Как правильно написать электронное письмо о себе
Как правильно написать электронное письмо о себе
работа в программе SocialSuite
Последним пунктом в «Да» добавьте самостоятельность, если не сделали этого ранее. Приведите для себя аргумент, в чем
вы самостоятельны. Аргумент должен касаться вакансии:
Самостоятельно вел корпоративную рассылку: решал технические, организационные, финансовые
вопросы, подключал дизайнеров и писателей, вел переписку с читателями.
Самостоятельно провел рекламную кампанию: от идеи до анализа статистики. Подключал
дизайнеров, агентства, согласовывал размещения щитов в мэрии, работал с типографией.
Таблица, которую вы составили — это план вашего сопроводительного письма. Давайте теперь его напишем.
Расслабьтесь, сделайте глубокий вдох. Писать сопроводительное письмо проще, чем кажется.
Возьмите первое формальное требование из столбца «Да». В одном абзаце объясните, почему вы соответствуете этому
Последние два с половиной года я работал в маркетинговом агентстве «Мегатаргет»: проводил
для клиентов рекламные акции, собирал статистику, занимался документацией и решал проблемы с подрядчиками.
Свободно владею английским: закончил ин. яз МГГУ, работал репетитором и преподавателем
английского, три месяца жил в США. Одним из моих клиентов в «Мегатаргете» была международная компания: вся переписка
и скайпы с ними были на английском.
Обратите внимание: я рассказал об образовании и летних поездках в Америку, но не в рамках общего жизнеописания,
а применительно к требованиям вакансии. Если бы в вакансии не нужно было знание английского, эта информация была бы
Когда описали все требования из столбца «Да», переходите к «не знаю». Продолжайте быть честным:
Мне трудно оценить, насколько я коммуникабельный. На прошлых местах работы я постоянно
общался с клиентами и подрядчиками, выступал на конференциях, вел презентации внутри компании. По моим ощущениям,
проблем с общением не было. Вместе с тем, у меня нет ораторского образования, я не проходил курсы по общению или
Обратите внимание на формулу:
Я не знаю + Мой фактический опыт + Возможные проблемы и препятствия
Попробуем еще раз:
В вакансии есть требование «стрессоустойчивость». Мне трудно судить о себе в этом ключе.
На прошлом месте работы часто приходилось работать в авральном режиме, доделывать проекты по ночам, переделывать
презентации за пять минут до начала или срочно находить новых подрядчиков. Я справлялся с этими задачами, но после
длительных авралов нужен был отдых. К сожалению, я еще не владею профессиональными техниками противостояния стрессу,
но планирую их изучить.
Теперь столбец «Нет». Так же честно признайтесь, что вы не соответствуете этим требованиям. Если вы готовы
исправить этот недостаток, напишите об этом:
К сожалению, мой опыт работы в маркетинге — только год. За это время я провел шесть
рекламных кампаний и два исследования, посетил курсы по маркетингу и запустил новый сайт компании, но понимаю, что
опыт у меня все еще небольшой.
К сожалению, я никогда не работал в корпорации. На предыдущем месте работы я работал
удаленно через Мегаплан, общался с подрядчиками по скайпу и отчитывался перед одним руководителем.
в офисе, но не знаю, как корпоративный стиль отразится на работе.
Так вы разоружаете адресата: он только хотел вас отбросить из-за несоответствия формальным требованиям,
а вы ему честно признались, что не умеете, но готовы исправиться. Честность — лучшая стратегия.
Помните, что формальные требования в вакансии не просто так. Если написано «работа в офисе», это не значит, что
вы договоритесь работать удаленно. Иногда «работа в офисе» означает работу в офисе. И если вы не соответствуете
этому требованию, вы не подходите на вакансию. Даже если вы гений, и письмо у вас гениальное.
ИНОГДА «РАБОТА В ОФИСЕ» ОЗНАЧАЕТ РАБОТУ В ОФИСЕ
Борис Щербаков. Издатель отказывает Пушкину в удаленной работе из Михайловского. Музеи России
Если в вакансии пять формальных требований, сейчас в вашем письме должно быть пять абзацев, по одному на каждое
требование. Плюс абзац о самостоятельности. Шесть. Осталось еще три: вступление, заключение, призыв.
Во вступлении вы говорите, что хотите работать на этой должности. Абзац идет в самом
Здравствуйте! Меня зовут Максим. Хочу стать главным редактором в журнале «Золотой
Задача вступления — погрузить читателя в контекст. Вот вы, вот вакансия, вы хотите ее закрыть. Точка.
Заключение пойдет после основного текста письма. Расскажите, почему вы хотите работать в этой
Я читаю «Золотой телец» с детства. Этот журнал вдохновил меня стать писателем
и журналистом. Теперь хочу принять участие в его создании.
Хочу работать у вас, потому что мне нравятся ваши проекты и клиенты: Нестле, Адидас,
Хочу работать с вами, потому что меня вдохновляют ваши ценности и принципы.
Если вам нечего сказать, а просто нужны деньги, то опустите заключение и переходите к призыву.
Призыв — это приглашение продолжить диалог:
Буду рад ответить на вопросы и выполнить тестовое задание.
Буду рад пообщаться лично.
К сожалению, до сентября я не в Москве, но буду рад пообщаться по телефону или почтой.
Не забудьте указать телефон.
В итоге ваше письмо будет таким:
Спокойное и короткое вступление. «Хочу у вас работать».
В чем вы соответствуете вакансии, по пунктам. Доказательства каждого пункта.
В чем вы не уверены, по пунктам. Формула: «Я не знаю + Фактический опыт + Возможные
В чем вы не соответствуете, по пунктам. Что вы готовы исправить.
Заключение: «Хочу у вас работать, потому что…»
Призыв: «Буду рад пообщаться…»
В этой структуре нет места жизнеописанию, наездам, навязыванию себя, упражнениям в остроумии или креативности,
просьбам и мольбам, предложениям о взаимовыгодном сотрудничестве и что еще там пишут в американских книгах. Все
строго по делу, заботливо и в мире клиента.
Вы написали замечательное сопроводительное письмо и приложили подходящее резюме. Пригласят вас на работу?
Вспомните об адресате. У него несколько десятков кандидатов, которых он отфильтрует в несколько этапов:
Отсеет сумасшедших и полностью профнепригодных (90 из 100)
Отложит в сторону тех, кто не соответствует формальным требованиям (5 из 10)
Из тех, кто соответствует, отберет троих самых опытных и умелых.
их на собеседование
Если никто из них не пройдет собеседование, он начнет выбирать из тех, кого отбросил на
втором и третьем этапе.
Если вы составили хорошее сопроводительное письмо, вы прошли первый этап. Теперь адресат оценит ваши профессиональные
навыки и сравнит с другими кандидатами. Если они на голову лучше вас, вам не поможет даже гениальное письмо. Примите
это: на работу берут не письмо, а человека. Иногда вам просто не хватает опыта и навыков, и это нормально.
С другой стороны, если вы произвели на адресата хорошее впечатление, он обратит на вас внимание. Любой
руководитель понимает, что лучше нанять адекватного, взрослого и неопытного, чем капризную гениальную примадонну.
Однако не стройте слишком больших ожиданий. Отличное письмо — это еще не приглашение на работу мечты. Отправьте это
и пишите следующее.
Если вы когда-либо нанимали и собеседовали кандидатов на вакансию, расскажите о своем опыте в комментариях.
Как писать электронные письма
Один из обязательных пунктов алгоритма скорочтения , составленного более двадцати лет назад, состоит в том, чтобы задать вопрос автору статьи. Технологии шагнули вперед, и теперь можно не просто задавать воображаемые вопросы автору статей, но и писать персональные письма, получая ответы на свои вопросы.
Задавать вопросы по прочитанному тексту, на мой взгляд, это один из главных пунктов скорочтения . Задавая вопросы, Вы перерабатываете и лучше запоминаете полученную информацию.
Возможно, мне возразят, что авторы очень заняты и не будут отвечать на ваши письма. Возможно, это так, но за себя отвечу, что мне приятно получать практически любые отклики, поскольку они дают пищу для размышлений.
Однако, в таком простом деле, как написание писем, возможны досадные ляпы. Я опишу распространенные, на мой взгляд, ошибки, которые допускаются при составлении писем.
Правильно обращайтесь к собеседнику
Совет: Я настоятельно рекомендую проверить Ваш заголовок письма и отформатировать имя либо фамилию, чтобы не возникало недоразумений. Если Вы хотите, чтобы к Вам обращались по имени-отчеству, так и укажите в подписи.
Если в заголовке написано "Странный и обязательный", то ничего, кроме раздражения такой респондент не вызывает, потому что нужно либо запомнить, что его зовут Владимир Владимирович Ш., либо обращаться к нему как к "Странному".
Лирическое отступление: в домобильное время я занимался адаптацией бухгалтерского программного обеспечения и давал в качестве контактного телефона домашний, на который отвечала моя супруга. Так вот, большие недоразумения вызывало то, что звонили клиентки, спрашивая Сережу. К слову сказать, я, естественно, Сережа, но только для своей жены и мамы. Для всех остальных я – Сергей. Уменьшительное обращение в публичных отношениях проявляет, на мой взгляд, неуважение к собеседнику.
Если между Вами установились отношения, в которых Вы обращаетесь к собеседнику по имени-отчеству, то в дальнейшей переписке обращение, типа "Николай Иванович, прошу извинить меня, если я неправильно запомнил Ваше имя-отчество", не допустимо.
Внимательно прочтите, как зовут человека. Ко мне иногда обращаются как к Сергею Михайловичу (вместо Сергея Михайлова). и сразу становится понятно, насколько я интересен собеседнику.
Я столько времени уделил эпистолярному значению подписи и тому, как обращаться к респонденту, потому что считаю это очень важным показателем заинтересованности в общении. И если обращение на «ты» в устной беседе как-то можно списать на плохую память, воспитание, образование, то обращение без имени в электронной переписке говорит либо об отсутствии культуры, невнимательности, либо о неуважении.
Перед отправкой прочитайте письмо чужими глазами.
Написав письмо, прочтите его чужими глазами и спросите себя, все ли понятно тому, к кому Вы обращаетесь. Иногда я получаю письма, на которые невозможно ответить без наводящих вопросов.
Например, мне пишут такие короткие запросы: "Ваш сайт не работает.", "Не могу зайти на форум".
Поскольку у меня 24 доменных имени и несколько форумов, совет: старайтесь давать побольше информации. То, что понятно Вам, может быть непонятным собеседнику. Если Вы пишете автору статьи, то указывайте название статьи и место, где статья размещена.
Напомните о себе в первых строках письма.
Каждый раз, когда я пишу знакомому, с которым не поддерживал отношения долгое время, то в обязательном порядке напоминаю, при каких обстоятельствах мы познакомились. Например, я пишу так: "Привет, Иван, пишет тебе Сергей Михайлов. Мы делали проект ХYZ. у меня возникли мысли по поводу. ". То же самое следует и из этики телефонных разговоров. Фразы типа, "привет, ты узнал меня?" неприемлемы и свидетельствуют о низкой культуре общения.
Даже если Вы писали человеку вчера, то в обязательном порядке процитируйте часть переписки, которая может напомнить о взаимоотношениях. Ответ типа "Моя ставка 1000 рублей" некорректен. 1000 рублей – за что? за дизайн сайта, коррекцию текста в книге? или это почасовая ставка? Помните, что Ваш респондент, если ведет множество проектов, может забыть Вас с того времени, когда писал Вам ответ, хотя во время переписки создается впечатление, что Вы – единственный, с кем он ведет переписку.
Отвечайте на письма в течении одного дня.
Один мой клиент работал с нефтяной корпорацией из США. У меня вызывало немалое удивление то, что на запрос любой сложности американцы отвечали за 1-2 дня, в то время как наша компания часто задерживала ответы, а изредка и забывала ответить на них. При этом стоит иметь в виду, что у российской фирмы штат был 100-200 человек, а у американцев – сотни тысяч.
Я себе поставил за правило отвечать на письма в течение 1-2х дней, иначе я просто забуду написать ответ.
Если Вы работаете фрилансером, то, при получении запроса на выполнение определенной работы, обязательно посылайте ответ о том, что Вы получили письмо и к какому сроку выполните задание или дайте развернутый ответ на письмо. Это должно стать для Вас правилом. Я, к примеру, иногда вспоминаю о контакте в момент, когда получаю отклик.
Новички обычно пишут весь текст письма без разбивки на абзацы. Такие письма сложно пробежать глазами и понять, где закончилась одна мысль, а где началась вторая. Я бы рекомендовал почаще использовать строчные пробелы и посоветовал бы применять следующую структуру письма:
Выделяйте отдельный абзац под каждый раздел письма. Составляя текст письма, разбивайте его логические блоки абзацами.
Фрилансеровская специфика
В наше время можно найти любого специалиста через биржу фрилансеров. У меня вызывает немалое удивление факт, когда соискатель, у которого просишь указать ставку и опыт работы, не отвечая на вопросы, сообщает номер ICQ.
Часто запросов на выполнение определенного вида работ столь много, что реагировать на неполные письма просто нет времени.
Профессионалы в обязательном порядке перевыполнят план. Приведут примеры своих работ, укажут опыт и выполнят тестовый пример, даже если их об этом не просят. Прямо скажу, – приятно работать с такими людьми.
Ну, а теперь я перейду к самому главному - для чего все это нужно.
- Выбирая правильных людей для общения, Вы обогащаете себя.
- Правильно составляя электронные письма, Вы экономите свое и чужое время.
- Проверьте правильность оформления заголовка е-майла. Оформите его в стиле "Имя-Фамилия" или так, как Вы хотите, чтобы к Вам обращались.
- Четко определите, как зовут Вашего респондента. Не коверкайте его имя.
- Каждый раз, когда Вы пишете письмо, оставляйте часть текста из предыдущего письма.
- Перед отправкой читайте письмо чужими глазами и задайтесь вопросом, можно ли Ваше письмо прочесть как-либо по-другому.
- Если автор пишет на интересные Вам темы, то пишите ему отклики. Составляя письма, Вы будете перерабатывать полученный материал и заводить новый ценный контакт. В конце концов, если текст не порождает отклика, то зачем его читать?
Подпишитесь на бесплатную рассылку
Вы получите серию писем, в которых будет демонстрироваться простые и понятные упржнения на освоение навыка скорочтения. Вы узнаете о том, как сделать апгрейт мозгов и наконец, начать быстро читать.
Как правильно начать и закончить деловое сообщение в электронной почте
Более 89 миллионов сообщений отправляются каждый день по электронной почте согласно недавней статистике опубликованной в Mashable. Это без учета более 55 миллионов личных сообщений.
Без электронной почты сегодня невозможно обойтись ни в деловой, ни в личной жизни. При этом немногие знают, как правильно начать и закончить электронное сообщение, чтобы добиться желаемого результата.
В ходе этого курса я покажу вам лучший способ написания начала и концовки делового сообщения. Я также объясню особенности стилистики электронных сообщений, и почему важно точно определять свою целевую аудиторию.
Электронная почта (графика)
1. Знайте свою целевую аудиторию.
Чтобы начало и конец вашего сообщения произвели желаемый эффект, вам необходимо определить, кто в вашей целевой аудитории. Целевая аудитория - те, для кого предназначено ваше сообщение.
Например, веб-разработчику необходимо связаться с компанией, чтобы узнать, есть ли у них необходимость услугах по веб-разработке. В этом случае целевой аудиторией будет менеджер по кадрам. Противоставим этому другой случай, когда вы пишете другу, чтобы узнать, есть ли в их компании вакансия для веб-разработчика. Тогда целевая аудитория - ваш друг.
Важно знать, кому именно предназначено ваше сообщение. От того, кому именно вы пишете, изменится стиль сообщения, включая начало и конец. Два ключевых различия в определении целевой аудитории:
- знакомая аудитория - незнакомая аудитория
- один человек - группа
Знакомая аудитория или незнакомая аудитория?
В идеале стоит узнать о своей аудитории как можно больше. Если есть такая возможность, адресуйте свое сообщение тому, с кем вы лично знакомы в организации.
Если вы ни с кем в этой компании не знакомы, постарайтесь найти имя и должность человека, которому направляете сообщение. Люди склонны отвечать на сообщения, адресованные лично им.
Иногда приходится адресовать свои сообщения незнакомой аудитории. Например, вы увидели рекламу о предложении работы для фрилансеров, и в ней нет имени или адреса контактного лица. Вы просмотрели всю информацию о компании, но так и не нашли, кто именно решает кадровые вопросы. В таких случаях не остается ничего лучше, как начать сообщение с общего дружелюбного приветствия "Здравствуйте".
Избегайте обращений типа "Уважаемый руководитель" и т.п., - такие обращения слишком неуклюжи и формальны.
Аудитория также влияет на стиль и тон вашего сообщения. Деловое сообщение электронной почты, адресованное знакомому, может быть менее формальным и более прямым по сравнению с сообщением для человека, с которым вы едва или вовсе не знакомы.
Отдельный человек или группа?
Всегда старайтесь адресовать свое сообщение конкретному человеку, насколько это возможно. Бывает, возникают ситуации, когда вам необходимо написать целой группе людей. Вот несколько примеров:
- рассылка группе клиентов об изменениях в оказываемой услуге
- реклама вашей компании группе заинтересованных подписчиков
- сообщение группе профессионалов, с которыми вы сотрудничаете
Уверена, вы уже подумали о других ситуациях, с которыми приходится сталкиваться вашей компании.
Когда вы делаете групповую рассылку, лучше сразу подумать о том, какая характеристика объединяет их. Это поможет вам определиться с тоном сообщения и с тем, как к ним обратиться.
Например, сообщение, адресованное группе юристов, будет более формальным, чем сообщение для группы студентов вуза.
2. Выбор стиля: формальный или неформальный?
Стиль вашего сообщения может повлиять на то, произведет оно желаемый эффект, или нет. Соответственно начало и окончание вашего сообщения будут другими в зависимости от стиля, который вы выбираете.
Вам необходимо знать три ключевых вещи о стиле в электронной почте:
- Когда использовать формальный стиль.
- Когда использовать неформальный стиль.
- Следить за тоном.
Формальный стиль в электронной почте
Несколько лет назад все деловые сообщения были обязаны придерживаться формального стиля.
Самая большая проблема в этом - формальные приветствия звучат слишком строго.
Обратите внимание, какой тон общения принят в организации, которой вы пишете. Многие компании сегодня предпочитают простой, неформальный стиль, даже в деловой переписке.
Неформальный стиль в электронной почте
Одни компании строго придерживаются формального стиля в переписке, а другие предпочитают менее формальный стиль. Следующие знаки подскажут, стоит ли вам перейти на менее формальный язык в сообщениях:
- Сообщения от всех сотрудников, которые вы получаете от конкретной организации, написаны в неформальном стиле. Особенно обращайте внимание на сообщения от руководителей организации. Как они написаны?
- Получатели предлагают вам обращаться к ним по-другому. Например, вы адресуете сообщение словами: "Уважаемый г-н Петров", а он в ответ пишет вам: "Г-н Петров - это мой отец, зовите меня Алексей".
- Вы хорошо знакомы с получателем. Когда вы пишете деловое сообщение другу или коллеге, с кем вы хорошо знакомы, естественно обращаться к ним по имени. Если вы будете писать в приветствии "Господин" или "Госпожа", это будет звучать неуклюже, даже недружелюбно.
Один из самых больших недостатков электронной почты - получатель не видит ваших жестов, так называемого языка тела. Это может вызвать недопонимание.
Я, как мне казалось, писала очень профессиональные письма. Сразу после приветствия я приступала к делу и напрямую обсуждала интересующую меня тему. Однажды один из клиентов спросил меня, почему мои письма были такими недружелюбными - это стало полным шоком. Мне пришлось всерьез задуматься, как я пишу свои сообщения.
В сообщениях этому клиенту я стала добавлять небольшие фразы в начале письма типа:
- "Надеюсь, сегодня у вас хороший день".
- "Надеюсь, ваша неделя удалась".
- "Буду рада снова встретиться с вами".
В результате тон нашего общения изменился к лучшему. Избегайте слишком формальных приветственных фраз наподобие:
- Надеюсь, у вас все благополучно.
- Довожу до вашего сведения, что.
- Это сообщение касается вопросов относительно.
Ваша цель - установить дружелюбные отношения с получателем, прежде чем приступить к обсуждению деловых вопросов.
3. Самый лучший способ начать сообщение
С чего начать деловое сообщение? Начало вашего сообщения - первое, на что обратит внимание получатель. Хорошее начало означает, что вы произведете хорошее впечатление. Плохое начало может означать, что ваше сообщение будет удалено еще до того, как адресат дойдет до сути сообщения.
Вот три элемента хорошего начала сообщения:
Рассмотрим первый элемент.
Большинство людей бегло просматривают темы сообщений в своем почтовом ящике, чтобы решить, какие из них важны, а какие можно открыть позже или вовсе удалить. Если вы хотите, чтобы ваши сообщения читали, вам жизненно важно писать хорошие темы писем.
Дэвид Мастерс дает хорошие советы по написанию грамотных тем в электронной почте:
Мастерс утверждает, что эффективные темы сообщений должны иметь непосредственное отношение к аудитории, по возможности быть специфичными и непосредственно привязаны к жизни адресата.
Приветствие - это обращение к получателю вашего сообщения. В более формальной переписке его часто начинают со слова "Уважаемый/Уважаемая".
Вот несколько примеров формальных приветствий:
- Уважемый господин
- Уважаемая госпожа
- Уважаемый Валерий Петрович
- Уважаемая Дарья Степановна
- Руководителю отдела
- Уважаемый профессор Сибко
Если вы начинаете приветствие со слов "Уважаемый господин" или "Уважаемая госпожа" и при этом не знаете, к кому вы обращаетесь - мужчине или женщине - ваше обращение могут счесть за грубость. В таком случае начните со слов "Уважаемые господин или госпожа".
Хотя слово "Здравствуйте" звучит менее формально, оно вряд ли кого-то оскорбит. Это самый лучший способ начать сообщение, когда имя получателя вам неизвестно.
Когда вы пишете сообщение человеку выше вас по должности или старше вас, обращайтесь к ним по имени-отчеству. Например, если студент вуза пишет запрос руководителю отдела компании, в которой ищет работу.
Когда вы приветствуете кого-то по имени, перепроверьте правильность написания имени. Когда человек видит ошибку в написании своего имени - это всегда производит плохое впечатление.
Если организация поощряет неформальный стиль в переписке, можно начать сообщение с простого "Добрый день" или даже "Привет". Если вы знаете имя человека, напишите имя. Например: "Привет, Сергей".
Однако будьте осторожны. Неформальные приветствия более дружелюбны, но можно показаться слишком наглым. Если вы неуверены, лучше ошибиться в сторону большей формальности.
В деловой переписке излишнюю неформальность могут счесть за грубость. Большинство экспертов соглашаются, что не стоит начинать и заканчивать деловые сообщения аббревиатурами, привычными для нас в СМС. Ниже приведены несколько примеров аббревиатур из СМС, которые стоит избегать в деловой переписке по электронной почте:
- Hey
- Yo
- Sup или Whassup
- ? (Сообщение начинается с вопросительного знака)
Первое предложение сообщения влияет на то, будет получатель читать его далее, или нет. Профессионально составленное сообщение будет начинаться с эффективного первого предложения. И не сосчитать, сколько сообщений я отправила прямиком в корзину из-за того, что уже по первой строчке было понятно, что отправителю не имело смысла писать мне.
Привожу несколько примеров плохих первых предложений, и как лучше их исправить:
- "Вы меня не знаете, но. " Нет необходимости сообщать мне, что я вас не знаю. Вместо этого сразу перейдите к делу. "Я пишу, чтобы пригласить вас на ежегодное собрание компании 5 июля".
- "Меня зовут Елизавета Лопатова, и я. " Такое начало сосредотачивает все сообщение только на вас. Вместо этого задайте вопрос, чтобы заинтересовать получателя. "Знаете ли вы, что 50% американцев не имеют сбережений на пенсию?" Представьтесь после того, как привлекли внимание получателя.
Если вы пишете письмо человеку, с которым не знакомы лично, но у вас есть какие-то точки соприкосновения, сошлитесь на них. Например, вы можете написать: "Мне понравилась ваша презентация по юзабилити на встрече [название компании] в прошлом месяце", или "Я прочел вашу последнюю статью по [тема] в публикации [название]".
Предостережение: не пытайтесь выдумать точки соприкосновения там, где их нет. Если вы не были на презентации или не читали статьи, они быстро это поймут. Я - писатель, и часто получаю письма от людей, утверждающих, что они прочли мою статью, но при дальнейшем общении становится очевидным, что они лишь пробежали глазами заголовок моей статьи.
4. Как закончить сообщение
Бывало такое, что вы написали сообщение, но не знаете, как его закончить? Вы не одни. Заключительные слова сообщения не менее важны. По этой причине на Envato Market есть десятки шаблонов деловой почты, в которых учтен каждый элемент. Вот пример дизайна шаблона black email signature:
Шаблон Black Email Signature состоит из 30 раскладок, включая файлы Photoshop и HTML.
Помню, как чуть не подпрыгнула несколько лет назад, когда клиент закончил свое сообщение словами "Целую". Я тогда закончила большой проект для него в сжатые сроки, но мы не были настолько близко знакомы. В действительности оказалось, он просто был рад, что я смогла проделать такую большую работу за рекордно короткое время; но его слишком неформальные слова вызвали дискомфорт.
Лучше всего заканчивать письмо этими элементами:
Так же как и в начале сообщения, не используйте аббревиатур из СМС в деловом письме. Вот некоторые примеры аббревиатур, которых следует избегать:
Где можно больше узнать об электронной почте
Вы можете писать эффективные начала и заключения в почтовых сообщениях. Подводя итог тому, что мы обсудили, начинайте и заканчивайте деловые сообщения так:
- определите, кто ваша целевая аудитория
- выберите подходящий стиль сообщения
- обратите внимание на элементы в начале сообщения
- закончите письмо правильными компонентами.
Вы можете узнать больше о написании деловых писем электронной почты в этом подробном курсе:
Совет 1: Как написать письмо незнакомому человеку
- Как написать письмо незнакомому человеку
- Как нужно писать письмо в 2018 году
- Как определить спам
Совет 2: Как написать письмо девушке
- как написать девушке комментарии
Совет 3: Как написать письмо о помощи
Иванову И.И.Допустимо здесь же написать, от кого письмо:От жильцов дома №1 по ул. Молодежной г. Кузнецка (список фамилий и подписей прилагается).Или:От Николаева Н.Н., проживающего по адресу: (полный адрес). Желательно указать номер телефона.Однако данные отправителя и его контакты можно указать и в конце письма.
- причина составления письма (что вас в описываемом событии беспокоит, волнует, тревожит);
- просьба, вытекающая из описанного вами события.При соблюдении такой последовательности, отображающей логику развития события или ситуации, письмо будет восприниматься адресатом легче.
- четкость. Избегайте предложений, смысл которых может трактоваться неоднозначно.
- точные обозначения мест и дат, так или иначе связанных с вашей просьбой о помощи.Небольшая доза эмоций в письмах о помощи допустима.
Просьбу формулируйте с помощью глагола «просить»:
«Просим Вас принять меры…» (если письмо от группы лиц);
«Прошу оказать содействие…» (если письмо от одного человека).
Если у вас имеются собственные соображения, каким образом можно исправить ситуацию, о которой вы сообщили, в конце письма можете написать «Мои предложения» и изложить свое видение решения проблемы.
Как правильно составить текст с рассказом о себе
Основатель сервиса для проверки текстов «Главред» Максим Ильяхов написал статью о том, как правильно составлять текст о себе. ЦП перепечатывает материал с разрешения автора.
В продвинутом курсе есть темы «Текст о себе» и «Текст о компании». Это самые востребованные и обсуждаемые уроки курса, потому что они затрагивают каждого. Мы решили подарить один из этих выпусков всем нашим читателям как знак доброй воли. Поэтому держите бесплатно один из уроков платного продвинутого курса.
Начну с истории.
Как я сломал российских писателей
В прошлом году мне потребовался писатель: спокойный и с пониманием бизнеса. Я написал в блоге вакансию, в качестве тестового задания попросил рассказать о себе. Вакансию перепечатал популярный сайт о работе, и ее увидел «широкий круг читателей», а я получил сто откликов.
Когда я отфильтровал сумасшедших, оставшиеся кандидаты разделились на три категории: биографы, формалисты и творческие.
Биографы: «Я родился в 1988 году в Майкопе, республике Адыгея. Закончил школу такую-то с отличием. В таком-то году поступил в Кубанский государственный университет на такой-то факультет. Увлекаюсь фехтованием и верховой ездой, слушаю Бетховена и гангстерский рэп, любимые писатели — Достоевский и Мураками».
Формалисты: «Прошу рассмотреть мою кандидатуру на должность „Писатель для интернет-СМИ“. Меня зовут Иванова Ивонна Ивановна, 23 года, выпускница факультета иностранных языков и регионоведения ФГОУ ВПО „Московский государственный университет имени М. В. Ломоносова“. Я стрессоустойчива, обучаема, ответственна и хорошо работаю в коллективе».
Творческие: «Рассмотрите мою мимимишную кандидатуру. Я с текстом с детства, родители называли меня юным Пушкиным, а когда я подрос и меня не убили на дуэли, я понял, что моя жизнь должна быть связана со словотворчеством и словоткачеством. Я хронический текстоголик, текстофил и текстоман».
Все эти отклики — мимо. С такими кандидатами не о чем говорить, даже если там выпускница моего родного иняза. Люди пишут не о том. Люди не знают секрет.
Секрет хорошего текста
Хороший текст должен быть о читателе. Не о вас, не о продукте, а о том, что волнует читателя.
Давайте разберем случай с моей вакансией. Вот что мне важно узнать о кандидате, чтобы начать разговор:
- Как человек пишет? Где почитать?
- Разбирается ли он в бизнесе?
- Какой у него опыт?
При первом знакомстве меня не волнует биография, интересы, образование и творческая жилка. Я ищу нормального исполнителя.
Меня зовут Ивонна, хочу работать писателем в вашем деловом СМИ.
Пишу для интернет-журналов с 2010 года. Лучшие работы.
Есть опыт в бизнес-темах: в прошлом году писала статьи для делового журнала «. ». Темы — финансы, управление. Лучшие статьи.
Как узнать подробнее о задаче? Если есть тестовое задание, буду рада попробовать.
С вакансией просто: в ней работодатель открыто говорит, что он ищет в исполнителе. Но если вакансии нет, нужна система.
Прежде чем писать, хороший автор размышляет над тремя вопросами:
- Для кого я пишу? Что эти люди знают, а что — нет?
- Почему и в какой ситуации эти люди прочитают текст? Чего они хотят?
- Что им интересно в связи с моим продуктом?
Допустим, кандидат на вакансию готовится писать письмо:
- Для кого? → Для незнакомого человека, у которого есть потребность в писателе для делового СМИ.
- Почему и как он прочитает мой текст? → Он увидит его в почте среди многих писем от других кандидатов (скорее всего, больных и неадекватных). Вместе с тем, у него мало времени.
- Чего он хочет? → Максимально быстро найти адекватного кандидата, который решит его проблему.
Цель кандидата, исходя из этой логики: «Помочь незнакомому человеку сразу увидеть, что я решу писательские задачи в его деловом СМИ».
Все, что этот кандидат теперь будет писать, будет работать на цель текста. Каждое предложение поможет достигнуть цели. Все, что не по теме, удаляется. Особенно та часть про фехтование.
Теперь применим эту систему к задаче «Написать текст о себе». Уточним задачу: «Текст о себе на главной странице личного сайта. Задача сайта — продавать мои услуги как свободного разработчика».
Фантазируем ответы на вопросы:
- Для кого? Для тех, кто ищет разработчика. Они пришли ко мне на сайт с Freelance.ru. Это могут быть как технические директора и руководители разработки, так и просто клиенты.
- Почему и как прочитают? Потому что они выбирают себе программиста в штат или на сдельную работу. Они нашли меня в интернете и теперь изучают внимательнее.
- Чего хотят? Найти самостоятельного, ответственного и квалифицированного разработчика, у которого не надо стоять над душой.
Миссия — «Помочь читателю увидеть, что я сниму его проблемы по разработке, потому что я квалифицированный, самостоятельный и отвечаю за результат». Поехали:
- Я веб-разработчик: пишу приложения и запускаю онлайн-сервисы. Мой профиль — высоконагруженные системы и интернет-платежи.
- Работал в «Яндексе» и Mail.ru. Разработал и запустил платежный сервис «Деньги плюс». С 2010 года поддерживаю и дорабатываю «Мою почту».
- Предпочитаю делать проект с нуля: создавать архитектуру, прототипировать и строить бэкэнд. Мне помогает команда дизайнеров и фронт-эндеров.
- Сдаю проекты вовремя, потому что следую методу несдвигаемых дедлайнов. Работаю по договору, несу материальную ответственность за срыв сроков.
- Буду рад обсудить задачу.
Обратите внимание на аудиторию: мы пишем не в принципе для всех людей, которые придут на наш сайт, а именно для тех, кто может стать клиентом.
— Но сэр, это же рекламный текст!
— Да. А вам какой нужен?
— Ну, текст «О себе»
— А зачем вам текст о себе?
— Но я же. Это же текст про меня! — все еще доносится неуверенный голос из зала. У меня для вас плохие новости.
Мы никому не интересны. Кроме наших родителей, супругов и ближайших друзей, наше существование никого не заботит. Люди интересны друг другу настолько, насколько они друг другу полезны.
Поэтому в хорошем тексте «О себе» не будет ничего о вас. Текст будет о том, чем вы полезны. Если текст для потенциальных клиентов — он будет о том, как вы решите их задачу. Если для сайта знакомств — о том, какой из вас хороший партнер.
Не печальтесь, что люди пока не особо интересуются вашей персоной. Когда люди ей заинтересуются, будет гораздо хуже. Спросите Лебедева или Киркорова.
Если десять раз написать текст о себе для разных мест, увидишь закономерности. Текст будет складываться примерно одинаково:
Чем ты полезен → В чем особенность → Чем докажешь → (Что еще) → Приглашение связаться
Понятно, что это только шпаргалка: не нужно ее с силой запихивать туда, куда она не лезет. Хотя и лезет она почти везде:
- На личном сайте, для потенциальных клиентов: Я графдизайнер → Специализуюсь на карамели и модноте → Рисую иконки для Ozon и Amazon → Иногда срываю сроки, но никогда не жертвую качеством → Буду рад помочь.
- На форуме графдизайнеров: Дизайнер, работаю в Photoshop, Sketch и Illustrator → Специализируюсь на карамели и тенях → Вручную делаю субпиксельный антиалиасинг → Сайт.
- На сайте знакомств: Дизайнер, 27 лет, Москва. Ищу девушку для создания семьи → Увлекаюсь плаванием и бегом. Веду собственный бизнес → Пою соул и фанк в группе → Люблю музыку семидесятых → Электронный адрес.
Тут слышатся вопли, что на сайте знакомств нужно писать про душу, про чувства и про любовь. На самом деле нет: при первом знакомстве эти слова выдают отчаяние и нужду.
Мой персональный пунктик — формулировать не только пользу, но еще миссию и позицию. Это не везде нужно, но если получается, то прямо вау.
Миссия — это ответ на вопрос «Зачем ты работаешь?»:
- Хочу создавать учебники, которые будут вдохновлять школьников заниматься наукой.
- Мне интересно улучшение навигации и городской среды. Хочу делать города удобными и экологичными.
- Помогаю компаниям строить уважительные и долгосрочные отношения с клиентами.
Миссия помогает найти единомышленников и отвадить левых людей. Это как на сайте знакомств написать, что вы фанат группы «Ария»: кто-то закроет страницу, а кто-то сразу позовет на свидание.
Позиция — это ответ на вопрос «Что для тебя неприемлемо»:
- Я не работаю в офисе и не торгую временем. Если вам нужен карманный дизайнер на полный рабочий день, я не смогу быть вам полезным.
- Работаю только по договору. Как-нибудь договориться — не вариант.
- Не работаю с производителями табака и алкоголя, форексами и сетевым маркетингом.
Позиция — это частный случай «травления лески». Вы показываете отсутствие нужды: вам важнее сделать хорошо, а не заработать любой ценой. К вам больше доверия.
Вот вы подробно и уважительно написали о том, что интересно читателю.
- Я музыкант и композитор. Озвучиваю и пишу музыку для рекламы и фильмов, подбираю и лицензирую музыку для ресторанов, клубов и торговых центров. Делаю мастеринг для радио и телевидения.
- Специализируюсь на народной музыке Востока и Латинской Америки. Работаю с сессионными музыкантами из Перу, Венесуэлы, ЮАР, Индии и Китая.
- Моя цель — распространять знания о жизни и культуре народов мира через музыку и песни. Для этого веду подкаст о народной музыке мира и преподаю перкуссию в Московском доме музыки. Буду рад сотрудничеству с близкими по духу образовательными проектами.
- Работаю по договору. Не пишу музыку для рекламы сигарет и алкоголя.
- Пишите.
Теперь подумайте об изюминке: какой-нибудь детали, которая вызовет эмоцию и благодаря этому запомнится.
Эмоции получаются не из-за особых слов, а из-за эмоциональных понятий и событий.
Изюминка должна быть одна. Не мельчите и не рассыпайтесь в шуточках, это выглядит жалко.
Источники:
megaplan.ru , www.citycat.ru , business.tutsplus.com , www.kakprosto.ru , vc.ru ,Следующие статьи:
- Как правильно юридически написать расписку на деньги
- Как сотрудника заставить написать заявление об увольнение
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
