Как правильно написать служебную записку по кассе

» Заявления в ЖКХ 22 декабря 2024 года

Объяснительная записка об ошибке в работе

Никто не застрахован от ошибок в работе. Руководитель, столкнувшись с неправильным или неграмотным выполнением служебных обязанностей сотрудником, естественно захочет получить объяснения от работника. Как правило, требуется объяснение в письменном виде. Работнику следует написать объяснительную записку, в которой следует пояснить причины возникновения ошибки в работе.

На первый взгляд, объяснительная записка кажется чем-то несущественным, но это не так. Это документ, который поможет руководству разобраться в случившемся и принять верное решение о необходимости дисциплинарного взыскания.

В зависимости от допущенной ошибки и степени тяжести ее последствий зависит вид возможного взыскания, наложение которого оформляют приказом, образец которого можно скачать по ссылке.

Для того, чтобы постараться избежать возможного наказания, работнику следует подумать над содержимым объяснительной записке, составить ее грамотно, кратко и емко описать ситуацию и постараться найти объективные причины допущенной ошибки в работе.

Ниже рассмотрим, как правильно оформить такой документ. В качестве примера предлагаем скачать образец объяснительной записки об ошибке в работе, бланк для бесплатного скачивания находится внизу статьи.

Работник должен знать, что для того, чтобы применить дисциплинарного взыскание, работодателю требуется в обязательном порядке получить от работника письменное объяснение. Поэтому работнику при возникновении ошибки в исполнении трудовых обязанностей следует успокоиться, без его объяснения работодатель не вправе наказывать сотрудника. Следует вооружиться чистым листом бумаги и ручкой и обдумать содержание документа. Можно оформить документ в электронном виде, после чего распечатать. Данный момент, как правило, не принципиален.

Другие образцы объяснительной:

Как правильно написать объяснительную записку об ошибке в работе?

Текст составляется в свободной форме, но сам документ должен иметь ряд обязательных реквизитов:

адресат — ФИО и должность руководителя, название организации, документ обязательно должен иметь указание на то, для кого он предназначен;
название документа и его заголовок;
дата написания;
подпись работника;
текст с описанием события и объяснением случившегося.

Основное внимание следует уделить тексту. Необходимо кратко и емко описать ситуацию — какая именно ошибка в работе допущено, какие последствия эта ошибка вызвала для деятельности организации.

Текст должен быть лаконичным и кратким. Не следует превращать объяснительную записку в сочинение, это все-таки важный документ, предназначенный для руководителя организации. Излишняя информация, эмоции могут вызвать у руководства лишние вопросы, поэтому стоит писать емко и по делу.

После того, как дано описание ошибки, допущенной работником, следует написать причины этого. Нужно постараться указать объективную и уважительную причину. Но если это не возможно, не стоит сваливать вину на другого, обвинять других сотрудников, руководство это не одобрит.

Лучше постараться сослаться на сложившиеся обстоятельства — большая загруженность на работе, большой и непрерывный поток клиентов, механическая ошибка из-за напряженного дня, плохое самочувствие или иная причина.

Если сотрудник признает свою вину в допущенной ошибке, обязательно нужно выразить свое раскаяние, уверить руководство, что подобной ошибки впредь допущено не будет, убедить всех, что будут приняты все необходимые меры по недопущению подобного.

Далее полученный текст следует подписать и передать по месту назначения.

Пример объяснительной записки об ошибке в работе:

Директору ООО «Альфа»

об ошибке в заполнении документов

26 августа 2015 года мною были неверно указаны цены на продукцию в товарной накладной №432 и счете-фактуре №564, они были завышены на 10%. Покупатель, увидев завышенные цены, отказался принимать товар, в связи с чем он вернулся на склад ООО «Альфа».

Возникшая ошибка вызвана повышенной загруженностью в день подготовки документа. 26 августа отсутствовала по причине болезни напарница, в связи с чем, пришлось выполнять работу за двоих. Документы были подготовлены в конце рабочего дня, когда сильная усталость вызвала невнимательность при выполнении работы.

Ошибку свою признаю. Постараюсь в будущем относиться более внимательно к работе и заполнению документов.

26.08.2015 Кухаркина А.П.

Еще образцы написания объяснительной записки об ошибке:

Как правильно написать служебную записку по кассе

Также в качестве примера предлагаем скачать образец объяснительной по ссылке ниже.

Объяснительная записка образец об ошибке в работе — скачать word.

Обсуждение: 5 комментариев

Здравствуйте, сделала переплату при увольнении, необходимо написать объяснительную записку.

Пишите в свободной форме, укажите, причину переплаты — невнимательность, загруженность в работе, усталость, кто-то отвлек, неправильные исходные данные и т.д. Используйте образец в статье.

Здравствуйте! На фирме, с которой я была уволена 18.11.16, была проверка со статистики, в следствие, которой были выявлены искажения данных по отчёту 12 т . Составили акт и протокол на меня. Завтра суд. Мне нужно написать объяснительную, чтобы если накажут, то по минимуму. В должностной инструкции в обязанностях было прописано «Составление установленной отчётности». По приказу я за этот отчёт не отвечала. + к этому была на больничном и в отпуске, и кто давал данные для отчёта, я не знаю. В общем завтра нужно всё объяснить судье.

Здравствуйте, подскажите, как мне написать объяснительную записку. Я работаю медсестрой в лаборатории гемодиализа. Я допустила ошибку в программе нефрон. В августе месяца. А теперь после проверки требуют объяснительную. Работаю в гемодиализе с июня того года. И поэтому в августе я еще не сильно понимала эту программу. И не знаю что делать

Так и пишите, не обладали достаточным уровнем знаний в области работы программы, было мало опыта. Ошибка вами допущена, поэтому в тексте объяснительной осознайте ошибку, пообещайте быть более внимательной.

Правила оформления служебной записки на выдачу денежных средств: образец и особенности заполнения

На разных предприятиях сегодня нередко возникают ситуации, когда сотрудники оказываются, вынуждены писать различные служебные записки (» служебка » — в просторечии), в которых они излагают свои просьбы о возмещении расходов и выдаче определённых сумм.

В нашей статье мы подробно рассмотрим образцы оформления служебных записок о выделении и возврате денежных средств, а также примеры документов для других нужд.

Типы документа по возмещению расходов

Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:

На покрытие расходов. Такая бумага представляет собой документ финансовой отчётности и составляется по правилу, утверждённому приказом внутри предприятия.
На возврат денежных средств. Подобная бумага должна обязательно содержать реквизиты банка на счет, в котором буду перечисляться возвращаемые деньги. Ещё нужно указать название самой банковской организации и ФИО человека, являющегося держателем карты.
На выдачу денег на подотчет. Подобный документ может потребоваться в самых разных ситуациях, например, если нужно возместить представительские расходы, в т.ч проезд на такси, удовлетворить нужды работника в командировке и т.д.

Любая служебная записка составляется для того, чтобы осветить какие-либо деловые вопросы. Последние должные иметь непосредственное отношение к рабочему процессу отдельно взятого работника или определённого структурного подразделения. Решение подобных вопросов, как правило, зависит от того подразделения, в которое отправляется служебная записка.

Целью написания бумаг перечисленных выше является получение сотрудником денежных средств с определённой целью. Например, когда работника отправляют в командировку, он должен написать бумагу на выдачу денег при этом стоит указать, на каком основании он должен получить деньги.

В конкретном случае основанием служит отъезд в другой город по рабочим делам. На основании такого документа сотруднику выдаются деньги, которые компенсируют траты на проживание и питание, а также на удовлетворение всех своих потребностей в рамках командировки.

Общие правила составления

В законодательстве РФ не указана чёткая форма оформления подобного документа, поэтому каждый работник может составить его в свободной форме или по шаблону, установленному в организации, в которой он работает.

Писать служебную записку можно как от руки, так и печатать на компьютере. Однако в любом случае документ должен содержать подпись составителя. Бывают случаи, когда люди, занимающие руководящие должности в организации, требуют, чтобы подобные бумаги составлялись на фирменных бланках и заверялись подписями определённых ответственных лиц.

Записка должна содержать в себе чётко сформулированную проблему, а также возможные пути её решения. Если такой документ составляет рядовой сотрудник, то его желательно заверить у человека, руководящего подразделением, в котором работает составитель.

Таким образом, можно показать, что руководитель подразделения ознакомлен с проблемой и согласен с позиций своего сотрудника относительно путей её решения.

Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег

Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.

Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись.

Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.

Возмещение транспортных расходов

Подобная категория документов, о которых идёт речь, на сегодняшний день является наиболее распространённой и востребованной. Определённые установки относительно написания записок такого типа содержаться в Постановлении Правительства РФ под номером 749. Там сказано что:

Приступать к составлению подобной бумаги нужно приступать не раньше, чем составитель вернётся из командировки, в которой он понёс траты.
При составлении нужно чётко обозначить услуги, на которые были потрачены средства во время рабочей поездки. В рамках этого пункта автор документа должен приложить к документу чеки, проездные билеты и т.д.
Нужно конкретно обозначить число отъезда и дату возвращения.
Нужно обязательно указать пункт назначения, куда в итоге прибыл работник, и место, откуда он выехал.

Без этих сведений получатель записки не сможет составить чёткую картину понесенных расходов и может отказать в компенсации денежных средств или выплатит меньше чем нужно.

Получение материальной помощи

Законодательством РФ предусмотрена возможность выделения работодателем денежных средств, например в качестве материальной помощи. Условия получения подобных выплат должны чётко обозначаться в трудовом договоре.

Если сложившаяся ситуация вписывается в эти условия, то сотрудник может смело приступать к написанию служебной записки. После того как в тексте документа будут обозначены реквизиты, составитель должен чётко прописать обстоятельства, в связи с которыми потребовалась выдача денег.

Нужно указать дату составления и приложить документ, являющийся подтверждением того, что работнику действительно требуется материальная помощь. Например, если сотруднику требуется пособие в связи с пополнением семьи, то он должен это чётко прописать, приложить копию свидетельства о рождении и поставить дату.

Требования к оформлению

Как уже упоминалось выше, для составления подобных документов не существует чётких требований, и предприятия сами устанавливают шаблоны. Однако любая служебная записка должна быть составлена с учётом элементарных правил оформления, например:

Документ в обязательном порядке должен быть составлен на листе бумаги формата А4.
При составлении в программе Word нужно использовать шрифт под названием Times New Roman.
Размер шрифта должен быть 14 пунктов.
Необходимо установить межстрочный интервал 1,5.
Дата составления документа должна быть обозначена арабскими цифрами или буквами и числами.
Название документа может находиться как посередине листа, так и около границы левого поля.

Несоблюдение этих элементарных требований повлечёт за собой проблемы с любым документом. Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде.

В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста.

Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:

Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П. от главного бухгалтера Степановой З.В.
Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.
Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М. и свидетельство о рождении ребёнка.

К составлению документа, о котором шла речь, нужно подходить очень серьёзно. Даже несмотря на то, что для него не существует чёткой формы составления, общие правила оформления должны соблюдаться в любом случае. Это поможет избежать проблем и задержек в будущем.

+7 (812) 627-13-61 (Санкт-Петербург)

Как правильно выдать деньги в подотчет в 2018 году

Если в компании возникает необходимость в выдаче денег подотчет, бухгалтеру и руководителю стоит разобраться, как это сделать в соответствии с законодательством, чтобы не понести ответственность по КоАП России.

Проанализируем, какие правила актуальны в 2018 году. Многие задаются вопросом – какие документы следует подготовить, как отразить операции в бухгалтерском учете и т. д., если оформляем выдачу денег под отчет.

А ведь, действительно, при выдаче подотчетных средств возникает масса нюансов, которые стоит учитывать, чтобы не считаться нарушителем ведения учета кассовых операций.

Обратимся за ответами к нормативной документации Российской Федерации.

Каждый бухгалтер должен запомнить определение подотчетных сумм и основные нормы, чтобы правильно организовать процесс выдачи таких средств подотчетным лицам.

Выдача денежных средств под отчет – операция, что совершается субъектом хозяйственной деятельности.

По размерам выдаваемых средств рамок законодательством Российской Федерации не устанавливается. В отдельных случаях подотчетные деньги могут быть выданы безналом.

Допустимые основания

Основной документ, на который стоит опираться – Порядок ведения кассовых операций РФ, что был принят Советом директоров БР от 22 сентября 1993 № 40.

В соответствии с п. 11 Порядка наличные средства выдаются подотчет:

на хозяйственные нужды;
на затраты отдельного подразделения компании, его филиала, что не находится на самостоятельном балансе и в пределах области деятельности фирмы;

При выдаче денежных сумм стоит учесть такие особенности:

Все предприятия должны издать приказ, которым будет установлено правила выдачи и списания средств подотчет.

Правовое регулирование

Правила ведения кассовых операций корректировались много раз. Сейчас актуально Указание БР от 11 марта 2014 года № 3210-У.

Регистрация такого документа осуществлена в Министерстве юстиции РФ от 23 мая 2014 № 32404. опубликовано такие сведения в «Вестнике БР» № 46 (1524).

Как осуществляется выдача денег под отчет сотрудникам организации? ↑

Работнику стоит написать заявление на имя руководителя предприятия.
На представленном заявлении директор пишет, какая сумма выдается, на какой срок. Ставится дата и подпись.
Бухгалтером выписывается расходно-кассовый ордер, на основании которого выдаются средства.
В указанные сроки работник отчитывается (подает авансовый отчет).

Так как законодательство не установлено предельные размеры подотчетных сумм, фирма может выдавать любые суммы.

И если подотчетные лица закупают товар у сторонней компании, один платеж не должен превысить такой предел.

Основание для предоставления подотчетных сумм – паспорта получателей. Если нет расписки получателя в представленном ордере, выдача средств не будет оправдана.

Такие деньги будут рассчитываться как недостача, которая будет взыскиваться с кассиров. Движение подотчетных денег состоит из таких стадий:

выдача денег;
их использование;
предоставление отчетности;
проведение заключительных расчетов с подотчетными лицами.

Выдаваться средства подотчет могут только лицам, которые являются работниками компании, то есть исполняют свои обязательства в соответствии с трудовым договором.

Те граждане, которые заключали с фирмой гражданско-правовые договора, получать подотчетные суммы не вправе.

К тому же, подотчетниками могут быть только сотрудники, которые указаны в списке Приказа.

Допускается выдача подотчетных денег в валюте и иностранным гражданам, имеющим статус нерезидента. Выдается под отчет рубль, валюта, талоны на горючие материалы, дорожные чеки.

Денежная сумма из кассы

На каждом предприятии для расчетов наличностью должна быть касса. Компанией в таком случае ведется кассовая книга.

Все деньги выдаются на основании расходно-кассовых ордеров, где отражается назначение подотчетных сумм. Использовать выданные средства в других целях нельзя.

Преимущественное количество операций подотчет осуществляется именно через кассу (ст. 173-ФЗ). Размер суммы устанавливается работодателем.

Именно он определяет, сколько выделить для покрытия расходов в командировке или при ведении хозяйственной деятельности.

Он же снимает необходимую сумму с расчетных счетов предприятия. Можно выдавать в качестве подотчетной суммы остатки наличных денег в кассе фирмы.

В соответствии с п. 7 Порядка компании, у который есть постоянная денежная выручка, могут израсходовать ее в целях закупки, в том числе сельхозтоваров, тары, предметов для населения.

Затраты на командировки и хозоперации не отражены, а значит, и разрешения на использование выручки в этих целях нет.

Все операции по использованию выручки стоит согласовывать с банком (п. 2.7 Положений БР от 5 января 1998 № 14-П).

Когда выдаются наличные?

В соответствии с п. 2 Указаний № 1843-У, наличные можно израсходовать:

на выплату заработной платы и иные перечисления сотрудникам компании;
на перечисление стипендий;
на оплату продукции, работ, услуг;
на перечисление страховых компенсаций в соответствии с договором страхования физлиц.

В банк нужно каждый год подавать расчеты на установление предела остатков кассы и оформление разрешений на использование наличности из выручки, что поступает на следующий период.

Если такие правила будут нарушены, юрлицо понесет ответственность в соответствии со ст. 15.1 КоАП России. Штраф может составлять 40 – 50 тыс. рублей.

Какая максимальная сумма для выдачи в подотчет, читайте здесь.

Так как в ст. 14 нормативного акта № 173-ФЗ не указано о возможности выдачи валюты под отчет, уполномоченные органы такие операции могут признавать незаконными.

Штрафы налагаются согласно ч. 1 ст. 15.25 КоАП. В установленные сроки работник представляет авансовый отчет. Бухгалтер проверяет, оправданы ли затраты.

Документальное оформление

При выдаче подотчетных авансов нужно будет оформить:

Рассмотрим, какие нюансы стоит учесть при составлении таких документов. Служебные записки составляются произвольно, так как установленного образца не существует.

Такой документ готовят на среднем и крупном предприятии. Детализация описаний будет зависеть от обстоятельств.

Иногда достаточно отразить название детали, иногда же есть необходимость в представлении расчета расходов и отражении адреса продавцов. На базе такого документа составляется приказ.

Он также имеет произвольную форму. Включает указания определенным работникам, что связаны с исполнением поручения. Представим образец:

Материальная доверенность может оформляться по форме М-2, М-2а:

Расходные кассовые ордера составляются по форме КО-2, что установлена Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 № 88.

Такие документы выписываются в одном экземпляре. Регистрация ордера осуществляется в журнале по форме КО-3.

Отражение операций проводками в бухгалтерском учете ↑

В бухучете подотчетные деньги, что выдаются работникам, отражаются на счету 71 (План счетов, что был утвержден Приказом 31.10.2000 № 94н).

Кроме оформления выданных средств необходимо также правильно их списывать. Кроме этого, остается неясной ситуация с подотчетными суммами, что выдаются директору или работнику бюджетного предприятия.

Рассмотрим, какие особенности предоставления денег подотчет в таких случаях.

Как списать сумму с подотчета?

Основание для списания подотчетной суммы – авансовые отчеты с документами, что подтвердят расходы. Первичная учетная документация принимается к учету, если она составлена по всем правилам.

Документы, что подтверждают затраты – кассовые, товарные чеки. Если в кассовых чеках не отражается произведение перечисления, должен прилагаться товарный чек, где отражено направление расходования средств.

Проверяя документацию, бухгалтер проверяет:

совпадает ли название компании на товарных и кассовых чеках;
не выданы ли такие документы в выходные дни;
все ли реквизиты отражены на товарных чеках;
перечислены ли купленные материальные ценности, указана ли их цена и количество.

После завершения проверки авансового отчета, ставится подпись руководства. Далее он будет принят к учету. Бухгалтером списываются суммы, выданные подотчет в соответствии с принятыми нормами.

Дата, когда утверждено авансовые отчеты считается днем признания затрат в бухгалтерском и налоговом учете (подпункт 5 пункта 7 ст. 272 Налогового кодекса).

Если израсходовано меньшую сумму, чем выдано, остаток необходимо вернут в кассу.

При больших расходах после представления авансового отчета выдается недостающая сумма в соответствии с расходным кассовым ордером.

Если подотчетные деньги не были возвращены своевременно, компания может их удерживать из заработка сотрудника (ст. 137 Трудового кодекса).

Подробные разъяснения содержатся в письме Роструда от 11 марта 2009 № 1144-ТЗ. Но стоит помнить, что удержание возможно только при наличии письменного заявления, которым работник разрешает это.

Может ли брать подотчет кассир?

Подотчетные средства должны выдаваться из кассы предприятия. Если касса на фирме временно отсутствует, разрешено выдать такие суммы кассиру.

Но стоит согласовать это с банковским учреждением (п. 10 порядка). А вот передача подотчетных денег одним лицом другому запрещена.

То есть, организация вправе выдавать деньги кассиру на выплату заработка работникам, если будут правильно оформлены необходимые документы.

Видео: обучение 1С Выдача наличных — подотчет РКО

Руководитель может издать приказ, в соответствии с которым средства будут распределяться между головными подразделениями и филиалами.

Средства из центральной кассы будут переданы кассирам подразделений подотчет, рассчитанные на несколько человек.

На сколько дней даются (сроки)?

Лимиты законодательством не устанавливаются точно так же, как и предельные сроки, на которые будут выданы подотчетные суммы. Решение принимает руководство компании, в которой оформляются расходные кассовые ордера.

А вот отчитаться подотчетное лицо должно в течение трех дней после окончания установленного срока или после приезда из командировки.

Авансовый отчет также проверяется в сроки, что устанавливаются руководителем организации. Это же касается его утверждения и окончательного расчета. Все сроки должны прописываться в локальной документации предприятия.

Как выдать директору (генеральному)

Особенных правил выдачи сумм под отчет директору в Положении № 373-П не установлено. Ведь руководитель – это также работник компании (гл. 43 ТК).

А значит, все условия получения и использования подотчетных денег применимы такие же, как и в общих случаях.

Желательно при оформлении денег подотчет директора написать заявление с небольшими корректировками стандартной формулировки.

Не нужно писать «Директору ООО…». Укажите только «Компания такая-то…». Подпись под таким документом и будет считаться разрешением.

Если же такого заявления не будет, налоговый орган может выписать штраф за нарушение правил ведения кассовых операций.

Если предусмотренные правила будут нарушены, подотчетное лицо понесет ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 15.1 КоАП России.

проведение расчетов наличностью с иными фирмами сверх установленного лимита;
неоприходование в кассу денег;
невыполнение правил хранения свободной наличности;
накопление в кассе средств свыше установленного предела.

В таком перечне не указано, что наступает ответственность, если руководитель, который получает деньги подотчет, не напишет заявление.

Если выдача в бюджетной организации

Для учета расчета с лицами, которым выдано средства подотчет в бюджетном учреждении, используется счет 020800000, где будут отражены расчеты по авансовым выданным средствам.

Наличность может выдаваться сотруднику государственного предприятия с такой целью:

для приобретения материальных ценностей;
на командировки;
для выплат зарплаты и социальных перечислений;

Правила выдачи денег устанавливаются приказом предприятия, где отражается:

список лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет (кроме сотрудников, что могут быть отправлены в командировку);
предельные размеры подотчетной суммы;
срок подачи авансовой отчетности.

К вышеуказанному счету могут открываться аналитические счета такого рода:

Средства из кассы могут выдаваться согласно п. 11 Порядка. Многие пункты дублируются Инструкцией 107н, за счет чего они исключаются из текста документа, что регулирует бюджетный бухучет.

Подотчетный аванс может выдаваться только лицам, что работают в бюджетной компании.
Подотчетные деньги могут выдаваться по распоряжению директора, если работником подано заявление.
Средства должны израсходоваться по назначению и т. д.

Авансовая отчетность должна оформляться в форме 286 (0504601 по ОКУД). В инструкции № 70н не указано, что должна использоваться конкретная форма отчетов.

В п. 18 Положений № 3 к Инструкции № 70н прописаны реквизиты, обязательные для указания. Выдача денежных средств подотчетным лицам отражается записью:

По кредиту счета 020800000 используют дебет:

Правила затрат на командировки работников бюджетной организации прописаны в Постановлении властей России от 2.10.2002 № 729.

Счет 020801000, 020815000 применяются при выплате денег на оплату труда и пособие (в том числе и по больничному листу) через раздатчика.

Отражаются операции по счету «Учет расчетов с подотчетным лицом» так:

Проверяя правильность отражения расчета с подотчетным лицом бюджетной фирмы, нужно выяснить:

есть ли приказ (распоряжение) о том, что сотрудник направляется в командировку;
правильно ли возмещаются командировочные затраты;
есть ли удостоверение командированного работника с отметкой в месте нахождения в командировке;
безошибочно и своевременно ли составлена авансовая отчетность;
есть ли документы, что могут доказать расходы;
в полной ли мере представлен остаток подотчетных денег;
правильно ли возмещено затраты при кратковременной командировке;
правильно ли составлены бухгалтерские проводки при возвращении сотрудника из поездки;
правильно ли выведены остатки по итогам месяца по счету 020800000.

Как осуществляется возврат из подотчета, читайте здесь.

Как выглядит образец договора подряда на выполнение ремонтных работ, смотрите здесь.

Основные нарушения правил выдачи подотчетных средств:

Деньги выдаются работникам, которые не указаны в списке Приказа.
Фактический расход не соответствует цели.

Нарушения при командировочных авансах:

Нет приказа о том, что работник направляется в командировку.
Нет командировочного удостоверения с соответствующими отметками.
Не соблюдаются лимиты на командировочные расходы.
Нет приказа о выплате суточных сверх лимита.
Нет аналитического учета затрат командированным работником.

Как и при других операциях, при выдаче денег подотчет компания должна выполнять ряд условий.

Если установленные нормы нарушить, придется понести ответственность, так как при налоговой проверке все ошибки будут обнаружены.

Не допускайте этого. Возьмите за привычку руководствоваться при ведении деятельности организации нормативной документацией.

Как правильно написать служебную записку по кассе

Статья 193 ТК РФ гласит, что при нарушении трудовых и должностных обязанностей сотрудник любой организации должен понести наказание в виде дисциплинарного взыскания. При разбирательствах письменное фиксирование возникшей недостачи или излишек, а также объяснительная записка помогают донести до руководства позицию работника компании и отстоять его право работать далее в организации.

Образцы объяснительных сотрудника по недостаче или излишкам в результате инвентаризации

По закону работодатель обязан в письменном или устном виде потребовать от своего подчиненного объяснительную. Заметьте, работник не имеет право на отказ, он обязан официально объяснить случившуюся ситуацию в течение 2-х рабочих дней.

Объяснительная записка пишется на имя своего непосредственного начальника, либо генерального директора компании. В какой форме подавать документ, зависит от ваших возможностей. Вы можете набрать текст на компьютере или написать его от руки. Стоит знать, что ваша подпись и расшифровка инициалов пишется всегда от руки.

Важно, чтобы документ был оформлен на официальном бланке организации.

Как правило, объяснительная записка подается вместе с основным документом. В случае недостачи или излишках при инвентаризации, она подается с актом проведенных работ.

Содержательная часть подразделяется на:

Фактическую. В ней вы должны описать те моменты, которые послужили поводом написания записки. Пример: «22 января в магазине «Огонек» проводилась инвентаризационная проверка. В ходе внимательного изучения, пересчета товара, была выявлена недостача».
Причинную. В этой части вы должны изложить несколько причин, почему возникла данная недостача или наоборот появились излишки.

Заметьте, что никакой смысловой части с выводами, длинными предложениями быть не должно. Объяснительная передает руководству только данные, факты, а вместе с ними вашу позицию.

Обязательными реквизитами документа является:

Наименование компании.
ФИО директора, должность.
Должность сотрудника, который пишет объяснительную и его инициалы.
Наименование документа – «Объяснительная записка». Заметьте, после слова «записка» точку не нужно ставить.
Дата составления и подпись.

После того, как объяснительная подписана, вы должны отнести ее своему непосредственному начальнику. Он обязан поставить на ней дату приема и регистрационный номер. Чтобы начальство вас не подставило и не привлекло к ответственности из-за того, что вы не сдали вовремя документ, предоставьте 2 экземпляра. Один документ с проставленной датой и номером оставьте себе, для подтверждения, а другой отдайте начальнику.

Вот еще один пример правильно оформленной записки:

Акты по недостаче или излишкам при инвентаризации – образцы написания

Существует несколько актов, которые может заполнить работодатель, проводя инвентаризацию.

Во-первых, это акт по форме № ТОРГ-2. Его следует заполнять в том случае, когда при приемке товара или пересчете возникла недостача, либо товар был некачественным. Составив акт, работодатель может уверено заявлять о своих правах продавцу и требовать прислать еще товар, либо возместить ущерб.

Во-вторых, это акт по форме № ТОРГ-3. Такой документ следует оформлять, если существуют расхождения при приемке импортных товаров. Особое внимание уделяют и количеству поступившего товара, и его качеству. Акт должны подписывать не только представители руководства, но и члены независимой комиссии.

Документ состоит из 3 обязательных страниц:

В 1-ой вписываются данные о сторонах сделки.
Во 2-ой указываются сведения об отгрузочных документах и фактических поставках.
В 3-ей сообщаются условия проведения инвентаризационной экспертизы.

Еще одним немаловажным документом является акт о списании товара. Он оформляется тогда, когда товар не подлежит продаже. Оформляется он по форме №ТОРГ-16.

Заполнять данную форму должен руководитель, либо его заместитель, который обязан еще и собрать комиссию, которая бы зафиксировала факт порчи товара.

В документе должны быть указаны следующие сведения:

Дата поступления товара на склад.
Дата списания товара.
Номер накладной.
Причина списания, либо некий код.
Наименования товара, сумма.
Инициалы членов комиссии, подписи.
Решение начальника компании о том, каким способом организация будет покрывать ущерб от списания.

Пишем служебную записку правильно - необходимые данные и правильное оформление

Служебная записка — документ, который служит для коммуникации между структурными подразделениями организации без привлечения вышестоящего руководства. Появление служебных записок обусловлено необходимостью документального подтверждения обмена информацией внутри каждой компании.

Как правильно написать служебную записку по кассе

Служебные записки обычно направляют от одного начальника отдела к другому, или от одного сотрудника к другому при условии, что их должности равнозначны. Предметом такого письменного обращения может выступать вопрос хозяйственного, информационного, организационного или материально-технического обеспечения. Чтобы написать служебную записку, достаточно знать некоторые правила.

Быстрая навигация по статье

Служебная записка составляется в произвольной форме, на стандартном листе формата А4 (если организация не ведёт электронный документооборот). Российский классификатор ОКУД не выделяет служебную записку как самостоятельный документ. При её составлении рекомендовано придерживаться норм, прописанных в ГОСТ Р 6.30-2003, который устанавливает требования к оформлению документов.

Чтобы унифицировать структуру деловой документации, при написании служебной записки необходимо указать следующие обязательные реквизиты:

Наименование структурного подразделения или фамилия, имя, отчество и должность адресата;
Дата составления и регистрационный номер, который каждая организация присваивает для того, чтобы упорядочить документооборот;
Название документа — служебная записка;
Заголовок к тексту документа, раскрывающий предмет сообщения;
Текст записки;
Подпись, фамилия, имя, отчество и должность составителя.

Текст служебной записки

Письменный документ характеризуется чёткой структурой. Что касается основного текста сообщения, то записка состоит из двух частей:

В первой части излагаются факты и события, которые послужили поводом для составления документа — описывается сложившаяся ситуация;
Далее следует конкретная просьба либо выводы, предложения, или список возможных действий, которые, по мнению автора, необходимо предпринять.

Длина текста служебной записки может быть разной: от нескольких предложений до нескольких страниц. В случае если текст занимает более одной страницы, вверху каждой последующей должны быть указаны следующие данные:

Имя адресата;
Номер страницы;
Дата составления документа;
Тема служебной записки (если того требуют правила, принятые в организации).

Стандарты деловой корреспонденции

В ряде компаний для упрощения внутренней коммуникации разработан собственный формат составления служебных записок, который включает в себя следующие обязательные элементы:

Единый формат облегчает работу с документами и ускоряет процесс информационного обмена внутри компании.