Как написать заявление на отправку по почте трудовой книжки

» Бесплатные консультации 25 апреля 2024 года

Для чего нужно заявление на отправление трудовой книжки по почте?

Действующим законодательством, регулирующим трудовые отношения, возникающие между работодателем и его сотрудниками, установлено, что трудовая книжка должна передаваться лично в руки работнику в день его увольнения. В случае его отсутствия или невозможности получения основного документа о трудовой деятельности самостоятельно, увольняемый должен написать заявление на отправку трудовой книжки по почте.

Причины направления трудовой книжки по почте

Как написать заявление на отправку по почте трудовой книжки

Существуют случаи, когда работник, а в предусмотренных законом случаях – его родственники или доверенное лицо, могут получить основной документ о трудовой деятельности, не посещая место нахождения организации-работодателя. Это происходит в следующих случаях:

уволенный сотрудник отсутствует в день увольнения на рабочем месте>
работник не находится в месте, где расположена организация-работодатель, и не может забрать трудовую книжку лично>
болезнь работника не позволяет ему прийти и получить трудовую самостоятельно>
конфликт между сотрудником организации и работодателем>
доверенное лицо не имеет возможности прийти в организацию>
у родственников умершего работника нет моральных и материальных сил получить трудовой документ.

В этой связи возникает закономерный вопрос, как получить трудовую книжку по почте. Ответ прост – дать свое письменное согласие на совершение данного действия работодателем и направить его на фактический адрес работодателя.

Форма заявления об отправке трудовой книжки по почте

Заявление, свидетельствующее о согласии уволенного работника на получение своей трудовой по почте, должно быть составлено в письменной форме. Однако законодательство не прописывает его содержание. Поэтому оно может быть составлено произвольно.

Самый простой вариант заявления выглядит следующим образом: «Даю свое согласие на пересылку трудовой книжки по почте», дата и подпись уволенного работника.

Вместе с тем, в него целесообразно включить следующие сведения:

дату увольнения>
причину, по которой не удалось самостоятельно получить трудовую книжку>
просьба или согласие на получение трудового документа по почте>
адрес, на который следует выслать трудовую книжку>
дата составления>
подпись уволенного работника и ее расшифровка.

Одновременно с этим заявлением целесообразно направить работодателю письменное заявление об окончательном расчете с указанием банковских реквизитов.

Пошаговая инструкция для уволенного работника, как забрать трудовую книжку по почте

Получить уведомление от работодателя, в котором он просит забрать трудовую книжку лично или предлагает получить ее по почте.
Составить ответное письмо и направить его на фактический адрес организации-работодателя.
Дождаться заказное письмо с объявленной ценностью, в котором будет находиться трудовая книжка.

Направление уведомления работнику – это непосредственная обязанность предприятия-работодателя. Однако в целях ускорения получения трудового документа можно проявить инициативу и, не дожидаясь такого письма, направить соответствующее заявление.

Если же работодатель в течение длительного периода времени не присылает такое письмо, а у ответственного лица за выдачу трудового документа на руках нет квитанции об оплате почтовых услуг и описи ценности, уволенный сотрудник получает право предъявить работодателю иск о возмещении материального вреда за задержку в выдаче трудового документа.

Как оформить трудовую документацию при отправке трудовой книжки по почте

По общему правилу, получая трудовую книжку самостоятельно непосредственно в месте нахождения организации, работник обязан расписаться в трудовой книжке под подписью сотрудника отдела кадров и печатью работодателя. Кроме того, его подпись должна стоять в личной карте и в книге учета движения документов о трудовой деятельности. А поскольку трудовая книжка была направлена работнику по почте, сотрудник кадровой службы вместо росписи указывает дату отправления письма с объявленной ценностью и дату его получения адресатом. При этом квитанции об оплате почтовых услуг и уведомление о доставлении трудовой книжки адресату должны быть приложены к личной карточке работника и храниться у работодателя.

Кадровому работнику следует помнить, что в случае, если ни сам работник, ни его доверенное лицо, ни близкие родственники умершего не обратились к работодателю с просьбой выдать им трудовую книжку, она подшивается к личной карточке уволенного и хранится в архиве до востребования, но не менее 50 лет.

Все про отправку трудовой книжки по почте при увольнении: можно ли таким способом сделать возврат?

Работодатель может применить нормы, допускающие передачу трудовой книжки её владельцу при увольнении, пересылкой по почте.

Если работник официально потребовал выслать трудовую книжку, работодатель обязан удовлетворить заявленную просьбу, независимо от причин. В ином случае действия работодателя могут расцениваться как неправомерная задержка документа.

В статье представлены причины пересылки, а также алгоритм процедуры передачи документа через почту.

В каких случаях можно отправить по почте?

Возникнуть потребность в передаче книжки пересылкой, может всегда, когда уволившийся гражданин находится в ином населённом пункте. Например:

работает в удалённом филиале, а трудовая хранится в головном офисе учредителя.
Выехал в отпуск и не намерен возвращаться, а заявление на отпуск указывает: «с последующим увольнением».
Находится в длительной командировке, стажировке и т.п., откуда подал заявление об увольнении.
В иных случаях, по усмотрению увольняющегося лица.

При этом работодатель или ответственное за выдачу трудовых книжек лицо, не вправе проявлять инициативу по отправлению документа, невзирая на нормы статей 62 и 77 ТК РФ, которые устанавливают регламент выдачи книжки в последний рабочий день.

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая — третья утратили силу.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Последний рабочий день считается днём увольнения, с увольняющимся работником проводятся взаиморасчёты и выдача документов.

Нужно ли согласие уволенного сотрудника на пересылку?

Этот документ относится к видам документации, предусматривающим особые нормы хранения и передачи. Поэтому здесь требуется соблюдать установленный порядок, согласно которому пересылка допускается только с согласия владельца трудовой.

Такое согласие должно быть получено только в письменной форме, с официальной формулировкой, из которой понятно, что владелец документа просит её выслать по указанному им адресу.

Просьба может выражаться:

отдельно вписанной формулировкой в заявлении об увольнении – после текста, который изъявляет просьбу об увольнении, с указанием основания и сроков.
Отдельным заявлением, которое прилагается к заявлению об увольнении или подаётся отдельно после того как оформлена процедура увольнения.
Передано телеграммой, с удостоверением подписи отправителя оператором телеграфа.

Формулировка может быть следующей: «Прошу выслать трудовую книжку почтовым отправлением по указанному адресу (указывается адрес)». Далее ставится подпись заявителя, с расшифровкой фамилии и указанием даты.

Пошаговый алгоритм возврата трудовой книжки

Работодатель или уполномоченное за ведение трудовых книжек лицо, делают соответствующую запись. Затем вносят сведения о пересылке в Книгу движения трудовых книжек и вкладышей к ним, согласно Инструкции № 69 от 10.10.03 г. В графе, где должна ставиться подпись получателя, указывается: «пересылка по почте».

Уполномоченное лицо берёт документ, подготовленный к выдаче, и подходит к оператору почтового отделения. Здесь он оформляет заказное письмо, обязательно:

Опись вложения составляется в двух экземплярах, в которые вписывается: «трудовая книжка, с указанием фамилии и инициалов владельца». Опись удостоверяется оператором почтового отделения.

Один экземпляр описи вкладывается в конверт, а другой остаётся у отправителя. После оформления почтового отправления, отправителю передаётся квитанция почтового отделения об отправке заказного письма.

После получения уведомления о том, что письмо получено адресатом, с работодателя снимается вся ответственность за передачу трудовой. Практически он уже не несёт ответственности после передачи заказного письма и получении квитанции об отправлении.

Заявление с просьбой о пересылке трудовой, документы, подтверждающие отправку заказного письма и получение его адресатом, обязательно подшиваются в личное дело владельца книжки.

+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Отправление трудовой книжки через почтовое отделение

Трудовая книжка — главный документ установленного образца о трудовой деятельности граждан.

Заводится и заполняется она на всех лиц, работающих в организации более 5 дней. Основаниями для занесения записей в этот персональный документ работающего гражданина являются изданные приказы нанимателя (о приеме на работу, денонсировании трудового соглашения и т. п.). Рассмотрим в статье, как отправляется трудовая книжка по почте, какие требования надо соблюдать кадровикам.

Стандарты трудовой книжки

Действующая законодательная база по трудовым книжкам представлена двумя нормативно-правовыми актами.

изготовление, ведение, хранение трудовых

формат учетной книги движения трудовых и вкладышей к ним;

формат приходно-расходной книги

Весь период действия трудового соглашения вплоть до его денонсирования этот персональный документ гражданина хранится в кадровом отделе. В заключительный день работы (дата денонсирования трудового договора) его обязаны отдать лично владельцу. Получив его на руки, последний должен расписаться в личной карточке и учетной книге. Не применяется этот порядок тогда, когда уволенный фактически не трудился, но должность за ним при этом сохранялась (ст.84.1 ТК РФ).

Не являются препятствием для выдачи следующие причины:

отсутствует или не подписан обходной лист;
не произведен расчет с сотрудником.

За несвоевременную выдачу наниматель (если это его вина) обязан компенсировать уволенному заработок за время задержки. Ответственность с нанимателя за просрочку снимается тогда, когда не совпадают заключительный день работы и дата денонсирования договора согласно оформлению при увольнении по следующим основаниям:

грубое нарушение работающим гражданином своих обязанностей однократно (ст. 81 ТК РФ);
приговор суда, согласно которому работающий осужден к наказанию и поэтому не может продолжить трудиться (ст. 83 ТК РФ).

Это же правило действует и при увольнении беременной женщины, с которой трудовой договор продлевался до конца срока беременности либо декретного отпуска.

В каких случаях трудовая книжка пересылается через почтовое отделение?

На практике нередко наниматели сталкиваются с ситуациями, когда трудовую книжку выдать в заключительный рабочий день уволенному гражданину не удается. Стандартными причинами здесь являются:

отказ гражданина ее забрать, несмотря на то, что он в день увольнения находится на рабочем месте (чаще при несогласии с причиной увольнения);
отсутствие уволенного на работе (по разным причинам).

Тогда согласно Трудовому кодексу РФ наниматель вправе инициировать пересылку документа через почтовое отделение. Важно помнить, что предпринимать действия следует в этот же день. Малейшее промедление может добавить нанимателю не только массу лишних хлопот. Незаконное хранение трудовой книжки уволенного, невыдача, задержка ее выдачи по вине нанимателя и т. д. — все вытекающие из этого последствия будут признаваться грубым нарушением законодательства о труде.

Бывают случаи, когда увольняемый гражданин, не имея возможности забрать свой документ в последний рабочий день, заранее оповещает об этом нанимателя. Тогда ему предлагается написать заявление на отсылку его через почтовое отделение и отдать кадровому отделу.

Наниматель обязан будет исполнить заявленную просьбу за трехдневный срок.

Заявление работника об отправлении трудовой книжки через почтовое отделение

Данное обращение пишется (либо печатается) работником заранее перед увольнением в свободной форме или по образцу, который предусмотрен внутренними нормативными актами. Поэтому лучше составлять текст заявления, обратившись к кадровикам. Заявитель должен придерживаться ряда общих требований.

сведения о нанимателе, работнике

Готовое заявление оставляется сотруднику кадрового отдела. При согласии обращение заявителя подписывает наниматель. Затем подписанное заявление отправляется вновь начальнику отдела кадров к исполнению (на контроль). По закону запрашиваемый документ после этого заявителю высылается в трехдневный срок.

Инструкция, как отослать трудовую через почтовое отделение?

Отослать трудовую книжку через почтовое отделение наниматель вправе, заручившись письменным согласием. Подобное разрешение необходимо получить от уволенного при отсутствии от него заявления (с просьбой о пересылке). Форма выражения согласия приближена к расписке. В ней должны присутствовать личные паспортные данные гражданина, разрешение на высылку документа посредством почтового отправления. Затем на расписке ставится подпись нанимателя с печатью. Порядок пересылки через почтовое отделение предусмотрен Трудовым кодексом и един для всех нанимателей.

копия акта отдается работнику под подпись (по возможности)

включает требования уволенному: прийти за документом лично или согласиться (письменно) на пересылку его через почтовое отделение

желательно заполнить бланк о вручении

отправляется ценным письмом с прилагаемой к нему описью (2 экземпляра) и бланком о вручении

отправку по почте с указанием даты пересылки;

реквизиты почтового извещения о получении работником документа

До пересылки рекомендуется сделать копию отправляемого документа на случай его потери. Вернувшаяся или неотправленная после уведомления трудовая книжка оставляется на хранение в организации до востребования. Если уволенный так и не дал письменного разрешения на отправку, а сам не объявился, наниматель также вправе оставить документ на хранение, затем передать в архив.

Распространенные ошибки при отправке трудовой посредством почтового отделения

Типичной ошибкой многих руководителей организаций является пересылка трудовой книжки в день увольнения, если уволенный гражданин отсутствовал и по каким-либо причинам ее не забрал. Здесь руководитель грубо нарушает трудовое законодательство. Подобные действия недопустимы.

Наниматель обязан сначала выслать уволенному уведомление с требованием забрать документ лично или дать разрешение в письменном виде на его пересылку. Выслав такое извещение, наниматель снимает себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. И только заручившись согласием уволенного гражданина, наниматель вправе отослать ее через почтовое отделение. Тогда его действия будут признаны законными.

Еще одна распространенная ошибка — когда наниматель после получения письменного согласия на отправку, отсылает трудовую по почте спустя несколько дней.

Многие считают, что если уведомление было выслано и имеется разрешение на высылку трудовой почтовым отправлением, можно не торопиться. Но законодательство обязывает нанимателя выслать документ за 3 рабочих дня.

Пример 1. Отправление трудовой книжки гражданину посредством почты по его обращению

Сотрудник правового отдела В. Д. Добровольский был уволен согласно приказу нанимателя 11.10.2016 по соглашению сторон. В последний день работы (11.10.2016) он должен явиться к кадровикам, чтобы забрать трудовую книжку. Накануне увольнения В. Д. Добровольский заболел. Предвидя, что явиться 11.10.2016 (день денонсирования договора) он не сможет, увольняемый направил нанимателю обращение со своей подписью, куда включил следующие сведения:

невозможность прийти на работу в день денонсирования договора и забрать трудовую;
причину неявки;
просьбу выслать трудовую посредством почтового отправления;
свой адрес для пересылки;
дату увольнения и написания заявления.

Обращение составлено правильно и направлено нанимателю своевременно. Руководитель организации принял решение удовлетворить просьбу и, подписав заявление, отдал его кадровому отделу для исполнения. 11.10.2016 В. Д. Добровольскому была отправлена трудовая книжка ценным письмом с описью вложения. Пересылка произведена правомерно и с соблюдением сроков.

Пример 2. Пересылка трудовой гражданину с его согласия через почтовое отделение

Н. И. Петрова была уволена по соглашению сторон 15.10.2016. С приказом увольняемую кадровый отдел ознакомил. В последний рабочий день сотрудница за трудовой книжкой не явилась, хотя на работе присутствовала. Кадровиками был оформлен отказ в присутствии свидетелей.

Наниматель сразу инициировал отправку через почтовое отделение, чем снял с себя ответственность за несвоевременность выдачи трудовой. Кадровики выслали уволенной сотруднице уведомление с призывом лично забрать документ или согласиться на его высылку.

Вскоре на адрес организации от Н. И, Петровой поступило письменное согласие на отправку. Отдел кадров в течение двух дней переслал трудовую бывшей сотруднице ценным письмом. О получении документа Н. И. Петровой свидетельствует почтовое извещение, пришедшее в адрес организации. Все сроки и правила отправления документа по почте были соблюдены. Отправление законно.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Как высчитать период, за который предусмотрено взыскание при задержке выдачи документа?

Период отсчитывается с момента денонсирования трудового соглашения до дня отправки извещения уволенному гражданину о необходимости забрать лично свою трудовую книжку либо согласиться на ее отправку через почтовое отделение (ст. 84.1 ТК РФ).

Вопрос №2. В каких случаях организация может хранить персональную книжку уволенного человека и сколько времени?

Для хранения этого персонального документа в организации должны быть законные основания. Если, к примеру, после отправки уведомления хозяину с требованием решить вопрос о доставке трудовой ответа не последовало, книжка хранится в организации до востребования.

Вместе с ней сохраняются остальные документы: личный отказ работника, квитанция, свидетельствующая об отправке заказного письма, извещение о том, что оно вернулось (если есть). Срок хранения может составлять до 75 лет (у нанимателя до 2 лет, затем передается архиву).

Вопрос №3. В какие сроки выдается трудовая при обращении самого гражданина, который не получил ее после увольнения?

Российским трудовым законодательством определен срок три дня (ст. 84.1 ТК РФ).

Вопрос №4. Если в день увольнения сотрудник отсутствует, акт об отказе не засвидетельствован, как должен действовать наниматель?

Действовать следует так же, как и при отказе уволенного гражданина забрать трудовую книжку. Бывшему сотруднику высылается уведомление с требованием забрать документ или согласиться на его отправку через почтовое отделение. Если реакции не последует, документ оставляют на хранение.

Вопрос №5. Может ли человек забрать свою трудовую после увольнения через личного представителя?

Такой вариант допустим, если личный представитель будет действовать на основании доверенности, заверенной нотариусом. В ней должно быть отмечено право представителя получить трудовую и выполнить необходимые для этого действия (например, расписаться и т. д.).

Москва, Московская область звоните: +7(499) 703-47-98

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: +7(812) 309-13-76

Как забрать трудовую книжку по почте (образец заявления)?

Обновление: 19 декабря 2016 г.

Трудовая книжка – это документ, который находится в распоряжении работодателя временно, на период трудовой деятельности работника в штате данного работодателя. Его обязанностью является не только ведение трудовой книжки, но и вручение ее работнику в случае увольнения последнего. Отправка трудовой книжки по почте при увольнении потребуется в случаях, когда работник отсутствует на работе в последний день либо отказывается от ее получения лично.

Как правильно отправить трудовую книжку по почте?

Учет стажа всех сотрудников, для которых работа является основной и длится более 5 дней, – обязанность работодателя. Документом такого учета является трудовая книжка.

Форма и порядок ведения трудовых книжек, а также порядок их выдачи при увольнении установлены Трудовым кодексом РФ и еще двумя нормативными правовыми актами:

Положения статьи 84.1 Трудового кодекса РФ обязывают работодателя выдать уволившемуся сотруднику трудовую книжку и регламентируют порядок такой выдачи.

В частности, указанной нормой установлено, что соответствующая обязанность наступает для работодателя в день прекращения трудового договора. Таким днем является заключительный день трудовой деятельности сотрудника у данного работодателя.

В этот день кадровая служба работодателя вносит запись об увольнении в трудовую книжку и выдает ее работнику на руки.

Следует помнить, что несвоевременная выдача трудовой книжки при наличии вины работодателя в этом влечет его обязанность выплачивать заработную плату работнику до момента такой выдачи.

Отсутствие возможности выдать трудовую книжку работнику на руки влечет право отправить трудовую книжку по почте.

Однако важным моментом является то, что до этого организации (или индивидуальному предпринимателю) обязательно следует уведомить уволенного сотрудника о необходимости забрать трудовую книжку лично либо согласиться на ее получение с помощью почтового отправления.

Следовательно, на вопрос о том, можно ли выслать трудовую книжку по почте, ответ таков: да, можно, но только с согласия работника.

Такое уведомление освободит организацию (или индивидуального предпринимателя) от необходимости выплачивать уволенному сотруднику средний заработок за задержку трудовой книжки.

Кроме этого, статьей 84.1 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что обязанность работодателя выдать трудовую книжку наступает также в случае письменного обращения уволенного сотрудника, который по тем или иным причинам не забрал трудовую книжку. Такая обязанность должна быть исполнена в течение трех дней со дня соответствующего обращения.

Рассмотрев ситуацию со стороны работодателя, посмотрим на нее с другой стороны данных правоотношений, а именно со стороны уволенного работника.

Как забрать трудовую книжку по почте?

Работник, желающий получить трудовую книжку по почте, имеет право обратиться к работодателю с соответствующей просьбой.

Отметим, что образец заявления на возврат трудовой книжки по почте законодательством не предусмотрен.

По нашему мнению, если работнику заведомо известно о том, что он в последний день действия трудового соглашения будет отсутствовать на рабочем месте (например, в случае убытия в отпуск с последующим увольнением), то он вправе подать свое обращение вместе с заявлением об увольнении. В этом случае направлять вышеуказанное уведомление о необходимости забрать трудовую книжку работодателю не понадобится.

Важно, чтобы работником была соблюдена письменная форма подобного обращения. Образец заявления на пересылку трудовой книжки почтой можно посмотреть выше.

Как написать заявление на отправку по почте трудовой книжки

Здравствуйте. В день увольнения 16.09.2014г. не выдали трудовую книжку. По сегодняшний день от работодателя уведомлений я не получал. Как правильно написать заявление о возврате трудовой книжки так , чтобы мне ее все таки выслали почтой?

Вам обязаны были выдать трудовую книжку в день увольнения, без всяких заявлений.

Обращайтесь в государственную трудовую инспекцию и прокуратуру с просьбой наказать работодателя.

Также можете обратиться в суд и взыскать с работодателя не полученный Вами заработок за все время задержки и компенсацию морального вреда.

Есть вопрос к юристу?

Уважаемый Игорь, заявление можете написать в свободной форме.

Директору «наименование организации»

от ФИО (полностью)

индекс, область, район, село, улица, дом, квартира

Телефон: +7 (ХХХ) ХХХ ХХХ ХХ ХХ

16.09.2014 г. я был уволен из «наименование организации».

В день увольнения трудовая книжка не была мне выдана на руки.

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ прошу Вас выслать почтой трудовую книжку на мое имя по адресу: индекс, область, район, село, улица, дом, квартира.

Дата Подпись ФИО

Выписка из ст. 84.1. ТК РФ

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 настоящего Кодекса.

По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона.

Из организации я уволился по собственному желанию ( есть скан моего заявления с подписью моего руководителя). В трудовой книжке запись об увольнении будет по собственному желанию?

28 Марта 2015, 17:48

Конечно. Если только в организации не какие-нибудь аферисты.