Как правильно написать письмо директору образец

Как написать письмо генеральному директору

Советы эксперта - Консультанта по вопросам работы и карьеры

Как правильно написать письмо директору образец

Для того чтобы написание сообщения генеральному директору организации не стало для сотрудника пыткой, достаточно использовать на практике правила написания делового письма, то есть разбить все послание на несколько частей и грамотно их оформить. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути при решении Ваших вопросов в работе и карьере .

Краткое пошаговое руководство

Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять .

Начните письмо с указания, кому вы пишете. Оформите послание так, как принято в деловой переписке. В верхней правой части документа напишите тремя строками должность, название компании и фамилию руководителя, например: Генеральному Директору

Иванову И.И. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Укажите, кто является адресантом письма. Сделайте это после отступа от предыдущего раздела послания также в правой части. Вам необходимо отметить свою должность и фамилию с инициалами, например: От руководителя отдела продаж

Есениной Е.Е. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Отступите несколько строк от предыдущего раздела, выровняйте курсор по середине страницы, обозначьте характер послания. Вы можете написать «Служебная Записка», «Информационное письмо» или «Пояснительная справка», все зависит от того, по какому поводу вы обращаетесь к руководителю организации. Точку ставить после заголовка не надо. Если письмо связано с какой-либо просьбой, можно просто обратиться к директору по имени отчеству в уважительной форме. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Начните письмо словами, которые пояснят причину его написания, например, «в продолжение наших переговоров», «в соответствии с вашим запросом» или «исходя из ваших предложений». Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Если ваше письмо связано с просьбой о приобретении техники, повышения сотрудника или предоставления возможности совершить деловую командировку, лучше начать письмо с фразы «Прошу рассмотреть возможность…». Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Изложите ситуацию, сделайте пояснения, оформите таблицы или графики, если характер письма требует того. Выравнивание основной части документа следует установить по ширине страницы. Каждая строка должна начинаться с отступа. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Подпишите письмо, обязательно используйте перед указанием фамилии стандартное «с уважением», после него необходимо проставить запятую. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Не забудьте указать дату написания письма и поставить подпись на распечатанном документе. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Если в вашей организации заведено общение по внутренней электронной почте, начните письмо с обращения и изложите всю информацию в свободной форме .

Надеемся ответ на вопрос - Как написать письмо генеральному директору - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам!Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой - Поиск по сайту.

Другие материалы по теме: Как написать письмо генеральному директору - информационное письмо

Как написать коллективное письмо образец

Как написать коллективное письмо обращение к руководителю образец

Плохо составленные и оформленные письма мешают развитию бизнеса, приводят к потере информации и недопониманию. Образцы. Правила обращения и переписки * Повсеместно распространенное у нас обращение «матушка» в женских.

за образец письма и обращения иерархов Русской Православной Церкви. Обращения Президенту. И теперь вам написать собственный вариант письма не составит особого труда.

Не обязательно излагать все.

Как правильно написать и оформить коллективную жалобу на соседей?

Во-вторых, жалобу нужно грамотно оформить.

Для этого нужно указать название организации или ведомства, в которое вы обращаетесь, его адрес и, если возможно, имя руководителя.

Посередине пишется слово «жалоба». Далее по пунктам описываете свои недовольства.

После этого выставляете требования. Например: «Просим принять меры в отношении.

«. Далее указывается дата. Ниже следует указать фамилии, имена и отчества тех, от чьего имени написана жалоба, написанные собственноручно и закрепленные подписями.

Доставлять жалобу по адресу лучше всего заказным писььмом с уведомлением либо лично. В последнем случае нужно попросить в секретариате ведомства, чтобы ваше письмо зарегистрировали и дали вам копию с номером и датой входящей корреспонденции. Таким образом вы гарантируете себе получение ответа на вашу жалобу.

Помогите написать коллективное письмо

ДД, киньте образец, рыбу, помогите накидать коллективное письмо директору школы вот по какому поводу: нам насаждают АБСОЛЮТНО не устраивающую нас школьную форму — практически 100% синтетика и при средней зарплате в городе 8-10 тыс, ее стоимость для младшей школы составляет 5-6 тысяч, для старшеклассников 10-12, в общем негигиенично, непрактично и дорого.

Помогите, пожалуйста, как-то оформить наше несогласие, а то у нас какая-то ерунда получается.

Как правильно писать жалобу: примеры и рекомендации

Добро пожаловаться! Сегодня мы с Вами вновь бороздим просторы нестандартного копирайтинга, и на этот раз рассматриваем, как правильно писать жалобы . чтобы они возымели максимальный эффект.

Жалобы, вообще, обладают магическими свойствами и часто используются для манипулирования людьми. Как и в любом деле, в написании жалоб есть свои секреты, особенности и тонкие моменты, и всех их мы с Вами сегодня подробно разберем.

Самозащита гражданских прав

&nbsp &nbsp Коллективную жалобу пишут, также как и индивидуальную. Указывайте все нарушения закона. Не стоит вместо своих фамилии в «шапке» жалобы писать от коллектива предприятия (название организации), т.к.

на обращение, не содержащее сведений о лице, направившем его (где не указаны фамилия и почтовый адрес), ответ не дается.

Также обязательно внизу жалобы должны быть подписи всех заявителей.

Деловое письмо образец

В данной статье вы найдете информацию по работе с трудными письмами, которые нередко встречаются в деловом взаимодействии, а также увидите образцы деловых писем.

Это письма, необходимость в написании которых возникает в ситуации нарушения деловых интересов: письмо-просьба и письмо-претензия.

Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы.

Гарантийное письмо об оплате задолженности образец бланк

Долги не всегда появляются неожиданно и спонтанно.

Во взаимоотношениях коммерческих структур часто формируются такие условия, которые на время лишают контрагента возможности своевременно оплатить по долгам.

Естественно, что всегда присутствует желание продолжать свою деятельность и не участвовать в судебных тяжбах и разбирательствах.

Для этого необходимо произвести некоторый документооборот. Основным требованием является письменная форма.

Что касается госструктур, то в какую из них жаловаться, зависит от того, на что и на кого вы жалуетесь: В вопросах торговли или потребительского обслуживания помогает Роспотребнадзор жалобу нужно нести в его территориальное отделение по Москве или в Департамент торговли и услуг Москвы.

Текст коллективной жалобы обязательно должен быть оформлен с использованием местоимений, но и от лица других людей, Не забывайте, нам, что вы жалуетесь не только от лица себя любимого, мы.

Как написать коллективное письмо образец

Вариант жалобы генеральному прокурору РФ на неправомерные действия командира части, связанные с незаконным сокращением размера денежного довольствия. 6. Заявление о массовом нарушении прав военнослужащих, зачисленных в распоряжение, на получение денежного довольствия на равных условиях. Циничные ответы-отписки прихлебателей от СИСТЕМЫ.

7. Заявление о разъяснении принципов формирования единого списка очередников в гарнизонной жилищной комиссии космодрома.

Образец письма руководителю организации

Как правильно написать письмо директору образец

Как написать информационное письмо

Информационным письмом называется документ, предназначение которого - служебное использование, поскольку в нем содержатся сведения официального свойства. Количество абзацев в тексте письма может быть разным, от нескольких строк до нескольких разделов, либо его суть может излагаться более, чем на одной странице.

Согласно правилам делопроизводства, подпись на документе ставит руководитель организации или учреждения. В некоторых случаях массовой рассылки информационного письма (определенному количеству деловых партнеров или клиентов), в тексте может отсутствовать собственноручная подпись главы предприятия.

Существуют типовые формы данного документа, которые могут носить рекомендательный характер, или отражать разного рода предложения. Служебное письмо с важной информацией может быть направлено с целью ознакомления адресата с изменениями и нововведениями, произошедшими в рамках законодательной базы и нормативных актов разного назначения.

Если к письму прилагаются дополнительные документы (справки, инструкции, нормативные акты и пр.), то в примечании следует упомянуть название каждого из приложений и количество присутствующих в нем страниц.

Правила оформления информационного письма идентичны правилам, касающихся принципов оформления любой деловой переписки.

Информационное письмо о смене директора скачать (Размер: 27,0 KiB | Скачиваний: 3 823)

Скачать образец информационного письма (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 8 537)

Скачать информационное письмо о смене реквизитов (Размер: 27,0 KiB | Скачиваний: 6 011)

Скачать информационное письмо о повышении цен (Размер: 88,4 KiB | Скачиваний: 7 180)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Рекомендательное письмо (скачать образец)

Найти хорошую работу не просто и претендентов на хорошие должности всегда много. Кто-то находит работу легко и быстро, а кто-то месяцами ходит по собеседованиям и не может найти подходящее место. Психологи дают ценные рекомендации, фирмы по трудоустройству обещают устроить счастливое будущее в максимально сжатые сроки.

Но, как показывает практика, больше шансов у тех, кто системно подходит к вопросу собственного трудоустройства. Рекомендательные письма – одна из немаловажных составляющих при поиске работы. Работодатели далеко не всегда требуют представления рекомендаций, но наличие положительных характеристик с предыдущего места работы заставляет присмотреться к претенденту на должность.

Не стоит рассчитывать, что прекрасные рекомендации станут достаточным аргументом для приема на работу, прежде всего работодатели обращают внимание на соответствие соискателя требованиям компании и на его профессионализм. От соискателей на должность иногда хотят получить несколько рекомендаций с разных мест работы для сравнения.

Рекомендательные письма должны составлять люди, с которыми вы работали в организации в одно время. Эти сотрудники не должны быть на одной служебной вертикали с вами, и у них должны обладать достаточными полномочиями для составления рекомендации.

В идеальном варианте письмо составляет руководитель вашего отдела, контролировавший вашу работу. Именно его характеристики будут компетентными и убедительными.

Рекомендательные письма пишут на фирменных бланках и скрепляют подписью руководителя отдела, департамента, директора. Желательно, чтобы такое письмо не превышало по объему одной страницы и содержало не только общие фразы, но и свидетельствовало о конкретных достижениях представителя письма.

Структура рекомендательного письма:

  • Заголовок («Рекомендательное письмо»)
  • Подтверждение, что данный человек действительно работал в организации в определенное время.
  • Перечисление обязанностей с оценкой их выполнения.
  • Профессиональные достижения.
  • Значимые личные характеристики.
  • Рекомендация.
  • Подпись, должность, контактные данные человека, составившего письмо.

    Ознакомившись с письмом, лицо, занимающееся подбором персонала, почти всегда связывается с рекомендателем, чтобы проверить достоверность информации.

    Совсем не редки случаи, когда соискатель сам составляет письмо, а руководитель только подписывает его. Поэтому к рекомендательным письмам стоит подходить со всей ответственностью, тем более что они становятся все популярнее у менеджеров по персоналу.

    В резюме соискатель описывает, как он видит себя сам, а еще чаще, каким он хотел бы быть. В рекомендательном письме изложен взгляд со стороны, сильные и слабые стороны человека, заметные для окружающих. Разница этих взглядов может быть существенной. В одних случаях рекомендательное письмо может послужить качественным толчком в карьере, в других – закрыть двери солидных компаний перед соискателем.

    Для выпускника высшего учебного заведения, не имеющего опыта работы, рекомендателем может выступить преподаватель, заведующий кафедрой, декан факультета. Для тех, у кого уже есть опыт работы, - непосредственный руководитель, директор либо коллега, занимающий более высокую должность.

    Образец письма-просьбы делопроизводство

    Другими словами, оно гарантирует право на заключение в предстоящем контракта аренды. Помогите составить коллективное письмо! Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом или. Ваше умение ясно формулировать, коротко излагать показатель высочайшего уровня общей культуры.

    Деловая переписка и делопроизводство в целом. Обычно, информационные письма подписываются управляющим организации.

    Пример рекомендательного руководителю директору

    Деловая переписка эталоны деловых писем. Ифнс в наш адресок направила требование от 29. Если рекомендуемый занимал разные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых должностных обязательствах указываются для каждого временного интервала. Деловая переписка, как и неважно какая другая форма взаимодействия людей.

    Принято выделять последующие виды деловых писем. В нем непременно указывается вид операции, которую предстоит произвести. И сейчас вам написать свой вариант письма не составит особенного труда.

    Как написать благодарственное письмо сотруднику благодарственное письмо работнику имеет такую же форму и структуру, как обыденное деловое письмо шапка документа. Благодарственное письмо (эталон, шаблон, текст). В связи с этим перед многими организациями встает вопрос - прибыльно ли содержать свой штат. Основная примеры рекомендательных писем пример рекомендательного письма руководителю, директору.

    В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение обстоятельств, которыми вызвано намерение создателя заявить о собственной готовности предоставить адресату те либо другие гарантии. Примерный эталон письма кандидату после собеседования. Вас желают уволить возможность прибавления публикаций имеют только авторизованные зарегистрированные юзеры.

    При всем этом, он должен быть схожим на всём протяжении письма. Написать текст письма, не зная всех событий смены управляющего. Задержка либо отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать. Целью хоть какого рекомендательного письма является предоставление беспристрастной всесторонней инфы о определенном человеке (физическом лице) либо организации, предприятии, учреждении (юридическом лице).

    Образцы информационного письма

    Информационное письмо – это деловое письмо, которое может содержать любые сведения, который автор хочет донести до адресата.

    В данной статье разберемся, как написать информационное письмо грамотно и правильно, какой структуры оформления документа нужно придерживаться.

    Кроме того, в конце статьи в качестве образца можно скачать пример оформления информационного письма о смене руководителя и о снижении цен на продукцию.

    Информационные письма относятся к некоммерческим, могут содержать информацию уведомительного характера о любых событиях или изменениях в организации: о смене директора, об изменении цен, о проведения какого-либо мероприятия, о смене реквизитов, о предстоящей отгрузке и т.д.

    Также информационные письма могут содержать подтверждающие сведения, например, о получении товара, денежных средств, документов и пр.

    Бывают информационные письма, содержащие напоминание о чем-либо, каком-либо важном событии, о наступлении даты оплаты, об окончании действия договора.

    И, наконец, информационные письма могут содержать рекламу, то есть иметь рекламный характер. В таких документах может содержаться сведения о проведении выставок, дегустаций, акцией, скидках и пр.

    Как оформить информационное письмо?

    Как правило, все информационные письма подлежат регистрации в документообороте организации автора. Это необходимо для того, чтобы иметь подтверждение тому, что письмо составлено и направлено адресату. Исходящий номер документа указывается на бланке информационного письма. Кроме того, ставится дата оформления, в правом верхнем углу указывается, кому адресуется письмо, например, руководителю организации адресата.

    Информационное письмо должно иметь заголовок, например, «о снижении цен на продукцию».

    Текст информационного письма должен кратко и лаконично отражаться суть его написания. Если необходимо изложить достаточно много сведений, то лучше оформить ее в виде дополнительного приложения на отдельном листе.

    Письмо обязательно должно быть подписано, желательно руководителем организации, его написавшей. Если есть печать, то ее можно поставить на подпись руководителя, но печать не является обязательным реквизитом информационных писем.

    Для оформления можно воспользоваться фирменным бланком организации.

    В качестве примера вы можете скачать образцы оформления, представленные ниже. Используйте их в качестве шаблона для написания своего варианта.

    Скачать образец информационного письма о снижении цен – ссылка .

    Скачать образец письма о смене директора – ссылка .

    Образец приказа об увольнении директора

    Основания для увольнения руководителя предприятия (директора), а следовательно и основания для составления приказа об увольнении директора, могут быть следующими:

    1. В связи с банкротством фирмы.

    2. Директор увольняется по причине истечения срока трудового договора.

    3. По личному желанию (приказ об увольнении в данном случае составляется на основании протокола внеочередного собрания учредителей).

    4. По другим причинам, которые должны быть указаны в трудовом договоре.

    При смене/увольнении руководителя организации необходимо подготовить протокол общего собрания учредителей и приказ об увольнении . Решение об увольнении директора принимается на собрании учредителей по результату голосования.

    После того, как участниками Общества на собрании было принято решение об увольнении директора, издается приказ в свободной форме о снятии с себя всех полномочий по руководству организацией.

    В приказе об увольнении директора необходимо оформить шапку (наименование Общества и его организационно-правовой формы), номер, место и дату создания приказа. Далее в заголовке указывается кратко содержание приказа (не обязательно писать об увольнении генерального директора, правильно будет и в указанном нами примере).

    В тексте указывается причина, по которой директор снимает с себя полномочия управленца, и ссылка на документ, на основании которого был составлен данный приказ. В случае собственного увольнения директор сам может подписать приказ об увольнении . так как по закону правом подписей приказов по личному составу обладает только исполнительный орган Общества. А это в данном случае и есть генеральный директор.

    При увольнении директора фирмы в его трудовую книжку вносятся соответствующие записи по общим правилам в рамках следующих нормативных актов: инструкции по заполнению трудовых книжек, ст.66 и ст.84.1 ТК РФ, а также Правил ведения и хранения трудовых книжек. После оформления увольнения в трудовой книжке, увольняемый генеральный директор сам расписывается и заверяет печатью. Запись об увольнении может внести и кадровый работник, если такой числится в штате.

    В графе 4 трудовой книжки обязательно указать ссылку на решение собственников.

    Как написать правильно письмо прошение образец

    Как написать правильно письмо прошение образец

    Образец письма-просьбы

    • От Вашего решения теперь зависит успешное завершение и дальнейшее благополучие .
    • На Вас возлагают свои надежды молодых специалистов.
    • Молодые мамочки и их малыши ждут с нетерпением появления в нашем городе .

    №8. Контакты «И так понятно!», — скажете вы. Понятно, но не всем.

    Контактные данные должны предоставляться в полном объеме. Однако не нужно «утрировать» и указывать все возможные формы обратной связи или наоборот — отправляя письмо по электронной почте, наивно полагать, что обратного адреса вполне достаточно.

    Предложите получателю письма-просьбы 2-3 варианта контактных данных. Этого вполне достаточно. Ремарка Это лишь небольшая подборка простых рекомендаций и приемов по составлению эффективного письма-просьбы.

    Письмо-просьба. образец письма-просьбы

    У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей.

    Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание. С уважением, Петр Петрович. Письмо-просьба о содействии в решении вопроса Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи.

    Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.

    Как написать письмо-просьбу: 8 простых рекомендаций

    Все мы в свое время что-то у кого-то просили.

    Не удивляйтесь. Просили даже те, кто упорно сейчас отрицает сам факт какого-либо прошения.

    Вспомните, как мы в детстве просили деньги на мороженое у родителей, затем вымаливали хорошую оценку у преподавателей, когда чуть-чуть не дотягивали, а позже выпрашивали лишний выходной на работе… Впрочем, бытовые и повседневные вопросы являются не единственными «соратниками» просьб. Деловая жизнь современного человека тоже плотно связана с прошениями.

    Соответственно, от того, как составлено письмо, зависит конечный результат — будет ли удовлетворено прошение или вы получите вежливый отказ: Уважаемый директор компании ! Нам срочно нужны денежные средства для достижения .

    Поводом может стать как простая ситуация, не требующая усиленной аргументации и развернутых объяснений, так и проблема, без объяснения сути которой, невозможно получить положительный ответ. Во втором случае автору потребуется не просто изложить свою просьбу, но и обосновать ее, объяснить получателю, почему необходимо поступить тем или иным образов.

    Существующие в делопроизводстве шаблоны и стандарты упрощают составление официального письма с просьбой. Любое деловое обращение должно соответствовать правилам деловой переписки.

    Корреспонденция — это, в первую очередь, лицо компании-отправителя. Ее оформление требует внимания к мелочам и соблюдения правил бизнес-этикета. Для того чтобы составить письмо-просьбу от имени организации потребуется фирменный бланк с указанием всех необходимых реквизитов. Обращение заверяют подписью уполномоченного должностного лица и печатью компании.

    Вам, как заслуженному , будет приятно наблюдать за специально оборудованными и огражденными детскими площадками в Вашем родном городе… Амбиции. Специалистов, с которыми Вам придется работать завтра, нужно формировать уже сегодня. Поэтому Вы можете вложить в молодое поколение свои знания, опыт и… Сочувствие. К сожалению, проблема беспризорных детей сегодня особенно актуальна.

    Число деток, живущих на улицах нашего города, уже приближается к . Ребятня нуждается в участии, помощи, сопереживании. Без нас им не справиться… №4.

    Ваши успехи Адресат должен четко понимать, что он имеет дело с серьезным человеком, который не первый день «в своей работе» (не многие согласятся сотрудничать с «непроверенными» новичками). Поэтому, если в вашем «послужном списке» есть какие-либо успехи и достижения — лучше их указать в письме-просьбе.

    Как составить письмо-просьбу?

    Образец письменного обращения к депутату поможет структурно изложить свою просьбу. Писать депутату можно и нужно, главное — соблюдать нехитрые правила.

    Тогда возможность, что депутат поможет разобраться в беде, возрастает. Представим, что вы уже знаете, как связаться с депутатом, а также общие требования к тому, как написать ему письмо с просьбой.

    Но не имея под рукой конкретный образец, действовать оказывается затруднительно. Всегда лучше один раз увидеть, как это делали люди до вас, чтобы не ошибиться в элементарных вещах. Строгих правил нет, но всегда надежнее соблюдать рекомендации к написанию любого делового письма, которое адресату будет легко прочесть и понять.

    Прежде чем писать, конечно, нужно четко и ясно сформулировать суть обращения к депутату. Когда в голове есть общая картина запроса, нужно прикинуть план письма. Можно его набросать в черновике.

    Помощь: Составление и оформление письма

    СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА

    Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, частными лицами.

    Основным способом передачи текста письма по-прежнему остается пересылка по почте. Современные средства передачи информации позволяют использовать в этих целях также факсимильную связь и электронную почту, однако независимо от используемых средств обмена информацией к составлению и оформлению официальных писем предъявляются единые требования (примечание).

    Наличие бланка, оформленного в соответствии со всеми требованиями нормативных документов, еще не гарантирует правильности составления письма. При подготовке этого вида документа используется большое количество реквизитов, оформление которых также регламентировано нормативными правовыми актами.

    Одним из таких реквизитов является «заголовок к тексту». Согласно СТБ 6.38-2004 без заголовка допускается составлять лишь письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5-7 строк (как правило, сопроводительные письма).

    Заголовок письма формулируется при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?».

    «Об организации курсов повышения квалификации работников государственных архивных учреждений»;

    «О согласовании проекта Плана мероприятий по сокращению теневого денежного оборота в сфере игорного бизнеса»;

    «Об оказании методической помощи аспирантам и соискателям»;

    «О расчете нормативов численности работников территориальных (районных и городских) архивов»;

    «О планировании работы архивных учреждений на 2008 год»;

    «О ходе выполнения постановления Совета Министров Республики Беларусь от … № …».

    Важнейшим реквизитом, который всегда присутствует в письмах, является реквизит «адресат». Его располагают в правом верхнем углу рабочей площади документа под бланковыми надписями (на уровне реквизитов «дата» и «регистрационный индекс»).

    Основным информационным элементом любого документа, в т.ч. письма, является текст. В зависимости от вида письма (служебное, коммерческое, рекламное, информационное и т.п.) его текст будет иметь свои особенности. Что касается общих требований к тексту письма, то они заключаются в следующем: во-первых, письмо должно быть посвящено одному вопросу, во-вторых, оно не должно быть большим по объему (как правило, до 1 страницы, в исключительных случаях - до 5). Если необходимо обратиться в организацию по нескольким разным вопросам, то следует составлять отдельные письма по каждому из них.

    Деловое письмо должно быть написано деловым стилем. При составлении писем рекомендуется пользоваться простыми предложениями, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания и словесные формы.

    «Сообщаем, что в период с … по …»;

    «Направляем согласованный с …»;

    «Направляем на рассмотрение и утверждение …»;

    «В соответствии с договоренностью, достигнутой …»;

    «Просим Вас рассмотреть вопрос о …»;

    «Просим Вас изыскать возможность …» и др.

    В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа («просим», «направляем, «сообщаем», «предлагаем» и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. В некоторых случаях, например, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату, допускается форма изложения текста письма от первого лица единственного числа («прошу», «предлагаю»).

    Применяя в деловом письме узкоспециальные термины (профессионализмы) и не имея уверенности в том, что адресатом они будут поняты, следует в скобках объяснить их значение.

    В тексте письма при обозначении даты используется цифровой способ: 23.12.2007. Словесно-цифровой способ оформления даты допускается использовать в письмах финансового характера, например в гарантийных письмах.

    Приступая непосредственно к составлению текста письма, следует продумать его композицию, т.е. последовательность расположения отдельных смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). С точки зрения композиции все письма можно разделить на простые и сложные.

    Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации, раскрытия организационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Тексты простых писем обычно имеют одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем (одна смысловая часть).

    «Направляем для исполнения приказ Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 29.09.2005 № 43 «Об утверждении норм времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь».

    Текст письма, состоящего из 2 смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение - просьбу, отказ, предложение и т.п.

    «В соответствии с поручением Совета Министров Республики Беларусь от 20.11.2005 № 109/15 прошу подготовить справку о задолженности Государственного архива Минской области по коммунальным платежам и представить ее в Белкомархив до 15.12.2005».

    К типу простых писем относятся, как правило, сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма и т.д.

    Сложные письма создаются в случаях, требующих, детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых в письме вопросов, изложения доказательств, причин принятия соответствующего решения или подготовленного предложения. Сложные письма с точки зрения композиции состоят из трех или более самостоятельных частей: вступления, основной части и заключения.

    Эти части могут дополняться также обращением, которое обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при обращении к конкретному должностному лицу.

    Приведем примеры различных форм обращения.

    Уважаемый Владимир Иванович!

    Уважаемый господин (или г-н) Бодров!

    Уважаемый господин директор!

    Уважаемые господа! (если неизвестны имена получателей)

    При обращении к высшим должностным лицам государства, а также должностным лицам высших и центральных органов государственной власти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм допускается обращение с указанием должности без фамилии.

    Обращение следует указывать при адресовании писем частным лицам. В то же время в текущей деловой переписке при решении служебных вопросов, связанных с исполнением законодательства и поручений вышестоящих органов, злоупотреблять применением обращения не стоит.

    Форму обращения «господин» в условиях трансформации социально-экономического устройства страны следует применять осторожно, лишь в тех случаях, когда автор письма уверен, что ее использование не вызовет негативной реакции у адресата.

    При употреблении формы обращения «господин» следует помнить, что она может сокращаться только в начале и середине фразы, а также в реквизите «адресат» следующим образом: «г-н». Слово «господа» сокращается только в середине фразы (при этом точка ставится после второго «г»). В начале и в конце фразы это сокращение не допускается. При употреблении слова «господин» вначале пишется фамилия, а затем инициалы. При употреблении фамилии и инициалов без слова «господин» даже при наличии наименования должности перед фамилией пишут инициалы, а затем фамилию.

    «Приглашаем заместителя директора по хозяйственной части г-на Иванова Г.М.», но: «Приглашаем заместителя директора по хозяйственной части Г.М.Иванова».

    Основная смысловая нагрузка сложных писем заключается во вступлении, основной части (иногда их объединяют в одну) и заключении.

    Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины или повод его написания.

    В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать выводы (предложения) и (или) высказать просьбу в заключительной части письма.

    Заключение - это итог рассмотрения темы или предмета письма. В заключении излагаются выводы, предложения, просьбы и т.п.

    Приведем пример текста сложного письма.

    «Декретом Президента Республики Беларусь от 16.03.1999 № 11 (в редакции Декрета Президента РБ от 17.12.2007 № 6) утверждено Положение о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования. Согласно пп.42-57 указанного Положения документы ликвидируемой коммерческой организации подлежат передаче на хранение в территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (вступление).

    В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 12.03.1998 № 464 «Об основных направлениях развития архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь до 2000 года» территориальные (районные и городские) архивы местных исполнительных и распорядительных органов созданы во всех областях страны, за исключением Брестской области и г.Минска.

    Отсутствие территориальных (городских и районных) архивов в Брестской области и г.Минске препятствует выполнению указанного выше Декрета Президента Республики Беларусь (основная часть).

    В связи с изложенным просим принять меры по созданию территориальных (районных и городских) архивов местных исполнительных и распорядительных органов на территории Брестской области (заключение)».

    В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью - опровержением. Опровержение используется тогда, когда у адресата может возникнуть ощущение неубедительности приведенных доказательств, примеров.

    «Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь при проведении проверки оказания платных услуг Национальным историческим архивом Беларуси установлено, что на протяжении многих лет Белинюрколлегия не производит оплату исполненных архивом запросов. Актом ревизии финансово-хозяйственной деятельности КРУ Министерства финансов Республики Беларусь по г.Минску от 24.11.2005 архиву было предписано взыскать с Белинюрколлегии задолженность по оплате выполненных запросов в сумме 516 долларов США по курсу Национального банка Республики Беларусь (вступление).

    Однако до настоящего времени выставленные архивом счета по погашению указанной задолженности не оплачены, в результате чего решение КРУ Министерства финансов Республики Беларусь по г.Минску остается не исполненным (основная часть).

    Просим принять необходимые меры к погашению образовавшейся задолженности по оплате исполненных архивом запросов (заключение).

    Систематическая неоплата Белинюрколлегией исполненных архивом запросов дает законное основание Национальному историческому архиву Беларуси прекратить исполнение поступающих запросов Белинюрколлегии вплоть до погашения задолженности (опровержение)».

    Завершать текст письма рекомендуется заключительной формулой вежливости, которая является традиционной: «С уважением, …». Эту формулу следует употреблять во всех случаях, если в начале письма было использовано личное обращение. После формулы вежливости располагается подпись автора письма.

    Достаточно часто вместе с письмом адресату направляются другие документы, связанные с содержанием этого письма, а также разнообразные бланки, формы, эскизы, образцы и т.п. Все они имеют обобщенное название - «приложение». В некоторых случаях приложение разъясняет, детализирует, уточняет, дополняет отдельные вопросы, изложенные в письме. В этом случае письмо является основным документом, направляемым адресату. С другой стороны, основным документом может быть приложение, а письмо лишь разъясняет, с какой целью он направляется адресату (эту функцию выполняет так называемое сопроводительное письмо). В любом случае при наличии приложения в письме об этом делается специальная отметка («Отметка о наличии приложения»), которая оформляется согласно СТБ 6.38-2004.

    Напечатав в проекте письма отметку о наличии приложения, следует оформить подпись. «Подпись» является одним из реквизитов, придающих документу, в т.ч.

    письму, юридическую силу, без подписи документ будет недействительным. Подпись в письмах оформляется согласно требованиям СТБ 6.38-2004 и Методических указаний по его применению.

    Исходящие письма подлежат визированию на общих основаниях. Визы в исходящих документах оформляются на экземплярах, остающихся в организации-отправителе (отпусках).

    Обязательным реквизитом письма является также отметка об исполнителе, оформляемая согласно установленным требованиям.

    Полностью оформленное и завизированное письмо представляется на подпись руководителю. Вместе с 1-м экземпляром письма одновременно подается его копия, которая останется в организации после отправки письма. Руководитель подписывает лишь первый экземпляр документа, который отправляется адресату, а отпуск заверяется службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

    Для придания письму юридической силы в большинстве случаев достаточно подписи, а также реквизитов бланка и регистрационных данных, поэтому печать на письмах не ставится. Проставление печати является обязательным только на гарантийных письмах, которые связаны с расходованием денежных и материальных средств.

    Подписанное письмо регистрируется службой ДОУ: сведения о письме заносятся в регистрационно-учетные формы (журнал или регистрационно-контрольную карточку), а на самом документе проставляется регистрационный индекс. Дата, проставляемая на письме, должна совпадать с датой подписания и проставляется лицом, подписавшим документ. Регистрационные данные переносятся на отпуск, после чего 1-й экземпляр письма отправляется адресату, а его заверенная копия подшивается в дело согласно номенклатуре дел организации.

    Примеры оформления писем приведены в приложениях 1-3 к данному материалу.

    Примечание. Согласно ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» официальный документ - документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

    Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института

    документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

    Источники:

    www.moneyball.info , finpravsentr.ru , obrazeciskovogo.ru , urist-rm.ru , www.busel.org ,

    Следующие статьи:






    Комментариев пока нет!

    Поделитесь своим мнением

    Сумма цифр: код подтверждения


    Вас может заинтересовать

    Популярное