Как правильно написать адрес деловых письмах

» Примеры и образцы 22 декабря 2024 года

Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках (внешних бланках), соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте (отправителе): полное и сокращенное название организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым (центрованным или флаговым), так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует более насыщенной делать их верхнюю часть.

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30 - 2003.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

- организовать централизованное изготовление бланков для писем;

- уменьшить стоимость машинописных работ;

- сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

- облегчить визуальный поиск необходимой информации;

- расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30 - 2003 документы могут содержать до 30 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) эмблема или товарный знак организации;

наименование организации (полное или сокращенное);

справочные данные об организации;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);

заголовок к тексту;

фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела — ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

- по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

- по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

- смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй — строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе (например, зафиксировано в Уставе организации).

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

Регистрационный номер исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например № 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. При направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:

Кемеровское ОАО «Гранит»

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

экономики и управления

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, — в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:

Директору ЗАО «Кристалл»

103030, г. Москва,

Скатертный пер., 22

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя. Например:

630102, г. Новосибирск-102,

ул. Кирова, 76, кв. 12

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией:

акад. А.Г. Иванову

проф. Н.Г. Кирсанову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма.

Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

г. Новосибирска Г. В. Сидорову

по делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребляемым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложение: Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, наименование которого дается в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение: информационный материал о международной выставке «СИБ-2000» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева подтекстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается.

Например:

Директор школы Подпись Н.К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись А.Н. Марченко

Главный бухгалтер Подпись Ю.П. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО «Карелия» Директор ЗАО «Корсар»

Подпись И.В. Петров Подпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

Наименование организации Адресат

подразделения (при необходимости)

на №_______ от_____

Заголовок письма (начинается с «О» или «Об»)

Текст Должность Подпись Инициалы, фамилия

Фамилия (или фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер телефона

Инициалы машинистки и количество экземпляров

Как правильно написать адрес деловых письмах

Было бы грубейшей ошибкой недооценивать культуру деловой переписки. Грамотно составленное деловое письмо — это дополнительный плюс имиджу вашей фирмы, обеспечивающий преимущество в конкурентной среде.

Правила технического оформления деловой корреспонденции

Для написания делового письма обычно используется фирменный бланк, на котором имеется эмблема фирмы, указаны ее полное название, почтовый адрес, номера телефонов и факса и при необходимости банковские реквизиты.
Страницы делового письма должны быть пронумерованы, кроме первой, арабскими цифрами.
Ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Текст печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с красной строки, с отступлением пяти интервалов от поля.
В деловом письме следует избегать переноса слов.
В правом верхнем углу под адресом организации, отправляющей письмо, ставится дата его отправки. В международной переписке дату следует писать еле- дующим образом: 12 марта 2009 года; в нашей стране принято писать — 12.03.2009.
Общее правило для любой корреспонденции — письмо должно свободно помещаться в конверт.
Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма. Сначала пишут «кому», а затем «куда». Фамилию адресата необходимо писать с инициалами, причем инициалы пишутся перед фамилией. Перед инициалами лучше всего поставить вежливое обращение «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам».
При написании на конверте фамилии вашего адресата следует указать его должность. Если вы направляете письмо кому-либо лично и не хотите, чтобы его вскрыли в отсутствие адресата, после фамилии адресата напишите: «лично», «private» «personal», «confidential».
Подпись ставится на правой стороне листа под заключительной формой вежливости. Фамилия отправителя печатается на машинке или на компьютере под его личной подписью.
Для отправки письма может быть использован стандартный конверт, но если ваша фирма достаточно крупная, то будет разумным выпустить конверты с логотипом вашей фирмы. Фирменные конверты, безусловно, поднимут престиж вашего предприятия в глазах любого партнера.
Почтовые открытки не используют в деловой переписке. Можно послать телеграмму.
Оставляйте копии отправленных писем!

Само письмо начинается с точного повторения в левом верхнем углу адреса, написанного на конверте.
Напоминаем, что с правой стороны пишут дату отправки письма — день, месяц и год полностью. Ниже, с левой стороны — обращение. Начинается оно с той же вежливой формы, которая использовалась перед
фамилией вашего адресата на конверте. Фамилию можно указывать без инициалов.
Следующие несколько строк посвящают обычно краткой формулировке темы письма. Если переписка ведется конкретным лицом, то письмо заканчивается обычно оборотом: «Искренне Ваш». В случае рассылки рекламной корреспонденции и других писем безличного характера фамилию адресата не ставят, а к названию фирмы добавляют название отдела, в который адресовано письмо.
Наиболее приемлемая структура делового письма — это две части. В первой части излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма; во второй — предложения, решения, распоряжения и просьбы. Для лучшего восприятия текст разбивают на абзацы.
Первое письмо к партнеру следует начинать с представления своей фирмы. Можно послать буклет, в котором подробно рассказывается о вашей фирме, но рекламный буклет не должен напоминать многотомный справочник. Как правило, он состоит из нескольких страничек и выполняет информативную функцию. Текст рекламы должен быть на языке адресата или на английском языке.
Если вы пишете не первое письмо вашему партнеру, то его следует начать с вежливой ссылки на последнее полученное от него письмо.
Безымянно писать не рекомендуется. Без имени можно писать письмо фирме или учреждению, но при этом нужно использовать в адресе оборот: «Генеральному директору», без указания его фамилии и инициалов.
Завершить письмо следует также вежливой формулировкой.
При необходимости получить скорый ответ на деловое письмо или запрос можно написать следующее: «Рассчитываем, что Вы ответите при первой же возможности».
В конце письма ставят подпись и фамилию, ниже указывают должность и название фирмы. Если письмо
рекламного характера, то фамилия и подпись не обязательны.

Язык делового письма

Чтобы составить деловое письмо, вовсе не обязательно обладать литературным талантом. А вот четкость, конкретность, грамотность и вежливость — обязательны!

Т» ‘»Шльделовогописьмасостоитвтом,чтобыразъяс- ш Мн ить что-либо вашему деловому партнеру или |убедить его в чем-либо.Поэтомувданномслучае высокийстилъ, как,впрочем, иполноеотсутствиетако- вого, совершенно неуместны. При написании делового письмаиспользуетсяофициальныйязык,отличающийся точностью и ясностью мысли.

Написать или напечатать?

Поздравление человека, которого вы хорошо знаете, письма с извинениями, выражением соболезнования, а также благодарственные письма лучше писать от руки.
Если нет возможности написать соболезнование от руки, лучше послать телеграмму.

Обязательно ли сразу отвечать на письма?

Любое письмо, доверенное вам, требует немедленного ответа. Если вы не можете исполнить просьбу, изложенную в письме, то уведомите об это сразу же.
Если вы не можете сразу дать ответ, обязательно объясните это при удобном случае.
В переписке, как и в диалоге, в основном используются поочередность ответов, то есть «письмо на письмо». И помните, что в ответном письме принято делать маленькую вступительную часть, где нужно поблагодарить своего адресата за письмо.
Отвечать на письмо с извинениями обязательно.

Как готовить коммерческие предложения

Коммерческие предложения должны выделяться среди прочих. Решающим в таком предложении будет, конечно же, его содержание, но форма и манера изложения материала также не безразличны для потенциальных заказчиков и клиентов.

Мы предлагаем несколько советов, которые помогут придать вес вашим коммерческим предложениям

Тщательно готовьте материал. Ваше коммерческое предложение должно соответствовать специфическим интересам и нуждам вашего заказчика (клиента). Такая направленность вашего документа позволит добиться определенного преимущества, а на заказчика (клиента) произведут впечатление ваша инициатива и дополнительные усилия, которые вы приложили.
Подготовьте профессиональное и вежливое сопроводительное письмо. Помните, что люди покупают в первую очередь у людей, а потом уже у фирмы.
Получив телефонный звонок от вашего потенциального заказчика (клиента), обязательно выполните его просьбу как можно быстрее.
Узнав о принятом решении, пошлите письмо с выражением благодарности. Если ваша фирма выиграла — выразите признательность, а нет, все равно, письменно поблагодарите за то, что ваша заявка была рассмотрена. Это письмо продемонстрирует ваше внимание к деталям и высокий класс работы, которые вы проявите в следующий раз (или могли бы проявить).

Вы можете также ввести правило, по которому любая корреспонденция, выходящая из стен компании, должна быть проверена двумя грамотными сотрудниками. В этом случае количество опечаток и грамматических ошибок будет сведено к минимуму.

Деловое письмо. Правила составления и оформления

Эта брошюра позволит Вам составить деловое письмо в соответствии с существующими в Германии стандартами и правилами. Деловое письмо - это письмо , которое Вы посылаете в различные фирмы, учреждения, предприятия, организации и т.п. (в дальнейшем -организации) с целью получить нужную Вам информацию , решить интересующий Вас вопрос или внести какое-либо предложение. Очевидно, что умение правильно составить и оформить такое письмо является в цивилизованном мире необходимым условием Вашего успеха.

Составляя такое письмо, Вы в любом случае преследуете, как минимум, три основные цели:

* письмо должно как можно быстрее попасть к тому, кто

будет заниматься Вашим вопросом;

* письмо должно содержать нужную информацию;

* оно должно произвести на читателя нужное Вам

Неправильно составленное и/или небрежно оформленное письмо имеет почти стопроцентную вероятность отправиться в корзину для мусора, а не на стол к чиновнику, который должен заниматься Вашим вопросом.

Следует помнить, что при составлении делового письма не может быть мелочей. Имеет значение все-выбор бумаги, способ печати, наличие обязательных для делового письма разделов, правильный выбор обращения и заключительного приветствия и многое другое. В брошюре Вы найдете ответы на эти и другие вопросы.

Основное внимание мы уделяем составлению и формлению делового письма, которое пишется (печатается) на чистом листе бумаги. В следующих выпусках мы рассмотрим вопросы, связанные с оформлением деловых писем на фирменных бланках, составлением таких бланков и т.п.

Для делового письма используется нелинованная плотная белая бумага формата А4 (210 х 297 мм) по международному стандарту DIN 676 (обычный лист бумаги для пишущих машинок). Бумага располагается вертикально и используется только с одной стороны. Допускается использование для деловых писем формата А5 (148х210 мм) и даже А6 (105х148 мм).

Рекомендуемые размеры полей:

остальных - от 20 до10 мм

2.Структура делового письма

Как правило, деловое письмо состоит из следующих разделов:

- Населенный пункт, Дата (Ort, Datum)

- Заключительное приветствие (Gruß)

Не все эти разделы должны обязательно присутствовать в Вашем письме. Вы сами принимаете решение о структуре своего письма.

Рассмотрим подробно каждый из этих разделов.

Если письмо пишется не на фирменном бланке, в нем должна содержаться информация об отправителе. Это избавит читателя от необходимости искать на конверте Ваш адрес при составлении ответа на Ваше письмо. В противном случае весьма вероятно, что Вы вообще не получите на него ответ.

Информация об отправителе располагается в верхнем левом углу листа на расстоянии 2 см от левого и верхнего края. Эта информация пишется без пропуска строк.

Информация об отправителе включает:

Указывают имя и фамилию отправителя и/или, если нужно, наименование организации.

Возможны два варианта:

1.Улица, номер дома (Straße . )

Почтовый индекс Населенный пункт (Postleitzahl Ort)

Страна отправителя (если письмо отправляется за рубеж)

2.Почтовый ящик (Postfach)

Почтовый индекс Населенный пункт

Если Вы пишите заграницу, для большинства европейских государств достаточно указать их международное обозначение (например, для Германии: D-. ). В общем случае достаточно в следующей строке написать наименование страны отправителя на языке той страны, в которую направляется письмо, или на французском языке.

В качестве дополнительной информации можно указать, например, номер Вашего телефона. Перед номером телефона строка не пропускается.

- Название улицы и номер дома не разделяются запятой.

- Название улицы пишется по следующим правилам:

1. Название пишется раздельно :

а) Если первая часть названия улицы или площади образована от названия города или страны при помощи суффикса -er:

б) Если в названии улицы первое слово является прилагательным:

в) Если в названии улицы на первом месте стоит частица, например, предлог:

Unter den Linden

2. Название улицы пишется слитно:

а) Если это существительное или собственное имя:

б) Когда существительное оканчивается на -er :

3. Название улицы пишется через дефис ”-” ,

если оно состоит из нескольких слов, например, из имени и фамилии:

- Номер почтового ящика разбивается на группы по две

цифры, начиная с поледней.

- Почтовый индекс не делится на группы.

- Номер телефона разбивается на группы по два знака, начиная с конца. Код города пишется в скобках. После скобок и между группами цифр - один интервал.

Telefon (0231) 45 55 66

Postfach 12 34 56

Telefon (0123) 32 45 77

Наименование населенного пункта и дата написания письма располагаются в правом верхнем углу на уровне первой строки Информации об отправителе.

Начинайте писать, отступив приблизительно 12 см от левого поля.

Дата может быть написана несколькими способами. Рассмотрим, как пишется, например, 1 сентября 1998 г:

* 01.08.98: Наиболее распространенный способ. День и месяц, состоящие из одной цифры, пишутся с нулем перед этой цифрой.

* 1. September 1998: Название месяца пишется полностью.

Этот раздел начинается приблизительно на расстоянии 5,5 см от верхнего поля и 2 см от левого поля. Он должен разместиться в пределах прямоугольника 4,0 х 8,5 см (Размеры окна на конверте 4,5 х 9 см). В информации о получателе точки не ставятся.

Этот раздел содержит:

* Вид письма (в том случае, если это не простое письмо)

5.1 Вид письма (Versendungsform=Sendungsart)

Если Вы выбираете какой-либо специальный вид письма (например, заказное, ценное и т.п.), он указывается в первой строке этого раздела. Если письмо отправляется заграницу, Вы можете указать вид почтового отправления на международном почтовом (французском) языке, например:

После указания вида отправления следует имя получателя. Между видом письма и именем получателя пропускается одна строка (пустая строка). Если Вы отправляете простое письмо, оставьте перед именем получателя две пустые строки (см. примеры ниже).

Собственно адрес получателя начинается с его имени.

Если Вы пишете определенному лицу, возможны следующие варианты:

*- Herrn Wolfgang Stein

-Herrn Professor Wolfgang Stein

-Eheleute Petra und Wolfgang Stein.

Если Вы пишете в организацию, в первой строке адреса указывается ее наименование. В следующей строке Вы можете указать наименование подразделения (отдела).

Если Вы пишите частному лицу, но в адрес его организации, в первой строке адреса пишется имя этого лица, а наименование организации - на следующей строке. Отдел, занимающийся обработкой писем, не будет вскрывать такое письмо, а передаст его непосредственно адресату.

Почтовый адрес пишут начиная со следующей строки после имени получателя. Правила написания адреса приведены в разделе 3.2. Дополнительные правила:

- Между строкой, на которой указаны улица и номер дома (или почтовый ящик) и строкой с почтовым индексом и наименованием населенного пункта оставляется одна пустая строка.

- Если письмо отправляется заграницу и в последней строке указана страна получателя, перед этой строкой оставляется пустая строка. В этом случае пустая строка перед населенным пунктом отсутствует.

Примеры (Пустая строка обозначена как ”*”):

Mr William Smith

Frau Erika Müller

Postfach 45 25 70

Frau Helga Sutter

Postfach 45 25 77

Frau Dr.Eva Parker

East Yorkshire AB1

Этот раздел не является обязательным. Между адресом получателя и этим разделом оставляется две пустые строки.

Раздел Betreff занимает 1-2 строчки, в которых кратко сообщается, о чем идет речь в письме. Он может начинаться словом Betreff, которое выделяется жирным шрифтом или подчеркивается. В конце раздела точка не ставится.

Можно также обойтись без слова Betreff, но в этом случае необходимо выделить весь текст раздела.

*Bewerbung als Leiterin der Fertigungsabteilung

*Unser Sonderangebot Für Sie

В случае необходимости, Вы можете сослаться на ранее полученную информацию, имеющую непосредственное отношение к Вашему письму. Такая ссылка облегчает обработку письма и в ряде случаев является обязательной.

Ссылка не имеет постоянного места. Она может располагаться под адресом получателя, справа от него или в разделе Betreff. Она может также занимать первую строку текста, например:

* In Ihrem Schreiben vom 01.01.98 behaupten Sie .

* Wie in unserem gestrigen Telefonespräch vereinbart, erhalten Sie heute .

*Wie schon auf der diesjahrigen Buchmesse besprochen, sende ich Ihnen heute die gewünschten Muster .

Обращение в письме является признаком вежливости. Письмо без обращения ”бьет получателя по голове”.

Обращение может отсутствовать в деловых записках, циркулирующих внутри предприятия, да и то только в тех случаях, когда это здесь принято. Как будет показано ниже, уже в обращении Вы выражаете свое отношение к адресату.

Обращение пишется после ссылки и/или указаний (если они есть) или после адреса получателя. Между последней строкой и обращением пропускаются две строчки. Обращение, как и все вышеупомянутые разделы, начинается у левого поля на расстоянии 2 см от левого края листа. Обращение начинается с прописной (заглавной) буквы. В конце обращения ставится запятая. Можно также поставить восклицательный знак.

8.1 Обращение к конкретному лицу

Когда Вы пишите частному лицу, Вы, разумеется, знаете его фамилию. Если же Вы направляете письмо в организацию, весьма целесообразно узнать фамилию того, кто будет с ним работать. Обращение к конкретному человеку, например, когда Вы посылаете Bewerbung, уже дает Вам определенные преимущества перед конкурентами.

В обращении указывают только фамилию адресата. Можно также указать звание или профессию. Возможные варианты персонального обращения:

* Sehr geehrte Frau Dr.Drechsler

* Sehr geehrter Herr Müller

* Sehr geehrter Herr Rechtsanwalt Drechsler

* Sehr gehrter Herr Freseurmeister Weber

Если Вы знаете, что с Вашим письмом могут работать два человека ( или один из двух), фамилии которых известны, воспользуйтесь следующим вариантом обращения:

* Sehr geehrte Frau Schulz, sehr geehrter Herr Müller

Если фамилия адресата Вам неизвестна, можно использовать один из следующих вариантов:

* Sehr geehrte Damen und Herren

* Sehr geehrte Damen? sehr geehrte Herren

* Sehr geehrte Dame? sehr geehrter Herr

* Sehr geehrte Frau Oberbürgermeisterin

* Sehr geehrter Herr Bundespräsident

8.4 Различные оттенки при обращении

Выше мы уже говорили о том, что обращение позволяет выразить свое отношение к адресату. Рассмотрим несколко примеров:

* ”Sehr geehrt” : Стандартная нейтральная форма обращения.

* ”Liebe Marry” : Демонстрирует дружелюбие. У деловых партнеров такое обращение принято, когда они хорошо знакомы друг с другом и, как правило, на ”ты”.

* ”Hallo Carola”: Партнеры очень хорошо знакомы друг с другом.

* ”Geehrte Frau Stein” : Используя такую форму обращения, Вы выражаете пренебрежение или неуважение к адресату.

Обращение отсутствует: Это может рассматриваться как явно выраженное оскорбление.

После обращения следует одна пустая строка, а затем начинается текст письма. Независимо от знака препинания после обращения, текст всегда начинается с большой буквы.

Он должен быть разбит на абзацы, каждый и которых выражает одну законченную мысль. Между абзацами оставляется одна пустая строка.

Текст, безусловно, является наиболее важным элементом письма. Как правило, он состоит из трех частей:

Вступление должно привлечь внимание, вызвать интерес и деловое отношение к содержанию письма.

Основная часть направлена, как правило, на получение желаемой реакции того, кто будет работать с Вашим письмом. Поэтому при составлении письма попытайтесь стать на его точку зрения.

В последнем абзаце основной части письма Вы можете еще раз кратко изложить свою просьбу (предложение), выразить надежду на положительный ответ и т.п.

9.4 Примеры заключительной фразы основной части письма

(В таблице приведены выбранные из оригиналов деловых писем заключительные фразы и их эквиваленты, используемые в деловой переписке на русском языке. Безусловно, возможны и другие варианты перевода).

Как оформлять деловое письмо на английском: 10 простых правил

Безусловно, email – это самый быстрый и удобный способ обмена рутинными деловыми сообщениями с англоязычными партнерами, но классическое «бумажное» деловое письмо по-прежнему является предпочтительным и солидным способом донести важную информацию.

Тщательно продуманное письмо, напечатанное на стильном бланке, может быть мощным инструментом бизнес-коммуникации. Пожалуй, не стоит пояснять, что впечатление от письма даже с самым заманчивым коммерческим предложением может быть испорчено, если его внешний вид не соответствует общепринятому.

Чтобы убедиться, что каждое письмо под логотипом Вашей компании отвечает требованиям к формату, который считается стандартом деловой переписки в англоязычной среде, следуйте следующим правилам составления делового письма на английском языке:

Правило №1: Разбейте текст письма на блоки.

Блочная структура предусматривает следующие особенности оформления:

весь текст письма разделяется на абзацы с одинарным отступом между ними;
красная строка не используется;
пунктуация открытая, т.е. отсутствуют нефункциональные точки и запятые;
выравнивание делается по левому краю.

Правило №2: Пишите простым и понятным языком.

Правило №3: Правильно расположите имя и адрес отправителя.

Первым блоком письма, расположенным в левом верхнем углу страницы, является информация об отправителе в следующей последовательности:

Online-school of foreign languages "LINGVISTER"

Почему рекомендуется включать в письмо адрес отправителя? Даже если Ваш адрес уже есть в адресной книге получателя, избавьте своего адресата от необходимости его искать. Когда информация поступает в готовом виде, шанс получить наиболее быстрый ответ на свое письмо увеличивается на 30%.

Правило №4: Обратите внимание на формат даты.

Согласно стандарту, дата указывается на три строки ниже информации об отправителе.

Дата в письме приводится полностью, но последовательность следования элементов уникальна для каждой страны.

Так, в Великобритании указываются день/месяц/год, которые не разделяются запятыми.

16 December 2014

В США и Канаде последовательность другая - месяц/день/год, причем перед указанием года иногда ставится запятая.

December 16, 2014

Правило №5: Верно укажите имя и адрес получателя.

Сразу после даты написания письма должен следовать адрес получателя. Уделите особое внимание имени адресата: имя должно в точности повторять то, как Ваш адресат указывает свое имя в подписи письма. Так, если получатель подписывается Christopher Nolan, именно так и нужно писать его имя, добавляя перед ним Mr. Полное имя и адрес получателя располагаются на разных строках в следующей последовательности:

Mr Christopher Nolan

Syncopy Films Inc.

4000 Warner Blvd., Building 81, Suite 203

Burbank, CA 91522

Правило №6: Выберите приветствие и обращение.

Как мы уже говорили, в англоязычной деловой переписке приняты особенные нормы пунктуации. Так, после обращения в письмах обычно ставится запятая, а основной текст письма начинается с новой строки после одинарного отступа.

В подчеркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост, принято ставить двоеточие после официального обращения:

Dear Mr Vice President:

Если в адресе получателя Вы указали полное имя адресата, а не просто название компании, письмо рекомендуется начать с личного обращения:

В случае, если письмо направляется на имя организации, а не предназначено конкретному сотруднику, следует использовать более формальное приветствие:

Если имя адресата Вам неизвестно, используйте нейтральную форму обращения:

Dear Sir or Madam,

Правило №7: Укажите тему письма в заголовке.

Заголовок, кратко сообщающий о содержании письма, располагается через одну строку после обращения. Для того, чтобы отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание адресата, используются символы верхнего регистра или нижнее подчеркивание.

SAN DIEGO COMIC CON 2014

Правило №8: Не забудьте о завершающей фразе с «призывом к действию».

В заключительный абзац письма включаются запросы информации, напоминания и призывы к скорейшему ответу. Мы предлагаем Вам варианты уместных и энергичных заключительных фраз:

I would again apologize for the delay in replying and I trust that this has clarified the points you have raised, however, if you wish to discuss any points I have not clarified, or need any further information, you may wish to telephone or contact me accordingly.
I look forward to hearing from you, and in the meantime, should you have any queries, please do not hesitate to contact me.
I regret that I cannot be of more assistance in this matter, and should you have any further queries, please do not hesitate to contact me.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
I appreciate any feedback you may have.

Правило №9: Используйте уместную концовку и оставьте подпись.

Концовка письма напрямую зависит от того, какое обращение Вы использовали в начале письма. Нейтральными вариантами концовки письма знакомому или коллеге являются:

Если имя адресата Вам известно, и Вы использовали личное обращение в начале письма, уместной будет только одна концовка:

Dear Mr Nolan…Yours sincerely,

В сочетании с приветствиями Dear Sirs/Dear Sir or Madam используется только одна концовка:

Dear Sir or Madam…Yours faithfully,

Не забудьте поставить запятую между прощанием и Вашей подписью!

Оставьте место для собственной подписи, отступив от концовки 4-5 строк.

Имя отправителя может быть написано целиком с помощью букв верхнего регистра, или же прописными могут быть только первые буквы. Должность отправителя указывается непосредственно на следующей строке под именем. Проявите внимание к мелочам: сокращение Mr не используется, если автор письма — мужчина, но если автор — женщина, обычно в скобках добавляют (Mrs).

SUSAN HAYWARD (Mrs)

Правило №10: Упомяните вложения в письме.

Указанием на то, что в письме есть вложения, является надпись Enc или Encs (“Enclosures”) внизу письма, через одну строку после должности отправителя.

SUSAN HAYWARD (Mrs)

Следуя этим простым правилам, Вы всегда с успехом сможете составлять деловые письма своим партнерам.

Бланки делового письма

Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.

При получении документа, адресованного организации, основное внимание, безусловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно внимание фиксируется и на внешнем виде документа – качестве бумаги, использовании цвета, дизайне логотипа, начертании шрифтов, композиции надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Необходимо стремиться к созданию запоминающегося бланка, способного оставить благоприятное впечатление об организации, отражающего не только определенную информацию об организации, но и ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены следующими документами: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 № 68.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может включать:

• Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (только для государственных предприятий);

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• справочные данные об организации;

• регистрационный номер документа;

• ссылку на регистрационный номер и дату документа;

• место составления или издания документа (при необходимости).

ГОСТ Р. 6.30-2003 предусматривает расположение реквизитов бланка в двух вариантах: продольным и угловым.

В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль и их выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Для изготовления бланков используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.

Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Распечатка бланков с компьютера очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Пример бланка служебного письма (продольное расположение реквизитов)

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей (мм): левое – не менее 20, правое – не менее 10, верхнее – не менее 20, нижнее – не менее 20.

В ряде организаций инструкциями и правилами, регламентирующими оформление документов, были установлены размеры полей больше, чем требовал стандарт. Приведем примеры писем на бланках организации (рис. 2–4).