Как правильно написать письмо в проектную организацию

» Заявление начальству 20 апреля 2024 года

Методическая разработка по теме:

Как написать проект. рекомендации к написанию

Рекомендации по написанию проектов созданы в помощь студентам и преподавателям, участвующим в ежегодном Конкурсе студенческих проектов, проводимом в техникуме физической культуры. В пособии представлена одна из вероятных форм написания проекта, а также в качестве примера размещен реализованный в учебном заведении проект "Возраст спорту не помеха!"

Предварительный просмотр:

Государственное образовательное бюджетное учреждение

среднего профессионального образования

Благовещенский техникум физической культуры

Как написать проект

(рекомендации по написанию)

В условиях постоянно растущих темпов обновления знаний, техники и технологий скорость их изменений стала опережать динамику смены поколений людей.

Критерием успешности для будущего специалиста становится не столько результативность в изучении учебных предметов, сколько отношение человека к возможностям собственного познания, приобретение личностного и профессионального опыта в процессе обучения нестандартными средствами, выработка у студентов стремления и умения самостоятельно добывать и использовать новые знания.

При традиционном подходе к образованию, традиционных средствах обучения ориентированных на классно-урочную форму занятий это невозможно. Необходимо вовлекать каждого студента в активный познавательный процесс, создавать адекватную учебно-предметную среду, которая обеспечивала бы возможность свободного доступа к различным источникам, возможность работать в сотрудничестве при решении разнообразных проблем. Наиболее перспективным для технологии является метод проектов.

В основу метода проектов положена идея о направленности учебно-познавательной деятельности студента на результат, который получается при решении той или иной практически или теоретически значимой проблемы.

Содержание и форма реализации студенческих проектов отличаются большим разнообразием, а тематика варьируется в соответствии с пожеланиями студентов. Да и публичная защита проектов – зрелищное шоу, где каждый может показать себя, приобрести опыт общения с большой аудиторией, отстаивания своих позиций.

Пособие рекомендовано преподавателям и студентам. Оно поможет правильно выстроить проект в соответствии с предъявляемыми требованиями.

Использованы материалы семинара «Как подготовить заявку на грант» Амурской региональной общественной организации Центр общественного развития «Амур – батюшка».

Составитель: Т.Г. Петренко, методист ГОБУ СПО АО Благовещенский техникум физической культуры

Учебные формулировки социальных проблем

Глобальное изменений климата, парниковый эффект.

Недостаток финансовых средств, литературы необходимых для занятий в обществе сохранения культурного наследия г. Благовещенска.

Молодежь и подростки много курят, пьют спиртные напитки, в результате чего катастрофически портится здоровье нации.

Тяжелое материальное положение инвалидов, пенсионеров.

Жители домов по ул. Забурхановской не хотят поддерживать общественный порядок в своем районе.

Уничтожение уникального природного объекта «Мухинка» в результате загрязнения озера, засорения территории, уничтожения редких растений, разрушения склонов сопок отдыхающими туристами.

В микрорайоне . отсутствует инфраструктура для оказания образовательных и консультационных услуг жителям.

По данным ГУВД уровень подростковой преступности в центральной части г. Благовещенска за последние два года вырос в 3,7 раза. В 2,9 раза возросло число случаев насилия в отношении детей и подростков в учебных заведениях и на улицах города.

В городских поликлиниках нет пандусов для инвалидов-колясочников.

В городе не проводятся акции по гуманному отношению к бездомным животным.

Число спортивных площадок в г. Благовещенске значительно ниже международных норм для городских поселений, утвержденных ЮНЕСКО

Цены в городских точках общественного питания недоступны для пенсионеров, что негативно влияет на их моральное состояние и здоровье

В микрорайоне . атмосферный воздух загрязнен окислами углерода и серы в результате отсутствия фильтра в котельной. Выбросы этих веществ превышают предельно-допустимые концентрации

Высокий уровень заболеваемости студентов техникума в связи с отсутствием точки общественного питания

В городе недостаточно внимания уделяется организации досуга пожилых людей

(на что нужно обратить внимание при постановке проблемы)

Почему возникла необходимость в реализации проекта?
Обстоятельства, побудившие разработать проект.
Важность и значимость проекта для нашей территории.
Разумность масштаба (не предпринимается ли попытка решить все мировые проблемы сразу?)
Подтверждение проблемы статистикой, ссылками на мнение экспертов, литературными источниками.
Формулирование проблемы с точки зрения тех, чьим нуждам служит проект (а не самих авторов проекта).
Отсутствие в содержании голословных утверждений.
Интересен ли раздел для чтения, лаконичность, неперегруженность специальной терминологией.
Определение основного способа (стратегии) решения проблемы.

Рекомендации к формулировке цели

Цель должна (быть)

конкретной (направленной на изменение конкретной ситуации или на достижение конкретного результата);
измеримой (имеющей конкретные показатели, отражающей изменения – цифры, проценты и др.);
реалистичной (обеспеченной достаточными ресурсами);
достижимой в рамках данного проекта;
иметь временные рамки;
предусматривать итоговый результат;
соответствовать степени компетентности и подготовленности исполнителей проекта.

Рекомендации к формулировке задач

Избегать слов: «поддерживать», «улучшать», «усиливать», «содействовать», «координировать», «перестраивать».
Более подходящими считаются слова: «подготовить», «распределить», «уменьшить», «увеличить», «организовать», «изготовить», «разработать», «провести» и т.п.
При формулировании задач учитывать следующие критерии: конкретность, исчисляемость, территориальность, реальность, определенность во времени.

Требования к разделам «Цель» и «Задачи»

Цель и задачи логично следуют из раздела «постановка социальной проблемы».
Из разделов должно быть ясно, что получится в результате выполнения проекта, какие произойдут изменения в существующей ситуации.
Результаты проекта поддаются измерению.
Достаточно высокая вероятность того, что в результате выполнения проекта все поставленные задачи будут решены.
Язык ясен и четок, НЕ использована специальная терминология (в социальных проектах).

Рекомендации к разделу «План выполнения проекта»

Указать все ключевые мероприятия проекта.
Перечень мероприятий должен быть разумно ограничен с учетом предусмотренных сроков и общей стоимости проекта.
Должны быть понятны причины выбора именно этих мероприятий.
последовательность выполнения мероприятий должна быть понятна и убедительна.
Состав ответственных, исполнителей и партнеров проекта долен быть объясним

Формат рабочего плана, который помогает повысить эффективность планирования

Мероприятия по локализации

Предлагаемые шаги для оценки эффективности выполнения рабочего плана

Сопоставление запланированных и достигнутых результатов.
Инвентаризация незапланированных результатов и уточнение их причин
Сопоставление затраченных ресурсов и достигнутых результатов
Польза, полученная организацией.
Незапланированные издержки. Организации.
Степень влияния на решаемую задачу (проблему).
Выводы о продолжении деятельности, корректировка рабочих планов.

Бюджет и его обоснование

Основное внимание при составлении бюджета (сметы расходов) нужно сосредоточить на следующих вопросах:

Сколько нужно средств на выполнение проекта?
Какую часть (сколько средств) вы используете в качестве собственного вклада, сколько запрашиваете у партнеров, какую часть привлекаете дополнительно из других источников?
На какие цели будут использованы представленные «донором» средства?
Как будут выполнены финансовые условия договора?

Бюджет должен содержать только реальную финансовую информацию.

Когда мы говорим в проекте «об усилении», «улучшении», «увеличении» чего-либо, то не ясно, какой конкретно результат позволит считать задачи выполненными, а проект осуществленным. Для того чтобы не быть голословным, нужно, по возможности, точно «измерить», определить результаты вашего проекта. Утверждать, что эффект нельзя измерить, равносильно признанию, что проект не даст заметного эффекта. Поэтому необходимо разработать систему критериев (показателей) результативности проекта. Критерии оценки бываю качественными и количественными.

Качественные критерии помогают оценить (измерить) те качественные изменения, которые произошли в результате выполнения проекта (повышение активности, успеваемости, более бережное отношение к природным объектам или местам проживания, улучшение санитарного состояния и прочее). Оказать помощь в оценке качественных изменений могут специалисты, эксперты )заключение о произошедших изменениях), заинтересованные лица и организации (анкеты, отзывы о результатах проекта).

Количественные критерии помогают измерить количественные изменения, которые произошли в результате выполнения проекта (объем вывезенного мусора, площадь очищенных территорий, число участников акции, количество материалов, размещенных в средствах массовой информации и прочее).

На основании разработанных критериев оценивается результативность (эффективность) проекта по его завершении. При оценке результативности важно показать:

- в какой степени проект повлиял на решение поставленной проблемы;

- нужно ли продолжение деятельности, если проблема полностью не решена;

- достигнут ли какой-то дополнительный эффект, который изначально не планировался.

Решает проблемы, которые высказаны заинтересованными лицами.

Расценивается ими как необходимость.

В первую очередь направлен на помощь нуждающимся людям.

Расценивается большим количеством жителей как идея, заслуживающая поддержки.

Создает возможности для формирования новых лидеров.

Приносит удовлетворение и новый опыт членам команды и руководству.

Приносит ощутимые, измеримые достижения для организации.

Улучшает репутацию организации.

Способен обеспечить распространение известности организации на другой территории.

Может привлечь дополнительные финансовые средства.

Не требует привлечения чрезмерно большого объема дополнительных ресурсов.

Создает условия для развития других проектов организации.

Возраст спорту не помеха

Разработчик: Исаенко Виталий,

студент 2 курса ФГОУ СПО Благовещенский техникум физической культуры

Название проекта: Возраст спорту не помеха

Название организации: Федеральное Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования Благовещенский техникум физической культуры

ФИО руководителя организации: Коропниченко Л.А.

- Адрес юридический и фактический:

67500 Амурская область, г. Благовещенск, ул. Красноармейская, 139

- Номер телефона организации:

Разработчик: Исаенко Виталий Сергеевич, студент 24 группы ФГОУ СПО БТФК

Руководители проекта: Петренко Т. Г., преподаватель ФГОУ СПО БТФК,

Васильева Г.В., заместитель директора по воспитательной работе ФГОУ СПО БТФК

Проект направлен на организацию досуга пожилых людей, вовлечение их

спортивные мероприятия. В рамках проекта пожилые люди будут иметь возможность познакомиться с разными способами, методами и механизмами по поддержанию своего здоровья. В процессе реализации проекта на базе Ассоциации пожилых людей планируется организация Клуба пожилых людей «Здоровье», основным направлением которого станет просветительская работа среди старшего поколения в г. Благовещенске, а также проведение тематических культурно-оздоровительных мероприятий в разное время года. Программой предусмотрено проведение четырех массовых физкультурно-оздоровительных мероприятий в течение года: в мае, октябре, январе, апреле.

Проект будет осуществлен студентами и преподавателями ФГОУ СПО БТФК в сотрудничестве с Ассоциацией пожилых людей, Областной организацией ушу.

Срок реализации проекта: 1 год

-начало реализации – май 2011

- окончание реализации – май 2012

Исполнители: студенты 2 курса,

Общий бюджет: 38290 руб.

Руководитель организации: Л.А. Коропниченко

Руководитель проекта: Т.Г. Петренко

Реализация проекта позволит привлечь внимание проблеме активного досуга пожилых людей и их решению, будет способствовать

- социальной адаптации лиц пожилого возраста,

- сохранению и продлению их социальной активности,

- развитию личностного потенциала,

- удовлетворению культурно-просветительских потребностей, потребностей в коммуникации.

- проведение серии массовых физкультурно-оздоровительных мероприятий для организованного при Ассоциации пожилых людей Клуба «Здоровье»

- составление и утверждение Программы мероприятий;

- формирование команды волонтеров из числа преподавателей и студентов для организации и проведения мероприятий;

- создание Клуба «Здоровье»;

- проведение физкультурно-оздоровительных мероприятий для пожилых людей;

- подведение итогов и распространение опыта работы по проекту.

- организация досуга для 30 человек пожилого возраста;

- проведение 4 спортивно-массовых мероприятий для пожилых людей;

- прохождение учебной практики 10 студентами;

- проведение 10 студентами информационной работы с людьми пожилого возраста.

- осуществление подготовки и организации программы проекта «Возраст спорту не помеха»;

- обеспечение активного досуга пожилых людей;

- способствование росту гражданской активности студентов, формирование устойчивого интереса к профессии;

- приобретение опыта социального партнерства и расширение образовательного пространства студентов БТФК;

- формирование группы добровольцев из числа студентов и преподавателей техникума для последующей профессиональной и общественной работы с пожилыми людьми;

- стимулирование общественной инициативы в сфере поддержки пожилых людей.

Письмо - отзыв о работе компании (образцы)

Уважаемый Виктор Алексеевич,

Спешу проинформировать Вас, что компания «Мастер» не единожды выполняла работы согласно муниципальному контракту.

За время нашей совместной работы сотрудники компании показали себя высокими профессионалами, которые следят за качеством выполняемой работы и учитывают пожелания Заказчика. Компания «Мастер» выполнила работу согласно сроку, указанному в контракте.

Рекомендуем Вам компанию «Мастер» как надежного Подрядчика.

Уважаемый Виктор Алексеевич,

Наша фирма сотрудничает с компанией ООО «Мастер» с 2010 года. В последний раз сотрудники компании выполняли на наших объектах фасадные и ремонтные работы. Хотим отметить, что работы компанией «Мастер» были выполнены с надлежащим качеством. Подрядчик ни разу не отступился от сроков Договора, строго согласовывая качество работы с Заказчиком.

Компания ООО «Мастер» обладает высококвалифицированными кадрами и современным инженерным оснащением.

Уважаемый Виктор Алексеевич,

В прошлом году перед нашей компанией встал вопрос о благоустройстве территории наших объектов. Мы долго искали надежного Подрядчика и, в результате конкурса, остановили свой выбор на компании «Мастер».

За время нашей совместной работы сотрудники компании «Мастер» выполняли ремонтные работы в строгом соответствии с условиями и требованиями, указанными в Договоре. По завершению работы, которая была выполнена строго в срок, сотрудники компании оперативно составили сметы.

В следующий раз, когда нам потребуется помощь специалистов, мы обратимся только в компанию «Мастер».

Уважаемый Виктор Алексеевич,

Наша компания плодотворно сотрудничает с ООО «Мастер» с 2008 года. За время нашего сотрудничества компанией «Мастер» были выполнены различные ремонтные и строительные работы. Хотим отметить, что сотрудники этой компании всегда работают оперативно, качественно и внимательно прислушиваются к требованиям Заказчика.

Уважаемый Виктор Алексеевич,

Имея в своем распоряжении несколько десятков крупных объектов, наша компания вынуждена постоянно сотрудничать с различными строительными фирмами. Из всех Подрядчиков, которые выполняли для нас строительные работы, хотим выделить ООО «Мастер».

Сотрудники этой компании выполняют работу оперативно и качественно, берутся за срочные заказы, а также внимательно прислушиваются к нашим требованиям.

Мы уверенны в благонадежности и ответственности компании «Мастер», поэтому рекомендуем ее и Вам.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

+7 (812) 309-26-52 (Санкт-Петербург)

Внесение изменений в проектную документацию, прошедшую экспертизу

Внесение изменений в прошедшую экспертизу проектную документацию, может потребоваться из-за различных причин. При этом, в некоторых случаях, проведение повторной экспертной работы над проектом является обязательным. Все вопросы и нюансы внесения изменений в проектную документацию и проведения экспертизы вторично, рассмотрим в этой статье.

Изменения в проектную документацию и повторная экспертиза

Внесение корректировок в проектную документацию после получения положительного резюме экспертов – ситуация встречающаяся довольно часто. Так, п. 7 ст. 52 Градостроительного кодекса прямо предписывает внести в проект соответствующие исправления, если в процессе застройки обнаружились несоответствия в параметрах от теоретических данных проектной документации. Иначе расхождения в данных проекта и параметров фактически построенного объекта не позволят впоследствии оформить документы на здание.

В соответствии с п. 15 ст. 48 этого же кодекса, после внесения корректив в проектную документацию до ее утверждения застройщик или заказчик должен направить проект на экспертизу. Однако, п. 3 ст. 49 содержит некоторые исключения и устанавливает, что экспертная работа над проектными документами не требуется в случае, если: Как правильно написать письмо в проектную организацию

исправленная проектная документация уже проходила экспертизу и получила положительную резолюцию по итогам;
внесенные в проект поправки не коснулись конструктивных и прочих характеристик надежности и безопасности объекта;
корректировка проекта не привела к увеличению сметы на строительство.

О том же самом, только с другого угла зрения говорится и в п. 44 Постановления Правительства от 05.03.2007 № 145. В этой норме Постановления предписывается вторично направлять на экспертный анализ модифицированную проектную документацию, получившую положительное экспертное заключение ранее, если поправки коснулись технических решений, влияющих на конструктивную надежность и безопасность объекта капстроительства.

При этом, в п. 44 Постановления № 145 за заказчиком или застройщиком остается выбор о прохождении повторной экспертизы откорректированного проекта, если суть модификации позволяет повторную экспертизу не проходить. То есть, в этом случае заказчик или застройщик может по собственному желанию пройти экспертизу проектной документации еще раз.

Когда требуется повторная экспертиза проектной документации?

Экспертный анализ проектной документации изначально проводится для того, чтобы получить разрешение на строительство объекта и начать фактическую стройку с выполнением всех законодательных и бюрократических требований.

Но бывают ситуации, когда после прохождения экспертного исследования требуется экспертиза повторная.

В первую очередь такая ситуация возникает в случае получения отрицательного заключения по проекту. Цель при таком варианте проведения повторного экспертного анализа проекта очевидна – получение положительной резолюции для оформления разрешения на строительство. Поэтому заказчики заинтересованы в скорейшем внесении всех необходимых правок в проектную документацию, непременных для одобрительного заключения экспертов.
Необходимость повторной экспертизы из-за изменений проектной документации в виде:
- выработки дополнительных разделов;
- корректировки или существенных дополнений;
- значительных изменений в проекте.

Таким образом, видно, что в любом случае необходимость в проведении еще одной экспертизы проектной документации возникает из-за внесения в нее изменений. Только в первом варианте эти изменения являются вынужденными, обусловленными предыдущими ошибками или неточностями, повлекшими негативное заключение экспертизы. Во втором же случае, поправки являются добровольными, обусловленными какими-то внешними обстоятельствами или корректировкой проекта, связанной с объективным применением теоретических данных в практическом строительстве конкретного объекта.

Перечень изменений, влияющих на безопасность объекта капстроительства

Итак, самый главный вопрос, который необходимо решить застройщику или заказчику, вносящему коррективы в проектную документацию, прошедшую положительную экспертизу: касаются ли вносимые правки технических решений, влияющих на конструктивную надежность и безопасность объекта? То есть фактически сделать вывод о необходимости проведения еще одного экспертного анализа проектной документации.

Приказом Минрегиона России № 624 от 30.12.2009 был утвержден Перечень видов работ, влияющих на безопасность объектов капстроительства. Документ достаточно подробен и оттого объемен. Виды работ поделены на 3 раздела:

по инженерным изысканиям;
по подготовке проектной документации;
по строительству, реконструкции и капремонту.

Кроме того, значительная часть видов работ в рамках своего раздела разбиты на подвиды. Так, к примеру, подготовительные работы по строительству, реконструкции и капремонту (п. 2 раздел 3 Перечня) включают в себя 4 подвида:

разборка/демонтаж зданий, стен, перекрытий, лестниц и т.д.;
строительство временных дорог, площадок, инженерных сетей и сооружений;
устройство рельсовых подкрановых путей и фундаментов стационарных кранов;
установка и демонтаж инвентарных наружных и внутренних лесов, технологических мусоропроводов.

Такое подробное перечисление позволяет избежать всяких сомнений в причастности внесенных в проект поправок к корректировке работ, влияющих на безопасность объекта капстроительства, а значит в необходимости проведения еще одной экспертизы проекта.

Порядок проведения повторной экспертизы

В соответствии с п. 44 Постановления № 145, повторная экспертиза может осуществляться неограниченное количество раз (2 и более). При этом, каждая последующая экспертиза проводится в том порядке, который предусмотрен законодательством для проведения первичной госэкспертизы. Между тем, оцениваться экспертами будет:

та часть проектных документов, в которую были внесены правки;
совместимость модифицированной части проекта с остальной проектной документацией, по которой ранее был проведен экспертный анализ.

Таким образом, для проведения повторной экспертизы заказчик должен предоставить пакет документов по списку, указанному в п. 13 Положения, утвержденного Постановлением № 145, в том числе:

Заявление на экспертизу.
Проектную документацию, получившую положительное заключение экспертизы ранее.
Копию положительного заключения.
Задание на внесение корректив в проектную документацию.
Справку о внесенных в проект поправок.

Нужно иметь в виду, что проект может быть рассмотрен на повторной экспертизе целиком, если с момента первичной или прошлой повторной экспертизы в законодательство были внесены поправки, затрагивающие результаты госэкспертизы.

Внесение изменений при отрицательной экспертизе проектной документации

Если проектная документация получила по результатам работы экспертов отрицательное заключение, то в п. 10 ст. 49 Градостроительного кодекса предлагается 2 варианта решения:

Обратиться в Минрегион или суд и попытаться оспорить результаты экспертного заключения.
Пройти повторную экспертизу, после устранения всех указанных недочетов.

На практике, поскольку все-таки эксперты ошибаются редко, а судебное разбирательство – дело недешевое и долгое, проще и результативнее внести в проект поправки по замечаниям и пройти экспертизу еще раз. Причем Положение о проведении экспертизы, утвержденной Постановлением № 145, содержит норму, разрешающую не возвращать заявителю поданные на экспертизу документы в бумажном виде, если устранить замечания, ставшие причиной отрицательного заключения, возможно без возврата документации. В этом случае на устранение недостатков заявителю дается определенный срок, по окончании которого он должен предоставить в экспертную организацию ту часть проектной документации, которая подверглась изменениям и справку с описанием внесенных поправок.

Таким образом, исправленная проектная документация требует проведение повторной экспертизы, как в обязательном порядке, так и по желанию застройщика. При этом очень важно не упустить момент, правильно оценить внесенные в проектные документы изменения и провести повторную экспертизу, если того требует закон, иначе впоследствии возможны большие затруднения с документальным оформлением построенного объекта.

Как правильно написать письмо в организацию

Игнатьева Елена Сергеевна

Достаточно часто первый контакт в мире начинается с письменных коммуникаций – деловых писем. Но если оно будет написано без соблюдения правил этикета делового письма, то едва зародившиеся контакты могут прерваться, и вы потеряете клиента или делового партнера.

Поэтому, наверное, не придется никого убеждать, насколько важно уметь писать деловые письма, которые помогут составить благоприятное впечатление о вас лично и о вашей компании в целом.

Основные правила деловой переписки.

Совет 1: Как составить коллективное письмо

можно составить в произвольной форме, но с соблюдением формата делового письма, касающегося, в первую очередь, содержания и стиля изложения. Поэтому для начала сформулируйте наиболее точно и кратко, избегая эмоциональных комментариев, суть вашего обращения.

Если это несколько вопросов, то отведите для каждого отдельный пункт.

Озвучьте ваши формулировки всем, кто готов подписать обращение.

Эффективное письмо-просьба за 5 шагов

Письма-просьбы – это неотъемлемая, важная и необходимая часть деловой переписки. С одной стороны, это тактичные и дипломатичные запросы по текущим вопросам, с другой – инструмент для достижения определенных целей адресата.

Цель любого письма-просьбы – побудить адресата к определенным действиям, необходимым автору письма. Как составить письмо-просьбу, чтобы максимально приблизиться к положительному ответу?

Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение.

Как правильно написать деловое письмо

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами ( поставщики, покупатели ). Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур.

Деловое письмо: особенности оформления

Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят и правила ведения переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность вашего предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете способствовать коммерческому успеху. Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д.

Как правильно написать письмо в организацию

Основным нормативным документом, который регламентирует правила оформления организационно-распорядительной документации в организации, в том числе деловых писем, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г.

Как правильно написать письмо в проектную организацию

Шаги от «А» до «Я» для новичков и опытных

Проект: комплекс спланированных действий, предпринимаемых для решения проблемы определенной целевой группы, ограниченных по времени и ресурсам, с конкретными результатами.

Социальный проект: программа реальных действий, цель которого направлена на решение актуальной социальной проблемы в обществе, а задачи — на позитивные результаты и изменения в обществе.

Основные требования, которым должен отвечать проект:

актуальность – причина, основания реализации проекта должны соответствовать требованиям времени, отдельной целевой группы или иным аспектам, объясняющим появление идеи проекта;

время – проект должен быть ограниченным по времени;

ресурсы – проект должен иметь четкое описание потребностей;

оценка качества и результатов – шкала оценки эффективности проекта определяется в соответствии с вашими целями, но результаты, к которым вы стремитесь, должны быть четкими, поддающимися анализу и осмыслению.

Проекты бывают простыми и сложными, кратко- и долгосрочными, с ограниченным и солидным бюджетом, рискованными и с вполне управляемыми рисками, с разными результатами. В любом случае проект направлен на решение какой-либо определенной проблемы. Проект должен быть системным, логичным и адекватным, то есть каждый раздел должен соответствовать всем остальным (задачи должны соответствовать цели, механизм – цели и задачам, бюджет – цели, задачам и механизму и т.д.).

Как написать и оформить проект? Шаги от «А» до «Я»

Шаг №1: Определитесь с идеей, проанализируйте проблему.

Что бы вы хотели изменить?

Чего и каким способом (в самом общем плане) бы вы хотели достичь?

Какую проблему хотите решить?

Вопросы для описания:

Проанализируйте и опишите проблему:

Что – в чем заключается проблема?

Где – насколько широко распространена?

Когда – насколько долго существует?

Сколько – какое количество людей затрагивает?

Записали ответ → перешли к определению сферы проектной деятельности, определению проблемы, над которой вы будете работать.

Проанализировали проблему → определили, что хотите изменить → возникла проектная идея → переход к детализации и описанию проекта.

Шаг №2: Пишем цель проекта.

Цель — общее описание предполагаемых результатов и ожиданий, наивысшая точка достижений, к которой стремится организация в ходе реализации проекта. Цель — образ действий по достижению желаемого результата.

Цель должна формулироваться так, чтобы её достижение полностью решало возникшую проблему. Формулировка цели должна опираться на формулировку проблемы. Можно сказать, что цель — это проблема наоборот.

Сформулируйте цель своего проекта:

Задайте вопросы для цели своего проекта:

Есть ли точное выражение того, что именно должно быть в итоге реализации проекта?

Сможем ли мы увидеть и измерить результаты проекта в целом и его отдельных частей?

Реальна ли поставленная цель? Возможно ли достижение заявленной цели с учетом имеющихся ресурсов?

Какая польза или выгода будет получена в результате достижения цели командой проекта, другими заинтересованными сторонами?

Шаг №3: Пишем задачи проекта.

Задачи проекта — это конкретные шаги, которые необходимо выполнить для изменения существующей ситуации к лучшему, это шаги для достижения цели.

Важно помнить! Задач может быть несколько, все задачи — шаги к достижению цели, связанные между собой и связанные с целью проекта.

Используйте глаголы. Например, если вам надо построить дом, то задачами будет: заложить фундамент, возвести стены, построить крышу, провести коммуникации, сделать внутреннюю отделку и т.д.

Проверьте. Задачи должны полностью «закрывать» решение проблемы (поставленную цель).

Проанализируйте. Задачи должны быть результативными (в итоге изменения после проекта складываются из конкретных результатов).

Шаг №4: Проверяем цель и задачи по критерию smart.

Смотрим на нашу цель и задачи, проверяем их по критерию SMART, при необходимости корректируем.

Временные рамки (time bound)

Например: Цель: «Строительство дома» — может быть конкретизирована по критерию SMART следующим образом: «Строительство и сдача в эксплуатацию 2-этажного, 6-квартирного дома для семей молодых специалистов поселка Вычегда ко второму кварталу 2014 года».

Шаг №5. Из задач строим логическую цепочку действий.

Определили цель и задачи → Приступаем к планированию: как все это будет.

Из каждой задачи строим логическую цепочку действий: как мы добьемся результата. Иногда помогает нарисовать всю цепочку действий и заданий, чтобы понять логику проекта по каждому из направлений.

Например, если мы говорим о строительстве дома для семей молодых специалистов, то блоки задач у нас могут быть связаны с:

согласованиями с органами государственной власти

с работой с целевой аудиторией – семьями молодых специалистов

работой с прессой по PR проекта и события в целом.

Эта логическая цепочка поможет нам написать план-график проекта в его логической последовательности.

Шаг № 6. Пишем план действий, график выполнения работ.

План определяет порядок выполнения всех работ: он описывает, что, кто и когда будет делать, в логической последовательности + дает понять, какие ресурсы необходимы. При планировании можно использовать различные формы, графики, планы.

Например: План реализации проекта. Пример №1

План реализации проекта. Пример №2

План реализации проекта. Пример №3

Также полезно будет сделать сетевой план – график.

Шаг №7. считаем, сколько будет стоить наш проект.

Каждый этап реализации проекта требует определенной затраты денежных средств и ресурсов:

сколько денег требуется для реализации проекта? На что они будут потрачены?

из каких источников предполагается получить деньги? Гранты, субсидии, спонсорские средства, иное?

Этот раздел проекта должен очень точно соотноситься с другими разделами проекта, особенно с механизмом реализации и календарным планом проекта.

Возможный вариант сметы расходов в рамках проекта:

Наименование статей и расходов

Расчет суммы затрат

Финансовые затраты по проекту

«Бюджет» (смета) должен быть расписан по статьям.

аренда помещений и коммунальные платежи

командировочные и транспортные расходы

связь и коммуникации

проведение специальных мероприятий

и другие прямые расходы, которые непосредственно идут в рамках вашего проекта.

«Прочие расходы» — это необязательная статья, которая включается в бюджет, если имеются расходы, не получившие отражения в других статьях. Данная статья должна быть особенно тщательно аргументирована.

«Оплата труда» — включает непосредственно заработную плату персонала проекта и привлекаемых на время по договору специалистов, а также “Начисления налогов на доходы” – 35,8% от общего фонда оплаты труда персонала и привлеченных специалистов.

Необходимо обратить особое внимание на три последних столбца в бюджетной таблице: «имеющиеся средства», «запрашиваемые средства», «итого». В столбце «имеющиеся средства» должны указываться те средства, которые вы, ваша организация вкладываете в реализацию проекта. Например: привлечение добровольцев в качестве персонала или привлеченных специалистов — должно быть обязательно отражено в статье бюджета «оплата труда» в столбце «имеется», причем, сумма будет соответствовать тем расходам, которые понесла бы организация, если бы в реализации проекта вместо добровольцев участвовали оплачиваемые специалисты.

Если организация, вы или спонсоры предоставляют для реализации проекта какую-либо оргтехнику, то в столбце «имеется» стоит указать её примерную стоимость с учетом срока эксплуатации.

В столбце «требуется» останется указать размер средств, которых недостает организации для реализации проекта.

Шаг №8. Пишем результаты.

При составлении плана действий и расчете бюджета у нас может возникнуть понимание, что результаты могут быть еще больше, чем мы планировали. Важно, чтобы наши результаты соответствовали цели проекта.

В проекте результаты можно прописывать текстом, здесь мы предлагаем вам заполнить рабочий листок по определению результатов: