист по нормоконтролю документов межрегиональной телекоммуникационной компании

Деловая переписка между партнерами может многое рассказать – не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.

Существуют различные определения письма как документа. Так или иначе служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов (открытое письмо, подтверждение, отказ, предложение, заказ, сообщение, сопроводительное письмо, приглашение, благодарность, извещение, информационное письмо, напоминание, гарантийное письмо, запрос, ответ на запрос, рекламация, претензия, многоаспектное письмо), выделяемых в одну группу на том основании, что все они служат средством общения между юридическими и физическими лицами и при этом пересылаются от автора адресату.

Способы передачи документа могут быть разными:

Все зависит от практики, сложившейся в вашей организации, от уровня технического оснащения.

В нашей компании переписка путем направления писем ведется как внутри предприятия, так и с внешними адресатами. Обмен письмами внутри предприятия происходит в связи с тем, что региональные филиалы, не являясь юридическими лицами, осуществляют свою деятельность в качестве структурных подразделений и располагаются на значительном расстоянии друг от друга и от генеральной дирекции.

А вот обмен информацией внутри структурных подразделений и внутри генеральной дирекции у нас осуществляется путем направления служебных записок.

Служебные письма оформляются на бланке письма. Формы бланков разрабатываются в каждой организации индивидуально и утверждаются ее руководителем.

Нормативные документы

При разработке документа, закрепляющего корпоративные требования к созданию деловых писем, следует опираться на следующие документы:

При составлении рекомендаций следует опираться на локальные нормативные акты, регламентирующие полномочия должностных лиц и процедуру согласования и подписания проектов документов в вашей компании (в случае если такие документы существуют на вашем предприятии).

Порядок работы с письмами

На каждом предприятии со временем складывается своя практика отнесения письма к той или иной разновидности, что определяет порядок оформления, согласования и подписания. Устойчиво сложившуюся практику целесообразно закрепить в виде инструкции или иного локального нормативного акта. По крайней мере, следует выделить из общего массива и подчинить единым правилам следующие разновидности писем:

На нашем предприятии внедрена система электронного документооборота (СЭД).

В соответствии с «Регламентом организации документооборота» переписка между генеральной дирекцией и филиалами осуществляется только средствами СЭД.

Переписка с внешними организациями проходит все стадии подготовки писем в СЭД, кроме отправки подлинника, который направляется почтой, факсимильной связью и другими средствами связи.

Стадии обработки исходящих писем описаны на нашем предприятии в специальном разделе «Исходящие документы» в рамках «Регламента работы в системе электронного документооборота». В общих чертах это описание выглядит следующим образом:

Состав и оформление реквизитов письма

Для составления служебных писем используется специальный бланк 1 . Бланк письма для переписки в пределах России должен содержать следующие реквизиты:

Реквизит «10 – наименование вида документа» в письмах не оформляется. И объяснение здесь простое. Письма имеют свой, отличный от других видов документов бланк. И если вы взяли в руки (или увидели на экране монитора) документ, оформленный на бланке письма, то вывод, который вы сделаете, будет однозначным. Наличия слова «ПИСЬМО» вам не потребуется. Вы и так будете знать, что имеете дело именно с этим видом документа.

На нашем предприятии принято угловое расположение реквизитов на бланке формата А4 3 . См. Пример 1.

Кроме того, для международной переписки может быть разработан и утвержден приказом руководителя организации специальный бланк (образец представлен в Примере 3).

Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов

Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Бланк письма организации с угловым расположением реквизитов для международной переписки

Реквизит «18 – заголовок к тексту»

Заголовок отражает краткое содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным.

Ему отводится не более пяти строк, хотя и этот объем можно считать избыточным с точки зрения здравого смысла. Лучше постараться уложиться в одну–три строчки, которые печатаются через один межстрочный интервал.

Вот примеры формулирования заголовка. Как видите, все они лаконичны и отвечают на вопрос «письмо – о чем?»:

Заголовок располагают ниже реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов). См. Пример 13.

Реквизит «11 – дата документа»

Данный реквизит размещается в одной строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ. На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ограничительные отметки (см. Примеры 1 и 2).

Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится.

Когда в тексте какого-либо документа вы хотите сослаться на конкретное письмо, правильным будет указать сначала вид документа, далее его дату и номер, а в конце – заголовок.

И если реквизит «11 – дата документа» допускает только цифровое обозначение, то при упоминании письма в тексте другого документа дата может быть написана и буквенно-цифровым способом (в этом случае в конце даты пишется «г.» либо полное слово «год» в соответствующем падеже). Например:

Реквизит «12 – регистрационный номер документа»

Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив предприятия, находится под контролем и ответственностью предприятия.

Регистрационный номер письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, например, 01-39/64, где 01 – индекс управления делами, 39 – номер дела по номенклатуре, 64 – порядковый номер документа.

Реквизит «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа»

Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _________ от _________».

Если письмо, которое вы готовите, является ответом на поступивший (инициирующий) документ, отражение его данных (номера и даты) повысит оперативность работы как сотрудников вашей организации, так и получателя вашего письма.

Следует обратить внимание на то, что одной из распространенных ошибок при составлении ответов на письма является повторение в тексте письма ссылки на реквизиты входящего документа. Ведь наличие отдельного реквизита, где данные об инициирующем документе сразу видны, избавляет от необходимости дублирования этой информации в тексте письма.

И тогда вместо фразы «На ваше письмо от 28 июля 2007 г. № 25/3923 сообщаем…» в начале текста будет красоваться:

Реквизит «15 – адресат»

При угловом расположении реквизитов на бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на уровне наименования организации – автора документа (см. Пример 13). При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки (см. Пример 2).

Документ может адресоваться как конкретному должностному лицу или структурному подразделению, так и организации в целом. От этого будет зависеть состав указываемых в реквизите сведений, но в любом случае будут действовать следующие правила:

Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, в Государственную Думу и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.

Но его наличие в реквизите «Адресат» становится удобным, когда письмо направляется в конверте с прозрачным окошком. Тогда отпадает необходимость указания получателя и его адреса на конверте – они видны через прозрачное окошко. Описанная технология становится особенно привлекательной при массовых рассылках писем.

А теперь рассмотрим примеры оформления рассматриваемого нами реквизита при адресации письма:

Строки данного реквизита печатаются через один межстрочный интервал. Исключение составляет Ф.И.О. должностного лица, которое может отделяться от предыдущей строки полуторным межстрочным интервалом (см. Пример 6).

В приведенных ниже примерах строки реквизита «Адресат» выровнены по левому краю («флаговое» расположение). Хотя допускается и центрирование каждой строки реквизита по отношению к самой длинной строке.

Общероссийская общественная организация

малого и среднего предпринимательства

Новая площадь, дом 8, стр. 2,

г. Москва, 109012

Центральный банк Российской Федерации

Департамент регулирования, управления и

мониторинга платежной системы

Ул. Надежды Сусловой, д. 29, кв. 201,

г. Нижний Новгород, 603098

Один из самых распространенных вопросов, с которыми авторы проектов писем обращаются в службу ДОУ, является вопрос о том, каким образом следует направить одно письмо разным руководителям :

В данном случае все зависит от принятых в организации правил. На нашем предприятии предпочтительно адресовать письма каждому руководителю с указанием его инициалов и фамилии. Это дает возможность начать текст письма с персонального обращения. Например, если одно из писем адресуется М.А. Котову, директору филиала строительных материалов и конструкций, то текст письма мы начнем фразой «Уважаемый Михаил Алексеевич!».

Если же персонализация не играет никакой роли, то можно адресовать письмо одновременно нескольким руководителям, например, директорам филиалов, тогда обращение к ним будет иметь обобщенный вид «Уважаемые коллеги!».

Если письмо направляется нескольким адресатам, то в одном письме их не должно быть более четырех. Следует запомнить, что слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа с указанием корреспондентов и их адресов, на самом письме в этом случае адресат оформляется обобщенно.

Напомним, что согласно ГОСТу Р 6.30-2003 имя частного либо должностного лица в реквизите «Адресат» должно писаться в дательном падеже. И тут нас настигает «великий и могучий» русский язык, который одни фамилии требует склонять, а другие – запрещает. И вы отлично понимаете, что, обращаясь к человеку, допустить ошибку в его фамилии как минимум неучтиво.

Выручить вас смогут правила русского языка, лаконично перечисленные нами в этой статье. Теперь вы безошибочно определите, как склонять любые фамилии .

Реквизит «20 – текст документа»

Главная цель делового письма – убедить, показать, разъяснить и в результате побудить партнера к действию, т.е. добиться результата. Следует тщательно продумать заранее, какого вы хотите достичь результата при написании того или иного письма – от этого будет зависеть и лексический состав, который вы используете, и внутренняя интонация текста.

При этом необходимо помнить следующее: текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна трактоваться однозначно (уместно вспомнить притчу: «что-то не припомню: то ли у него шапку украли, то ли он шапку украл»). Суть письма не должна «потонуть» в деталях.

Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную.

Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами:

В основной части письма формулируется предложение, отказ, просьба.

Какую форму обращения выбрать?

При обращении к группе работников или ко всему коллективу компании используется форма обращения:

Строго официальный характер имеет обращение по должности к руководителям органов власти и управления, которые занимают высокие посты:

Официальный характер носит и форма обращения по фамилии:

При этом следует помнить, что форма обращения зависит от того, насколько официальны ваши отношения с адресатом письма. Например, менее официальный характер имеет обращение по имени и отчеству или только по имени (в электронной переписке):

В служебных письмах используются следующие формы изложения :

Это объясняется тем, что должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени своей организации, а не от себя лично. Поэтому изложение письма от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым) допустимо лишь в следующих случаях:

При этом конструкция глагол + личное местоимение в дательном падеже (предлагаем Вам, напоминаем Вам) стилистически, внутренней интонацией отличается от формы, которая состоит из одного глагола (предлагаем, напоминаем) большей мягкостью.

Существуют два основных способа композиции текста письма: исторический и систематический.

При историческом способе содержание излагается в той последовательности, в которой происходили события. Т.е. сначала описывается предыстория ситуации или события, затем то, что является непосредственным поводом (причиной) написания письма, далее приводятся аргументы и следуют выводы. Такой способ изложения называется методом «обычной пирамиды». Он используется в деловых письмах по вопросам основной (производственной) деятельности предприятия.

При систематическом способе изложения все основные факты или положения приводятся в первом абзаце письма, в следующих абзацах – все подробности, конкретная и уточняющая информация. Такой способ изложения называется методом «перевернутой пирамиды». Он используется при подготовке писем-приглашений, поздравлений, информационных и рекламных писем, писем-предложений.

Для большинства деловых писем характерна устойчивость стилистических оборотов. Использование стандартных языковых моделей позволяет значительно облегчить процесс составления текстов документов.

В зависимости от разновидности письма при составлении текста используются следующие обороты:

Отправляем Вам…; Направляем Вам…;
В соответствии с Вашей просьбой направляем…;
Согласно достигнутой договоренности предлагаем…

В деловом письме предпочтение отдается страдательным конструкциям, которые акцентируют внимание на словах, обозначающих действия, например: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа производится.

В текстах писем используются конструкции (расщепление сказуемого), которые не только называют действие (оказать, произвести), но и обозначают предмет действия (поддержка, содействие), например:

– Оказать содействие (а не содействовать);

– Произвести учет (а не учесть);

– Осуществить деятельность по… (а не сделать).

При написании писем следует соблюдать сочетаемость слов между собой и правила управления в русском языке. Обратите внимание на часто допускаемые ошибки:

передать в управление

пострадать в результате событий

произведенное за границей

согласно приказу (приложению)

передать для управления

пострадать в событиях

представлять из себя

сборник включает в себя

согласно приказа (приложения)

Кроме того, в деловой переписке часто употребляются следующие словосочетания: контроль возлагается, проблемы разрешаются, задачи решаются, задолженность погашается, оплата производится, договоренность достигается, скидки предусматриваются и предоставляются.

Рекомендуется использовать в письмах вводные слова и конструкции (по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно). Это помогает избегать категорических высказываний.

Прежде чем завершить письмо, ответьте себе на один вопрос. Вы хотите получить одобрение у тех, с кем вступаете в письменный контакт? В таком случае будьте искренне вежливы и заканчивайте письма этикетными формулами:

Перед реквизитом «Подпись» в деловых письмах используется заключительная этикетная фраза «С уважением».

Таким образом, обращение «Уважаемый …!» в начале письма и заключительная этикетная фраза «С уважением» составляют так называемую этикетную рамку.

В реквизите «20 – текст документа» общепринято применение шрифта Times New Roman с кеглем 12 – 14. В нашей компании для таблиц мы используем уменьшенный кегль: 11 – 12. Т.к. жестко закрепленных требований к гарнитуре и размеру шрифта не существует, их следует закрепить во внутренних локальных документах организации, чтобы привести их к единообразию.

На нашем предприятии не допускается использование других шрифтов, а также подчеркивание слов, применение полужирного шрифта, курсива и т.п. Кроме того, мы отказались от употребления произвольных сокращений и не принятых обозначений единиц измерения.

Текст документа печатается с полуторным межстрочным интервалом, в отличие от остальных реквизитов письма, в которых используется одинарный межстрочный интервал.

Реквизит «21 – отметка о наличии приложения»

Отметка о наличии приложения располагается сразу после текста через два–четыре межстрочных интервала.

Ссылка на приложение, названное в тексте письма, оформляется следующим образом:

В том случае если документ имеет приложение, не названное в тексте, указывается его заголовок, количество листов и число экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют (см. Пример 14).

В случае если приложение сброшюровано, количество листов не указывается, например:

В случае если документ-приложение имеет собственные приложения, отметка об их наличии оформляется так:

Когда документ направляется по нескольким адресам, а приложение – только в один из них, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Реквизит «22 – подпись»

Подпись является обязательным реквизитом письма и состоит из:

Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой. Самым распространенным примером является соседство на письме подписей таких должностных лиц, как генерального директора и главного бухгалтера.

Реквизит «25 – оттиск печати»

Печать на документы на нашем предприятии ставится в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов», которое утверждено приказом генерального директора.

По общим правилам печать не ставится на документах, оформленных на бланках. Это правило родом из советского делопроизводства, когда бланки документов изготавливались типографским способом и доступ к ним был ограничен так же, как и к печати. Но сейчас ситуация изменилась, большинство документов изготавливаются при помощи компьютера и принтера, поэтому распечатка документа на бланке уже не может давать прежних гарантий.

Поэтому на гарантийных письмах оттиск печати необходим. Он заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется так, чтобы не «затмить» личный росчерк, который должен хорошо читаться.

Оттиск печати должен захватывать несколько последних букв наименования должности и при возможности – край личного росчерка.

Реквизит «27 – отметка об исполнителе»

Данный реквизит включает:

Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем.

Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается уменьшенным кеглем (на нашем предприятии для этих целей мы используем кегль 10).

Мария Петровна Светлакова

А теперь приведем образец оформления письма со всеми описанными нами реквизитами:

Различные способы склонять людей к своей точке зрения

Существует немало рекомендаций на эту тему. Многие из них стали классикой, но до сих пор не используются широко на практике, за исключением сферы деятельности под общим названием «продвижение товара и услуг». Однако и письма, казалось бы, на чисто «производственные» темы следует составлять с учетом психологических особенностей, свойственных всем людям.

Не следует начинать с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях с вашим партнером. Лучше сделать акцент на тех вопросах, в которых вы согласны с ним, подчеркнуть, что вы стремитесь к одному и тому же и различие ваших взглядов касается лишь методов, а не конечной цели.

Другое правило – не следует выражать отрицательный ответ в категоричной форме: «Нет, никогда!». «Отрицательный ответ, – говорит профессор Оверстрит в своей книге «Влияние на поведение человека», – наиболее труднопреодолимое препятствие. В любом случае, даже в случае направления претензии или отказа, нужно придавать процессу переписки общую позитивную направленность. Опытные коммуникаторы умеют так отказать, что у человека остается чувство удовлетворенности и перспективы (позитивный результат). Ведь и в самом деле, на данном отказе и на данной претензии не заканчиваются деловые отношения. Но и в том случае, когда вы решили порвать с клиентом навсегда, надо ли обязательно сообщать ему об этом?».

Известен прием под названием «секрет Сократа»: если вы хотите сообщить человеку, что он не прав, мягко задайте ему такой вопрос, на который должен последовать положительный ответ. В политтехнологиях такому приему под условным названием «закон трех “да”» обучают агитаторов, работающих с населением.

Дейл Карнеги, например, так проиллюстрировал применение приема «секрет Сократа».

Постоянный покупатель однажды отказался покупать моторы, которые покупал много лет подряд. Мотив, изложенный им в обращении к продавцу, звучал следующим образом: «Ваши моторы слишком сильно нагреваются». В ответ продавец грамотно задал покупателю несколько вопросов, на каждый из которых однозначно должен был следовать (и следовал!) положительный ответ.

Почему бы не использовать подобный прием при переписке со своими клиентами?

Лао-Цзы писал: «Причина того, что в реки и моря вливаются сотни горных потоков в том, что реки и моря расположены ниже гор.

Поэтому они в состоянии властвовать над всеми горными потоками, так и мудрец, желая быть над людьми, становится ниже них; желая быть впереди, становится позади. Поэтому, хотя его место над людьми, они не чувствуют его тяжести, хотя его место перед ними, – они не считают это несправедливым».

Человеческая история помнит письма, которые «творили чудеса».

Самым известным письмом Авраама Линкольна является то, что было послано им миссис Бикси с выражением сочувствия по поводу смерти пяти ее сыновей, павших в бою.

Второе, наиболее известное письмо, было продано на аукционе в 1926 году за 12 000 долларов (сумма, большая, чем та, которую Авраам Линкольн смог накопить за полстолетия тяжелой работы). Письмо было написано в один из мрачных периодов Гражданской войны в Америке (в течение восемнадцати месяцев генералы Линкольна вели армию от одного трагического поражения к другому) и адресовано генералу Хукеру, совершившему ряд грубейших ошибок. Да, это были тяжелейшие ошибки, но Авраам Линкольн в своем письме не называет их так. Он написал: «Существуют факты, из-за которых я не могу быть вполне доволен вами».

Кен Дайк, в прошлом председатель правления американской национальной ассоциации рекламы, утверждал, что на письма, рассылаемые им продавцам и содержащие просьбу прислать ту или иную информацию, редко отвечают больше 3–5% адресатов. Кен Дайк сказал, что получение 15% ответов он рассматривал бы как совершенно необычную вещь, а если бы число присланных ответов подскочило до 20%, то он считал бы это не менее чем чудом. Но одно из писем Дайка принесло 42% ответов. Другими словами, это письмо было дважды чудодейственным. Как он этого добился?

Очень, казалось бы, просто. Письмо содержало текст, который приносил удовольствие адресату от того, что в нем содержалась просьба оказать автору письма одолжение. Одолжение – слово, вызывающее у вашего адресата чувство собственной значимости. Письмо начиналось с обращения, а затем шла фраза: «Не согласитесь ли вы помочь мне выйти из небольшого затруднения?». В заключительных фразах письма автор приглушал «Я» и акцентировал «Вы».

Создание деловых писем – ответственная задача. Поэтому не следует забывать пословицу: «Что написано пером, того не вырубишь топором». Мы не Линкольны и не Сократы, и никогда не сможем буквально следовать их советам. Но усвоение правила: начинайте с похвалы и искреннего признания достоинств вашего партнера, – наверняка поможет в ежедневных деловых контактах, в том числе и при написании писем. Подобный психологический прием оказывает действие независимо от того, торгует ли ваша фирма туристическими поездками или производит трубы большого диаметра.

Какую формулировку необходимо включить в договор, чтобы потом иметь возможность согласовывать условия сделки посредством телефонной, факсимильной связи или электронной почты? Какова оборотная сторона медали такой «оперативности»? По каким правилам суд будет толковать условия сделки на основании имеющейся переписки и иных документов?

Когда приходит время оформить протокол согласования разногласий или дополнительное соглашение к договору и как это сделать?

1 См. статью Е.М. Каменевой «Разработка бланков организационно-распорядительных документов» на стр. 20 № 8` 2005 и на стр. 40 № 9` 2005

2 К числу обязательных реквизитов письма, кроме тех, что входят в состав бланка, относятся:

15 – адресат;
18 – заголовок к тексту (обязателен лишь при составлении письма на бланке формата А4, для документа форматом А5 он не обязателен);
20 – текст документа;
22 – подпись;
27 – отметка об исполнителе.

Факультативными для письма являются следующие реквизиты:

21 – отметка о наличии приложений;
24 – визы согласования документов;
25 – оттиск печати (проставляется на гарантийных письмах);
30 – идентификатор электронной подписи документа.

3 В зависимости от размера текста письма допускается использовать не только формат А4, но и формат А5.

Как правильно написать деловое письмо

Как правильно написать письмо другой компании

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

достоверности информации в содержании;
полноты содержания;
краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
отсутствие грубости, нейтральный тон;
отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
использование сленга и просторечий неприемлемо;
сокращения слов нежелательны;
отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Составляются письма на фирменном бланке организации.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

название организации;
почтовый адрес;
ИНН, КПП;
контактные данные;
банковские реквизиты;
е-mail;
дата и номер письма;
отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
должность руководителя и его подпись;
указание на приложения (если таковые есть);
ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

точность подачи информации;
официальность;
содержательное, но краткое изложение;
объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
у каждого приложения идет отдельная нумерация;
в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Главный бухгалтер А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

тема;
приветствие:
суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Сохраняйте историю переписки.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

«Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
«Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия.

Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Как составить рекомендательное письмо компании (форма, шаблон)

Написать отличное рекомендательное письмо компании, выдержанное в официальном стиле, может оказаться не так просто.

Вы сможете значительно облегчить вашему поручителю такую проблему, если сами представите ему макет рекомендательного письма.

В данном случае вы сможете изначально представить содержание документа в нужном направлении.

Некорректное рекомендательное письмо не только не увеличит ваши шансы, но может полностью перечеркнуть общее впечатление и не дать вам возможности получить хорошую должность.

Рекомендательное письмо компании включает в себя следующие три части:

2. В первом абзаце поручитель объясняет, насколько давно он работает с вами. Коротко характеризует род вашей деятельности и должностные обязанности. Здесь же возможно в нескольких словах написать о самой компании.

3. В следующем параграфе необходимо дать более конкретное описание вашего профессионального и карьерного роста за все время работы в компании, перечислить все основные достижения, заострить внимание на самых важных с точки зрения поручителя положительных качествах. Затем впечатление поручителя от совместной деятельности с вами.

Подводя итог выше написанному, важно описать личные качества и положительные черты характера человека. Выскажите мнение по поводу того, с какими обязанностями и в какой должности он может принести наибольшую пользу организации.

Рекомендательное письмо компании — примеры

ОАО [наименование компании] является нашим партнером в сфере (область деятельности). За время сотрудничества [наименование организации] подтвердила свой высочайший профессиональный статус, активность и компетентность в выполнении поставленных задач.

Все задачи выполняются вовремя, в строго обозначенные сроки и с отличным качеством. Сотрудники компании качественно справляются со своими обязанностями.

Мы довольны работами [название компании] и готовы рекомендовать эту фирму как ответственного и надежного партнера.

Фирма [наименование организации], работая в (год) году на [наименование организации] проводила работы [наименование работ] и зарекомендовала себя как высококвалифицированная, исполнительная компания.

Работы выполнялись качественно и в обозначенное время. За время проведения работ претензий к компании не было.

[наименование организации] является партнером [наименование организации] в течении [количество] лет. За столь продолжительное время [наименование организации] зарекомендовало себя стабильным и надежным партнером, обеспечивая высокую оперативность, надежность и гибкий подход к потребностям Заказчика, ни разу не допустив превышения сроков.

Рекомендую [наименование организации] как добросовестного партнера и надежного поставщика.

Настоящим письмом подтверждаю, что [наименование организации] имеет опыт сотрудничества с [наименование организации] в сфере [сфера деятельности]. За время сотрудничества представители компании проявили творческий подход, высокий профессионализм и оперативность в выполнении обозначенных задач.

Подтверждаем, что услуги [наименование организации] соответствуют высокопрофессиональному профилю.

Наше сотрудничество с фирмой [наименование организации] продолжается с [год]. На протяжении этого периода компания [наименование организации] зарекомендовала себя как надежный деловой партнер и устойчивое предприятие.

Благодаря главному принципу работы фирмы – формированию с клиентами партнерских отношений, основанных на профессионализме и взаимном сотрудничестве, она, на наш взгляд, занимает стабильное положение в области [сфера деятельности].

Настоящим письмом организация [наименование организации] сообщает, что за время сотрудничества с [наименование организации] данная фирма успела зарекомендовать себя как надежный и профессиональный партнер.

Главной отличительной чертой работы [наименование организации] является высокая организованность и оперативность сотрудников организации, готовность быстро реагировать на изменение обстоятельств.

Исходя из вышесказанного, фирма [наименование организации] хотела бы отметить высокий потенциал ОАО [наименование организации], нацеленность на процветание и дальнейшее успешное развитие.

За период работы с [название организации] сотрудники предприятия зарекомендовали себя с положительной стороны. Их работа отвечает заданному уровню, выполняется качественно и строго в установленные сроки. Хочется отметить эффективную работу специалистов и оперативность выполнения заданий, внимательное отношение к Заказчику.

За подтверждением рекомендаций о работе [название организации] обращаться к [фамилия, имя, отчеству] по телефону: [номер].

Настоящим письмом мы, [наименование организации], подтверждаем, что [наименование организации] является нашим долгосрочным и надежным партнером.

[наименование организации] успешно и активно работает с [дата] года, предоставляя полный спектр услуг в данной сфере.

За этот период нам оказывались услуги на высочайшем профессиональном уровне. Профессионализм сотрудников [наименование организации] обеспечивает достойное качество предоставляемых услуг.

Исходя из вышесказанного, [наименование организации] характеризует [наименование организации] как надежного и профессионального партнера в сфере [сфера деятельности] услуг.