Как написать заявление на получение денег в подотчет
Заявление на выдачу в подотчет: как напишете, так и получите
В хозяйственной жизни любой фирмы встречаются ситуации, когда приходится выдавать деньги работникам на какие-то нужды: купить расходные материалы, отремонтировать технику, съездить в командировку и т.д. Расходный кассовый ордер на получение денег из кассы на хозяйственные нужды и командировки составляется только после подписания руководителем заявления сотрудника.
И если раньше для выдачи наличных было достаточно только подписей руководителя и главбуха на бланке РКО, то с введением нового Положения о кассовых операциях наличие заявления от работника стало обязательным. Как написать такое заявление и что в нем указывать?
Обязательное заявление
Получение денежных средств в подотчет согласно новому Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» возможно только при наличии заявления от работника.
Для получения наличных работник пишет заявление на выдачу в подотчет в произвольной форме, в котором указывает сумму денежных средств и цели выдачи. Например:
Директору ООО «Ромашка»
Прошу выдать мне денежные средства в подотчет в сумме 3000 руб. 00 коп. на 10 календарных дней на приобретение канцелярских товаров.
18.07.2014 г. Нарциссов Н.Н.Нарциссов
После рассмотрения просьбы работника руководитель (или уполномоченное им лицо) пишет на заявлении:
— сумму, которая будет выдана работнику;
— срок, на который выдаются денежные средства;
Для того чтобы каждый раз при необходимости выдать деньги не диктовать работнику текст заявления, целесообразно утвердить бланк заявления как приложение к Положению о расчетах с подотчетными лицами.
Если подотчетник – директор
А как быть, если лицо, которому необходимо выдать деньги под отчет – директор? Может ли он одновременно писать заявление и подписывать его? Ответ на этот вопрос Положение по кассовым операциям не содержит. Нет в нем и оговорок, когда заявление не составляется.
С одной стороны заявление на выдачу должен визировать руководитель (п. 6.3 Указа), тогда получается, что он сам просит и сам разрешает. В таком случае логичнее было бы составить приказ или распоряжение, в котором прямо написать, например: приказываю выдать директору Ландышеву Л.Л. денежные средства в сумме 3000 руб. на приобретение принтера на срок 10 календарных дней.
С другой стороны Положение не предусматривает составление РКО на основе приказа, в нем указано только заявление, никаких исключений нет, в том числе и для самого руководителя. Поэтому логичен вывод, что руководитель, также как и остальные сотрудники, должен писать заявление. Кроме того, по трудовому законодательству, директор одновременно и руководителем, и работником. То, что он будет сам визировать свое заявление, может и выглядит нелепо, но ошибкой точно не является.
Такая ситуация может разрешиться проще в крупной компании, где принятие решения о выдаче денег в подотчет делегировано другому лицу, например, финансовому директору.
После того как заявление на выдачу в подотчет подписано, составляется расходный кассовый ордер, к которому прилагается заявление как оправдательный документ.
О таком важном документе как Положение о подотчете, прочитайте здесь. Как правильно заполнить авансовый отчет, смотрите тут.
А что думаете вы об обязательности заявления? Перестраховка ли это или лишняя бюрократия? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!
Особенности учета расчетов с подотчетными лицами
В 2017 году установлен лимит на выдачу наличных подотчетных средств, которые предназначаются для взаиморасчета между юридическими лицами. Такое ограничение составляет не более 100000 рублей по одному соглашению.
Данное правило регламентировано пунктом 6 Указания Банка России №3073-У. Однако работник вправе осуществить необходимые покупки на любую сумму от собственного имени, так как на взаиморасчеты между предприятием и физическим лицом данное правило не распространяется. Получается, что если сотрудник от своего имени производит расчеты с юридическим лицом, то лимит может не соблюдаться, и фирма не будет нарушать свой кассовый учет.
А если работник осуществил затраты как представитель компании, то данный установленный финансовый предел нужно выполнять. В противном случае, согласно статье 15.1 КоАП РФ, собственник предприятия понесет штраф в размере 50000 рублей.
Учет средств с подотчетным лицом осуществляется в одинаковом порядке, не зависимо от того, каким образом были оформлены финансы — выданы наличными купюрами или переведены на банковскую карту.
Собственник или управляющий компанией лично устанавливает определенный период времени, на который выдаются подотчетные наличные средства. Стоит отметить, что действующими законодательными документами РФ данный срок не ограничивается. Самое главное, это четкое отображение предусмотренных руководителем сроков, в акте под отчетного сотрудника.
Также на заявлении обязательно должна быть личная подпись управляющего, которая обозначает согласие директора компании на действия и сроки их выполнения, указанные в документе.
Оставшуюся подотчетную сумму необходимо вернуть в кассу предприятия не позже трех рабочих дней, по окончанию периода, на который выдавались финансовые средства. В случае если в заявлении о выдаче средств подотчетному лицу не определен срок, то неиспользованные денежные средства возвращаются по истечению трехдневного периода, с момента их получения.
Работник, являющийся подотчетным лицом, имеет полное право не возвращать выданные деньги до окончания установленного периода. Досрочный возврат неиспользованных подотчетных финансов происходит в двух случаях:
- по личной инициативе трудящегося;
- при увольнении под отчетного работника.
Основные документы с примерами
Для юридически правильного оформления учета денежных средств, выданных ответственному лицу, должны быть грамотно сформированы следующие документальные акты:
- заявление ответственного сотрудника о выдаче ему определенных подотчетных сумм;
- приказ руководителя фирмы о назначении подотчетного трудящегося и о выделении ему конкретной суммы денег на административно-хозяйственные затраты предприятия;
- заявка на выдачу финансовых средств;
- служебное письмо.
Заявление на выдачу подотчетных сумм директору
Данное заявление является внутренним документом организации, на основании которого производится выдача финансов из кассы подотчетному лицу.
Такой внутренний акт составляется ответственным сотрудником и подписывается главой компании или его уполномоченным лицом, который имеет право распоряжаться денежной кассой фирмы.
В заявлении необходимо отобразить следующую информацию:
- сумма средств, выдаваемых под отчет;
- конкретный срок, на который предоставляются деньги;
- личные подписи заявителя и руководителя;
- даты формирования и подписания заявительного акта.
Распоряжение или приказ о назначении ответственных лиц за расходы выделенных подотчетных средств является одним из основополагающих документом, так как без его наличия предоставление наличных сумм подотчетному лицу будет не законным.
Заявка на выдачу денежных средств составляется подотчетником, после чего руководитель фирмы адресует данный акт финансовому директору или лицу, ответственному за распределение финансов из кассы компании. Данный документ является подтверждением расходования средств из бюджета предприятия.
Служебная записка формируется руководителем фирмы и является основанием для бухгалтерского отдела на выдачу необходимо подотчетной суммы ответственному лицу.
В основном данный документ заполняется от руки.
В настоящее время введены ограничения на выдачу максимальной суммы денег подотчетнику. Данная сумма не должна превышать 100000 рублей. Однако, если компания производит расходы по нескольким отдельным договорам, то данный лимит распространяется исключительно на одно соглашение.
Стоит отметить, что данное правило распространяется только на взаиморасчеты между юридическими лицами или между индивидуальными предпринимателями и организациями. Если предприятие производит расчеты с физическими лицами, которыми являются все сотрудники организации, то лимит не устанавливается.
Процесс выдачи и учета
Нормативно-правовой базой РФ предусмотрено несколько вариантов осуществления выдачи и учета финансовых сумм подотчетникам.
Для такого способа перечисления денег главе компании в первую очередь необходимо внести изменения в учетную политику организации, где будет отображен весь процесс учета и выдачи финансовых средств подотчетному работнику по средствам перевода на его банковскую карточку.
Возврат неиспользованных сумм может возвращаться как наличным способом, так и безналичным, путем обратного перевода с личного счета работника на расчетный сет предприятия.
Данный процесс имеет ряд преимуществ:
- надежность и своевременность;
- отсутствие затрат на оказание банковских услуг за снятие наличных средств;
- нет необходимости в оформлении кассовой документации;
- возможность передать деньги подотчетнику, который находится в другом городе или стране.
Такая процедура производится при помощи выдачи финансовой наличности, для которой характерны такие же условия и требования, что и при переводе денежной суммы на пластиковую карту.
Основным отличием является то, что возврат денег можно произвести только «наличкой» и только в кассу организации.
Особенности расчетов и командировочных расходов представлены в данном видео.
Деньги под отчет: алгоритм действий
Выдавать работнику деньги в под отчет можно только на основании его письменного заявления руководителю организации. Исключений для руководителя не предусмотрено – он также получает деньги по заявлению. Иначе - штраф. В статье расскажем как действовать бухгалтеру.
Алгоритм выдачи денег под отчет
Отсутствие задолженности. Сначала нужно проверить, не числится ли за работником задолженность по ранее полученным под отчет суммам. Если за прошлые денежные средства работник не отчитался, то выдавать новые ему нельзя.
Заявление от работника. Если задолженности нет, работник подает на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств. Форма заявления не установлена, поэтому можно писать в произвольной. Рекомендации по написанию заявления рассмотрены подробнее ниже в статье.
Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату. Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).
Расходный кассовый ордер. После получения заявления оформляется расходный кассовый ордер, который подписывается бухгалтером. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.
Далее кассир проверяет полученный ордер и после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром, вносится запись в кассовой книге. Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.
Авансовый отчет. Работник, получивший деньги, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выдавались деньги. Если работник ушел в отпуск или на больничный, то в течение трех дней после выхода на работу.
К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции).
Если потрачено меньше: оформляется приходный кассовый ордер, в котором отражается возвращаемая денежная сумма.
Если потрачено больше: после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход возвращается работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет
Использование банковских карт
Денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:
- оплаты командировочных расходов;
- компенсации документально подтвержденных расходов.
Для оплаты административно-хозяйственных расходов также можно перечислять деньги на карту, но в этом случае целесообразно сделать следующее:
- предусмотреть такую возможность в учетной политике;
- указать в платежке, что перечисляется именно подотчетная сумма;
- получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.
Заявление на выдачу денег в подотчет работникам
Заявление на выдачу подотчетных сумм работник может составить в произвольной форме, где должны быть четыре обязательных реквизита (п. 6.3 Указания 3210-У):
- Сумма наличных денег, которые работник просит у руководителя.
- Срок, на который нужны деньги.
- Подпись руководителя организации.
- Дата заявления.
На практике документ на выдачу денег подотчет может называться заявление, служебная записка и даже рапорт – это зависит от внутреннего документооборота организации.
Содержание документа может быть следующим: «Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3000 (Три тысячи) рублей на приобретение картриджа, сроком на три рабочих дня». Срок может выражаться конкретной датой, например, до 13 марта 2017 года.
В этом видеосовете лектор Константин Татаров, ведущий вебинара «Расчеты с подотчетными лицами», показывает, как может выглядеть заявление на выдачу денег под отчет:
Расчеты с подотчетными лицами – вебинар поможет разобраться с выдачей денег в подотчет: перечисление на банковские карты, оформление документов, проводки и пр. Ошибки, которые находят налоговые инспекторы при проверке расчетов с подотчетными лицами.
За работником не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Но допускается наличие непогашенной задолженности организации перед работником по ранее произведенным перерасходам. Проще говоря: допускается кредит 71 счета по расчетам с работником, но не допускается дебет.
Заявление на выдачу денег подотчет директору
Исключений для руководителя не предусмотрено. Руководитель также получает деньги по заявлению.
Образец собственноручного написания заявления руководителем:
В бухгалтерию ООО «Калинка-Малинка»
Прошу выдать мне наличные денежные средства в размере 3000 (Три тысячи) рублей на хозяйственные товары, сроком на три рабочих дня.
10 марта 2017 года Генеральный директор Калинин К.М.
Штраф за выдачу денег в подотчет с нарушением
За работником на дату получения денег не должно быть задолженности по ранее полученным суммам. Иначе штраф за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций (ст. 15.1 КоАП РФ):
- от 4 000 до 5 000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
- от 40 000 до 50 000 руб. – для организации.
Такой же штраф грозит, если деньги выдаются без заявления.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».
Заявление на выдачу денег в подотчет
Определенный круг работников имеет право на получение денежных средств в подотчет. Деньги эти могут быть потрачены только на нужды организации — на товарно-материальные ценности, командировку, представительские расходы и пр.
Круг работников, которым могут быть выданы деньги в подотчет, определяется приказом руководителя, который устанавливает, кому именно можно выдавать авансы, в каком размере и на какие цели.
Для того чтобы подотчетное лицо могло получить в кассе деньги в подотчет, необходимо написать заявление, в котором будет указано, какая сумма нужна и на какие нужды она будет потрачена. Данное заявление должно быть одобрено руководителем или лицом, его замещающим в подобных вопросах.
Скачать образец заявления на выдачу денег под отчет можно по ссылке ниже.
Подотчетное лицо должно отчитаться о потраченных средствах, если деньги остались, то их нужно вернуть в кассу по приходного кассовому ордеру, если денег не хватило, то недостающая сумма выдается подотчетному лицу на основании расходного кассового ордера. Отчитывается подотчетное лицо с помощью документа, который называется авансовый отчет форма АО-1.
Как написать заявление на выдачу денег в подотчет?
Данный документ составляется в свободной форме, однако должны присутствовать все необходимые реквизиты.
Прежде всего, следует указать данные о лице, которому направляется заявление. Под ФИО адресата и его должностью пишется ФИО заявителя.
В основной части бланка заявления пишется просьба, в которой должна быть прописана денежная сумма, которую нужно получить заявителю в подотчет. Сумма пишется как цифрами, так и прописью. Также обязательно пишется цель выдачи денежных средств — хозяйственные нужды, канцтовары, командировочные расходы, представительские расходы и др.
Запрашиваемая подотчетным лицом сумма должна быть обоснована. В качестве обоснования могут служить документы или расчет суммы.
Ниже следует указать, когда подотчетному лицу нужна данная сумма. Заявление подписывается, ставится текущая дата.
Для того чтобы иметь возможность выдать работнику сумму в подотчет, необходимо чтобы выполнялись определенные условия. Прежде всего, за работником не должна числиться задолженность по предыдущим авансам, обо всех ранее полученных подотчетных суммах работник должен отчитаться. Кроме того, заявитель должен быть включен в приказ о подотчетных лицах.
На заявлении подотчетного лица бухгалтер должен подтвердить отсутствие задолженностей за работником. Только после этого заявление передается руководителю на одобрение.
Заявление на выдачу денег в подотчет образец — скачать.
Выдача денежных средств в подотчет
Регулярная выдача денежных средств в подотчет сотрудникам предприятий осуществляется в целях возмещения командировочных расходов, затрат на закупку ТМЦ, ГСМ и т.д. Поскольку подобные операции относятся к наличным, законодательство РФ предъявляет повышенные требования к их учету и оформлению. Разберемся, в правилах выдачи денежных средств в подотчет в 2017 году – формы приказа и заявки размещены ниже.
Порядок выдачи денежных средств в подотчет
Порядок выполнения в РФ наличных расчетов регламентируется Банком России в Указаниях № 3073-У от 07.10.13 г. Согласно п. 1 взаиморасчеты между обычными гражданами (не ИП) никак не лимитируются, но, если в процесс вовлекаются предприятия, следует учитывать ряд ограничений. В частности, юрлицам и ИП запрещено использовать поступающие в кассу средства за реализованные услуги или продукцию. Исключение – цели по п. 2:
- Зарплата персонала.
- Социальные пособия.
- Оплата стоимости товаров, работ.
- Подотчетные суммы, выдаваемые работникам компании.
- Прочие цели, обозначенные в п. 2.
Обратите внимание! Если одним из участников наличных расчетов является физлицо, утвержденный лимит в 100000 руб. (по одному договору) не действует. Следовательно, получается, что в части подотчетных операций минимальные и максимальные пределы не действуют, то есть осуществляются без ограничений (п. 5, 6 № 3073-У).
Кому можно выдавать средства в подотчет
Выплата денег персоналу должна производиться с соблюдением установленного регламента. Для этого в каждой организации разрабатывается и утверждается положение о выдаче денежных средств в подотчет. В указанном ЛНА перечисляются цели расходования подотчетных сумм; максимальный размер операционных затрат; список лиц, которые вправе получать средства; сроки составления авансовых отчетов и возврата остатка денежных сумм.
Обратите внимание! В соответствии с подп. 5 Указаний № 3210-У от 11.03.14 г. работником признается физлицо, заключившее с работодателем трудовой договор или ГПД. То есть, выдавать средства в подотчет разрешается не только сотрудникам, но и подрядчикам.
Независимо от того, кому именно выплачиваются из кассы или безналичным путем подотчетные деньги, при расчетах нужно соблюдать общепринятый алгоритм действий. К примеру, выдача денежных средств в подотчет директору выполняется так:
Обратите внимание! С 19.08.17 г. вступили в действие поправки в Указания № 3210-У от 11.03.14 г. (введены в силу Указаниями № 4416-У от 19.06.17 г.). Согласно нововведениям компаниям можно выдавать подотчетные суммы без наличия письменного заявления работника, а только лишь на основании приказа руководителя.
Сроки выдачи денежных средств в подотчет
Конкретные сроки для выдачи денег подотчетникам устанавливаются директором предприятия. Это может быть – неделя, месяц, 45 дней или иной период. Если сроки не утверждены, по умолчанию отчет о целевом расходовании должен быть сдан сотрудником в течение 3 дней. Суммы не списываются с работника до тех пор, пока не будут представлены подтверждающие затраты документы и итоговый авансовый отчет.
Перерасход подлежит выдаче, а излишек – сдаче в кассу компании. Нужное действие производится после проверки всех документов. В кассовом документообороте выдача в подотчет – статья движения денежных средств в зависимости от цели расходования, к примеру, «на закупку канцтоваров» или «на командировочные расходы». В бухучете компании при этом используется сч. 71, который дебетуется в корреспонденции со счетами 50, 51, 52, 55 и др.; кредитуется со счетами – 10, 08, 25, 20, 26, 44, 41, 94, 76 и т.д.
Выдача наличных денежных средств в подотчет – документооборот
Основанием для выплаты сумм является распорядительный документ. Как правило, это приказ, который можно сформировать в произвольной форме с указанием необходимых реквизитов. Если требуется также составить заявление о выдаче денежных средств в подотчет, образец приведен далее.
Заявление на выдачу денежных средств в подотчет
Директору ООО «Горизонт»
Прошу выдать мне в подотчет 5 200 (пять тысяч двести) рублей на срок четыре календарных дня в целях приобретения канцтоваров для отдела снабжения.
18.09.2017 _______________/Куприянова И.Г./
Задолженность Куприяновой И.Г. по ранее выданным средствам отсутствует.
Бухгалтер ____________ Ф.И.О.
Директор _____________ Ф.И.О.
Приказ о выдаче денежных средств подотчет – образец
Приказ также формируется произвольно. Обязательно нужно указать срок выдачи финансовых средств и точную сумму. Дополнительно приводится ФИО работника, цели расходования. Допускается составление одного документа на нескольких сотрудников.
Образец документа-распоряжения на выдачу средств в подотчет – скачать здесь.
А правомерна ли выдача денежных средств в подотчет учредителю? С законодательной точки зрения ограничений нет, но собственники бизнеса наравне с прочим персоналом обязаны своевременно отчитаться по полученным деньгам.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Источники:
pommp.ru , znaybiz.ru , school.kontur.ru , buhs0.ru , raszp.ru ,Следующие статьи:
Комментариев пока нет!
Поделитесь своим мнением
