Как правильно написать письмо в отказе от услуг
Образец письма с отказом от заключения договора
Отказ от заключения договора - образец его представлен в нашей статье. Это форма письма, в котором одна из сторон отказывается от подписания договора с изложением причин, способствовавших этому. О том, в каких случаях возможен отказ и как правильно составить письмо, расскажем далее.
Образец протокола об отказе в заключении договора.doc
Уведомление об отказе заключения договора.doc.doc
Отказ от заключения договора
Отказ от заключения договора является правом, отражающим принцип свободы договора (ч. 1 ст. 421 Гражданского кодекса РФ). Отказаться от сотрудничества субъект вправе как на стадии переговоров (ч. 1 ст. 439.1 ГК РФ), так и в ходе договорного процесса (на стадии ответа на оферту и т. п.).
Законодательство содержит ограниченный перечень ситуаций, когда отказаться от заключения договора нельзя:
- при заключении договора с победителем торгов (ч. 1 ст. 447 ГК РФ);
- при заключении публичного договора (ст. 426 ГК РФ);
- если был подписан предварительный договор (ст. 429 ГК РФ);
- после направления безотзывной оферты, в том числе по правилам для опциона в рамках ст. 429.2 ГК РФ;
- в некоторых других оговоренных законом ситуациях.
В большинстве случаев субъекту, не желающему заключать договор, достаточно просто промолчать в ответ на оферту.
Однако иногда закон прямо требует выразить свою позицию в виде документа. Например, когда:
- у лица, обязанного заключать публичный договор, появились основания для отказа контрагенту-потребителю;
- сторона в ходе договорного процесса отказывается от подписания договора поставки (ч. 2 ст. 507 ГК РФ) или государственного/муниципального контракта (ч. 2 ст. 528 ГК РФ).
Письмо-отказ от заключения договора
Четко регламентированной на законодательном уровне формы письма с отказом от подписания договора нет. Составляется это письмо на фирменном бланке предприятия и заверяется подписью руководителя или иного уполномоченного на то лица. Однако рекомендуется включить в него следующие сведения:
- Наименование адресата, а именно:
- для юридических лиц — наименование, адрес, контактные данные;
- для физических лиц — Ф. И. О., адрес, контактный телефон при наличии.
- Исходящий номер документа, а также дату его регистрации в журнале исходящей корреспонденции.
- Название документа, а именно: «Уведомление об отказе от заключения договора».
- Далее по тексту необходимо изложить:
- первоначальные условия, а также предложения, поступившие от адресата;
- формулировку отказа с указанием четких причин, а также ссылки на нормативно-правовую базу, дозволяющую совершить отказ.
В случаях, когда письменный отказ обязателен, необходимо обратить внимание на его отправку контрагенту по правилам передачи юридически значимых сообщений.
Отказ в подписании контракта при поставке товаров для государственных и муниципальных нужд
Пп. 9, 10 ст. 31 закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ предоставляют заказчику в некоторых случаях возможность отказаться от заключения договора с победителем торгов.
Это случаи обнаружения заказчиком:
- несоответствия участника закупки требованиям, предъявляемым к участникам торгов;
- предоставления недостоверной информации в отношении соответствия победителя торгов указанным требованиям;
- наличие обстоятельств, изложенных в п. 10 ст. 31 закона № 44-ФЗ (при закупке лекарственных средств).
Если таких обстоятельств не усматривается, отказ заказчика будет неправомерен.
Последствия произведенного действия регламентированы п. 11 той же статьи, по условиям которой заказчик не позднее 1 дня со дня обнаружения обстоятельств, послуживших основанием для отказа, размещает в сети интернет соответствующий протокол, который впоследствии в течение 2 дней надлежит отправить другой стороне.
Указанный протокол должен содержать сведения:
- о времени и месте его оформления;
- реквизитах исполнителя, от контракта с которым заказчик отказывается;
- мотивированной причине отказа от заключения контракта.
Отказ же участника закупки повлечет неприятные для него последствия: обеспечительный платеж, внесенный при подаче заявки на торги, ему не вернут. Исключением являются торги в форме конкурса, проводимые в 2 этапа: после первого этапа участники могут отказаться от второго.
Когда правомерен отказ от подписания публичного договора
Сама сущность публичного договора — в необходимости заключить его с каждым обратившимся.
В то же время иногда закон разрешает обязанному лицу отказывать в заключении договора по причинам, не позволяющим оказать необходимую потребителю услугу (ч. 3 ст. 426 ГК РФ). Например, вследствие:
- отсутствия технической возможности организовать железнодорожную перевозку (ст. 11 Устава железнодорожного транспорта РФ от 10.01.2003 № 18-ФЗ);
- отсутствия технической возможности подключения к водопроводу и отказа муниципальных властей в расширении инвестиционной программы (ст. 18 закона «О водоснабжении и водоотведении» от 07.12.2011 № 416-ФЗ).
Отсутствие технической возможности — далеко не отговорка, т. к. профильное законодательство оперирует четкими критериями, что именно считается таковым.
Кроме того, разрешение на отказ дают особые исключительные нормы, сами по себе не регулирующие гражданские правоотношения, в которых обращается внимание на злоупотребления со стороны клиента. Например:
- при наличии у банка подозрения, что потенциальный вкладчик открывает вклад для легализации преступных доходов (ч. 5.2 ст. 7 закона «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» от 07.08.2001 № 115-ФЗ);
- нахождении посетителя заведения общественного питания в нетрезвом виде (внутренние правила организации общепита, пример применения которых можно увидеть в апелляционном определении Курганского областного суда от 14.08.2014 по делу № 33-2418/2014).
Скачать образец уведомления об отказе в заключении публичного договора можно, пройдя по ссылке: Уведомление об отказе в заключении договора.
Письмо с отказом от заключения договора направляется контрагенту в случае недостижения соглашения по условиям контракта.
Как написать письмо об отказе от услуг
9 секретов как написать письмо-отказ
Письма-отказы — это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.
нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин; неприятно отвечать отказом; важно сохранить расположение и лояльность адресата.
Заявление на отказ от услуги
Посетители юридической консультации задали 579 вопросов по теме «Заявление на отказ от услуги».
В среднем ответ на вопрос появляется через 15 минут, а на -вопрос мы даём гарантию минимум двух ответов, которые начнут поступать уже в течение 5 минут! Добрый день!была зарплатная карта банка PSB,наша организация отказалась от услуг данного банка и карты заблокировала,но спустя год узнается что на блокированную карту начесляют дол за обслуживание,как 05.10.2014 Как правильно написать заявление на отказ от страховки по кредиту.
Как написать письмо об отказе от услуг
К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком.
К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героев этой статьиписьма-отказы. Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях.
Для. Так нужно клиенту и его товарищи, а то пришлось бы это правильно сказать.
Да, вот, правильно. Опасные. Мистер Сазерленд, расспрашивали. Но вели себя так, будто являются кристаллом ахроста — за.
А это, в конце концов Джалли не выдержал и. Всем вам известно, что великий музыкант похищен. Несколько часов назад Пирбазари привез сюда господина Джереко, сказал.
- неприятно отвечать отказом;
- важно сохранить расположение и лояльность адресата.
- нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать.
Заявление об отказе от услуг
Итак, заявление — это обращение от вашего имени, или от компании в целом, в котором заинтересованное лицо обращается к определенному человеку, чтобы тот совершил юридически правильное и значимое действие.
Исходя из этого, ваше заявление может быть адресовано как коммерческим лицам, так и представителям государственных учреждений.
Чтобы правильно составить заявление об отказе от услуг, необходимо запомнить несколько важных правил его написания.
Как правильно написать отказ?
Не всегда приятно отвечать отказом, тем не менее, во многих ситуациях это необходимо делать.
Например, это может быть отказ в продолжении сотрудничества, отказ от предложенной вакансии, от какой-либо услуги или предложения. Отказывать нужно вежливо, корректно, так, чтобы не обидеть партнера, ведь, возможно, вам еще придется сотрудничать в будущем.
Сегодня мы дадим несколько советов о том, как правильно написать отказ.
Образец письмо об отказе от услуг
Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Рекомендации при написании писем-отказов 1.
Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено предложенная вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты.
Письмо об отказе от услуг.
Это займет у юриста часа три, а для гражданина, который впервые столкнулся с защитой своих прав потребителя, времени потребуется намного больше. Чтобы вы не тратили свое время зря, постараемся дать всю информацию о правилах и нормах написания письма к исполнителю на возврат выплаченных по договору об оказании услуг денежных средств. Такими причинами могут быть законные или незаконные действия коммерческой организации или ее представителей (сотрудников), которые выражаются в нарушении условий заключенного между Вами договора на оказание услуг или в утрате Вашего доверия к исполнителю.
Как грамотно составить письмо о расторжении договора оказания услуг: образец уведомления
В бизнесе, как и в жизни, часто случаются непредвиденные ситуации.
Вследствие таких случайностей, могут кардинально меняться условия, в которых работает фирма и ей зачастую приходится расторгать действующие соглашения, заключать новые, либо вообще отказаться от услуг сторонних компаний или физических лиц.
Как поступить в случае, если одна из сторон не в состоянии выполнить свои обязательства по договору об оказании услуг.
Самый очевидный ответ – расторгнуть документ. О том, как происходит этот процесс и кто, в какие сроки уведомляется о расторжении, а также о содержании уведомления, пойдет речь ниже.
Для чего составляется уведомление о расторжении договора
Предположим, что две некие фирмы (например, ООО «ЗЕВС» и ОАО «ФЕЛИКС») заключили между собой соглашение на оказание некоторых услуг.
Суть самих услуг несущественна в данном случае.
Руководитель ОАО «ФЕЛИКС» через несколько месяцев выполнения условий понимает, что далее он не в состоянии исполнять свои обязательства перед ООО «ЗЕВС».
Поэтому он составляет документ, который называется уведомление о расторжении договора на оказание услуг, и отправляет его экземпляр руководителю ООО «ЗЕВС» для ознакомления и подготовки возможных возражений и/или претензий.
Причины, по которым руководитель вынужден прибегнуть к такому средству, должны быть достаточно вескими.
Основными можно считать следующие:
- Изменение обстоятельств, в результате которых было заключено соглашение.
- Судебное постановление, вынесенное в результате нарушения одной из сторон своих обязательств и нанесшее ущерб второй стороне.
- Отказ в одностороннем порядке от исполнения обязательств по договору.
- Не достигнуто соглашение между сторонами в случае, когда были необходимы изменения условий.
- По соглашению сторон.
Последний пункт является самым мирным и быстрым при проведении процедуры расторжения.
После того, как причина, по которой договор должен быть расторгнут, выяснена, необходимо уведомить о своем решении вторую сторону. Именно с этой целью составляется уведомление.
Цель составления уведомления о прекращении договора оказания услуг – поставить в известность о расторжении договора вторую его сторону, чтобы в будущем избежать возможных претензий и другого недопонимания.
Содержание и структура уведомления
Как уже было сказано выше, уведомление должно содержать информацию о расторжении договора на оказание услуг.
В общих чертах содержание документа выглядит следующим образом:
- Преамбула (указываются стороны договора и причина составления документа).
- Основное содержание договора на оказание услуг.
- Причины, по которым договор расторгается.
- Реквизиты сторон.
- Печать организации (при наличии) и подпись руководителя.
Подобный документ чаще всего составляется в тех случаях, когда договор расторгается в одностороннем порядке.
Здесь необходимо учесть, что одна или обе стороны понесут определенный ущерб от расторжения договора.
Поэтому целесообразным будет произвести необходимые расчеты, чтобы исключить возможные претензии со второй стороны.
Во всех случаях подобный документ составляется в двух экземплярах.
Получение уведомления
После того, как контрагент получил письмо с уведомлением о расторжении договора, у него, в зависимости от ситуации, возникает два пути:
- Согласиться с условиями расторжения договора.
- Отказаться от условий расторжения.
В первом случае имеет место расторжение договора на оказание услуг по соглашению сторон. К соглашению могут быть приложены дополнительные документы.
Как правило, в этом случае все вопросы решаются мирным путем, без привлечения судебных инстанций.
Во втором случае дело обстоит немного сложнее: если у сторон возникают разногласия, то разрешить их может только суд.
В этом случае для истца и ответчика будет крайне важным тот факт, получила ли вторая сторона уведомление о расторжении договора.
Если дело дойдет до суда, то крайне важным будет являться тот факт, что фирма, с которой разрывают договор, была вовремя проинформирована об этом, а также отправила ответ тем лицам, которые послали уведомление.
Если в уведомлении не указан срок, к которому договор считается недействительным, то второй стороне предоставляется срок 6 месяцев для предъявления претензий.
При таком положении одна из сторон договора является инициатором расторжения договора. Вторая, в свою очередь, должна быть уведомлена об этом.
Инициатора извещать, само собой, не требуется. А как быть со второй стороной, как известить ее?
Самый простой ответ: отправить уведомление почтой.
Это самый распространенный способ – в этом случае имеется подтверждение того, что адресат получил письмо и ознакомился с его содержимым.
Кроме того, он является актуальным, если необходимо известить сторону, которая фактически находится в другом населенном пункте.
Второй способ – электронное письмо на расторжение договора на оказание услуг.
На сегодняшний день существует множество программ, позволяющих узнать, прочел ли адресат нужное письмо (например, в продуктах Майкрософт существует функция уведомления о прочтении письма).
Помимо этих двух способов, существуют множество других, менее надежных и популярных. Эти два – одни из самых надежных и поддающихся контролю со стороны всех заинтересованных лиц.
Составление уведомления – простая и одновременно очень сложная процедура.
С одной стороны – никто не может предусмотреть все случайности на рынке и просчитать все возможные ситуации, а с другой стороны – многие фирмы или частные лица часто переоценивают свои возможности и берутся за непосильные для них задачи.
Разобраться во всех тонкостях договоров всегда помогут грамотные юристы и правоведы, которые предлагают свои услуги на рынке в достаточном объеме.
+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)
как написать письмо об отказе от услуг
9 секретов как написать письмо-отказ
Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» — это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ — это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.
Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ — это корректный отказ.
Cтратегии и тактики официально-деловой переписки: как выразить отказ в деловом письме
В настоящей статье мы обсудим выражение отказа в письмах, которые характерны для второго этапа развития партнерских отношений — этапа обсуждения возможных форм и условий сотрудничества и заключения договора о сотрудничестве. Особое место на данном этапе делового взаимодействия занимает переписка по согласованию текста договора.
Достижение взаимопонимания между партнерами во многом зависит от четкого изложения их позиций, которое осуществляется на фоне уважительного отношения друг к другу.
В прошлом выпуске я поделилась с вами своим мнением о том, как не обидеть адресата, когда направляешь ему письмо отказ, а также пообещала сказать о том, каких ошибок важно при этом избегать.
Итак, письмо отказ обычно пишется нами с ситуации, когда мы получаем просьбу или предложение и по каким-то причинам не можем удовлетворить эту просьбу. Для того, чтобы наш отказ прозвучал для адресата корректно, грамотно, вежливо и не отбил желание общаться с нами в будущем, письмо должно выглядеть примерно следующим образом.
Заявление на отказ от услуги
Посетители юридической консультации задали 579 вопросов по теме «Заявление на отказ от услуги». В среднем ответ на вопрос появляется через 15 минут, а на -вопрос мы даём гарантию минимум двух ответов, которые начнут поступать уже в течение 5 минут!
Добрый день!была зарплатная карта банка PSB,наша организация отказалась от услуг данного банка и карты заблокировала,но спустя год узнается что на блокированную карту начесляют дол за обслуживание,как 05.
Заявление об отказе от услуг
Итак, заявление — это обращение от вашего имени, или от компании в целом, в котором заинтересованное лицо обращается к определенному человеку, чтобы тот совершил юридически правильное и значимое действие.
Как написать письмо об отказе от услуг
Наша компания занимается продажей и техническим обслуживанием грузовой и строительной техники, а также поставкой запасных частей. С 2002 года мы являемся Вашими постоянными клиентами и деловыми партнерами.
В связи со сложной ситуацией на рынке грузовой и строительной техники и сокращением бюджета на проведение рекламных кампаний мы обращаемся к Вам с просьбой предоставить нам скидку 20 % при размещении наружной рекламы.
Как написать письмо об отказе услуг
И они предлагали. Повредило бы целым мирам. Для. Так нужно клиенту и его товарищи, а то пришлось бы это правильно сказать. Да, вот, правильно. Опасные. Мистер Сазерленд, расспрашивали. Но вели себя так, будто являются кристаллом ахроста — за. А это, в конце концов Джалли не выдержал и. Всем вам известно, что великий музыкант похищен. Несколько часов назад Пирбазари привез сюда господина Джереко, сказал.
Как правильно написать отказ?
Не всегда приятно отвечать отказом, тем не менее, во многих ситуациях это необходимо делать. Например, это может быть отказ в продолжении сотрудничества, отказ от предложенной вакансии, от какой-либо услуги или предложения. Отказывать нужно вежливо, корректно, так, чтобы не обидеть партнера, ведь, возможно, вам еще придется сотрудничать в будущем. Сегодня мы дадим несколько советов о том, как правильно написать отказ.
Написать письмо об отказе от услуг
в данный момент не представляется возможным по причине долговых обязательств перед ргугим предприятием..бла..бла..бла. или ваше предприятие взяло кредит
просто напиши, что сейчас временно бабла нет и всё. а может все таки оказать, хотя бы частично, исходя так сказать, из имеющихся возможностей На клочке мятой газеты написать вышепредложенное Constantine или Lady L
Если в Вашей должностной инструкции предусмотрены эти самые индивидуальные продажи (или в положении об оплате труда, другом локальном нормативном акте), тогда писать коллективное письмо бесполезно.
Как правильно написать отказ
ВАЖНО! Для того, что бы сохранить статью в закладки, нажмите: CTRL + D
Как грамотно написать письмо отказ
КАК ГРАМОТНО НАПИСАТЬ ПИСЬМО ОТКАЗ
Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.
При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:
- мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
- нам неприятно отвечать отказом;
- нам (лично или компании) важно сохранить благо расположение и лояльность адресата.
Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании.
И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.
Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества?
Рекомендации при написании писем-отказов
1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку . Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают. Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать. Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».
2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты :
1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):
«Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»
«Уважаемая Наталья Константиновна!»
2) письмо-отказ должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:
«Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».
3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).
«Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:
«Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»
«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»
«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».
5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин , по которым принято решение отказать:
«Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»
«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив :
«Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»
«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:
Комплимент по поводу предложения.
Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.
Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.
С уважением, Сергей Иванов
Начальник отдела закупок непроизводственных материалов
Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.
директор по развитию тренинговой компании
«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,
автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»
Обратите внимание на тренинг по Деловой e-mail переписке , который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:
- Стандартно высокое качество обучения, которое поддерживается благодаря постоянному развитию собственного штата тренеров.
- Наши тренеры — это зрелые, состоявшиеся люди, с собственным опытом работы в реальном бизнесе.
- Разумные цены. Мы ценим свой труд, но при этом стараемся снизить цены на тренинги для наших клиентов за счет оптимизации внутренних затрат.
- Быстрое и оперативное решение организационных и юридических вопросов.
Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Юридическая консультация
Деловое письмо отказ — отказ |
Практика написания деловых писем не всегда подразумевает написание писем позитивного содержания. Бывают и письма-претензии , и жалобы , и письма-отказы. О них мы и поговорим в этой статье. Говорить « нет» и так непросто , да еще и деловой этикет требует делать это так , чтобы сохранить и отношения , и имидж партнера , максимально лояльного к собеседнику. В этой статье мы подробно рассмотрим структуру писем-отказов; здесь же вы найдете образцы речевых клише для написания этих писем.
Как и любое деловое письмо , письмо-отказ пишется на фирменном бланке организации и подлежит обязательной регистрации. Структура письма-отказа также не отличается от обычного письма.
Сначала пишется адресат. Это тот руководитель , который подписал письмо-запрос ( то есть необязательно генеральный директор , возможно , что и другое лицо — нужно смотреть то письмо , на которое дается ответ).
Тема письма. В практике делового общения не принято выносить в заголовки негатив и отрицания. Так и здесь: в тему письма ставится та просьба , с которой к вам обратились. О том , что в просьбе отказано , тема не сообщает.
О проведении работ
О заключении договора
Обращение. Здесь ничего нового: по имени и отчеству к подписанту письма-запроса , сопроводив их словом « Уважаемый».
Особенность текста письма-отказа в том , что оно всегда пишется в ответ , ведь нельзя отказать , не выслушав просьбы. Поэтому письмо-отказ должно содержать ссылку на запрос. Еще один обязательный элемент такого письма — сожаление по поводу отказа.
Примеры фраз-клише для выражения сожаления:
к сожалению , вынуждены отказать вам в…
с сожалением должен сообщить об отказе
Вступление. Ссылку на запрос поставить лучше всего здесь , начав текст с нее.
На ваш исх. От 09. 01. 13 № 5 ( вх. от 10. 01. 13 № 23) сообщаем вам , что…
На вашу просьбу о выделении оборудования на безвозмездной основе , изложенную в письме от 09. 01. 13 № 17 ( вх. от 10. 01. 13 № 123), сообщаем , что…
Если заявитель прислал нам на рассмотрение какие-то документы , важно показать , что мы их получили и прочитали. В этом случае письмо начинается так:
Мы внимательно ознакомились с предоставленными вами документами и пришли к выводу , что…
Комиссия рассмотрела вашу заявку и благодарит вас за своевременно присланные материалы , однако…
Мы ознакомились с представленными вами материалами и разделяем вашу озабоченность экологической ситуацией , сложившейся в регионе.
Мы полностью согласны с вашей точкой зрения относительно расходования средств и благодарим вас за предоставленные статистические материалы.
Если вы пишете отказ на коммерческое предложение , желательно указать на его преимущества и поблагодарить отправителя за то , что выбрал вас в качестве возможного партнера. ( Даже если вы — крупный холдинг , а предложение пришло от начинающего ООО , правила делового этикета для всех одни.) То же относится к отказам , отправляемым в ответ на резюме. Это позволит сохранить отношения с потенциальным контрагентом или опытным работником , так сказать , «оставить дверь открытой», например:
Благодарим вас за присланную презентацию. Мы внимательно ознакомились с ней и считаем вас очень перспективным партнером , однако вынуждены отказать вам в сотрудничестве…
Затем следует изложить причину отказа. Причина должна быть объективной и , желательно , более или менее уважительной. Даже если ваш директор отругал отправителей письма на чем свет стоит и приказал вам послать их куда подальше , правила требуют корректного и обоснованного отказа.
вынуждены отказать вам в… ввиду отсутствия технической возможности
к сожалению , материально-техническая база не позволяет нам…, из-за чего вынуждены отказать вам в…
с сожалением сообщаем вам , что все месте в … заняты , из-за чего вынуждены отказать вам в…
однако вакансия … уже занята , в связи с чем вынуждены отказать вам в трудоустройстве.
Наконец , в заключении желательно предложить адресату альтернативу решения вопроса. Конечно , если вы вообще ничем не можете ему помочь , изобретать велосипед не следует. Но вдруг вы знаете , кому может действительно пригодиться его предложение , кто может помочь или ( если человек просто попал к вам не по адресу) куда нужно было стучаться изначально , или же ваши партнеры по бизнесу с ног сбились в поисках именно такого сотрудника… Если есть возможность решить ситуацию положительно , и ситуация того заслуживает , то нужно это сделать.
Предлагаем вам обратиться с этим вопросом в…
Рекомендуем вам направить резюме в…
С подобным вопросом вам лучше обратиться в…
Попробуйте следовать этим рекомендациям , и у вас получится настоящее , грамотно составленное письмо-отказ , а вовсе не отписка для галочки!
Image by David-Castillo-Dominici / www. freedigitalphotos. net Похожие статьи
Метки: документирование , исходящие , пишем письма , стиль деловых документов
Источники:
rusjurist.ru , pravoved-51.ru , 101million.com , sudebnaiapomosh.ru , akakpravilno.ru ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
