Как написать заявление во изменении графика отпусков
Как внести изменения в график отпусков
Капчак Лариса, эксперт по кадровому делопроизводству журнала «Кадровое дело»
Начался очередной календарный год, график отпусков утвержден и доведен до руководителей подразделений. На кадровую службу возлагается дальнейший контроль за соблюдением этого документа. И хотя график отпусков составлен работодателем с учетом пожеланий работников, нередко его приходится изменять. Такие изменения вносить можно, но делать это нужно грамотно. Давайте вместе рассмотрим разные ситуации по внесению изменений в график отпусков.
Работаем с графиком отпусков
Еще раз напомним, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. В одностороннем порядке он не может быть изменен. Сводный график отпусков должен находиться в кадровой службе организации, а его копия – в бухгалтерии и в структурных подразделениях. В течение года с этим документом необходимо будет постоянно работать: вносить изменения, даты фактического предоставления отпуска, примечания и др.
В случаях расхождения между запланированной и фактической датой начала отпуска работником оформляется заявление, на основании которого кадровый работник вносит изменения в график отпусков и дает пояснения в графе «Примечание». Например, работник в течение года может обратиться к работодателю с заявлением о разделении отпуска на части или перенесении отпуска на другой период. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части по соглашению между работником и работодателем (работодатель может и отказать работнику, если это нецелесообразно по производственным причинам).
При этом заявление работника визируется руководителем и передается в отдел кадров для внесения изменений в график отпусков и издания приказа об очередном отпуске. Для категории работников, которые могут использовать отпуск в удобное для них время (например, работник в возрасте до 18 лет, беременная женщина или работник, являющийся мужем беременной женщины), дата отпуска планируется условно, затем на основании заявления фактическая дата вносится в график отпусков (образец заявления см. ниже).
Перенесение или продление очередного отпуска
Обратите внимание на изменение в статье 124 Трудового кодекса, касающееся временной нетрудоспособности работника. Если раньше отпуск ввиду болезни можно было только продлевать, то теперь эти дни можно использовать в другое время, то есть перенести отпуск на основании листа нетрудоспособности. Срок такого переноса определяется работодателем с учетом пожеланий работника, оформленных в виде заявления.
Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска возможно в том случае, когда работник, получивший справку-вызов на учебный отпуск, решил воспользоваться частью второй статьи 177 ТК РФ и присоединить свой ежегодный очередной отпуск к дополнительному отпуску, согласовав такое присоединение с работодателем.
Если работника несвоевременно предупредили о времени начала отпуска или несвоевременно произвели оплату за время ежегодного оплачиваемого отпуска, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.
Перенесение отпуска на следующий рабочий год
Согласно части третьей статьи 124 Трудового кодекса, в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (индивидуального предпринимателя), допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. Исключительными могут считаться такие ситуации, как производственные аварии, стихийные бедствия и др.
Основанием для перенесения отпуска на следующий рабочий год могут быть докладная записка руководителя подразделения с обоснованием необходимости данной инициативы и заявление работника о согласии на перенесение отпуска с визой руководителя.
При перенесении очередного оплачиваемого отпуска на следующий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Это надо отразить в графике отпусков. Составляя график отпусков, надо проверить задолженность по отпускам с прошлого года и внести неиспользованные отпуска в график на следующий год. Необходимо учитывать, что трудовым законодательством запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
Рассмотрим ситуацию, когда возникает производственная необходимость отозвать работника из очередного отпуска. Прежде всего необходимо согласие работника. Получив согласие работника в форме письменного заявления, оформляется приказ (распоряжение) руководителя организации (образец см. на стр. 56). Вносятся изменения в график отпусков о перенесении отпуска с указанием предполагаемой даты оставшейся части отпуска.
Неиспользованную часть отпуска работник может использовать в удобное для него время: в течение текущего рабочего года или присоединить к отпуску за следующий рабочий год.
Вносим в график отпусков вновь принятых работников
Часто у кадровиков возникает вопрос: надо ли вносить в график отпусков вновь принимаемых работников и каким образом это можно сделать. Вносить новых работников в график отпусков нужно. Особенно это актуально в первом полугодии, так как принимаемые во втором полугодии работники войдут в график отпусков на следующий год.
Для новых сотрудников создается дополнение к графику отпусков. В качестве основы может использоваться унифицированная форма № Т-7. Для удобства издавайте дополнения к графику отпусков, например, ежемесячно. Так как дополнение является приложением к графику отпусков, следовательно, и утверждать его необходимо в том же порядке, что и сводные графики отпусков.
К концу года в графике отпусков должны быть заполнены все необходимые строки, поэтому внесением данных в график отпусков необходимо заниматься в течение всего года.
Как внести изменения в график отпусков?
Формирование графиков отпусков для наемного штата сотрудников входит в обязанность каждой компании.
Согласно ст.123 ТК РФ соблюдение графика является обязательным как для работодателя, так и для самих рабочих.
По этой причине, у сотрудников отдела кадров возникает вопрос – можно ли вносить в него корректировки? Если да, то, как это сделать законно? Как вносить изменения?
Нужно и можно ли вносить?
В Трудовом Кодексе РФ упоминается только об обязанности соблюдать график отпусков. Что касается его корректировки, то запрета не предусмотрено.
На основании этого можно говорить о том, что допускается возможность по мере необходимости вносить в него изменения.
Изменение графика отпусков осуществляется при возникновении определенных оснований.
Инициатива работника
В случае если у наемного рабочего возникает необходимость в переносе своего отпуска на иную дату, в обязательном порядке ему предстоит предварительно согласовать этот вопрос с руководством компании.
Трудовой Кодекс РФ не запрещает переносить отпуск на иной период, если будет сформирован соответствующий приказ руководства.
Инициатива работодателя
Нередко основными причинами инициативы непосредственного работодателя о переносе отпуска сотрудника могут выступать:
- возникновение срочной работы, с которой сможет в полной мере справиться исключительно определенный сотрудник;
- скорая реорганизация предприятия;
- возможный ввод в эксплуатацию нового современного оборудования либо же обновление программного обеспечения, с которым предстоит работать в будущем специалисту, уходящего в отпуск в этот период;
- возможная болезнь руководителя цеха, подразделения, которого предстоит заменить сотруднику;
- скорая внеплановая проверка различными контролирующими органами;
- возникновение внезапных командировок.
В любом случае необходимо помнить об одном важном нюансе: перенос по инициативе работодателя можно исключительно с получения предварительного согласия наемного рабочего. Более того, это четко закреплено Трудовым Кодексом РФ.
Прием нового сотрудника
Если на протяжении календарного года в организацию приняты на работу новые сотрудники, изменять график отпусков нет необходимости.
Во многом это связано с тем, что работодатель имеет полное право предоставить положенные дни отпуска в любое время после непрерывной 6-месячной работы. Дополнительным условием для предоставления отпуска принято считать отсутствие ущерба для организации.
Если же руководство компании принимает решение зафиксировать этот процесс документально, тогда достаточно будет сформировать дополнительное приложение к утвержденному графику отпусков.
Причем в графе «Примечания» необходимо в обязательном порядке указывать период принятия на работу нового сотрудника.
Если наемный рабочий сменил фамилию, в обязательном порядке он обязан оповестить об этом сотрудников отдела кадров.
Более того, для корректировки его персональной документации, необходимо будет составить соответствующее заявление.
На основании предоставленного заявления будет корректировка и графика отпусков. Точнее, будет изменена его фамилия, не более.
Перенос отпуска по семейным обстоятельствам
Перенести отпуск по семейным обстоятельствам можно на основании предоставленного рабочим заявления и подписанного соответствующего приказа руководства компании.
На основании сформированного приказа будут скорректированы записи в графике отпусков.
Обязательно о новом графике должен быть оповещен сам заявитель.
В связи с больничным
Если речь идет о продлении отпуска на основании болезни рабочего, то никаких изменений в графике отпусков делать нет нужды.
Единственное, о чем необходимо помнить, так это то, что в графике отпусков нужно указать реквизиты больничного листка.
Если речь идет о переносе отпуска, тогда это возможно на основании больничного листка и соответствующего приказа руководства компании.
Разделение отдыха на части
Согласно статье 125 Трудового Кодекса РФ отпуск вправе быть разбит на части. Однако это возможно исключительно по согласованию руководства организации.
Причем самому «перекрою» подлежит та часть, продолжительность которой больше нескольких недель.
Основанием для разбивки на части является письменно составленное заявление наемного работника.
После подаче заявления в графике отпусков осуществляются изменения.
При изменении должности корректировка графика отпусков возможна на основании приказа руководства компании по предварительному согласованию с наемным сотрудником.
Изменения осуществляются путем смены самой должности наемного рабочего.
Увольнение сотрудника
Если же рабочий принял решение отгулять положенный ему отпуск, а после сразу уволиться, то в графике отпусков необходимо отмечать данный факт.
Такая возможность предусматривается на основании предоставленного сотрудником заявления и утвержденного приказа.
Если же сотрудник не успел отгулять, ему положена денежная компенсация. В таком случае отпуска иных сотрудников могут быть видоизменены по их письменному согласию.
Изменение количества дней отдыха
Если наемный рабочий изъявил желание разбить отпуск на части, то это допускается на основании его письменного заявления и утвержденного приказа руководства компании.
Важно помнить: продолжительность одной из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней.
Отзыв сотрудника и досрочный выход
Как внести изменения, если есть необходимость отозвать рабочего из отпуска?
В такой ситуации важно помнить: отзыв наемного рабочего может осуществляться исключительно с его согласия.
Причем не имеет значения, какова причина этого решения у руководства – проверка контролирующим органом либо заболевание иного сотрудника.
Важно помнить: руководство компании не имеет права отзывать из заслуженного отпуска беременных женщин и тех рабочих, чья трудовая деятельность связана со вредными условиями труда.
Внесение изменений в график отпусков, образец внесения записей в который представлен на рисунке, позволит избежать возможных ошибок:
Сколько дней отпуска полагается за первый год работы? Об этом — тут.
Как правильно оформить внесение изменений в график отпусков в 2018 году?
Вне зависимости от того, по каким причинам осуществляется корректировка графика отпусков, они должны быть отображены документально.
Согласно утвержденному графику, форма которого Т-7, в обязательном порядке при изменениях он подлежит корректировке.
Для этого в обязательном порядке подлежат заполнению специальные графы – 7,8 и девятая.
Итак, в первую очередь необходимо будет составить руководству компании соответствующий приказ. После этого он подлежит согласованию с генеральным директором организации.
Важно помнить: приказ обязательно подлежит ознакомлению с тем сотрудником, который предоставил заявление на смену графика отпусков. После ознакомления он обязан поставить свою роспись в журнале оповещений.
На завершающей стадии корректировки отображаются:
- в учетной карточке;
- в соответствующем табеле дней;
- в самом графике отпусков.
При изменении графика категорически запрещается допускать различные опечатки и помарки.
Когда и за сколько дней ?
После изменения графика отпусков наемный рабочий должен быть ознакомлен с новым не позднее, чем за 14 рабочих дней до начала его заслуженного отдыха.
Это четко регулируется частью 3 статьи 123 Трудового Кодекса РФ.
Как это делать поэтапно?
Существует несколько алгоритмов внесения изменений в график отпусков.
Первый предусматривает инициативу наемного рабочего:
- Сотрудник составляет заявление, в котором описывает причину необходимости перенести отпуск на иную дату и подает его работодателю.
- Работодатель на основании заявления формирует соответствующий внутренний Приказ об изменениях в графике отпусков.
- Сотрудники отела кадров на основании Приказа видоизменяет утвержденный график.
Второй вариант предусматривает изменения по инициативе работодателя:
- Работодатель согласовывает отпуск с наемным сотрудником.
- Издает приказ.
- Оповещает об изменениях сотрудника.
- Изменяется график.
В любом случае основным документом принято считать приказ руководства, от которого будут отталкиваться сотрудники отдела кадров.
Требуется ли согласование с работником?
Согласно Трудовому Кодексу РФ, без согласования с наемным рабочим категорически запрещается изменять график отпусков, поскольку за этим стоит нарушение трудовых прав.
И, как следствие, работодателю грозит административная ответственность.
Рассмотрим необходимые документы, которые являются основанием для изменения в утвержденный график отпусков подробней.
Служебная записка (образец)
Как и в случае, с корректировкой периода заслуженного отдыха по производственным нуждам, в процессе переноса либо продления отпуска допускается возможность формирования служебной записки.
Служебная записка может быть написана в том случае, если компания включает в себя несколько подразделений либо цехов.
Этот документ является обязательным и служит в качестве дополнительного источника сведений для непосредственного руководителя компании об изменениях в графике отпусков. Форма ее составления – свободная.
В качестве образца можно выделить следующее основное содержание документа:
По причине производственной необходимости, инженер Грибинюк М.В. просит о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска слесаря КИПиА Коцаря В.А с мая на июнь 2018 года.
Заявление работника (образец)
В процессе составления заявления о переносе отпуска необходимо указывать в нем:
- наименование организации;
- инициалы работодателя;
- персональные сведения;
- сведения, о полном либо частичном переносе оплачиваемого ежегодного отпуска;
- дату составления;
- подпись.
Образец заявления о переносе отпуска можно скачать тут.
Когда можно брать отпуск за свой счет? Узнайте тут.
Как правильно написать заявление на административный отпуск? Информация по вопросу — здесь.
Соответствующий приказ о корректировке графика отпусков формируется от первого лица в свободной форме.
Однако он обязательно должен включать в себя:
- наименование организации;
- сведения о наемном сотруднике и его занимаемая должность;
- на каких основаниях подлежит изменению график отпусков.
Слесарь ПАО «Пролетарий» Грибинюк М. В. получил отпуск согласно утвержденному графику – с 12.08 на все дни (28 календарных дней). Однако 27 августа он неожиданно заболел, что продолжалось ровно 7 календарных дней – до 2 сентября, причем включительно.
Грибинюк решил воспользоваться своим законным правом и продлить отпуск, для чего он и позвонил на предприятие для оповещения о своем желании. Им было сказано, что на работу он сможет выйти 16-ого числа.
В этот же день им было предоставлено больничный лист от 27 августа. На основании этого документа, в графике отпусков, точнее в 10 графе была сделана соответствующая пометка, что отпуск продолжается до 15-ого числа, с указанием номера больничного листка.
Это стало возможным на основании приказа руководства компании о продлении отпуска и занесения информации в графике отпусков.
Типичные ошибки заключаются в следующем:
- при каких-либо изменениях в графике это предварительно не согласовывалось с руководством компании;
- отпуска не могут предоставлять исключительно по составленному заявлению наемного рабочего — всегда дополнительно необходимо формировать соответствующий приказ;
- полное либо частичное игнорирование утвержденного графика отпусков, под этим подразумевается самовольное изменение очередности без согласования;
- указание некорректных сведений;
- наличие ошибок в процессе разделения графика отпусков на части — важно помнить, что одна из частей не может быть меньше 2 недель;
- не допускается накапливание ежегодных оплачиваемых отпусков;
- недостоверно начисленные денежные вознаграждения относительно предоставленного отпуска.
Всегда необходимо помнить, что пренебрежение графиком отпусков, в том числе и неправильные внесения корректировок в него, преследуется законодательством РФ.
Выявленные нарушения грозят административной ответственностью в виде начисления штрафов.
Как внести изменения в график отпусков
В жизни каждого человека могут произойти события, которые обуславливают неактуальность отпуска в изначально выбранное время. Это обуславливает необходимость внесения изменений в график отпусков в соответствии с порядком, принятым в бухгалтерском учёте для первичной документации. Для корректировки данных, отражённых в документе, необходимо составить приказ о внесении изменений в график отпусков по заявлению работника. Распорядительная документация оформляется по каждому событию.
Когда необходимо внесение изменений в документ
Причиной внесения изменений могут быть события:
- ошибка кадрового работника, допущенная при оформлении документа;
- приём на работу нового сотрудника;
- увольнение работника;
- личное обращение работника с просьбой перенести отдых в связи со сложившимися семейными обстоятельствами;
- решение работника отказаться от использования отдыха в полном или частичном объёме по причине желания получить за него компенсацию;
- производственная ситуация, обусловившая необходимость нахождения на рабочем месте сотрудника.
Сложившиеся обстоятельства рассматриваются работодателем, который принимает решения о необходимости внесения изменений в документ. При составлении распорядительной документации рекомендуется взять за основу образец приказа о внесении изменений в график отпусков. Обязательна его регистрация в соответствии с действующими на предприятии правилами внутреннего документооборота.
Типичные ошибки при составлении графика отпусков
При составлении документации, регламентирующей нахождение в отпуске работников, представители кадровой службы могут допустить ряд ошибок. Чаще всего они связаны с организационными и законодательными нюансами:
- некорректный расчёт продолжительности основного и дополнительного времени отдыха, что обуславливает несоответствие нормативных параметров с расчётными величинами;
- несогласованность сроков времени отдыха сотрудника на его основной и совмещаемой работах;
- отсутствие документов, подтверждающих право работника на приоритетный выбор подходящего времени отдыха;
- неучтённые права работников льготной категории на первоочередной выбор времени отдыха;
- неотражённое в графике документальное оформление переноса времени отдыха работников;
- форс-мажорные обстоятельства, влияющие на продолжительность отдыха;
- отказ работника;
- невключение работника в список;
- неточности в документе;
- деление отдыха на части без согласия работника.
Если ошибки обнаруживаются представителями субъекта хозяйствования, то их исправление возможно кадровыми сотрудниками после согласования нюансов с руководителем. Если недочёты были замечены контролирующими службами, то на ответственное лицо будет произведено начисление штрафа.
Как вносить изменения в документ
При изменениях производственного и личного характера на предприятии, у работодателя возникает вопрос о том, как внести изменения в график отпусков при приёме нового работника, увольнении штатного сотрудника, а также в случае смены обстоятельств. Для исправления сведений в графике, необходимо указать дату внесения изменения, а также подпись, инициалы и должность лица, уполномоченного к проведению операции. Допускается оформление отдельного листа в документе, в котором будут отображены изменения. Для этого необходимо указать на то, что раздел о сроках отдыха будет изложен в другой редакции. Обязательно подкрепление процедуры распорядительной документацией.
Как внести изменения в график отпусков при переносе отпуска
График на следующий год должен быть составлен и утверждён в срок до 16 декабря текущего года. При внесении данных в документ учитывается мнение работников и работодателей. В первую очередь принимаются во внимание интересы льготной категории работников. Немаловажное влияние на отпускные параметры оказывает производственные обстоятельства, обуславливающие необходимость нахождения работника на рабочем месте, а также невозможность одновременного отдыха нескольких сотрудников, трудовые обязанности которых зависят друг от друга.
Факторы, влияющие на формирование сроков отдыха каждого сотрудника, обуславливают документальные сложности при необходимости переноса времени отдыха.
Отказ работодателя переносить время отпуска льготной категории сотрудников
Перед оформлением графика, ответственное лицо обязано заполнить опросный лист, в котором каждый работник изъявляет своё желание о времени отдыха. Кадровому сотруднику нужно помнить о том, что обсуждать вопросы о времени отдыха в первую очередь следует с льготной категорией работников. Только после внесения в график их времени отпуска, нужно приступить к опросу других сотрудников. Следует отметить, что таким категориям работников работодатель не имеет права отказать в переносе времени отдыха, даже если их желание было учтено в первую очередь.
Влияние форс-мажора на длительность отпуска
В случае болезни работника или выполнения им таких государственных обязанностей, которые освобождают человека от выполнения деятельности на основной работе, время ежегодного отпуска продлевается или переноситься. Если работодатель вовремя не оплатил отпуск сотруднику или не предупредил его за две недели до его начала, он вправе требовать его переноса. Процедура должна быть оформлена документально посредством написания заявления сотрудником с просьбой о переносе. Внешне ситуация оформляется как и перенос времени отдыха по соглашению сторон.
Изменение графика отпусков по инициативе работника
Утверждённый график отпусков обязателен к соблюдению как работодателем, так и сотрудниками. Нарушение требований документа актуально в таких производственных ситуациях, когда объёмы работы не позволяют человеку покинуть рабочее место потому, что некому его заменить. В такой ситуации сотрудник вправе написать соответствующее заявление о переносе отдыха на другой период. Допустимо получение компенсации за отсутствие отпуска. Однако, работодатель должен помнить о том, что непредоставление сотруднику отпуска на протяжении двух лет ведёт не только к начислению штрафов в размере до 50000 рублей, но и к административному приостановлению деятельности до 90 дней.
Если сотрудник отказывается по личному желанию уходить в отпуск второй год подряд, то работодатель обязан принудить его.
Работник не был включён в график
Если при составлении плана отпусков, по невнимательности кадрового специалиста, сотрудник был пропущен и не включён в него, то обязательно исправление ошибки посредством оформления листа дополнений к документу. Следует отметить, что отсутствие информации о работнике в графике лишает его права отдыха. Такая ошибка приводит к нарушению трудового законодательства. Невнимательность ответственного лица может привести к начислению административного штрафа не только на виновного работника, но и на работодателя.
Неточности в документе
График отпусков составляется по форме Т-7.
Часто при выявлении неточностей в документе, кадровые специалисты составляют новую таблицу. Стоит отметить, что это трудоёмкая работа, поскольку необходимо заново ознакамливать с планом отпусков работников и утверждать документ у руководителя организации. Для упрощения процедуры рекомендуется внести изменения в него классическими способами, предусмотренными нормами бухгалтерского учёта.
Разделение времени отдыха на части без получения согласия работника
Законодательные нормы не запрещают деление отпуска на части при условии, если одна его часть не меньше 14 дней, а две другие — по 7 дней. В графике эта информация должны быть обязательно отражена. Стоит отметить, что разделение времени отдыха должно быть обосновано желанием сотрудника. Событие должно быть документально подтверждено его заявлением с просьбой разделить отпуск на части. Допускается деление отпуска по причине производственной необходимости. В такой ситуации важно грамотно оформить процедуру, при которой работник извещается работодателем о событии специальным уведомлением, на котором должна быть отметка, написанная сотрудником, что он уведомлен и согласен с содержимым документа.
Как внести изменения в график отпусков (образец приказа)?
Внесение изменений в график отпусков для опытного кадровика — задание несложное. А вот у начинающих работников отдела кадров все еще остается много вопросов. Но давайте подробно рассмотрим, какие документы нужно собрать, чтобы внести необходимые изменения?
Безошибочно составить график отпусков можно с помощью нашей видеоинструкции:
Почему меняется график отпусков?
Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).
Для учета очередности отдыха работников отдел кадров предприятия может пользоваться бланком Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), также есть возможность разработать форму самостоятельно (закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Во всех отделах предприятия очередность отдыха своя.
Несмотря на то что все отпуска на предприятии согласовываются, обстоятельства, требующие внесения изменения, возникают. И иногда по несколько раз за год.
Причинами для этого могут быть:
- наём работников после согласования графика отпусков;
- работник не захотел идти в отпуск в согласованные даты и просит перенести его отдых на другие числа;
- больничный лист отпускника;
- на предприятии происходят события, которые вынуждают попросить работника прервать отдых;
- нарушение сроков выплаты отпускных и (или) уведомления о дате начала отпуска.
Перед тем как вносить изменения в график отпусков, необходимо удостовериться, что работники, чей отпуск планируется перенести, не пропускали и не переносили его в течение 2 лет подряд.
Приказ о внесении изменений в график отпусков
Как внести изменения в график отпусков? Когда на предприятии наступают обстоятельства, которые требуют внести изменения в действующий график отпусков, действовать нужно так:
Бланк и образец заявления о переносе отпуска смотрите в следующих материалах:
Согласно графику отпусков, работник ООО «Звезда» Ковальчук О. Ю. должен пойти в отпуск с 06.06.2017 по 03.07.2017.
У него неожиданно приезжают в гости близкие родственники. Зная о своем праве перенести отпуск, он пишет заявление руководителю ООО «Звезда» и просит перенести отпуск по личным обстоятельствам с 06 июня на 15 мая 2017 года.
Руководитель, не имея веских оснований для отказа в просьбе работника Ковальчука О. Ю., отдает распоряжение издать приказ о переносе отпуска и внесении соответствующих изменений в график отпусков.
Внесение изменений в график отпусков - образец
Каким образом изменять график отпусков, выбирает отдел кадров. Выбор зависит от конкретного случая.
Как поступить с графиком отпусков, если после его согласования на предприятие приняты новые работники?
Есть 2 варианта:
1. Оформить дополнительный график. Он составляется только на основании данных новых работников. В заголовке указывается, что это дополнительный лист к основному графику.
2. Не вносить никаких дополнений. Учитывать отпуска новых работников, взяв за основу их заявления на отпуск и оформленные приказы. Все сведения фиксировать в личной карточке.
Перенос по просьбе работника
У работника есть право перенести даты своего отпуска или разделить его на несколько. Ему необходимо письменно попросить об этом руководство. В заявлении указывается не только причина переноса, но и даты желаемого отдыха (ст. 124 ТК РФ). Руководитель визирует заявление. Издается приказ. Когда для составления графика используют бланк № Т-7, измененные данные вносят в графы 8 (номер приказа о переносе), 9 (новые даты отдыха) и 10 (можно указать, что именно послужило для переноса отпуска).
На любом предприятии может возникнуть ситуация, которая потребует от работодателя вызвать на работу отдыхающего работника (ст. 125 ТК РФ). Этого нельзя сделать без его письменного согласия на выход на работу. В форму Т-7 нужно внести новые данные: в графе 8 указать номер приказа, на основании которого работник прервал свой отпуск, в графе 9 — новые даты отпуска, графе 10 указывают причину и дату отзыва работника.
Неиспользованные дни отдыха работник может взять в любое время в течение текущего или следующего рабочего года.
Работник может отказаться от выхода на работу из отпуска, и работодатель не имеет права его за это наказать.
Работодатель не может отозвать из отпуска беременных женщин, людей, работающих на вредных и опасных производствах, работников, не достигших 18 лет.
Их выход на работу будет рассматриваться как нарушение, даже в том случае, если работники сами захотят выйти на работу и дадут на это письменное согласие.
Временная нетрудоспособность работника
Бывают ситуации, когда работник берет больничный лист до или вовремя отпуска.
Как оформить продление и перенос отпуска в случае болезни, читайте в статьях:
Нарушение сроков выплаты отпускных и уведомления о начале отпуска
Несвоевременная выплата отпускных (ст. 136 ТК РФ), несвоевременно направленное уведомление о начале отпуска (ст. 124 ТК РФ) являются вескими основаниями для переноса даты отпуска. Если одно из этих событий произошло, работнику будет достаточно письменно попросить работодателя перенести отпуск на нужные даты, и он не сможет отказать в переносе дат и будет вынужден внести изменения в график отпусков.
В форму № Т-7 также вносят новые данные в графы 8, 9, 10.
Ошибки при внесении изменений в график отпусков, точно так же, как и нарушение правил его оформления, являются достаточным основанием для привлечения руководства предприятия к административной ответственности, в т. ч. к штрафам (ст. 5.27 КоАП РФ). Учитывайте нюансы этой процедуры и оформляйте документы правильно.
Подробнее о штрафах, которые могут наложить проверяющие за несоблюдение правил предоставления отпусков, читайте в статье «Каков штраф за непредоставление отпуска работнику?».
Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях
Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!
Онлайн журнал для бухгалтера
Как правильно внести изменения в график отпусков
Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.
По каким основаниям можно переносить отдых
С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:
- важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
- переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
- внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
- внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
- срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
- болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).
В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником.
Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).
Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».
Вносим коррективы по правилам
На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.
Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.
Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».
Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.
Принят новый сотрудник
Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.
Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.
Смена запланированной даты отдыха
Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.
Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.
Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.
Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:
- подростков моложе 18 лет;
- совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
- сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
- мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
- работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
- почётные доноры;
- супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
- некоторые категории чернобыльцев;
- работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
- иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.
Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:
- в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
- в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
- в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.
Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.
Источники:
www.kadrovik-plyus.ru , buhdzen.ru , 101biznesplan.ru , nalog-nalog.ru , buhguru.com ,Следующие статьи:
- Как написать заявление вступление прав наследства
- Как написать заявление для обращение в страховую компанию
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
