Как правильно написать письмо начальнику налоговой
Идеальный документ. Письмо, которое убедит инспектора принять пояснения от главбуха
Светлана Князева, эксперт «УНП»
В ходе проведения налоговой проверки инспекторы могут потребовать пояснения к сведениям в декларациях. Нередко в налоговую вызывают именно руководителя компании, а не главного бухгалтера. Понятно, что в большинстве случаев гендиректор не обладает достаточным объемом информации о тонкостях учета в компании. Поэтому просто не сможет дать инспектору необходимые пояснения по налоговой и бухгалтерской отчетности. Письмо как раз и объяснит инспектору, почему в ответ на его требование вместо генерального директора к нему явился главный бухгалтер.
Составить письмо компания может в произвольной форме. Прежде всего в документе следует подчеркнуть, что за ведение бухгалтерского и налогового учета, а также достоверность отчетности отвечает именно главный бухгалтер. Можно сослаться на статью 7 Федерального закона от 21.11.96 № 129ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом руководитель компании несет ответственность только за организацию бухгалтерского учета, а также соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций (ст. 6 закона № 129-ФЗ). Обычно соответствующие положения дублируются в учетной политике компании, поэтому к письму можно приложить выписку из учетной политики или ее копию.
В большинстве случаев налоговикам бывает достаточно такого письма. Ведь инспектору требуется именно пояснение к тому или иному показателю декларации, а уж кто их даст, не столь важно. Однако иногда помимо письма налоговики могут потребовать доверенность, выписанную на имя главного бухгалтера. Дело в том, что руководитель компании является законным представителем организации, который вправе представлять интересы компании без доверенности. Все остальные сотрудники, в том числе и главный бухгалтер, являются уполномоченными представителями налогоплательщика (ст. 27, 29 НК РФ).
Особенно важна доверенность в ситуациях, когда налоговики вызывают представителя компании на воспитательные беседы. К примеру, по поводу убытков в отчетности, значительных сумм НДС к возмещению из бюджета, низких зарплат в компании. В этом случае налоговики, как правило, хотят видеть именно руководителя организации, поэтому главбух может представлять интересы компании только по доверенности.
КСТАТИ. На комиссии инспекторы вызывают компании на основании подпункта 4 пункта 1 статьи 31 НК РФ. В Налоговом кодексе нет ответственности за игнорирование такого требования. В случае неявки руководителя компании могут оштрафовать на сумму от 1000 до 2000 рублей за неповиновение законному требованию должностного лица органа контроля (ст. 19.4 КоАП РФ).
Руководителю ИФНС России № 1 по г. Москве
Орлову Олегу Петровичу
Общество с ограниченной
ИНН 7701025478, КПП 770101001,
127138, г. Москва, ул. Басманная, д. 25
о должностном лице, которое сможет дать пояснения
по налоговой и бухгалтерской отчетности
На основании статьи 7 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» за достоверность показателей бухгалтерской и налоговой отчетности отвечает главный бухгалтер организации.
Учитывая, что именно главный бухгалтер ООО «Компания» обладает необходимым объемом информации, пояснить должностному лицу налогового органа причины расхождений между показателями бухгалтерской отчетности и декларации по налогу на прибыль сможет главный бухгалтер – Куркова Валентина Ивановна.
Кроме того, представительство интересов компании в налоговых органах, в том числе пояснения по налоговой и бухгалтерской отчетности, входит в должностные обязанности главного бухгалтера.
1) выписка из раздела 1 учетной политики организации на 2009 год на 1 листе;
2) копия должностной инструкции главного бухгалтера ООО «Компания».
Что делать директору при получении письма из налоговой инспекции
Вообще-то письма получать приятно, от друзей, родственников, знакомых, коллег по работе, но только не из налоговой инспекции.
Налоговая инспекция адресует свои письма руководителю предприятия.
На белом конверте проставляется красный штамп налогового органа, поэтому такое письмо сразу вызывает волнение у любого, даже самого выдержанного руководителя.
А когда открыв конверт, он видит, например, “Требование об уплате налогов”, — руководитель начинает нервничать, искать бухгалтера, звонить ему: “Разбирайся, что там такое, за что я тебе деньги плачу?”.
Уважаемые руководители, пожалуйста, не волнуйтесь.
Для начала еще раз внимательно прочитайте письмо, попросите секретаря сделать Вам копию (для контроля), а оригинал передайте бухгалтеру в самые кратчайшие сроки.
Отвечать на такие письма и разбираться в том, что произошло — работа бухгалтера.
Что должен сделать Ваш бухгалтер?
Самое неприятное, если вложение в конверте — Требование об уплате налогов .
Если в полученном письме именно такое вложение, нужно поднять налоговую декларацию по соответствующему налогу и платежное поручение на оплату этого налога и проверить:
- сумму начисленного налога по декларации,
- сумму налога, перечисленного по платежному поручению,
- все реквизиты назначения платежа.
Если обнаружится ошибка — принимайте меры для исправления: либо подайте уточненную декларацию, либо доплатите налог. Свяжитесь с отправителем “Требования” по телефону, кратко опишите ситуацию и принятые меры. Это поможет избежать неприятностей. Инспектор обязательно зафиксирует Ваш звонок и сделает себе необходимые пометки.
Если ошибок не обнаружено, советуем все равно связаться с отправителем письма
по телефону. Узнайте, что послужило поводом отправки Вам столь важной корреспонденции.
Телефон исполнителя, фамилия и инициалы всегда указываются в конце письма.
Самая распространенная ситуация, с которой приходилось сталкиваться: срок представления декларации, например, 28 число, срок оплаты налога тоже 28 число.
Вы представили декларацию и оплатили налог 28 числа, без опозданий.
Декларацию представили по телекоммуникационным средствам связи и она сразу же отразилась в “карточке налогоплательщика”.
Платежное поручение на оплату налога будет отражено после того, как работники налоговой службы проведут банковскую выписку. Банковская выписка за 28 число будет получена из банка 29 числа, после закрытия банком операционного дня.
Если полученное “ Требование об уплате налога ” было распечатано утром 28 числа, когда еще не была отработана банковская выписка за 28 число (потому, что ее еще не существовало), очевидно, что Ваша компания попала в число должников.
Зачем исполнители налоговых служб проводят такие эксперименты: тратят чернила, бумагу, загружают работой почту, — никто не знает, даже они сами. Но тем не менее, такие ситуации, увы, не редкость.
И когда, все проверив и изрядно понервничав, бухгалтер звонит в налоговую, выяснить, в чем же все-таки дело, обычно на том конце провода отвечают: Ваш платеж мы видим, уже провели, задолженности у Вас нет и разрешаем выкинуть наше требование в урну.
Бывает, что вместо “живых” денег предприятие по письму зачитывает переплату по одному налогу в счет погашения задолженности по другому налогу.
В таком случае необходимо проследить, чтобы письмо было своевременно отработано отделом урегулирования задолженностей. В этих отделах, как правило, много работы и мало работников, и эти работники ничего не успевают. Лучше позвонить и попросить, чтобы Ваше письмо провели побыстрее.
И еще один совет, если на расчетном счете предприятия есть достаточное количество денежных средств, чтобы оплатить налоги, НЕ ЖДИТЕ окончания срока платежа, оплатите налоги заранее (на один-два дня раньше срока). Это оградит Вас от нежелательных требований об уплате налогов.
Если в полученном Вами письме — Требование о представлении документов/пояснений , скорее всего это встречная проверка Вашего конрагента.
- сделать копии документов касаемо финансово-хозяйственной деятельности контрагента, указанного в “Требовании” за испрашиваемый период,
- составить сопроводительное письмо с указанием количества листов,
- прошить все копии
- заверить сшивку подписью руководителя и печатью предприятия,
- представить в налоговый орган.
Сопроводительное письмо необходимо составить в двух экземплярах, одно- для налогового органа, другое, с отметкой налогового органа о получении- для предприятия.
Если нужно дать какие-то пояснения, сделать это лучше все в том же Сопроводительном письме. Обязательно укажите в сопроводительном письме имя и фамилию исполнителя и телефон для связи.
Отдельно несколько слов нужно сказать, что из личного опыта известно, сшивку документов лучше передать лично в руки тому инспектору, чьи фамилия и инициалы и номер местного телефона указаны в Требовании.
Инспектор будет Вам благодарен, — документы к нему поступят вовремя, их не нужно будет разыскивать.
На сопроводительном письме в этом случае инспектор поставит свою личную отметку о получении, и затем отдел налоговой инспекции, который регистрирует входящие документы, на основании записи инспектора на Вашем экземпляре поставит штампик о получении.
Другой документ, который могут Вам прислать налоговые службы, — Требование о представлении пояснений/внесении уточнений в декларацию содержит только требование о расшифровке какого-то показателя в декларации.
Бухгалтеру в этом случае следует проверить правильность исчисления спорного показателя и составить Пояснительное письмо, в котором раскрыть механизм расчета данного показателя. Чем подробнее будет Ваш ответ, тем лучше. Это хороший способ еще раз проверить правильность составления декларации. Обнаружится ошибка- сдавайте уточненную декларацию.
И еще один документ, который Вам могут прислать налоговые службы, — это Требование о явке для дачи свидетельских показаний . Название достаточно грозное. В тексте содержится информация о том, что Руководителю необходимо явиться в конкретную дату, к конкретному времени, к руководителю налогового органа.
Внимательно посмотрите на календарь, если в указанную дату у Вас уже запланированы дела, подберите ближайшее удобное число. Затем попросите секретаря или лучше бухгалтера перезвонить в налоговую службу исполнителю, указанному в Требовании.
Как правило, у Вашего оппонента имеется некоторая информация относительно того,
по какому вопросу Вас приглашают в налоговый орган. Объясните, почему Вас не устраивает означенная дата (командировка, или важное совещание, или другая причина). Вам предложат перенести встречу, согласуют удобное время.
Уточните, возможно ли присутствие бухгалтера (налоговики на это охотно идут, часто сами предлагают директору взять бухгалтера с собою).
В последнее время руководители налоговых служб приглашают директоров и бухгалтеров предприятий, чтобы познакомиться, из первых рук узнать о планах предприятия на будущее, о том, поступление каких налогов можно ожидать, а каких ждать не стоит (например, если планируется стройка, то по НДС, скорее всего, будет заявлен вычет). Разговор занимает не больше получаса, что удивительно — разговаривают любезно, желают успехов.
В любом случае, получив письмо с красным штампом из налоговой инспекции, не стоит сильно волноваться. На ответ на это письмо у Вас всегда есть время.
Что делать, если пришло письмо из налоговой: читаем и отвечаем правильно
Письмо со штампом ФНС воспринимается предпринимателями как весть от злого хана, собирающего внеочередную дань. Ничего приятного в письме из налоговой содержаться не может, это факт. Однако впадать в панику не стоит – налоговики ведь ещё не стучатся в двери фирмы.
В письме обычно содержится одно из четырёх требований:
- об уплате налогов;
- о представлении пояснений;
- о внесении уточнений в налоговую декларацию;
- о явке в отделение ФНС для дачи свидетельских показаний.
Разберём порядок действий в каждом из этих случаев.
Требование об уплате налогов
Письма с таким требованием рассылаются тем налогоплательщикам, которые, по мнению ИФНС, не в полном объёме уплатили тот или иной налог. Вам следует сразу же поднять декларацию по соответствующему налогу и платёжное поручение на его оплату. Проверьте по этим бумагам основные данные:
- размер налога, начисленного по декларации;
- сумму, перечисленную по платёжному поручению;
- все реквизиты назначения платежа.
Если ошибка действительно есть, придётся либо доплатить налог, либо составить и отправить в ИФНС уточнённую декларацию.
Если вы не обнаружили ошибки, всё равно позвоните в налоговую. Чаще всего выясняется, что ошибки и впрямь нет и не было, а недоразумение с письмом произошло по вине налоговой. Оно может быть вызвано, например, путаницей со сроками подачи декларации и уплаты налога.
Как возникает эта путаница? Предположим, предприниматель представляет декларацию и оплачивает налог в один и тот же день, 30-го числа. Декларация сразу же отражается в карточке налогоплательщика, а вот платёжное поручение становится «видимым» только после того, как служащие ФНС проведут банковскую выписку. Эта выписка приходит только на следующий день. В результате возникает «окно», на которое налоговики реагируют своим излюбленным способом – отправкой письменного уведомления.
Если на расчётном счёте фирмы достаточно средств для уплаты налога, тянуть с платежом до последнего не стоит. Сделайте выплату заранее, и вероятность получения неприятных посланий уменьшится.
Требование о представлении пояснений
Письмо из налоговой с требованием о представлении пояснений приходит в двух случаях:
- налоговики отыскали противоречия и ошибки в вашей налоговой декларации;
- в ФНС выявили соответствие вашей фирмы одному или нескольким «негативным» критериям.
Полный список этих критериев можно найти в «Концепции системы планирования выездных налоговых проверок» (см. статью «В каких случаях стоит ждать налоговую проверку»).
Если письмо представляет собой уведомление без конкретно обозначенных требований, его можно просто принять к сведению. Отвечать необязательно. Однако если требование сформулировано ясно и однозначно, вы обязаны предоставить все требуемые пояснения как можно быстрее. Закон отводит на это только 5 дней. Если вы не уложитесь в этот срок, дело может дойти даже до выездной проверки.
Итак, если в письме вас уведомляют об ошибках и неточностях в налоговых данных и расчётах, нужно действовать по следующему алгоритму:
- сделать копии документов, относящихся к финансовой хозяйственной деятельности (вашей или контрагента, если потребуется) за период, указанный в налоговом требовании;
- составить сопроводительное письмо (с указанием количества листов);
- пронумеровать (если листов несколько) и прошить все копии документов;
- заверить прошитые бумаги подписью руководителя и печатью фирмы;
- отправить в ваше отделение ИФНС подготовленный таким образом ответ на уведомление.
Сопроводительное письмо всегда составляется в двух экземплярах. Один останется в налоговой, а другой вам вернут, поставив отметку о получении. В сопроводительном письме необходимо:
- кратко обрисовать ситуацию;
- если потребуется, дать подробные пояснения по каждому из спорных или непонятных пунктов;
- указать имя и фамилию исполнителя, а также контактный телефон.
Подготовленные и аккуратно помещённые в папку документы (вместе с сопроводительным письмом) нужно отнести в отделение ИФНС.
Несоответствие критериям
Критериев «добропорядочности» фирмы 12 – от хронически убыточной отчётности до высокого уровня налоговых рисков. Логично будет заключить, что хотя бы одному из них ваша организация не соответствует, поскольку идеальные компании встречаются только на бумаге. Что же делать, если в письме из налоговой вас уведомляют о нарушениях более абстрактных, чем несоответствие финансовых показателей?
Конкретную инструкцию, увы, составить невозможно – в разных фирмах и проблемные ситуации сильно различаются. Можно дать лишь общие рекомендации, которые с большой долей вероятности окажутся полезными для любого предпринимателя.
Все эти процедуры желательно провести в течение месяца. Если за этот срок ничего не изменится, инспекторы могут вынести решение о проведении в отношении вас выездной налоговой проверки.
Требование о внесении уточнений в декларацию
В письмах такого рода налоговики требуют «расшифровать» один или несколько отдельных показателей в декларации. Это рутинная бухгалтерская работа: проверить, правильно ли исчислен показатель, составить пояснительное письмо, отправить его в ИФНС… Если ошибка действительно допущена с вашей стороны, исправьте её в соответствии с требованиями и подайте уточнённую декларацию.
Требование о явке для дачи свидетельских показаний
Это требование предъявляется в случаях, когда налоговики отыскивают особенно серьёзное нарушение в деятельности фирмы (согласно всё тем же пресловутым критериям, о которых упоминалось выше). В письме назначаются дата и время, когда руководителю необходимо явиться пред очи инспектора или специальной налоговой комиссии. Если прийти в назначенный день вы не сможете, договоритесь с инспектором об изменении даты по телефону. Скорее всего, вам пойдут навстречу (если вы просите перенести встречу по уважительной причине).
Сложно предугадать, как пройдут встреча и переговоры. Возможно, вызов в ИФНС – простая формальность, и в течение получаса вы поговорите с инспектором «ни о чём», после чего спокойно уйдёте. Может быть, соберётся целая комиссия, которая станет допрашивать вас с пристрастием. Довольно часто руководители налоговой приглашают директоров «новорожденных» фирм, чтобы познакомиться и составить о руководителях общее представление. На таких встречах инспектор будет расспрашивать вас о планах компании, налоговом режиме, вероятности заявления налоговых вычетов и т.п.
В любом случае перед походом в налоговую тщательно подготовьтесь:
- уточните у бухгалтера (если он у вас есть) все нюансы финансовой деятельности фирмы;
- соберите документы, имеющие отношение к вопросу, по которому вас вызывают;
- подготовьте убедительные доводы и аргументы.
И помните: послание от ФНС ещё не предвещает апокалипсис. Главное для директора – не делать глупостей после получения письма из налоговой.
Как написать письмо в налоговую?
Вряд ли средний отчетчик может похвастаться знанием всех тонкостей работы с налоговой инспекцией. Если подолгу службы вам необходимо знать, как написать письмо в налоговую службу, сделать это правильно и юридически верно, тогда вам точно потребуются особые знания в этом деле, а еще лучше образцы писем.
В том случае, если вы планируете самостоятельно отнести письмо в налоговую или выслать его, воспользовавшись услугами почты, тогда следует указать в первой строке письма название инспекции. Не стоит расписывать его полностью, можно сокращенно: ИФНС. Затем указывается ее номер через дефис, называется город или район, за которым закреплена служба. К примеру: ИФНС - 27 по г. Свердловску.
Письмо можно также адресовать как начальнику инспекции, так и конкретному сотруднику данной налоговой службы. Для этого необходимо указать его должность и фамилию с инициалами. Однако, это все не гарантирует, что ваше письмо будет передано на исполнение конкретному адресату. Понять, как правильно составить письмо в налоговую, помогает и онлайн форма на сайте российской ФНС или регионального управления, где можно самостоятельно выбрать орган ( из раскрывающегося списка), в который будет сделано обращение.
В зависимости от сути письма, озаглавьте его. Возможно, это будет жалоба на неправомерные действия, либо же просто обращение, информационный запрос или предложение. На следующей ( нижней строке) необходимо обозначить тему письма. Если это жалоба, то указывается на кого именно и, как минимум, рабочее место должностного лица. Самым лучшим вариантом будет прописать должность и фамилию с инициалами, и указать, что конкретно вы предлагаете или хотите знать (к примеру, разъяснения о применении упрощенной системы налогообложения).
Затем описывается суть самого обращения. Здесь следует обрисовать событие, послужившее поводом для письменного обращения, а также попросить, руководствуясь ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ" предоставить вам разъяснение относительно указанных вопросов ( приводите их перечень), или, если это предложение, то рассмотреть его. В ситуациях, когда нужно ответить на составленный в письменной форме запрос из инспекции, то начинать текст следует с фразы "В ответ на ваш запрос №. от . сообщаю следующее. ". А затем дать ответы на поставленные сотрудником налоговой службы вопросы.
Когда письмо составлено, его следует распечатать и поставить под ним свою подпись и указать дату. Если письмо составляется от имени организации, тогда вывод текста нужно осуществить на ее фирменном бланке и скрепить печатью. Отправка письма посредством сайта, потребует от вас нажатия соответствующих кнопок и ввода проверочного кода. Если отправка письма будет происходить с применением услуг почтового отделения связи, тогда, для большей надежности, лучше указать, чтобы письмо доставили с уведомлением.
Если письмо будете доставлять вы сами, тогда не лишним будет снять с него копию и попросить сотрудника налоговой инспекции (который будет принимать ваш лист), сделать на ней соответствующие отметки.
Как составить письмо в налоговую инспекцию?
Наибольшей популярностью среди налогоплательщиков пользуется шедевр российской бюрократии и маразма – сопроводительное письмо. Как еще можно охарактеризовать существование документа, составляемого как минимум на еще один документ, и который также следует провести (зарегистрировать) по журналам.
Как правильно написать жалобу в налоговый орган
В статье описаны основные моменты при подаче обращения в налоговый орган.
Возникают ситуации, когда налогоплательщик, пользуясь юридическими услугами будь то физическое лицо или юридическое лицо, обращается в свой налоговый орган за разъяснением того или иного положения налогового законодательства. Федеральной налоговой службой указан основной перечень сведений, рекомендуемых к обязательному отражению в письменном обращении налогоплательщика, которое оно подает в свой налоговый орган. Сразу отметим портал про новый бизнес в России на nb-forum.ru, Вас ждут полезные материалы и мнения экспертов.
Итак, давайте подробней рассмотрим, как же правильно написать письменное обращение в налоговый орган.
Обращение налогоплательщика должно подаваться в письменной форме. Лично заявитель или уполномоченный на это действие представитель должен подписать данное обращение. Если жалоба подписывается представителем заявителя, то к жалобе должно быть приложено основание, подтверждающее законные права представителя на данное обращение, например, нотариально заверенная копия доверенности на совершение данных действий. Если жалобу направляет представитель юридического лица, то должна быть приложена доверенность от данного юридического лица, заверенная подписью руководителя организации и печатью данной организации.
- дату и место рождения;
- фамилия, имя и отчество;
- пол;
- почтовый адрес места жительства или своего постоянного проживания;
- полные паспортные данные или данные другого документа, который сможет удостоверить личность заявителя;
- данные о своем гражданстве.
4. Если налогоплательщиком направляется апелляционная жалоба на определенное решение налогового органа или действие должностного лица данного налогового органа, то необходимо указать номер и дату обжалуемого решения, полное наименование налогового органа, вынесшего данное решение. Если обжалуется определенное действие или бездействие должностного лица, то известные данные – фамилия, имя, отчество и должность данного должностного лица;
Источники:
www.audit-it.ru , saldoconsult.ru , dezhur.com , faqukrmix.ru , www.ultimate-mails.com ,Следующие статьи:
- Как правильно написать письмо о выплате зарплаты
- Как правильно написать письмо о увеличении зарплаты
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
