Как правильно написать письмо чтобы на него ответили
23 способа написать письмо, на которое вам ответят
7 минут на чтение,
Как часто вы отправляете письма с текстом вроде «Просто хочу убедиться, что все в порядке, так как вы не…», если получатель не отвечает? Работают ли такие письма? Вызывают ли они желание написать вам ответное письмо ? Ответы на эти вопросы читайте в переводе статьи из блога Hubspot .
Такие имейлы производят не самое хорошее впечатление. Если вы не получили ответ на предыдущее письмо и пишете повторно, и так понятно, что вы хотите в чем-то убедиться/проверить. Не надо лишний раз упоминать об этом.
К тому же такие письма не представляют никакой ценности для ваших клиентов: их не волнует, что вы хотите получить ответ, тем более если вы не приводите вескую причину для этого.
Писать такие имейлы очень просто . Не нужно много времени и раздумий, чтобы набрать что-то вроде «Здравствуйте, [Имя получателя]! Вы не ответили на мое письмо, и я решил проверить, все ли в порядке. С уважением, [Ваше имя]».
Мы даже замерили время, оказалось, что это занимает 19 секунд.
Незамысловатость этих писем и делает их бесполезными. Их легко писать, потому что они не несут никакой ценности для ваших клиентов.
Если вам не ответили на первое письмо, скорее всего, получатель счел это бесполезной тратой времени. И зачем только укреплять это впечатление, заставляя его тратить еще больше времени на ваше повторное письмо?
Конечно, это не значит, что нужно перестать работать с потенциальными покупателями, просто нужно приложить больше усилий. Вот о чем следует упомянуть кроме очевидного «я пишу вам, чтобы удостовериться, что все в порядке».
Если произошло одно из этих событий:
Если вам не удалось убедить клиента попробовать ваш продукт:
- Напишите письмо через месяц после того, как ваш потенциальный клиент начал пользоваться продуктом вашего конкурента. Спросите о впечатлениях.
- Напишите письмо тогда, когда контракт получателя с вашим конкурентом начнет подходить к концу.
Бонус: в каком случае письма «Просто хочу убедиться, что все в порядке…» работают:
Безусловно, есть и исключения из правил. Если вы уже начали процесс продажи, есть много случаев, когда письмо с целью «убедиться, что все в порядке…» оправданно. Обычно эти случаи объединяют два момента:
- Ваш потенциальный покупатель взял на себя какие-то обязательства и не выполнил их или не вышел на связь.
- В письме или во время звонка по поводу этой ситуации вы должны максимально сфокусироваться на невыполненных обязательствах, а не просто проверить, все ли в порядке.
В каждом из нижеперечисленных случаев написать письмо или позвонить, чтобы «убедиться, что все в порядке» совершенно необходимо :
- Если вам обещали написать через определенное количество дней/недель/месяцев.
- Если после звонка с вами так и не вышли на связь.
- Если вам не ответили на запланированный звонок.
- Если вас попросили подождать неделю, чтобы обсудить предложение с коллегами , а затем так и не связались.
- Если не были выполнены обязательства по подписанию контракта.
- Если получатель начал пользоваться вашим продуктом, но так и не поделился результатами или впечатлениями .
Проверенное правило для таких писем — это писать только тогда, когда у вас есть на то веская причина.
Если у вас таковой нет, придумайте ее. А если не можете придумать хотя бы один обоснованный повод, то не пишите. Займитесь созданием более полезных имейлов, и ваши собеседники вас за это поблагодарят.
Как написать письмо, на которое вам обязательно ответят
Знаю, знаю. Писать письма стало настолько повседневным занятием, что можно подумать, будто у людей это получается само собой.
Однако, получив тысячи писем за последние четыре года, я могу с уверенностью сказать, что частота не гарантирует эффективность. Что означает: множество людей понятия не имеет о том, как написать правильный email. Даже те, кто профессионально занимается PR!
Неважно, насколько базовым кажется этот навык, всему нужно учиться. И, к сожалению, никто не рвется обучать молодежь написанию эффективных писем, несмотря на то, что это краеугольный камень современной коммуникации. Знание, как написать хороший email — то есть тот, на который ответят, – ключ к вашему успеху. Одно письмо может решить, получите ли вы работу, станет ли кто-то вашим ментором, найдете ли вы финансирование для реализации ваших идей, получите ли вы совет, который сможет изменить всю вашу жизнь…
Редакторы блога «Начни думать просто» проделали большую работу, выяснив, в каких точках взгляды отправителя и получателя письма не совпадают:
- Получает множество писем.
- Если это личность публичная, ему регулярно говорят комплименты.
- Регулярно слышит стандартный набор вопросов и просьб об услуге.
- Мало свободного времени.
- Не против вам помочь, если это быстро.
- Тратит много времени на написание «идеального» (или идеально длинного) письма.
- Уверен, что его запрос оригинален, уникален и вообще особенный.
- Уверен, что до него никто о такой услуге не просил.
- Не может представить, почему ему могут отказать.
- Стремится рассказать всю свою историю, все ее аспекты, так что слушатель точно уяснит его точку зрения.
Секрет того, чтобы вам ответили на письмо – поставить себя на место адресата и соответствующим образом составить ваш email. Как это сделать? Ниже мы приводим список моментов, на которые люди обращают внимание, когда решают, стоит ли отвечать на письмо. Да, может показаться, что требования несколько жесткие. Но это не вопрос личной неприязни одного человека — это именно то, на что все собственники компаний, агенты и редакторы газет обращают внимание, оценивая письма, это то, что люди и так говорят у вас за спиной – и нет смысла скрывать все эти вещи от людей, пытаясь казаться «милым».
Примечание: это руководство касается только писем , которые вы пишете, когда вам что-то нужно от получателя, даже если это просто ответ. Если вы просто набросали email, чтобы наскоро поделиться информацией или выразить признательность, или переписываетесь с кем-то, кого хорошо знаете, — эти правила не так важны.
Уважайте время получателя и убедитесь в том, что этот email вообще необходим.
Время каждого человека бесценно. Когда вы отправляете письмо, то, что вы сообщаете, это: «То, что я хочу сказать, стоит 5 минут твоего времени, времени, которое ты мог бы потратить на дела или провести с семьей».
Так что не заставляйте других тратить время на решение вопроса, с которым вы и сами можете разобраться. Верьте в себя! Я поражаюсь количеству вопросов, на которые можно легко ответить за 10 секунд с помощью Google (очень хочется иногда написать: «Позвольте я для вас погуглю…»). Если Google не помог, покопайтесь на личном сайте вашего адресата. Просмотрите его предыдущие статьи, FAQ, стартовую страницу.
Начинайте с приветствия.
Если вы с места в карьер начинаете с первого предложения вашего письма, это звучит грубо. «Уважаемый _____» (для формального письма), или «Привет _____» для менее формального. Но не «Эй ____», по крайней мере, если у вас еще нет тесных связей и истории переписки с корреспондентом
Мне кажется, тенденция опускать приветствие еще сильнее заметна, когда используется контактная форма для отправки сообщения. Не забывайте, что даже если вы используете форму, адресату послание приходит в виде письма.
Адресуйте ваше письмо конкретному человеку (людям).
Приложите все усилия, чтобы выяснить имя того, кто действительно будет читать это письмо, вместо того, чтобы начинать с «Привет всем» или «Тому, кого это касается». Использование имени делает ваше письмо более личным, формирует раппорт, и оно уже не выглядит как спам. Если за волнующий вас вопрос отвечают двое, пишите двоим.
Правильно пишите имя адресата.
Неправильное написание имени обрубает все возможные связи с человеком еще до прочтения самого письма. Получателю становится понятно, что вы мало что о нем знаете, да и вообще не слишком склонны вдаваться в детали. И если вы после неправильного обращения еще и напишете «Я ваш большой поклонник», вы автоматически вылетаете за неискренность.
Сформируйте раппорт до того, как перейдете к делу.
Подойдет любая «презентация», которая поможет установить контакт с адресатом до того, как речь зайдет о бизнесе. Это заставит адресата чуть больше к вам проникнуться, захотеть вас выслушать, помочь вам. Будьте лаконичны и правдивы. Вот примеры вступлений для формирования раппорта:
«Я большой поклонник компании и читаю ваш сайт уже три года. Благодаря вам я начал принимать душ, как Джеймс Бонд, стал бриться безопасной бритвой и каждую неделю оставляю жене любовные записки»
«Уже 20 лет я постоянно покупаю товары Jim’s Sporting Goods. Папа купил мне первые перчатки, когда мне было 7.»
«Я искренне восхищаюсь вашим исследованием обезьян-ревунов. После вашей книги я решил поступить в университет и специализироваться в биологии. Именно поэтому я вам и пишу…»
«Как ваш земляк из Остина…»
В последнее время пиарщики усвоили привычку делать что-то в этом роде: «У вас отличный сайт. Мне очень понравилась статья (то, что я очевидно выцепил с первой страницы минуту назад)». Когда формирование раппорта настолько «липовое», оно имеет обратный эффект. Вы должны писать так, чтобы адресат понимал, что вы не просто отправляете одно и тоже шаблонное сообщение всем подряд, но что вы искренне в нем заинтересованы.
Сохраняйте краткость и переходите к делу.
Абсолютно четко выражайте вашу просьбу.
Даже если вы хотите сделать ваше письмо максимально кратким, выразите то, что вы хотите получить от адресата, максимально четко и конкретно.
Вот письмо, принадлежащее к моей «любимой» категории:
Мне очень нравится ваш сайт. Похоже на то, чем мы сами занимаемся. Нам бы стоило подумать о партнерстве или совместном проекте. Как вы думаете, что мы могли бы сделать?
Само собой, я понятия не имею, как мы могли бы сотрудничать… вы появились в моей жизни 10 секунд назад. И если вы связываетесь со мной, это именно ваша задача – подумать обо всех этих вещах, а затем обратиться ко мне с идеей, которая могла бы мне понравиться – с четким, конкретным предложением. Вы должны представить получателю «бизнес-план», глядя на который, он скажет «да» или «нет». Если вы задаете вопрос, будьте как можно более конкретны, так, чтобы адресат не тратил много времени на ответ.
Чем короче ваше письмо, и чем проще адресату ответить на ваш вопрос, тем выше вероятность этот ответ получить.
Не пытайтесь дразнить.
Вот еще одно «милое» письмо из недавних:
У меня есть потрясающая идея о том, как улучшить ваш сайт. Напишите, если хотите узнать больше!
И с чего я должен тратить время на ответ, если я даже не знаю, заинтересует ли меня ваша идея? Сразу же удаляем.
Если у вас есть сайт, дайте на него ссылку.
Не надо рассказывать мне о вашем сайте, блоге без ссылок. Я знаю, что это займет всего 5 секунд – зайти в Google и поискать, но я не буду этого делать. Это очередная помеха для «сделки». Старайтесь максимально упростить все для получателя.
А когда вы даете ссылку на ваш сайт, убедитесь, что он работает и активен! Множество людей отправляло меня на их страницы, а когда я кликал на ссылку, ничего не работало. Удаляем.
НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ СПЛОШНОЙ CAPSLOCK.
Это универсальный симптом безумия. Если вы все пишете В ВЕРХНЕМ РЕГИСТРЕ, это выглядит так, будто вы кричите. Удаляем сразу же.
и не пишите все прописными буквами.
Да, я знаю, на дворе 2016 год и заглавные буквы остались в прошлом веке. И, возможно, однажды молодежь решит массово покончить с ними. Но пока это не произошло, и вам приходится иметь дело с 29-летними стариками вроде меня, используйте заглавные буквы там, где это нужно, иначе вы покажетесь ленивыми и отупелыми. Если вы ленитесь даже нажать shift на клавиатуре, я вряд ли отнесусь к вашему письму так же серьезно, как к письмам других людей. Я знаю, это нечестно, но 8 из 10 людей, не использующих заглавные буквы, обычно пишут довольно неинтересные письма.
Перечитайте email на предмет ошибок.
Несколько раз прочитайте ваше письмо, убедитесь, что все написано правильно. Помните, вы пытаетесь произвести первое впечатление – пусть оно будет хорошим. Я знаю одного редактора газеты, который отказывается от пресс-релиза, если находит в нем хоть одну ошибку. Лично я не гонюсь за совершенством, бывали случаи, когда я отправлял письма, казавшиеся мне идеальными, а потом перечитывал и находил чудовищную ошибку.
Прощайтесь в конце письма.
Завершение письма без прощания и вашего имени выглядит крайне грубо.
Любезность за любезность.
Если кто-то потратил время на то, чтобы дать вам совет, постарайтесь сделать что-то, чтобы поддержать его сайт или бизнес. Например, если этот человек ведет блог, а также продает обувь, и вы спрашиваете у него совета по поводу того, какие туфли с чем носить, купите у него пару! Только негодяй может попросить совета у владельца малого бизнеса, который еще и готов помочь, а потом отправиться на сайт гиганта индустрии, чтобы сэкономить пару баксов.
Отправьте «отслеживающее» письмо. Один, и только один раз.
Если вам все еще не ответили, значит, им неинтересно.
В наше время просто необходимо уметь правильно написать письмо независимо от того, кому адресовано ваше послание (возможному работодателю, высокомерному чиновнику или близкому другу) и способа отправки корреспонденции (по обычной или электронной почте, может и факсом).
Варианты с примерами писем можно посмотреть в разделе «образцы документов» на этом сайте. Сейчас поговорим о некоторых правилах написания и оформления. Письма подразделяются на три общие категории:
- личные – своим любимым, членам семьи, друзьям близким и не очень (используют неформальный стиль);
- полуофициальные – переписка с различными организациями по вопросам, касающимся лично вас (например, с банком о состоянии вашего счета, с органом соцзащиты о положенных льготах, с торговой сетью о получении товара и т.п.);
- деловые (служебные) письма – нужен официально-деловой стиль изложения и предъявляются строгие требования к оформлению.
Как написать дружеское письмо
Укажите в письме дату написания. Если вам не хочется писать письмо своей рукой, лучше добавить дату в левом верхнем углу письма. Многие люди хранят полученные письма годами, и они хотели бы увидеть день и год написания, чтобы вспомнить о прошлом. Укажите дату, например: «7 мая 2013 г.», или используйте цифры для указания дня, месяца и года.
Напишите приветствие. Начало письма в независимости от письменной или электронной формы называется приветствием. Здесь вы обращаетесь к человеку, которому пишете, по имени, например «Дорогая Эмили» или «Привет, Скайлар». Примите во внимание характер ваших отношений с получателем и выберите подходящую форму приветствия.
Если вы склонны писать в полуформальном стиле, используйте слово «Дорогой/Дорогая» в качестве приветствия. Оно звучит достаточно типично, но следует подумать, называя кого-то «дорогим», поскольку это слово звучит достаточно слащаво и показывает вашу заботу о другом человеке. Хотя и не нужно вкладывать в приветствие особый смысл, обращение «дорогой» подходит только в письме вашему лучшему другу или недавнему знакомому.
Для написания письма в более неформальном стиле, используйте приветствие типа: «Привет [имя]». Это приветствие подходит другу или родственнику, но никак не может использоваться в деловом письме – оно слишком неформально.
Укажите личное приветствие для человека, с которым вы состоите в личных отношениях. Например: «Мой дорогой», «Мой [имя] или «Мой самый лучший [имя].
Убедитесь, что вы поставили в конце приветствия точку или восклицательный знак. Правильно начинать основную часть письма с новой строчки.
Начните с приятных вещей. Первая часть дружеского письма обычно имеет теплый и веселый характер. Так можно задать тон всему письму, позволив получателю узнать, что следует дальше, и письмо будет звучать более серьезно или по-деловому. Напишите приветствие в нескольких строчках, расскажите шутку или напишите о погоде.
«Как дела?» или «Как у тебя дела?» – самые обычные способы начать письмо. Задайте вопрос, чтобы письмо казалось частью длинной беседы. Если вы хотите получить ответ на письмо, наполните его вопросами.
Вы можете использовать первый абзац письма, чтобы поподробнее расспросить получателя о его жизни. Например: «Я надеюсь, что малышке Юленьке нравится в детском саду. Не верится, что она так выросла!»
Ссылка на время года тоже может стать темой для открытого письма. Подумайте, как начать небольшую беседу, перерастающую в глубокий разговор. Например: «Надеюсь, что вы прекрасно проводите осеннее время года. Деревья в округе стали такими красивыми. Я все же думаю, что зима будет холодной».
Делитесь новостями и деталями из своей жизни. Сейчас настало время для основной части письма и цели его написания. Зачем вы начали эту переписку? Вы хотите возобновить отношения со старым другом, выразить то, как вы по нему соскучились, или поблагодарить его за помощь? Будьте честными, открытыми и пытайтесь отчетливо передать на бумаге свои мысли.
Напишите о том, что происходит в вашей жизни. Несмотря на характер письма, ваше письмо оценят, но рассказы о вашей жизни сблизят вашего адресата и вас. Таким образом, письмо будет более эффективным и открытым. Расскажите, что случилось, какие эмоции вы при этом испытали, и какие у вас планы на будущее.
Не создавайте графическую картину вашей жизни, иначе цель дружеского письма будет потеряна. Избегайте газетного праздничного шаблона – ваш друг сразу начнет читать письмо с конца, если вы будете перечислять все свои заслуги. Не нужно погружаться в омут собственных проблем, но будьте реалистами, рассказывая о себе.
Выбирайте темы, которые непосредственно касаются вашего друга. Чем занимался ваш друг последний раз, когда вы встречались с ним? Может, он расстался со своей второй половинкой? Возможно, он переживал трудные времена в футбольной команде? Подстраивайтесь, ссылаясь на знакомые темы, и задавайте вопросы, чтобы показать свой интерес к делам друга.
Можно обсуждать темы, интересующие вас обоих. Сформулируйте свои взгляды по поводу искусства, политики, недавних событий или других сфер жизни, которые вы бы хотели обсудить с другом.
Можно предложить посмотреть фильмы или почитать книги, которые, на ваш взгляд, могут понравиться вашему другу. Обмен ценной информацией всегда приветствуется в письмах.
Сверните обсуждение. Напишите последний абзац, передавая другу или любимому лучшие пожелания. Последний абзац обычно легче по эмоциональной нагрузке, но он должен соответствовать общей атмосфере письма.
Повторите цель письма еще раз. Например, если вы пригласили друга на вечеринку, напишите следующее: «Я надеюсь, что ты придешь!» Если вы просто хотите пожелать другу приятного времяпрепровождения, напишите: «Счастливого Рождества!» или что-то подобное.
Вдохновите друга на ответное письмо. Если вы хотите, чтобы вам ответили, напишите: «Надеюсь на скорый ответ» или «Пожалуйста, напиши ответ!»
Напишите концовку. Она должна передавать настроение вашего письма в зависимости от его тона: официального или неформального. Как и приветствие, концовка определяется характером ваших отношений с адресатом. Завершите письмо своим именем.
Если вы хотите формально закончить письмо, напишите: «Искренне ваш», «С уважением», или «С наилучшими пожеланиями».
Если письмо написано в неофициальном тоне, используйте такие фразы, как «Твой…», «Береги себя» или «Пока».
Если письмо личного характера, напишите «С любовью», «Очень люблю тебя» или «Скучаю по тебе».
Подумайте над постскриптумом. Постскриптум, или PS, как правило, появляется в конце дружеского письма в качестве метода дополнительной информации, которая не стоит того, чтобы отводить на нее отдельный абзац в основной части. Также можно дописать интересную шутку, или просто опустить постскриптум. В любом случае, убедитесь, что постскриптум соответствует тону письма и придает вашему адресату ощущение, что вы хотите его видеть.
Как правильно написать личное письмо
Личные письма писать большей частью приятно, ведь вы общаетесь с родными и близкими вам людьми. Сначала надо поздороваться, годиться просто слово «Привет!».
В случае если вы задержались с ответом, вежливо будет извиниться и упомянуть о причинах. Если вы уже в состоянии переписки с адресатом и вам были заданы вопросы, то самое время ответить на них сейчас. Потом после вводной фразы «у меня все хорошо» можно переходить к изложению событий, написать о том, что вас волнует.
Поскольку стиль общения неформальный, подойдут шутки, сплетни (ваша собственная оценка событий или описание мнения окружающих) и пересказ статьи из модного журнала. Одним словом используйте все, что сделает ваше письмо интересным. Хорошо оживят личное письмо смайлики, вопросы типа «ну как?», «правда, отлично?».
Старайтесь быть искренними. Поинтересуйтесь, как идут дела у вашего адресата, задайте в свою очередь вопросы для продолжения переписки. В конце выразите свои чувства, например, «люблю», «хотелось бы встретиться», «с нетерпением жду ответа» и т.д. Обязательно поставьте свою подпись (по электронной почте часто пропускают), а ведь адресат может так и не догадаться от кого письмо (по электронному адресу не всегда понятно). Перечитайте письмо и если необходимо исправьте ошибки. Людей обычно они раздражают и показывают недостаток уважения.
Как правильно написать полуофициальное письмо
Полуофициальные письма должны быть по возможности краткими и четко излагать суть вопроса. Приветствуется проста и логичность. В плохом расположении духа хорошего письма не составить.
Написать письмо я советую с помощью компьютера, затем распечатать на обычном белом листе формата А4 и поставить подпись ручкой. Допускается составление писем в рукописном виде. В этом случае пишите разборчиво и аккуратно, особенно фамилию.
Раз разборчиво, то легко прочитать. Сейчас в серьезных организациях часто ведется регистрация документов в электронном виде. Ваша фамилия (она может быть красивой, но замысловатой) хорошо известна только вам. Если в ходе регистрации вашего письма заменить хоть одну букву в фамилии, то потом электронный поиск в огромной базе данных вроде как не найдет вашего обращения. И вам будет проблематично узнать зарегистрировано ли оно вообще, хотя впоследствии ответ может и дойти.
Адресата принято всегда указывать в правом верхнем углу письма. Приведу несколько вариантов вам в помощь, они все допустимы. Все зависит от ваших предпочтений, и знаете ли вы наименование структурного подразделения или должностных лиц адресата.
Ниже адресата напишите свою фамилию, имя, отчество, полный адрес для направления ответа по обычной почте, лучше также сообщить телефон.
Если вы уже повторно обращаетесь куда-либо, то обязательно надо указать ссылку на номер и дату полученного письма (возможно, нескольких). Это значительно облегчает обработку корреспонденции, и вы точно получите ответ с учетом предшествующей переписки по рассматриваемому вопросу. Пишется «На № (цифры) от 31.08.2014». Эту ссылку располагают слева над текстом, можно посмотреть на рисунке со схемой элементов письма.
Если вам известно имя человека, к которому обращаетесь, то можно начать текст «Уважаемый …!», тогда закончить его следует «С уважением,».
Если имеются какие-либо подтверждающие документы, то ниже текста обязательно надо отметить данный факт. Тогда в дальнейшем вы легко докажите, что именно вы отправляли вместе с письмом. Какие конкретно документы (или копии) направляются можно указать в тексте или непосредственно в отметке о наличии приложений.
Как написать письмо деловому человеку, чтобы он ответил?
Если этому деловому человеку чхать на Ваше письмо и ему некогда в виду того, что считает не важным Ваше письмо, то как бы его не оформляли, какие бы не ставили в письме формулировки, отвечать человек не будет. Поэтому главное что нужно писать с большей долей уверенности что получите ответ, это то, в чём человек может быть заинтересован сам.
Как писать письма, чтобы на них отвечали
Продвижение услуг, продажа товаров, поиск работы зачастую зависят от поддержки нескольких важных персон, которых Вы не знаете. Даже имея 10 000 контактов таких людей, все можно загубить неправильным обращением, которое или вызовет раздражение, или будет отправлено в спам. Как же добиться того, чтобы письмо, написанное важному человеку, было не только прочитано, но и получило отклик в его сердце?
Как писать письма, чтобы на них отвечали? / Хабрахабр
Обычно вы отправляете письма-напоминания по двум причинам: вы просто хотите напомнить о себе, либо вам очень срочно нужен ответ на важный вопрос.
Как написать деловое письмо, чтобы ответили — YouTube
Родные люди, друзья, знакомые – это те, на чью поддержку неизменно дозволено рассчитывать. Но что делать, если обращаться доводится к неизвестному человеку, да к тому же не лично, а посредством письма? В таком случае выручат вежливость и положительный подход к составлению послания.
Как писать деловые письма?
2 Можно ли отправить письмо без темы? Да, но лучше с темой. Письмо no subject система с большей вероятностью отправит в «спам», да и у адресата оно может вызвать недоверие. Тема должна быть сформулирована так, чтобы человек сразу понял, о чем примерно пойдет речь, и кто ему пишет. Есть теория, что письма с длинными заголовками реже открывают. Исследования показывают, что преимущество коротких заголовков очень невелико, так что его можно не учитывать.
Как написать деловое письмо незнакомому человеку
Если вы работаете в бизнесе, скорее всего, вам придется отправлять деловую корреспонденцию незнакомым людям. Написание писем может показаться вам неловким моментом, но это часть вашей работы. Неловкости можно избежать, если составить профессиональное деловое письмо, состоящее из вводной части, четкого указания цели письма и логического завершения, в котором вы благодарите получателя за оказание внимания. Кроме того, профессиональный подход к составлению электронного письма поможет ему оказаться в папке «Входящие», и не попадет в «Корзину» получателя.
Как правильно писать письмо, чтобы на него ответили — delllice
Иногда, когда я открываю новое письмо по работе, у меня создаётся впечатление, что человек писал и плакал. И совсем не хотел отправлять это письмо, но его заставили. И уж точно он не ждёт на это своё письмо ответ. Много раз видела в комментариях под постами с предложениями работы в инстаграме сообщения типа: «Почему вы не отвечаете на письма?» Видимо, потому что вы так написали своё письмо, что на него не хочется отвечать)) Я на подобные письма тоже не отвечаю. Потому что если человек пишет мне письмо «для галочки», то я уже явно не хочу с ним работать.
5 правил e-mail-этикета или как всегда получать ответы на свои письма
Всего 5 простых трюков помогут вам написать e-mail, на который вы получите ответ, каким бы занятым ни был человек, к которому вы обращаетесь. Написать письмо не составляет большого труда, но как сделать так, чтобы получить на него ответ от занятого человека, который вас не знает?
Деловое письмо: виды, правила составления, образец и пример
Сейчас за нашими окнами – время высоких технологий и интернета. Но деловая переписка не потеряла своей важности и актуальности, просто перешла на другие носители. Почему деловые письма важно уметь составлять и оформлять, поговорим сегодня. Прежде всего, это возможность обмениваться мнениями, предложениями и мыслями с сотрудниками либо партнерами по бизнесу.
13 советов, как писать письма
соцсигналов85 Facebook24 Twitter33 Вконтакте13 Telegram Google+15Дорогие друзья, сегодня я решил написать о наболевшем — о том, как писать письма ?? . Думаю, многие специалисты в различных областях ежедневно получают много писем с вопросами и просьбами о помощи.
Как грамотно написать деловое письмо?
Наверное, каждому хоть раз в жизни приходилось сталкиваться с тем, что возникала острая необходимость написать деловое письмо руководителю коммерческой компании, партнеру, чиновнику или на худой конец в ЖЭК. Но если вы считаете себя бизнесменом, пусть даже и начинающим или собираетесь открыть свой бизнес, пусть даже в далеком будущем, вы обязаны научиться грамотно, писать деловые письма.
Этикет делового письма. Примеры фраз делового письма. Общие правила составления деловых писем :: BusinessMan.ru
Перед составлением того или иного послания необходимо вспомнить, чем отличается этикет делового письма и письма личного. Самое главное — соблюсти уровень доверительности при изложении выбранной темы. Адресат скорее проникнется той или иной проблемой и постарается включиться в решение поставленных вопросов, если почувствует в строках письма живое общение. Именно поэтому знающие современный этикет делового письма не включают в текст такие анахронизмы, как «исходя из факта», «вам надлежит» или ещё более забытое «настоящим уведомляю».
Деловой этикет: пишите правильные письма!
Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь. В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро. Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы.
как правильно ответить на письмо
Как правильно ответить на письмо
Страница обновлена: 28.09.2015
Письмо-ответ входит в число видов деловой документации. Его составление обусловлено необходимостью дать какой-либо ответ на полученное ранее инициативное письмо. При этом выделяют два вида ответов: положительный и отрицательный. Письмо, содержащее отрицательный ответ, иногда называют письмо-отказ.
Как правило, письмо-ответ составляется по аналогии с инициативным письмом, то есть в нем используется та же лексика и похожие речевые обороты. Безусловно, это правило действует исключительно в том случае, если исходник был составлен грамотно, в соответствии с требованиями деловой переписки. В большинстве случаев при создании данного вида письма применяется фирменный бланк организации-составителя.
Наиболее часто в письме-ответе используются такие речевые обороты, как «Благодарим Вас за интересное предложение», «Подтверждаем свою готовность к…», «Выражаем свое согласие на…» или «К сожалению, в настоящее время мы не готовы к…».
Дата и номер инициативного письма в обязательном порядке указываются в регистрационном номере ответа.
При составлении письма-отказа необходимо указать его причину. Необоснованный отказ является проявлением неуважения к получателю. Следовательно, начать такое письмо следует фразой «В связи с…». Если составитель письма-отказа располагает информацией о том, кем, когда, в каком случае и при каких условиях по исходному письму, содержащему запрос или просьбу, может быть дан положительный ответ, рекомендуется изложить данные сведения в отказе.
В заключении письма-отказа ставится подпись составителя. В большинстве случаев письмо подписывается руководителем или иным уполномоченным лицом. Не лишним будет также указать контактные данные составителя, чтобы, в случае необходимости, получатель мог связаться с данным лицом и получить дополнительные сведения.
Образец письма-ответа на претензию (Размер: 26,5 KiB | Скачиваний: 25 636)
Письмо-согласие образец скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 19 148)
Скачать образец письма-отказа (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 14 197)
Образец письма-ответа
Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос, просьбу, приглашение, предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.
Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.
Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса . Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.
Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.
В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.
Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).
Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ).
Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.
На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.
Ответ на письмо-запрос
Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.
Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
- Положительный ответ должен быть максимально подробным,
- а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.
Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.
Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.
В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.
Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.
- Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
- Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
- После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
- Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.
Ответ можно писать
- как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
- так и в печатном (данный способ существенно экономит время).
Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.
Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.
Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.
Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.
Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.
Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.
При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.
Советы Эксперта — Консультанта по вопросам Работы и Карьеры
Деловая переписка — неотъемлемая составляющая многих производственных процессов. Немалое место в ней занимают ответы на официальные обращения различных организаций, включая контролирующие. Для таких писем обязателен официально-деловой стиль, вполне допустимы, более того — предпочтительны бюрократические обороты.
— доступ к интернету или принтер;
— фирменный бланк организации;
— услуги почты, курьера или личный визит в офис адресата (не во всех случаях);
— текст письма, на которое вы отвечаете .
Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат .
Для написания ответа используйте фирменный бланк. Не забудьте присвоить письму исходящий номер, зарегистрировать его у секретаря или в канцелярии, поставить дату. Выполнив это, переходим к следующим действиям .
Адресуйте ответ тому человеку, подпись которого стоит под письмом. Обычно она представляет собой должность и фамилию с инициалами. Постарайтесь узнать его имя и отчество. Сделать это с помощью интернета или телефонного звонка непосредственно в организацию, из которой поступило письмо. Обычно в нижней части официального письма указывается фамилия исполнителя и его телефон. Эта информация будет полезной при дальнейшем взаимодействии, если в нем возникнет необходимость. Однако ответ должен быть направлен на имя того, чья подпись стоит под поступившим к вам обращением. В «шапке» ответа достаточно его инициалов. А вот письмо надо начинать с обращения по имени отчеству: «Уважаемый Иван Иванович!» Выполнив это, переходим к следующим действиям .
В самом начале ответа укажите выходные данные письма. Обычно официальные обращения содержат исходящий номер, дата указывается обязательно. Общепринятая формулировка первой фразы: «В ответ на Ваше письмо (обращение, информационный запрос, претензию, жалобу — в зависимости от ситуации) за № таким-то от такого-то числа считаем необходимым (вариант — можем) сообщить следующее». Выполнив это, переходим к следующим действиям .
Дальше отвечайте на вопросы, которые содержатся в письме в том же порядке, в каком они в нем приведены. Выполнив это, переходим к следующим действиям .
Если какие-либо требования или претензии, предъявляемые к вам лично или вашей организации автором письма, на ваш взгляд, неправомерны, укажите, что они не могут быть удовлетворены и объясните причину, сославшись на положения действующего законодательства, которым те, по-вашему мнению, противоречат. Выполнив это, переходим к следующим действиям .
Используйте в конце ответа формулировку «С уважением». Сделать это придется, даже если вы считаете, что адресат уважения недостоин. Однако демонстрировать это мнение не нужно. Не забудьте также указать свои должность, фамилию и инициалы. Если отправляете ответ в бумажной версии, поставьте под ним свою подпись .
Надеемся ответ на вопрос — Как ответить на официальное письмо — содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам в Работе и Карьере!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой — Поиск по сайту.
Другие материалы по теме: Как ответить на официальное письмо — ответ на запрос, ответ на претензию, ответ на официальное письмо, ответ чиновнику
Как правильно ответить на письмо
Как правильно составить письмо-ответ
Письмо-ответ (отказ или согласие), как это следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо. В статье приведены оба образца письма-ответа
Как грамотно ответить на письмо-запрос. Объясняем и предлагаем скачать образец письма-ответа и бланк для рукописного заполнения (что также допустимо).
Как ответить на официальное письмо Советы Эксперта — Консультанта по вопросам Работы и КарьерыКак ответить на официальное письмо Советы Эксперта — Консультанта по вопросам Работы и Карьеры
Источники:
chatra.io , pronetworking.ru , pronto-costo.info , mywomenblog.ru , notoffended.ru ,Следующие статьи:
- Как правильно написать приложение или приложению к письму
- Как правильно написать работнику заявление на увольнение
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
