Как написать заявление на справку в бухгалтерию

Как составить и оформить бухгалтерскую справку

Бланк первичного документа разрабатывается организациями самостоятельно. Но некоторые операции невозможно провести на таких носителях, к таким бумагам относится расчет нормы суточных расходов. Этот вопрос решает бухгалтерская справка, несмотря на то, что она не является первичным документом.

Справка применяется, если в каких-либо экономических отчетах совершена ошибка, а также в случае, если нужно зафиксировать какую-либо операцию.

Структура и разновидности

Справку предоставляют в суд, следственный комитет, прокуратуру, в государственный надзор. Обязательных бланков бухгалтерской справки нет, но есть определенные правила по составлению.

В первой части документа следует указать следующие данные в обязательном порядке:

• наименование организации;
• название документа;
• ИНН, КПП, ОКПО, телефон и адрес организации;
• дата составления справки;
• осуществляемое действие;
• ответственные лица.

Во второй части нужно указать суть документа, это может быть:

• информация об изменениях;
• предыдущие данные;
• верные показатели.

В третьей части нужно поставить дату и подписать бумагу ответственной стороне для подтверждения операции.

Если работнику понадобился документ, подтверждающий его трудоустройство, заработную плату, трудовой стаж, то ему выписывают справку личного характера. В данном случае указывается следующая информация:

• название организации и тип документа;
• присвоенный номер;
• соответствующая дата;
• подпись;
• печать.

В именительном падеже указывается ФИО работника – это начало справки. Требуется указать организацию, для которой создается документ. На нем должна присутствовать подпись соответствующего должностного лица и печать.

В документе требуется указать название предприятия, дату составления и присвоенный номер документа, номер счетов и сумму.

Нужно вписать информацию об учреждении. На справке должна стоять подпись исполнителя или проверяющего. Справку принимает к учету главный бухгалтер. Документ отражается в отметках регистрах учета.

Но образец справки, утвержденный Министерством Финансов, не может подходить для всех случаев без исключения.

Документ-расчет фиксируется как первичная бумага. Если в отчете найдены неточности, требуется заполнить данную справку. Ее применяют в следующих ситуациях:

• при допущении неточностей в налоговом или бухгалтерском учетах;
• комментирование хозяйственных дел (например, списание кредиторской задолженности);
• осуществление дополнительных расчетов, комментарии особенностей.

Должны быть отображены данные об организации, информация об изменениях, дата создания документа и ФИО подотчетных лиц.

В статье №9 закона «О бухгалтерском учете» №402-Ф3 можно найти дополнительную информацию о том, как составить бухгалтерскую справку.

О подтверждении исправлений

В справке о подтверждении исправлений должна быть отображена следующая информация:

• ситуация, вследствие которой появилась ошибка;
• сумма, оказавшее влияние на бухгалтерский учет;
• дата вписывания корректировки

В конце документа должна стоять подпись бухгалтера, совершившего ошибку, и главного бухгалтера.

Например, бухгалтер Бокова Д. В. обнаружила ошибку в амортизационных отчислениях за апрель 2017 года: отражена сумма 45000 рублей, но правильный расчет – 42000 рублей. Нужно отменить излишек, используя проводку: Дт 44 Кт 02 – 3000.

В конце справки должны стоять подписи. Данный документ указывает на то, в учете должны быть сделаны исправления.

О списании «кредиторки»

Если у предприятия просрочена кредиторская задолженность, а время подачи иска прошло, необходимо учесть эти данные в строку о внереализованных доходах. Согласно регламенту п.18 статьи 250 НК РФ, эта информация должна быть представлена в обязательном порядке.

Данная процедура обычно осуществляется в процессе инвентаризации. То есть, следует оформить бухгалтерскую справку на списание кредиторских обязательств. В документ нужно включить следующее:

• № договора, ссылки на первичный документ;
• вычисление периода исковой давности.

Справка составляется следующим образом:

• адрес, год;
• время выявления кредиторского обязательства;
• результат возникновения долга;
• размер долга;
• время истечения срока;
• списание;
• подпись главного бухгалтера (и составителя справки).

Чтобы быть уверенным в верности расчетов, рекомендуется составлять справку в соответствии с главой 12 Гражданского кодекса, так как она отражает главные вопросы исковой давности.

Если представить ситуацию, что организация ООО «Восток» провела проверку расчетов с клиентами, в процессе обнаружилось кредиторское обязательство перед ООО «Путь», равное 90000 рублям. А 2 мая 2017 года по нему закончился период давности.

По раздельному учету

Пункт 4 статьи 149 НК РФ говорит о том, что всем организациям положено вести раздельный учет действий, независимо от того, свободны ли они от НДС или нет. Чтобы иметь представление о том, что отражает документ раздельного учета НДС, нужно обратиться к статье 170 НК РФ.

О задолженности для суда

Если предприятию задолжали клиенты, то требуется составить справку о дебиторской задолженности.

Ситуация 1: компания «Штиль» выплатила заработную плату Маяковскому Н. К. в размере 60000 в сентябре и в размере 58000 в октябре. В ноябре выяснилось, что за сентябрь была начислена лишняя сумма в размере 2000 рублей, так как его реальная заработная плата равнялась 58000 рублей.

Маяковский Н. К. лояльно отнесся к ситуации и вернул излишек в кассу. Сотруднику бухгалтерии требуется изменить сумму удержанного НДФЛ.

Д26 К70 – 3000 руб. Излишняя сумма начисленной заработной платы.

Д70 К68 – 390 руб. Лишняя сумма удержанного налога на доходы.

Д50 К70 – 2610 руб. Сумма, внесенная в кассу.

Переплата по НДФЛ будет учтена в следующем периоде уплаты налога.

Ситуация 2: ООО «ЮГ» оплачивает аренду 1 в квартал. Месячная оплата равняется 30000 рублей. За первый квартал организация перечислила арендодателю 90000 рублей. Бухгалтер организации ежемесячно подготавливает справку для оформления принятия расходов к учету.

Ситуация 3: договор займа от 01.01.2016 №5 указывает на то, что организация ООО «Штиль» получила заем на сумму 1000000 рублей на 1 год под 15% годовых. Средства были предоставлены 2 января 2016 года. Проценты начисляются бухгалтером помесячно. За февраль сумма процентов будет равна 11506 рублей (1000000 * 15% * 28 дней / 365 дней).

Есть множество примеров, когда может понадобиться бухгалтерская справка.

Как происходит отражение налогового кредита НДС по бухгалтерской справке? Узнайте из данного видео.

Получаем сведения о заработке работника

Работник обратился в бухгалтерию за пособием по временной нетрудоспособности. Однако выяснилось, что у него нет документов о заработке на прежнем месте работы. Разберемся, в каких случаях для расчета больничной понадобится информация о доходах работника по прошлому месту работы и как ускорить получение нужных данных.

Чем руководствоваться

1 Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном стра­ховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством».

2 Приказ Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 № 4н <Об утверждении формы справки о заработке>.

3 Приказ Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 № 21н <О получении информации из ПФР>.

4 Положение о Фонде социального страхования РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 № 101.

5 Приказ Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 № 20н <О направлении запроса в ФСС РФ>.

Если работник обратился за выплатой пособия по временной нетрудоспособности, то бухгалтерии может потребоваться справка о его заработке за последние два года работы. Такая ситуация возможна, если в этот период сотрудник работал в другой фирме (ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ 1 ).

Информация о заработке сотрудника представляет собой справку по форме, утвержденной Приказом № 4н 2 (образец 1 на с. 48). Получить справку можно двумя способами.

Способ 1. Работник самостоятельно подает бывшему работодателю заявление о выдаче справки. Ее обязаны выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ 1 ).

Способ 2. Компания-работодатель по заявлению работника запрашивает ин-в территориальном подразделении ПФР (ч. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Чиновники ПФР должны выдать справку не позднее 10 рабочих дней со дня получения (регистрации) запроса (п. 2 <Порядка представления сведений>, утв. Приказом № 21н 3 ).

Заметим, что довольно простая процедура получения информации о доходах работника зачастую вызывает сложности. Приведем примеры неоднозначных ситуаций.

ПОДЛИННОСТЬ СПРАВКИ ЛУЧШЕ ПРОВЕРИТЬ

Работник представил бухгалтерии справку о заработке за предыдущие два года работы.

Если у бухгалтера есть сомнения в подлинности справки о заработке, то лучше перестраховаться. Дело в том, что руководитель и главный бухгалтер несут ответственность за правильное начисление и своевременную выплату пособий по временной нетрудоспособности (п. 10 Положения № 101 4 ). Иными словами, проверка подлинности сомнительной справки позволит в будущем избежать проблем с проверяющими.

Для проверки нужно направить запрос в территориальное подразделение ФСС РФ по месту нахождения проверяемой компании (п. 4 <Порядка направления запроса>, утв. Приказом № 20н 5 ). В запросе следует отразить все известные сведения о фирме, выдавшей

справку. Эти сведения обычно содержатся в самой справке. Кстати, ее (или ее копию) прикладывать к запросу не нужно.

Форма запроса утверждена Приказом № 20н) (образец 2 на с. 49), необходимо использовать именно эту форму. Если направить запрос в произвольной форме, то велика вероятность отказа в предоставлении данных.

Просто ИМЕЙТЕ В ВИДУ

ЕСЛИ СПРАВКА О ЗАРАБОТКЕ ОТСУТСТВУЕТ

Работник при трудоустройстве не представил справку о заработке с предыдущего места работы. Он сообщил, что бывшая фирма-рабо­тодатель недавно ликвидирована.

Для расчета пособия по нетрудоспособности бухгалтеру, к сожалению, не обойтись без сведений о заработке сотрудника за период его работы в другой фирме (ст. 13 Закона № 255-ФЗ 1 ). Если получить сведения от самого работника невозможно, то потребуется обратиться в ПФР, направить туда запрос. Для этого имеет смысл придерживаться спе­циальной процедуры, установленной Приказом № 21н 3 . Приведем алгоритм действий.

Работник написал заявление о направлении запроса в териториальне подразделение ПФР. При этом бывший работодатель не ликвидирован и фунцонирует по прежнему местонахождению. Работник пояснил, что не желает обращаться за справкой по личным причинам.

Если работник подал заявление о направлении запроса в территориальный орган ПФР, то бухгалтерия не вправе отказать ему в получении этих сведений. Причем даже если бывший работодатель продолжает существовать. Дело в том, что Закон № 255-ФЗ 1 не определяет исчерпывающего перечня причин, при которых у работника возникает право подать соответствующее заявление. Более того, положения законодательства РФ не предоставляют компании права оценивать обоснованность подачи работником заявления. Следовательно, получив заявление работника, компания обязана направить в подразделение ПФР соответствующий запрос, вне зависимости от причин, по которым работник подал заявление.

СПРАВКИ ПО ФОРМЕ № 2-НДФЛ НЕ ПОДОЙДУТ

В компанию принят новый сотрудник. При увольнении с прошлого места работы справку о заработке для расчета пособия ему не выдали. Однако на руках у работника есть справка по форме № 2-НДФЛ за текущий и два предшествующих года.

Для расчета пособия по нетрудоспособности справки по форме № 2-НДФЛ не подойдут. Поясним, почему.

Для назначения и выплаты пособий работник должен представить листок нетрудоспособности и справку о сумме заработка у других работодателей.

При приеме на работу новых сотрудников требуйте от них справки о заработке за последние два года. Начиная с 2011 года такие справки работодатели должны выдавать при увольнении в последний день работы (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ).

Если работник не в состоянии представить справку, то компания вправе получить нужные данные о заработке из ПФР (ч. 7.2 ст. 13 Закона № 255-ФЗ 1 ).

Выходит, что доходы работника должны подтверждаться либо специальной справкой о заработке, выданной преды­дущим работодателем, либо сведениями, полученными из ПФР. Других возможностей для подтверждения дохода законодательство не предусматривает.

Если же компания для расчета и выплаты пособия будет основываться на справках по форме № 2-НДФЛ, то высока вероятность того, что проверяющие из фондов пересчитают пособие по минимальному размеру. Так что лучше не рисковать и придерживаться установленного порядка.

О сроке для ответа на запрос

заместитель начальника правового отдела ГУ Фонда социального страхования РФ Московского регионального отделения

Компании несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, выдаваемых ими бывшим работникам и необходимых для назначения, исчисления и выплаты пособий по обязательному социальному страхованию (ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ). Вместе с этим компания назначающая пособие, при возникновении сомнений в подлинности или достоверности справки о сумме заработка вправе направить запрос в территориальный орган ФСС РФ по месту регистрации фирмы, сведения о которой проверяются.

Замечу, что в законодательстве РФ прямо не сказано, в какой срок фирма должна ответить на такой запрос. Однако на практике срок на ответ не должен превышать 30 календарных дней. Внутренние документы системы ФСС РФ по делопроизводству не позволяют тянуть с ответом дольше.

ПРАКТИЧНО, ВОСПОЛЬЗУЙТЕСЬ…

СПРАВКУ МОЖНО И НЕ ЖДАТЬ

Работник обратился в бухгалтерию за пособием по нетрудоспособности. Справок с места работы у него не было. Поэтому бухгалтерия рассчитала пособие в минимальном размере. Позже работник принес справку о доходах с предыдущего места работы.

Бухгалтер поступил правильно. Если справка о доходах отсутствует, то пособие исчисляется на основании имеющихся сведений - проще говоря, исходя из размера МРОТ (ст. 14 Закона № 255-ФЗ 1 ). После представления работником справки бухгалтеру придется пересчитать пособие, но не более чем за три года, предшествующих дню представления справки (ч. 2.1 ст. 15 Закона № 255-ФЗ). И если после перерасчета сумма пособия окажется больше, то работнику потребуется доплатить.

Бухгалтерская справка — образец написания

Любой процесс, связанный с финансовой деятельностью организации в обязательном порядке должен оформляться первичной учетной документацией. Как правило, такие документальные акты представляют собой разнообразные накладные, отчеты и банковские выписки, форма бланка которых предусмотрена на законодательном уровне Российской Федерации.

Понятие бухгалтерской справки

Изначальная учетная документация, которая содержит информацию о финансовом событии и отражается в бухгалтерских или налоговых учетах именуется бухгалтерской справкой.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

В нормативных документах по бухгалтерскому учету данная справка не фигурирует. Что нельзя сказать о Налоговом Кодексе РФ, где бухсправка непосредственно относится к первичным документальным актам. Такой бухгалтерский документ не имеет стандартного государственного образца, в связи с этим каждый в индивидуальном порядке может составлять справку произвольно. Действующее законодательство предусматривает обязательное утверждение в учетной политике самостоятельно разработанных форм документов, однако бухгалтерских справок это не касается. Так как содержание такой документации зависит от того какая операция осуществляется.

Вне зависимости от предназначения, бухсправка должна содержать следующую информацию:

• название составляемого акта;
• число, месяц и год составления;
• полное название организации относительно которой составляется этот документ;
• сведения о совершаемой операции;
• в каких единицах выражается проводимая операция;
• ФИО должностных лиц, которые несут ответственность за осуществление и грамотное оформление процедуры;
• подписи ответственных лиц.

Многие работники, связанные с финансовой деятельностью, при составлении бухгалтерских справок основываются на форме документа, которая утверждена государственными органами для бюджетных учреждений (код №0504833).

В нашей статье вы узнаете как составить справку расчет по раздельному НДС.

Здесь вы узнаете, как правильно заполнить справку отчет кассира операциониста.

Что такое справка о подтверждающих документах и для чего она нужна? Об этом в нашей статье.

Необходимость и использование

Бухсправка является внутренним документом компании, и в первую очередь нужна для исправления ошибок в финансовых учетах, подтверждения того или иного осуществляемого действия связанного с денежными операциями, корректировки данных в бухучете и налоговом учете, а также для ведения раздельного учета.

Помимо вышеперечисленного данный документ необходим для:

Не стоит забывать, что грамотно сформулированная такая справка избавит фирму от множества проблем с налоговыми службами, и сыграет немаловажную роль в доказательстве правоты компании при спорных ситуациях, возникающих в суде.

Так как при составлении бухсправки любой формы не должны быть задействованы третьи лица (сторонние организации). Поэтому данная справка должна содержать информацию только о внутренних действиях предприятия, в которых отсутствуют лица сторонних компаний.

Бухгалтерская справка обычно используется организациями в следующих случаях:

• когда исправляются ошибки, обнаруженные в отчетах за прошедший период;
• по раздельному учету налога на добавленную стоимость;
• для судебных учреждений, где указывается информация о финансовой задолженности.

Операции, подлежащие корректировке

Любой бухгалтерский работник при составлении отчетов и других проделываемых операциях может допустить ошибки. Поэтому для официальной корректировки оформляется бухгалтерская справка. Но нужно учесть, то не все финансовые операции производимые бухгалтером могут исправляться.

Корректировке подлежат операции, в которых допущены следующие ошибки:

Пример составления документа об исправлении ошибки при переплате зарплаты

Общество с ограниченной ответственность (ООО) «Тюльпан» насчитало и выплатило своему подчиненному Воробъеву А.С. следующую заработную плату:

• в августе – 15000 рублей;
• в сентябре – 20000 рублей.

В октябре этого же года выяснилось, что за август бала насчитана, и выплачена лишняя сумма зарплаты в размере 5000 рублей, так как заработанное жалование за этот месяц составило 15000 рублей. При учете того, что сотрудник организации согласился вернуть в кассу предприятия переплаченную сумму денег, бухгалтерские работники произвели корректировку суммы удержанного налога на доходы физических лиц (НДФЛ).

После чего составили бухгалтерскую справку, где произвели следующие проводки:

• Д26 К70 – 5000 рублей. Проводка излишне начисленной суммы заработной платы;
• Д70 К68 – 650 рублей. Проводка излишне удержанной суммы налога на прибыль;
• Д50 К70 – 4350 рублей. Лишняя выплаченная денежная сумма, возвращенная в кассу организации.

Переплаченный НДФЛ, который образовался в августе, был зачтен на следующий период уплаты налога.

Пример оформления справки при представительских расходах

ООО «Хризантема» 10 сентября организовало праздничный концерт в честь открытия нового цеха. На данное мероприятие было потрачено 500000 рублей представительских затрат. Необходимо учесть, что такие расходы при расчете пошлины на доход берутся в размере четырех процентов от фонда оплаты труда (ФОТ) за тот промежуток времени, в коем они были проведены.

Организация каждый квартал представляет отчеты по налогу на доход. Представительские затраты будут аккумулированы на 26 счете. 29 сентября руководство ООО «Хризантема» определило показатель представительских затрат и составили бухгалтерскую справку.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Справки при увольнении

Процесс увольнения работника – мероприятие, которое требует соблюдения значительного числа формальностей. Работодатель обязан издать приказ об увольнении, произвести все необходимые выплаты, а также заполнить и выдать на руки сотруднику заполненную трудовую книжку. Однако, на этом процесс отнюдь не заканчивается. Для дальнейшего трудоустройства работнику могут потребоваться и иные бумаги, которые руководство компании обязано ему предоставить.

Как правило, если необходимость в таких документах существует, то работник представляет в кадровый отдел соответствующее заявление.

О том, какие документы при увольнении обычно просят выдать сотрудники и каковы особенности их выдачи пойдет речь в данной статье.

Многие сотрудники кадровых отделов предприятий задаются вполне закономерным вопросом: что нужно выдать работнику при увольнении? Сведения о тех бумагах, которые может запросить увольняемый содержатся не только в трудовом, но также в гражданском и налоговом законодательстве РФ. В этом процессе важно ориентироваться на несколько важных правил:

• Во-первых, все документы предоставляются сотруднику строго под роспись;
• Во-вторых, бумаги должны быть выданы даже в том случае, если работник еще не вернул компании все принадлежащее ей имущество и не передал отделу кадров заполненный должным образом обходной лист;
• В-третьих, процедура по предоставлению документов должна быть завершена в течение трех дней;
• В-четвертых, если даже работник не смог лично посетить отдел кадров работодателя, то по истечении трехдневного срока все документы пересылаются ему заказным письмом с приложением их описи.

Более того, заявление на выдачу документов и их копий, которое представляет в отдел кадров работник, а также сами справки оформляются в свободной форме. Дело в том, что российским законодательством предписаны особые унифицированные бланки.

Что касается полного перечня документов, которые работодатель оформляет по запросу сотрудника при увольнении, то в него входят:

Этот документ содержит сведения о размере дохода, который работник получал на протяжении года, а также о величине налоговых отчислений в бюджет. Работодатель выдает справку 2-НДФЛ при увольнении только в том случае, если работник указал ее в своем заявлении (ст.230 НК РФ).

Для чего лицу может потребоваться эта бумага? Именно она обеспечивает его право на получение стандартного налогового вычета на протяжении всего года.

Данная справка (форма 4н) выдается работнику в обязательном порядке, вне зависимости от того, написал он соответствующее заявление или нет. Она содержит сведения о совокупном размере заработка увольняемого за последние два года, а также информацию о величине отчислений по социальному страхованию (Ст. 4.1 №255-ФЗ).

Кроме того, здесь прописывают количество календарных дней, на протяжении которых работник пребывал на больничном, в отпуске по уходу за ребенком и др., что привело к получению им неполного заработка. В некоторых случаях выдаются две справки: одна – относительно годового дохода и размера отчислений в ФСС, вторая – касательно числа календарных дней, характеризующихся уплатой неполного заработка.

Если сразу после увольнения работник собирается зарегистрироваться в центре занятости населения, то ему следует запросить у работодателя справку о его среднем заработке за последние три месяца его трудовой деятельности.

Каким образом исчисляется средний заработок? Все сведения об этом содержит Постановление Минтруда РФ №62 от 12.08.2003. Сама справка оформляется в произвольном виде.

Пенсионный фонд РФ ведет персонифицированный учет всех работников. При этом в день увольнения любой из них должен получить от своего работодателя справку, содержащую сведения об объеме денежных отчислений на страховые взносы в ПФР. Этот документ обязателен к выдаче, и потому представляется работнику даже без соответствующего заявления от него (ст.11 №27-ФЗ)

Остается добавить, что выдаются все перечисленные документы при увольнении по собственному желанию и по инициативе работодателя. Отказ в их выдаче влечет за собой административную ответственность работодателя – приостановление деятельности на срок до 3 месяцев, а также штраф в размере:

• От 1 000 до 5 000 – для ИП и должностных лиц;
• От 30 000 до 50 000 – для юридических лиц.

Обязательная справка

В течение трех дней после увольнения работника работодатель выдает своему сотруднику на руки обязательные справки. Их представление не требует написания сотрудником заявления. Итак, что должны выдать при увольнении работника компании в обязательном порядке? Безусловно, справку о сумме заработка за два последних календарных года. Ее форма утверждена в Приказе Минтруда РФ №182н (№255-ФЗ). Этот документ работник передает своему новому работодателю.

Обязательная справка о доходах при увольнении выдается без заявления работника в течение трех дней с момента увольнения. Ее оформление также обязательно, как и внесение соответствующей записи в трудовую книжку.

Справки при увольнении по письменному запросу работника

Помимо обязательной справки существуют и такие документы, которые предоставляются работникам только на основании их письменного заявления (ст. 84.1 ТК РФ). В числе таких бумаг можно упомянуть справки:

1. о зарплате;
2. о начисленных и уплаченных страховых взносах в ПФР;
3. о сроке работы в рамках данной организации.

По запросу работника предоставляется также документ 2-НДФЛ. При этом отказать работнику работодатель не имеет права: эти бумаги связаны с трудовой деятельностью конкретного лица и содержат частную информацию, касающуюся только его.

Важно учитывать особенности выдачи документов на базе письменного запроса работника:

• Во-первых, все документы и их копии оформляются строго на безвозмездной основе в течение трех дней;
• Во-вторых, справку о страховых взносах при увольнении, о зарплате и 2-НДФЛ готовит бухгалтерия, и лишь только справку о сроке деятельности в данной компании – кадровый отдел. Если в организации нет кадрового отдела, то подготовка всех документов – обязанность бухгалтера.

Стоит добавить, что справка в Пенсионный фонд при увольнении в обязательном порядке содержит сведения персонифицированного учета. Это без лишних трудностей позволяет подложить накопление пенсионных отчислений работника после его трудоустройства на новом месте.

Обязанность компании в день увольнения

Ранее упоминалось, что все справки при увольнении работника, как обязательные, так и по запросу увольняемого, оформляются в течение трех дней с момента расторжения трудовых отношений или представления соответствующего заявления в кадровый отдел. Однако, существует информация, которую следует предоставить сотруднику непосредственно в день прекращения трудовых отношений. К ней относятся данные персонифицированного учета сотрудника в системе пенсионного страхования (ст.11 №27-ФЗ).

Как в этом случае оформляются документы при увольнении от работодателя?

• Во-первых, эти сведения в произвольном виде отражаются в отдельном документе;
• Во-вторых, работник готовит письменное подтверждение передачи этой информации.

По своему составу сведения персонифицированного учета включают информацию, касающуюся:

1. Информации об объеме начисленных и уплаченных страховых взносов;
2. Данных о страховом стаже сотрудника;
3. Сведений о специальных взносах работодателя в пользу накопительной пенсии сотрудника и иных дополнительных взносах.

Выдача такой информации предусматривает оперирование частными данными, следовательно, работник не обязан писать заявление на их предоставление. Однако, работодатель имеет право выдавать такие сведения строго под роспись работника.

Как оформить сведения

Согласно требованиям российского законодательства, любая организация обязана не только регулярно передавать отчетность в ПФР, но и предоставлять самому работнику копию касающихся его индивидуальных сведений (ст.11 №27-ФЗ).

В отличие от многих других справок, которые оформляются при увольнении работника, сведения об отчислениях в ПФР представляются на базе строго определенных в законодательстве форм, а именно:

• С3В-6-1, С3В-6-4 – для сведений о пенсионных отчислениях за период до 2014 года;
• РСВ-1 (6-й раздел), в том случае, если речь идет об информации, включаемой в отчеты для ПФР после 2014 года.

Почему речь идет о столь ранних датах – в частности о периоде времени до 2014 года? Дело в том, что большинство организаций игнорируют необходимость регулярного предоставления сведений из отчетов по отчислениям в Пенсионный фонд работников. Именно поэтому во время увольнения им приходится делать копии таких документов за все предшествующие отчетные периоды.

Журнал учета выданных справок

Все предоставляемые работнику справки выдаются строго под роспись увольняемого сотрудника. Для чего это делается? Для того, чтобы избавить работодателя от нападок работника в будущем, а также обезопасить его от длительных и затратных судебных разбирательств.

Письменное подтверждение работника может быть оформлено в нескольких формах:

1. Расписка в получении документа;
2. Роспись на оригинале документа, который останется в организации (например, форма РСВ-1);
3. Роспись в журнале учета выданных справок.

Последний вариант признается большинством кадровых работников в качестве самого удобного и эффективного, поскольку:

• Сквозная нумерация документов позволяет в любой момент выяснить, сколько именно бумаг уже было предоставлено работникам;
• Сведения о любой справке можно найти в одном конкретном журнале, а не перебирать всю картотеку компании;
• Документ не получится зарегистрировать задним числом или изъять какие-либо сведения из журнала.

В России нет унифицированной формы журнала регистрации справок, выданных работникам. Однако наиболее распространенной его формой представляется таблица с такими столбцами:

1. Номер по порядку;
2. Дата представления документа;
3. Ф.И.О. заявителя;
4. Вид документа (справка, копия и др.);
5. Краткое содержание справки;
6. Роспись сотрудника-получателя.

Обычно журнал регистрации ведется кадровым отделом предприятия, однако такая обязанность может быть возложена и на специалиста по делопроизводству.

Подводя итог следует подчеркнуть особо, что часть справок при увольнении сотрудника выдается в обязательном порядке, а часть – строго на основании заявления работника. При этом все документы предоставляются в трехдневный срок с момента расторжения трудового договора или представления заявки в кадровый отдел, причем строго под роспись увольняемого сотрудника.

Что такое и как составляется бухгалтерская справка?

Для этого применяется бухгалтерская справка, которая поможет обосновать внесение корректировок, подтвердить налоговый учет и сформировать норматив по налогообложению прибыли.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Бухгалтерская справка представляет собой документ, подтверждающий информацию из налогового учета. Ее относят к первичной документации, которая подтверждает сведения, входящие в эти документы (по ст. 313 НК России). Оформление первичной документации осуществляется согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.

Из ст. 9 ФЗ №129 «О бухучете» становится ясно, что в первичном документе должна находиться следующая информация:

• название;
• дата написания;
• наименование компании;
• состав хозяйственной операции и ее изменение;
• ответственные лица и их подписи.

Разработка справки должна выполняться согласно унифицированным формам, согласованным в Госкомстате РФ. При их отсутствии компания может сама составить формы документов первичного типа, где должна содержаться информация, указанная в п. 2 ст. 9 ФЗ «О бухучете». Обычно справка составляется на бумаге формата А4 и прикрепляется к документам, требующим пояснения, или в специальную папку ежеквартально.

Как составляется претензия по задолженности по договору оказания услуг — смотрите тут.

Для чего он нужен и когда используется?

Бухгалтер самостоятельно принимает решение о типе и количестве вносимых изменений, указанных в справке. Но желательно добавлять больше сведений, иначе можно потом не вспомнить причины составления документа.

Можно выделить несколько операций, когда составляются подобные документы:

• Внесение корректировок. В учет добавляются исправления при обнаруженных неточностях и ошибках. Последовательность корректирования закреплена в Положении по бухучету 22/2010 и может меняться относительно серьезности ошибок. Ошибка будет серьезной, если она сможет оказать влияние на экономические решения потребителей, которые принимаются на основании бухгалтерских отчетов этого же периода. Компания сама определяет серьезность ошибки на основании характера и величины конкретной статьи отчетов.

Существует следующий порядок исправления несущественных ошибок:

• Обнаруженная до конца отчетного периода ошибка устраняется с помощью записей по определенным счетам бухучета того же месяца.
• Обнаруженная после конца отчетного периода до подписания бухотчетов ошибка корректируется записями по определенным счетам за декабрь отчетного периода.
• Несущественные ошибки прошедшего года, выявленные после согласования бухучета, корректируются записями по определенным счетам того же месяца и года. Выявленные при этом убытки и доходы фиксируются в прочих расходах и доходах текущего отчетного года.

Исправление серьезных ошибок проводится в следующей последовательности:

• при их выявлении до конца отчетного периода делаются записи по определенным счетам бухучета того же месяца;
• при их выявлении после конца отчетного периода (до согласования отчетов) делаются записи по определенным счетам за декабрь;
• при их выявлении после согласования готовых отчетов, но до их сдачи акционерам, участникам общества или другим уполномоченным структурам проводится корректировка записями по определенным счетам за декабрь отчетного периода;
• при их выявлении после согласования и сдачи годовых отчетов уполномоченным лицам до времени утверждения вводятся записи по определенным счетам за последний месяц отчетного периода.

Данный документ может пригодиться для налоговых органов при камеральной проверке, объяснении некоторых характеристик учета.

Более подробно о порядке внесения исправлений в бухгалтерский и налоговый учет вы можете узнать из следующего видео:

Какие операции можно корректировать?

Выделяют два метода добавления корректировок:

1. При необходимости увеличения стоимостных характеристик из-за ошибок, где неправильно написана сумма начальной записи (а не проводка учета), используется метод дополнительных записей. Вносится дополнительная запись с одинаковой корреспонденцией счетов на величину разницы между суммой, указанной в прошлой проводке, и правильной цифрой.
2. При завышенной сумме или использовании неправильной счетовой корреспонденции используется способ «красного сторно».

В основном выявленные ошибки бухучета и отчетов оказывают влияние на налогоисчисление.

Пример ошибки при переплате заработной платы

Компания «Ирис» начислила и выплатила зарплату специалисту Иванову А. И. в мае 7000 рублей, а в июне — 6500. В июле было установлено, что в мае он получил избыточные средства. Работник пошел в бухгалтерию и согласился оплатить переплату через кассу. Также бухгалтер должен исправить сумму взятого НДФЛ. Он сделал справку со следующими проводками:

• Д26 К70 — 500 рублей. Это сторно избыточно начисленной суммы.
• Д70 К 68 — 65 руб. Это сторно от лишней величины удержанного налога НДФЛ.
• Д50 К70 (при уплате работником в кассу средств) — 435 р.

Переплаченная сумма НДФЛ за май была учтена при дальнейшей оплате налога.

Пример составления при представительских расходах

Компанией «Ирис» 17 мая была организована официальная встреча работников партнерской организации с проведением переговоров.

Следует вспомнить, что подобные расходы при подсчете налога на прибыль рассчитываются до 4% от фонда оплаты труда. Каждый месяц организация составляет отчеты по этому налогу, аккумулируя представительские расходы в 26 счете. 30 мая бухгалтером был установлен норматив этих расходов и составлена бухгалтерская справка.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Источники:

Следующие статьи:

• Как написать заявление на страховку осаго
• Как написать заявление на увольнение по собственному желанию работающего пенсионера

Поделитесь своим мнением

Имя *

Почта *

Тект *

Сумма цифр:

Вас может заинтересовать

Как написать заявления на возврат денег с детского сада

Как написать заявление дарственное

Как правильно написать жалобу на парикмахерскую

Как написать правильно письмо с уведомлением

Популярное

Как написать заявление в совкомбанке

( Читали 6)

Как правильно написать апелляционную жалобу на решение городского суда

( Читали 3)

Как правильно написать доверенность на получение зарплату

( Читали 2)

Как написать заявление в ук о предоставлении информации

( Читали 2)